Referat fra SAMDOK-møte Strategigruppe Kommunale arkiv

Transkript

1 Referat fra SAMDOK-møte Strategigruppe Kommunale arkiv Dato: 5. mars 2015 Til stede: Forfall: Referent: Tom Oddby (LLP), Vilde Ronge (Riksarkivet), Ingrid Nøstberg (Riksarkivet, møteleder), Anne Mette Dørum (KS), Harriet Marie Terjesen (KS) og Anna Malmø-Lund (Riksarkivet). Kjetil Reithaug (Statsarkivet i Kristiansand), var tilstede via Skype på siste del av møtet. Wenche Risdal Lund (IKA Kongsberg), Kari Myhre (Norsk arkivråd) Anna Malmø-Lund I. Gjennomgang av referat fra møtet 22. januar 2015 Referat godkjent. Oppfølgingspunkt fra forrige referat: Ingrid orienterte om strategigruppens sammensetning. Fra Riksarkivet er Ingrid Nøstberg, Anna Malmø-Lund og Vilde Ronge faste medlemmer. Gunnar Urtegaard er prosjekteier og Kari Frodesen er prosjektsekretær. Bloggen er oppdatert. II. Evaluering av arbeidet i strategigruppen (Punkt II ble forskjøvet og tatt på slutten av møtet da alle var tilstede). 1. Vilde orienterte kort om hva som ble diskutert på SAMDOK-evalueringen Generelt var partnerne positive til SAMDOK, men etterlyste klarere rammer for prosjektet, bedre prosjektorganisering, en klart definert prosjektperiode og klarere mål for prosjektet i prosjektperioden. RA vil utarbeide en skisse til ny prosjektorganisasjon som vil være klar for drøfting med partnerne innen Prioriterte tiltak for 2015 vil bli behandlet i ledergruppen i RA i løpet av mars. Budsjett for SAMDOK-prosjektet er vedtatt i RA. 2. Arbeidet i strategigruppen for kommunale arkiv: Hva har fungert bra i 2013/2014 og hva bør gjøres annerledes i 2015? De uklare rammene for SAMDOK-prosjektet har også hatt konsekvenser for arbeidet i kommunegruppen. Prosessen som ledet frem til tiltak for 2014 var uheldig og det har ikke vært helt klart hva som var strategigruppens rolle vis a vis arbeidsgruppene. Dette ble bedre på slutten av året. Gruppen håper at gjennomgangen av prosjektorganiseringen vil løse utfordringene knyttet til prosjektorganisering og partnernes roller. Det var enighet i gruppen om at arbeidet i strategigruppen for kommunale arkiv har fungert bra etter at strategigruppen fikk en fast prosjektleder fra og med april 2014 og alle som var tilstede var fornøyd med innsatsen til prosjektlederen i De foreslåtte tiltakene for 2015 er omforent i strategigruppen og den interne prosessen i gruppen har vært god, men det har tatt for lang tid å få tiltakene behandlet av ledergruppen i RA. Flere spilte også inn at det bør være tydelig i den nye prosjektstrukturen at strategigruppene er 1

2 styringsgrupper for arbeidsgruppene og at arbeidsgruppene bør rapportere til strategigruppene underveis i prosjektene. Det er ikke tilstrekkelig å levere en sluttrapport. Flere av medlemmene i strateggruppen understreket at alle medlemmene bør prioritere å være tilstede på møtene. Noen etterlyste bedre tekniske løsninger som for møtedeltakelse via Lynx/Skype osv. Enkelte ville ha kortere møter i 2015, men de fleste ville fortsette med heldagsmøter. Det kom også forslag om at når store tunge temaer skal behandles bør det settes av et helt møte til hvert tema og noen bør få ansvaret for å innlede skriftlig eller muntlig. Forslaget fikk støtte fra resten av gruppen. III. Arbeidet med kommunereform Anna orienterte om Arkivverkets arbeid med kommunereformen. Det er i ferd med å etableres en intern arbeidsgruppe som skal lage en tiltaksplan for Arkivverkets arbeid med kommunereformen. Områdene det skal lages tiltak på er: Synliggjøring av arkiv i kommunereformen Samarbeid med eksterne KS/KAI/statlige organer og fora Intern koordinering/samarbeid RA/SA. Arbeidet vil starte opp i mars/april og planen er at tiltaksplanen skal være klar til sommeren. KS informerte at de hadde kanaler som kunne brukes (blant annet nyhetsbrev og nettside) og det var enighet om at det er viktig at RA og KS samarbeider om å synliggjøre arkiv i kommunereformen. Gruppen diskuterte tiltakene for 2015: Arbeidsdeling mellom arbeidsgruppe og strategigruppe? Hvilke tiltak skal det opprettes egne arbeidsgrupper for og hva skal gjøres i strateggruppen? Hvordan skal arbeidet organiseres? Etablering av arbeidsgrupper/ressursgrupper. Avgrensning og spissing av mandat for arbeidsgruppe(e). Sammensetning av arbeidsgruppen(e)? Hva er forventet tidsbruk for deltagerne i arbeidsgruppene? Målet for det prioriterte området kommunereform er etter gruppens diskusjon å: Gi kommuner og fylkeskommuner den nødvendige veiledning for konkret å kunne håndtere arkivene i kommende forvaltningsreformer Synliggjøre for ansvarlige myndigheter hvilke utfordringer reformene medfører slik at det settes av nødvendige ressurser Følgende tiltak utføres av strategigruppen. Strategigruppen sørger for at kommunal sektor blir informert om resultatene av Samdoks arbeid med kommunereformen og utarbeider følgende dokumenter (som skal kunne brukes politisk): et dokument om utfordringene med magasinkapasitet for papirarkiv i forbindelse med kommunereformen (Ingrid/Wenche ansvarlig) et dokument om utfordringene med interkommunale samarbeid og arkiv (Tom ansvarlig) Dokumentet skal ta for seg alle former for interkommunalt samarbeid. 2

3 IV. et dokument om behovene for og utfordringene med å videreføre og styrke fylkeskommunale og kommunale fagmiljøer og institusjoner for arkiv i forbindelse med reformer i regional- og lokalforvaltningen (fylkeskommuner og kommuner). Det er enighet om at alle dokumentene strategigruppen skal utarbeide skal være korte problemnotater, og ikke utredninger. Dokumentene skal presentere problemstillinger, som kan være utgangspunkt for diskusjoner og videre arbeid, men ikke komme med forslag til løsninger på utfordringene kommunesektoren står overfor. Gruppen var enig om at det opprettes to arbeidsgrupper: 1. Det nedsettes en arbeidsgruppe som skal utarbeide en veiledning for hvordan arkivarbeidet i kommunen praktisk skal håndteres når kommunereformen iverksettes. Veiledningen skal omfatte både analogt skapt og digitalt skapt materiale, og ta for seg arkivdanning. Gruppen skal bestå av medlemmer fra Arkivverket og kommuner/kai-institusjoner. Anna Malmø-Lund vil være leder for arbeidsgruppen og Ingrid Nøstberg vil sitte i gruppen. Anna og Ingrid setter sammen gruppen. Kompetanse, engasjement og tid til arbeidet, er viktigere enn geografisk representativitet og gruppen bør ikke være for stor. Det opprettes også en ressursgruppe som prosjektgruppen kan bruke til å innhente informasjon og få tilbakemeldinger underveis. Ressursgruppen skal være bredt sammensatt og kan suppleres etter hvert. Arbeidsgruppen og ressursgruppen etableres så raskt som mulig og starter opp arbeidet så snart de prioriterte områdene og tiltakene for 2015 er godkjent av ledergruppen i RA. Fristen for å ha trykkeklar veiledning forskyves med en måned til Det må beregnes ca et møte i måneden. AV vil stå for hoveddelen av skrivejobben, mens de andre deltakerne i arbeidsgruppen hovedsakelig innhenter informasjon samt leser og kommenterer utkast fortløpende. Det kan være aktuelt at deltagere fra KAI/kommuner skriver utvalgte deler av veiledningen. 2. Det nedsettes en arbeidsgruppe som skal planlegge opplæring for kommunene på regionalt nivå, der statsarkiv og KAI samarbeider. Gruppen nedsettes høsten 2015 og starter opp i Opplæringen skal starte opp i Gruppen består av representanter for statsarkivene og KAI-institusjonene, og kan med fordel ledes av en representant fra KAI. Digitalt depot Dette punktet ble utsatt til neste møte. Neste møte vies i sin helhet til dette temaet. V. Informasjon om aktuelle saker: KS orienterte om aktuelle saker: Områdedirektør Trude Andresen slutter for å bli rådmann i Nedre Eiker. Kommit: Våren 2015 vil det lages en utredning som ser på hvordan Kommits oppgaver skal videreføres etter Resultatet av utredningen skal presenteres for Hovedstyret i KS 22. juni. Les mer: 3

4 FOU om dokumenthåndtering i pleie- og omsorgssektoren blir ferdig i mars. FOU om nettsky- en mulighetsstudie blir ferdig i mai. FOU om interkommunale IKT-samarbeid (bestiller/leverandørrolle) er startet opp. Skal brukes som evalueringsmal for alle former for interkommunalt samarbeid. KS-advokatene lager som en del av FOU'en en utredning om de juridiske konsekvensene av organiseringen av samarbeidet. Den skal være ferdig i mai. FOU om digitale konsekvenser av kommunereformen. Utredningen ser særskilt på arkiv, helse og skole. Den vil foreligge i slutten av (Det ble nevnt i gruppen at RA og KS bør ha en dialog på dette området. KS er positiv til en henvendelse fra RA). KS er generelt fornøyd med samarbeidet med RA KS og KMD har blitt enige om å møtes for å diskutere de arkivfaglige utfordringene i kommunesektoren. Dato er ikke avtalt. LLP orienterte om aktuelle saker: Landsmøte LLP har fått i statstøtte for 2015 Prosjektet om fylkeskommunens historie fortsetter RA orienterte om aktuelle saker: Riksarkivaren er kommet med i SKATE Riksarkivaren skal delta på møte med rådmannsutvalget 20.mai Veiledningen til bk-bestemmelsene for kommunene og fylkeskommene publiseres 27.3 (Veiledningen sendes til KS i uke 10 samtidig med statsarkivenes høringsrunde. It-arkivarene i KAI blir bedt om å kommentere utvalgte deler av veiledningen). Riksarkivet har fått ny strategisjef. Vilde er fungerende avdelingsdirektør for Avdeling for bevaring og tilsyn Arbeidet med strategi for Arkivverket 2020 er i gang. Ny organisasjonsstruktur skal være klar innen VI. VII. Neste møte: Neste møte er Tema for møtet er digitalt depot. Siste møte før sommeren er Eventuelt: I budsjettet er det satt av midler til en studietur. Det kan være aktuelt å foreta en studietur i forbindelse med arbeidet med kommunereformen eller digitalt depot. Det ble ikke tatt en endelig beslutning, men på møtet var de fleste positive til å gjøre noe i tilknytning til kommunereformen. I forbindelse med kommunereformen er det aktuelt å dra til Finland eller Danmark. Ingrid og Anna skal på et seminar om kommunereformen i København nå i mars. Ingrid undersøker aktuelle steder og tidspunkter nærmere og en dato fastsettes før sommeren. Studieturen tas til høsten. 4

5 SAMDOK-konferansen: aktuelle tema er synliggjøring, kommunereform og e-arkiv. Ingrid leder planleggingen av konferansen og tar gjerne i mot forslag til tema og foredragsholdere. Innspill fra gruppen på møtet: Det er viktig at programmet sees i sammenheng med programmene for LLPs landsmøte og Det norske arkivmøtet. Det ble også forslått at et aktuelt tema for SAMDOK-konferansens kommunesesjon kunne være sammenslåing av arkivtjenesten/dokumentsenteret og depot. Bergen, Drammen, Nordland fylkeskommune og Hordaland fylkeskommune har i dag denne typen løsninger. Suksesshistorier fra store bedrifters dokumentasjonshåndtering kan også være et aktuelt tema. Innlegg fra Eivind Lund kan også være aktuelt (jfr. innlegg på KAI-konferansen i Bodø) Reiseregninger skal nå leveres elektronisk i SAP. Ingrid sender ut mer informasjon på e-post. 5