prioriterte oppgaver 2015

Transkript

1 1 SAMDOK prosjektbeskrivelse med prioriterte oppgaver 2015 Versjon 0.9 (kf) sist oppdatert 15/ (Endringer markert med rødt)

2 2 Innhold SAMDOK utvikling og partnerskap i arkivsektoren 3 Prosjektmandat SAMDOK (rev pr 15.06) 3 SAMDOK 2015 i kontekst 4 Prosjektorganisering 4 Prosjektet 4 Eierskap 4 Styringsgruppen 4 Prosjektorganisasjonen 4 Delprosjektene strategigruppenes sammensetning 5 Arbeidet med prioriterte oppgaver 5 Rapportering 5 Budsjett Leveranseplan med milepæler Beskrivelse av prosjektoppgaver Oppgave 1: Privatarkiv metodikk for høsting og langtidslagring 9 Oppgave 2: Privatarkiv danning og bevaring 10 Oppgave 3: Arkiv i kommunereformen 11 Oppgave 4: Digitalt depot i kommunal sektor 12 Oppgave 5: Synliggjøring av arkivenes rolle i samfunnet 13 Oppgave 6: Synkron overføring av digitale arkiv til depot (ref. 2014/3) 14 Oppgave 7: Kompetansemiljø elektroniske arkiv (ref. 2014/10) 15 Oppgave 8: Tjenestegrensesnitt mot Noark 5 (ref. 2014/11) 16 Oppgave 9: Digitalisering av offentlig sektor konsekvenser for arkiv (ref. 2014/12) 17 Oppgave 10: Arkivarkitektur (ref. 2014/14) 18 Oppgave 11: Dokumentfangst fra e-post (ref. 2014/13) 19 Oppgave 12: Standardisering av virksomhetsspesifikke metadata 20

3 3 SAMDOK utvikling og partnerskap i arkivsektoren SAMDOK ble etablert av Riksarkivaren våren 2013 for å følge opp stortingsmelding om arkiv. Meldingen beskrev den norske arkivsektoren og de enorme utfordringene som ligger der mange av dem uløste. Spesielt pekte man på arkivfaglige konsekvenser av vårt stadig mer digitaliserte samfunn, det store etterslepet i kommunal sektor; et resultat av at kommunens arkivansvar ikke alltid er like godt tydeliggjort og ivaretatt, samt at det er store mangler i andelen privatarkiver i arkivdepotenes samlete nasjonale hukommelse. Som ledd i etableringen av SAMDOK ble ca 35 arkivinstitusjoner og organisasjoner invitert til å komme med innspill til Arkivverkets strategiprosess. Samtidig inviterte Riksarkivaren til dialogmøte med ulike aktører i arkivfeltet. Innspill fra disse to initiativene lå til grunn for det videre arbeidet i SAMDOK, og ble også et viktig grunnlag for Arkivverkets strategi som ble vedtatt i juni Høsten 2013 kom tre strategigrupper, Privatarkiv, Kommunale arkiv og Arkiv i e-forvaltning, på plass. Gruppene var satt sammen av representanter fra hele bredden i arkivfeltet: KAI-institusjoner, KS, Arbeiderbevegelsens Arkiv og Bibliotek (ArbArk), Landslaget for Lokal og Privatarkiv (LLP), Norsk Arkivråd (NA), Kulturrådet, statsarkivene og Riksarkivet. Strategigruppene fikk i oppdrag å komme med forslag til prioriterte satsinger; man skulle velge oppgaver som best kunne løses innenfor et bredt samarbeid. Det ble valgt ut totalt 14 oppgaver for de tre prosjektområdene. I januar 2014 leverte strategigruppene årsrapporter med oppsummering av arbeidet i 2014, samt anbefalinger om videre arbeid i I mars 2015 ble det avholdt en evaluering av pilotfasen sammen med partnerne. På bakgrunn av innspill i møtet vedtok Arkivverkets ledergruppe i mars 2015 at SAMDOK skulle videreføres som et treårig, formalisert prosjekt, Samdok , med Riksarkivaren som prosjekteier. Forslag til prioriterte oppgaver for 2015 var spilt inn fra strategigruppene, og ble godkjent av Riksarkivaren. Dette dokument gir en samlet beskrivelse av det nye SAMDOK-prosjektet, herunder oppgavene som er vedtatt for Samlet budsjettramme for 2015 er 1,4 millioner. Prosjektmandat SAMDOK (rev pr 15.06)

4 4 SAMDOK 2015 i kontekst Nedenstående modell viser fordelingen av de 12 prosjektoppgavene i kontekst et forsøk på å identifisere hvilke utviklingsområder SAMDOK er engasjert i. Detaljer i modellen kan sikkert diskuteres, men tanken er å se arkivutvikling i et helhetsperspektiv. En tilsvarende oversikt skal lages hvor relaterte oppgaver inngår (se oppgavebeskrivelsene bakerst i dokumentet). Prosjektorganisering Prosjektet SAMDOK er et treårig prosjekt i regi av Arkivverket. Mål og rammer fremgår av mandatet (se over). Eierskap Riksarkivaren er prosjekteier for SAMDOK-prosjektet. Avdelingsdirektør for Bevaring- og tilsynsavdelingen bistår prosjekteier. Ved at prosjektet forankres hos Arkivverkets øverste leder, signaliseres det at SAMDOK er et sentralt satsingsområde for etaten. Styringsgruppen Det opprettes en styringsgruppe for prosjektet. Styringsgruppen er en formalisering av det som i pilotperioden ( ) ble kalt partnermøtet. I styringsgruppen deltar partnerne med en representant hver. For å sikre kontinuitet er det ønskelig at det utpekes vara-representanter. Arbeidet i styringsgruppen ledes av prosjekteier. Eventuelle endringer i styringsgruppens sammensetning drøftes i gruppen og vedtas endelig av prosjekteier. Prosjektorganisasjonen SAMDOK-prosjektet ledes av en prosjektleder tilsatt av Riksarkivaren. Prosjektleder rapporterer jevnlig til styringsgruppen og har det overordnede ansvaret for at vedtatte prosjektoppgaver løses i henhold til vedtatt leveranseplan.

5 5 Delprosjektene strategigruppenes sammensetning Enkeltprosjektene Privatarkiv, Kommunale arkiv og Arkiv i e-forvaltning videreføres som delprosjekter under hovedprosjektet. Arbeidet i delprosjektene ledes av strategigrupper (delprosjektgrupper) som består av representanter fra relevante partnere og berørte enheter i Arkivverket. Delprosjektlederne, tilsatt av Riksarkivet, leder arbeidet i sine respektive strategigrupper og har ansvar for at delprosjektets oppgaver løses i henhold til vedtatt leveranseplan. Rapportering til prosjektleder skjer normalt i ukentlige statusmøter. Pr. mai 2015 deltar følgende personer i de tre strategigruppene (delprosjekter): Arbeidet med prioriterte oppgaver Prosjektets oppgaver drøftes årlig av styringsgruppen på bakgrunn av prioriterte innspill fra delprosjektene. Valg av oppgaver gjøres etter en samlet, helhetlig vurdering av behovet i arkivsektoren. Oppgavene beskrives med mål og tiltak, budsjett og fremdriftsplan, og forelegges styringsgruppen for diskusjon før endelig godkjenning av prosjekteier. Delprosjektene velger selv hensiktsmessig arbeidsform for å løse sine respektive oppgaver, herunder etablering av arbeidsgrupper. Arbeidet i gruppene følges opp løpende gjennom ukentlige statusmøter mellom hovedprosjektleder og delprosjektlederne. Rapportering Fremdrift i delprosjektenes arbeidsgrupper rapporteres jevnlig til prosjektleder som rapporterer samlet til styringsgruppen primært i form av avviksrapportering. Ved slutten av året utarbeider delprosjektlederne en årsrapport for sine oppgaver, inkludert anbefalinger for videre arbeid.

6 6 Budsjett 2015 SAMDOK-arbeidet er en forpliktende dugnad mellom Arkivverket og partnere i arkivfeltet. Prosjektet finansieres av Arkivverket med budsjettmidler og prosjektstillinger. Partnernes bidrag består i deltakelse i styringsgruppe, strategigrupper og arbeidsgrupper. Det ytes ingen godtgjøring for deltakelse, men reisekostnader i forbindelse med møter dekkes etter regning. Total prosjektkostnad: Totalt Arbeidsgruppegrupper Strategi- pr delprosjekt Delprosjekt Privatarkiv Delprosjekt Kommunale arkiver Delprosjekt Arkiv i e-forvaltning Hovedprosjekt Felleskostnader *) Totalbudsjett Samdok *) styringsgruppe og prosjektledelse Kostnad arbeidsgrupper/ prosjektoppgaver: Oppgaver 2015 Delprosjekt Arbeidsgruppe Budsjett 1 Metodikk digitale privatarkiv høsting PRIV Ja og langtidslagring (NY) 2 Privatarkiv danning og bevaring (NY) PRIV Ja Arkiv i kommunereformen (NY) KOMM Ja Digitalt depot i kommunal sektor (NY) KOMM Strategigrp Synliggjøring av arkivenes rolle i samfunnet (NY) 6 Synkron overføring av digitale arkiv til depot (videreføring av ) 7 Kompetansemiljø elektroniske arkiv (videreføring av ) 8 Tjenestegrensesnitt Noark5 (videreføring av ) 9 Digitalisering av offentlig sektor konsekvenser for arkiv (videreføring av ) 10 Arkivarkitektur (videreføring av Felleskomponent ) 11 Dokumentfangst fra e-post (videreføring av ) 12 Standardisering av virksomhetsspesifikke metadata (NY) KOMM Tenketank EFORV I IKAK-regi EFORV Ja EFORV I KS-regi EFORV Ja EFORV Ja EFORV Ja EFORV Ja Sum arbeidsgrupper

7 7 Leveranseplan med milepæler 2015 Oppgaver Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des _Metodikk digitale privatarkiv - høsting og langtidslagring (PRIV) 1.1 Deltakende depotinstitusjoner har forpliktet seg (piloter) 1.2 Konkrete arkivskapere valgt ut 1.3 Metode utprøvd i 4-5 piloter (2016) Evalueringsrapport og anbefaling foreligger 2_Privatarkiv danning og langtidslagring (PRIV) 2.1 Identifisere viktige temaer for veiledningen 2.2 Skisse til veiledning foreligger 2.3 Første utkast til veiledning ferdig (2016) Veiledning ferdig for publisering 3_Arkiv i kommunereformen (KOMM) A. Veiledning/Opplæring 1/5 15/6 1/9 1/9 31/12 15/2 3.1 Arbeidsgruppe for 1/5 utarbeidelse av veiledning nedsatt 3.2 Skisse til innholdet i 1/7 veiledningen ferdig 3.3 Arbeidsgruppe for 1/10 planlegging av opplæring av kommunene nedsatt 3.4 Planlegging av 1/12 informasjon om Samdoks arbeid med kommunereform påbegynt (2016) Trykkeklar veiledning 1/5 (2016) Plan for opplæring av kommunene B. Synliggjøring 3.5 Dokument om magasinkapasitet ferdig 3.6 Dokument om interkommunalt samarbeid ferdig 3.7 Dokument om videreføring/styrking av fagmiljøer og institusjoner ferdig 4_Digitalt depot i kommunal sektor (KOMM) 4.1 Dokument om depotsituasjonen for digitalt materiale i kommunal sektor ferdigstilt 5_Synliggjøring av arkiv i samfunnet (KOMM) 5.1 Tenketank etablert 1/9 5.2 Strateginotat utarbeidet 1/12 6_Synkron overføring til depot kommunal sektor (EFORV) 6.1 Følge opp etablering 1/9 6.2 Delta i arbeidet hos IKAK 31/12 1/9 1/11 1/11 1/11 31/12 1/5 15/3 15/5

8 8 7_Kompetansemiljø elektroniske arkiv (EFORV) 7.0 Arbeidsgruppe etablert 15/6 7.1 Innhenting av 1/9 egenvurderinger er ferdigstilt 7.2 Egenvurderinger er 15/9 sammenstilt 7.3 Workshop er gjennomført 15/ Endelig rapport 15/12 8_Tjenestegrensesnitt mot Noark 5 (EFORV) 8.0 Formalisering av ansvar 1/6 8.1 Svar fra 1. (begrenset) 15/6 høring innarbeidet 8.2 Utsendelse av 2. (utvidet) 15/6 høring 8.3 Svar fra 2. høring innarbeidet 8.4 Nødvendige endringer i Noark 5 dokumentert og oversendt Arkivverket 8.5 Rapport oversendt strategigruppa for videresending til Arkivverket 9_Digitalisering av offentlig sektor konsekvenser for arkiv (EFORV) 9.0 Arbeidsgruppe etablert 15/6 9.1 Utvalg av relevante 1/9 digitale tjenester og samhandlingstjenester 9.2 Praksis og utfordringer 1/11 ved journalføring og arkivering kartlagt og analysert 9.3 Handlingsplan med tiltak 1/12 10_Arkivarkitektur (EFORV) 10.0 Arbeidsgruppe etablert 1/ Konkretisering av arkitekturen i earkiv i offentlig forvaltning ferdig 10.2 Forutsetninger og 1/7 alternativer for realisering av arkitekturen kartlagt 10.3 Sluttrapport foreligger 1/12 11_Dokumentfangst fra e-post (EFORV) foreløpig ingen frister; avventer etablering av arbeidsgruppe 11.1 Innspill til revisjon av arkivregelverket 11.2 Innspill til Noark-std Innspill til Arkivlabben 11.4 Innspill til arkivverket.no 12_Standardisering av virksomhetsspesifikke metadata (EFORV) 12.0 Arbeidsgruppe etablert 1/ Workshop gjennomført 1/ Mekanismer for spesialisering/ organisering av virksomhetsspesifikke metadata i N5 gjennomgått 12.3 Relevante forvaltningsområder identifisert 12.4 Organisasjon for definisjon og vedlikehold av felles metadata etablert 12.5 Nettsted for (nivå2) definisjonene etablert 15/8 1/9 1/9 1/9 1/10 1/11 1/12

9 9 Beskrivelse av prosjektoppgaver 2015 Oppgave 1: Privatarkiv metodikk for høsting og langtidslagring Prioritert i gruppe Privatarkiv Prosjektleder privatarkiv med deltakelse fra Riksarkivet (Arne-Kristian Groven) I dag er det svært få arkivinstitusjoner som tar imot digitalt skapte privatarkiv. Dette til tross for at bedrifter, organisasjoner og personer allerede gjennom flere tiår i stor grad har sluttet å skape arkiv på papir. Vi risikerer store hull i vår kollektive hukommelse fordi arkiv som skapes i dag ikke blir ivaretatt. Vi trenger å se på: depotets mottak av digitalt (skapt) arkivmateriale hvordan sikre kvaliteten og ektheten til materialet som mottas teste egnethet til utvalgt verktøystøtte/programvare o Kopieringsverktøy for fil- og mappestrukturer, e-post o SIARD som verktøy for bevaring av databaser o Konvertering av e-post med mer med Archivematica, ta uttrekk fra faste, etablerte systemer som finnes hos arkivskaper Mål 2015 Verktøy og metode for høsting er prøvd ut i minst 4-5 forskjellige institusjoner Evalueringsrapport og anbefalinger foreligger (2016) Arbeidsgruppe(r) 1. Deltakende depotinstitusjoner forplikter seg til pilot (01.05) 2. Konkrete arkivskapere velges ut (15.06) 3. Metode og verktøy prøves ut i 4-5 institusjoner (31.12) 4. Evalueringsrapport og anbefalinger utarbeides (2016) Det vil bli utviklet en produksjonsløype i Riksarkivet i samarbeid med andre som jobber med privatarkiv. Riksarkivet vil i tillegg vurdere å lage en løsning der arkivskapere på eget initiativ kan laste opp eget arkivmateriale (årsmeldinger, foto etc.) til depotinstitusjoner de har avtale med. Disse vil da kunne overføre og vedlikeholde sitt eget historiske arkiv på en nettløsning. En slik løsning bør kunne utprøves i 2015 eller Deltakere fra: LLP, Arbark, KAI, SAS, RA, evt. Bergen byarkiv/lab, OPAM sammen med Fylkesarkivet for Oppland. Budsjett (inkl til laptop arbeidsgruppen kan ha med rundt; Linux, all programvare er gratis) Gruppa vil trenge et oppstartsmøte, og kanskje 3-6 møter underveis. Veileder fra RA må påregnes å reise til de arkivskaperne vi vil teste metoden hos I forhold til livsløpet til digitalt skapt materiale er det kritisk - hva vi gjør hos arkivskaper for å bevare materiale i en best mulig tilstand, - hva vi gjør når materialet er kommet til depotinstitusjonen og - hvordan materialet gjøres tilgjengelig fra depotinstitusjonen Privatarkiv skiller seg fra offentlig materiale først og fremst i den første fase, hva vi gjør hos arkivskaperen. Det er vesentlig at vi kommer i gang og at arkivarene har kompetanse på å lage mottakspakker (SIPer). Privatarkiv omfatter alt fra mottak av innholdet på en persons PC til bevaring av arkivmateriale fra bedrifter som kan måle seg med de største innen offentlig sektor. Ser vi dette i et mikroperspektiv, så vil bevaring av fil- og mappestrukturer være det samme, uavhengig av om kilden til materialet er en enkeltperson eller en stor multinasjonal bedrift. Tilsvarende vil det være ved bevaring av e-post, databaser mm.

10 10 Oppgave 2: Privatarkiv danning og bevaring Prioritert i gruppe Privatarkiv Norsk arkivråd v/ Anja Jergel Vestvold Skal digitalt skapte privatarkiv kunne bevares på en tilfredsstillende måte, må arkivbevaringsinstitusjonene være proaktive og gå i tidlig dialog med de arkivskaperne de ønsker å motta materiale fra. En forutsetning for langtidsbevaring er at det faktisk skjer en arkivdanning som del av forretningsprosessene. For å sikre at rettighetsdokumentasjon og annen viktig dokumentasjon arkiveres, må forståelsen for hva dette er, økes hos arkivskaperne. Det vil sjelden være mulig etter mange år å hente ut et elektronisk arkiv som for lengst er gått ut av aktiv bruk. Det stilles derfor helt andre krav til planlagt innsats enn da papir var det rådende mediet. Mål 2015 Hensiktsmessig veiledningsdokument for private arkivskapere vedrørende arkivdanning og langtidsbevaring. Målgruppe i første omgang: organisasjoner og mindre bedrifter? Arkivskaper skal få økt nytte gjennom innarbeiding av langtidsbevaringsperspektivet. Arkivbevaringsinstitusjonene skal få en større forståelse for veiledningsrollen i forhold til arkivdanning. Arbeidsgruppe(r) 1. Velge ut områder som skal dokumenteres. Gjøres i dialog med arkivarer i privat sektor (01.09) Utarbeide veiledning for private arkivskapere vedr. identifisering og tilrettelegging for arkivdanning, samt langtidsbevaring. 2. Skisse (01.09) utkast (31.12) 4. Ferdig veiledningsdokument (2016) Deltakere fra: NA, LLP, KS og RA Budsjett Arbeidsgruppa har 2-3 vårmøter, 2 høstmøter

11 11 Oppgave 3: Arkiv i kommunereformen Prioritert i gruppe Mål 2015 Kommunale arkiv Prosjektleder kommunale arkiv Kommunal sektor står overfor betydelige endringer, både mht. oppgavefordeling og organisering. Kommuner vil bli slått sammen til nye og større enheter, og organiseringen av regionalforvaltningen er under politisk vurdering. Kommunereformen og andre reformer vil ha store konsekvenser for arkivene, både arkivdanningen og depot. Arkiver fra de nåværende kommunene skal avsluttes og avleveres depot, arkiver i de nye storkommunene skal etableres. Det er avgjørende å sette i gang tiltak i forkant av reformene, slik arkivtap unngås og nye, gode rutiner etableres. A. Nødvendig veiledning er utarbeidet for kommuner og fylkeskommuner for konkret å kunne håndtere arkivene i kommende forvaltningsreformer B. Synliggjøring for ansvarlige myndigheter hvilke utfordringer reformene medfører, slik at det settes av nødvendige ressurser. A. Veiledning/opplæring 1. Nedsette en arbeidsgruppe som skal utarbeide veiledning for hvordan arkivarbeidet i kommunen praktisk skal håndteres når kommunereformen iverksettes. Veiledningen skal omfatte både analogt skapt og digitalt skapt materiale, og ta for seg arkivdanning. (01.05) 2. Utarbeide en skisse for veiledningen (01.07) Endelig utgave våren Nedsette en arbeidsgruppe som skal planlegge opplæring for kommunene på regionalt nivå, der statsarkiv og KAI samarbeider. (01.10) Opplæringen skal starte opp i Planlegge informasjon om Samdoks arbeid med kommunereform (01.12) B. Synliggjøring Strategigruppen utarbeider dokumenter om: 5. utfordringene med magasinkapasitet for papirarkiv i forbindelse med kommunereformen (01.09) 6. utfordringene med interkommunale samarbeid og arkiv (01.11) 7. behovene for og utfordringene med å videreføre og styrke fylkeskommunale og kommunale fagmiljøer og institusjoner for arkiv i forbindelse med reformer i regional- og lokalforvaltningen (fylkeskommuner og kommuner) (01.11) Informere kommunal sektor om fremdrift og resultatene av Samdoks arbeid med kommunereformen gjennom SAMDOK-nettverket, konferansen og andre relevante kanaler. Samdok oppgave 4 Digitalt depot Samdok oppgave 5 Synliggjøring Arkivverkets tiltaksplan for kommunereformen KS sitt FOU-arbeid om digitale konsekvenser av kommunereformen Arbeids-grupper A. Veiledning: fagpersoner fra KAI-miljøet, KS, statsarkivene, Riksarkivet, kommuner og fylkeskommuner. B. Synliggjøring: representanter fra KAI-miljøet og statsarkivene Budsjett 2015 Kr Totalt 9 møter for arbeidsgruppene (Opplæringsgruppe fra 1/10) - Arbeidet med veiledning og kursopplegg starter opp i 2015 og fullføres i Frikjøp av fagperson til skriving av veiledning(er) er derfor utsatt til Informasjon om resultatene av Samdoks arbeid med kommunereformen vil pågå parallelt med det øvrige arbeidet.

12 12 Oppgave 4: Digitalt depot i kommunal sektor Prioritert i gruppe Kommunale arkiv Prosjektleder kommunale arkiv Det er en stor utfordring i kommunal sektor å sikre digitalt skapt arkivmateriale. Langt fra alle kommuner og fylkeskommuner har pr. i dag en depotfunksjon på plass. Ca. 60 % av kommunene/fylkeskommunene har via sin KAI tilgang til Kommunearkivinstitusjonenes digitale ressurssenter (KDRS). Bergen kommune har eget depot i Bergen byarkiv. De resterende kommuner/fylkeskommuner har pr. i dag ikke digitalt depot på plass. Kommende kommunereform aktualiserer problemstillingene, da så vel papirarkiver og digitalt skapte arkiver fra de tidligere kommunene skal avsluttes og avleveres depot. Det er viktig å synliggjøre alvoret i situasjonen for ansvarlige myndigheter, slik at det kan settes i gang nødvendige tiltak. Mål 2015 Identifisert og synliggjort de viktigste problemstillingene knyttet til depotsituasjonen for digitalt skapt materiale i kommunal sektor Arbeidsgruppe(r) 1. Det utarbeides et omforent dokument som synliggjør de viktigste utfordringene knyttet til digitalt depot i kommunal sektor. (01.11) Dokumentet kan brukes politisk og strategisk av de respektive partnere i Samdok. Samdok oppgave 3 Arkiv i kommunereformen KDRS-satsingen Dialog mellom Riksarkivet og KS Strategigruppa Budsjett møter (inkl. KDRS)

13 13 Oppgave 5: Synliggjøring av arkivenes rolle i samfunnet Prioritert i gruppe Kommunale arkiv Prosjektleder kommunale arkiv Det er en stor utfordring at arkiv ofte er "usynlig", både overfor beslutningstagere og allmennheten. Dette er svært uheldig og bidrar til at arkiv ofte ikke blir prioritert høyt nok når oppmerksomheten og ressursene fordeles. Spesielt kritisk er dette nå, når man står overfor store forvaltningsreformer i offentlig sektor, der det er behov for betydelige ressurser for å kunne sikre arkivene. Det er derfor et stort behov for å synliggjøre og styrke arkivenes plass i samfunnet. Til dette arbeidet trengs innsats fra de sentrale aktørene innenfor arkivfeltet, med myndighet, ansvar og gjennomføringskraft. Det er behov for profesjonell bistand fra kommunikasjonsbyrå. Mål 2015 Det er etablert en tenketank med sentrale aktører innenfor arkivfeltet. Det foreligger et strateginotat om synliggjøring og styrking av arkivenes plass i samfunnet 1. Etablere tenketank bestående av sentrale aktører innenfor arkivfeltet; riksarkivaren, arkivorganisasjonene representanter fra KAI m.fl. (01.09) 2. Utarbeide strateginotat om hvordan arkivsektoren skal synliggjøres og hvordan arkivenes plass i samfunnet skal styrkes (01.12) Samdok oppgave 3 Arkiv i kommunereformen Arkivverkets tiltaksplan for kommunereformen Riksarkivarens strategi for synliggjøring Samdok-partnernes strategier for synliggjøring Arbeidsgruppe(r) Det etableres en arbeidsgruppe en tenketank med representanter far sentrale aktører innen arkivfeltet; Riksarkivaren, KS, LLP, Norsk Arkivråd, KAI-miljøet, departementenes arkivledergruppe, fylkeskommunenes arkivledergruppe m.fl. Budsjett 2015 Kr møter

14 14 Oppgave 6: Synkron overføring av digitale arkiv til depot (ref. 2014/3) Pri. i gruppe Arkiv i e-forvaltning IKA Kongsberg i samarbeid med andre KAI-institusjoner IKA Kongsberg har gjennomført en forstudie om fortløpende overføring av arkivmateriale fra kommunene til et interkommunalt arkivdepot. Konklusjonen er at dette kan være hensiktsmessig. Riksarkivet arbeider med utprøving av lignende løsninger. IKA Kongsberg ønsker å gjennomføre en pilot for å teste ut de etablerte prinsippene om arkivarkitektur. Mot slutten av 2014 ble prosjektledelsen overtatt av KS/KommIT som en del av deres arkivarkitekturprosjekt. Prosjektet ble imidlertid ikke godkjent i KS programstyre, og KS har derfor trukket sitt tilsagn. IKA Kongsberg har imidlertid signalisert at de ønsker å gå videre med prosjektet, og ønsker å trekke inn andre KAI-institusjoner i arbeidet. Initiativet til dette tas i august/september. Det foreligger en prosjektplan utarbeidet av KS/KommIT som vil være utgangspunkt for det videre arbeidet med å lage en kravspesifikasjon til anskaffelse av en pilot-løsning. Prosjektet skal prøve ut en modell for å organisere overføring av arkivdokumenter fra kommuner/ fylkeskommuner til interkommunale arkivdepotinstitusjoner. Prosjektet skal også beskrive hvordan det overførte materialet skal gjøres tilgjengelig for eierkommunen og for innbyggere og næringslivet ved behov. For å oppnå generalisering og gjenbruk, skal prosjektet vurdere om Noark 5 tjenestegrensesnitt kan brukes som standard for overføring til arkivdepot. Personvern og informasjonssikkerhet vil være en sentral del av prosjektet. Alle valg arkitektoniske, organisatoriske, teknologiske eller pragmatiske skal begrunnes og dokumenteres. Mål 2015 (Arkivverket, partnere Arbeidsgruppe(r) Budsjett 2015 Det er lite trolig at målene kan nås i 2015, men føres opp som basis for videre oppfølging. Opprinnelig defininerte mål: Resultatet vil være prinsipper for en arkivarkitektur, og hvordan den skal inngå i den overordnede IKTarkitekturen. I tillegg vil kravspesifikasjonen for piloten være tilgjengelig for alle som ønsker å etablere en løsning for fortløpende overføring av arkiv. Løsningen er i løpende pilotdrift Erfaringsrapport fra pilotdriften foreligger Kravspesifikasjonen er tilgjengelig Prinsippene for arkivarkitektur foreligger 1. Følge opp etablering av lokalt prosjekt (01.09) 2. Delta i arbeidet når prosjektet er kommet i gang (31.12) Opprinnelig definerte tiltak: Utarbeidelse av en kravspesifikasjon. Gjennomføring av anbudsprosess. Utvikling av valgt løsning. Implementering av valgt løsning. Gjennomføring av pilotdrift. Utarbeidelse av erfaringsrapport. KS arkivarkitektur-prosjekt earkiv-satsningen i Arkivverket Felles kommunal IKT arkitektur ( Arbeidsgruppen må trolig etableres på nytt. Dersom prosjektet kommer i gang i IKA Kongsberg-regi, deltar RA med en person. Kr til div. møtedeltakelse. Ansvar for prosjektet ble overført til KS høsten 2014, men ikke godkjent i KS programstyre våren Usikker fremdrift i 2015, men noe reise-/møtekost må påregnes. Prosjektet er strategisk interessant for Arkivverket, sett i sammenheng med earkiv-satsingen. Det beholdes derfor innenfor SAMDOK.

15 15 Oppgave 7: Kompetansemiljø elektroniske arkiv (ref. 2014/10) Prioritert i gruppe Arkiv i e-forvaltning KAI v/ Tor Eivind Johansen (KDRS) Oppgaven er en videreføring av oppgave 10 i 2014, som hadde følgende omtale: Det er behov for auka fokus på arbeidet med elektroniske arkiv. Det gjeld alle aspekt ved elektroniske arkiv, frå arkivdanning og dokumentfangst til langtidsbevaring og tilgjengeleggjering. Som ein del av dette vil ein kartleggja aktuelle kompetansemiljø og koma med framlegg til korleis ein kan få til betre samhandling. Slike miljø finst i arkivsektoren, men og i Difi, hjå systemleverandørar, i offentleg forvaltning, private verksemder, på universitet og høgskular, forskingsinstitusjonar med meir. Kartleggingen er nær gjennomført for kommunal sektor, mangler statlig sektor inkludert universitet og høgskoler og privat sektor. Mål 2015 Oversikt over aktuelle kompetansemiljø. Strategi for etablering av et samlet kompetansemiljø 0. Etablering av arbeidsgruppe (15.06) 1. Sluttføre innhenting av egenvurderinger fra universiteter, statlig sektor og organisasjoner. (01.09) 2. Sammenstille egenvurderingene. (15.09) 3. Gjennomføre workshop med aktuelle kompetansemiljø (tema: samhandlingsstrategi) (15.11) 4. Utarbeide endelig rapport med forslag til prioriterte samarbeidsområder (15.12) Finnes tilsvarende initiativer? Arbeidsgruppe(r) Leder: Tor Eivind Johansen (KDRS). Gruppen suppleres med deltakere fra akademia og fra statlig sektor. Budsjett 2015 Kr til gjennomføring av workshop Et slikt miljø kan ha flere former, eksempelvis e-postlister, Facebook-grupper, nettsteder, og konferanser. Formål: Diskusjon om praktiske spørsmål, nye løsninger, strategier m.m.

16 16 Oppgave 8: Tjenestegrensesnitt mot Noark 5 (ref. 2014/11) Prioritert i gruppe Arkiv i e-forvaltning. Ikke endelig avklart for 2015 (KS i 2014) Videreføring av oppgave 11 i 2014, som hadde følgende omtale: Det er stort behov for integrasjon mellom fagsystem og Noark 5 for å sikra dokumentfangst, arkivering og avlevering av arkivdokument til depot. Det er derfor stor etterspurnad etter eit standardisert generelt tenestegrensesnitt som gjer det mogeleg for leverandørar av fagsystem og Noark 5-system å utvikla løysingar basert på denne standarden. Tjenestegrensesnittet er sterkt etterspurt av arkivskapere og leverandører. Det er et API som kan benyttes av systemer til å få utført operasjoner i henhold til kjernekravene i Noark 5. I første rekke tilbys tjenester for oppretting, lesing, oppdatering og sletting av objekter i Noark 5-arkiv. Selve tjenestene er definert og er ute på høring, det gjenstår en del arbeid for at grensesnittet kan inkluderes som et krav i Noark 5. Mål 2015 Grensesnittet er ferdig definert og publisert Arbeidsgruppe(r) 0. Formalisere ny prosjektledelse (01.06) 1. Innarbeide svar fra 1. (begrenset) høring (15.06) 2. Organisere utvidet 2. høring (15.06) 3. Innarbeide svar fra utvidet høring (15.08) 4. Dokumentere nødvendige endringer i Noark 5 (01.09) 5. Endelig rapport til strategigruppen for videreformidling til Arkivverket (01.10) Revisjon av Noark 5 som inkluderer krav til tjenestegrensesnittet er en forutsetning for implementering Det er satt av midler i Arkivverket til utvikling av en test-klient som automatisk gjennomløper alle tjenester som en del av godkjenningsordningen for Noark 5. Arbeidsgruppen fra oppgave 11 i 2014 videreføres med eventuelle justeringer. Budsjett møter - Innleie av arkitekt. Forvaltning av grensesnittet på avklares.

17 17 Oppgave 9: Digitalisering av offentlig sektor konsekvenser for arkiv (ref. 2014/12) Prioritert i gruppe Arkiv i e-forvaltning. Strategigruppen v/hans Fredrik Berg Oppgaven er en videreføring av oppgave 12 i 2014, som hadde følgende omtale: Regjeringa sin strategi for digitalisering av offentleg sektor omfattar mellom anna digitalt førsteval, bruk av elektroniske publikumstenester og elektronisk samhandling med og i forvaltninga. Det skal etablerast kontaktregister, felles meldingsboks, SvarUt (for kommunane) m.m. Det er behov for å få utgreia alle arkivfaglege konsekvensar av dette. Dette er stadig mer aktuelt, og arbeidet vil konsentreres om dokumentasjon av transaksjonene i grensesnittet mellom brukere og elektroniske tjenester (digitale tjenester til innbyggere og næringsliv, og samhandlingstjenester mellom offentlige organer). Mål 2015 En handlingsplan med tiltak for å ivareta arkivfaglige sider ved digitalisering av offentlig sektor foreligger. *) 0. Etablering av arbeidsgruppe (15.06) 1. Utvalg av relevante digitale tjenester og samhandlingstjenester (eksisterende og planlagte) i og på tvers av kommunal og statlig sektor (01.09) 2. Kartlegging og analyse av praksis og utfordringer ved journalføring og arkivering i slike tjenester, og arkivfaglige konsekvenser ved bruk av disse (01.11) 3. Utarbeiding av handlingsplan med tiltak (01.12) KMDs kartlegging av tjenester i alle departement og underliggende etater som involverer kommunal sektor (2015) Arbeidsgruppe(r) Budsjett 2015 Må dekke kompetanse både på digitalisering av forvaltningen og arkivfaglig innsikt. Deltakere fra KS og RA i startfasen. Flere relevante aktører (Innovasjon Norge, Altinn o.l.) trekkes med når eksempler er valgt. Kr til reiser og møter *) Tjenester som omfattes av Rettspleie- og helselovgivningen holdes utenfor

18 18 Oppgave 10: Arkivarkitektur (ref. 2014/14) Prioritert i gruppe Arkiv i e-forvaltning. Strategigruppen v/hans Fredrik Berg Oppgaven er en videreføring av oppgave 14 i 2014, som hadde følgende omtale: Målet er å få etablert arkivkjerne basert på Noark-standarden som ein felleskomponent for offentleg forvaltning. Ein vil og sjå på føresetnadar og konsekvensar når det gjeld IKT-arkitektur. Andre spørsmål er korleis bør ansvarsdelinga mellom arkivskapar og depot vera, og på kva stadium er det mest tenleg å overføra materiale frå arkivskapar til depot. Den opprinelige oppgaven inngår for en stor del i satsingsforslaget earkiv i offentlig forvaltning. Denne oppgaven vil arbeide med presisering av dette forslaget samt forutsetninger for realisering av forslaget. Forslag til etablering av én eller flere felleskomponenter basert på arkitekturen skal utarbeides. En del av disse forutsetningene er beskrevet i (det uferdige pr. d.d.) notatet fra oppgave 14 i Mål 2015 Et konkret forslag til arkivarkitektur foreligger, med forutsetninger og anbefalte valg for realisering. Arbeidsgruppe(r) Budsjett Etablering av arbeidsgruppe (01.07) 1. Konkretisering av arkitekturen i Arkivverkets rapport earkiv i offentlig forvaltning (komponenter, funksjoner og grensesnitt) (????) 2. Kartlegge og analysere forutsetninger for implementering av arkitekturen, samt anbefale løsninger (????) 3. Utarbeide sluttrapport med anbefalte tiltak (01.12) Riksarkivets satsing på earkiv. Ref også arbeidet med Felleskomponent i SKATE. Erfaringer fra oppgavene «Synkron overføring av digitale arkiv til depot» og «Tjenestegrensesnitt mot Noark 5» må tas hensyn til i drøftingene. Erfaringer fra Riksarkivets pilotprosjekt på løpende overføring må inngå i vurderingene. Deltakere fra Riksarkivet, statlige og kommunale arkivskapere, Departementenes arkivledernettverk, samt fra arkitekturgruppene i Difi og KS. Kr til reiser og møter Det forutsettes at arkivarkitekturen er i overensstemmelse med Difis og KS arkitekturprinsipper. Derfor må representanter for disse delta i arbeidsgruppa.

19 19 Oppgave 11: Dokumentfangst fra e-post (ref. 2014/13) Prioritert i gruppe Arkiv i e-forvaltning. Strategigruppen v/nn (ikke endelig avgjort) Mål 2015 Arbeidsgruppe(r) Budsjett 2015 Oppgaven er en videreføring av oppgave 13 i 2014, som hadde følgende omtale: Dokumentfangst, journalføring og arkivering er ein av dei største utfordringane i både offentleg og privat sektor, aksentuert av kommunikasjonskanaler utanfor arkivtenestene sin kontroll. Den omfattande e-postutvekslinga frå person til person, gjer dette til eit prioritert område som det hastar å få kontroll på. Det foreligger en rapport med forslag til tiltak fra Det er ønskelig å følge opp at Arkivverket setter disse ut i livet. *) Dokumentfangst fra e-post er spilt inn til relevante prosjekter, arenaer og informasjonskanaler Gi innspill på sentrale områder for å sikre god dokumentfangst fra e-post: 1. til revisjon av arkivregelverket 2. til ny Noark-standard 3. til Arkivlabben konkrete tiltak (forutsetter at lab blir opprettet i Arkivverket) 4. til Arkivverkets nettsider konkret informasjon som bør inngå på ressurssiden for Arkivdanning NB! Milepæler ikke fastsattpr avventer reetablering av arbeidsgruppen *) foreslått i 2014 for videreføring i Arkivverket: En ressursside for arkivdanning etableres på Arkivverkets nettsider Et arkivlaboratorium opprettes i Arkivverket Arkivdanning tas inn i Arkivverkets kommende kommunikasjonsstrategi En tilskuddsordning for innovative løsninger opprettes Riksarkivet deltar i digitale satsninger på nasjonalt nivå Riksarkivet tar initiativ til revisjon av gjeldende lovverk og standarder som omhandler arkiv, og identifiserer mangler og endringsbehov knyttet til dokumentfangst. Arbeidsgruppa fra 2014 videreføres med noen endringer. Arbeidet med dette pågår. Kr til møter/reiser

20 20 Oppgave 12: Standardisering av virksomhetsspesifikke metadata Prioritert i gruppe Arkiv i e-forvaltning. Strategigruppen v/hans Fredrik Berg Det har lenge vært klart i Riksarkivet at det er utfordringer med virksomhetsspesifikke metadata i Noark 5. I dag er virksomhetsspesifikkemetadata et element i noen arkivenheter, der det må leveres et eget XML-skjema for disse elementene. Det betyr at det er opp til hver virksomhet og definere hvilke metadata som skal med og strukturen på dem, inkludert navngivning av elementer i skjemaene. For at dette skal være forståelig i framtida, trenger vi en detaljert beskrivelse av hva metadataene betyr, i tillegg til skjemaene. I virksomheter innenfor samme forvaltningsområde kan de samme metadatatypene bli avlevert i ulike strukturer, med ulike navn og ulike beskrivelser. Dette er særlig tydelig for kommunene, hvor de samme tjenesteområdene går igjen i mange kommuner. Det er flere i kommunal sektor som ser dette problemet, og det er blant annet tatt opp i arbeidsgruppen for tjenestegrensesnitt mot Noark 5. Det synes som en god idé at metadata standardiseres i tre nivåer: forvaltningsområdeuavhengige, forvaltningsområdespesifikke og virksomhetsspesifikke metadata. Det er ikke meningen at oppgaven skal inneholde faktisk definisjon av slike metadata, bare hvordan de skal implementeres og forvaltes. Mål 2015 En infrastruktur (organisering) for definisjon og vedlikehold av metadata er etablert. Arbeidsgruppe(r) Budsjett Etablering av arbeidsgruppe (01.07) 1. Workshop om virksomhetsspesifikke metadata og spesialiseringer (01.07) 2. Gjennomgang av mekanismer for spesialisering og organisering av virksomhetsspesifikke metadata i Noark 5 (01.09) 3. Identifikasjon av relevante forvaltningsområder der metadata bør standardiseres (01.09) 4. Organisering av definisjon og vedlikehold av felles metadata, inkludert utpeking av ansvarlige og etablering av arbeidsgrupper (01.11) 5. Etablering av et felles nettsted for definisjonene (nivå2-områder) (01.12) Vil ha betydning for revisjonen av Noark 5 o Revisjon av organiseringen av virksomhetsspesifikke metadata i Noark 5 (ref resultat fra workshop) o Ev. revisjon av mekanismene for spesialiseringer i Noark 5. Samdok oppgave 8 Tjenestegrensesnitt mot Noark 5 o Vil påvirke tjenestegrensesnittet. o Vil trolig medføre en forhåndsannonsert revisjon av tjenestene. Deltakere fra fra Difi, KS, kommuner, statlige etater og relevante leverandører. Gruppen settes sammen når aktørene er samlet til workshop til reiser og møter, inkl. workshop (utvidet arbeidsgruppe). /eof