1 Stemningsrapport fra konferansen Arkiv i e-forvaltning Møteplan for våren Samdok Side 1 av 5. Agenda:

Transkript

1 Agenda: Tilstede: Forfall: Referent: Overordnet mål for møtet: Fortsatt prioritering av temaer Elisabeth Gade (KS / Skedsmo kommune) Hans Fredrik Berg (Riksarkivet) Ole Martin Rønning (LLP/ArbArk) Tor Anton Gaarder (Riksarkivet) Tor Eivind Johansen (KDRS) Vilde Ronge (NA/NRK) Anne Mette Dørum (KS) Gunnar Urtegaard (Riksarkivet) Jan Tore Helle (Bergen Byarkiv) Kari Frodesen (Riksarkivet) Vigdis Stensby (SA Hamar) Hans Fredrik Berg Saksdokumenter: Statusrapporten pr av 5 1 Stemningsrapport fra konferansen Arkiv i e-forvaltning 2013 Alle var enige om at det var et vellykket arrangement, men med ønske om korte pauser mellom innleggene i parallellsesjonene, mer arkivdanning, og mer dybde i enkelte temaer. 2 Møteplan for våren 2014 Følgende møtedatoer ble foreslått: Møtet 28. januar er et fellesmøte for alle delprosjektene i. Gruppen mener at dette bør være et samordningsmøte hvor det avklares hvilke prioriterte temaer som skal arbeides med i de ulike delprosjektene, og hvordan arbeidet med eventuelle overlappende temaer skal organiseres. Dersom det blir anledning, ønsket også strategigruppen en gjennomgang av skissen til prosjekt for etablering av en tjenestemodell for Noark 5. Hans Fredrik kaller inn til møtene.

2 2 av 5 3 Gjennomgang av temaer Gruppen fortsatte gjennomgangen av punktene fra statusrapporten pr Her følger avklaringer, presiseringer og umiddelbare responser (fra forrige møte i rødt, fra dette møtet i blått) på de enkelte punktene. Gruppa begynte med en rask gjennomgang av punktene fra forrige møte. 3.1 Oppsummering av eksterne innspill Dette er ikke nødvendigvis helt dekkende utvalg. Se den komplette lista. 1. Det er betydelige utfordringer knyttet til produksjon, testing og langtidslagring av elektronisk skapt arkivmateriale. - Produksjon: I mange tilfeller er dette knyttet til spørsmålet om arkiv skapt i henhold til Noark-4 kan leveres i Noark 5-format. Det er en utbredt oppfatning, blant annet hos leverandører at det vil være kostnadsbesparende å avlevere alt i Noark 5-format. - Testing: En viktig utfordring er utvikling og distribusjon av testverktøy, både for uttrekk i henhold til Noark-4 og Noark 5. Særlig i kommunal sektor er behovet for koordinasjon og samarbeid stort. - Langtidslagring: Her er det også behov for koordinering og samarbeid. Det er kommet inn ulike signaler på hvorvidt det er tjenlig at Arkivverket utvikler en felles depotordning for hele det offentlige arkiv-norge. Dette ble oppfattet som veldig depot-orientert, og bør prioriteres lavt. 2. Det er ønsker om en revisjon av Noark-standarden for å få den mer i takt med tiden. Det er et utstrakt ønske om involvering fra aktører også utenfor arkivverket. Sist, men ikke minst, ønsker både leverandører og arkivskapere betydelige endringer i godkjenningsordningen for Noark 5-løsninger. Punktet krever en presisering for å kunne prioriteres. 3. I tilbakemeldingene etterlyses større fokus på dokumentfangst fra forskjellige formater, medier og plattformer. Det er fremdeles store utfordringer ved dokumentfangst i enkle formater, som journalføring av e-post og uttrekk fra e-postkasser. Utfordringene med de enkle, men voluminøse arkivdokumentene bør prioriteres. 4. Mellomlangsiktig lagring og den gjeldende deponeringsordningen er et tema som må tas på alvor. Fra kommunalt perspektiv ble dette oppfattet som snevert og statlig orientert. Det er behov for en forskrift om depot, og gruppen forutsetter at det kommer som et resultata av revisjon av. 5. Det er et betydelig behov for å styrke kommunenes bevissthet og kompetanse rundt elektronisk arkivdanning og langtidsbevaring. Det er ønskelig at Arkivverket kan ha en koordinerende rolle i dette. En viktig del av arbeidet må bestå i å spre kompetansen bedre utover i Arkivverket. Dette gjelder ikke bare kommuner. 6. Det er kommet ønsker om at Arkivverket skal bli et felles service- og kompetansesenter for alle aspekter rundt arkiv. Arkivverket bør ha en sentral rolle i utviklingen av kompetanse

3 3 av 5 rundt elektronisk arkiv, dokumentfangst og generell arkivdanning i hele den offentlige forvaltningen. NA ønsker som kjent at arkivdanning burde være under et annet departement. En samling som foreslått her er imidlertid mest ønskelig, og kan være mulig med en re-orientering i Arkivverket mot arkivdanning. Kommunesektoren må være en del av kompetansemiljøet. 7. Revisjon av arkivlov med forskrift anses å være et svært viktig arbeid i tiden som kommer, og det er flere aktører som ønsker å ta aktivt del i dette arbeidet. Gruppen ser ikke at dette er noen naturlig del av delprosjektet, men ønsker å være orientert om og kunne komme med innspill til Arkivverkets arbeid med den. 8. Det er et bredt ønske om mer kontakt med Arkivverket, gjerne på et lavterskelnivå. Jevnlige kontaktmøter og annet etterlyses. 9. Arkivverket bør i større grad benytte seg av best practice i arkivfeltet, blant annet ved å lære av dyktige aktører i privat sektor. Gruppen mener Arkivverket kan ha mye å lære av de høye dokumentasjonskravene i privat sektor. For eksempel bør Arkivverket delta på møtene til AIIM. 10. Det etterlyses et klarere skille mellom Arkivverkets mange roller: Lovforvaltning, utviklingsoppgaver og operative oppgaver. Et klart skille mellom tilsyn og veiledning. Mindre relevant for delprosjektet. 11. Det er ønskelig at Arkivverket skal ha raskere saksbehandling og bedre informasjon om vedtak som berører kommunal sektor. Alle er enige i dette, men finner det mindre relevant for delprosjektet. 12. Stiftelsen Asta ønsker seg et samarbeid med Riksarkivet om elektronisk arkiv, produksjon av uttrekk, med mer. Mindre relevant for delprosjektet. 13. Nytt tema: Big data. Skal vi ta vare på alt, og utforske det med big data -teknikker? Virkemiddel for komplett arkivdanning. Vi ønsker at arkivet skal inneholde alt det som skal arkiveres, og bare det! Ikke alle var enige i at dette er forenlig. 3.2 Mulige fokusområder og prioriteringer 1. Revisjon av Arkivlov med forskrift. Se forrige kapittel. 2. Levering av Noark-4 på Noark 5-format. KS mener det ikke er relevant for gruppa. Uttrekk fra N4-systemer bør kunne leveres på N5- format. Dette vurderes i et allerede igangsatt prosjekt i Riksarkivet. Det bør utarbeides en Veiledning om ordning før uttrekk. Jf. kvalitetsprosjektet til HiOA m.fl. 3. Funksjonell klassifikasjon. KS og NA: Det viktigste nå er å få på plass BK-reglene og veilederen til disse. Er det i det hele tatt behov for et klassifikasjonsskjema? Dette bør ikke prioriteres høyt. Dette ble diskutert videre i dagens møte, men ikke avgrenset til klassifikasjon, bl.a. i lys av økende grad av samhandling mellom organer og generelt større fokus på virksomhets-

4 4 av 5 prosessene. Gruppa konkluderte med at i det bredere perspektivet er dette likevel er svært relevant for Arkiv i e-forvaltning. 4. Multiproveniens. Hvem er arkivskaper? Standardisering og beste praksis. (Spørsmålet om multiproveniens og arkivdanning etter funksjon henger sammen. Det kan argumenteres for at det er viktigere å holde sammen dokumenter som har oppstått pga samme funksjon, enn dokumenter som er skapt i samme organ. For mange er det mer logisk å ta utgangspunkt i funksjonen når en søker etter dokumenter, enn i organisasjon/arkivskaper.) Dette eksisterer allerede. Hva gjør vi med dette? Hvilke krav skal RA stille for å sikre god arkivdanning og avlevering? Ikke i vårt fokus. Gjelder også en del kommunesamarbeid (vertskommunesamarbeid). Det finnes en veiledning om arkiv i interkommunalt samarbeid. Er dette et punkt for kommunegruppa? 5. Deponeringsordningen. Utrede alternativer for overføring til depot. Inkludert inndeling (periodisering, hva deponeres/avleveres når, f.eks. når sak avsluttes), tidlig integritetskontroll (umiddelbar overføring av sjekksum for dokumenter, journalposter, mapper, etc.). Mellomlangsiktig lagring (MLL). Først må vi vite hva vi har, lengt ned på lista for NA. Viktig i det store bildet fra arkivet er avsluttet til det er godkjent i depot. Ikke bare på deponeringsordningen men dokumentenes livssyklus. Jf punkt 4.4. En sak for kommunegruppa? 6. Sentralisering av journal/arkivsystem. Inkludert det mest ekstreme, felles nasjonalt system. (Arkiv som skytjenester nytt punkt). IT-arkitektur. Interessant. 7. Utvikling av arkivkjerne som felleskomponent. Tas inn i pkt Etablering av Noark 5 tjenestegrensesnitt. Tas inn i pkt Arkivstrukturer og standarder (Noark 5, MoReq2010, andre). Inkludert representasjon, uttrekksmekanismer og leveringsformat (Noark 5, MoReq2010, tabeller). Det gjelder også andre standarder ISO m.fl. 10. Dokumentfangst, arkivering, uttrekk og bevaring av Strukturer, representasjon, uttrekksmekanismer og leveringsformat for arkivmateriale som ikke er arkivdokumenter (records), f.eks. informasjonsdatabaser, filkatalogstrukturer, e-post (er i sin natur records), nettsteder (inkludert intranett med saksgang, diskusjonsgrupper, arbeidsrom m.m.). Inkludert spesielle nettjenester som de mest populære sosiale medier. Leveringsformat for komplekse strukturer som regneark, bygningsinformasjonsmodeller. Dokumentinterne eller eksterne metadata. Dette er like aktuelt for innsamling (dokumentfangst)!!! NB! Husk skjemaer! 11. Dokumentfangst av komplekse strukturer, lyd, bilde, video, applikasjoner (læringsprogrammer, interaktive fortellinger, dynamiske presentasjoner osv.) Inngår i pkt Samhandling, dokumentfangst, arkivering, uttrekk og bevaring. Semantisk interoperabilitet mellom arkiver (data fra ulike fagsystemer og sakarkiv, og mellom versjoner av standarder m.m.). Utrede mulighet for å benytte SERES e.l. i våre metadatamodeller. I det minste ta i bruk felles nasjonale identifikatorer (personnr, orgnr, matrikkel,...). Harmonisering av begrepsbruk i arkivuttrekk. Samordning med internasjonale standarder. 13. Uttrekks- og SIP-produksjonsverktøy (ESSArch Tools, Arkadukt). Testverktøy til arkivskaperne/depotene (Arkade, ArkN4, ArkN5, andre), filformatkonverterings- og verifikasjonsprogrammer. Svært ønskelig med distribusjon av verktøy til depoter og arkivskapere.

5 5 av Dokumentfangst fra elektroniske tjenester og elektronisk kommunikasjon (Altinn, Meldingsboks, SvarUt kanskje irrelevant her, det store antallet elektroniske tjenester i etater, kommuner, organisasjoner, firmaer) Dette er dokumentfangst! NB! Journalføring. 15. Sikker informasjonsutveksling. Kartlegge og anbefale løsninger (BEST, andre) SvarUt, digital postkasse, osv. 16. Løsninger for sonedelte nett (sikker sone for sensitive data). Må det være ett arkivsystem i hver sone? Ulike teknologiske løsninger er mulige, er dette et tema for oss? 17. Tilgjengeliggjøring og gjenbruk av arkivmateriale (fra arkivdanning til depot) som åpne data. Publisere metadatabeskrivelser (for eksempel fra Noark) på data.norge.no. Kan ASTA brukes til noe her? I alle fall viktig for Arkivverket. Også interne åpne data. 18. Juridiske og økonomiske konsekvenser av at Arkivverket påtar seg rollen som produsent av arkivuttrekk og overtar eierskap og forvaltningsansvar tidligere. Hører kanskje hjemme under deponeringsordningen. Ja. 19. Utvidet ordning (sikring av konsistens) av elektroniske arkiver (parallell til ordning av papirarkiver) før produksjon av arkivuttrekk. Se verktøy i pkt Gjennomgang av godkjenningsordningen for Noark. Dette er RAs oppgave. 21. Vurdere om det ville være hensiktmessig med et klarere skille mellom et produksjonssystem (med løpende journalføring og dokumentfangst) og et rent arkivsystem (med avsluttede saker), jf. skillet mellom e-diarium og e-arkiv i Sverige. Et rent arkivsystem skal kun inneholde funksjonalitet for søking, visning og opprettholdelse av autentisitet og integritet (evt. med funksjonalitet for bevaring/kassasjon og avgradering). Et rent arkivsystem kan brukes både av arkivskaper (for "mellomlangsiktig" lagring) og arkivdepot. Det ville også kunne forenkle periodisering. Det må fremdeles sikres sammenheng fra saksbehandling, journalføring og arkivering. Én måte er å ha det i Noark, men det kan også finnes i andre regelverk. 22. Undersøke i hvilken grad det finnes "records" i databaser. Rader og felter fra tabeller kan utgjøre dokumenter. (I Moreq2010 finnes en illustrasjon av dette på side 513, figur 301c). I så fall må det stilles krav om integritet og autentisitet også til denne type dokumenter. Ser ikke tydelig relevansen for denne gruppa. 23. Revisjon og videreutvikling av selve Noark-standarden. I det videre arbeidet med standarden er det viktig både å få innspill fra bred front, men også søke å bringe inn nye bidragsytere. Kan det være aktuelt med et Noark-seminar til vinteren for å starte dette arbeidet? Hører hjemme under rev. av Noark. NB! Noark og regelverket er verktøy for de som skal sørge for god arkivdanning. 24. Samarbeid på tvers. Etablere bedre kontakt mellom teoretikere (bl.a. regelutformerne) og praktikere. 25. Synlighet. Teknologi og holdninger/kultur. Vanskelig å nå fram i media. Vi må synliggjøre vår kompetanse. Tema 28. januar. Vi må bli bedre på kommunikasjon.