Revisjonsrapport forvaltningsrevisjon Mål- og resultatstyring av regionale utviklingsmidler Sør-Trøndelag fylkeskommune

Transkript

1 Revisjonsrapport forvaltningsrevisjon Mål- og resultatstyring av regionale utviklingsmidler Sør-Trøndelag fylkeskommune Mai 2006

2 Forord Denne forvaltningsrevisjonen er gjennomført på oppdrag av Sør-Trøndelag fylkeskommunes kontrollutvalg i perioden Undersøkelsen er også et ledd i fylkesutvalgets vedtak i sak 16/2006 om at de ønsket en evaluering av de regionale utviklingsmidlene. Undersøkelsen er utført i henhold til NKRFs standard for forvaltningsrevisjon, RSK 001. Revisjon Midt-Norge IKS vil takke alle som har bidratt konstruktivt med informasjon i undersøkelsen. Trondheim, Anna Ølnes Ansvarlig forvaltningsrevisor Inger Johanne Flønes Prosjektmedarbeider 1

3 0) Sammendrag Kontrollutvalget vedtok i sak 73/2005 å i verksette bestilling av et forvaltningsrevisjonsprosjekt rettet mot regionale tilskuddsmidler. Samtidig har det vært en prosess i fylkeskommunens øvrige politiske organer for å sette i gang en evaluering av de regionale utviklingsmidlene. Fylkesutvalget fattet i sak 16/2006 vedtak om at det skal foretas en uavhengig evaluering av bruken av de regionale utviklingsmidlene, og at evalueringen skal utføres som forvaltningsrevisjon. Utforming av undersøkelsesopplegg har skjedd dialog med kontrollutvalgets sekretariat, i tillegg til at Enhet for regional utvikling har gitt innspill til undersøkelsesopplegg. Problemstilling for undersøkelsen har vært følgende: Har fylkeskommunen et styringssystem som sikrer at målene i fylkesplanen og handlingsprogrammet er styrende ved tildeling og resultatoppfølging av de regionale utviklingsmidlene? Revisjonskriteriene er utledet med utgangspunkt i ansvarsreformen, der fylkeskommunen ble gitt større frihet, ansvar og myndighet for de regionale utviklingsmidlene under forutsetning av at det utarbeides et system for styring basert på egne mål og resultatkrav (jfr. St.prp. 1 ( ). I Strategiplanen, med budsjett for 2003, ble det slått fast at fylkeskommunen, sammen med det regionale partnerskapet, skal utvikle et styringssystem for disponering av midlene. Mål- og resultatkravene skulle dessuten sees i sammenheng med kravene i fylkeskommunens eget BMS-system (balansert målstyring). Kriteriene som vurderinger har vært gjort etter har vært: 1) STFK har et mål- og resultatstyringssystem som sikrer at målene i fylkesplanen (FP) og handlingsprogrammet (HP) er styrende for tildeling og oppfølging av regionale utviklingsmidler. a) Styringssystem på fylkesnivå gir føringer for tildeling og resultatrapportering av utviklingsmidler i tråd med målene. b) Styringssystem på enhetsnivå gir føringer for tildeling av utviklingsmidler i tråd med målene c) Nøkkelpersoner har felles forståelse av hva som er mål- og resultatstyringssystemet for tildeling og oppfølging av regionale utviklingsmidler 2) Arbeidsprosesser i forvaltning av regionale utviklingsmidler sikrer at målene i FP og HP blir ivaretatt ved tildeling av regionale utviklingsmidler. a) Det er utarbeidet felles rutiner som sikrer målstyring av tildeling og oppfølging av de utviklingsmidlene. b) Nøkkelpersoner og saksbehandlere har felles forståelse for hvordan rutinene skal praktiseres Datamaterialet som ligger grunn for vurderinger og konklusjoner er samlet inn gjennom dokumentgjennomgang og intervju med nøkkelpersoner. Til sammen er det foretatt intervju med 12 informanter. Hovedkonklusjonen er at fylkesplanen og samhandlingsprogrammet med mål og tiltak gjelder som mål- og resultatstyringssystem for de regionale utviklingsmidlene. Det er klart nedfelt i fylkeskommunens styringsdokumenter og nøkkelpersoners bevissthet at det er fylkesplanen målsettinger som gjelder for tildeling av regionale utviklingsmidler. 2

4 Det målsystemet som er beskrevet i fylkesplanen er godt egnet til å tildele midler etter. Etter revisors vurdering er mål- og strategibeskrivelsene i fylkesplanen og samhandlingsprogrammet for lite konkretiserte med kriterier og måleindikatorer til at de kan fungere som resultatstyringssystem. Fylkeskommunens interne mål- og resultatstyringssystem BMS kan fungere som et egnet verktøy for målog resultatoppfølging av arbeidsprosesser internt i fylkeskommunen og eksternt i forhold til partnerskapet i forhold til forvaltning av de regionale utviklingsmidlene. Pr. i dag kan dette systemet utvikles videre i den sammenheng, men den viktigste hindringen mot det er at de ansatte er fremmed for å bruke det. Fylkeskommunen har rutiner og systemer til hjelp i saksbehandlingen av de regionale utviklingsmidlene, men de er ikke godt nok tilpasset den nye rollen og de nye arbeidsprosessene som saksbehandlerne har. Endra arbeidssituasjon og mer aktiv og utfordrende rolle har skapt et behov for tilpassa og støttende rutiner. Dette gjelder også prosedyrer rundt rapporteringssystem og saksbehandlingssystem. Det kan virke som at kommunikasjonslinjene fra saksbehandler via administrativ ledelse til politisk ledelse også må gjennomgås og gjøres tydeligere. 3

5 0) SAMMENDRAG INNLEDNING OG BAKGRUNN FOR UNDERSØKELSEN BAKGRUNN REGIONALE UTVIKLINGSMIDLER PRINSIPPER OG BEGREPSAVKLARINGER REVISJONSKRITERIER OG PROBLEMSTILLING REVISJONSKRITERIER GJENNOMFØRING OG METODE GIR STYRINGSSYSTEM PÅ FYLKESNIVÅ FØRINGER FOR TILDELING OG OPPFØLGING AV REGIONALE UTVIKLINGSMIDLER ER DOKUMENTER PÅ FYLKESNIVÅ STYRENDE FOR TILDELING AV REGIONALE UTVIKLINGSMIDLER? NØKKELPERSONER OM STYRINGSSYSTEMENE PÅ FYLKESNIVÅ DOKUMENTER PÅ ENHETSNIVÅ ER STYRENDE FOR TILDELING OG OPPFØLGING AV DE REGIONALE UTVIKLINGSMIDLENE REVISORS VURDERING AV STYRINGSSYSTEM PÅ FYLKESNIVÅ SIKRER RUTINER MÅLSTYRING AV REGIONALE UTVIKLINGSMIDLER SØRGER RUTINER FOR SAKSBEHANDLINGEN RUNDT TILDELING OG OPPFØLGING AV DE REGIONALE UTVIKLINGSMIDLENE FOR AT FYLKESPLANENS MÅLSETTINGER BLIR FULGT OPP NØKKELPERSONERS VURDERING AV RUTINER FOR SAKSBEHANDLING AV RU-MIDLER REVISORS VURDERING KONKLUSJON

6 1 Innledning og bakgrunn for undersøkelsen 1.1 Bakgrunn Fylkeskommunen disponer betydelige midler for tilskudd til ulike satsinger og aktiviteter i regionen. De regionale utviklingsmidlene er eksempel på slike midler. Fra 2003 fikk fylkeskommunene større myndighet til å disponere disse midlene i tråd med fylkeskommunens målsettinger for regionen. Kommunal og regionaldepartementet (KRD) stiller fortsatt krav om at midlene skal anvendes til tiltak innenfor fylkesplanens mål og strategier. Styrkingen av fylkeskommunens myndighet over midlene kom som resultat av det som er blitt kalt ansvarsreformen i 2002, der fylkeskommunens rolle som regional utviklingsaktør ble styrket. Forvaltningsrevisjonen er et oppdrag for kontrollutvalget. I sak 73/2005vedtok kontrollutvalget i fylkeskommunen å i verksette bestilling av et forvaltningsrevisjonsprosjekt rettet mot regionale tilskuddsmidler. Samtidig har det vært en prosess i fylkeskommunens øvrige politiske organer for å få til en evaluering av de regionale utviklingsmidlene. Fylkesutvalget fattet i sak 16/2006 vedtak om at det skal foretas en uavhengig evaluering av bruken av de regionale utviklingsmidlene, og at evalueringen skal utføres som forvaltningsrevisjon. I utgangspunktet var det ønske om en evaluering av resultatene av prosjektene, både ut fra de målene prosjektene har satt seg, og om de har bidratt til å realisere målene i fylkesplanens satsingsområder. I dialogen mellom Enhet for regional utvikling (Regut) i fylkeskommunen, KonSek og Revisjon Midt- Norge har det blitt konkludert med at en slik evaluering som fylkesutvalget ønsker seg vil være en omfattende og kompleks sak, og vanskelig å gjennomføre innenfor den tidsrammen som fylkesutvalget har satt (juni 2006). Revisor har, i dialog med nøkkelpersoner i fylkeskommunen og KonSek, kommet fram til at prosjektet i første omgang evaluerer fylkeskommunens forvaltning av de regionale utviklingsmidlene internt, og at et mulig oppfølgingsprosjekt kan være resultatevaluering av utviklingsmidlene. I den sammenhengen kan det også være aktuelt å se på bedriftsretta midler i forhold til tiltaksretta midler. I første omgang settes søkelyset på hvordan det internt blir lagt til rette for at Sør-Trøndelag fylkeskommune disponerer de regionale utviklingsmidlene i tråd med intensjonen. Revisjon Midt-Norge fikk brev fra KonSek der de på vegne av kontrollutvalget ba om å få utført en forvaltningsrevisjon med følgende utgangspunkt: Anvendes regionale tilskuddsmidler i tråd med vedtatte retningslinjer og fylkeskommunale målsettinger? - Er utvalg og gjennomføring av prosjekt i tråd med overordna målsettinger? - Sikrer rutiner for tildeling og oppfølging tilfredsstillende resultatoppnåelse? Utover dette fikk revisor i oppdrag å utforme opplegg og problemstillinger for undersøkelsen. 1.2 Regionale utviklingsmidler prinsipper og begrepsavklaringer. De regionale utviklingsmidlene som er blitt undersøkt i denne forvaltningsrevisjonen er de midlene som inngår i Statsbudsjettets kapittel 551 post 60. De regionale utviklingsmidlene er et virkemiddel for regjeringen for å nå de overordna målsettingene med distrikts- og regionalpolitikken. Disse målene er beskrevet i St.prp. nr. 1. Som følge av Stortingets vedtak om Statsbudsjettet tildeler KRD en ramme til fylkeskommunene hvert år, som skal finansiere aktiviteter innenfor gitte hovedmål det aktuelle året. Disse målene varierer med skiftende politiske og den aktuelle regjeringens hovedmål for distrikts- og regionalpolitikken gjeldende år. Fra 2003 ble fylkeskommunen gitt et friere ansvar for å disponere midlene sammen med partnerskapet. - MÅL- OG RESULTATSTYRING AV REGIONALE UTVIKLINGSMIDLER- 5

7 Tabell 1 Bruken av regionale utviklingsmidler i 2005 (i 1000 kr) Sum ramme Bedriftsretta tiltak IN Kommunale næringsfond Til fordeling STFK BliLyst Interreg AquaReg Trøndelag reiseliv Til fri disposisjon Rammen som Sør-Trøndelag fylkeskommune får fra KRD fordeles på Bedriftsretta tiltak, Kommunale næringsfond og midler som STFK fordeler selv. De midlene STFK hadde til fordeling i 2005 gikk til programområdene Blilyst, Interreg, Aquareg og Trøndersk reiseliv (tabell 1). Midlene for øvrig ble fordelt på programområdene verdiskaping og innovasjon, utdanning og forskning, mat og matproduksjon, energi, infrastruktur og bolyst (fig. 1). Utgangspunktet for Revisjon Midt-Norges undersøkelse har vært midlene som STFK fordeler. Figur 1 Fordeling av STFKs ramme 2005 KRD stiller som nevnt krav om at de regionale utviklingsmidlene skal fordeles i tråd fylkesplanens målsettinger og i dialog med partnerskapet. Partnerskapet er de aktørene, som sammen med fylkeskommunen, er sentrale for å få til ønsket utvikling i regionene. Dette er Innovasjon Norge (tidligere Statens nærings- og distriktsutviklingsfond), SIVA, fylkesmannen og kommunene, samt viktige aktører innen privat og offentlig nærings- og kulturliv og kompetanseorganisasjoner. - MÅL- OG RESULTATSTYRING AV REGIONALE UTVIKLINGSMIDLER- 6

8 Figur 2: Felles fylkesplan for Trøndelag. Seks satsingsområder De seks satsingsområdene verdiskaping og innovasjon; utdanning og forskning; mat og matproduksjon; infrastruktur, bolyst skal danne utgangspunkt for utviklingen i regionen (fig. 2). 2 Revisjonskriterier og problemstilling Fokus for denne undersøkelsen har vært på om fylkeskommunen internt har lagt til rette for at de regionale utviklingsmidlene disponeres slik at resultatene av midlene blir i tråd med fylkeskommunens målsettinger og strategier. Forutsetning for at fylkeskommunen skal bli gitt større frihet, ansvar og myndighet var at fylkeskommunen utarbeider et system for styring basert på egne mål og resultatkrav (jfr. St.prp. 1 ( ). I Strategiplanen, med budsjett for 2003, ble det slått fast at fylkeskommunen, sammen med det regionale partnerskapet, skal utvikle et styringssystem for disponering av midlene. Mål- og resultatkravene skulle dessuten sees i sammenheng med kravene i fylkeskommunens eget BMSsystem (balansert målstyring). Fylkeskommunen skulle komme tilbake med sak om dette. Problemstillingen i undersøkelsen har vært: Har fylkeskommunen et styringssystem som sikrer at målene i fylkesplanen og handlingsprogrammet er styrende ved tildeling og resultatoppfølging av de regionale utviklingsmidlene? 2.1 Revisjonskriterier 1) STFK har et mål- og resultatstyringssystem som sikrer at målene i fylkesplanen (FP) og handlingsprogrammet (HP) er styrende for tildeling og oppfølging av regionale utviklingsmidler. a) Styringssystem på fylkesnivå gir føringer for tildeling og resultatrapportering av utviklingsmidler i tråd med målene. - MÅL- OG RESULTATSTYRING AV REGIONALE UTVIKLINGSMIDLER- 7

9 b) Styringssystem på enhetsnivå gir føringer for tildeling av utviklingsmidler i tråd med målene c) Nøkkelpersoner har felles forståelse av hva som er mål- og resultatstyringssystemet for tildeling og oppfølging av regionale utviklingsmidler 2) Arbeidsprosesser i forvaltning av regionale utviklingsmidler sikrer at målene i FP og HP blir ivaretatt ved tildeling av regionale utviklingsmidler. a) Det er utarbeidet felles rutiner som sikrer målstyring av tildeling og oppfølging av de utviklingsmidlene. b) Nøkkelpersoner og saksbehandlere har felles forståelse for hvordan rutinene skal praktiseres 3 Gjennomføring og metode Denne forvaltningsrevisjonen er gjennomført i henhold NKRFs Standard for forvaltningsrevisjon, som er gjeldende standard for god kommunal revisjonskikk i forvaltningsrevisjon i kommunesektoren. To medarbeidere har gjennomført undersøkelsen og en styringsgruppe har kvalitetssikret prosjektplan og prosjektrapporten. I tillegg har det vært tett kontakt med ressurspersoner i Regut i utformingsfasen av prosjektet. Datamaterialet som ligger grunn for vurderinger og konklusjoner er samlet inn gjennom dokumentgjennomgang og intervju. Dokumenter som er brukt er St.prp. 1 (statsbudsjettet) hvert år fra , tildelingsbrev fra KRD fra samme årene, og strategiplan for STFK med budsjett og årsrapport for årene Disse dokumentene er kilder for revisjonskriterier. Styringsdokumenter på ulike nivå i fylkeskommunen har vært gjennomgått og analysert med tanke på analyse og vurdering av mål- og resultatstyringssystem for de regionale utviklingsmidlene, det samme har tildelingsbrev, rapporter og oppfølgingsdokumenter i tilknytning til tildeling og oppfølging av midler. I forhold til det siste har revisor gått gjennom 14 tilfeldig valgte saker fra årene 2003 og 2004 i DocuLive og rapporteringssystemet RAPP Det er gjennomført intervju med 12 personer i fylkeskommunen, hvorav to ledere og ti saksbehandlere. En henvendelse gikk ut til samtlige som hadde vært saksbehandlere av regionale utviklingsmidler i 2003 og Noen av disse har sluttet siden den gang, eller var av andre grunner ikke tilgjengelige for intervju. Det ble utarbeidet en intervjuguide for ledere og en for saksbehandlere. Intervjuene ble gjennomført som besøksintervju. Referat er skrevet fra alle intervjuene. Alle fikk anledning til å verifisere referatene, og ni har gjort det. Et rapportutkast ble sendt på høring den 4.5.med høringsfrist den Det har kommet høringssvar fra STFK på e-post datert I tilegg til noen redaksjonelle kommentarer er det stilt noen spørsmål til eventuell oppfølging og tidsramme for det. Dette vil eventuelt bli avklart med kontrollutvalget og øvrige aktører i fylkeskommunen. 4 Gir styringssystem på fylkesnivå føringer for tildeling og oppfølging av regionale utviklingsmidler I dette kapitlet presenteres resultat fra dokument gjennomgang og intervju om det finnes mål og styringssystem som styrer tildeling og oppfølging av de regionale utviklingsmidlene. - MÅL- OG RESULTATSTYRING AV REGIONALE UTVIKLINGSMIDLER- 8

10 4.1 Er dokumenter på fylkesnivå styrende for tildeling av regionale utviklingsmidler? Dokumentene som er gjennomgått er saker som fylkesrådmannen har lagt fram for politisk behandling fra , tidligere og gjeldende fylkesplan med handlingsprogram (gjeldende samhandlingsprogram), strategiplan med årsrapporter i den samme perioden og balansert målstyring (BMS) Saker til politisk behandling I strategidokumentet for 2003 gikk det fram at et mål- og resultatstyringssystem skulle til politisk behandling i januar Fylkesrådmannen la fram en sak i fylkestinget i januar 2003, FT-sak 01/2003 der det ble orientert om et opplegg for mål- og resultatstyringssystem for bruken av de regionale utviklingsmidlene. Fylkesrådmannen tilrådde i denne saken at det for STFK ble utarbeidet et fleksibelt system, som kan endres og tilpasses neste fylkesplanperiode. Sak 01/2003 hadde ingen innstilling, og det ble vist til at komiteen (daværende fylkestingkomité 1, senere nærings- og kulturkomiteen) skulle ha saken til behandling. Neste sak som var lagt fram for politisk behandling av prinsipper for forvaltning av regionale utviklingsmidler var i FT-sak 02/2004, om lag et år etterpå. Her ble prinsippene for fordeling av regionale utviklingsmidler drøftet, og det ble pekt på at tildeling av regionale utviklingsmidler må ta utgangspunkt i prioriterte vedtak knyttet til ny fylkesplan, strategiplanen og årsbudsjett. I saksframlegget ble prinsippene for forvaltning av de regionale utviklingsmidlene drøftet, men mål- og resultatsystem utover det ble ikke berørt. Neste politiske sak der de regionale utviklingsmidlene ble behandlet var i FT- sak 49/2004. Da gjaldt saken rapportering av bruken av midlene i Fylkestinget fattet blant annet vedtak om at det skulle utarbeides et forslag til framtidig forvaltningsregime for bruken av de regionale utviklingsmidlene, og at rådmannen løpende skulle rapportere om disponeringen av midlene. I 2005 hadde fylkestinget til behandling en sak som gjaldt vedtekter og fullmakter når det gjelder de regionale utviklingsmidlene (FT-sak 6/2005). Her ble det vedtatt at fylkesutvalget skal ha avgjørelsesmyndighet i bevilgninger som belastes de regionale utviklingsmidlene innenfor de rammer fylkestinget fastlegger, og at fylkesrådmannen skal ha fullmakt til å fatte vedtak om bevilgning som ikke overskrider ,-, og der tiltaket er innenfor de programmene som er vedtatt. Bruken av de regionale utviklingsmidlene skulle jevnlig rapporteres til fylkesutvalget på bakgrunn av føringer fra vedtatt fylkesplan og strategiplan. Tilsvarende rapportering skal også gis til nærings- og kulturkomiteen. Hvert år skal det framlegges for fylkestinget en samlet rapport for bruken av regionale utviklingsmidler. Siste gang prinsipper om fordeling av regionale utviklingsmidler var oppe til politisk drøfting var i fylkesutvalgets sak 06/2006 Fordeling av regionale utviklingsmidler I tilknytning til saken ble det vedtatt at frie midler skal disponeres i henhold til gjeldende delegasjonsfullmakter, og nærings- og kulturkomiteen ved komiteens leder skal involveres aktivt i dette arbeidet. I FT-sak 06/2005 ble det vedtatt at bruken av de regionale utviklingsmidlene jevnlig skal rapporteres til fylkesutvalget, og at komiteen for næringsutvikling og kultur skal ha tilsvarende rapportering. I 2006 har Nærings- og kulturkomiteen fått seg forelagt to rapporter om regional utvikling. I disse rapportene oppsummeres status for regional utvikling, inklusive tiltak innenfor post Det rapporteres på programmer innenfor hvert satsingsområde i fylkesplanen. I figuren nedenfor vises eksempel på hvordan det rapporteres på et av satsingsområdene, i 2. rapportering i Verdiskaping og innovasjon Status for OECD-prosjektet - MÅL- OG RESULTATSTYRING AV REGIONALE UTVIKLINGSMIDLER- 9

11 Kartleggingen av "De høyere utdanningsinstitusjoners bidrag til regional utvikling" er laget i form av en rapport som snart foreligger ferdig for oversendelse til OECD. Hovedbidragsytere er NTNU, HiST, HiNT, STFK, NTFK og Trondheim kommune. Rapporten kartlegger utdanningsinstitusjonenes bidrag og alle deres forgreninger og knoppskytinger som driver med innovasjon, gründerstøtte, etc. på forskningens område, undervisning, sosiale og kulturelle bidrag. I rapporten anvises også måter dette arbeidet kan styrkes på. I uke 7 kommer en ekspertgruppe fra OECD som skal samtale med en lang rekke aktører her i Midt-Norge om disse temaene og på den måten utdype rapporten. Ekspertgruppen vil så avfatte et materiale som skal samordnes med de andre regionenes bidrag fra de fleste verdenshjørner. Resultatet av dette skal foreligge mot slutten av RIS-Trøndelag Analysefasen i prosjektet planlegges. I denne fasen samles eksisterende litteratur om innovasjonssystemer og prosjekt i regionen, det vil bli gjennomført en spørreundersøkelse, og intervjuer med bedrifter og andre innovasjonsaktører. Hensikten er å kartlegge behov og tilfredsheten med aktørene og samarbeidet som eksisterer. Dette vil danne et godt grunnlag for videre arbeid med tiltak og strategier. NCE Norwegian Centres of Expertise. Nytt program for vekstkraftige og internasjonalt orienterte næringsklynger i Norge. Spisstilbud til grupperinger av bedrifter og deres støttespillere innenfor regionale klyngedannelser. De mest modne og vekstkraftige klynger, tung og langsiktig støtte, stor fokus på internasjonalisering. Hovedmålgruppen er bedriftene, men FoU og utdanningsmiljøer som bidrar til å utvikle klyngen må være med. Søknadsfrist på første utlysning var av totalt 24 søknader er fra Trøndelag: Skognæringa i Trøndelag Norsk silisiumklynge Instrumenteringsklyngen i Trøndelag Water Technology Intergrated operations Undervannsrørledninger og transportsystemer. En prioritert liste over søkerne vil foreligge Det vil bli viktig og en utfordring for fylkeskommunen å følge opp dette arbeidet, bl.a. gjennom Innovasjonsteam Trøndelag. Innflagging Trøndelag Fredag 17. mars ble foreningen Innflagging Trøndelag stiftet. Trøndelag består nå av 14 eiere: begge fylkeskommunene, Trondheim kommune, NTNU, Fokus Bank, Sparebank1 Midt Norge, Innherred Vekst, Stjørdal kommune, Melhus kommune, Skaun kommune, Orkdal kommune, Hitra kommune og Frøya kommune. Under møtet ble det også valgt nytt styre for foreningen. Styret består av: Morten Loktu (Statoil) styreleder, Berit Rian (Fokus bank), Vibeke Forås (Sparebank1 Midt Norge), Marit Arnstad (Advokatfirmaet Schøidt), Svein Larsen (Innherred Vekst), Kjell M. Risvik (Google), Kaare M. Gisvold (Pertra). Regional filmsatsing Viser til fylkestingets behandling av sak vedr. rapport fra kultur- og kirkedepartementet Kartlegging og vurdering av utviklingen i den norske filmbransjen, med forslag om etablering av et fond for toppfinansiering av spillefilm i Midt- Norge. En felles høringsuttalelse utarbeidet av Midtnorsk Filmsenter vil bli sendt fra STFK, Nord-Trøndelag fylkeskommune og Trondheim kommune innen fristen 21.mars STFK arbeider videre med å framskaffe finansiering av 1 mill kr til toppfinansiering av spillefilm og TV-serier i Midt-Norge i 2006 sammen med Nord-Trøndelag fylkeskommune og Trondheim kommune. Midlene vil overføres til Midtnorsk Filmsenter som midlertidig forvalter midlene som støtte til konkrete prosjekter innen spillefilm og TV-serier i Fylkesrådmannen vil komme tilbake med egen sak om formell etablering av et regionalt filmfond i forbindelse med strategiplan for Den første rapporteringen inneholdt rapporter på noen flere programområder innenfor dette saksområdet enn de som er nevnt ovenfor. I innledningen i rapportdokumentet viser fylkesrådmannen til at det gjennom denne rapporten er et ønske om å holde Nærings- og kulturkomiteen orientert om aktuelle saker som berører komiteens arbeidsfelt. For å synliggjøre sammenhengen med innsatsområdene i Felles fylkesplan, følger denne rapporten samme inndeling. I tillegg er det satt av plass til tema av mer generell karakter, og en kalender som viser planlagte aktiviteter framover. - MÅL- OG RESULTATSTYRING AV REGIONALE UTVIKLINGSMIDLER- 10

12 4.1.2 Fylkesplanen og handlingsprogrammet (samhandlingsprogrammet) Fylkesplanen for ble prolongert fram til og med Planen angir fire satsingsområder med delmål, hovedtiltak og operasjonaliserte tiltak i perioden. Dessuten er det fastsatt hvem som ansvar for hvert av hovedtiltakene og samarbeidspartnere. 1) Livskvalitet i en endringstid a. barn og unge b. offentlig virksomhet i samspill og dialog med innbyggere, brukere, foreninger og lag c. utvikling av offentlig forvaltnings- og tjenesteapparat 2) Arbeidsliv, kompetanse og næringsutvikling a. IKT b. marine næringer c. naturgass og olje d. reiseliv e. landbruk f. innovasjon g. internasjonalisering og markedsføring av regionen h. kompetanse og rekruttering i. bærekraftig utvikling 3) Arealbruk, ressursforvaltning og fysisk infrastruktur a. forvaltning av naturressurser b. miljø- og ressursvennlig arealforvaltning c. helhetlige og ressursvennlige transportsystemer d. kystsoneforvaltning e. energi og miljø 4) Regional utvikling og regionalt samarbeid a. regionalt samarbeid b. kulturell identitet og lokalsamfunnsutvikling I Handlingsprogrammet ( ) er målene konkretisert ned til operasjonaliserte tiltak Gjeldende fylkesplan er en felles fylkesplan for begge Trøndelagsfylkene og Trondheim kommune. Samhandlingsprogrammet, som er et felles handlingsprogram, gjelder for de samme samarbeidspartnerne. Denne fylkesplanen har seks satsingsområder, som består av delmål og strategier: 1) Verdiskaping og innovasjon a. kreativitet og kunst skal bidra til utvikling og verdiskaping b. verdiskapingspotensialet av regionens kulturelle aktivitet skal utnyttes gjennom satsing på opplevelsesnæringer c. økt internasjonalisering av trøndersk næringsliv d. etablere utviklingsarenaer for innovasjon og kommersialisering e. økt verdiskaping gjennom satsing på entreprenørskap i utdanning og arbeidsliv, økt kommersialisering av forskningsresultater og andre forretningsideer og tilgang på risikokapital f. utnytting av verdiene i regionens areal- og miljømessige fortrinn 2) Forskning og utdanning a. Trøndelag framstår som en attraktiv region å studere, forske og bo i b. utdanningstilbudet skal ivareta samfunnets og den enkeltes kompetansebehov, en opplæring hvor alle opplever likeverdighet, helhet og sammenheng. 3) Mat og matproduksjon a. utnytting av jordbrukets muligheter og ressurser b. Trøndelag skal være Norges (verdens) viktigste og mest nyskapende havbruksregion, - MÅL- OG RESULTATSTYRING AV REGIONALE UTVIKLINGSMIDLER- 11

13 c. sikre matproduksjonen gode internasjonale markedsforhold, d. sikre rekruttering og nytenking i primærnæringene 4) Energi a. petroleums- og naturgassressursene skal komme hele Trøndelag til gode b. utnyttelsen av ulike energiformer skal sees i sammenheng for energisatsingen 5) Kommunikasjoner a. økte statlige rammer og felles prioritering av samferdsel i Trøndelag b. nullvisjon for trafikksikkerhetsarbeid c. bærekraftig arealbruk for handel og service d. etrøndelag skal bidra til at alle aspekter ved den digitale utviklingen blir forstått og utnyttet på en formålstjenlig og kreativ måte i regionen 6) Et godt sted å bo og leve a. kunst og kultur skal bidra til personlig vekst og trivsel, og dermed til økt bolyst b. Trøndelag skal sammen med Jämtland bli en ledende region i bærekraftig utvikling internasjonalt c. et inkluderende samfunn som ivaretar innbyggernes sikkerhet og helse d. styrke og synliggjøre samisk kultur, språk og samfunnsliv e. landsdelens interesser skal ivaretas gjennom handlekraftig samhandling f. byene og distriktene skal gjøre hverandre gode g. et løft for utkant-norge I tillegg er det nevnt fra to sju strategier under hvert mål. I Felles samhandlingsprogram, revideres årlig, synliggjøres tiltak innenfor hvert mål. Fra et år et annet kvitteres tiltak som er avsluttet ut, noen videreføres, mens andre gjennomgår en utvikling og konkretisering. Kriterier på mer detaljert nivå finnes ikke. Strategiplan med budsjett (2003) Strategiplanen for 2003 redegjorde for fylkeskommunens forsterka myndighet når det gjaldt disponeringen av de regionale utviklingsmidlene, og gjenga betingelsene til KRD. Strategidokumentet gjenga videre hvilke satsingsområder som vil ha behov for finansiering: - Utviklingsprogram for innlandsregionen - Omstillingsprosjekt for Osen og Rissa - Innovasjon og nyskaping med fokus på næringshager, inkubatorer og kompetansehevende tiltak - Internasjonalisering, gjennom bl.a. Interreg og eksportsatsing - Marine ressurser, gjennom bl.a. samarbeidsprosjektet mellom Nord- og Sør-Trøndelag: HASUT - IKT i form av tilrettelegging for bredbåndsutbygging i kommunene Noe mer detaljerte mål eller kriterier var det ikke. Årsrapporten inneholdt resultatrapportering i forhold til styringsperspektiver og resultatmål, ikke ulikt styringskortene for BMS. I tillegg ble det gjort resultatvurdering av programmene innenfor fylkesplanens satsingsområder (2004) I 2004 var det et eget delkapittel om regional utvikling, der utforingene knyttet til ny fylkesplan og de føringene den kom til å gi på de regionale utviklingsmidlene ble beskrevet. Videre ble det gjengitt en rekke satsingsområder som var diskuterte i fylkesplanprosessen. Når det gjaldt de regionale utviklingsmidlene ble det slått fast at disse måtte ha sin forankring i fylkesplanens handlingsprogram for inntil ny fylkesplan forelå. Beskrivelser utover det var det ikke. Årsrapporten inneholdt resultatrapportering i forhold til BMS styringskort. Rapporteringen viste resultat, mål og nedre grense for de ulike måleindikatorene innenfor. I tillegg var det en resultatvurdering i forhold til programmer som får regionale utviklingsmidler (2005) - MÅL- OG RESULTATSTYRING AV REGIONALE UTVIKLINGSMIDLER- 12

14 I delkapitlet Næringsutviklings og lokalsamfunnsutvikling ble fordelingen mellom kategoriene bedriftsretta tiltak, tilretteleggende virkemidler og forvaltning og faglig innsats drøftet, dessuten var det vurderinger rundt fylkeskommunens strategi for å være ledende i partnerskapet for regional utvikling. Utfordringene rundt store og langsiktige programsatsinger kontra fleksibilitet og mulighet til å støtte nye behov som måtte dukke opp ble også drøftet. Tiltak som skulle støttes i budsjettet for 2004 var delt inn i tiltak som fylkeskommunen var bundet til å støtte gjennom tidligere vedtak, oppfølging av igangsatte tiltak og nye programmer/prosjekter. De siste tiltakene hadde alle en forankring i fylkesplanens satsingsområder. For 2005 var det samme rapporteringsform som for (2006) I gjeldende strategidokument går det fram at fylkesrådmannen vil gå bort fra enkelttiltak og videreutvikle programtankegangen. Dette skal gi mer helhetlig og langsiktig innsats. Programmene skal være operasjonaliseringen av regionens visjon og strategiområder. Strategiplanen fordeler bruken av de regionale utviklingsmidlene på programområder/innsatsområder, mens innhold og prioritering på tiltaksnivå legges fram for Nærings- og kulturkomiteen. Videre framgår det av strategidokumentet at samhandlingsprogrammet, igangsatte prosjekter og programmer, samt vurderinger knytta til nye program og initiativ skal ligge til grunn for fordelingen. Hvert satsingsområde er beskrevet med ca en side, med påfølgende punktvis oversikt over tiltak innenfor hvert område. Et eget avsnitt om de regionale utviklingsmidlene. Her følger det en oversikt over hva midlene ble brukt til i Satsingsområdet verdiskaping og innovasjon utgjorde størstedelen av midlene Rapportering til KRD Det rapporteres både til politisk nivå i STFK vedrørende bruken av de regionale utviklingsmidlene og Kommunal og regionaldepartementet (KRD). I tillegg til en kortfattet rapport som beskriver hvordan de regionale utviklingsmidlene har blitt anvendt forrige år, oversendes det statistikk til et privat firma fra RAPP I 2005 fikk fylkeskommunen en tilbakemelding fra KRD på rapporteringen i Her tilbakemeldes det om at rapporten fra Sør-Trøndelag gir en god oversikt over aktiviteten i Utfordringene er koblet til ulike områder i fylket og innsatsen er også til dels koblet mot disse områdene (kyst- og innlandskommuner). Videre ble det fra departementets side pekt på at STFK med fordel kunne ha gjort en vurdering av Innovasjon Norges innsats i forhold til de overordnede føringene som var satt for virkemiddelbruken. Det ble også vist til et brev av 13. juli 2005 der Departementet arbeider med å konkretisere en målstruktur for de regional- og distriktspolitiske virkemidlene som skal danne grunnlaget for en mer målrettet rapportering. Departementet har etablert en ressursgruppe med deltakere fra enkelte fylkeskommuner og de nasjonale virkemiddelaktørene som bl.a. skal drøfte hvordan rapporteringen fra fylkene og virkemiddelaktørene kan bli tilpasset en konkretisert målstruktur. I tillegg til dette arbeidet legger vi opp til et nytt dialogmøte med fylkeskommunene tidlig i I telefonsamtale med en saksbehandler i innenfor de regionale utviklingsmidlene i KRD får revisor tilbakemelding om at det er et generelt problem at fylkeskommunene har en for generell målstruktur for regionale utviklingsmidlene, og at det er uklar rapportering på hvilke resultater som er oppnådd. Saksbehandleren trekker imidlertid STFK fram som et positivt eksempel på at en bruker fylkesplanen og partnerskapet aktivt i forvaltningen av de regionale utviklingsmidlene. 4.2 Nøkkelpersoner om styringssystemene på fylkesnivå Beskrivelser av mål- og styringssystemet Alle saksbehandlerne som er intervjuet sier at fylkesplanen med samhandlingsprogram og fylkeskommunens strategiplan er styrende for forvaltningen av de regionale utviklingsmidlene. Det er - MÅL- OG RESULTATSTYRING AV REGIONALE UTVIKLINGSMIDLER- 13

15 en nokså entydig forståelse i organisasjonen for at (felles) fylkesplan, (sam-) handlingsprogrammet og strategiplanen er styrende. Andre mål- og styringssystem ble ikke nevnt, bort sett fra for Blilyst:) og Interreg. Disse programmene har egne målsettinger som konkretiserer målene i fylkesplanen. For Interreg kom det fram at det er de samme prinsippene som gjelder her som for de øvrige regionale utviklingsmidlene (forankring i fylkesplanen og samhandlingsprogrammet), men i tillegg har Interreg et eget mål- og styringssystem, som er bygget opp av kvantifiserbare indikatorer. Det er gjennomført et omfattende arbeid med å utvikle mål på indikatornivå fordi det er et overordnet mål i Interreg.-systemet at satsningene skal være målbare. Også lederne var entydige på at det er fylkesplanen, samhandlingsprogrammet og strategiplanen som er grunnlaget for forvaltningen av de regionale utviklingsmidlene. Lederne presiserte at disse danner utgangspunkt for mål- og resultatstyring og er med på å bestemme hva som skal prioriteres. En av lederne presiserer følgende om retningslinjer for fylkets forvaltning av de regionale utviklingsmidlene: Staten har gitt retningslinjer for de regionale utviklingsmidlene, mens næringsfondet og senere regionalt utviklingsfond har egne retningslinjer. Ut over dette skal tiltak være i tråd med fylkesplanen, handlingsprogrammet og strategiplanen. Det finnes ingen spesifikke retningslinjer i tillegg til dette. Når det gjelder rapportering nevnte flere at RAPP som rapporteringssystem, men det ble presisert at det er pengestrømmen som rapporteres i RAPP Årsrapporten og tilhørende tertialrapporter er også nevnt som rapproteringssystem. Rapporteringen til komiteen blir også nevnt av noen, og dette skjer tertialvis. Her rapporteres det på underkapitlene i fylkesplanen, og dette er en annen rapportering enn den som gis i RAPP Synspunkter på mål- og styringssystemet Om lag halvparten av saksbehandlerne som er intervjuet sier at det er klart hvilke områder fylkesplanen og handlingsprogrammer peker ut som satsingsområder for de regionale utviklingsmidlene, men flere av dem nyanserer bildet ved å peke på uklarheter. Det påpekes at det er uklart hvor stor andel som skal gå til hvert enkelt satsingsområde, og at det oppstår en del diskusjon rundt de ulike områdene. Det pekes også på at det finnes prosjekter som faller utenfor fylkesplanen og handlingsprogrammet. Flere saksbehandlere mener det varierer hvor tydelig eller detaljert prosjektene er forankret i fylkesplanens og handlingsprogrammets målsettinger. En opplyser også at det legges vekt på kontinuitet ved tildeling av midler, i den forstand at nye søknader/prosjekt kobles til eldre prosjekter. Om rapporteringen sies det at systemet for resultatvurdering og oppfølging er en svakhet. Det pekes på at oppfølgingen går bedre i de store prosjektene der de selv er sterkt involverte, mens det ikke blir prioritert å følge opp mindre prosjekter. Det blir ellers sagt at det ikke er etablert et system som sikrer at fylkeskommunen får informasjon om hvorfor målene ikke nåes, eller at resultatene av prosjekter ikke er i tråd med målene. Det ble hevdet at det heller ikke er etablert noe godt system for å evaluere helheten i tildelinger. Et annet synspunkt går ut på at langsiktigheten gjør det utfordrende å få til tildelinger og resultater i tråd med fylkeskommunens målsettinger. Det finnes ingen gode virkemidler for å dreie prosjekter dersom det viser seg at de tar en uønsket retning. En saksbehandler sier at det er veldig personavhengig om måloppnåelse og resultater blir fulgt opp, og at hver enkelt ansatt flyter på erfaring, men at det kan være vanskelig for nye medarbeidere å komme inn i prosedyrene. - MÅL- OG RESULTATSTYRING AV REGIONALE UTVIKLINGSMIDLER- 14

16 En av lederne sier at oppfølgingen varierer fra prosjekt til prosjekt. I noen prosjekter sitter ledere i styringsgrupper/prosjektgrupper, mens de for andre prosjekter bare får inn sluttrapporter. Begge lederne sier at det er vanskelig å måle resultater av prosjektene, ikke minst fordi mange prosjekter er langsiktige. En av dem sier at det ikke er noen gode systemer for å måle resultater, mens den andre peker på at KRD ikke har hatt fokus på resultater, bare på hvordan midlene blir fordelt. Det blir opplyst at BliLyst og Interreg-programmene har egne evalueringer i etterkant. Det pekes også på at det er en utfordring å få til en systematisk evaluering av hvordan midlene forvaltes, og presiserer at det er forskjell på rapportering på enkeltprosjekter og å få til et godt evalueringssystem Endringer i mål og styring siden 2003 Både ledere og saksbehandlerne som er intervjuet beskriver en utviklingen i styringen av de regionale utviklingsmidlene siden ansvarsreformen i 2003 med at fylkene er fristilte i forhold til disponeringen av de regionale utviklingsmidlene. Fylkesplanen og handlingsprogrammet er styrende for tildeling, og fylkeskommunen deltar i et spleiselag sammen med andre aktører. Tidligere var departementet mye mer styrende, men ennå rapporteres bruken av midlene til KRD. Det har også vært en utvikling fra satsing på enkeltprosjekter til satsinger innenfor større programområder. Tidligere var midlene knyttet til detaljerte satsinger i regionalt utviklingsprogram (RUP), og ble styrt mer administrativt. Nå er prosjektene gjerne initiert av fylkeskommunen som aktør gjennom deltakelse i større programmer. Det har dessuten skjedd en endring i forventningene til medarbeidere, ledere og politikere i fylkeskommunen. Det er større forventninger til at det skal jobbes proaktivt og at fylkeskommunens aktører skal være aktive i nettverk og partnerskap. Det medfører at fylkeskommunen i mye større grad er med på å initiere prosjekter som så søker om regionale utviklingsmidler. Ordet tildeling er i seg selv et verdibegrep. Fylkeskommunen tildeler ikke på samme måten som før. Nå deltar fylkeskommunens aktører i partnerskap, og i partnerskapet disponeres de regionale utviklingsmidlene. Fylkeskommunen inngår i spleiselag sammen med andre. Det fjerde forholdet som har endret seg med ansvarsreformen er dreiningen mot større bredde i områder som får støtte. Tidligere har disse midlene gjerne vært brukt til rene næringsretta tiltak. Nå er det mer bredde, og kulturtiltak utgjør større del av midlene. Tidligere ble de regionale utviklingsmidlene nærmest som en fotnote å regne i strategiplanen, mens de nå har en betydelig plass. De av saksbehandlerne som er intervjuet og ikke jobber i næringsteamet sier likevel at det framdeles kan være tungt å selge inn prosjekter som ikke har et klart næringselement i seg. 4.3 Dokumenter på enhetsnivå er styrende for tildeling og oppfølging av de regionale utviklingsmidlene Fylkeskommunen har innført BMS som mål- og resultatstyringssystem for hele organisasjonen fra BMS beskrives i fylkeskommunens strategidokument for (2006) som et ledelses- og virksomhetsstyringssystem. Det er utviklet styringskort for hvert enkelt virksomhetsområde. Enhet for regional utvikling, som forvalter de regionale utviklingsmidlene har eget styringskort. Styringskortet gjengis nedenfor: - MÅL- OG RESULTATSTYRING AV REGIONALE UTVIKLINGSMIDLER- 15

17 Styringsperspektiv Strategiske mål KSF ID Måleindikator Resultat Mål Avvik Mål (nedre grense God service B1.1 Kunde-/brukertilfredshet Brukere STFK skal gi brukertilpassede og framtidsrettede tjenester av høy kvalitet til folket i fylket God kontakt med og kunnskap om brukerne Kompetanseheving av brukerne Kommunebesøk B2.1 Brukertilfredshet B3.1 Brukertilfredshet B3.2 Antall kurs/konf., arrang., produksjoner, infotiltak B4.1 Besøksfrekvens B4.2 Brukertilfredshet STFK omdømme B5.1 Tiltak for å styrke STFK's omdømme Ta rollen som regional utviklingsaktør gjennom samspill og nettverk R1.1 Andel gj.førte tiltak i FP R1.2 Partnertilfredshet-utviklingsaktør R1.3 Antall nye tiltak R1.4 Ant. deltakere/besøkende R1.5 Ant. søknad./støtteordn Regional utvikling STFK skal skape samspill om kompetanse, kultur, miljø og næringsliv i fylket Velfungerende tilbudsstruktur Synliggjøre STFKs innsats Påvirkning på det ytre miljø R2.1 Partnertilfredshet - tilbudsstruktur R2.2 Rutetilbud/kollektivtransport R2.3 Framkommelighet på fylkesvegnettet R2.4 Bibliotektilbud til skolene R2.5 Bokbussen R3.1 Antall treff www R3.2 Antall saker til politisk behandling/orientering R3.3 Ressurser til proaktiv virksomhet (mnd.verk) R3.4 Felles forståelse for hva RU er R4.1 Tiltak for å forbedre enhetens påvirkning på det ytre miljø Interne prosesser Arbeidspros essene i STFK skal være enkle ff Gode, tydelige og helhetlige systemer I1.1 Medarbeidertilfredshet-systmer - MÅL- OG RESULTATSTYRING AV REGIONALE UTVIKLINGSMIDLER- 16

18 Klare ansvarsforhold og optimal delegering I2.1 Medarbeideroppfatning-ansvar og delegering I2.2 Lederavtale/medarbeidersamtaler Godt samspill og samhandling mellom administrativt og politisk nivå med synliggjøring av handlingsrom I3.1 Medarbeidertilfredshet - samarbeid med politisk nivå I3.2 Samarbeidsklima - mellom medarbeidere og rådmannsnivå I3.3 Politikertilfredshet Ø1.1 Avvik regnskap og budsjett Økonomi I STFK skal vi utnytte tilgjengelige ressurser effektivt og kreativt etter prioriteringer basert på mål og verdier Samsvar mellom mål og ressurs, prioriteringsevne og realistisk budsjettering Inntektsgivende virksomhet og at våre penger arbeider sammen med andres Effektiv tjenesteproduksjon Ø1.2 Sikre et godt grunnlag for prioritering av interne ressurser/regionalutviklingsmidler Ø2.1 Antall spleiselagsprosjekt Ø2.2 Andel ekstern/intern finansiering Ø3.1 Kostnad pr elev/bruker i forh. til landsgj.sn. Ø3.2 Årlig økning antall kollektivreiser Ø3.3 Takstnivå (endring i forhold til ordinær prisutvikling) Medarbeidere, læring, fornyelse STFK skal være en nytenkende, dynamisk organisasjon med medarbeidere som har vilje og lyst til å møte - og evne til å mestre dagens og morgendagens utfordringer. Godt og aktivt lederskap på alle nivå L1.1 Medarbeidertilfredshet-lederskap L1.2 Synlig lederskap L2.1 Sykefravær Godt fysisk og mellommenneskelig arbeidsmiljø L2.1 Trivsel Samhandling, medvirkning og medbestemmelse Tilrettelegging for læring og faglig utvikling L3.1 L4.1a L4.1b Medbestemmelse Medarbeidertilfredshet - Faglig utfordring Medarbeidertilfredshet - Læring og faglig utvikling L4.2 Realisering av kompetansehevingsplanen/minst ett tiltak pr. medarbeider pr. år - MÅL- OG RESULTATSTYRING AV REGIONALE UTVIKLINGSMIDLER- 17

19 L4.3 Ressurser til kompetanseheving (mnd.verk) L4.4 Medarbeidersamtaler som evaluering og oppfølging Nettverksbygging L5.1 Medarbeidertilfredshet Figur3) BMS styringskort for Enhet for regional utvikling. Strategiplan for (med budsjett for 2006) De tre kolonnene lengst til venstre er felles for hele fylkeskommunen, mens de øvrige gjelder spesielt for enhet for regional utvikling. Regional utvikling er et av de fem styringsperspektivene i Sør-Trøndelag fylkeskommune, og det strategiske målet innen det området er at STFK skal skape samspill om kompetanse, kreativitet, kultur og næringsliv i fylket. De andre styringsperspektivene kan sees i sammenheng med målrettet bruk og oppfølging av de av de regionale utviklingsmidlene Mener nøkkelpersoner at system på enhetsnivå er styrende for de regionale utviklingsmidlene? Ni av ti saksbehandlere uttrykker at BMS ikke har noen betydning i forvaltningen av de regionale utviklingsmidlene. Sju av ti hevder at styringskortene i BMS ikke er relevante for deres saksområde, mens halvparten gir uttrykk for at de ikke kjenner styringskortene og/eller at BMS ikke er tema på deres arbeidsplass. Heller ikke lederne viser til BMS som styringssystem i forvaltningen av de regionale utviklingsmidlene. En av dem uttrykker at måleindikatorene i BMS kan være begrenset i forhold til det brede samarbeidet som er mellom ulike aktører om utviklingsmidlene. 4.4 Revisors vurdering av styringssystem på fylkesnivå I dette delkapitlet vurderer revisor det som er gjennomgått og analysert av innsamlet datamateriale i forhold til revisjonskriterier om mål- og resultatstyringssystem for tildeling og oppfølging av regionale utviklingsmidler i STFK. Viser dokumenter på fylkesnivå at fylkeskommunen har et mål- og resultatstyringssystem for tildeling og oppfølging av regionale utviklingsmidler? Gjennomgang av politisk saksbehandling av de regionale utviklingsmidlene i fylkeskommunen viser at fylkesrådmannen tok initiativ til at det skulle utarbeides et mål- og resultatstyringssystem i Det ble ikke fattet noe vedtak, og hvordan et slikt mål- og resultatstyringssystem skulle bygges opp ble ikke beskrevet utenom at det skulle ta utgangspunkt i fylkesplanen og handlingsprogrammet, og at det måtte være fleksibelt. Etter det har det vært lagt fram saker til politisk behandling som gjelder prinsipper for tildeling av regionale utviklingsmidler, fullmakter og delegasjon. Det går tydelig fram i sakene som har vært lagt fram for politisk behandling at fylkesplanens og handlingsprogrammets (nå samhandlingsprogrammet) satsingsområder skal være styrende for de tiltak som var støtte innenfor de regionale utviklingsmidlene. Fra 2003 og fram til i dag har det skjedd tydelig tilpasning mellom fylkesplanens satsingsområder og de programområdene som det satses på når det gjelder de regionale utviklingsmidlene. Revisor kan ikke se at det har blitt lagt fram sak om vedtak av et mål og - MÅL- OG RESULTATSTYRING AV REGIONALE UTVIKLINGSMIDLER- 18

20 resultatstyringssystem utover de målene og strategiene som beskrives i fylkesplanen og samhandlingsprogrammet. Samhandlingsprogrammet inneholder noe konkretiserte satsinger og tiltak, men konkretiseringsgraden varierer veldig fra mål til mål. Samhandlingsprogrammets strategier kan, etter revisors vurdering fungere godt som styrings for tildeling midler, tiltakene innenfor mange områder er for lite målbare til å gjøre resultatvurderinger etter. Revisor savner et konkret målenivå som kan gjøres resultatevalueringer etter. Rapportene som legges fram til politisk orientering er nokså hendelsesrettet og summariske. Det er likevel et skritt i positiv retning. Viser dokumenter på enhetsnivå at enhet for regional utvikling har et mål og resultatstyringssystem for tildeling og oppfølging av regionale utviklingsmidler? Fylkeskommunens interne mål- og resultatstyringssystem, BMS kan være et målresultatstyringssystem i forlengelsen av samhandlingsprogrammets tiltak. Revisor mener at BMS som verktøy for helhetlig virksomhetsstyring er relevant for prosessene rundt forvaltningen av de regionale utviklingsmidlene. Styringsperspektivene og strategiske målene som er definert i styringskortene har klar sammenheng med prinsippene for de regionale utviklingsmidlene. Styringskortet for Regut inneholder flere relevante måleindikatorer som relevante interne og eksterne prosesser rundt forvaltningen av de regionale utviklingsmidlene. Revisor tror likevel at kortene har potensial til å bli videreutviklet med tanke anvendbarhet i forhold til de regionale utviklingsmidlene. Blant annet kan det være relevant å vurdere opplegg som også framskaffer informasjon om hvordan andre aktører i partnerskapet enn kommunene opplever fylkeskommunen. Det kan også være behov for å få inn flere måleindikatorer i forhold til arbeidsprosesser, medarbeidere og læring. Revisor tenker her på måleindikatorer i forhold til ny rolle og nye arbeidsmåter i forvaltning av de regionale utviklingsmidlene. Har nøkkelpersoner i fylkeskommunen felles forståelse av hva som gjelder som mål for tildeling og oppfølging av regionale utviklingsmidler? Revisor har klart inntrykk av at ledere og medarbeidere har felles forståelse av at fylkesplanen og samhandlingsprogrammet gjelder som mål for tildeling og oppfølging av regionale utviklingsmidler. Strategiplanen har også betydning, noe som oppleves positivt og som en styrking av de regionale utviklingsmidlenes betydning i organisasjonen. RAPP fungerer også som et mål- og resultatstyringssystem, særlig når det gjelder pengestrømmen. Revisor savner større bevissthet blant nøkkelpersonene om BMS, og den funksjonen det kan ha som resultatstyringssystem i forhold til den interne forvaltningen av midlene. Den prosessen som var rundt utviklingen av styringskortet da det ble innført, ser ut til ha stoppet helt når det gjelder bruken av det. 5 Sikrer rutiner målstyring av regionale utviklingsmidler I dette kapitlet presenteres rutiner som gjennomgått i dokumenter og intervjuer. 5.1 Sørger rutiner for saksbehandlingen rundt tildeling og oppfølging av de regionale utviklingsmidlene for at fylkesplanens målsettinger blir fulgt opp Revisor har gjennomgått det som finnes av skriftlig materiale i forhold til saksbehandling av regionale utviklingsmidler, og har funnet fram følgende dokument: - MÅL- OG RESULTATSTYRING AV REGIONALE UTVIKLINGSMIDLER- 19