Kurs i Miljørevisjon Linda K. Eide

Transkript

1 Kurs i Miljørevisjon Linda K. Eide

2 Hvorfor miljørevisjon- miljøstyring Litt miljøhistorikk Hvorfor miljøstyring Arbeidsmetodikk Hovedelementer i et miljøstyringssystem

3 Miljøstrategier 60 årene Fokus på lokale forhold Dilution is the solution to the pollution Styrt av miljøvernere 70 og 80 årene Fokus på regionale forhold Renseanleggenes tid Opprydding i gamle synder Styrt av miljøvernmyndighetene

4 Miljøstrategier 90 årene Globale forhold (tenke globalt handle lokalt) Forurensning skyldes ressurser på avveie Identifisere og løse potensielle problemer Miljøindikatorer Livsløpsanalyser Renere produksjon Miljøstyring for kontinuerlig forbedring Styrt av samfunnet og markedskreftene

5 Miljøutfordringer inn i et nytt årtusen Kontroll med og oppfølging av internasjonale avtaler Fokus på biologisk mangfold ressursutnyttelse Målstyrt miljøledelse Produktrettet miljøvern med fokus på kjemikalier Bærekraftig utvikling inklusive etikkaspekter

6 Drivkrefter i et nytt konkurransebilde Skjerpende myndighetskrav Økt offentlig fokusering, mediaoppmerksomhet, pressgrupper, omdømme Kunder stiller krav om sikrere og mer miljøvennlige varer og tjenester økt internasjonalisering ansatte ønsker en arbeidsplass som ikke truer liv, helse og ytre miljø Økende bevissthet om etikk konkurrenter investorer og finans stiller økende krav økt lønnsomhetskrav, den som forurenser skal betale

7 Kontinuerlig høy innsats for miljø mindre utslipp færre akuttutslipp lavere produksjonstap lavere energi og råvareforbruk mindre avfall fører til lavere produksjonskostnader kostnadseffektiv drift

8 Kontinuerlig høy innsats innen miljø trygg arbeidsplass miljøvennlig image trivsel bedre forhold til myndighetene låne og forsikringsinstitusjoner kunder omgivelser fører til økt markedsandel effektive medarbeidere flere kunder

9 Kontinuerlig høy innsats innen miljø ØKT LØNNSOMHET!!

10 Hva kjennetegner miljøstyring Etterlevelse av miljølovgivningen Målstyring av miljøinnsatsen Involvering av de som kan påvirke miljøet Miljøkompetanse Føre-var prinsippet Ressurser stilles til disposisjon Kunde og markedsorientering Kontinuerlig miljøforbedring Forebygging av foruresning

11 Effekten av et godt miljøstyringssystem Bedre innsikt og styring med virksomheten Økt miljøforståelse og redusert foruresning Effektiv ressursbruk Overholdelse av lover og regler Økonomisk effektivitet Økt konkurranseevne Positiv omtale og bedre kommunikasjon med interessenter

12 Arbeidsmodell for miljøtiltak Kartlegge alle miljøaspekt Evaluere miljøaspektene Finne riktige tiltak Iverksette tiltak Resultatmåle effekten av tiltakene R K E F I

13 Nøkkelen til god miljøstyring Konsentrere miljøinnsatsen om prioriterte miljøaspekter som har eller kan ha betydelig miljøpåvirkning

14 Hva er et miljøstyringssystem Demings sirkel Politikk Planlegge Utføre Kontrolere Korrigere K K P U

15 Hva krever et miljøstyringssystem Miljøpolitikk Mål og planer Miljøkompetanse Miljøansvar God kommunikasjon Driftsstyring Miljøberedskap Overvåking og måling Systemrevisjoner Ledelsens gjennomgang

16 Kurs i Miljørevisjon Planlegge

17 Planlegge Fastlegge hensikt Fastlegge revisjonsgrunnlag Fastlegge revisjonsteam Lage program og informere revisjonsenheten Lage sjekkliste og forberede teamet

18 Hensikt årlig sjekk på at aktiviteter utføres som planlagt vurdering om forandringer fungerer Det er ledelsen som bestemmer revisjonens hensikt

19 Revisjonsgrunnlaget Hvilke deler av ISO Hvilke delere av miljølovgivningen Hvilke deler av kontrakten Hvilke deler av miljøstyringsystemet Hvilke prosedyrer

20 Revisjon System revisjon vurderer om styringssystemet fungerer og er i overensstemmelse med revisjonsgrunnlaget Produktrevisjon vurdere om produktet stemmer overens med det som er spesifisert

21 Fastlegge revisjonsomfanget Hvilke enheter eller aktiviteter Hvem skal intervjues Hva skal observeres eller granskes

22 Revisjonsteamet Kompetansebehov Tilgjengelighet Koordinering og fordeling av oppgaver

23 Revisors gjøremål Revisor gjør seg kjent med revisjonsenheten planmøte gjennomføres ved behov skaff oversikt over organisasjonen, praktiske forhold Historikk granskes Miljøundersøkelser Rapporter om uønskede hendelser Korrigerende og forebyggende tiltak Naboklager Revisjonsrapporter og registereinger Programmet utformes Hva, hvem, når og hvor muntlig avtale med revisjonsenheten Skriftlig melding om revisjonen Mål, revisjonsgrunnlag, omfang, revisjonsgruppe, program

24 Revisjonsenhetens forberedelser Alle berørte parter informeres Planlegge oppgaver slik at alle er tilgjengelig iht. programmet Tilrettelegge for effektiv revisjon Trenger revisor møterom Passer revisjonstidspunktet i forhold til andre aktiviteter Er relevante arkiver lett tilgjengelig Er det sikkerhetshensyn som må avklares Kan aktuelle personer nås ved behov

25 Sjekkliste sjekklisten bidrar til å: Holde revisjonen innenfor det planlagte Letter tidstyringen Grundig undersøkelse for revisjonsbesøket

26 Hvorfor sjekkliste De bidrar til å holde revisjonen innenfor det planlagte De letter tidsstyringen De bidrar til grundig planlegging av revisjonsbesøket De er bevis i ettertid på hva som ble undersøkt Eks.

27 Internrevisjon Lag en plan for kommende revisjoner Alle enheter eller en virksomhets aktiviteter må innenfor en ramme på 3 år gjennomgås

28 Miljørevisjon Revisjon : Se igjen Se om vi har alle elementene på plass Se om vi følger det vi sier at vi skal følge Se om vi overholder det vi sier at vi skal overholde

29 Revisjonsprosessen Planlegging Forberedelse Gjennomføring Rapportering Revisjons program Revisjons plan Åpnings møte Foreløpig rapport Revisjons varsel Intervjuer Slutt rapport Samle inn dokumentasjon Befaring/ verifikasjon konklusjoner Tiltak Utarbeide sjekklister Avsluttende møte Oppfølging

30 Gjennomføring Vær godt forberedt Lag sjekklister Fordel oppgavene Ta den tiden dere trenger La folk få snakke ut Noter underveis Oppsummer hvert intervju

31 Intervjuer, intervjuteknikk og befaring Hvorfor intervjuer vi Forberedelse til intervjuer Hvordan intervjue Tips for effektive intervjuer Forberedelse til befaring/verifikasoner Effektiv befaring/verifikasoner Etiske regler, fortrolighet

32 Hvorfor intervjuer vi Formålet med intervjuet er å undersøke hva som er praksis, dvs. undersøke: Aktivitetene Tilhørende dokumenter Resultater fra aktivitetene i forhold til mål virksomheten/ avdelingen har satt seg Andre aktuelle forhold innenfor tema Fakta eller bevis noteres og samles inn i løpet av intervjuet

33 Forberedelse til intervjuer Sett deg godt inn i referansedokumentene Forbered spørsmål i sjekklister Intervjuet må foregå et sted hvor det ikke er avbrytelser Sett deg godt inn i hvor vedkommende hører til i organisasjonen og hvilket ansvarsområde vedkommende har

34 Innledning på intervjuene Presenter deg selv og revisjonsgruppen Forklar hensikten med intervjuet (og befaringen) Gi en grov temaoversikt og tidsforbruk la intervjuobjektet fortelle om jobben sin (hvis ukjent, noter viktig informasjon) Gå fra generelle til detaljerte spørsmål Bruk sjekklistene MEN ikke la sjekklistene styre samtalen

35 Huskeliste for intervjuet Still åpne spørsmål, bruk spørreordene; hvem, hva, hvordan, når, hvilken osv. Prøv å få intervjuobjektet til å slappe av Vær høflig og tålmodig Lytt Hold den som intervjues til saken, men vær diplomat

36 Huskeliste for intervjuet Bruk relevante spørsmål Observer kroppsspråket Oppsummer flere ganger underveis i intervjuet Still oppklarende spørsmål Få bekreftelse på svar slik at du som revisor er sikker på svaret

37 Spørreord Hvilken miljøpåvirning har..? Hvordan har du fått..? Hvordan kan du påvirke.? Hva gjør du hvis? Hvem er ansvarlig for? Hvem? Hva? Hvordan? Når? Vis Fortell

38 Dette bør du unngå under intervjuet Spørsmål som gir to svaralternativer (god/dårlig) Ledende spørsmål Lange og flere spørsmål i ett Ikke-verbale tegn som kan røpe hvilke svar du venter deg Spørsmål med stor detaljeringsgrad tidlig i intervjuet

39 Dette bør du unngå under intervjuet Å gjenta spørsmål Å la intervjuet trekke ut Overraskelser underveis Diskusjoner

40 Eksempel på spørsmål Hvordan går det her? Hvordan gjør du det? Hvordan vet du det? Kan jeg få se? Er det alltid sånn? Når er det ikke sånn? Hva gjør du da? Har du/dere laget/utarbeidet osv.?

41 Ansvar i intervjusituasjonen Revisor/revisjonslag har ansvar for å tilrettelegge så godt som mulig for å gjennomføre gode intervjuer: Rolige omgivelser Skape tillit Få intervjuobjektet til å svare åpenhjertelig Den intervjuede har ansvar for å imøtekomme revisors spørsmål, svare så nøyaktig som mulig og ikke gi falskt bilde av virkeligheten

42 Huskeliste - etter intervjuet Oppsummer etter hvert intervju minimum 5 15 minutter (avhengig av lengden på intervjuet) Noter ned foreløpige revisjonsfunn Dersom revisjonen foregår over flere dager diskuter og oppsummer for hver dag med revisjonsgruppen

43 Forberedelse til befaring/verifikasjon Sett deg godt inn i referansedokumentene Forbered det du vil se i sjekklister Planlegg befaringen: dokumenterende del/registreringer merking utstyr målinger aktiviteter som utføres med mer

44 Huskeliste for effektiv befaring Bestem deg for hva du skal se etter og bruk sjekklistene Noter systematisk og flittig ned det du observerer Ha en spørrende holdning og vær nysgjerrig Gå fram på en sympatisk måte Ikke vær fornøyd med generelle inntrykk Vær på vakt overfor feilhandlinger som blir rettet med en gang du dukker opp

45 Etiske regler og fortrolighet Behandle den reviderte med respekt Behandle informasjon fortrolig Knytte avvik til system eller produkt Vær lojal mot revisjonens oppdragsgiver Baser alle avgjørelser på objektivt bevis som den reviderte er kjent med

46 Intervjuer og befaring hva leter vi etter Vi leter etter informasjon som kan bekrefte eller avkrefte at det som gjøres er i tråd med det som står i referansedokumentasjonen, og som skaper kriteriene for revisjonen.

47 Definisjon på revisjonsfunn OK-samsvar Avvik Forbedringspunkter Styrker, smart måte å jobbe på

48 Avvik skal være objektive og saklige La ikke egen vurdering, synsing, eller for tidlig konklusjon påvirke bedømmelsen Vær saklig og upartisk!

49 Definisjoner Avvik: Brudd på lov og forskrift Anmerkning: Forhold som ikke uten videre kan karakteriseres som avvik, men som bør vurderes nærmere av virksomheten Forbedringsmuligheter Sterke sider

50 Gjennomføre Åpningsmøte

51 Revisjonsprosessen Planlegging Forberedelse Gjennomføring Rapportering Revisjons program Revisjons plan Åpnings møte Foreløpig rapport Revisjons varsel Intervjuer Slutt rapport Samle inn dokumentasjon Befaring/ verifikasjon konklusjoner Tiltak Utarbeide sjekklister Avsluttende møte Oppfølging

52 Hensikt med åpningsmøte markerer oppstart av revisjonen formidler hensikt med revisjonen gjennomgår revisjonsprogrammet skaper forståelse bygger tillit, motivasjon tilrettelegger for effektivitet

53 Åpningsmøte Det er viktig at den som skal revisderes er trygg på hva som skal foregå Revisor forsikrer seg i åpningsmøte om at den reviderte er kjent med sentrale begreper som skal bli brukt avvik observasjon registrereringer korrigerende tiltak miljøaspekt miljøpåvirkning

54 Åpningsmøte Praktiske forhold som må avklares Kan intervjuene gå som planlagt Hvor skal vi spise lunsj Er det behov for spesielt sikkerhetsutstyr Trenger revisor eget rom til å forberede slutt møte Er det behov for telefon, kopimaskin osv.

55 Revisjonens hensikt Vi er her for å hjelpe avdelingen og dere til. Bidra til å identifisere forbedringsområder.. Bekrefte overensstemmelse med. Er et ledd i bedriftens forbedringsarbeid Avdekke eventuelle svake punkter før de får konsekvenser Hjelpe bedriften frem mot ekstern anerkjennelse

56 Forslag til agenda Introduksjon av personer Revisjonens grunnlag, omfang og hensikt Undersøkelsens metoder Programmet bekreftes eller justeres Avklare praktiske forhold Forklaringer ord, metoder Informere om slutt møte, rapport og korrigerende tiltak

57 Revisjonsrapport

58 Revisjonsrapport Oppsummering av revisjonen Avvik knyttet opp mot lovverk Avvik knyttet opp mot standard Observasjoner Tidsfrist for lukking og svarrapport

59 Oppsummering Generelt gjennomføring av revisjonen Hvem var med Befaring hvor Positive inntrykk på avdelingen Angir antall avvik og observasjoner Hva kan bli bedre Generelt inntrykk

60 Generelt gjennomføring åpningsmøte sted og tid Intervjuene hvem Befaring, hvor Dokumentgransking, hva ble lagt frem Hvilke lovverk gjelder for avdelingen

61 Positive inntrykk Legg stor vekt på det positive Internrevisjonene skal motivere avdelingen til videre arbeid Trekk frem hva som har skjedd siden siste internrevisjon av positive ting Hvordan ble revisjonsteamet møtt og hvordan gikk intervjuene ble alt åpent

62 Avvik Vi kan skille mellom alvorlige avvik, dvs. brudd på lovverk og forskrifter og andre avvik Når en angir avvik angi hva det er avvik fra, standarden, prosedyrer, lovverk, krav fra kommunen osv.

63 Observasjoner Observasjon er ikke avvik Observasjon er forbedringsmulighet for avdelingen En kan la være å svare på observasjoner, men positivt om avdelingen gjør det

64 Generelt inntrykk hvilket inntrykk fikk revisjonsleder av avdelingen, Er det mer positivt enn negativt Viktig å være ærlig i rapporten men ikke husk at rapporten skal motivere til innsats

65 Hva kan bli bedre Viktig at avdelingen klart får tilbakemelding på hva den kan gjøre for å bli bedre med hensyn til påvirkning på ytre miljø Det går an å komme med eksempler for å synliggjøre forbedringsområdene

66 Tidsfrist for lukking og svar Gi en tidsfrist til slutt i rapporten for når avvikene skal være lukket Be om en skriftlig tilbakemelding Avvikene skal legges inn i avviksystemet Vanlig tidsfrist om ikke alvorlige avvik er 4 uker ved internrevisjon

67 Alvorlige avvik Alvorlige avvik må lukkes Kan imidlertid be om en plan for hvordan det skal lukkes, Må likevel ha en tidsfrist

68 Hva er et miljøavvik

69 Miljøavvik Avvik som omhandler hendelser knyttet til påvirkning på ytre miljø fra våre sykehus Systemavvik Driftsavvik

70

71 Hvordan påvirker sykehusdriften det ytre miljøet? Transport Forbruk Avfall Energi Bygg Vannforbruk Miljø og helseskadelige stoffer Utslipp til jord, vann og luft (lab., legemidler, PCB, radioaktive stoffer, oljekjel)

72 Miljøavvik Utslippet i Akerselva kan være på liter ** Brannvesenet sperrer elven med lenser ** Akerselvas venner: Det er uendelig trist

73 Transport Ansatt transport Videokonferanse/telefonkonferanse- flyreise Avvik i forhold til mål knyttet til ansatt transport Pasienttransport Samkjøring Soneinnkalling Varetransport Logistikk Tomgangskjøring

74 Avfall Brudd på avfallsprosedyrer feilsortering avvik fra miljømål angående avfall avvik fra opplæring

75 Bygg avvik angående miljøplan avvik angående forhold knyttet til rehabilitering avvik angående miljøkartlegging

76 Miljø og helseskadelige stoffer Avvik fra prosedyrer - håndtering Manglende registrering av stoffer Manglende bruk av substitusjonsplikten Manglende opplæring

77 Forbruk Avvik fra miljømål Kassaksjon p.g.a utgått på dato Kasting av brukbart kontorutstyr Substitusjonsplikten Ikke miljøkrav ved innkjøp av utstyr

78 Mat Økologisk mat Matsvinn Avvik fra målsetning

79 Energi Avvik fra miljø mål Avvik fra prosedyrer ikke avslått utstyr og lys Avvik fra bestemmelse på temperatur

80 Vannforbruk Avvik fra miljø mål vanndispensere - springvann

81 Utslipp Jord transport, tanker, bygg Luft- Olje kjel, gasskjel, gasser Vann- Utslipp av kjemikalier, tungmetaller, organiske giftstoffer

82 Opplæring Alle skal ha opplæring i miljø og driftsprosedyrer Avvik fra miljømål

83 Miljøavvik- systemavvik Avvik fra systemprosedyrer Ledelsens gjennomgang Kommunikasjon Miljøaspekt Miljømål og handlingsplan Lovbrudd Beredskapsplan Registreringer Til sammen ca. 40 skal krav manglende prosedyrer

84 Miljøavvik Registrere avvik, alle, opplæring Behandle avvik, årsaksanalyse, lukking, rapportering, saksbehandler Alle større avvik legges frem i ledelsens gjennomgang

85 Oppdage avvik Alle ansatte Interne revisjoner Eksterne revisjoner

86 Hvordan få opp meldekulturen på miljøavvik

87 Opplæring Hvordan melde et miljøavvik og hvorfor skal vi melde Elektronisk Papirbasert Muntlig til linjeleder som registrerer Alle uansett arbeid skal være fortrolig med at det å melde er ok

88 Miljøavvik Informasjon fra ledelsen om nødvendighet av å melde avvik Tilbakemelding til den som har meldt avvik om håndtering og lukking av avvik Ta miljøavvik opp på ledermøter og avvik som angår den enkelte avdeling på personalmøter

89 Meldekultur Vet ikke at det er et avvik som skal meldes Vil ikke sladre på kollegaer eller seg selv, kultur Aner ikke hvorfor en må melde ser ikke vitsen Avvikene behandles ikke raskt nok Saksbehandlere har ikke god nok opplæring

90 Hvordan få opp meldekultur Opplæring! Fokus fra ledelsen på å få opp melding Etterspørsel fra ledelsen til avdelingene på meldte miljøavvik

91 Hvordan få opp meldekultur Begynne i det små! Definere hva som skal meldes ved den enkelte avdeling Dette krever en kartlegging av hvilke miljøavvik som kan oppstå i driften på en avdeling -

92 Kartlegging Hvordan påvirker vår avdeling det ytre miljø Hvilke lover og forskrifter gjelder for oss Hvilke prosedyrer har vi som angår det ytre miljø Hvilke mål har vi

93 Miljøavvik Definer klart hva som skal meldes Det kan være at vi kun skal melde avvik på 2 eller 3 hendelser til å begynne med Premiering av melding Avvik er ikke noe negativt men gir oss en mulighet til å bli bedre på miljø

94 Miljøavvik Saksbehandler på miljøavvik må defineres på den enkelte avdeling Årsaksanalyser må utføres Lukking må skje så snart som mulig Den som har meldt avviket må få en tilbakemelding

95 Oppgave - miljøavvik Ta for dere en avdeling Definer 3 avvik som avdelingen skal melde på Hvordan motivere til melding på disse 3 miljøavvikene