Kopi til: Arkivnr.: 831. Oppfølging av Utviklingsplan for Skyss rapportering 2. kvartal 2011

Transkript

1 HORDALAND FYLKESKOMMUNE Fylkesrådmannen NOTAT Til: Samferdselsutvalet Dato: 07. juli Frå: Fylkesrådmannen Arkivsak: /JOJA Kopi til: Arkivnr.: 831 Oppfølging av Utviklingsplan for Skyss rapportering 2. kvartal Bakgrunn Fylkestinget handsama sak om Utviklingsplan for Skyss på møte 15. desember 2010 og gjorde følgjande vedtak: "1. Fylkestinget tek utviklingsplan for Skyss til orientering. 2. Fylkestinget ynskjer kvartalsvis ei kortfatta rapportering til samferdselsutvalet om oppfylging og framdrift i utviklingsplanen, samt den aktuelle driftssituasjonen for kollektivtrafikken i fylket." Fylkesrådmannen legg med dette fram ein kortfatta rapport om oppfølgjing og framdrift i arbeidet med Utviklingsplan for Skyss for 2. kvartal. For ei framstilling av korleis Skyss har organisert arbeidet med planen og ei kort oppsummering av innhaldet i utviklingsplanen blir det vist til rapporten om oppfølging av utviklingsplanen for 1. kvartal. Ein ny fase Når all bussruteproduksjon i fylket er konkurranseutsett og satt i drift i løpet av 2012 i anbodsregimet vil Skyss gå over i ein ny fase. Den nye fasen medførar at Skyss i større grad enn tidlegare skal vidareutvikle og forbetre eksisterande tilbod mot kundane for å skape inntekter, og ikkje berre sette i drift nye rutepakker. Dette inneberar eit behov for andre typar kompetanse og ressursar enn kva Skyss tidlegare har hatt i organisasjonen. I Utviklingsplanen vart det peika på framtidige kapasitets- og kompetansebehov i Skyss. Behova vil vere størst innanfor sal og marknadsføring, IKT og utviklingsoppgåver. Implementering og gjennomføring av Utviklingsplanen for Skyss Det er ei viktig oppgåve for Skyss å sikre god medverknad hos medarbeidarane i Skyss for planane og strategiane i Utviklingsplanen. I denne samanheng er det planlagt og satt i verk fleire tiltak, blant anna samlingar for alle medarbeidarar i Skyss. Slike samlingar skal gjennomførast kvart kvartal. For å sikre gjennomføring av strategiane er det òg viktig å halde eit strategisk fokus i leiargruppa for å styre og støtte organisasjonen. På lengre sikt vil innføring av målstyring bli eit viktig verktøy i arbeidet med å forbetre og vidareutvikle Skyss. Å sikre god internkommunikasjon er også ein viktig faktor for vellykka implementering av ein definert strategi. For å sikre dette arbeider Skyss kontinuerleg med internkommunikasjon for å leggje forholda til rette for størst mogeleg intern medverknad i arbeidet med Utviklingsplanen. Det er mellom anna Besøksadresse: Agnes Mowinckels gate 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Telefaks Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

2 utført ei spørreunderøking blant medarbeidarane i Skyss for å avdekke kva som bør forbetrast. Tiltak er så blitt satt i verk for å gjennomføre desse forbetringane, blant anna utsending av nyhetsbrev kvar månad til medarbeidarane i Skyss. I tillegg har Skyss utforma eit detaljert organisasjonskart. Oppstart og rapportering kring einskilde prosjekt som er ein del av Utviklingsplanen I Utviklingsplanen er det trekt fram nokre prioriterte prosjekt med spesifisert tidsfrist for gjennomføring. Desse er vist i figuren under. Involvere heile organisasjonen i konkretisering av Overføre billetteringsprosjektet Billettsystem Utarbeide og iverksette IKT strategi Utarbeide og iverksette strategi for ulike Salsstrategi Gjennomgå organisasjonsstruktur Starte opp nye kontraktar Osterøy, Bergen sentrum, Org. Nye kontraktar Osterøy, Bergen sentrum, nord og vest Betre trafikantinformasjon Innføre målstyring Innføring av system for sanntidsinformasjon Målstyring Etablere for leiargruppa for å sikre og støtte iverksetting av strategien/planen Nokre av desse prosjekta vil bli omhandla nærare nedanfor. Ei meir fullstendig oversikt over status og framdrift for dei ulike delprosjekta som vist i figuren over er lagt ved i vedlegg. Oppstart av nye rutepakkar Anbodskontrakten for Rutepakke Osterøy starta opp 1. mars i år. Rutepakke Bergen nord vert satt i drift den 3. oktober i år og Rutepakke Bergen sentrum startar opp i desember i år. I samband med oppstart av Rutepakke Bergen nord vil det og bli gjort endringar i ruteopplegget i Bergen sentrum. Dette vil skje samstundes med at Fanaveien opnar som følgje av utbygginga av 2. byggetrinn for Bybanen og ruteopplegget for Bergen sør går over i normal driftssituasjon. Rutepakke Vest, som er den siste rutepakken i 1. generasjon bussanbod i Hordaland, blei tildelt Nettbuss Drammen AS 22. juni i år. Arbeidet med oppstart av rutepakkane er organisert som eit prosjekt med deltaking frå alle avdelingar i Skyss. I samband med oppstart av nye rutepakkar legg Skyss vekt på å: systematiserte erfaringar frå tidlegare ar gjennomgang av forventningar med operatør målretta informasjon og dialog med kundane tilstrekkeleg beredskap for alle kritiske ar dokumentere og systematisere erfaringar for gjenbruk Det vil bli nytta nytt miljøvenleg og universelt utforma bussmateriell i dei nye rutepakkane. Ved oppstart av rutepakke Bergen sentrum og Bergen nord i oktober/desember vil Skyss gjere endringar i rutestrukturen. Endringane som blir gjort i rutestrukturen er ei oppfølging av tidlegare politiske vedtak 2

3 i Bergen kommune og Hordaland fylkeskommune i samband med handsaming av hhv kollektivstrategi for Bergen og dokumentet Mål, strategiar og rutestruktur for kollektivtrafikken i Bergensområdet. Med grunnlag i erfaringar frå tidlegare større endringar i rutestrukturen er Skyss førebudd på at det kan komme tilbakemeldingar på det nye tilbodet. Prinsippa som er lagt til grunn for endringane i rutestrukturen inneberer: Forenkling av rutestrukturen Færre busslinjer, færre linjevarianter og fotnoter, gode korrespondansar, ny linjenummerering Lettere å orientere seg Eit rutenett det er enkelt å informere om, saman med god informasjon. Robust og forutsigbart hovudnett Eit sentralt element i den nye rutestrukturen er stamlinjene, som vil utgjøre hovudlinjene innan bytrafikken. Dette er linjer med høg frekvens og stor kapasitet. Dei skal vere ryggraden i kollektivtilbodet til bydelane og tene dei mest sentrale byområda med tett befolkningsstruktur, bydelssentre og arbeidsplassar. Stamlinjene vil ha avgang kvart 10. minutt eller hyppigare, og ha enklast mogeleg linjenummerering: 1-5. Frå oktober i år vil stamlinjenettet i Bergen bestå av følgjande linjer: 1 Byparken-Nesttun, Bybanen 2 Strandkaien-Haukeland-Birkelundstoppen 3 Støbotn-Åsane-Sentrum-Haukeland-Sletten 4 Flaktveit-Åsane-Sentrum-Oasen-Varden 5 Åsane terminal Eidsvågneset/Lønborglien Vadmyra Trafikantinformasjon Marknadsavdelinga i Skyss har styrka seg med ein ny medarbeidar som skal arbeide med å ta vare heilskapen i på kva måte kunden møter trafikantinformasjon frå Skyss. Det er igangsatt eit arbeid med å undersøke kva informasjonskanalar Skyss sine kunder bruker i dag, og ønskjer å bruke i framtida. Resultata frå denne marknadsundersøkinga vil vere klar i september. 16. august lanserar Skyss ein reiseplanleggjar-applikasjon for iphone og Android. Denne applikasjonen er gratis å laste ned, og gir ruteinformasjon for heile Hordaland ut frå søk i kart eller tekstsøk knytt til haldeplass. Skyss arbeidar med å gi ein eigen orientering til Samferdselsutvalget den 7. september og Fylkesutvalet den 22. september om pågåande prosjekt- og utviklingsarbeid knytt til trafikant- og sanntidsinformasjon i kollektivtrafikken i Hordaland. Rullering av Utviklingsplanen I Utviklingsplanen er følgjande stadfesta: Planen har eit perspektiv på fire år. Vi vil gjennomføre årlege rulleringar der tiltaksdelen vil stå i fokus. Utviklingsplanen for Skyss er eit viktig styringsdokument for Skyss. Skyss har starta arbeidet med å rullere planen. Sentralt for rulleringa vil vere kva nye prosjekt som skal vere ein del av tiltaksdelen. 3

4 Tittel Utviklingsplan for Skyss Vedlegg til kvartalsrapport 2. kvartal Kvartalsvis rapportering på status og framdrift på delprosjekt

5 Tema Tiltak Frist for gjennomføri ng Status Merknad Forankring av strategien Bred involvering av organisasjonen i konkretisering av planar og tiltak Første kvartal Det har vært arrangert samlinger for alle ansatte i Skyss hvor en del utvalgte prosjekter i tilknytning til utviklingsplanen ble presentert. Internkommunikasjonsprosjektet, igangsatt med bakgrunn i utviklingsplanen, fungerer også som et virkemiddel for åinformere og inkludere ansatte i en rundt utviklingsplanen. IKT Utarbeide ein eigen IKTstrategi Første halvår Skyss sin IKT strategi har vært presentert på ledermøte og er forankret i alle avdelingene i Skyss. Hensikten med planen er åha en helhetlig strategi for anskaffelse, utvikling og implementering av IKT systemer i Skyss. Strategien vil legge føringer for utviklingsløpet innen IKT satsingen i Skyss og iverata totaliteten i Skyss sin systemportefølje. Det vil bli gjort vurderinger knyttet til ressursbehovet når prosjekt for elektronisk billettering går fra prosjekt til driftsfase. Trafikantinformasjon Vidareutvikle trafikantinformasjonen til kundane våre gjennom å vise sanntidsinformasjon på utvalde sentrale haldeplassar og terminalar gjere sanntidsinformasjon tilgjengeleg i kanalane kundane brukar, som skyss.no og på mobiltelefon Oppstart første kvartal Prosjektet har avsluttet analysefase og har lagt opp til full forankring av strategi og planer i august/september med parallell/påfølgende oppstart av anskaffelsesfase. Det arbeides nå med konkret strategi for hvordan, hvor og når tilgjengeligjøre sanntidsinformasjonen som en konsekvens av systemanskaffelsen. Dette betyr valg av informasjonskanaler og i hvilket omfang og til hvilken tid de ulike kanaler skal tas i bruk. Valgene vil gi føringer for anskaffelses og kontraktsarbeidet. Prosjektet er under organisering og oppbemanning for neste fase, men har godt etablert struktur med prosjektleder og styringsgruppe. Det blir arbeidet med å gi en egen rapportering til samferdselsutvalget den 7. september, og fylkesutvalget den 22. september. Utviklingsplan for Skyss - Kvartalsvis rapportering på delprosjekt

6 Intern organisering Gjennomgang av organisasjonsstrukturen, særleg med tanke på om vi er organiserte på ein måte som underbyggjer dei viktigaste arbeidsane våre, og om leiargruppa er strukturert på ein hensiktsmessig måte, i samarbeid med medarbeidarane og representantar for desse Første halvår Ledergruppa i Skyss har kontinuerlig fokus på organisasjonsstrukturen. Den interne organiseringen i Skyss var tema på en samling for ledergruppa i Skyss i mai i år. Sal/marknad Vi skal i løpet av første halvår utarbeide og setje i verk strategi for ulike salskanalar Første halvår Nytt tidspunkt for gjennomført er foreslått til 15. september Arbeidet med åutarbeide og sette i verk strategi for ulike salgskanaler er godt i gang. Strategien har som formål å bidra til åøke antall reisende ved ågjøre tilbudet lettere å bruke, samt redusere håndtering av kontanter om bord på transportmiddel. Aktuelle alternative salgskanaler som blir vurdet i arbeidet er billettautomater, kommisjonærløsninger, salg via web og mobil og videreutvikling av Skyss sitt kundesenter. Utvikling av nye salgskanaler er viktig fordi det forenkler billettkjøpsen og kan gi økt salg og mer fornøyde kunder. Det bli gitt en mer utfyllende orientering om strategi for ulike salgskanaler ved rapporteringen for 3. kvartal. Utviklingsplan for Skyss - Kvartalsvis rapportering på delprosjekt

7 Anbod/kontraktar Gjennomføre oppstart av anbodskontraktar for Osterøy, Bergen sentrum, nord og vest basert på følgjande: systematiserte erfaringar frå tidlegare ar Oppstart av nye kontraktar frå Rutepakke Bergen Sentrum ble 11. april tildelt til Tide Buss AS. Det betyr at det blir samme operatør for Rutepakke Nord og Sentrum. Skyss har i den anledning besluttet at de nye rutene skal starte opp samtidig 3. oktober i år. Dette for ågjøre antallet endringer for de reisende så små som mulig. Oppstartsforberedelsene både for Rutepakke Nord og Sentrum går i henhold til plan. gjennomgang av forventningar med operatør målretta informasjon og dialog med kundane Rutepakke Vest ble tildelt Nettbuss Drammen AS 22. juni i år. Avgjørelsen ble påklaget av leverandørene som ikke nådde opp i konkurransen. Skyss har opprettholdt tildelingen, men avgjørelsen er nå klaget videre til KOFA. tilstrekkeleg beredskap for alle kritiske ar dokumentere og systematisere erfaringar for gjenbruk Sal/marknad Utarbeide forslag til ny takst og sonestruktur for heile Hordaland Hausten Oppstartsfase Arbeidet med åutarbeide forslag til ny takst og sonestruktur er under oppstart. Møte med ressurspersoner er avholdt, og det er samlet innspill på innhold, omfang og hvordan vi bør legge opp arbeidet. Arbeidet med forslag til ny nasjonal bransjenorm for personvern og informasjonssikkerhet for kollektivtrafikken skal etter planen ferdigstilles om kort tid. Bransjenormen vil sannsynligvis stille krav om likeverdige anonyme reiseprodukter (egenskaper og prisnivå) til dagens personlige reiseprodukter (f.eks.periodeskyss). Den nye bransjenormen vil legge føringer for utviklingen av reiseprodukter, på lik linje med hva en endring i takststrukturen fører med seg. Arbeidet med ny takst og sonestruktur bør derfor samordnes. Billettering/Intern organisering Sikre at alle sentrale oppgåver knytt til billetteringssystemet blir teke hand om på ein god måte i linjeorganisasjonen Første halvår Deler av oppgåvene er overført til IKTavdelinga Det gjenstår fremdeles noe testing i forbindelse med ferdigstillelse av billetteringsprosjektet. Driften av billetteringssystemet er organisert og inndelt i 4 fagområder; Installasjon, reparasjon, logistikk og systemforvaltning. Prosjektutvikling og Opplæring. Konkrete oppgaver innen hvert felt beskrives og fastsettes utover høsten. I tillegg pågår rekruttering av nødvendige ressurser for å dekke driftsoppgavene etter prosjektslutt. Utviklingsplan for Skyss - Kvartalsvis rapportering på delprosjekt

8 Leiing/målstyring Innføring av målstyring som sikrar god rapportering på alle sentrale ar, inntekts og kostnadspostar Utgangen av 2012 Prosjektet er ikkje starta opp. Leiing/gjennomføring av utviklingsplanen Etablere utviklingsløp/ for å støtte leiargruppa i iverksetting av planen. Fokusering på klar strategisk retning, effektiv samhandling for åløyse utfordringar, oppfølging og motivering av medarbeidarane i gjennomføringa av planen Ledergruppa har utviklingsplan oppe som sak på hvert møte. Interne er og organisering var tema på samling for ledergruppa den 2. og 3. mai. Arbeidet med rulleringen av planen starter opp medio august. Utviklingsplan for Skyss - Kvartalsvis rapportering på delprosjekt