HORDALAND FYLKESKOMMUNE

Transkript

1 HORDALAND FYLKESKOMMUNE Fylkesrådmannen Sekretariatet for kontrollutvalet Vår ref.: (nyttast ved korrespondanse) Dykkar ref.: Bergen, 12. mars /015/HEGG Oppfølging av vedtak tilbakemelding Det vert vist til brev Fylkesrådmannen kan melda tilbake dette om oppfølging av vedtak i forvaltningsrevisjonar og selskapskontrollar : 1. Oppretting av Skyss vedtok i juni 2010 å be fylkesrådmannen syta for at det vart utarbeidd ein plan for korleis Skyss kan innfri mål og strategiar for kollektivtransporten i Hordaland fylkeskommune. Den første utviklingsplanen vart utarbeidd av Skyss hausten 2010, og handsama av fylkestinget i desember Utviklingsplanen dannar grunnlag for korleis Skyss kan medverka til å nå dei politiske måla, konkretisera mål for Skyss som eining, koma med forlag til korleis Skyss skulle løysa påpeikte utfordringar og syna prioriteringane framover. I planen forpliktar Skyss seg til å gjera rullering av planen kvart år. Rulleringa for 2012 er lagt fram både for samferdsutvalet og fylkesutvalet. Det vert kvartalsvis rapportert til politisk nivå på framdrifta i arbeidet har vore eit godt år for kollektivsatsinga i Hordaland. Det har vore ein tydeleg passasjerauke, og Bybanen i Bergen fraktar fleire passasjerar enn prognosane. Skyss har i sitt arbeidd i 2011 lagt vekt på å gjennomføra dei tiltaka som vart vedtekne i utviklingsplan for Skyss. Dei fleste prosjekta er gjennomførte innanfor planlagde rammer og tid. Billetteringssystemet Billetteringssystemet har vore eit av dei større prosjekta Skyss har arbeidd med, og etter fleire år med utvikling og testing er systemet no i det store og heile ferdig (sjå eigen statusrapport). Salskanalar Eit sentralt mål for Skyss er å tilby produkt som er enkle å forstå, kjøpa og bruka for alle. For å letta kjøp av billettar arbeider Skyss med å utvikle fleire salskanalar. Dei aktuelle kanalane er billettautomatar, kommisjonærløysingar, sal via internett og mobil og vidareutvikling av Skyss sine kundesenter. Program for innfasing av salskanalar er klar. Dei ulike delprosjekta er i ulike fasar: Delprosjekt automatar er i fase for lansering. Delprosjekt web er i fase for testing og utrullering. Besøksadresse: Agnes Mowinckels gate 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Telefaks Direkte telefon: E-postadresse: hfk@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

2 Delprosjekt kommisjonærløysingar og delprosjekt mobil er begge i fase for planlegging, analyse og design. IKT-strategi Eit anna prosjekt i utviklingsplanen har vore å etablera ei eiga IKT-avdeling og utarbeida og setja i verk ein eigen IKT-strategi. Det er tilsett ein fagleiar og det er lagt fram ein IKT-strategi som legg føringar for både IKT-satsinga i Skyss og heilskapen i Skyss sin systemportefølje. Organisasjonsstruktur Eit anna prioritert tiltak i 2011 har vore å gjennomgå organisasjonsstrukturen, særleg med tanke på om Skyss er organisert på ein måte som støttar opp om dei sentrale arbeidsprosessane, og om leiargruppa er strukturert på ein hensiktsmessig måte. I samråd med medarbeidarane og representantar for desse ønskjer leiargruppa å sjå nærmare på den interne organiseringa med spesiell vekt på kundeprosessar som går på tvers av organisasjonsmodellen. Anbodsutsetting og oppstart av nye rutepakkar Alle ruteområde i fylket er no konkurranseutsette, med unntak av rutepakke Vest, som skal starta opp i juni Rutepakke Nord og Sentrum vart tildelt Tide Buss AS som operatør. Ved den store ruteomlegginga 3. oktober vart nytt prinsipp for stamlinjenett for Bergen nord og sentrum sett i drift. Organiseringa skal gi eit betre tilbod mot kunden med hyppigare frekvens og meir effektiv utnytting av ressursane. Ved oppstart fekk vi ein heilt ny busspark, som møter krava til universell utforming og har vesentleg lågare miljøutslepp enn den gamle. I tillegg vart fleire nye miljøvenlege gassbussar sette i drift. Rutepakke Vest er tildelt Nettbuss Drammen AS og vert sett i drift i juni Med det har Skyss sett alle rutepakker i anbodsregimet i drift. Dette er ein milepæl for kollektivtrafikken i Hordaland, og Skyss vil gå over i ein ny fase. Då kan Skyss i større grad enn før forbetra og utvikla tilbodet mot kundane for å skapa vekst. Trafikantinformasjon Mangel på oppdatert reiseinformasjon kan vera til hinder for at folk vel å reisa kollektivt. Eit prioritert tiltak er difor å utvikla sanntidsinformasjon til utvalde haldeplassar og terminalar og i informasjonskanalane kundane brukar. Sanntidsinformasjonsprosjektet vart starta i 2011 og vil vera eit av Skyss sine største prosjekt i Implementering av nytt billetteringssystem i Skyss Innleiing Billetteringsprosjektet i Skyss blei oppretta hausten 2005 for å handtera innkjøpet av billetteringsystemet Atries frå den tyske leverandøren Atron gmbh. Atries skulle overta etter BusPos, det gamle billetteringssystemet som hadde vore i bruk i fylket sidan Dei viktigaste hendingane for billetteringsprosjektet er vist i den kronologiske oversikten nedanfor. Ein detaljert gjennomgong av bakgrunnen for prosjektet og ei god oppsummering av status slik den stod våren 2010 er gitt i Deloitte sin revisjonsrapport for prosjektet, ref. vedlegg til sak. 32/10 frå møtet i kontrollutvalet 22. september Om lag samstundes med at kontrakten mellom Hordaland fylkeskommune og Atron vart underskriven, fekk Atron også liknande kontraktar om leveransar av Atries billettsystem til andre store kundar, mellom anna to omtrent jamstore prosjekt i Sverige. Ein forstod snart at Atron ikkje hadde kapasitet til å handsama tre slike store prosjekt samstundes, og arbeidet i prosjektet dei først åra bar preg av mange periodar med berre ubetydeleg framdrift. I august 2

3 2007 melde Atron om forseinkingar i leveransane sine og i desember 2007 vart det klart at ein ikkje ville klara på få på plass Atries til oppstarten av anbodskøyringa av buss i Austevoll frå 1. jan Atries kom likevel i bruk i Austevoll frå slutten av mai 2008, men med redusert funksjonalitet i høve til det ein hadde forventa. Fram til då var prosjektfokus å ta fram, testa og godkjenna full funksjonsfylde i Atries for deretter å ta den i bruk på alle transportmidla i fylket samstundes. Med dei forseinkingane ein opplevde vart det vurdert slik at det var viktigare at ein fekk på plass Atris i dei nye komande anbodskøyringsområda enn å utvikla full funksjonsbredde. Dette vart då prosjektet sitt hovudfokus fram til sommaren Ein viktig milepæl for prosjektet passerte ein då bybana i Bergen starta opp i slutten av juni Med billettautomatar på stasjonane og kortlesarar om bord i vognene var Atries billetteringssystem endeleg i bruk i heile (med unnatak for nokre snøggbåtar) Hordaland. Med dette kunne ein igjen fokusera på å få plass dei manglande funksjonane i billettsystemet Kronologi Tidspunkt Hending Juni 1999 Strategi og handlingsplan for kollektivtransporten i Bergensområdet. Forprosjekt nytt billetteringssystem Gjennomfør. forsprosjekt Reis i Vest vurderingsgrunnlag for gjennomføring av hovudprosjekt. Mai 2002 Vidareføring av Reis i Vest som eit hovudprosjekt. Desember 2002 Val av finansieringsløysing drøfting med transportselskapa om ein avtale der transportselskapa får ansvar for finansiering og August 2003 innkjøp av nytt billetteringssystem Avtale om at Bergen kommune overtar forvaltningsansvaret for transportsystemet i Bergen Bergen kommune gjennomførte Forsøk med alternativ forvaltningsorganisering av transportsystemet i Bergen. Oktober 2004 Mars 2005 Oktober 2005 Oktober 2005 Mai 2006 Mars 2007 November 2007 Mai 2008 Fylkesutvalet Fylkesråd mannen Fylkesutvalet Gradvis konkurranseutsetting av bussruteproduksjonen i fylket frå Bergen kommune trer inn i avtalen om finansiering av nytt billetteringssystem. HFK som eigar og ansvarleg for drift av fellesdelen av billettsystemet Finansieringsavtale for billetteringssystem mellom HFK, HSD Buss AS, HSD Sjø AS, Gaia trafikk AS og Hordaland Kollektivservice AS. Kontrakt med Atron om levering av nytt billetteringssystem. Billetteringsprosjektet vert oppretta. Første installasjon skal bli i Austevoll januar 2008 og resten av fylket skal vere dekka av nytt billettsystem innan utgangen av året. Overta ansvaret for billettsystemet for snøggbåtrutene og lokale båtruter. Overtaking av heile billetteringssystemet avtale med Tide Buss AS, Tide Sjø AS og Hordaland Kollektivservice AS. Oppretting av Skyss, med ansvar for ruteplanlegging, utvikling av billettsystemet, og informasjon og marknadsføring av kollektivtilbodet. Nytt billetteringssystem, med innskrenka funksjonalitet, vart teke i bruk på bussane i Austevoll 3

4 Juli 2008 Nytt billetteringssystem, med innskrenka funksjonalitet, vart teke i bruk på bussane i Sunnhordland August 2008 Nytt billetteringssystem, med innskrenka funksjonalitet, vart teke i bruk på bussane i Eksingedalen og Modalen Januar 2009 Nytt billetteringssystem vart teke i bruk på bussane i Hardanger/Voss August 2009 Nytt billetteringssystem vart teke i bruk på bussane i Os og Bergen Sør og i Nordhordland April Mai Nytt billetteringssystem vart teke i bruk på bussane i resten av 2010 Hordaland (Fjell, Sund, Osterøy, Askøy og Bergen) Juni 2010 Nytt billetteringssystem, no og med billettautomatar, vart teke i bruk på og langs Bybanen i Bergen Arbeid med å få plass resten av funksjonane og gjennomføring av avsluttande godkjenningstest (SAT Site Acceptance Test) Oktober 2011 Billetteringsprosjektet avsluttast Sidan sommaren 2010 I tillegg til at ei mengd funksjonar var manglende i Atries var Skyss lite nøgd med Atron si handsaming av dei problema ein hadde med Atries igjennom sommaren Det har vore forhandlingar med Atron med sikte på å finna gode løysingar. Sidan sommaren 2010 har Atron gjorde ein del indre organisasjonsendringer og omprioriteringer og framdrifta hos dei har sidan blitt betra. Dei har no utvikla nesten alle dei manglande funksjonane i Hordaland sitt billetteringssystem. Eit tilnærma komplett systemet var i august/september 2011 igjennom ein tre vekers kvalifiserande test (SAT Site Acceptance Test) her i fylket. Diverre har ein ikkje oppnådd god nok kvalitet for billettautomatane og testen er difor enno ikkje godkjend. Status produksjon Billetteringa går no greitt på bybane, bussar og båtar. Innimellom førekjem det likevel nokre feil, men desse vert i all hovudsak handsama av operatøren sjølv som byter ut eininga med feil med ein frå reservedelslageret sitt. Einingar med feil blir sende til Skyss for reparasjon. I februar 2012 innførte ein Favoritt -konseptet i billetteringssystemet. Kunden kan no nominera ei reise på sitt Skysskort som sin Favoritt. Om ein har tilstrekkeleg verdi på KontantSkyss kan ein så gå direkte på buss/bane og halda Skysskortet sitt opptil kortlesar ved bakdør, og ein vil då fort og greitt automatisk bli belasta for ei reise. Dette er ein effektiv måte å billettera på og mange reisande har allereie teke Favoritten i bruk. Billettautomatane skapar i dag dei største problema for Skyss då det stadig er problem med at utmatinga av Minikort stoppar opp. Konsekvensen er at kunden opplever at automatane stadig er i ustand samstundes som Skyss må bruka mykje tid på å reisa rundt til alle automatane og ordne opp. Internett-løysinga for kjøp av reiseprodukt på nett er også endelig på det nærmaste klar. Innan utgangen av mars 2012 vil ein koma i gang med ein belastningstest, noko som vil bli gjort i ein lukka kontrollert test med et lite tusentalls brukarar. Lukka i denne samanheng betyr at det ikkje vil bli gitt generell tilgang for publikum. Testpersonane er regelmessige kollektivbrukarar som skal gi Skyss objektive tilbakemeldingar om sine erfaringar etter som testen held fram. For at ein slik test skal gi meining må den gå over nokre månader. Sannsynlegvis vil løysinga verta justert litt i forhold til desse tilbakemeldingane før det vert offentleg lansering. 3. Forvaltningsrevisjon av innkjøpsseksjonen I samsvar med punkt 3 i fylkestinget sitt vedtak i sak 3/11 vart oversyn over status på tiltak lagt fram for fylkestinget i oktober 2011 som melding 12/ Forvaltningsrevisjon innan vedlikehald og inneklima 4

5 I melding 8/11 vart det til fylkestinget i juni 2011 lagt fram handlingsplan som syner kva tiltak som vert sette i verk for å følgje opp tilrådinga i rapporten. Til fylkestinget i juni 2012 vert det lagt fram sak om overordna vedlikehaldsstrategi for bygningsmassen, jfr. pkt. 1 i handlingsplanen. 5. Forvaltningsrevisjon av tildeling og oppfølging av drosjeløyve handsama i møte sak 1/11 Forvaltingsrevisjon tildeling og oppfølging av drosjeløyve. gjorde føljande vedtak: ber fylkesrådmannen syta for at 1. Det vert vurdert å etablere enkle skriftlege rutinar for tildeling og oppfølging av drosjeløyve 2. Det vert vurdert å fastsetje minimumsstandard for kva drosjesentralane sine vedtekter bør innehalde 3. Det vert vurdert å etablere samarbeidsavtalar og teke initiativ til samarbeidsfora med drosjesentralane med formål å sikre systematisk informasjonstilgang, betre oppfølging av løyvehavarane og utvikling av tenestene. 4. Praksis med å gje dispensasjon frå krav om faglege kvalifikasjonar ( 8 i yrkestransportforskrifta) vert vurdert. 5. Det vert vurdert å etablere rutinar for planmessig stikkprøvekontrollar av korleis løyvehavarar ivaretek løyvet sitt. 6. Det vert laga ein handlingsplan innan , som syner kva tiltak som skal setjast i verk for å følgje opptilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksetjinga. Merknader 1. Samferdselsavdelinga har utarbeidd skriftleg rutinebeskriving for tildeling og oppfølging av drosjeløyve med lenkjer til alle standardbrev og liknande. Rutinebeskrivinga ligg elektronisk tilgjengeleg i Kvalitetssystemet på intranettet. 2. Sentralane har ikkje eins selskapsform, nokre er aksjeseselskap, nokre er samvirkeforetak osb. Kvar selskapsform har eige regelverk og der finn ein minstekrav til vedteker for den aktuelle type selskap, t.d. aksjelova 2-2 og samvirkelova 10. Samferdselsavdelinga nyttar dette regelverket ved vurderinga av sentralane sine vedtekter, og finn ikkje at det er trong for å fastsetja særskilte minimumskrav utover dette. 3. Samferdselsavdelinga har tilskrive alle sentralane i Bergen køyreområde vedrørande spørsmål om å etablera eit samarbeidsforum for å sikra systematisk informasjonstilgang, betre oppfølging av løyvehavarane og utvikling av tenestene. Ein har skissert at det vert innarbeidd rutinar der samferdselsavdelinga kallar inn sentralane til faste samarbeidsmøte to gonger per år, før sommaren og før jul. Sentralane vil få høve til å melda inn saker til samarbeidsmøta på førehand, og endeleg sakliste vil verta sendt ut i rimeleg tid før møta. Alle sentralane i køyreområdet er positive til forslaget, og samferdselsavdelinga kallar inn til første møte i samarbeidsforumet før sommaren Når det gjeld sentralane elles i Hordaland har samferdselsavdelinga god dialog, men finn ikkje at det er praktisk å etablera faste møte med dei. 4. Samferdselsavdelinga gjev som hovudregel ikkje dispensasjon frå krav om faglege kvalifikasjonar. Unntak frå dette skjer berre i unntakstilfelle og berre etter forskrifta 23, ved at ein ut frå transportmessige omsyn gjev dispensasjon frå løyvekravet i einskilde tilfelle, til 5

6 avgrensa transport med personbil, etter avtale med annan løyvehavar og innan ramma av dette løyvet. 5. Det er sentralane som set opp køyreplanar for drosjene og kan kontrollera korleis løyvehavarane tek i vare løyvet sitt. Samferdselsavdelinga driv ikkje utekontroll og har såleis ikkje praktisk moglegheit til å ta stikkprøver. I samarbeidsforumet som no vil verta etablert, vil samferdselsavdelinga be sentralane om aktuelle rapportar/utskrifter frå køyreskjema og liknande som viser korleis den einskilde løyvehavar tek i vare løyvet. Utover dette kontrollerer samferdselsavdelinga våren 2012 alle løyvehavarar i Bergen køyreområde opp mot arbeidstakarregisteret i NAV, for å sjå om det er registrert anna hovuderverv i strid med yrkestransportforskrifta 45. Dei det gjeld, vert tilskrive med varsel om tilbakekalling av løyvet. 6. Kartlegging av tilbod om skulehelseteneste ved vidaregåande skular i Hordaland gjorde i møte slikt samrøystes vedtak i sak 40/11: 1. ber om at fylkesordføraren går i dialog med kommunane i Hordaland med sikte på å finna ei løysing for å betra skulehelsetenesta slik at tilbodet kjem på høgde med måltala (1 stilling pr. 800 elevar). 2. Skolane som i dag er dårlegast stilt skal ha høgast prioritet i prosessen. 3. vil be om at staten gjennom lov og forskrift fastset meir spesifikke kvalitetskrav til skulehelsetenesta. Det vert også vist til vedtak i fylkestinget , sak 69/11: Årsbudsjett 2012 økonomiplan : Skolehelseteneste + 1,5 mill. 7. Selskapskontroll av Beredt AS Det vart sendt brev til Beredt AS ved styreleiar 13. juli 2011 der det vart bedt om at styret følgjer opp fylkestinget sitt vedtak. Vi legg til grunn at styret følgjer opp, men vi har ikkje mottatt tilbakemelding frå styret. 8. Selskapskontroll 2009 Eigarskapsforvaltning Slik fylkesrådmannen tolkar kontrollutvalet sitt vedtak står det att vurdering av to kulepunkt av tilrådingane i punkt 7 i vedtaket i fylkestingssak 80/09 Selskapskontroll 2009 eigarskapsforvaltning. Desse to kulepunkta har slik ordlyd: Hordaland fylkeskommune bør vurdere om det er mogeleg i større grad å konkretisera eigarstrategiane for nokre av selskapa. Hordaland fylkeskommune bør vurdere om det er mogeleg å utarbeida klårare eigarmål og forventingar til dei ulike selskapa. Fylkesrådmannen nemnde i brev av 7. april 2011 til kontrollutvalet at det er naturleg å vurdera dette når eigarstrategien skal reviderast. Dette arbeidet er sett i verk 9. Eigarskapskontroll Arbeidsmarknadsbedriftene Hovudfokus har vore på å avklare spørsmålet om fylkeskommunen framleis skal ha eigarskap i desse bedriftene, jfr. fylkestinget sitt vedtak:..primært med sikte på at Hordaland fylkeskommune går ut av verksemdene basert på endra oppgåvefordeling mellom fylkeskommunen og kommunane. 6

7 Det har ikkje vore naturleg å følgje opp dei andre punkta i fylkestinget sitt vedtak før dette var avklart. Saka om evt. vidare eigarskap har vore behandla i fylkesutvalet fleire gongar. Endeleg vedtak vart gjort i møte Det følgjer av dette at Bergen kommune overtar fylkeskommunen sitt eigarskap i A2G, mens fylkeskommunen held fram som eigar i dei andre arbeidsmarknadsbedriftene. Dette betyr at fylkesrådmannen no vil ta initiativ til å vurdere korleis dei andre punkta i fylkestinget sitt vedtak kan følgjast opp: - etablere ein prosess med dei andre eigarane om struktur og eigarstrategi - følgje opp tilrådingane i pkt. 7 i rapporten - lage handlingsplan for oppfølging. Paul M. Nilsen fylkesrådmann 7