Anskaffelse IINR 1305 MØBLER. Innbydelse til Åpen anbudskonkurranse

Transkript

1 Innbydelse til Åpen anbudskonkurranse OPPDRAGSGIVERE: IINR ved medlemskommunene: Aurskog-Høland, Enebakk, Fet, Nittedal, Rælingen og Sørum Samt Lørenskog, FFI og ROAF

2 Innholdsfortegnelse 1 OPPDRAGSGIVER OM OPPDRAGSGIVER KONTAKTOPPLYSNINGER INFORMASJON OM ANSKAFFELSEN FORMÅL/OMFANG VARIGHET/FRIST FOR GJENNOMFØRING AVTALEFORHOLD ETISKE KRAV GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN FREMDRIFTSPLAN TILBUDSBEFARING TILBUDSKONFERANSE SHOWROOM (GJELDER KUN OMRÅDE A) RETTELSER, SUPPLERING ELLER ENDRING AV KONKURRANSEGRUNNLAG AVKLARING AVLYSING AV KONKURRANSEN OG TOTALFORKASTELSE KVALIFIKASJONSKRAV FOR DENNE ANSKAFFELSEN LOVPLAGTE, OBLIGATORISKE OG UFRAVIKELIGE KRAV ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING ØKONOMISKE OG FINANSIELLE KAPASITET TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER MILJØKRAV KRAV TIL TILBUDET TILBUDETS UTFORMING Pris Språk INNLEVERING AV TILBUDET VEDSTÅELSESFRIST FORBEHOLD ALTERNATIVE TILBUD TILBUD PÅ DELER AV ANSKAFFELSEN TILBUDSAMARBEID ETABLERING AV E-HANDEL I IINR, LØRENSKOG OG SKEDSMO KOMMUNER AVGJØRELSE AV KONKURRANSE TILDELINGSKRITERIER 5 ÅRS GARANTITID Generelt Beregningsmodell, tildelingskriteriet: Produktgrupperabatt Beregningsmodell, tildelingskriteriet: Produktevaluering Beregningsmodell, tildelingskriteriet: Oppgaveforståelse/Miljø TILDELINGSKRITERIER 3 ÅRS GARANTITID Generelt Beregningsmodell, tildelingskriteriet: Produktgrupperabatt VEDLEGG Side 2 av 13

3 1 Oppdragsgiver 1.1 Om oppdragsgiver Interkommunal innkjøpsordning Nedre Romerike (heretter kalt IINR) ble etablert våren 1997, og er en forpliktende interkommunal innkjøpsordning bestående av Aurskog- Høland, Enebakk, Fet, Nittedal, Rælingen og Sørum kommuner. Anskaffelsesprosessen gjennomføres i samarbeid av IINR, Lørenskog, FFI, ROAF og NBBR I denne anskaffelsen skal alle disse Oppdragsgivere samlet ansees som Oppdragsgiver. Mer informasjon finnes på våre internettsider Kontaktopplysninger Dersom Leverandør finner at konkurransegrunnlaget m/vedlegg ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan det skriftlig stilles spørsmål og/eller bes om tilleggsopplysninger hos Oppdragsgiver ved: KONTAKTOPPLYSNINGER: Interkommunal Innkjøpsordning Nedre Romerike v/ Tanja Huse-Fagerlie thf@sorum.kommune.no POSTADRESSE: c/o Sørum kommune BESØKSADRESSE: Sørum Rådhus Postboks 113 Kuskerudveien SØRUMSAND 1921 SØRUMSAND Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger bes om å leveres per mail og merkes: Tilleggsopplysninger, anskaffelse IINR 1305» Leverandører som henvender seg til andre personer, eventuelt enheter, hos Oppdragsgiver, for å tilegne seg informasjon vedrørende denne anskaffelsen risikerer å bli avvist. 2 Informasjon om anskaffelsen 2.1 Formål/omfang IINR heretter kalt Oppdragsgiver, innbyr til Åpen anbudskonkurranse i henhold til dette dokument med vedlegg. Nødvendig produktopplæring er også en del av anskaffelsen. Tilbudt leveranse må tilfredsstille alle gjeldende lover, normer og forskrifter. Oppdragsgiver vil inngå tre rammeavtaler innenfor følgende tre områder: Skole og barnehagemøbler Kontormøbler og møte/oppholdsrom Institusjonsmøbler Det vil samtidig være mulig å legge inn deltilbud på hvert av de ulike områdene på henholdsvis: OMRÅDE A: Nye møbler, 5 års garanti, inkl. montering OMRÅDE B: Nye møbler, 3 års garanti, eksl. Montering (her utgår mao de avtalebestemmelser som omhandler montering/fjerning av emballasje) Det vil si at det vil inngås avtale med minimum to leverandører og maksimum seks leverandører for kjøp av møbler og inventar. Side 3 av 13

4 Formål med anskaffelsen er å dekke Oppdragsgivers behov for nye møbler og inventar til kommunene i henhold til krav framsatt i dette dokumentet. Med Oppdragsgiver menes; Aurskog-Høland, Enebakk, Fet, Nittedal, Rælingen og Sørum samt Lørenskog, FFI og ROAF. Det er i tillegg opsjon for tiltredelse av andre kommunale enheter som naturlig faller innenfor kommunens administrasjon/styre, som for eksempel kirken og det kommunale brannvesen. Oppdragsgiver ønsker ett tett og godt samarbeid med valgte Leverandør(er) og vil være åpen for forslag til positive forbedringer og justeringer i avtaleperioden innenfor tillatte rammer. OMRÅDE A + B: Tabellen nedenfor viser statistisk totalt årlig uttak av nye møbler i 2012 per kommune. Da vi kun har hatt avtale på møbler med 5 års garanti, kan vi her kun vis til økonomiske tall for denne gruppen. Hovedvekten av omsetning i denne avtaleperioden vil være innenfor 5 års garantitid inkl. montering, men vi forventer at den totale omsetningen på gruppen inntil 3 års garanti uten montering vil ligge på 1-2 millioner per år i tillegg til de nevnte tall i skjemaet nedenfor. Statistikkene gir kun en indikasjon på størrelse og er ikke bindende. Årlig uttak vil være avhengig av økonomiske rammevilkår, byggeaktivitet, politiske vedtak og markedssituasjonen for øvrig. Kommune Kjøp OMRÅDE A Aurskog-Høland Enebakk Fet Lørenskog Nittedal Rælingen FFI ROAF Sørum Estimert kjøp pr år Dersom Leverandør oppdager at det i dette konkurransegrunnlag er viktige momenter som er uteglemt for at anskaffelsen skal kunne fungere etter intensjonene, er det Leverandørs ansvar å påpeke dette i tilbudet. 2.2 Varighet/frist for gjennomføring Offentlig åpning av tilbudet vil ikke finne sted. Åpning av tilbudene vil finne sted kort tid etter fristens utløp. Åpningen blir foretatt av minst to representanter for Oppdragsgiver, Leverandør har ikke rett til å være til stede ved åpningen. Leverandør vil ikke få tilsendt kopi av anskaffelsesprotokollen. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. Rammeavtalen vil ha en varighet på 2 år, med en mulighet for 1+1 års forlengelse. I hele avtaleperioden kan Oppdragsgiver si opp Rammeavtalen med seks måneders skriftlig varsel. 2.3 Avtaleforhold Avtaleforholdet vil bli regulert av rammeavtale med vedlegg. Bindende avtale anses ikke inngått før den er undertegnet av begge parter. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å inngå en foreløpig avtale med utvalgt Leverandør. Det vil skrives en likelydende avtale med de tre partene: IINR, Lørenskog og Skedsmo som til sammen utgjør betegnelsen «Oppdragsgiver» i disse anbudsdokumentene. Side 4 av 13

5 2.4 Etiske krav Det stilles krav om sporbarhet i leverandørkjeden ved bruk av underleverandører. Det er et kontraktsvilkår at gjeldende varegruppe som anskaffes skal være produsert i overensstemmelse med grunnleggende krav til arbeidstakerrettigheter og barns rettigheter. Tilbydere skal derfor fylle ut og vedlegge egenerklæring for etterlevelse av etiske kontraktsvilkår. 3 Gjennomføring av konkurransen Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende regelverk for offentlige anskaffelser. Blant annet i henhold til Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) del I og III. Ved behandling av saker som omfattes av denne forskrift, gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven. Denne anskaffelsen følger prosedyren Åpen anbudskonkurranse. Denne anskaffelsen er kunngjort i DOFFIN og TED. 3.1 Fremdriftsplan GENERELT: Kunngjøring Doffin/TED-databasen: Frist for å levere tilbud kl 12: Showroom Uke 23/24 Forventet tildeling av kontrakt Forventet kontraktinngåelse Juli/august 2013 Forventet oppstart August 2013 Det tas forbehold om endring i fremdriftsplan. Tidspunktene etter åpning er kun retningsgivende. Tilbudet skal være Oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet, før utløpet av tilbudsfristen. Ved postforsendelse er det Leverandørs ansvar at tilbudet er saksbehandler i hende innen leveringsfristens utløp. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 3.2 Tilbudsbefaring Det vil ikke bli avholdt tilbudsbefaring 3.3 Tilbudskonferanse Leverandørmøte/konferanse vil kun bli avholdt dersom Oppdragsgiver legger frem ønske om dette. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avholde slike møter med én og én. Reiseutgifter mv. i forbindelse med tilbudskonferansen dekkes av den enkelte Leverandør. 3.4 Showroom (gjelder kun OMRÅDE A) Tilbydere som kvalifiserer seg, inviteres til produkttesting i showroom i lokale bestemt av oppdragsgiver. I tillegg skal det leveres en pdf-fil med samme rekkefølge av produkter som i vedlegg 1, prisskjema med veiledende pris og bilde av det enkelte produkt. Denne filen må også inneholde nødvendig produktinformasjon for det enkelte produkt. Oppdragsgiver vil teste hvert enkelt produkt med basis i de kvalitetskrav som står oppgitt i prisskjemaet. Hvert produkt vil få en karakter fra 10 (max) til 0 (min). Det vil være tilbyders ansvar å sette de ulike produktene opp på korrekt plass og gjøre de tilgjengelige for testing. Det er også viktig at hvert produkt merkes godt slik at det ikke blir noen forvirring vedrørende hvilket produkt som kommer fra hvem. Produktene vil stå samlet fra alle leverandører, per produktlinje i prisskjemaet. Området som produktene skal monteres vil bli tydelig merket. Tilbyder er ansvarlig for å montere opp produktene korrekt for grundig testing samt å hente de tilbake ved testens slutt. Side 5 av 13

6 Tidspunkt og sted vil bli opplyst senere, men showroomene vil befinne seg på Nedre Romerike i utvalgte, offentlige lokaler. Det vil bli en showroom-dag per avtale: 1. Skole- og barnehagemøbler og inventar 2. Kontormøbler og møte/oppholdsrom og inventar 3. Institusjonsmøbler og inventar Tilbyder må dekke alle utgifter, inklusive arbeidstimer/frakt/slitasje på produkter ved produkttestingen. Det vil ikke være mulig for tilbyder å være tilstede når produktene skal karaktersettes. Reiseutgifter mv. i forbindelse med tilbudskonferansen dekkes av den enkelte Leverandør. 3.5 Rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlag Oppdragsgiveren har rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter, inntil seks døgn før tilbudsfristens utløp. Slike rettelser, suppleringer eller endringer vil umiddelbart bli lagt ut på DOFFIN. Spørsmål vedrørende anskaffelsen må rettes skriftlig til Oppdragsgiver senest åtte døgn før tilbudsfristens utløp. Svar på spørsmål vil bli lagt ut på DOFFIN senest seks døgn før tilbudsfristens utløp. 3.6 Avklaring Oppdragsgiver kan ved denne anskaffelsen ikke gå i forhandlinger om elementer ved tilbudene etter at disse er levert inn. Det kan imidlertid være aktuelt, etter initiativ fra Oppdragsgiver, å avholde møter med utvalgte Leverandøren hvor sider ved tilbudet blir avklart, eller utdypende og presiserende drøftelser blir gjennomført. Det er adgang til følgende avklaringer av tilbudene: a) klarlegge uklarheter og ufullstendigheter, såfremt disse ikke er av en slik art at tilbudet skulle vært avvist b) når det gjelder løsninger, arbeidsmetoder eller materialer som Leverandøren selv foreslår, kan Oppdragsgiveren be Leverandøren foreta utdypning og klargjøring av hvordan kravene i konkurransegrunnlaget vil bli ivaretatt c) dersom det av tekniske eller funksjonelle grunner er nødvendig, kan det gjøres mindre justeringer i de løsninger Leverandøren har framsatt. 3.7 Avlysing av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver kan på et hvilket som helst stadium, på saklig grunnlag, avlyse konkurransen med øyeblikkelig virkning. Side 6 av 13

7 4 Kvalifikasjonskrav for denne anskaffelsen Disse kravene gjelder både OMRÅDE A og OMRÅDE B. Dersom noen av disse kravene ikke oppfylles eller er dokumentert av Leverandør, vil tilbudet avvises. Oppfyllelse av de obligatoriske kravene i 4.1. samt øvrige kvalifikasjonskrav er en forutsetning for videre deltagelse i konkurransen. 4.1 Lovplagte, obligatoriske og ufravikelige krav Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Flik / Mappe Skatteattest; Det kreves at leverandøren framlegger skatteattest for skatt, Dersom det er restanse må dette begrunnes. Merverdiavgift Det kreves at leverandøren framlegger skatteattest for merverdiavgift. Dersom det er restanse må dette begrunnes. HMS - egenerklæring; Det kreves at leverandøren framlegger HMSegenerklæring Attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret (Skjema RF-1244 bør brukes). Attesten skal ikke være eldre enn 6 mnd. regnet fra tilbudsfrist. Attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdkontoret (Skjema RF bør brukes). Attesten skal ikke være eldre enn 6 mnd. regnet fra tilbudsfrist. HMS egenerklæring i samsvar med vedlegg 7 om at leverandøren oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av avtale vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Egenerklæringen skal vedlegges tilbudet. Norske leverandører som ikke er merverdigavgiftspliktige skal fremlegge bekreftelse fra skattemyndighetene og dette. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. 4.2 Organisatoriske og juridiske stilling Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Flik / Mappe Firmaattest; Det kreves at leverandøren har et lovlig etablert foretak 4.3 Økonomiske og finansielle kapasitet Firmaattest eller attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandør er etablert. Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Flik / Mappe Soliditet Det kreves at Leverandøren skal ha en økonomisk og finansiell soliditet. Kredittverdigheten som legges til grunn for å bli kvalifisert for denne konkurransen er A (kredittverdig) / AN(nyetablert). Leverandører med lavere rating vil avvises. Fremlegge kredittvurdering ikke eldre enn 1 år. Ratingen må utstedes av en godkjent kreditvurderingsinstitusjon som banker og kredittselskaper. Der leverandøren har gyldig grunn til ikke å kunne fremlegge den dokumentasjon Oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som Oppdragsgiver kan akseptere. Dersom leverandøren har slik gyldig grunn, skal han ta skriftlig kontakt med Oppdragsgiver for å få klarlagt hvilken annen dokumentasjon som kan aksepteres Side 7 av 13

8 4.4 Tekniske og faglige kvalifikasjoner Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Flik / Mappe Erfaring og kompetanse; Det kreves at Leverandøren har en organisasjon som har kapasitet til å gjennomføre i henhold til kontrakten. Leverandøren skal ha bemanning som kan veilede og komme med interiør og møbleringsforslag til Oppdragsgiver. Oversikt over foretakets totale bemanning. Bemanning for dette oppdraget (organisasjonsplan) med navn og CV for nøkkelpersoner som skal utføre oppdraget. 6 Referanser Det kreves god erfaring fra tilsvarende oppdrag. Kvalitetssikringssystem; Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem for de ytelser som skal leveres. (ISO 9001 eller tilsvarende) Foretakets viktigste leveranser de siste tre årene, inkludert tidspunkt og mottaker. Herunder opplysninger om verdi, tidspunkt samt navnet på mottaker med kontaktinformasjon for eventuell referanseinnhenting. Redegjørelse vedrørende foretakets kvalitetsikringssystem/- styringssystem. Event. Kopi av sertifikat utstedt av offentlig kvalitetskontrollinstitusjon Miljøkrav Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Flik / Mappe Returordninger; Det kreves at leverandører som leverer emballerte varer skal være medlem i gjeldende returordning. Bekreftelse på at man er medlem av returordninger for brukt emballasje (glass, metall, plast, papp), EE-produkter m.m. (Grønt Punkt, El-retur eller tilsvarende ordning som følger 7 Det kreves et godt og velfungerende miljøstyringssystem. (ISO eller tilsvarende) Handlingsplan for miljøtiltak; Leverandør skal ha utarbeidet en miljømessig handlingsplan for egen bedrift. Leverandøren skal beskrive hvilke miljømessige tiltak som er gjennomført siste 2 år og hvilke tiltak som er planlagt gjennomført i fremtiden. Ansvarlig skogsdrift Det kreves et godt og velfungerende kvalitetsstyringssystem for de ytelser som skal leveres. naturlig av produkter i avtalen) Redegjørelse vedrørende foretakets miljøstyringssystem. (Eventuell kopi av sertifikat utstedt av offentlig kvalitetskontrollinstitusjon) Medlemsbevis for eksempel Miljøfyrtårn eller tilsvarende der dette er tilgjengelig. Eventuelt handlingsplan som skal inneholde følgende: o Energisparende tiltak knyttet til alle deler av bedriften. o Internopplæring ansatte i miljø. o Opplæring av sjåfører knyttet til økonomisk kjøring (aktuelt hvis egne ansatte sjåfører). o CO2 reduserende tiltak knyttet til transport. o Miljøkrav stilt overfor underleverandører. Dokumentasjon for ansvarlig skogsdrift for trevirke. For produkter som har FSC- eller PEFC-sertifikat, er det tilstrekkelig å legge frem et gyldig sertifikat, eller sporbarhetssertifikat (chain-of-custody) for FSC eller PEFC som dokumenterer at kravene oppfylles. Alternativt kan leverandøren levere egenerklæring der høsting og produksjon beskrives. 7 7 Side 8 av 13

9 5 Krav til tilbudet 5.1 Tilbudets utforming Leverandør skal forsikre seg om at tilbudet som leveres er i henhold til denne tilbydsinnbydelsen. Det er leverandørens ansvar å levere et korrekt og komplett tilbud. Rekkefølgen på svardokumentene skal følge den oversikt som skisseres i vedlegget; Sjekkliste. Svarskjema som er beregnet for utfylling, som for eksempel kravspesifikasjonen, skal være fullstendig utfylt og skal fremstå med tydelige referanser til tilbudet for øvrig. Manglende dokumentasjon fører til at tilbudet vil bli avvist Pris Tilbudets prisavsnitt skal settes opp i henhold til vedlagte prisskjema. NB! Alle priser skal oppgis kun i prisskjemaet. Tilbudet for øvrig skal ikke inneholde priser Språk Alle dokumenter, eller annen kommunikasjon som omhandler dette tilbudet, skal være/foregå på norsk. 5.2 Innlevering av tilbudet Tilbudet kan leveres direkte til leveringsadressen eller sendes med post, men kan ikke sendes digitalt. Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for Leverandør. Tilbudet skal leveres i nøytral, lukket forsendelse tydelig merket med: "Anskaffelse IINR 1305 v/tanja Huse-Fagerlie" Tilbudet skal leveres i en (1) original papirversjon, inndelt i henhold til struktur på tilbudet. I tillegg skal det leveres en minnepinne med en (1) komplett elektronisk versjon av tilbudet i elektronisk versjon på følgende måte: 1. MS-kompatibel versjon; MS Word/MS Excel format. Denne versjonen skal være sikret mot virus og være komplett. Denne versjonen vil bli benyttet til evalueringsformål. 2. PDF-format; Oppdragsgiver skal benytte denne versjonen til arkivformål. Dokumentet skal være signert, komplett og lagret som ett dokument / en fil. 3. Sladdet versjon; Det skal også legges ved en sladdet versjon i PDF- format. Det er mulig å sladde tilbudet for taushetsbelagte opplysninger som anses som forretningshemmeligheter. Dersom leverandøren mener det er relevant, skal det leveres ytterligere en kopi av tilbudet som er sladdet for taushetsbelagte opplysninger. Sladdet kopi leveres som ett dokument / en fil. Innleveringssted: POSTADRESSE: BESØKSADRESSE: Interkommunal Innkjøpsordning Nedre Romerike v/tanja Huse-Fagerlie c/o Sørum kommune Sørum Rådhus Postboks 113 Kuskerudveien SØRUMSAND 1921 SØRUMSAND 5.3 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet i 5 fem måneder fra tilbudsfristens utløp. 5.4 Forbehold Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget med vedlegg. Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist. Dersom Leverandøren har flere forbehold, som hver for seg ikke er vesentlige, kan det likevel etter en konkret vurdering, føre til at forbeholdene samlet anses som vesentlige. Side 9 av 13

10 Andre forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere og prise disse uten kontakt med leverandøren. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet fremkommer (sidetall og punktnummer) for å være gyldig i kontraktsammenheng. Tilbud som inneholder forbehold som medfører at tilbudet ikke lar seg sammenligne med øvrige tilbud, vil bli avvist. Leverandørens forbehold til standardiserte leveringsvilkår eller IINR-sekretariatsbidrag vil også føre til avvisning. 5.5 Alternative tilbud Det er ved denne anskaffelsen ikke anledning til å legge inn alternative tilbud. Dette hindrer ikke Leverandøren å gi tilbud på flere forskjellige løsninger dersom det tilfredsstiller krav gitt i dette konkurransegrunnlag. 5.6 Tilbud på deler av anskaffelsen Det er ved denne anskaffelsen anledning til å gi tilbud på hele eller deler av leveransen. Det må i tilbudet komme klart frem på hvilke deler tilbud gis. Det krysses av i vedlegg; Sjekkliste, hvilke deler tilbudet skal gjelde: 1. Skole- og barnehagemøbler og inventar 2. Kontormøbler og møte/oppholdsrom og inventar 3. Institusjonsmøbler og inventar Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å inngå avtale med én eller flere Leverandører, samt å anta en eller flere deler av det enkelte tilbud. Beste totaløkonomiske løsning for Oppdragsgiver vil være grunnlaget for kåring av vinner(e). 5.7 Tilbudsamarbeid Leverandøren skal sammen med tilbudet gi en oversikt over de underleverandører/samarbeidspartnere som eventuelt vil bli benyttet, samt en oversikt over hva disse vil bidra med. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å underkjenne valg av underleverandør. Eventuelle økonomiske krav fra underleverandører eller omkostninger i denne forbindelse, skal bæres av Leverandøren. IINR krever en signert samarbeidserklæring mellom leverandør og underleverandør som identifiserer dette samarbeidet. 5.8 Etablering av E-handel i IINR, Lørenskog og Skedsmo kommuner Oppdragsgiver har besluttet å ta i bruk Ehandelsplattformen Ehandel.no til å gjennomføre bestilling fra avtalen på ytelser rammeavtalen omfatter. Ehandelsplattformen Ehandel.no er et viktig virkemiddel for å effektivisere transaksjonshåndtering for Oppdragsgiveren og de leverandører det er inngått avtaler med. Videre er det et mål at nytteverdien av inngåtte avtaler skal øke både for Oppdragsgiveren og den enkelte leverandør. For en nærmere beskrivelse av Ehandelsplattformen Ehandel.no, henvises det til nettstedet Oppdragsgiveren har besluttet å ta i bruk Ehandelsplattformen Ehandel.no for denne avtalen. Leverandører på denne avtalen forplikter å inngå avtale med operatøren av Ehandelsplattformen Ehandel.no, alternativt levere på EHF-format via anbefalt infrastruktur. Leverandør plikter å gjøre tilgjengelig sine elektroniske kataloger eller eventuelt annen avropsmåte i samsvar med oppdragsgivers ønske og i samsvar med Samhandlingsavtalen. ( Avrop hos de Oppdragsgivere som ikke har etablert e-handel, skal gjennomføres via skriftlige bestillinger som mail, fax m.v. Ved akuttbestilling via telefon, må det i etterkant sendes en skriftlig ordrebekreftelse som er knyttet mot ordrenummer fra Oppdragsgivers bestillingssystem. Vi ønsker at tilbyder fyller i så mye som mulig av vedlagte samhandlingsavtale og vedlegger denne med i tilbudet. Side 10 av 13

11 6 Avgjørelse av konkurranse 6.1 Tildelingskriterier 5 års garantitid Det totaløkonomiske mest fordelaktige tilbud velges etter en totalvurdering ut i fra følgende kriterier: Tildelingskriterier: Kommentar Vekt: Nettopris Spesifiseres i prisskjema. 40 % Pris evalueres etter nettopris u/mva på oppgitte produkter. Produktevaluering i showroom Evalueringen vil skje ved produktgruppens vurdering om oppfylling av 40 % krav i prisskjema. Oppgaveforståelse / Miljø Se punkt % Det vil bli gitt score fra 1 til 10 der den beste i hvert kriterium får score 10. Hvis man ikke har fylt ut en pris/tatt med en produkt i showroom er tilbudet på denne produktgruppe automatisk avvist om ikke avviket er skriftlig godkjent av Oppdragsgiver på forhånd Generelt NB! Oppdragsgiver ønsker INGEN papirkataloger eller prislistene for hele sortimentet levert i papir. Total prisliste skal kun leveres av vinner av konkurransen ved signering av avtale. Tilbydere skal kun levere en pdf-fil, utformet som en katalog på kun de produkter som følger av vedlegg 1, prisskjema. Denne «tilbudskatalogen» skal opplyse om veiledende pris samt beskrivelse, bilde og nødvendig produktinformasjon for det enkelte produkt det leveres tilbud på iht vedlegg 1, prisskjema. Produktene i denne «tilbudskatalogen» skal ha samme rekkefølge og nummerering som i vedlegg 1, prisskjema. Det kan i tillegg legges ved en link til ordinær veiledende prisliste/katalog via nett, men dette er ikke et krav Beregningsmodell, tildelingskriteriet: Produktgrupperabatt Prisberegningen i denne konkurransen baseres på pris på det sortiment som er oppgitt i vedlegg 1, prisskjema. Prisen beregnes ut fra en prosentrabatt på samtlige produktgrupper ut fra gjeldende listepris. Rabattene på den enkelte produktgruppe er bindende for all øvrig prissetting i hele avtaleperioden. Rabatten kan ikke endres i løpet av hele avtaleperioden. Prisliste vedlegges i PDF-format og som Excel-fil på minnepinne (NB! Absolutt krav). Nye produktgrupper med andre rabatter, tilleggspriser, gebyrer med videre, vil ikke godtas og vil regnes som et vesentlig forbehold. For mer detaljert informasjon, se side 1 i vedlegg 1, prisskjema. Oppdragsgiver har forsøkt å fjerne alle merkenavn ved utarbeidelse av prisskjemaet. De steder der merkenavn allikevel skulle fremkomme, skal dette kun forstås som en retningsgiver i forhold til ønsket kvalitet Beregningsmodell, tildelingskriteriet: Produktevaluering Tilbydere som kvalifiserer seg, inviteres til produkttesting/evaluering i showroom i lokale bestemt av oppdragsgiver. Oppdragsgiver vil teste hvert enkelt produkt med basis i de kvalitetskrav som står oppgitt i prisskjemaet. Hvert produkt vil få en karakter fra 10 (max) til 1 (min). Hvis det er avvik/mangler ihht det som er tilbudt i prislisten, vil dette være til avvisning om ikke avviksgrunnen er skriftlig godkjent av Oppdragsgiver på forhånd. Denne type avvik må varsles i god tid innen dagen for evaluering via Showroom. Det vil være tilbyders ansvar å sette de ulike produktene opp på korrekt plass og gjøre de tilgjengelige for testing. Det er også viktig at hvert produkt merkes godt slik at det ikke blir noen forvirring vedrørende hvilket produkt som kommer fra hvem. Produktene vil stå samlet fra alle leverandører, per produktlinje i prisskjemaet. Området som produktene skal monteres vil bli tydelig merket. Tilbyder er ansvarlig for å montere opp produktene korrekt for grundig testing samt å hente de tilbake ved evalueringens slutt. Tidspunkt og sted vil bli opplyst senere, men showroomene vil befinne seg på Nedre Romerike i utvalgte, offentlige lokaler. Side 11 av 13

12 Tilbyder må dekke alle utgifter, inklusive arbeidstimer/frakt/slitasje på produkter ved produkttestingen. Det vil bli en showroom-dag per avtale: 1. Skole- og barnehagemøbler og inventar 2. Kontormøbler og møte/oppholdsrom og inventar 3. Institusjonsmøbler og inventar Beregningsmodell, tildelingskriteriet: Oppgaveforståelse/Miljø Evaluering av dette punkt vil skje av tilbyders besvarelse, skrevet inn direkte i kravspesifikasjonens B (bør) krav. Bestillingsprosess - Beskriv prosess/rutiner fra Oppdragsgiver kontakter Leverandør til bestillingen foreligger. Returmuligheter - Beskriv rutiner og muligheten for returmuligheter og videre avfallsbehandling av utrangerte møbler. God miljølogistikk Tilbyder skal beskrive hvordan de arbeider med å redusere transportstrekningene som møblene har fra uthenting av råvare til ferdig produkt hos sluttkunde. God emballeringsteknikk Tilbyder skal beskrive hvordan de arbeider med å redusere emballasje, både under produksjon, under transport og ute hos kunde. God fleksibilitet - Leverandøren skal beskrive hvordan de arbeider med kunden for å øke universell utforming. 6.2 Tildelingskriterier 3 års garantitid Her evalueres på beste pris. Tildelingskriterier: Kommentar Vekt: Nettopris Spesifiseres i prisskjema. Pris evalueres etter nettopris u/mva på oppgitte produkter. 100 % Det vil bli gitt score fra 1 til 10 der den beste i hvert kriterium får score 10. Hvis man ikke har fylt ut en pris/tatt med en produkt i showroom er tilbudet på denne produktgruppe automatisk avvist om ikke avviket er skriftlig godkjent av Oppdragsgiver på forhånd Generelt NB! Oppdragsgiver ønsker INGEN papirkataloger eller prislistene for hele sortimentet levert i papir. Total prisliste skal kun leveres av vinner av konkurransen ved signering av avtale. Tilbydere skal kun levere en pdf-fil, utformet som en katalog på kun de produkter som følger av vedlegg 1, prisskjema. Denne «tilbudskatalogen» skal opplyse om veiledende pris samt beskrivelse, bilde og nødvendig produktinformasjon for det enkelte produkt det leveres tilbud på iht vedlegg 1, prisskjema. Produktene i denne «tilbudskatalogen» skal ha samme rekkefølge og nummerering som i vedlegg 1, prisskjema. Det kan i tillegg legges ved en link til ordinær veiledende prisliste/katalog via nett, men dette er ikke et krav Beregningsmodell, tildelingskriteriet: Produktgrupperabatt Prisberegningen i denne konkurransen baseres på pris på det sortiment som er oppgitt i vedlegg 1, prisskjema. Prisen beregnes ut fra en prosentrabatt på samtlige produktgrupper ut fra gjeldende listepris. Rabattene på den enkelte produktgruppe er bindende for all øvrig prissetting i hele avtaleperioden. Rabatten kan ikke endres i løpet av hele avtaleperioden. Prisliste vedlegges i PDF-format og som Excel-fil på minnepinne (NB! Absolutt krav). Nye produktgrupper med andre rabatter, tilleggspriser, gebyrer med videre, vil ikke godtas og vil regnes som et vesentlig forbehold. For mer detaljert informasjon, se side 1 i vedlegg 1, prisskjema. Oppdragsgiver har forsøkt å fjerne alle merkenavn ved utarbeidelse av prisskjemaet. De steder der merkenavn allikevel skulle fremkomme, skal dette kun forstås som en retningsgiver i forhold til ønsket kvalitet. Side 12 av 13

13 7 Vedlegg Disse vedleggene følger med konkurransegrunnlaget: Vedlegg 1. Prisskjema Vedlegg 2. Behovsspesifikasjon Vedlegg 3. Sjekkliste Vedlegg 4. Rammeavtale Vedlegg 5. Generelle rammeavtalevilkår Vedlegg 6. Egenerklæringer Vedlegg 7. Samhandlingsavtalen Dersom noen av de ovennevnte dokumenter skulle inneholde åpenbare feil, eller de nedlastede filene ikke kan leses slik de skal, er det Leverandørens plikt å ta kontakt med kontaktpersonen for å få feilen rettet. Side 13 av 13