Rammeavtale SKADEDYR BEKJEMPELSE I KOMMUNES EIENDOMMER AHK 13/2381

Transkript

1 2014 Aurskog- Høland kommune Rammeavtale SKADEDYR BEKJEMPELSE I KOMMUNES EIENDOMMER AHK 13/2381 Konkurransegrunnlag Innleveringsfrist: Kl. 12:00 Innleveres til: Aurskog-Høland kommune Rådhusveien BJØRKELANGEN Merkes: AHK 13/2381 Aurskog-Høland kommune Innkjøp

2 Innholdsfortegnelse 1. OPPDRAGSGIVER INFORMASJON OM ANSKAFFELSEN GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN KVALIFIKASJONSKRAV FOR DENNE ANSKAFFELSEN KRAV TIL TILBUDET AVGJØRELSE AV KONKURRANSE VEDLEGG... 6 Aurskog-Høland kommune Side 1

3 1. Oppdragsgiver 1.1 Om oppdragsgiver Aurskog Høland Kommune ligger i Akershus fylke og har ca innbyggere. Les mer om kommunen på Kontaktopplysninger Dersom Leverandør finner at konkurransegrunnlaget m/vedlegg ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan det skriftlig stilles spørsmål og/eller bes om tilleggsopplysninger hos Oppdragsgiver ved: Aurskog Høland Kommune v/ nan.torill.magnesholen@ahk.no POSTADRESSE: BESØKSADRESSE: Aurskog Høland Kommune Aurskog Høland Kommune Rådhus Rådhusveien 3 Rådhusveien BJØRKELANGEN 1940 BJØRKELANGEN Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes Tilleggsopplysninger anskaffelse AHK, se nr. på forside Leverandører som henvender seg til andre personer, eventuelt enheter, hos Oppdragsgiver, for å tilegne seg informasjon vedrørende denne anskaffelsen risikerer å bli avvist. 2. Informasjon om anskaffelsen 2.1 Formålets omfang Aurskog-Høland kommune har behov for: Rammeavtale for skadedyr bekjempelse i kommunens eiendommer. Kommunens eiendommer er: kvm fordelt på: 10 skolebygg, 8 barnehagebygg, 3 sykehjem, 140 kommunale boliger, 1 rådhus, 1 bibliotek/var bygg, omsorgsbygg og andre div. bygg. Div. bygg menes her; Renseanlegg, pumpestasjoner, høydebassenger, avløpsstasjoner etc. Kommunens sentralkjøkken er unntatt fra denne avtalen når det gjelder prøver som krever Mattilsynets godkjenning. Bakterieprøver etc. Skadedyr bekjempelse gjelder. Tilbudt leveranse må tilfredsstille alle gjeldende lover, normer og forskrifter. Rammeavtalen gjelder utførelse og nødvendige materialer for å utføre tjenesten. Rammeavtalen har en varighet på 2 år, med opsjon for forlengelse av avtalen i 1år + 1 år. Total varighet for rammeavtalen er 4 år. En rammeavtale er i hovedsak ment å skulle dekke kommunenes behov i avtaleperioden. Leveransens totale volum er stipulert til ca ,- per år eksl.mva. Vi gjør oppmerksom på at Aurskog Høland Kommune ikke forplikter seg til noe bestemt volum. Det understrekes videre at oppgitte tall kun er estimater fra statistikk og opplysninger hentet fra regnskapene. Endringer i budsjett og rutiner vil kunne påvirke totalvolumene. Vi håper imidlertid at opplysningene kan være til hjelp for å prissette tilbudet på en mest mulig korrekt måte. Aurskog-Høland kommune tar et forbehold om volum. Dersom Leverandør oppdager at det i dette konkurransegrunnlag er viktige momenter som er uteglemt for at anskaffelsen skal kunne fungere etter intensjonene, er det Leverandørs ansvar å påpeke dette i tilbudet. Aurskog-Høland kommune Side 2

4 2.2 Avtaleforhold Avtaleforholdet vil bli regulert av den kontrakten som inngås og gjeldende standardvilkår utarbeidet av Aurskog- Høland kommune, jf. Vedlegg 2. Bindende avtale anses ikke inngått før den er undertegnet av begge parter. 3. Gjennomføring av konkurransen Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lovverk for offentlige anskaffelser (LOA) med tilhørende forskrift om offentlige anskaffelser (FOA). Ved behandling av saker som omfattes av denne forskrift, gjelder reglene om habilitet og taushetsplikt i forvaltningsloven. Krav om innsyn reguleres etter Offentlighetsloven. 3.1 Tentativ fremdriftsplan Kunngjøring, begrenset: Min. 3 leverandører inviteres Dag1 Frist for å levere tilbud Se forside Evalueringsmøte Ca. 1-5 dg etter utløpt innleveringsfrist Kontraktsignering og oppstart Det tas forbehold om endring i fremdriftsplan. Tidspunktene etter åpning er kun retningsgivende. Tilbudet skal være Oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet, før utløpet av tilbudsfristen. Ved postforsendelse er det Leverandørs ansvar at tilbudet er saksbehandler i hende innen leveringsfristens utløp. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 3.2 Rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlag Oppdragsgiveren har rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter, innen rimelig tid før tilbudsfristens utløp. Spørsmål til Oppdragsgiver vedr. anskaffelsen må sendes per e-post til kontaktperson innen 5 - fem døgn før tilbudsfrist, og Oppdragsgiver svarer per e-post til alle inviterte Leverandører. 4. Kvalifikasjonskrav for denne anskaffelsen Dersom noen av disse kravene ikke oppfylles eller er dokumentert av Leverandør, vil tilbudet avvises. Kravene er definert i kravspesifikasjonen, vedlegg 1, og hele kapittel Lovpålagte, obligatoriske og ufravikelige krav Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Flik / Mappe HMS - egenerklæring; Det kreves at leverandøren framlegger HMSegenerklæring Skatteattest; Det kreves at leverandøren framlegger skatteattest for skatt, attesten skal ikke være eldre enn 6 mnd. regnet fra tilbudsfrist. Dersom det er restanse må dette begrunnes. Merverdiavgift Det kreves at leverandøren framlegger skatteattest for merverdiavgift, attesten skal ikke være eldre enn 6 mnd. regnet fra tilbudsfrist. Dersom det er restanse må dette begrunnes. HMS egenerklæring i samsvar med vedlegg 5 om at leverandøren oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av avtale vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Egenerklæringen skal vedlegges tilbudet. Attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret (Skjema RF-1244 bør brukes). Attesten skal vedlegges tilbudet og ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra frist for innlevering av tilbudet. Attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdkontoret (Skjema RF-1244 bør brukes). Attesten skal vedlegges tilbudet og ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra frist for innlevering av tilbudet. 4.2 Organisatoriske, juridiske og økonomiske stilling Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Flik / Mappe Lovlig etablert Det kreves at leverandøren har et lovlig etablert foretak Firmaattest eller attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandør er etablert Aurskog-Høland kommune Side 3

5 Soliditet Det kreves god soliditet. Fremlegge siste årsregnskap med noter, styrets beretning og revisjonsberetning 5 Godkjenninger Må inneha godkjenning etter Forskrift om skadedyrbekjempelse Kapittel IV. Kopi av godkjenning må vedlegges Tekniske og faglige kvalifikasjoner Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Flik / Mappe 6 Det kreves et godt og velfungerende Redegjørelse vedrørende foretakets helse, miljø og sikkerhetspolicy. kvalitetssikringssystem Redegjørelse vedrørende foretakets kvalitetssikringssystem/- styringssystem. Kopi av evt. sertifikat utstedte av offentlig kvalitetskontrollinstitusjon Det kreves erfaring fra tilsvarende oppdrag 4.4 Miljøkrav Foretakets viktigste leveranser de siste tre årene, inkludert tidspunkt og mottaker. Oversikt over foretakets totale bemanning. Redegjør for foretakets muligheter til å håndtere uforutsette endrings og tilleggsarbeid. Det kreves god kapasitet til å håndtere avtalemessige endringer og tillegg Godkjenninger Det kreves fremlagt dokumentasjon på godkjenninger/sertifikater på håndtering av kjemikalier etc Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Flik / Mappe Egne miljøtiltak; Handlingsplanen bør inneholde blant annet følgende: 7 Leverandør bør ha utarbeidet en miljømessig Energisparende tiltak knyttet til alle deler av bedriften. handlingsplan for egen bedrift. Leverandøren skal Internopplæring ansatte i miljø. beskrive hvilke miljømessige tiltak som er Opplæring av sjåfører knyttet til økonomisk kjøring (aktuelt hvis gjennomført siste 2 år og hvilke tiltak som er planlagt gjennomført i fremtiden. egne ansatte sjåfører). CO2 reduserende tiltak knyttet til transport. Miljøkrav stilt overfor underleverandører. Eventuelt medlemsbevis for eksempel Miljøfyrtårn eller tilsvarende Håndtering av kjemikalier. Hvilke returordninger leverandør har for avlevering av brukte kjemikalier og utgåtte kjemikalier Krav til tilbudet 5.1 Tilbudets utforming Leverandør skal besvare alle spørsmålene i anbudsdokumentene. Rekkefølgen på svardokumentene skal følge den oversikt som skisseres nedenfor i dette punkt. Svarskjema skal være fullstendig utfylt og skal fremstå med tydelige referanser til tilbudet for øvrig. Det skal utformes 1 - en papirversjon og en elektronisk versjon av tilbudet. Minnepinnen skal legges i permen. Siden vi ønsker tilbudet BÅDE i papirform samt 1 minnepenn med elektronisk materiale ønsker vi at tilbudet struktureres under nummererte fliker (skilleark) i mappen samt samme ordning, men i nummererte mapper på minnepinnen følgende: Flik / Mappe STRUKTUR PÅ TILBUD: 1 Tilbudsbrev datert og signert 2 Lag kontaktskjema, skal kun inneholde Leverandørkontakt (Navn, tlf., e-post adresse) 3 Vedlegg 1: Kravspesifikasjonen ferdig utfylt Aurskog-Høland kommune Side 4

6 4 Lovpålagte, se pkt Organisatoriske krav, se pkt Teknisk og faglig, se pkt Miljøkrav, se pkt. 4.4 Manglende dokumentasjon kan føre til at tilbudet vil bli avvist 5.1 Pris Tilbudets prisavsnitt skal settes opp i henhold til vedlagte kravspesifikasjon. NB! Alle priser skal oppgis kun i kravspesifikasjonen. Tilbudet for øvrig skal ikke inneholde priser. 5.2 Språk Alle dokumenter, eller annen kommunikasjon som omhandler dette tilbudet, skal være på norsk. 5.3 Innlevering av tilbudet Tilbudet kan leveres direkte til leveringsadressen eller sendes med post, men kan ikke leveres pr. e-post. Tilbudet skal leveres i en (1) papirversjon, inndelt i henhold til struktur på tilbudet. På minnepinne skal det være en (1) komplett elektronisk versjon av tilbudet. Vedleggene skal fylles inn og være en del av den elektroniske versjonen. Ved vurdering av avvisning er det papirutgaven som legges til grunn. Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for Leverandør. Tilbudet skal leveres i nøytral, lukket forsendelse tydelig merket med: "Anskaffelse AHK 13/2381 Innleveringssted: Aurskog Høland Kommune v/ Nan Torill Magnesholen Rådhusveien BJØRKELANGEN Merkes med: Anbud AHK 13/ Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet i 5 fem måneder fra tilbudsfristens utløp. 5.4 Alternative tilbud Det er ved denne anskaffelsen ikke anledning til å legge inn alternative tilbud. Dette hindrer ikke Leverandøren å gi tilbud på flere forskjellige løsninger dersom det tilfredsstiller krav gitt i dette konkurransegrunnlag. 6 Avgjørelse av konkurranse 6.1 Avlysing av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver kan på et hvilket som helst stadium, på saklig grunnlag, avlyse konkurransen med øyeblikkelig virkning. 6.2 Tildelingskriterier Det totaløkonomiske mest fordelaktige tilbud velges etter en totalvurdering ut i fra følgende kriterier: Tildelingskriterier: Vekt: Serviceavtale 70 % Aurskog-Høland kommune Side 5

7 Pris på ekstra utrykning B 15 % Responstid ved ekstra utrykning - B 15 % Det vil bli gitt score fra 1 til 10 der den beste i hvert kriterium får score 10. (Beregningsmodell som brukes er: Beste tilbud/tilbud x 10) 7 Vedlegg Følgende dokument utgjør til sammen konkurransegrunnlaget: DOKUMENT Vedlegg nr. 1. Konkurransegrunnlag Dette dokument 2. Kravspesifikasjon Vedlegg 1 3. Generelle avtalevilkår Vedlegg 2 Dersom noen av de ovennevnte dokumenter skulle inneholde åpenbare feil, eller de nedlastede filene ikke kan leses slik de skal, er det Leverandørens plikt å ta kontakt med kontaktpersonen for å få feilen rettet. Aurskog-Høland kommune Side 6