Anskaffelse. Innbydelse til Åpen anbudskonkurranse

Transkript

1 Anskaffelse Innbydelse til Åpen anbudskonkurranse IINR 1308 Ventilasjonsfilter og reimer OPPDRAGSGIVERE: Aurskog-Høland, Enebakk, Fet, Nittedal, Rælingen og Sørum Samt NRBR DELTILBUD: Det er åpning for å levere inn tilbud per Oppdragsgiver

2 Innholdsfortegnelse 1 OPPDRAGSGIVER OM OPPDRAGSGIVER KONTAKTOPPLYSNINGER INFORMASJON OM ANSKAFFELSEN FORMÅL/OMFANG VARIGHET/FRIST FOR GJENNOMFØRING AVTALEFORHOLD ETISKE KRAV GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN FREMDRIFTSPLAN TILBUDSBEFARING TILBUDSKONFERANSE RETTELSER, SUPPLERING ELLER ENDRING AV KONKURRANSEGRUNNLAG AVKLARING AVLYSING AV KONKURRANSEN OG TOTALFORKASTELSE KVALIFIKASJONSKRAV FOR DENNE ANSKAFFELSEN LOVPLAGTE, OBLIGATORISKE OG UFRAVIKELIGE KRAV ØVRIGE KRAV KVALITET- OG MILJØKRAV KRAV TIL TILBUDET TILBUDETS UTFORMING Pris Språk INNLEVERING AV TILBUDET VEDSTÅELSESFRIST FORBEHOLD ALTERNATIVE TILBUD TILBUD PÅ DELER AV ANSKAFFELSEN TILBUDSSAMARBEID AVGJØRELSE AV KONKURRANSE TILDELINGSKRITERIER Generelt Beregningsmodell, tildelingskriteriet: PRIS 80% Beregningsmodell, tildelingskriteriet: ERFARING OG REFERANSE 20% VEDLEGG Side 2 av 11

3 1 Oppdragsgiver 1.1 Om oppdragsgiver Interkommunal innkjøpsordning Nedre Romerike (heretter kalt IINR) ble etablert våren 1997, og er en forpliktende interkommunal innkjøpsordning bestående av Aurskog- Høland, Enebakk, Fet, Nittedal, Rælingen og Sørum kommuner. I denne anskaffelsen skal alle disse kommunene samlet ansees som Oppdragsgiver. I tillegg er følgende offentlige oppdragsgivere med i anskaffelsen: Aurskog-Høland, Enebakk, Fet, Nittedal, Rælingen, Sørum og NRBR. Anskaffelsesprosessen gjennomføres av IINR. De oppdragsgivere som ikke er samarbeidskommuner i IINR er deltagende i denne konkurranse ved å ha signert en tilslutningserklæring. Dette medfører at sekretariatsbidrag påløper, ref. vedlagte avtalevilkår. Mer informasjon om innkjøpsordningen finnes på vår Internettside Kontaktopplysninger Dersom Tilbyder finner at konkurransegrunnlaget m/vedlegg ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan det skriftlig stilles spørsmål og/eller bes om tilleggsopplysninger hos Oppdragsgiver ved: KONTAKTOPPLYSNINGER: Interkommunal Innkjøpsordning Nedre Romerike v/ Tanja Huse-Fagerlie thf@sorum.kommune.no POSTADRESSE: c/o Sørum kommune BESØKSADRESSE: Sørum Rådhus Postboks 113 Kuskerudveien SØRUMSAND 1921 SØRUMSAND Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes Tilleggsopplysninger anskaffelse IINR 1308 Tilbyder som henvender seg til andre personer, eventuelt enheter, hos Oppdragsgiver, for å tilegne seg informasjon vedrørende denne anskaffelsen risikerer å bli avvist. 2 Informasjon om anskaffelsen 2.1 Formål/omfang IINR heretter kalt Oppdragsgiver, innbyr til «Åpen anbudskonkurranse Tilbudt leveranse må tilfredsstille alle gjeldende lover, normer og forskrifter. Leveransens volum er stipulert til ca kroner pr år. Oppdragsgiver forplikter seg ikke til noe bestemt volum, da endringer i budsjett og rutiner kan påvirke totalvolumene. Side 3 av 11

4 Kommuneoversikt. KOMMUNE INNKJØP 2011 INNKJØP 2012 Aurskog-Høland Enebakk Fet Nittedal Rælingen Sørum NRBR Det tas forbehold om endringer i antall leveringssteder. Dersom Tilbyder oppdager at det i dette konkurransegrunnlag er viktige momenter som er uteglemt for at anskaffelsen skal kunne fungere etter intensjonene, er det Tilbyders ansvar å påpeke dette i tilbudet. 2.2 Varighet/frist for gjennomføring Offentlig åpning av tilbudet vil ikke finne sted. Åpning av tilbudene vil finne sted kort tid etter fristens utløp. Åpningen blir foretatt av minst to representanter for Oppdragsgiver, Tilbyder har ikke rett til å være til stede ved åpningen. Tilbyder vil ikke få tilsendt kopi av anskaffelsesprotokollen. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. Rammeavtalen vil ha en varighet på 2 år, med en opsjon på 1+1 års forlengelse. I hele avtaleperioden kan Oppdragsgiver si opp Rammeavtalen med seks måneders skriftlig varsel. 2.3 Avtaleforhold Avtaleforholdet vil bli regulert av rammeavtale eller kontrakt/avtale med vedlegg. Bindende avtale anses ikke inngått før den er undertegnet av begge parter. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å inngå en foreløpig avtale med utvalgt Tilbyder. 2.4 Etiske krav Det stilles krav om sporbarhet i Tilbyderkjeden ved bruk av underleverandør. Det er et kontraktsvilkår at gjeldende varegruppe som anskaffes skal være produsert i overensstemmelse med grunnleggende krav til arbeidstakerrettigheter og barns rettigheter. Tilbydere skal derfor fylle ut og vedlegge egenerklæring for etterlevelse av etiske kontraktsvilkår. Side 4 av 11

5 3 Gjennomføring av konkurransen Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende regelverk for offentlige anskaffelser. Blant annet i henhold til Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) del I og III. Ved behandling av saker som omfattes av denne forskrift, gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven. Denne anskaffelsen følger prosedyren Åpen anbudskonkurranse. Denne anskaffelsen er kunngjort i DOFFIN og TED. 3.1 Fremdriftsplan GENERELT: Kunngjøring Doffin/TED-databasen: 21.mai Frist for å levere tilbud kl 12:00. 2.juli Evalueringsmøte Juli 2013 Forventet tildeling av kontrakt August 2013 Forventet kontraktinngåelse August 2013 Forventet oppstart August/september 2013 Det tas forbehold om endring i fremdriftsplan. Tidspunktene etter åpning er kun retningsgivende, spesielt siden evalueringsperioden vil ligge i fellesferien. Tilbudet skal være Oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet, før utløpet av tilbudsfristen. Ved postforsendelse er det Tilbyders ansvar at tilbudet er saksbehandler i hende innen leveringsfristens utløp. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 3.2 Tilbudsbefaring Det vil ikke bli avholdt tilbudsbefaring 3.3 Tilbudskonferanse Tilbydermøte/konferanse vil kun bli avholdt dersom Oppdragsgiver legger frem ønske om dette. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avholde slike møter med én og én. Reiseutgifter mv. i forbindelse med tilbudskonferansen dekkes av den enkelte Tilbyder. 3.4 Rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlag Oppdragsgiveren har rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter, inntil seks døgn før tilbudsfristens utløp. Slike rettelser, suppleringer eller endringer vil umiddelbart bli lagt ut på DOFFIN. Spørsmål vedrørende anskaffelsen må rettes skriftlig til Oppdragsgiver senest åtte døgn før tilbudsfristens utløp. Svar på spørsmål vil bli lagt ut på DOFFIN senest seks døgn før tilbudsfristens utløp. 3.5 Avklaring Oppdragsgiver kan ved denne anskaffelsen ikke gå i forhandlinger om elementer ved tilbudene etter at disse er levert inn. Det kan imidlertid være aktuelt, etter initiativ fra Oppdragsgiver, å avholde møter med utvalgte Tilbyderen hvor sider ved tilbudet blir avklart, eller utdypende og presiserende drøftelser blir gjennomført. Det er adgang til følgende avklaringer av tilbudene: a) klarlegge uklarheter og ufullstendigheter, såfremt disse ikke er av en slik art at tilbudet skulle vært avvist b) når det gjelder løsninger, arbeidsmetoder eller materialer som Tilbyderen selv foreslår, kan Oppdragsgiveren be Tilbyderen foreta utdypning og klargjøring av hvordan kravene i konkurransegrunnlaget vil bli ivaretatt c) dersom det av tekniske eller funksjonelle grunner er nødvendig, kan det gjøres mindre justeringer i de løsninger Tilbyderen har framsatt. 3.6 Avlysing av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver kan på et hvilket som helst stadium, på saklig grunnlag, avlyse konkurransen med øyeblikkelig virkning. Side 5 av 11

6 4 Kvalifikasjonskrav for denne anskaffelsen Dersom noen av disse kravene ikke oppfylles eller er dokumentert av Tilbyder, vil tilbudet avvises. Oppfyllelse av de obligatoriske kravene i 4.1. samt øvrige kvalifikasjonskrav er en forutsetning for videre deltagelse i konkurransen. 4.1 Lovplagte, obligatoriske og ufravikelige krav Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Flik / Mappe HMS - egenerklæring; Det kreves at Tilbyderen framlegger en signert HMSegenerklæring Etiske krav - egenerklæring Det kreves at Tilbyderen framlegger en signert egenerklæring Skatteattest; Det kreves at Tilbyderen framlegger skatteattest for skatt. Dersom det er restanse må dette begrunnes. Merverdiavgift Det kreves at Tilbyderen framlegger skatteattest for merverdiavgift. Dersom det er restanse må dette begrunnes. HMS egenerklæring i samsvar med vedlegg 6 om at Tilbyderen oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av avtale vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Egenerklæringen skal vedlegges tilbudet. Egenerklæring for etterlevelse av etiske krav - egenerklæring i samsvar med vedlegg 6. Egenerklæringen skal vedlegges tilbudet. Attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret (Skjema RF-1244 bør brukes). Attesten skal ikke være eldre enn 6 mnd. regnet fra tilbudsfrist. Attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdkontoret (Skjema RF-1244 bør brukes). Attesten skal ikke være eldre enn 6 mnd. regnet fra tilbudsfrist. Norske Tilbyder som ikke er merverdigavgiftspliktige skal fremlegge bekreftelse fra skattemyndighetene og dette. Utenlandske Tilbyder skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. 4.2 Øvrige krav Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Flik / Mappe Firmaattest; Det kreves at Tilbyderen har et lovlig etablert foretak. Skal ikke være eldre enn 1 år. Soliditet Det kreves at Tilbyderen skal ha en økonomisk og finansiell soliditet. Tilbyderen må minimum oppnå en vurdering som «kredittverdig» (min. A i D&B) / AN (nyetablert). Tilbyder med lavere rating vil avvises. Firmaattest eller attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det land hvor Tilbyder er etablert. Fremlegge kredittvurdering minimum god soliditet (D&B) ikke eldre enn 1 år. Ratingen må utstedes av et godkjent kreditvurderingsinstitusjon som banker og kredittselskaper. Der Tilbyderen har gyldig grunn til ikke å kunne fremlegge den dokumentasjon Oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som Oppdragsgiver kan akseptere. Dersom Tilbyderen har slik gyldig grunn, skal han ta skriftlig kontakt med Oppdragsgiver for å få klarlagt hvilken annen dokumentasjon som kan aksepteres Side 6 av 11

7 4.3 Kvalitet- og miljøkrav Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Flik / Mappe Kvalitetssikringssystem; Det kreves et godt og velfungerende Redegjørelse vedrørende foretakets kvalitetssikringssystem/- styringssystem. 7 kvalitetssikringssystem for de ytelser som skal leveres. (ISO 9001 eller tilsvarende) Eventuelt kopi av sertifikat utstedt av offentlig kvalitetskontrollinstitusjon der dette finnes. Miljøkriterier Det kreves at Tilbyder som leverer emballerte varer skal være medlem i gjeldende returordning og / eller sertifiseringsordning. Ved tilgjengelig miljøstyringssystem (ISO eller tilsvarende) kan dette med fordel vedlegges. Handlingsplan for egne miljøtiltak; Tilbyder skal ha utarbeidet en miljømessig handlingsplan for egen bedrift. Tilbyderen skal beskrive hvilke miljømessige tiltak som er gjennomført siste 2 år og hvilke tiltak som er planlagt gjennomført i fremtiden Bekreftelse på at man er medlem av returordninger for retur av emballasje (Grønt Punkt eller tilsvarende ordning). Medlemsbevis for eksempel Miljøfyrtårn eller tilsvarende der dette er tilgjengelig. Redegjørelse vedrørende foretakets miljøstyringssystem. (Eventuell kopi av sertifikat utstedt av offentlig kvalitetskontrollinstitusjon) Handlingsplan som kan inneholde følgende: Energisparende tiltak knyttet til alle deler av bedriften. Internopplæring ansatte i miljø. Opplæring av sjåfører knyttet til økonomisk kjøring (aktuelt hvis egne ansatte sjåfører). CO2 reduserende tiltak knyttet til transport. Miljøkrav stilt overfor underleverandør. 7 7 Side 7 av 11

8 5 Krav til tilbudet 5.1 Tilbudets utforming Tilbudet skal være skriftlig, datert og underskrevet av person(er) som har fullmakt til å forplikte Tilbyderen. Tilbyder skal besvare alle spørsmålene i konkurransedokumentene. Tilbyderen er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i konkurransegrunnlaget besvares og dokumenteres. Alle utfyllingsfelt skal besvares og det skal ikke gjøres andre endringer i konkurransegrunnlaget. Utfylt konkurransegrunnlag skal leveres inn som en del av tilbudet. Rekkefølgen på svardokumentene skal følge den oversikt som skisseres i sjekklisten, vedlegg 3. Sjekklisten og behovsspesifikasjon skal være fullstendig utfylt og skal fremstå med tydelige referanser til tilbudet for øvrig. Manglende dokumentasjon fører til at tilbudet vil bli avvist Pris Tilbudets prisavsnitt skal settes opp i henhold til vedlagte prisskjema. NB! Alle priser skal oppgis kun i prisskjemaet. Tilbudet for øvrig skal ikke inneholde priser Språk Alle dokumenter, eller annen kommunikasjon som omhandler dette tilbudet, skal være/foregå på norsk. 5.2 Innlevering av tilbudet Tilbudet kan leveres direkte til leveringsadressen eller sendes med post, men kan ikke sendes digitalt. Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for Tilbyder. Tilbudet skal leveres i nøytral, lukket forsendelse tydelig merket med: "Anskaffelse IINR 1308 v/tanja Huse-Fagerlie" Tilbudet skal leveres i en (1) original papirversjon, inndelt i henhold til struktur på tilbudet. I tillegg skal det leveres en minnepinne med en (1) komplett elektronisk versjon av tilbudet i elektronisk versjon på følgende måte: 1. MS-kompatibel versjon; MS Word/MS Excel format. Denne versjonen skal være sikret mot virus og være komplett. Denne versjonen vil bli benyttet til evalueringsformål. 2. PDF-format; Oppdragsgiver skal benytte denne versjonen til arkivformål. Dokumentet skal være signert, komplett og lagret som ett dokument / en fil. 3. Sladdet versjon; Det skal også legges ved en sladdet versjon i PDF- format. Det er mulig å sladde tilbudet for taushetsbelagte opplysninger som anses som forretningshemmeligheter. Dersom Tilbyderen mener det er relevant, skal det leveres ytterligere en kopi av tilbudet som er sladdet for taushetsbelagte opplysninger. Sladdet kopi leveres som ett dokument / en fil. Innleveringssted: POSTADRESSE: BESØKSADRESSE: Interkommunal Innkjøpsordning Nedre Romerike v/ Tanja Huse-Fagerlie c/o Sørum kommune Sørum Rådhus Postboks 113 Kuskerudveien SØRUMSAND 1921 SØRUMSAND 5.3 Vedståelsesfrist Tilbyderen er bundet av tilbudet i 5 fem måneder fra tilbudsfristens utløp. 5.4 Forbehold Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget med vedlegg. Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist. Dersom Tilbyderen har flere forbehold, som hver for seg ikke er vesentlige, kan det likevel etter en konkret vurdering, føre til at forbeholdene samlet anses som vesentlige. Side 8 av 11

9 Andre forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere og prise disse uten kontakt med Tilbyderen. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet fremkommer (sidetall og punktnummer) for å være gyldig i kontraktsammenheng. Tilbud som inneholder forbehold som medfører at tilbudet ikke lar seg sammenligne med øvrige tilbud, vil bli avvist. Tilbyderens forbehold til standardiserte leveringsvilkår eller IINR-sekretariatsbidrag vil også føre til avvisning. 5.5 Alternative tilbud Det er ved denne anskaffelsen ikke anledning til å legge inn alternative tilbud. Dette hindrer ikke Tilbyderen å gi tilbud på flere forskjellige løsninger dersom det tilfredsstiller krav gitt i dette konkurransegrunnlag. 5.6 Tilbud på deler av anskaffelsen Det er ved denne anskaffelsen anledning til å gi tilbud på hele eller deler av leveransen begrenset til hver enkelt oppdragsgiver. Det må i tilbudet komme klart frem hvilke deler tilbud gis for. Det krysses av i vedlegg; Sjekkliste, hvilke oppdragsgivere tilbudet skal gjelde. Ved ulik rabattstruktur per oppdragsgiver og totalt for alle samlet, må det vedlegges to ulike prisskjema der det fremgår tydelig om det er per kommune eller samlet rabattstrukturen gjelder for. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å inngå avtale med én eller flere Tilbyder, samt å anta en eller flere deler av det enkelte tilbud. Beste totaløkonomiske løsning for Oppdragsgiver vil være grunnlaget for kåring av vinner(e). Tilbyderen plikter å inngå et samarbeid med Oppdragsgiver for forvaltning av anskaffelsen slik den blir beskrevet i dette konkurransegrunnlaget. Dette krever at de avtaler som Tilbyderen inngår med 3. parts Tilbyder, må videreføres i tid i henhold til den avtale som inngås mellom Oppdragsgiver og Tilbyderen. 5.7 Tilbudssamarbeid Tilbyderen skal sammen med tilbudet gi en oversikt over de underleverandører/samarbeidspartnere som eventuelt vil bli benyttet, samt en oversikt over hva disse vil bidra med. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å underkjenne valg av underleverandør. Eventuelle økonomiske krav fra underleverandør eller omkostninger i denne forbindelse, skal bæres av Tilbyderen. IINR krever en signert samarbeidserklæring mellom Tilbyder og underleverandør som identifiserer dette samarbeidet. Side 9 av 11

10 6 Avgjørelse av konkurranse 6.1 Tildelingskriterier Det totaløkonomiske mest fordelaktige tilbud velges etter en totalvurdering ut i fra følgende kriterier: Tildelingskriterier: Kommentar Vekt: Pris Spesifiseres i vedlegg 1, prisskjema. 80 % Erfaring og referanse Spesifiseres i vedlegg 2, behovsspesifikasjonen 20 % Det kreves at Tilbyder dokumenterer/kommenterer alle ovennevnte kriterier. Det vil bli gitt score fra 0 til 10 der den beste i hvert kriterium får score 10. Dersom evalueringen viser at ingen har oppnådd score på 10 ett eller flere kriterier, vil oppnådd score bli normalisert iht. DIFIs anbefaling (formel 10/ beste score x oppnådd score). Beregning av tildelingskriteriene framkommer i evalueringsskjemaet Generelt Oppdragsgiver har forsøkt å fjerne alle merkenavn ved utarbeidelse av prisskjemaet. De steder der merkenavn allikevel fremkommer, skal dette kun forstås som en retningsgiver i forhold til ønsket kvalitet. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å be om prøver på de produkter Oppdragsgiver er i tvil om eller som er nye for Oppdragsgiver Beregningsmodell, tildelingskriteriet: PRIS 80 % Det skal oppgis en rabattstruktur basert på rabatt på veiledende prisliste som også skal være vedlagt tilbudet. Prislisten skal også være tilgjengelig via tilbyders internettside. Tilbyder bes oppgi web-adresse til hvor prislisten ligger tilgjengelig. Rabattene på den enkelte produktgruppe vil evalueres ved at utvalgte produkter skal oppgis veiledende pris fra prislisten og det vil automatisk beregnes endelig nettopris som vil være gjenstand for selve evalueringen. Alle priser skal være inkl. alle gebyrer og tilleggspriser. Priser som ikke fremkommer i prisskjemaet vil ikke være gyldig fakturerbart. (Beregning: Billigste pris/tilbyders pris x 10) Beregningsmodell, tildelingskriteriet: ERFARING OG REFERANSE 20 % Oppdragsgiver ønsker en beskrivelse som omhandler de punktene som er beskrevet i evalueringsskjemaet. Erfaring Det kreves at Tilbyderen har en organisasjon som har kapasitet til å gjennomføre i henhold til kontrakten Dokumentasjon: Oversikt over foretakets totale bemanning. Tilbyder skal også vedlegge CV for nøkkelpersoner som dokumenterer firmaets erfaring innen bransjen. Referanser Det kreves god erfaring fra tilsvarende oppdrag. Dokumentasjon: Foretakets viktigste offentlige leveranser de siste tre årene. Herunder opplysninger om verdi, tidspunkt samt navnet på mottaker med kontaktinformasjon for referanseinnhenting. Referansene vil bli kontaktet med et skjema som de skal fylle ut som vil bli benyttet i evalueringen. Side 10 av 11

11 7 Vedlegg Disse vedleggene følger med konkurransegrunnlaget: Vedlegg 1. Prisskjema Vedlegg 2. Behovsspesifikasjon Vedlegg 3. Sjekkliste Vedlegg 4. Rammeavtale/ Kontrakt Vedlegg 5. Generelle rammeavtalebetingelser Vedlegg 6. Egenerklæringer Vedlegg 7. Evalueringsskjema Vedlegg 8. Samhandlingsavtalen Vedlegg 9. Statistikk Omsetning IINR 2012 Dersom noen av de ovennevnte dokumenter skulle inneholde åpenbare feil, eller de nedlastede filene ikke kan leses slik de skal, er det Tilbyderens plikt å ta kontakt med kontaktpersonen for å få feilen rettet. Side 11 av 11