Anskaffelse 15/8808. Innbydelse til Konkurranse med forhandling. Nytt IKT HelpDesk system

Transkript

1 Innbydelse til Konkurranse med forhandling Nytt IKT HelpDesk system Organisasjonsavdelingen, Innkjøpsseksjonen Hasselveien 6, Postboks 304, 1471 Lørenskog. Telefon , Faks: , Org.nr.: (mva)

2 Innholdsfortegnelse 1 OM OPPDRAGSGIVER OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON ANSKAFFELSEN FORMÅL DELTILBUD AVTALEBESTEMMELSER GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN KUNNGJØRING AV ANSKAFFELSEN Eventuelle uklarheter Tilleggsopplysninger TILBUDSBEFARING... FEIL! BOKMERKE ER IKKE DEFINERT. 3.3 TILBUDSKONFERANSE OFFENTLIGHET KRAV TIL TILBYDEREN LOVPÅLAGTE, OBLIGATORISKE OG UFRAVIKELIGE KRAV ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING ØKONOMISKE OG FINANSIELLE KAPASITET TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER: KRAV TIL TILBUDET TILBUDETS UTFORMING TILBUDSDISPOSISJON INNLEVERING AV TILBUDET TILBUDSFRIST OG VEDSTÅELSESFRIST FORBEHOLD ALTERNATIVE TILBUD AVGJØRELSE AV KONKURRANSE GENERELT TILDELINGSKRITERIER Teknisk løsning, Funksjonalitet/egenskaper og kvalitet... Feil! Bokmerke er ikke definert Totalkostnad Service... Feil! Bokmerke er ikke definert. 7 VEDLEGG... 8 Side 2 av 8

3 1 Om Oppdragsgiver Lørenskog kommune, heretter kalt Oppdragsgiver, har i overkant av innbyggere og i overkant av ansatte. Totalt er det over arbeidsplasser i kommunen. Akershus universitetssykehus er den største arbeidsgiveren med over ansatte. Lørenskog har sterke fagmiljøer innen medisin, logistikk og handel, og har spesielt mange ansatte innen helse- og sosial. Les mer om Lørenskog kommune på: Oppdragsgivers kontaktperson Oppdragsgivers kontaktperson er: Lørenskog kommune Enhet: Kontaktperson: E-post: IKT Arkitektur og utvikling Monika Dahl anskaffelse@lorenskog.kommune.no Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anskaffelseskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 2 Anskaffelsen Oppdragsgiver innbyr til konkurranse i forbindelse med kjøp av nytt IKT HelpDesk-system. Se kravspesifikasjonen. 2.1 Formål Formålet med anskaffelsen er å kjøpe et nytt helpdesk-system for IKT i kommunen, men det vil være aktuelt å se på andre bruksområder i kommunen på sikt. Se kravspesifikasjonen. 2.2 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av anskaffelsen. 2.3 Avtalebestemmelser Anskaffelsen vil bli regulert av avtalebestemmelser i vedlagte avtalevilkår SSA-K og SSA-V. Bindende avtale anses ikke inngått før den er undertegnet av begge parter. Leveringstid innen Installasjon og opplæring skal være gjennomført innen denne dato. Eventuelle ekstra tilpassninger/integrasjoner bør gjennomføres innen Gjennomføring av konkurransen Anskaffelsen følger prosedyren Konkurranse med forhandling og gjennomføres i henhold til gjeldende regelverk for offentlige anskaffelser, herunder forskrift om offentlige anskaffelser (FOA). Forhandlingene vil kunne forløpe i flere faser og en reduksjon av de tilbudene det forhandles om, vil skje på bakgrunn av tildelingskriteriene. Det gjøres oppmerksom på at en første reduksjon kan skje i forkant av forhandlingene og vil kunne innebære at ikke alle tilbud vil bli gjenstand for forhandling. På bakgrunn av dette oppfordres tilbyderne til å levere sitt beste tilbud innen tilbudsfristens utløp. Det antas at forhandlinger vil gjennomføres med 3-5 leverandører. Forhandlingene vil kunne foregå på epost. Det vil bli vurdert å be tilbydere om å presentere sin løsning i forhandlingene. Side 3 av 8

4 3.1 Kunngjøring av anskaffelsen Denne anskaffelsen er kunngjort i DOFFIN. Alle dokumenter knyttet til denne anskaffelsen er lagt ut på DOFFIN. Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. NB! For å få tilsendt slike rettelser, suppleringer eller endringer MÅ tilbyder ha registrert sin interesse på Eventuelle uklarheter Tilbyder plikter, i god tid før tilbud inngis, å foreta en grundig gjennomgang av konkurransegrunnlaget. En slik gjennomgang skal gjennomføres på et så tidlig tidspunkt at det er tid til å korrigere uklarheter før endelig tilbud inngis Tilleggsopplysninger Dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget m/vedlegg ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan det skriftlig stilles spørsmål og/eller bes om tilleggsopplysninger hos Oppdragsgiver. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger skal merkes Tilleggsopplysninger anskaffelse 15/8808", og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr e-post. Frist for å sende inn spørsmål (pr. e-post) er innen fredag , kl Svar på spørsmål vil bli sendt ut via DOFFIN fortløpende og senest seks døgn før tilbudsfristens utløp. 3.2 Tilbudskonferanse Tilbydermøte/konferanse vil ikke gjennomføres. 3.3 Offentlighet For innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder lov av 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) samt lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven). Oppdragsgiver vil unnta offentlighet anskaffelsesprotokollen og alle mottatte tilbud i sin helhet, fram til valg er gjort jf. offentleglova 23, 3. ledd. Det bes opplyst om det er noen opplysninger som tilbyderen anser som taushetsbelagte i tilbudet. I så fall skal dette tilkjennegis på egnet måte i tilbudet. I slike tilfeller oppfordres tilbyderne til å levere et tilbudssett som er sladdet for taushetsbelagt informasjon. 4 Krav til tilbyderen Mangelfull oppfyllelse av kvalifikasjonskrav kan medføre at tilbyder blir avvist fra konkurransen. Dersom tilbyderen støtter seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle kvalifikasjonskravene, skal det vedlegges forpliktelseserklæring fra disse andre foretakene om at tilbyderen har rådighet over de nødvendige ressursene. 4.1 Lovpålagte, obligatoriske og ufravikelige krav Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Krav 1: ; Det kreves at Tilbyder framlegger bekreftelse for innbetalt skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift. Bekreftelsene skal ikke være eldre enn 6 mnd. regnet fra tilbudsfrist. Dersom det er restanse må dette begrunnes. Attest på betalt skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift (RF-1316) som Tilbyder selv bestiller fra Altinn. Utenlandske tilbydere skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Side 4 av 8

5 4.2 Organisatoriske og juridiske stilling Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Krav 2: Det kreves at Tilbyder har et lovlig etablert foretak Firmaattest eller attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det land hvor Tilbyder og/eller underleverandør er etablert. 4.3 Økonomiske og finansielle kapasitet Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Krav 3: Det kreves god soliditet for gjennomføring av avtalen Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 6 måneder, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon. Det tas forbehold om å etterspørre foretaket omsetning de siste to årene. Der leverandøren har gyldig grunn til ikke å kunne fremlegge den dokumentasjon Oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som Oppdragsgiver kan akseptere. Dersom leverandøren har slik gyldig grunn, skal han ta skriftlig kontakt med Oppdragsgiver for å få klarlagt hvilken annen dokumentasjon som kan aksepteres. 4.4 Tekniske og faglige kvalifikasjoner: Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Krav 4: Det kreves erfaring fra tilsvarende oppdrag.med tilsvarende oppdrag menes leveranse av tilsvarende system til kommune(r) Krav 5: Det kreves et godt og velfungerende kvalitetsikringssystem (ISO 9000 eller tilsvarende) Foretakets relevante og viktigste leveranser de siste tre årene, inkludert tidspunkt og mottaker. Navn på kontaktperson hos referansen skal oppgis. Kort(en A4 side) beskrivelse av og dokumentasjon på innholdet (innholdsforteglelse) i foretakets kvalitetssikringssystem/- styringssystem. Kopi av systemsertifikat utstedt av akkrediterte sertifiseringsorgan eller tilsvarende dokumentasjon 5 Krav til tilbudet 5.1 Tilbudets utforming Alle dokumenter, eller annen kommunikasjon som omhandler dette tilbudet, skal være/foregå på norsk. Det gis adgang til å benytte vedlegg på engelsk, svensk eller dansk hvor norsk dokumentasjon ikke finnes. Tilbudet skal være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev som skal være datert og undertegnet. Eventuelle tilleggsopplysninger, forbehold, evt alternative utførelser med priser skal fremkomme av tilbudsbrevet. Alle priser skal spesifiseres i prisskjema, Vedlegg 7Vedlegg 1. Side 5 av 8

6 5.2 Tilbudsdisposisjon Tilbudet skal presenteres i henhold til den kapitteldisposisjon som følger under. Tilbyder er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i tilbudet besvares/belyses. Struktur på tilbud: Flik 1. Flik 2. Skjema for kontaktdata Tilbudsbrev Flik 3. Besvart prisskjemaer gitt i vedlegg 7 Flik 4. Flik 5. Kravspesifikasjonen som skal være elektronisk besvart, event. med ytterligere beskrivelse/vedlegg Dokumentasjonskrav på kvalifikasjoner i henhold til de krav som fremkommer i kapittel Innlevering av tilbudet Tilbudet skal leveres i en (1) original og 1 kopiervennlige eksemplar. I tillegg skal det leveres en (1) komplett elektronisk versjon av tilbudet i PDF format (helst i én fil). Ved avvik mellom eksemplarene er det den elektroniske versjonen i PDF-format som gjelder. Tilbudsteksten samt vedleggene til konkurransegrunnlaget (jf. kap. 7), som skal fylles ut av tilbyder, skal i tillegg vedlegges i elektronisk versjon i MS Word og/eller MS Excel-format. Eventuell prisliste skal kun vedlegges i elektronisk versjon. Tilbudet skal leveres i nøytral, lukket forsendelse tydelig merket med: "Tilbud - Anskaffelse 15/8808 v/monika Dahl" Tilbudet leveres direkte til leveringsadressen nedenfor, eller sendes med post men kan ikke avgis pr epost, telefaks el.l. Postadresse er: Lørenskog kommune Leveringsadresse er: Lørenskog kommune Enhet: IKT Arkitektur og utvikling Enhet: IKT Arkitektur og utvikling Adresse: Postboks 304 Adresse: Hasselveien 6 Adresse: 1471 Lørenskog Adresse: 1470 Lørenskog 5.4 Tilbudsfrist og vedståelsesfrist Siste frist for innlevering av tilbud er fredag kl Tilbudet skal være Oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet, jf pkt 5.3, før utløpet av tilbudsfristen. Ved postforsendelse er det tilbyders ansvar at tilbudet er saksbehandler i hende innen leveringsfristens utløp. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Tilbyderen er bundet av tilbudet til Forbehold Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget med vedlegg skal dette klart fremgå av tilbudsbrevet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren. Vesentlige forbehold og avvik vil føre til at tilbudet avvises. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller avtalebestemmelser. Side 6 av 8

7 5.6 Alternative tilbud Det er ved denne anskaffelsen ikke anledning til å legge inn alternative tilbud. Dette hindrer ikke tilbydere å gi tilbud på flere forskjellige løsninger dersom det tilfredsstiller krav gitt i dette konkurransegrunnlag (parallelle tilbud). 6 Avgjørelse av konkurranse 6.1 Generelt Offentlig åpning av tilbudet vil ikke finne sted. Åpning av tilbudene vil finne sted kort tid etter fristens utløp og tilbyder har ikke rett til å være til stede. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. Oppdragsgiver tar ved denne anskaffelsen forbehold om budsjettmessig dekning og/eller godkjenning fra politisk hold før inngåelse av avtale. 6.2 Tildelingskriterier Bare tilbud fra kvalifiserte tilbydere vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Kriteriene for tildeling av avtalen, gitt med vekting, er som følger: Tildelingskriterier Kommentar Vekt Teknisk løsning og kvalitet; herunder vektlegges bl.a. Oppfylellse av «bør» kravene og beskrivelsene i kravspesifikasjonen Brukervennlighet og brukeropplevelse inkludert fleksibilitet i forhold til konfigurasjoner/tilpassninger og mulighet for integrasjon mot andre løsninger som gir effektiv datafangst og tilgjengeliggjøring for helpdeskbruker, ergonomi, oversikt, antall klikk, basert på - Besvarelse i kravspesifikasjonen og i tilbudet for øvrig - Demonstrasjon i forhandlingene, inkludert demo av case i vedlegg 6 (aktuelt for de som det gjennomføres forhandlinger med) - Andre opplysninger om tema i tilbudet 50% Totalkostnad Målt ved opplysninger i prisskjema: Komplett pris for nytt helpdesksystem ferdig installert, konfigurert og testet. (Herunder alle nødvendige lisenser som forutsettes). Opplæring av heldesken og driftsressurser Nødvendige integrasjoner i hht kravspesifikasjonen, vedlegg 1. (Eks. AD, SCCM) Årlig vedlikeholdskostnader (inkl. support) Se prisskjema 50% Det vil bli gitt score fra 1 til 6 der den beste i hvert kriterium får score 6. Det kreves at tilbyder dokumenterer/kommenterer alle ovennevnte kriterier Totalkostnad Det benyttes følgende matematiske modell ved evalueringen av totalkostnaden: Side 7 av 8

8 1. Lineær metode uttrykkes matematisk i denne formelen: Poengscore = 6 6 x (Pe - Pb) / Pb der Pe er den prisen som evalueres og Pb er beste (laveste) pris. Dersom prisforskjellene er 100% eller mer vil følgende metode vurderes; 2. Forholdsmessig metode uttrykkes matematisk i denne formelen: Poengscore = 6 x Pb / Pe der Pe er den prisen som evalueres og Pb er beste (laveste) pris. 7 Vedlegg Disse vedleggene følger med konkurransegrunnlaget: Vedlegg 1. Kravspesifikasjon Vedlegg 2. Avtalevilkår, SSA-K Vedlegg 3. Beskrivelse av Oppdragsgivers tekniske plattform Vedlegg 4. SSA-V Vedlegg 5. Skjema for kontaktdata Vedlegg 6. Caser som vil bli brukt i evaluering av teknisk løsning og kvalitet Vedlegg 7. Prisskjema Dersom noen av de ovennevnte dokumenter skulle inneholde åpenbare feil, eller filene ikke kan leses slik de skal, ber vi om at tilbyder tar kontakt med oppdragsgivers kontaktperson for å få feilen rettet. Side 8 av 8