Anskaffelse Innbydelse til Konkurranse med forhandling. Kopi- utskrifts- og scanningtjenester

Transkript

1 (v3) Innbydelse til Konkurranse med forhandling Kopi- utskrifts- og scanningtjenester Organisasjonsavdelingen, Innkjøpsseksjonen Hasselveien 6, Postboks 304, 1471 Lørenskog. Telefon , Faks: , Org.nr.: (mva)

2 Innholdsfortegnelse 1 OPPDRAGSGIVER OM LØRENSKOG KOMMUNE OPPDRAGSGIVERNES KONTAKTPERSONER ANSKAFFELSEN GENERELT OM ANSKAFFELSEN FORMÅL OMFANG AVTALEVILKÅR TENTATIV FRAMDRIFTSPLAN KRAV OM ANSVARSFORSIKRING GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN KUNNGJØRING AV ANSKAFFELSEN Eventuelle uklarheter Tilleggsopplysninger OFFENTLIGHET KRAV TIL SØKEREN LOVPÅLAGTE, OBLIGATORISKE OG UFRAVIKELIGE KRAV ORGANISATORISK OG JURIDISK STILLING ØKONOMISK OG FINANSIELL KAPASITET TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONSKRAV UTVELGELSESKRITERIER KRAV TIL SØKNADEN SØKNADSDISPOSISJON INNLEVERING AV SØKNADEN SØKNADSFRIST OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV SØKNADENE VEDLEGG... 8 Side 2 av 8

3 1 Oppdragsgiver Oppdragsgiver i denne anskaffelsen er Lørenskog kommune. 1.1 Om Lørenskog kommune Lørenskog kommune har i overkant av innbyggere og i overkant av ansatte. Totalt er det over arbeidsplasser i kommunen. Akershus universitetssykehus er den største arbeidsgiveren med over ansatte. Lørenskog har sterke fagmiljøer innen medisin, logistikk og handel, og har spesielt mange ansatte innen helse- og sosial. Les mer om Lørenskog kommune på: Oppdragsgivernes kontaktpersoner Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos Oppdragsgiverne angående anskaffelseskonkurransen enn følgende kontaktperson: Lørenskog kommune Enhet: Teknologiavdelingen Innkjøpsseksjonen Kontaktperson: Monika Kubosch Dahl Marit Solfjeld E-post: anskaffelse@lorenskog.kommune.no anskaffelse@lorenskog.kommune.no Telefon nr.: Telefon nr.: Anskaffelsen 2.1 Generelt om anskaffelsen Oppdragsgivere innbyr til konkurranse i forbindelse med kjøp av kopi, print og scanning som tjeneste for alle Oppdragsgivers enheter. Det skal anskaffes en løsning som dekker nåværende og fremtidige behov på mellomlang sikt. Løsning må være fleksibel iht. at behovene kan endre seg underveis. Løsningen skal ivareta overordnede behov innen effektivitet, kostnadsbesparelser, sikkerhet og brukervennlighet. Det ønskes en forutsigbar og langsiktig avtale og ønskes også å ha opsjoner som tar høyde for mer spesielle behov, eksempelvis innen arkiv, bibliotek og på skole. Implementeringsprosjektet er tenkt priset for seg. Selve tjenesteleveransen er tenkt priset pr. utskift (klikkpris), en for farge og en for sort. Det vil bli stilt krav om at det må være samme prosjektleder gjennom hele implementeringsperioden. Det vil også bli stilt krav om at prosjektleder skal kunne kommunisere på norsk både skriftlig og muntlig. 2.2 Formål Formålet med anskaffelsen er å få en samlet og ensartet maskinpark som er stabil over tid. Det forventes at løsningen skal gi: - Kostnadseffektivitet - bruke mindre penger på print - Informasjonssikkerhet redusere risiko for informasjon på avveie - Brukervennlighet større brukervennlighet ved å ha mer enhetlige og fleksible løsninger - Miljøaspektet redusere printvolumet redusere uavhentet print - Behov for flere funksjoner enn print (eksempelvis scannerfunksjon) Denne avtalen skal erstatte alle gamle avtaler og maskinparken skal standardiseres, effektiviseres og konsolideres. Oppdragsgiver vil selv sørge for utkjøp av alle eksisterende leieavtaler. Side 3 av 8

4 2.3 Omfang Det skal inngås en avtale på totalt 8 år. Det er usikkert om det blir eller 8 år med oppsigelsesmulighet event. med en 4-årig minstetid. Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av anskaffelsen. Løsningen er tenkt definert som komplett maskinpark av et fabrikat med «sikker print» løsning med «follow me» funksjonalitet basert på en felles print kø for hele kommunen, norsk språklig support/opplæring, alt forbruksmateriell og on-site tekniker ved behov. Oppdragsgiver har per i dag 7,6 millioner A4-utskrifter per år hvorav 2,7 millioner av dette er farge. De finnes 205 enheter hvorav 114 skrivere og 91 multifunksjonsenheter. Oppdragsgivers digitaliseringsstrategi innebærer at vi skal ta i bruk IKT-verktøy for å understøtte og effektivisere arbeidsprosesser, automatisere informasjonsinnhenting, koble sammen og gjøre informasjon tilgjengelig for de som trenger dem og dermed utvikle kvalitativt gode tjenester som er brukervennlige. Det er en forventning om at dette vil føre til at printvolumet vil reduseres. I tillegg vurderes det også å kjøpe større kopi/trykkeritjenester utenfra. Ved implementering av tjenesten skal både behovskartlegging, prosjektfasilitering, og etablering av løsningen være inkludert. Løpende overvåkning, behovskartlegging og nødvendige omrokkeringer/vedlikehold, automatisk påfylling av forbruksmateriell (muligens også papir), samt kontroll av faktureringsgrunnlag skal være leverandørens ansvar gjennom hele avtaleperioden. 2.4 Avtalevilkår Oppdragsgiver ønsker kun én avtalepart som kan håndtere alle avtaleytelser som beskrevet i dette dokumentet og som vil detaljeres ytterligere i konkurransegrunnlaget. Alle Oppdragsgivers rettigheter skal ivaretas av avtaleparten og avtaleparten har totalansvar overfor Oppdragsgiver. Eventuelle forbehold knyttet til avtaleforholdet og ansvar, eksempelvis mot reklamasjonsansvar vil anses som vesentlige forbehold og medføre avvisning. Det er åpning for å ha underleverandører men det aksepteres som hovedregel kun ett ledd i kjede under hovedleverandør (avtalepart). To ledd kan unntaksvis aksepteres med det forutsetter svært god begrunnelse. Dersom det i denne anskaffelsen er tenkt bruk av underleverandører skal dette oppgis i kvalifikasjonssøknaden. Det stilles krav til lønns- og arbeidsvilkår og etisk handel i avtalen. Oppdragsgivers standard avtalevilkår for kjøp av tjenester vil bli benyttet, der finnes det bla. bestemmelser om bruk av lærlinger. 2.5 Tentativ framdriftsplan Beskrivelse Dato Innleveringsfrist for søknad om kvalifisering Utsendelse av konkurransegrunnlag Eventuell tilbudskonferanse Tilbudsfrist Presentasjon av tilbud og forhandlinger Uke 43/44 Innstilling på valg av tilbud Karenstid er fram til Avtale inngås Krav om ansvarsforsikring Det vil bli stilt krav i avtalene om at leverandør må ha ansvarsforsikring for den type arbeider. Bekreftelse på ansvarsforsikring for den type arbeider må vedlegges tilbudet. Side 4 av 8

5 3 Gjennomføring av konkurransen Anskaffelsen følger prosedyren Konkurranse med forhandling med forutgående prekvalifisering og gjennomføres i henhold til gjeldende regelverk for offentlige anskaffelser, herunder forskrift om offentlige anskaffelser (FOA), del III 14-3 (1) b og c. Anskaffelsen innledes med denne kvalifiseringen, der det vil skje en kvalitativ utvelgelse av de leverandører som har innlevert søknad. Av de kvalifiserte vil inntil 5 leverandører bli invitert til å inngi tilbud. Alle tilbud vil bli evaluert og tilbyderne med de tre beste tilbudene etter innledende evaluering vil bli invitert til forhandlinger. Etter forhandlingene og eventuelle reviderte tilbud vil endelig evaluering av de tre tilbudene bli foretatt og avtale tildelt. 3.1 Kunngjøring av anskaffelsen Denne anskaffelsen er kunngjort i DOFFIN og TED. Alle dokumenter knyttet til denne anskaffelsen er lagt ut på DOFFIN. Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. NB! For å få tilsendt slike rettelser, suppleringer eller endringer MÅ søker ha registrert sin interesse på Eventuelle uklarheter Søker plikter, i god tid før søknad inngis, å foreta en grundig gjennomgang av kvalifikasjonsgrunnlaget. En slik gjennomgang skal gjennomføres på et så tidlig tidspunkt at det er tid til å korrigere uklarheter før endelig søknad inngis Tilleggsopplysninger Dersom søker finner at kvalifikasjonsgrunnlaget m/vedlegg ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan det skriftlig stilles spørsmål og/eller bes om tilleggsopplysninger hos Oppdragsgiver. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger skal merkes Tilleggsopplysninger anskaffelse 16/1154 v/marit Solfjeld", og sendes til Oppdragsgivernes kontaktperson pr. e-post. Frist for å sende inn spørsmål (pr. e-post) er innen fredag , kl Svar på spørsmål vil bli sendt ut via DOFFIN fortløpende og senest seks døgn før søknadsfristens utløp. 3.2 Offentlighet For innsyn i søknad, tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder lov av 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) samt lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven). Oppdragsgiver vil unnta offentlighet anskaffelsesprotokollen og alle mottatte søknader og tilbud i sin helhet, fram til valg er gjort jf. offentleglova 23, 3. ledd. Det bes opplyst om det er noen opplysninger som søker anser som taushetsbelagte i søknaden. I så fall skal dette tilkjennegis på egnet måte i søknaden. I slike tilfeller oppfordres søkerne til å levere et søknadssett som er sladdet for taushetsbelagt informasjon. Side 5 av 8

6 4 Krav til Søkeren Mangelfull oppfyllelse av kvalifikasjonskrav kan medføre at Søker blir avvist fra konkurransen. Dersom Søker støtter seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle kvalifikasjonskravene, skal det vedlegges forpliktelseserklæring fra disse andre foretakene om at Søker har rådighet over de nødvendige ressursene. 4.1 Lovpålagte, obligatoriske og ufravikelige krav Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Krav 1: Det kreves at Søker framlegger bekreftelse på innbetalt skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift. Bekreftelsene skal ikke være eldre enn 6 mnd. regnet fra søknadsfrist. Dersom det er restanse må dette begrunnes. Attest på betalt skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift (RF-1316) som Søker selv bestiller fra Altinn. Utenlandske Søkere skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. 4.2 Organisatorisk og juridisk stilling Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Krav 2: Det kreves at Søker har et lovlig etablert foretak. Firmaattest eller attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det land hvor Søker og/eller underleverandør er etablert. 4.3 Økonomisk og finansiell kapasitet Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Krav 3: Det kreves god soliditet. Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 6 måneder, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon. Foretakets årsregnskap for de 2 siste regnskapsår som inkluderer styrets årsberetning, resultatregnskap, balanse, noter og revisjonsberetning, samt nyere opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall. Der Søker har gyldig grunn til ikke å kunne fremlegge den dokumentasjon Oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som Oppdragsgiver kan akseptere. Dersom Søker har slik gyldig grunn, skal han ta skriftlig kontakt med Oppdragsgiver for å få klarlagt hvilken annen dokumentasjon som kan aksepteres. 4.4 Tekniske og faglige kvalifikasjonskrav Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Krav 4: Søker må kunne dokumentere å inneha kapasitet og kompetanse til å kunne levere en slik løsning. Krav 5: Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem (ISO 9000 eller tilsvarende). Beskrivelse av serviceapparat. Beskrive kapasiteten og kompetansen som er relevant for gjennomføringen av avtalen. Gi en kort oversikt over hvilken maskinvare, og hvilke «sikker-print» løsninger som kan leveres. Redegjørelse vedrørende foretakets kvalitetssikringssystem/-styringssystem. Side 6 av 8

7 5 Utvelgelseskriterier Dersom det melder seg flere enn 5 leverandører som oppfyller minstekravene til kvalifikasjoner, vil oppdragsgiver rangere leverandørene etter følgende utvelgelseskriterier: Kriterium 1: Besvarelse av krav 3 teller 30%, her vil søkers økonomiske evne bli vektlagt. Kriterium 2: Besvarelse av krav 4 teller 70%, her vil det vektlegges søkers evne til å kunne oppfylle avtalen. De øvrige kvalifikasjonskrav er absolutte og blir ikke tatt med i utvelgelsen, dersom disse kravene ikke er oppfylt vil søknaden bli avvist. 6 Krav til søknaden Alle dokumenter, eller annen kommunikasjon som omhandler dette søknaden, skal være/foregå på norsk. Det gis adgang til å benytte vedlegg på engelsk, svensk eller dansk hvor norsk dokumentasjon ikke finnes. Søknaden skal være skriftlig og inneholde et søknadsbrev som skal være datert og undertegnet. 6.1 Søknadsdisposisjon Søknaden skal presenteres i henhold til den kapitteldisposisjon som følger under og med angivelse av kravnummer i filnavnet. Søkeren er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i søknaden besvares/belyses. Struktur på søknad: Flik 1. Skjema for kontaktdata Flik 2. Søknadsbrev Flik 3. Dokumentasjonskrav på kvalifikasjoner i henhold til de krav som fremkommer i kapittel Innlevering av søknaden Søknaden skal leveres således: en (1) komplett elektronisk versjon av søknaden i PDF format (helst i én fil). en (1) original i papirformat. en (1) komplett elektronisk sladdet versjon av søknaden i PDF format (helst i én fil). De elektroniske dokumentene skal leveres på minnepen og kan IKKE sendes pr. e-post. Ved avvik mellom eksemplarene er det den elektroniske versjonen som gjelder. Søknaden skal leveres i nøytral, lukket forsendelse tydelig merket med: "Anskaffelse v/marit Solfjeld, Innkjøpsseksjonen" Søknaden skal leveres direkte til leveringsadressen nedenfor, eller sendes pr. post, men kan ikke avgis pr. e-post el.l. Postadresse er: Lørenskog kommune Leveringsadresse er: Lørenskog kommune Enhet: Dokumentsenteret Enhet: Dokumentsenteret Adresse: Postboks 304 Adresse: Hasselveien 6 Adresse: 1471 Lørenskog Adresse: 1470 Lørenskog Ved levering direkte: Rådhuset i Lørenskog kommune er åpent hver dag fra kl til Søknader kan ikke mottas utenom åpningstiden. Side 7 av 8

8 6.3 Søknadsfrist Siste frist for innlevering av søknad er mandag den kl. 13:00. Søknaden skal være oppdragsgiveren i hende på innleveringsstedet, jf. pkt. 6.2, før utløpet av søknadsfristen. Ved postforsendelse er det søkerens ansvar at søknaden er saksbehandler i hende innen leveringsfristens utløp. 7 Oppdragsgivers behandling av søknadene Offentlig åpning av søknaden vil ikke finne sted. Åpning av søknadene vil finne sted kort tid etter fristens utløp og søker har ikke rett til å være til stede. Avviste og forkastede søknader vil ikke bli returnert. Oppdragsgiver tar ved denne anskaffelsen forbehold om budsjettmessig dekning og/eller godkjenning fra politisk hold før inngåelse av avtale. Søker kan ikke kreve erstatning dersom konkurransen skulle bli avlyst eller redusert i omfang som følge av manglende finansiering. 8 Vedlegg Disse vedleggene følger med kvalifikasjonsgrunnlaget: Vedlegg 1. Skjema for kontaktdata Dersom noen av de ovennevnte dokumenter skulle inneholde åpenbare feil, eller de nedlastede filene ikke kan leses slik de skal, er det søkerens plikt å ta kontakt med oppdragsgivers kontaktperson for å få feilen rettet. Side 8 av 8