Anskaffelse Innbydelse til. Konkurranse med forhandling. Operasjonell leasing av nettbrett med tilleggstjenester

Transkript

1 Innbydelse til Konkurranse med forhandling Operasjonell leasing av nettbrett med tilleggstjenester Organisasjonsavdelingen, Innkjøpsseksjonen Hasselveien 6, Postboks 304, 1471 Lørenskog. Telefon , Faks: , Org.nr.: (mva)

2 Innholdsfortegnelse 1 OM LØRENSKOG KOMMUNE OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON ANSKAFFELSEN FORMÅL OMFANG DELTILBUD GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN KUNNGJØRING AV ANSKAFFELSEN Eventuelle uklarheter Tilleggsopplysninger OFFENTLIGHET KRAV TIL SØKEREN LOVPÅLAGTE, OBLIGATORISKE OG UFRAVIKELIGE KRAV ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING ØKONOMISKE OG FINANSIELLE KAPASITET TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER: MILJØKRAV KRAV TIL SØKNADEN SØKNADSDISPOSISJON INNLEVERING AV SØKNADEN SØKNADSFRIST OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV SØKNADENE VEDLEGG Side 2 av 11

3 1 Om Lørenskog kommune Lørenskog kommune, heretter kalt Oppdragsgiver, har i overkant av innbyggere og i overkant av ansatte. Totalt er det over arbeidsplasser i kommunen. Akershus universitetssykehus er den største arbeidsgiveren med over ansatte. Lørenskog har sterke fagmiljøer innen medisin, logistikk og handel, og har spesielt mange ansatte innen helse- og sosial. Les mer om Lørenskog kommune på: Oppdragsgivers kontaktperson Oppdragsgivers kontaktperson er: Lørenskog kommune Enhet: Oppvekst og utdanning Kontaktperson: Geir Morten Førland (faglig) / Marianne Sætra (innkjøp) E-post: anskaffelse@lorenskog.kommune.no Telefon nr.: Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anskaffelseskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 2 Anskaffelsen Oppdragsgiver innbyr til konkurranse i forbindelse med inngåelse av rammeavtale for operasjonell leasing av nettbrett i skolen i Lørenskog. Oppdragsgiver har til hensikt å inngå avtale med en leverandører. 2.1 Formål Formålet at denne avtalen skal bidra til å nå kommunens mål om å bli ekommune og digitalisere. Utgangspunktet for anskaffelsen er å dekke oppdragsgivers behov for operasjonell leasing av nettbrett i forbindelse med at kommunen ønsker å innføre nettbrett 1:1 i for alle elever og lærere. Nettbrettene skal være elevenes hovedverktøy i hverdagen. Formålet med innføring av nettbrett i skolen er: 1. Å bedre elevenes læringsutbytte ved å ta i bruk læringsbrett 1:1 som en integrert del av undervisningen. 2. Å etablere en felles struktur og administrasjon av læringsbrett. 3. Å opprette en kompetansegruppe som er pådrivere for videreutvikling av det pedagogiske ved bruk av ny teknologi i skolene. Elevenes læring og utvikling skal stå i sentrum for satsingen, ikke det digitale i seg selv. Skolene i prosjektet skal følge læreplanen Kunnskapsløftet, og elevene skal vurderes på samme måte som norske elever for øvrig. Mål for prosjektet med innføring av nettbrett i skolen er i hovedsak: At barn og unge står bedre rustet til å møte morgendagens samfunn Mer variert undervisning Mer elevaktivitet gjennom mobile digitale enheter Mer effektiv tidsbruk Bedre tilpasset opplæring Side 3 av 11

4 Mer fleksibilitet og endringsmulighet ved nye teknologiske muligheter Bedre grunnleggende ferdigheter, særlig i digitale verktøy Større digital dannelse Mer undervisningstid på grunn av effektiv tidsbruk Mer hensiktsmessig bruk av ressurser på sikt i forhold til reduksjon av utgifter til bøker, kopierer, smartboard og annet utstyr som blir unødvendig Kommunen Kommunen er i en digitaliseringsprosess og har som mål å bli e-kommune. Det er derfor aktuelt å benytte denne avtalen i kommunen generelt så frem nettbrettene dekker det aktuelle behovet og leasing vurderes som det mest hensiktsmessige. Målet er at kommunen skal ha mest mulig tidsriktig digitale løsninger. Behovet omtales som nettbrett i denne anskaffelsen fordi det er det man antar dekker behovet i dag. Det er en rask utvikling på området så det er ønskelig at avtalen åpner for en fleksibilitet i forhold til hvilket digitale verktøy som skal dekke behovet. Det er fortrinnsvis ønske om fleksibilitet i forhold til operativsystem. 2.2 Omfang Leverandøren skal ha et helhetlig ansvar for leasingavtalen fra bestilling/avrop til leveranse av nettbrett på leveringssted, som vil være på den enkelte skole/enhet. Lørenskog kommune skal inngå en rammeavtale for å dekke kommunens behov for leasing av nettbrett, inkludert lader og deksel. Barne- og ungdomskoler Avtalen omfatter levering av avtale for operasjonell leasing av nettbrett til skolene i Lørenskog. Det er omlag 5000 elever og lærere i kommunen. Det er et mål at man kan ta i bruk nettbrett 1:1 i alle skolene i Lørenskog på sikt. Innføringen av nettbrett 1:1 er tenkt som et trinnvis prosjekt, der første fase innbefatter tre pilotskoler i Videre utvidelse vil avhenge av gevinstene av prosjektet, økonomiske rammevilkår, politiske vedtak og markedssituasjonen. Det planlegges at følgende skoler skal lease nettbrett i 2017: SKOLER ANTALL ELEVER ANTALL LÆRERE Kjenn skole Benterud skole Luhr skole For enkelte skoler og barnehager vil det være aktuelt med enkeltkjøp. Dette slik at dersom de har behov til enkelte barn kan de lease nettbrett på denne avtalen. Avtalen skal også gjelde for barnehagesektoren. Oppvekst- og utdanningssektoren i kommunen skal kunne benytte avtalen dersom leasing anses som mer gunstig enn å kjøpe. Resten av kommunen I dag brukes nettbrett av hjemmetjenesten. Når det er behov for nye nettbrett for denne tjenesten kan det bli aktuelt å vurdere bruk av leasingavtalen. Det kan også bli aktuelt å bruke denne leasingavtalen for andre deler av helse- og omsorg samt andre deler av kommunen dersom nettbrettene dekker det aktuelle behovet og leasing vurderes som det mest hensiktsmessige. Side 4 av 11

5 Support Leverandøren skal også levere support. Det vil si bistand når nettbrettene ikke fungerer. Det vil bl.a. innebære en vurdering av reparasjon, reklamasjon mv. Support vil også omfatte en type annen linje support i forhold til bruken. Opsjoner Det er ønskelig med en leverandør som kan levere en totalpakke på levering av brettene samt opplæring og administrasjonssystem (MDM). Opplæring og administrasjonssystem (MDM) er opsjoner fordi man ønsker å vurdere om tilbudet sikrer brukervennlighet og kost/nytte. Opplæring vil høyst sannsynlig bli utløst for utrulling i de første skolene, og så vil vi vurdere om det er samme behovet etterhvert. Det er ønskelig med tilbud på forsikring av nettbrettene. Forsikring er en opsjon og utløsing av opsjonen vil avhenge av pristilbudet om det etter en helhetsvurdering vurderes som lønnsomt å forsikre nettbrettene. Opsjonene vil beskrives nærmere og skal prises i konkurransen etter prekvalifiseringen. 2.3 Avtalevilkår Kommunen ønsker kun en avtalepart som kan håndtere alle avtaleytelser som beskrevet i dette dokumentet og som vil detaljeres ytterligere i neste fase av konkurransen. Det er for kommunen uten betydning hvem som er avtaleparten men alle oppdragsgivers rettigheter skal ivaretas av avtaleparten og avtaleparten har totalansvar overfor Oppdragsgiver. Eventuelle forbehold knyttet til avtaleforholdet og ansvar, eksempelvis mot reklamasjonsansvar vil anses som vesentlige forbehold og medføre avvisning. Det vil antagelig bli inngått en type SLA-avtale med leverandør, blant annet for å regulere garanti, service, reklamasjon, erstatning mv. Dersom avtale inngås med et leasingselskap skal kommunen ha samme service, rettigheter og det skal være samme tidsfrister som om avtalen ble inngått med leverandør av nettbrettene. Det vil også bli reguleringer knyttet til personvern ved for eksempel reparasjoner, reklamasjoner, tilbakelevering av nettbrett. Det er åpning for å ha underleverandører men det aksepteres som hovedregel kun ett ledd i kjede under hovedleverandør. To ledd kan unntaksvis aksepteres og forutsetter begrunnelse. Det er ønskelig at underleverandører gjøres kjent for Oppdragsgiver i kvalifikasjonsfasen slik at Oppdragsgiver har trygghet for at nødvendige tjenester vil bli levert og at nødvendige krav til slik leveranse kan oppfylles. Avtaleperioden er 4 år med 6 måneders oppsigelsestid. Oppdragsgiver har opsjon på forlengelse av avtalen med 1+1 år. Total avtaleperiode kan bli 6 år dersom opsjonene utløses. Det er viktig for skolene å ha kontinuitet i undervisningen og det må derfor benytte en rammeavtale på samme type nettbrett i undervisningen over en lengre periode. Bytte av type nettbrett vil kreve uforholdsmessig mye av oppdragsgiver og vil være uhensiktsmessig for undervisningen. Det stilles krav til lønns- og arbeidsvilkår og etisk handel i kontrakten. Lørenskog kommunes standardvilkår for varer og tjenester vil benyttes. Levering av nettbrett skal være snarest etter avtaleinngåelse men senest januar Deltilbud De kvalifiserte søknadene vil ikke få anledning til å inngi tilbud på deler av anskaffelsen. Side 5 av 11

6 3 Gjennomføring av konkurransen Anskaffelsen følger prosedyren Konkurranse med forhandling med forutgående prekvalifisering og gjennomføres i henhold til gjeldende regelverk for offentlige anskaffelser, herunder forskrift om offentlige anskaffelser (FOA), del III 14-3 (1) b og c. Trinn 1 Anskaffelsen innledes med denne kvalifiseringen hvor det stilles krav om oppfyllelse av kvalifikasjonskravene slik de fremgår i punkt 4. Inntil 5 kvalifiserte leverandører vil bli invitert videre i prosessen. Dersom mer enn 5 tilbydere er kvalifisert vil utvelgelsen skje på bakgrunn av de tekniske og faglige kvalifikasjonskravene. Trinn 2 Etter at tilbyderne er kvalifisert vil inntil 5 leverandører få tilsendt konkurransegrunnlag med spesifikasjon for avtalen samt andre aktuelle vedlegg. Mottatte tilbud vil bli evaluert og det vil bli gjennomført forhandlinger med mellom 5 og 3 leverandører. Forhandling kan finne sted i flere faser. Det gjøres oppmerksom på at en første reduksjon kan skje i forkant av forhandlingene og vil kunne innebære at ikke alle tilbud vil bli gjenstand for forhandling. Reduksjon vil ev. skje på bakgrunn av tildelingskroteriene. På bakgrunn av dette oppfordres tilbyderne til å levere sitt beste tilbud innen tilbudsfristens utløp. Forhandlinger kan bli gjennomført med møter og/eller via e-post. 3.1 Tidsplan Tentativ tidsplan for anskaffelsen, trinn 1 og 2. Beskrivelse av milepæl eller leveranse Dato Kunngjøre prekvalifisering Uke 26 Innleveringsfrist for søknad om kvalifisering Utsendelse av konkurransegrunnlag Uke 35 Tilbudsfrist Presentasjon av tilbud og forhandlinger Uke 42 og 43 Frist for revidert tilbud Uke 43/44 Innstilling på valg av tilbud Uke 45 Frist for å klage på avgjørelsen Uke 46 Avtale inngås Levering av nettbrett Ultimo november Så snart som mulig, senest januar 2017 Side 6 av 11

7 3.2 Kunngjøring av anskaffelsen Denne anskaffelsen er kunngjort i DOFFIN og TED. Alle dokumenter knyttet til denne anskaffelsen er lagt ut på DOFFIN. Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. For å få tilsendt slike rettelser, suppleringer eller endringer må tilbyder ha registrert sin interesse på Eventuelle uklarheter Søker bes, i god tid før søknad inngis, å foreta en grundig gjennomgang av kvalifikasjonsgrunnlaget. En slik gjennomgang bør gjennomføres på et så tidlig tidspunkt at det er tid til å korrigere uklarheter før endelig søknad inngis Tilleggsopplysninger Dersom søker finner at kvalifikasjonsgrunnlaget m/vedlegg ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan det skriftlig stilles spørsmål og/eller bes om tilleggsopplysninger hos Oppdragsgiver. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger skal merkes «Tilleggsopplysninger anskaffelse leasing av nettbrett», og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr e-post. Frist for å sende inn spørsmål (pr. e-post) er innen kl Svar på spørsmål vil bli sendt ut via DOFFIN fortløpende og senest seks døgn før tilbudsfristens utløp. 3.3 Offentlighet For innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder lov av 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) samt lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven). Oppdragsgiver vil unnta offentlighet anskaffelsesprotokollen og alle mottatte søknader og tilbud i sin helhet, fram til valg er gjort jf. offentleglova 23, 3. ledd. 4 Krav til søkeren Mangelfull oppfyllelse av kvalifikasjonskrav kan medføre at tilbyder blir avvist fra konkurransen. Dersom tilbyderen støtter seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle kvalifikasjonskravene, skal det vedlegges forpliktelseserklæring fra disse andre foretakene om at tilbyderen har rådighet over de nødvendige ressursene. Nødvendig dokumentasjon som viser at kravet oppfylles og av hvem må vedlegges. 4.1 Lovpålagte, obligatoriske og ufravikelige krav Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Krav 1: ; Det kreves at Tilbyder framlegger bekreftelse for innbetalt skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift. Bekreftelsene skal ikke være eldre enn 6 mnd. regnet fra tilbudsfrist. Dersom det er restanse må dette begrunnes. Attest på betalt skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift (RF-1316) som Tilbyder selv bestiller fra Altinn. Utenlandske tilbydere skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Side 7 av 11

8 4.2 Organisatoriske og juridiske stilling Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Krav 2: Det kreves at Tilbyder har et lovlig etablert foretak 4.3 Økonomiske og finansielle kapasitet Firmaattest eller attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det land hvor Tilbyder og/eller underleverandør er etablert. Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Krav 3: Det kreves god soliditet som sikrer at foretaket har økonomisk kapasitet til å levere i hele avtaleperioden Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 6 måneder, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon. Foretakets årsregnskap for de siste to årene med revisorberetning, samt nyere opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall dersom det anses nødvendig. Der leverandøren har gyldig grunn til ikke å kunne fremlegge den dokumentasjon Oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som Oppdragsgiver kan akseptere. Dersom leverandøren har slik gyldig grunn, skal han ta skriftlig kontakt med Oppdragsgiver for å få klarlagt hvilken annen dokumentasjon som kan aksepteres. Side 8 av 11

9 4.4 Tekniske og faglige kvalifikasjoner: Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Krav 4: Det kreves god gjennomføringsevne En beskrivelse av leverandørens tekniske personell eller tekniske enheter leverandøren disponerer over til oppfyllelse av kontrakten, enten de tilhører foretaket eller ikke. Det skal opplyses hvem som er underleverandører Bekreftelse på at leverandør eller underleverandør har kunnskap om salg/leasing av nettbrett OG innføring/opplæring Krav 5: Det kreves erfaring fra tilsvarende oppdrag. Med tilsvarende oppdrag mener vi her tjenesteavtaler omfattende administrasjon og leasing av teknisk utstyr eller annet løsøre. Kravet kan oppfylles av leverandører som har vært hovedleverandør og de som har vært underleverandør i ledd rett under hovedleverandør på tilsvarende avtale Liste over de viktigste leveranser eller utførte tjenester de siste tre år, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt, samt navnet på den offentlige eller private mottaker med kontaktinformasjon for ev. referanseinnhenting. Krav 6: Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem (ISO 9000 eller tilsvarende). I begrepet kvalitetsstyringssystem ligger det at leverandøren har en bevissthet rundt eksempelvis kvalitetsmål, planlegging, sikring, avvikshåndtering og kvalitetsforbedring. Dokumentasjon som viser at foretaket har slikt system, eksempelvis innholdsfortegnelse samt en kort redegjørelse vedrørende bruk og oppfølging av foretakets kvalitetssikringssystem/- styringssystem. 4.5 Miljøkrav Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Krav 7: Det kreves et godt og velfungerende miljøstyringssystem, ISO 14001, Miljøfyrtårn eller tilsvarende. Medlemsbevis eller annet dokumentasjon som viser at kravet er oppfylles vedlegges søknaden Side 9 av 11

10 5 Krav til søknaden Alle dokumenter, eller annen kommunikasjon som omhandler dette søknaden, skal være/foregå på norsk. Det gis adgang til å benytte vedlegg på engelsk, svensk eller dansk hvor norsk dokumentasjon ikke finnes. Søknaden skal være skriftlig og inneholde et søknadsbrev som skal være datert og undertegnet. 5.1 Søknadsdisposisjon Søknaden skal presenteres i henhold til den kapitteldisposisjon som følger under. Søkeren er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i søknaden besvares/belyses. Struktur på søknad: Flik 1. Søknadsbrev Flik 2. Informasjon om eventuelle underleverandører, ref. punkt 2.3 Flik 3. Dokumentasjonskrav på kvalifikasjoner i henhold til de krav som fremkommer i kapittel Innlevering av søknaden Søknaden skal leveres således: en (1) original i papirformat. en (1) komplett elektronisk versjon av tilbudet i PDF format (helst i én fil). en (1) komplett elektronisk sladdet versjon av tilbudet i PDF format (helst i én fil). De elektroniske dokumentene skal leveres på minnepinne og kan IKKE sendes pr. e-post. Ved avvik mellom eksemplarene er det papirversjonen som gjelder. Søknaden skal leveres i lukket forsendelse tydelig merket med: "Anskaffelse v/ Geir Morten Førland" Søknaden skal enten leveres direkte til leveringsadressen nedenfor, eller sendes pr. post. Søknaden kan IKKE sendes pr. e-post, telefaks el.l. Postadresse er: Lørenskog kommune Leveringsadresse er: Lørenskog kommune Enhet: Oppvekst og utdanning Enhet: Oppvekst og utdanning Adresse: Postboks 304 Adresse: Hasselveien 6 Adresse: 1471 Lørenskog Adresse: 1470 Lørenskog Ved levering direkte: Rådhuset i Lørenskog kommune er åpent hver dag fra kl til Søknader kan ikke mottas utenom åpningstiden. 5.3 Søknadsfrist Siste frist for innlevering av søknad er kl Søknaden skal være oppdragsgiveren i hende på innleveringsstedet, jf pkt 5.2, før utløpet av søknadsfristen. Ved postforsendelse er det søkerens ansvar at søknaden er saksbehandler i hende innen leveringsfristens utløp. For sent innkomne søknader vil bli avvist. Side 10 av 11

11 6 Oppdragsgivers behandling av søknadene Offentlig åpning av søknaden vil ikke finne sted. Åpning av søknadene vil finne sted kort tid etter fristens utløp og søker har ikke rett til å være til stede. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen med øyeblikkelig virkning dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel ved bortfall av planlagt finansiering eller manglende godkjenning fra politisk hold. Avviste og forkastede søknader vil ikke bli returnert. 7 Konkurransen etter prekvalifisering - tildelingen Kvalitet, oppdragsforståelse og pris vil være aktuelle tildelingskriterier. Det tas forbehold om mindre justeringer. Tilbudspresentasjon og test av nettbrettene kan bli aktuelt. Det kan også bli aktuelt med vareprøver. Side 11 av 11