Anskaffelse 14/1524. Innbydelse til Konkurranse med forhandling. Rammeavtale Juridiske tjenester

Transkript

1 Innbydelse til Konkurranse med forhandling Rammeavtale Juridiske tjenester SENTRALADMINISTRASJONEN Hasselveien 6, Postboks 304, 1471 Lørenskog. Telefon , Faks: , Org.nr.: (mva)

2 Innholdsfortegnelse 1 OM OPPDRAGSGIVER OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON ANSKAFFELSEN FORMÅL OMFANG DELTILBUD AVTALEBESTEMMELSER GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN KUNNGJØRING AV ANSKAFFELSEN Eventuelle uklarheter Tilleggsopplysninger OFFENTLIGHET KRAV TIL TILBYDEREN LOVPÅLAGTE, OBLIGATORISKE OG UFRAVIKELIGE KRAV ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING ØKONOMISKE OG FINANSIELLE KAPASITET TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER: KRAV TIL TILBUDET TILBUDETS UTFORMING TILBUDSDISPOSISJON INNLEVERING AV TILBUDET TILBUDSFRIST OG VEDSTÅELSESFRIST FORBEHOLD ALTERNATIVE TILBUD AVGJØRELSE AV KONKURRANSE GENERELT TILDELINGSKRITERIER Gjennomføringsevne Timepris VEDLEGG... 9 Side 2 av 9

3 1 Om Oppdragsgiver Lørenskog kommune, heretter kalt Oppdragsgiver, har i overkant av innbyggere og i overkant av ansatte. Totalt er det over arbeidsplasser i kommunen. Akershus universitetssykehus er den største arbeidsgiveren med over 8300 ansatte. Lørenskog har sterke fagmiljøer innen medisin, logistikk og handel, og har spesielt mange ansatte innen helse- og sosial. Lørenskog har den høyeste arbeidsmarkedsintegrasjonen av kommunene i det svært sammenvevde arbeidsmarkedet i Akershus og er nr. to på landsbasis. Les mer om Lørenskog kommune på: Oppdragsgivers kontaktperson Oppdragsgivers kontaktperson er: Lørenskog kommune Enhet: Kontaktperson: E-post: Organisasjonsavdelingen, Juridisk seksjon Anett Fossum Telefon nr.: anskaffelse@lorenskog.kommune.no Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anskaffelseskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 2 Anskaffelsen Oppdragsgiver innbyr til konkurranse i forbindelse med inngåelse av rammeavtale på kjøp av juridiske tjenester. Som et supplement til oppdragsgivers egen juridiske kompetanse og kapasitet, er det behov for juridiske tjenester innenfor følgende rettsområder: 1. Plan- og bygningslovgivning, inkludert ekspropriasjon, refusjon og utbyggingsavtaler 2. Entrepriserett, inkl. anskaffelsesfasen 3. Rettsforhold knyttet til samferdsel, vann- og avløp (VA-området) 4. Eiendomsskatt 5. Helse- og omsorgsrett 6. Barnevernsrett 7. Arbeidsrett 8. Offentlige anskaffelser (unntatt entreprise) Oppdragsgiver har til hensikt å inngå én avtale for hvert rettsområde. 2.1 Formål Formålet med anskaffelsen er å få dekket Oppdragsgivers behov for juridisk bistand. Side 3 av 9

4 2.2 Omfang Oppdragsgivers kjøp av juridiske tjenester anslås for alle rettsområdene samlet å ligge i størrelsesorden NOK ekskl. mva. per år. Anslag innenfor de enkelte rettsområder framkommer nedenfor. Rettsområde Plan- og bygningslovgivning, inkludert ekspropriasjon, refusjon og utbyggingsavtaler Årlig omfang ekskl. mva. NOK Entrepriserett, inkl. anskaffelsesfasen NOK Rettsforhold knyttet til samferdsel, vann- og avløp (VA-området) NOK Eiendomsskatt NOK Helse- og omsorgsrett NOK Barnevernsrett NOK Arbeidsrett NOK Offentlige anskaffelser (unntatt entreprise) NOK Erfaringsmessig vil behovet for juridiske tjenester variere mye fra år til år og fra rettsområde til rettsområde. Endringer i budsjett og rutiner, samt oppdragsgivers egen juridiske kompetanse og kapasitet vil kunne påvirke totalvolumene. 2.3 Deltilbud Det er adgang til å gi tilbud på deler av anskaffelsen, det vil si tilbud på følgende deler: 1. Plan- og bygningslovgivning, inkludert ekspropriasjon, refusjon og utbyggingsavtaler 2. Entrepriserett, inkl. anskaffelsesfasen 3. Rettsforhold knyttet til samferdsel, vann- og avløp (VA-området) 4. Eiendomsskatt 5. Helse- og omsorgsrett 6. Barnevernsrett 7. Arbeidsrett 8. Offentlige anskaffelser (unntatt entreprise) Det er anledning til å levere tilbud på et, flere eller alle rettsområder. Det må klart framgå av tilbudet hvilke rettsområder det gis tilbud på. 2.4 Avtalebestemmelser Anskaffelsen vil bli regulert av avtalebestemmelser i vedlagte avtalevilkår, jf. ets vedlegg 2. Bindende avtale anses ikke inngått før den er undertegnet av begge parter. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å inngå en foreløpig avtale med utvalgt(e) tilbyder(e). Side 4 av 9

5 3 Gjennomføring av konkurransen Anskaffelsen følger prosedyren Konkurranse med forhandling og gjennomføres i henhold til gjeldende regelverk for offentlige anskaffelser, herunder forskrift om offentlige anskaffelser (FOA). Forhandlingene vil kunne forløpe i flere faser og en reduksjon av de tilbudene det forhandles om, vil skje på bakgrunn av tildelingskriteriene. Det gjøres oppmerksom på at en første reduksjon kan skje i forkant av forhandlingene og vil kunne innebære at ikke alle tilbud vil bli gjenstand for forhandling. På bakgrunn av dette oppfordres tilbyderne til å levere sitt beste tilbud innen tilbudsfristens utløp. 3.1 Kunngjøring av anskaffelsen Denne anskaffelsen er kunngjort i DOFFIN. Alle dokumenter knyttet til denne anskaffelsen er lagt ut på DOFFIN. Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. NB! For å få tilsendt slike rettelser, suppleringer eller endringer MÅ tilbyder ha registrert sin interesse på Eventuelle uklarheter Tilbyder plikter, i god tid før tilbud inngis, å foreta en grundig gjennomgang av konkurransegrunnlaget. En slik gjennomgang skal gjennomføres på et så tidlig tidspunkt at det er tid til å korrigere uklarheter før endelig tilbud inngis. Dersom tilbyder ikke melder fra om uklarheter, eller dersom tilbyder ikke oppdager uklarheter som burde vært avdekket ved en grundig gjennomgang av konkurransegrunnlaget, har tilbyder ansvar for eventuell tolkningstvil Tilleggsopplysninger Dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget m/vedlegg ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan det skriftlig stilles spørsmål og/eller bes om tilleggsopplysninger hos Oppdragsgiver. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger skal merkes Tilleggsopplysninger anskaffelse 14/1524", og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr e-post. Frist for å sende inn spørsmål (pr. e-post) er innen mandag , kl Svar på spørsmål vil bli lagt ut på DOFFIN fortløpende og senest seks døgn før tilbudsfristens utløp. 3.2 Offentlighet For innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder lov av 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) samt lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven). Oppdragsgiver vil unnta offentlighet anskaffelsesprotokollen og alle mottatte tilbud i sin helhet, fram til valg er gjort jf. offentleglova 23, 3. ledd. Det bes opplyst om det er noen opplysninger som tilbyderen anser som taushetsbelagte i tilbudet. I så fall skal dette tilkjennegis på egnet måte i tilbudet. I slike tilfeller oppfordres tilbyderne til å levere et tilbudssett som er sladdet for taushetsbelagt informasjon. Side 5 av 9

6 4 Krav til tilbyderen Mangelfull oppfyllelse av kvalifikasjonskrav kan medføre at tilbyder blir avvist fra konkurransen. 4.1 Lovpålagte, obligatoriske og ufravikelige krav Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Krav 1: ; Det kreves at leverandøren framlegger skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt, attestene skal ikke være eldre enn 6 mnd. regnet fra tilbudsfrist. Dersom det er restanse må dette begrunnes. Krav 2: Det kreves at Leverandøren har et fungerende HMS- system. Attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret (Skjema RF-1244 bør brukes). Attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdkontoret (Skjema RF-1244 bør brukes). Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. HMS egenerklæring skal vedlegges tilbudet, vedlagte mal kan benyttes. 4.2 Organisatoriske og juridiske stilling Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Krav 3: Det kreves at leverandøren har et lovlig etablert foretak Firmaattest eller attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandør og/eller underleverandør er etablert. 4.3 Økonomiske og finansielle kapasitet Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Krav 4: Det kreves god soliditet. Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 3 måneder, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon. Fremleggelse av foretakets årsregnskap for de siste to årene med revisorberetning, samt nyere opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall. Erklæring om foretaket omsetning de siste to årene med relevans til denne avtalen. Der leverandøren har gyldig grunn til ikke å kunne fremlegge den dokumentasjon Oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som Oppdragsgiver kan akseptere. Dersom leverandøren har slik gyldig grunn, skal han ta skriftlig kontakt med Oppdragsgiver for å få klarlagt hvilken annen dokumentasjon som kan aksepteres. 4.4 Tekniske og faglige kvalifikasjoner: Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Krav 5: Leverandøren må kunne tilby advokater/advokatfullmektiger som har rett til å drive advokatvirksomhet i Norge. Advokatbevilling for de advokater som tilbys for utførelsen av oppdrag under rammeavtalen. For advokatfullmektiger vedlegges autorisasjon. Side 6 av 9

7 5 Krav til tilbudet 5.1 Tilbudets utforming Alle dokumenter, eller annen kommunikasjon som omhandler dette tilbudet, skal være/foregå på norsk. Det gis adgang til å benytte vedlegg på engelsk, svensk eller dansk hvor norsk dokumentasjon ikke finnes. Tilbudet skal være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev som skal være datert og undertegnet. Eventuelle tilleggsopplysninger, forbehold, event. alternative utførelser med priser skal fremkomme av tilbudsbrevet. 5.2 Tilbudsdisposisjon Tilbudet skal presenteres i henhold til den kapitteldisposisjon som følger under. Tilbyder er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i tilbudet besvares/belyses. Struktur på tilbud: Flik 1. Flik 2. Flik 3. Flik 4. Skjema for kontaktdata Tilbudsbrev Besvart kravspesifikasjon, event. med ytterligere beskrivelse Dokumentasjonskrav på kvalifikasjoner i henhold til de krav som fremkommer i kapittel Innlevering av tilbudet Tilbudet skal leveres i en (1) original og tre (3) kopiervennlige eksemplar. I tillegg skal det leveres en (1) komplett elektronisk versjon av tilbudet i PDF format (helst i én fil). Ved avvik mellom eksemplarene er det den elektroniske versjonen i PDF-format som gjelder. Tilbudsteksten skal i tillegg vedlegges i elektronisk versjon i MS Word-format. Tilbudet skal leveres i nøytral, lukket forsendelse tydelig merket med: "Tilbud - Anskaffelse 14/1524 v/anett Fossum" Tilbudet leveres direkte til leveringsadressen nedenfor, eller sendes med post men kan ikke avgis pr epost, telefaks el.l. Postadresse er: Lørenskog kommune Leveringsadresse er: Lørenskog kommune Enhet: Juridisk seksjon Enhet: Juridisk seksjon Adresse: Postboks 304 Adresse: Hasselveien 6 Adresse: 1471 Lørenskog Adresse: 1470 Lørenskog 5.4 Tilbudsfrist og vedståelsesfrist Siste frist for innlevering av tilbud er onsdag kl Tilbudet skal være Oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet, jf pkt 5.3, før utløpet av tilbudsfristen. Ved postforsendelse er det tilbyders ansvar at tilbudet er oppdragsgiver i hende innen leveringsfristens utløp. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Tilbyderen er bundet av tilbudet til Side 7 av 9

8 5.5 Forbehold Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget med vedlegg skal dette klart fremgå av tilbudsbrevet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren. Vesentlige forbehold og avvik vil føre til at tilbudet avvises. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller avtalebestemmelser. 5.6 Alternative tilbud Det er ved denne anskaffelsen ikke anledning til å legge inn alternative tilbud. 6 Avgjørelse av konkurranse 6.1 Generelt Offentlig åpning av tilbudet vil ikke finne sted. Åpning av tilbudene vil finne sted kort tid etter fristens utløp og tilbyder har ikke rett til å være til stede. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. 6.2 Tildelingskriterier Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget med vedlegg vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Hvert rettsområde vil bli evaluert for seg. Kriteriene for tildeling av avtalen, gitt med vekting, er som følger: Tildelingskriterier Kommentar Vekt Gjennomføringsevne Se punkt % Timepris Se punkt % Det vil bli gitt score fra 1 til 6 der den beste i hvert kriterium får score 6. Det kreves at tilbyder dokumenterer/kommenterer alle ovennevnte kriterier Gjennomføringsevne Det vil bli lagt vekt på den erfaring og kompetanse de advokater/advokatfullmektiger som tilbys har innenfor det enkelte rettsområdet. Her vil følgende vektlegges: Generell faglig kompetanse og erfaring innen rettsområdet det gis tilbud på. Erfaring med prosess- og rådgivningsoppdrag innen rettsområdet det gis tilbud på. Det vil bli lagt vekt på om erfaringen er av nyere dato. De vises for øvrig til særskilte krav knyttet til de konkrete rettsområder. Det vil videre bli lagt vekt på oppgitt tilgjengelighet/responstid. Dokumentasjonskrav: CV for de advokater og advokatfullmektiger (inkludert ansvarlig partner/advokat) som tilbys for de aktuelle rettsområder. For hver advokat/advokatfullmektig må det redegjøres for minst to, maksimum fire, referanseoppdrag innenfor det rettsområdet som tilbys. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å kontakte 2-4 av referansene og be om en beskrivelse på referansepersonens oppfatning av advokatens/advokatfullmektigens faglige dyktighet, samarbeidsevner, effektivitet og tilgjengelighet. Side 8 av 9

9 6.2.2 Timepris Ved evaluering av pris vil oppdragsgiver legge til grunn følgende fordeling mellom de ulike kategorier: Partner/senioradvokat: 40 % Advokat 40 % Advokatfullmektig: 20 % Dersom det er tilbudt kun to kategorier vil Oppdragsgiver legge til grunn følgende fordeling mellom de ulike kategorier: Partner/senioradvokat eller Advokat: 80 % Advokatfullmektig: 20 % eller: Partner/senioradvokat: 50 % Advokat 50 % Dersom det er tilbudt kun en kategori vil denne telle 100 %. Dokumentasjonskrav: Utfylt pristabell i Vedlegg 2, Rammeavtale 7 Vedlegg Disse vedleggene følger med konkurransegrunnlaget: Vedlegg 1. Kravspesifikasjon Vedlegg 2. Rammeavtale Vedlegg 3. Skjema for kontaktdata Vedlegg 4. HMS-erklæring Dersom noen av de ovennevnte dokumenter skulle inneholde åpenbare feil, eller filene ikke kan leses slik de skal, er det tilbyderens plikt å ta kontakt med oppdragsgivers kontaktperson for å få feilen rettet. Side 9 av 9