Anskaffelse 14/4768. Innbydelse til Konkurranse med forhandling. Rammeavtale på kjøp av vikartjenester innen helse, sosial- og barnevern

Transkript

1 Innbydelse til Konkurranse med forhandling Rammeavtale på kjøp av vikartjenester innen helse, sosial- og barnevern SENTRALADMINISTRASJONEN Hasselveien 6, Postboks 304, 1471 Lørenskog. Telefon , Faks: , Org.nr.: (mva)

2 Innholdsfortegnelse 1 OM OPPDRAGSGIVER OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON OM LØRENSKOG KOMMUNE OM NRI ANSKAFFELSEN ANSKAFFELSENS OMFANG DELTILBUD AVTALEFORHOLDET ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRINGEN AV KONKURRANSEN KUNNGJØRING AV ANSKAFFELSEN Eventuelle uklarheter Tilleggsopplysninger TILBUDSKONFERANSE OFFENTLIGHET KRAV TIL TILBYDEREN LOVPÅLAGTE, OBLIGATORISKE OG UFRAVIKELIGE KRAV ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING ØKONOMISKE OG FINANSIELLE KAPASITET FAGLIGE KVALIFIKASJONER: KRAV TIL TILBUDET TILBUDETS UTFORMING TILBUDSDISPOSISJON INNLEVERING AV TILBUDET TILBUDSFRIST OG VEDSTÅELSESFRIST FORBEHOLD ALTERNATIVE TILBUD AVGJØRELSE AV KONKURRANSE GENERELT FORHANDLINGER TILDELINGSKRITERIER Evaluering av påslagsfaktor VEDLEGG... 9 Side 2 av 9

3 1 Om Oppdragsgiver Denne anskaffelsen gjennomføres som et samarbeid mellom Lørenskog kommune og NRI (Nedre Romerike Innkjøpssamarbeid) som består av kommunene Aurskog-Høland, Enebakk, Fet, Nittedal, Rælingen og Sørum. I denne anskaffelsen skal alle disse 7 kommunene samlet ansees som Oppdragsgiver. Anskaffelsesprosessen gjennomføres av Lørenskog kommune. 1.1 Oppdragsgivers kontaktperson Oppdragsgivers kontaktperson er: Lørenskog kommune Enhet: Kontaktperson: E-post: Innkjøpsseksjonen Marit Solfjeld Telefon nr.: anskaffelse@lorenskog.kommune.no Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anskaffelseskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 1.2 Om Lørenskog kommune Lørenskog kommune, heretter kalt Oppdragsgiver, har i overkant av innbyggere og i overkant av ansatte. Totalt er det over arbeidsplasser i kommunen. Akershus universitetssykehus er den største arbeidsgiveren med over 8300 ansatte. Lørenskog har sterke fagmiljøer innen medisin, logistikk og handel, og har spesielt mange ansatte innen helse- og sosial. Lørenskog har den høyeste arbeidsmarkedsintegrasjonen av kommunene i det svært sammenvevde arbeidsmarkedet i Akershus og er nr. to på landsbasis. Les mer om Lørenskog kommune på: Om NRI NRI ble etablert våren 1997, og består av Aurskog- Høland, Enebakk, Fet, Nittedal, Rælingen og Sørum kommuner. NRI er en forpliktende interkommunal innkjøpsordning og driftes gjennom sekretariatsbidrag fra inngåtte avtaler. Mer informasjon om innkjøpsordningen finnes på vår Internettside; Kommune Antall innbyggere Årsverk totalt i kommunen Årsverk innen helse og sosialtjenester Aurskog-Høland Sørum Fet Rælingen Enebakk Nittedal Side 3 av 9

4 2 Anskaffelsen Oppdragsgiver innbyr herved til konkurranse med forhandling i forbindelse med inngåelse av rammeavtale for kjøp av vikartjenester innen helse, sosial og barnevern. Den aktuelle leveransen må tilfredsstille alle gjeldende lover, normer og forskrifter. Anskaffelsen er delt inn i tre områder: 1. Sykepleier, spesialsykepleier (geriatri el. psykiatrisk), o.l. 2. Helsefagarbeider, hjelpepleier, barnepleier, omsorgsarbeider, o.l. 3. Vernepleier, miljøterapeut, helsesøster, legesekretær, miljøterapeut, aktivitør, ergoterapeut og fysioterapeut a. Saksbehandlere innen feltet sosial/barnevern som sosionomer og barnevernspedagoger o.l. For område 3a gjelder anskaffelsen KUN for Lørenskog kommune, NRI har allerede en rammeavtale innenfor dette området. Det skal inngås tre parallelle rammeavtaler innenfor hvert enkelt område, avropsmekanismen er nærmere beskrevet i vedlegg 4, Rammeavtalen. 2.1 Anskaffelsens omfang Anskaffelsens totale omfang pr. år er anslått å være som følger: Kommune: Beløp i kr. Lørenskog NRI Aurskog-Høland Enebakk Fet Nittedal Rælingen Sørum Totalt Volumet vil være avhengig av Oppdragsgivernes budsjettsituasjon, aktiviteter og andre rammefaktorer og må derfor kun oppfattes som veiledende. 2.2 Deltilbud Det er adgang til å gi tilbud på deler av anskaffelsen, 1, 2 eller 3 deler, det vil si tilbud på følgende deler: Del 1: Sykepleier, spesialsykepleier (geriatri el. psykiatrisk), o.l. Del 2: Helsefagarbeider, hjelpepleier, omsorgsarbeider, o.l. Del 3: Vernepleier, miljøterapeut, helsesøster, ergoterapeut, fysioterapeut a. Saksbehandlere innen feltet sosial/barnevern som sosionomer og barnevernspedagoger o.l. Det er også anledning til å inngi tilbud til følgende områder av Oppdragsgiver: Område 1. Område 2. Lørenskog kommune NRI Det må framgå tydelig i tilbudet hvilke deler/områder det inngis tilbud på. Side 4 av 9

5 2.3 Avtaleforholdet Rammeavtalene vil tre i kraft og vil vare i ett år med mulighet til forlengelse på år. Avtaleforholdet vil bli regulert av vedlagte rammeavtalevilkår, jf. ets vedlegg 4. Det vil bli inngått separate avtaler med to kommunale enheter: 1. Lørenskog kommune 2. NRI Bindende avtaler anses ikke inngått før de er undertegnet av begge parter. 3 Alminnelige regler for gjennomføringen av konkurransen Anskaffelsen følger prosedyren Konkurranse med forhandling og gjennomføres i henhold til gjeldende regelverk for offentlige anskaffelser, herunder forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) del I og II (uprioriterte tjenester). Forhandlingene vil kunne forløpe i flere faser og en reduksjon av de tilbudene det forhandles om, vil skje på bakgrunn av tildelingskriteriene. Det gjøres oppmerksom på at en første reduksjon kan skje i forkant av forhandlingene og vil kunne innebære at ikke alle tilbud vil bli gjenstand for forhandling. På bakgrunn av dette oppfordres tilbyderne til å levere sitt beste tilbud innen tilbudsfristens utløp. 3.1 Kunngjøring av anskaffelsen Denne anskaffelsen er kunngjort i DOFFIN. Alle dokumenter knyttet til denne anskaffelsen er lagt ut på DOFFIN. Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. NB! For å få tilsendt slike rettelser, suppleringer eller endringer MÅ tilbyder ha registrert sin interesse på Eventuelle uklarheter Tilbyder plikter, i god tid før tilbud inngis, å foreta en grundig gjennomgang av konkurransegrunnlaget. En slik gjennomgang skal gjennomføres på et så tidlig tidspunkt at det er tid til å korrigere uklarheter før endelig tilbud inngis. Dersom tilbyder ikke melder fra om uklarheter, eller dersom tilbyder ikke oppdager uklarheter som burde vært avdekket ved en grundig gjennomgang av konkurransegrunnlaget, har tilbyder ansvar for eventuell tolkningstvil Tilleggsopplysninger Dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget m/vedlegg ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan det skriftlig stilles spørsmål og/eller bes om tilleggsopplysninger hos Oppdragsgiver. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger skal merkes Tilleggsopplysninger anskaffelse 14/4768", og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr e-post. Frist for å sende inn spørsmål (pr. e-post) er innen torsdag , kl Svar på spørsmål vil bli sendt ut via DOFFIN fortløpende og senest seks døgn før tilbudsfristens utløp. 3.2 Tilbudskonferanse Det vil bli avholdt tilbudskonferanse med samtlige tilbydere tirsdag kl i Lørenskog hus 8.etg. møterom "Framtida", Festplassen Lørenskog. Gratis parkering 3 timer på Metro senter. Eventuelle spørsmål skal være Oppdragsgiver i hende senest 48 timer før tilbudskonferansen. Spørsmål skal rettes til Oppdragsgivers kontaktperson. Reiseutgifter mv. i forbindelse med tilbudskonferansen dekkes av den enkelte tilbyder. Side 5 av 9

6 3.3 Offentlighet For innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder lov av 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) samt lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven). Oppdragsgiver vil unnta offentlighet anskaffelsesprotokollen og alle mottatte tilbud i sin helhet, fram til valg er gjort jf. offentleglova 23, 3. ledd. Det bes opplyst om det er noen opplysninger som tilbyderen anser som taushetsbelagte i tilbudet. I så fall skal dette tilkjennegis på egnet måte i tilbudet. I slike tilfeller oppfordres tilbyderne til å levere et tilbudssett som er sladdet for taushetsbelagt informasjon. 4 Krav til tilbyderen 4.1 Lovpålagte, obligatoriske og ufravikelige krav Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Krav 1: ; Det kreves at Tilbyder framlegger bekreftelse for innbetalt skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift. Bekreftelsene skal ikke være eldre enn 6 mnd. regnet fra tilbudsfrist. Dersom det er restanse må dette begrunnes. Krav 2: Det kreves at Leverandøren har et fungerende HMS- system. Krav 3; Registrering i arbeidstilsynets meldeog registreringsordning for vikarbyrå/bemanningsforetak Attest på betalt skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift som Tilbyder selv bestiller fra Altinn. Utenlandske tilbydere skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. HMS egenerklæring skal vedlegges tilbudet, vedlagte mal kan benyttes. Dokumentasjon for registrering i arbeidstilsynets melde- og registreringsordning for vikarbyrå/bemanningsforetak. 4.2 Organisatoriske og juridiske stilling Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Krav 4; Det kreves at tilbyderen har et lovlig etablert foretak Firmaattest eller attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandør og/eller underleverandør er etablert. 4.3 Økonomiske og finansielle kapasitet Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Krav 3: Det kreves god soliditet. Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 6 måneder, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon. Erklæring om foretaket omsetning de siste to årene med relevans til denne avtalen. Der leverandøren har gyldig grunn til ikke å kunne fremlegge den dokumentasjon Oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som Oppdragsgiver kan akseptere. Dersom leverandøren har slik gyldig grunn, skal han ta skriftlig kontakt med Oppdragsgiver for å få klarlagt hvilken annen dokumentasjon som kan aksepteres. Side 6 av 9

7 4.4 Faglige kvalifikasjoner: Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Krav 7; Tilbyderen må ha god nok kapasitet innen de fagområder som leveransen krever og til å ivareta avtalens omfang. Oversikt over foretakets totale bemanning. Oversikt over antall vikarer i Tilbyderens vikarpool som er tilgjengelige for oppdrag på Romerike tabell i vedlegg 2 skal fylles ut. Foretakets viktigste leveranser av vikartjenester innenfor helse, sosial- og barnevern de siste tre årene, inkludert tidspunkt og mottaker. Redegjørelse vedrørende foretakets helse, miljø og sikkerhetspolicy. 5 Krav til tilbudet 5.1 Tilbudets utforming Alle dokumenter, eller annen kommunikasjon som omhandler dette tilbudet, skal være/foregå på norsk. Det gis adgang til å benytte vedlegg på engelsk, svensk eller dansk hvor norsk dokumentasjon ikke finnes. Tilbudet skal være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev som skal være datert og undertegnet. Eventuelle tilleggsopplysninger, forbehold, evt alternative utførelser med priser skal fremkomme av tilbudsbrevet. Tilbudets prisavsnitt skal settes opp i henhold til prisskjemaer gitt i vedlegg Tilbudsdisposisjon Tilbudet skal presenteres i henhold til den kapitteldisposisjon som følger under. Tilbyder er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i tilbudet besvares/belyses. Struktur på tilbud: Flik 1. Flik 2. Skjema for kontaktdata Tilbudsbrev Flik 3. Besvart prisskjemaer gitt i vedlegg 2 Flik 4. Flik 5. Kravspesifikasjonen, event. med ytterligere beskrivelse Dokumentasjonskrav på kvalifikasjoner i henhold til de krav som fremkommer i kapittel Innlevering av tilbudet Tilbudet skal leveres i en (1) original og ett (1) kopiervennlig eksemplar. I tillegg skal det leveres en (1) komplett elektronisk versjon av tilbudet i PDF format (helst i én fil). Ved avvik mellom eksemplarene er det den elektroniske versjonen i PDF-format som gjelder. Tilbudsteksten samt vedleggene til konkurransegrunnlaget (jf. kap. 7), som skal fylles ut av tilbyder, skal i tillegg vedlegges i elektronisk versjon i MS Word format. Tilbudet skal leveres i nøytral, lukket forsendelse tydelig merket med: "Tilbud - Anskaffelse 14/4768 v/marit Solfjeld" Side 7 av 9

8 Tilbudet leveres direkte til leveringsadressen nedenfor, eller sendes med post men kan ikke avgis pr epost, telefaks el.l. Postadresse er: Lørenskog kommune Leveringsadresse er: Lørenskog kommune Enhet: Innkjøpsseksjonen Enhet: Innkjøpsseksjonen Adresse: Postboks 304 Adresse: Hasselveien 6 Adresse: 1471 Lørenskog 5.4 Tilbudsfrist og vedståelsesfrist Siste frist for innlevering av tilbud er mandag kl Adresse: 1470 Lørenskog Tilbudet skal være Oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet, jf pkt 5.3, før utløpet av tilbudsfristen. Ved postforsendelse er det tilbyders ansvar at tilbudet er saksbehandler i hende innen leveringsfristens utløp. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Tilbyderen er bundet av tilbudet til Forbehold Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget med vedlegg skal dette klart fremgå av tilbudsbrevet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren. Vesentlige forbehold og avvik vil føre til at tilbudet avvises. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller avtalebestemmelser. 5.6 Alternative tilbud Det er ved denne anskaffelsen ikke anledning til å legge inn alternative tilbud. Dette hindrer ikke tilbydere å gi tilbud på flere forskjellige løsninger dersom det tilfredsstiller krav gitt i dette konkurransegrunnlag (parallelle tilbud). 6 Avgjørelse av konkurranse 6.1 Generelt Offentlig åpning av tilbudet vil ikke finne sted. Åpning av tilbudene vil finne sted kort tid etter fristens utløp og tilbyder har ikke rett til å være til stede. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. Oppdragsgiver tar ved denne anskaffelsen forbehold om budsjettmessig dekning og/eller godkjenning fra politisk hold før inngåelse av avtale. 6.2 Forhandlinger Oppdragsgiver vil ved denne anskaffelsen kunne gå i forhandlinger med alle tilbydere om alle elementer ved tilbudene etter at disse er levert inn. Oppdragsgiver vil forhandle i flere faser og redusere det antall tilbud som det skal forhandles om. En slik reduksjon vil skje på bakgrunn av de oppgitte tildelingskriterier. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre den første reduksjonen i forkant av forhandlingene. Side 8 av 9

9 6.3 Tildelingskriterier Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget med vedlegg vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Kriteriene for tildeling av avtalen, gitt med vekting, er som følger: Tildelingskriterier Påslagsfaktor (kalkylefaktor). Den faktor som vikarens lønn multipliseres med for å få fram timeprisen som Oppdragsgiver skal betale. Se for øvrig punkt Gjennomførings-/Leveringsevne basert på følgende: utfylte referanseskjemaer (vedlegg 7) fra minst tre (helst fler) av tilbyderens kunder i offentlig sektor det siste året øvrig dokumentasjon og beskrivelse gitt i tilbudet egne innhentede referanser egne dokumenterte erfaringer Det vil bli gitt score fra 1 til 6 der den beste i hvert kriterium får score 6. Det kreves at tilbyder dokumenterer/kommenterer alle ovennevnte kriterier Evaluering av påslagsfaktor Ved evaluering av påslagsfaktoren vil kategoriene bli vektet således: Kategori A: Arbeidstaker er nyutdannet (under ett års erfaring). 20% Kategori B: Arbeidstaker har 1-5 års erfaring 30% Kategori C: Arbeidstaker har mer enn 5 års erfaring 50% Vekt 60% 40% 7 Vedlegg Disse vedleggene følger med konkurransegrunnlaget: Vedlegg 1. Alminnelige innkjøpsvilkår, Kjøp av varer/tjenester/varer og tjenester eller Standard avtalevilkår for Kjøp av håndverkertjenester Vedlegg 2. Samlet pris og prisbestemmelser Vedlegg 3. Kravspesifikasjon Vedlegg 4. Rammeavtalen (en for NRI og en for Lørenskog kommune) Vedlegg 5. Skjema for kontaktdata Vedlegg 6. HMS-erklæring Vedlegg 7. Referanseskjema Dersom noen av de ovennevnte dokumenter skulle inneholde åpenbare feil, eller filene ikke kan leses slik de skal, er det tilbyderens plikt å ta kontakt med oppdragsgivers kontaktperson for å få feilen rettet. Side 9 av 9