Anskaffelse IINR 1210 Personforsikringer. Innbydelse til Åpen anbudskonkurranse

Transkript

1 Personforsikringer Innbydelse til Åpen anbudskonkurranse OPPDRAGSGIVERE: IINR ved medlemskommunene: Aurskog-Høland, Enebakk, Fet, Nittedal, Rælingen og Sørum AVTALEPERIODE: Fra til (med mulighet for forlengelse på 1år + 1år til )

2 Innholdsfortegnelse 1 OPPDRAGSGIVER OM OPPDRAGSGIVER KONTAKTOPPLYSNINGER INFORMASJON OM ANSKAFFELSEN FORMÅL/OMFANG VARIGHET/FRIST FOR GJENNOMFØRING AVTALEFORHOLD ETISKE KRAV GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN FREMDRIFTSPLAN TILBUDSBEFARING TILBUDSKONFERANSE RETTELSER, SUPPLERING ELLER ENDRING AV KONKURRANSEGRUNNLAG AVKLARING AVLYSING AV KONKURRANSEN OG TOTALFORKASTELSE KVALIFIKASJONSKRAV FOR DENNE ANSKAFFELSEN LOVPLAGTE, OBLIGATORISKE OG UFRAVIKELIGE KRAV ØVRIGE KVALIFIKASJONSKRAV KRAV TIL TILBUDET TILBUDETS UTFORMING Sjekklisten Kravspesifikasjon Pris Språk INNLEVERING AV TILBUDET VEDSTÅELSESFRIST FORBEHOLD ALTERNATIVE TILBUD TILBUD PÅ DELER AV ANSKAFFELSEN TILBUDSSAMARBEID AVGJØRELSE AV KONKURRANSE TILDELINGSKRITERIER Beregningsmodell, tildelingskriteriet: Pris Beregningsmodell, tildelingskriteriet: Arbeidsrutiner, service/oppfølging, skadeforebyggende tiltak VEDLEGG Side 2 av 11

3 1 Oppdragsgiver 1.1 Om oppdragsgiver Interkommunal innkjøpsordning Nedre Romerike (heretter kalt IINR) ble etablert våren 1997, og er en forpliktende interkommunal innkjøpsordning bestående av Aurskog- Høland, Enebakk, Fet, Nittedal, Rælingen og Sørum kommuner. I denne anskaffelsen skal alle disse kommunene samlet ansees som Oppdragsgiver. Anskaffelsesprosessen gjennomføres av IINR. Dette medfører at sekretariatsbidrag påløper, se vedlagte avtalevilkår. Mer informasjon om innkjøpsordningen finnes på vår Internettside Kontaktopplysninger Dersom Leverandør finner at konkurransegrunnlaget m/vedlegg ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan det skriftlig stilles spørsmål og/eller bes om tilleggsopplysninger hos Oppdragsgiver ved: KONTAKTOPPLYSNINGER: Interkommunal Innkjøpsordning Nedre Romerike v/tanja Huse-Fagerlie thf@sorum.kommune.no POSTADRESSE: c/o Sørum kommune BESØKSADRESSE: Sørum Rådhus Postboks 113 Kuskerudveien SØRUMSAND 1921 SØRUMSAND Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes Tilleggsopplysninger anskaffelse IINR 1210 Leverandører som henvender seg til andre personer, eventuelt enheter, hos Oppdragsgiver, for å tilegne seg informasjon vedrørende denne anskaffelsen risikerer å bli avvist. Side 3 av 11

4 2 Informasjon om anskaffelsen 2.1 Formål/omfang IINR heretter kalt Oppdragsgiver, innbyr til konkurranse om levering av personforsikringer. Anskaffelsen omfatter gruppeliv, yrkesskade/sykdom, ulykkesforsikring, barneforsikring og reiseforsikring. I henhold til dette dokument med vedlegg. Nødvendig opplæring av hovedkontaktpersoner hos Oppdragsgivere er også en del av anskaffelsen. Tilbudt leveranse må tilfredsstille alle gjeldende lover, normer og forskrifter. Leveransens volum på personforsikringer er stipulert til totalt ca 10 millioner kroner pr år. Oppdragsgiver forplikter seg ikke til noe bestemt volum, da endringer i budsjett og rutiner kan påvirke totalvolumene. Oversikt over kommunenes størrelse er beskrevet nedenfor. Vi viser i tillegg til vedlegg som omhandler statistiske tall. KOMMUNE INN BYGGERE Aurskog-Høland Enebakk Fet Nittedal Rælingen Sørum Dersom Leverandør oppdager at det i dette konkurransegrunnlag er viktige momenter som er uteglemt for at anskaffelsen skal kunne fungere etter intensjonene, er det Leverandørs ansvar å påpeke dette i tilbudet. 2.2 Varighet/frist for gjennomføring Offentlig åpning av tilbudet vil ikke finne sted. Åpning av tilbudene vil finne sted kort tid etter fristens utløp. Åpningen blir foretatt av minst to representanter for Oppdragsgiver, Leverandør har ikke rett til å være til stede ved åpningen. Leverandør vil ikke få tilsendt kopi av anskaffelsesprotokollen. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. Rammeavtalen vil ha en varighet på 2 år, med en opsjon på 1+1 års forlengelse. I hele avtaleperioden kan Oppdragsgiver si opp Rammeavtalen med seks måneders skriftlig varsel. 2.3 Avtaleforhold Avtaleforholdet vil bli regulert av rammeavtale eller kontrakt/avtale med vedlegg. Bindende avtale anses ikke inngått før den er undertegnet av begge parter. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å inngå en foreløpig avtale med utvalgt Leverandør. 2.4 Etiske krav Det er et kontraktsvilkår i alle IINR sine avtaler at alle varer/tjenester som kjøpes skal være produsert i overensstemmelse med grunnleggende krav til arbeidstakerrettigheter og barns rettigheter. Det stilles også krav om sporbarhet i leverandørkjeden ved bruk av eventuelle underleverandører. Tilbydere skal derfor fylle ut og vedlegge egenerklæring for etterlevelse av etiske kontraktsvilkår. Side 4 av 11

5 3 Gjennomføring av konkurransen Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende regelverk for offentlige anskaffelser. Blant annet i henhold til Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) del I og III. Ved behandling av saker som omfattes av denne forskrift, gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven. Denne anskaffelsen følger prosedyren Åpen anbudskonkurranse. Denne anskaffelsen er kunngjort i DOFFIN og TED. Alle dokumenter knyttet til denne anskaffelsen er lagt ut på DOFFIN. Dersom dokumentene blir endret, ekstra informasjon blir gitt og/eller spørsmål blir besvart vil dette bli lagt ut der. DOFFIN sørger da for utsendelse til alle som har hentet ned dokumentene. 3.1 Fremdriftsplan GENERELT: Kunngjøring Doffin/TED-databasen: Frist for å levere tilbud kl 12: Forventet tildeling av kontrakt Forventet kontraktinngåelse Forventet oppstart Det tas forbehold om endring i fremdriftsplan. Tidspunktene etter åpning er kun retningsgivende. Tilbudet skal være Oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet, før utløpet av tilbudsfristen. Ved postforsendelse er det Leverandørs ansvar at tilbudet er saksbehandler i hende innen leveringsfristens utløp. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 3.2 Tilbudsbefaring Det vil ikke bli avholdt tilbudsbefaring 3.3 Tilbudskonferanse Leverandørmøte/konferanse vil kun bli avholdt dersom Oppdragsgiver legger frem ønske om dette. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avholde slike møter med én og én. Reiseutgifter mv. i forbindelse med tilbudskonferansen dekkes av den enkelte Leverandør. 3.4 Rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlag Oppdragsgiveren har rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter, inntil seks døgn før tilbudsfristens utløp. Slike rettelser, suppleringer eller endringer vil umiddelbart bli lagt ut på DOFFIN. Spørsmål vedrørende anskaffelsen må rettes skriftlig til Oppdragsgiver senest åtte døgn før tilbudsfristens utløp. Svar på spørsmål vil bli lagt ut på DOFFIN senest seks døgn før tilbudsfristens utløp. Side 5 av 11

6 3.5 Avklaring Oppdragsgiver kan ved denne anskaffelsen ikke gå i forhandlinger om elementer ved tilbudene etter at disse er levert inn. Det kan imidlertid være aktuelt, etter initiativ fra Oppdragsgiver, å avholde møter med utvalgte Leverandøren hvor sider ved tilbudet blir avklart, eller utdypende og presiserende drøftelser blir gjennomført. Det er adgang til følgende avklaringer av tilbudene: a) klarlegge uklarheter og ufullstedigheter, såfremt disse ikke er av en slik art at tilbudet skulle vært avvist b) når det gjelder løsninger, arbeidsmetoder eller materialer som Leverandøren selv foreslår, kan Oppdragsgiveren be Leverandøren foreta utdypning og klargjøring av hvordan kravene i konkurransegrunnlaget vil bli ivaretatt c) dersom det av tekniske eller funksjonelle grunner er nødvendig, kan det gjøres mindre justeringer i de løsninger Leverandøren har framsatt. 3.6 Avlysing av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver kan på et hvilket som helst stadium, på saklig grunnlag, avlyse konkurransen med øyeblikkelig virkning. Side 6 av 11

7 4 Kvalifikasjonskrav for denne anskaffelsen Dersom noen av disse kravene ikke oppfylles eller er dokumentert av Leverandør, vil tilbudet avvises. Oppfyllelse av de obligatoriske kravene i 4.1. samt øvrige kvalifikasjonskrav er en forutsetning for videre deltagelse i konkurransen. 4.1 Lovplagte, obligatoriske og ufravikelige krav Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: HMS - egenerklæring; Det kreves at leverandøren framlegger HMSegenerklæring Skatteattest; Det kreves at leverandøren framlegger skatteattest for skatt. Dersom det er restanse må dette begrunnes. Merverdiavgift Det kreves at leverandøren framlegger skatteattest for merverdiavgift. Dersom det er restanse må dette begrunnes. Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt HMS egenerklæring i samsvar med vedlegg 5 om at leverandøren oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av avtale vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Egenerklæringen skal vedlegges tilbudet. Attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret (Skjema RF-1244 bør brukes). Attesten skal ikke være eldre enn 6 mnd. regnet fra tilbudsfrist. Attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdkontoret (Skjema RF-1244 bør brukes). Attesten skal ikke være eldre enn 6 mnd. regnet fra tilbudsfrist. Norske leverandører som ikke er merverdigavgiftspliktige skal fremlegge bekreftelse fra skattemyndighetene og dette. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. 4.2 Øvrige kvalifikasjonskrav Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Firmaattest; Det kreves at leverandøren har et lovlig etablert foretak Offentlig godkjenning Leverandøren skal ha godkjenning av Finanstilsynet til å drive forsikringsvirksomhet i Norge Fast kontaktperson Oppdragsgiver krever fast kontaktperson med navngitt stedfortreder Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Firmaattest eller attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandør er etablert. Attest fra Finanstilsynet som bekrefter godkjenning til å drive forsikringsvirksomhet i Norge. Tilbyder skal vedlegge navn og kortfattet CV for kontaktperson(er) som er tiltenkt ansvaret for oppdraget. Organisasjon og ledelse Oversikt over foretakets totale bemanning. Referanser Det kreves erfaring fra tilsvarende oppdrag. Kvalitetssikringssystem/ Kvalitetstyringssystem Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem for de ytelser som skal leveres. (ISO 9001 eller tilsvarende) Soliditet Det kreves at Leverandøren skal ha en økonomisk og finansiell soliditet. Kredittverdigheten som legges til grunn for å bli kvalifisert for denne konkurransen er A(kredittverdig) / AN(nyetablert). Leverandører med lavere rating vil avvises Foretakets viktigste leveranser de siste tre årene. Herunder opplysninger om verdi, tidspunkt samt navnet på mottaker med kontaktinformasjon for eventuell referanseinnhenting. Beskrivelse av utstyr, maskinpark eller annet tilgjengelig utstyr med relevans for utførelsen av denne avtalen. Redegjørelse vedrørende foretakets kvalitetsikringssystem/- styringssystem. Kopi av sertifikat utstedt av offentlig kvalitetskontrollinstitusjon Fremlegge kredittvurdering ikke eldre enn 1 år. Ratingen må utstedes av et godkjent kreditvurderingsinstitusjon som banker og kredittselskaper Der leverandøren har gyldig grunn til ikke å kunne fremlegge den dokumentasjon Oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som Oppdragsgiver kan akseptere. Dersom leverandøren har slik gyldig grunn, skal han ta skriftlig kontakt med Oppdragsgiver for å få klarlagt hvilken annen dokumentasjon som kan aksepteres. Side 7 av 11

8 5 Krav til tilbudet 5.1 Tilbudets utforming Leverandør skal besvare alle spørsmålene i anbudsdokumentene. Manglende forespurt dokumentasjon fører til at tilbudet vil bli avvist Sjekklisten Rekkefølgen på dokumentene i tilbudet skal følge den oversikt som skisseres i sjekklisten. Sjekklisten skal være vedlagt tilbudet med besvarelse av alle punkter Kravspesifikasjon Kravspesifikasjonen skal legges ved tilbudet og være fullstendig utfylt/besvart. Den skal fremstå med tydelige referanser til eventuelle vedlegg inkludert i tilbudet for øvrig Pris Tilbudets priser skal besvares i henhold til vedlagte prisskjema. Kun merkede celler skal fylles ut. Resterende deler av dette skjema skal ikke endres på noen måte. NB! Alle priser skal oppgis kun i prisskjemaet. Tilbudet for øvrig skal ikke inneholde priser Språk Alle dokumenter, eller annen kommunikasjon som omhandler dette tilbudet, skal være/foregå på norsk. 5.2 Innlevering av tilbudet Tilbudet kan leveres direkte til leveringsadressen eller sendes med post, men kan ikke sendes digitalt. Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for Leverandør. Tilbudet skal leveres i nøytral, lukket forsendelse tydelig merket med: "Anskaffelse IINR 1210 v/tanja Huse-Fagerlie" Tilbudet skal leveres i en (1) original papirversjon, inndelt i henhold til struktur på tilbudet. I tillegg skal det leveres en minnepinne med en (1) komplett elektronisk versjon av tilbudet i elektronisk versjon på følgende måte: 1. MS-kompatibel versjon; MS Word/MS Excel format. Denne versjonen skal være sikret mot virus og være komplett. Denne versjonen vil bli benyttet til evalueringsformål. 2. PDF-format; Oppdragsgiver skal benytte denne versjonen til arkivformål. Dokumentet skal være signert, komplett og lagret som ett dokument / en fil. 3. Sladdet versjon; Det skal også legges ved en sladdet versjon i PDF- format. Det er mulig å sladde tilbudet for taushetsbelagte opplysninger som anses som forretningshemmeligheter. Dersom leverandøren mener det er relevant, skal det leveres ytterligere en kopi av tilbudet som er sladdet for taushetsbelagte opplysninger. Sladdet kopi leveres som ett dokument / en fil. Innleveringssted: POSTADRESSE: BESØKSADRESSE: Interkommunal Innkjøpsordning Nedre Romerike v/ Tanja Huse-Fagerlie c/o Sørum kommune Sørum Rådhus Postboks 113 Kuskerudveien SØRUMSAND 1921 SØRUMSAND 5.3 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet i 5 fem måneder fra tilbudsfristens utløp. Side 8 av 11

9 5.4 Forbehold Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget med vedlegg. Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist. Dersom Leverandøren har flere forbehold, som hver for seg ikke er vesentlige, kan det likevel etter en konkret vurdering, føre til at forbeholdene samlet anses som vesentlige. Andre forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere og prise disse uten kontakt med leverandøren. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet fremkommer (sidetall og punktnummer) for å være gyldig i kontraktsammenheng. Tilbud som inneholder forbehold som medfører at tilbudet ikke lar seg sammenligne med øvrige tilbud, vil bli avvist. Leverandørens forbehold til standardiserte leveringsvilkår eller IINR-sekretariatsbidrag vil også føre til avvisning. 5.5 Alternative tilbud Det er ved denne anskaffelsen ikke anledning til å legge inn alternative tilbud. Dette hindrer ikke Leverandøren å gi tilbud på flere forskjellige løsninger dersom det tilfredsstiller krav gitt i dette konkurransegrunnlag. 5.6 Tilbud på deler av anskaffelsen Det er ved denne anskaffelsen ikke anledning til å gi deltilbud. 5.7 Tilbudssamarbeid Leverandøren skal sammen med tilbudet gi en oversikt over de underleverandører/samarbeidspartnere som eventuelt vil bli benyttet, samt en oversikt over hva disse vil bidra med. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å underkjenne valg av underleverandør. Eventuelle økonomiske krav fra underleverandører eller omkostninger i denne forbindelse, skal bæres av Leverandøren. IINR krever en signert samarbeidserklæring mellom leverandør og underleverandør som identifiserer dette samarbeidet. Side 9 av 11

10 6 Avgjørelse av konkurranse 6.1 Tildelingskriterier Det totaløkonomiske mest fordelaktige tilbud velges etter en totalvurdering ut i fra følgende kriterier: Tildelingskriterier: Kommentar Vekt: Max poengsum Pris Spesifiseres i prisskjemaene, vedlegg 1 60 % 600 Service, oppfølging, faglig bistand, skadeforebyggende tiltak, oppdragsgjennomføring Beskrivelse av innhold i tilbudet i kravspesifikasjonen. Besvarelse gjelder hele avtaleperioden. Det kreves at Leverandør dokumenterer/kommenterer alle ovennevnte kriterier. 40 % 400 Det vil bli gitt score fra 0 til 10 der den beste i hvert kriterium får score 10. Dette gir en maksimal poengoppnåelse for de ulike kriterier som vist i tabellen ovenfor (sum 1000 poeng). Beregning av tildelingskriteriene framkommer i evalueringsskjemaet. Poengsettingen for kriteriet pris gjennomføres slik at faktisk prisforskjell mellom tilbudene gjenspeiles. Poengsettingen for øvrige tildelingskriterier blir gjort skjønnsmessig. Ved evaluering og valg av tilbud vil Oppdragsgiver legge til grunn prinsippet om "Det økonomisk mest fordelaktige kjøp" Beregningsmodell, tildelingskriteriet: Pris Prisskjema skal være utfylt. Eventuelle andre faktorer som påvirker prisen skal synliggjøres i tilbudet. Prisliste vedlegges i PDF format og som Excel-fil på minnepinne. Alle priser skal være inkl. alle gebyrer og tilleggspriser. Priser som ikke fremkommer i prisskjemaet vil ikke være gyldig fakturerbart. (Beregning: Billigste pris/leverandørs pris x 10). Totalsum 1 er standardforsikring som det vil evalueres på. Totalsum 2 er frivillig å tegne for den enkelte kommune Beregningsmodell, tildelingskriteriet: Arbeidsrutiner, service/oppfølging, skadeforebyggende tiltak Evaluering vil skje på bakgrunn av tilbyders beskrivelse av følgende: Service/oppfølging innen HMS: Tilbyder skal orientere om rutiner vedrørende service/oppfølging innenfor helse, miljø og sikkerhet. Det skal beskrives hva kommunen kan forvente av informasjonsmateriell, kursvirksomhet, utarbeidelse av rapporteringssystem og lignende. Skadeforebyggende tiltak: Beskriv hvordan dere arbeider med skadeforebyggende tiltak i hele avtaleperioden og hvordan vår etterfølgelse av deres tiltak kan føre til lavere premieberegning. Oppfølging i avtaleperioden: Beskriv garantert utbetalingstid for erstatninger og garantert responstid ved forsikringsspørsmål fra Oppdragsgiver. Arbeidsrutiner for fast kontaktperson: Det skal være en fast kontaktperson for service, oppfølging, skadeforebyggende virksomhet o.l. Vedkommende kan oppnevnes med en stedfortreder. I så fall skal også dennes erfaring og arbeidsrutiner beskrives. Tilbyder skal beskrive de grunnleggende arbeidsrutiner som kontaktpersonen skal følge under avtaleperioden. Oppgaveløsning i hele avtaleperioden: Beskriv hvordan tilbyder erfaringsmessig forventer å arbeide med informasjonsoverføring og oppfølging av kunde. Spesielt ønsker vi vektlagt hvordan tilbyder samspiller med kunden, informasjon om nyheter i forsikringsbransjen og lignende. Se evalueringsskjema for videre beskrivelse av evaluering. Alle besvarelser skal skje i kravspesifikasjonens skjema. Toppkarakter vil være 10 på hvert av delkritteriene. Side 10 av 11

11 7 Vedlegg Disse vedleggene følger med konkurransegrunnlaget: Vedlegg 1. Prisskjema Vedlegg 2. Kravspesifikasjon Vedlegg 3. Generelle Rammeavtalevilkår IINR Vedlegg 4. Evalueringsskjema Vedlegg 5. Sjekkliste Vedlegg 6. Rammeavtale/ Kontrakt Vedlegg 7. HMS egenerklæring Vedlegg 8. SLA Vedlegg 9. Antallsopplysninger Dersom noen av de ovennevnte dokumenter skulle inneholde åpenbare feil, eller de nedlastede filene ikke kan leses slik de skal, er det Leverandørens plikt å ta kontakt med kontaktpersonen for å få feilen rettet. Side 11 av 11