Konkurransegrunnlag for Åpen anbudskonkurranse

Transkript

1 for Åpen anbudskonkurranse Tolketjenester Ref: Sørum 12/05988

2 Innholdsfortegnelse 1 OPPDRAGSGIVER OM OPPDRAGSGIVER OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON TILLEGGSOPPLYSNINGER OM AVTALEN DEFINISJONER FORMÅL OMFANG AVTALEFORHOLDET AVTALENS VARIGHET KORT BESKRIVELSE AV TJENESTEN OM KONKURRANSEN REGELVERK FREMDRIFTSPLAN RETTELSER, SUPPLERING ELLER ENDRING AV KONKURRANSEGRUNNLAG TILBUD PÅ DELER AV ANSKAFFELSEN BRUK AV UNDERLEVERANDØRER ALTERNATIVE TILBUD TILBUDSBEFARING TILBUDSKONFERANSE FORBEHOLD AVKLARING ANBUDSÅPNING AVVISNING AV KONKURRANSEN ELLER TILBUD KVALIFIKASJONSKRAV ØKONOMISK OG FINANSIELL KAPASITET ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER KRAVSPESIFIKASJON KRAV TIL TILBUDET PRISER SPRÅKKRAV TILBUDSDISPOSISJON INNLEVERING AV TILBUDET TILBUDS- OG VEDSTÅELSESFRIST TILBAKEKALLING ELLER ENDRING AV TILBUD AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN TILDELINGSKRITERIER BESKRIVELSE AV POENGBEREGNING FOR DE ULIKE TILDELINGSKRITERIER VEDLEGG Side 2 av 13

3 1 Oppdragsgiver 1.1 Om oppdragsgiver Sørum kommune er lokalisert til Nedre Romerike i Akershus fylke og har ca innbyggere. Mer informasjon om kommunen finnes på vår internettside Oppdragsgivers kontaktperson Tilleggsopplysninger Dersom Leverandør finner at konkurransegrunnlaget m/vedlegg ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan det stilles spørsmål skriftlig og/eller bes om tilleggsopplysninger hos Oppdragsgiver ved: Kontaktopplysninger Sørum kommune v/ Birgit Mortensen Aga E-post: bmaga@sorum.kommune.no Postadresse c/o Sørum kommune Besøksadresse Sørum Rådhus Postboks 113 Kuskerudveien SØRUMSAND 1921 SØRUMSAND Henvendelser om tilleggsopplysninger skal være skriftlig og emne-feltet på e-posten må være: Tilleggsopplysninger anbud Sørum 12/05988 Dersom e-posten inneholder annen tekst i emne-feltet vil det kunne ta lengre tid før den blir besvart. Leverandører som henvender seg til andre personer, eventuelt enheter, hos Oppdragsgiver, for å tilegne seg informasjon vedrørende denne anskaffelsen risikerer å bli avvist. Side 3 av 13

4 2 Om avtalen 2.1 Definisjoner Oppdragsgiver: Sørum kommune, orgnr: Leverandør: Den som legger inn tilbud på konkurransen og den tilbyder som vinner konkurransen og inngår kontrakt med oppdragsgiver. 2.2 Formål Oppdragsgiver innbyr til åpen anbudskonkurranse i forbindelse med Tolketjenester i henhold til dette konkurransegrunnlag og vedlegg. Tilbudt leveranse må tilfredsstille alle gjeldende lover, normer og forskrifter. Oppdragsgiver ønsker i den gjeldende avtaleperioden å inngå rammeavtale med en leverandør. 2.3 Omfang Leveransens volum er stipulert til ca kroner pr år eks mva. Oppdragsgiver forplikter seg ikke til noe bestemt volum da endringer i budsjett og rutiner kan påvirke totalvolumene. 2.4 Avtaleforholdet Avtaleforholdet vil bli regulert av avtalebestemmelser i kontrakten, Vedlegg 11. Bindende avtale anses ikke inngått før den er undertegnet av begge parter. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å inngå en foreløpig avtale med utvalgt Leverandør. 2.5 Avtalens varighet Rammeavtalen vil ha en varighet på 2 år, med en opsjon på 1+1 års forlengelse 2.6 Kort beskrivelse av tjenesten. Basisspråket det skal oversettes fra/til er norsk. Det vil bli benyttet både frammøtetolkning og telefontolkning. Sørum kommune vil sørge for møterom i de tilfeller der dette er nødvendig. Følgende enheter kommer til å benytte seg av tjenesten Flyktningetjenesten Nav Sørum Barnehager Grunnskolen Voksenopplæringen Barnverntjenesten Sørum kommunal legevakt Helsefremmende tiltak herunder kommunens helsestasjon Andre instanser hvor kommunen betaler for tolketjenesten, eks konsultasjon hos fastlege og tannlege Eventuelt andre Side 4 av 13

5 3 Om konkurransen 3.1 Regelverk Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende regelverk for offentlige anskaffelser. Lov om offentlig anskaffelser og Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) del I og II Ved behandling av saker som omfattes av denne forskrift, gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til 10. Denne anskaffelsen følger prosedyren Åpen anbudskonkurranse 3.2 Fremdriftsplan Kunngjøring Doffin-databasen: Mandag Frist for å levere tilbud. Mandag kl 12:00 Tildeling av kontrakt Ca. uke Kontraktinngåelse Ca. uke Forventet oppstart Ca. uke Det tas forbehold om endring i fremdriftsplan. Tidspunktene etter åpning er kun retningsgivende. 3.3 Rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlag Oppdragsgiveren har rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter, inntil sju døgn før tilbudsfristens utløp. Slike rettelser, suppleringer eller endringer vil umiddelbart bli lagt ut på DOFFIN. Spørsmål vedrørende anskaffelsen må rettes skriftlig til Oppdragsgiver senest 8 døgn før tilbudsfristens utløp. Svar på spørsmål vil bli lagt ut på DOFFIN senest seks døgn før tilbudsfristens utløp. Dersom Leverandør oppdager at det i dette konkurransegrunnlag er viktige momenter som er uteglemt for at anskaffelsen skal kunne fungere etter intensjonene, er det Leverandørs ansvar å påpeke dette i tilbudet. 3.4 Tilbud på deler av anskaffelsen Det åpnes ikke for deltilbud i dette anbudet. 3.5 Bruk av underleverandører Oppdragsgiver ønsker ved denne anskaffelsen å inngå en avtale med en hovedleverandør. Leverandøren ved denne anskaffelsen må derfor gi tilbud på, og påta seg å være leverandør for, hele anskaffelsen. Dette innebærer at Leverandøren har det samlede ansvaret for anskaffelsen, herunder all oppfølging av aktuelle underleverandører. Leverandøren plikter å inngå et samarbeid med Oppdragsgiver for forvaltning av anskaffelsen slik den blir beskrevet i dette konkurransegrunnlaget. Dette krever at de avtaler som leverandøren inngår med 3. parts leverandører, må videreføres i tid i henhold til den avtale som inngås mellom Oppdragsgiver og leverandøren. Leverandøren skal sammen med tilbudet gi en oversikt over de underleverandører/samarbeidspartnere som eventuelt vil bli benyttet, samt en oversikt over hva disse vil bidra med. Oppdragsgiver skal i kontrakten innvilge hvilke underleverandører som kan benyttes. Ved bruk av underleverandør vil avtalens priser være gjeldende. Fakturering skal skje via Leverandør. Side 5 av 13

6 3.6 Alternative tilbud Det er ved denne anskaffelsen ikke anledning til å legge inn alternative tilbud. 3.7 Tilbudsbefaring Det vil ikke bli avholdt tilbudsbefaring 3.8 Tilbudskonferanse Leverandørmøte/konferanse vil kun bli avholdt dersom Oppdragsgiver legger frem ønske om dette. Reiseutgifter mv. i forbindelse med tilbudskonferansen dekkes av den enkelte Leverandør. 3.9 Forbehold Det er anledning til å ta forbehold som ikke er vesentlig. Tilbud som inneholder forbehold utover dette vil bli avvist. Eventuelle forbehold skal oppgis i tilbudsbrevet Vedlegg 1. Forbehold som ikke lar seg kostnadsberegne vil kunne føre til at tilbudet anses ufullstendig og bli avvist Avklaring Oppdragsgiver kan ved denne anskaffelsen ikke gå i forhandlinger om elementer ved tilbudene etter at disse er levert inn. Det kan imidlertid være aktuelt, etter initiativ fra Oppdragsgiver, å avholde møter med utvalgte Leverandøren hvor sider ved tilbudet blir avklart, eller utdypende og presiserende drøftelser blir gjennomført. Det er adgang til følgende avklaringer av tilbudene: Klarlegge uklarheter og ufullstendigheter, såfremt disse ikke er av en slik art at tilbudet skulle vært avvist. Når det gjelder løsninger, arbeidsmetoder eller materialer som Leverandøren selv foreslår, kan Oppdragsgiveren be Leverandøren foreta utdypning og klargjøring av hvordan kravene i konkurransegrunnlaget vil bli ivaretatt Dersom det av tekniske eller funksjonelle grunner er nødvendig kan det gjøres mindre justeringer i de løsninger Leverandøren har framsatt Anbudsåpning Offentlig åpning av tilbudet vil ikke finne sted. Åpning av tilbudene vil finne sted kort tid etter fristens utløp. Åpningen blir foretatt av minst to representanter for Oppdragsgiver, Leverandør har ikke rett til å være til stede ved åpningen. Leverandør vil ikke få tilsendt kopi av anskaffelsesprotokollen. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert Avvisning av konkurransen eller tilbud I konkurransen vil avvisningsreglene i Forskrift om offentlige anskaffelser til komme til anvendelse. Vi anmoder leverandørene om å gjøre seg kjent med disse. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller forkaste alle tilbud, dersom det foreligger saklig grunn. Side 6 av 13

7 4 Kvalifikasjonskrav Obligatoriske krav for denne anskaffelsen er satt opp i punktene under. Dersom noen av disse kravene ikke oppfylles eller er dokumentert av Leverandør, vil tilbudet avvises. Dokumentasjonen vedlegges tilbudet i henhold til Tilbudsdisposisjon i avsnitt Økonomisk og finansiell kapasitet Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav Dokumentasjon på at de stilte krav er oppfylt 1.Skatteattest Det kreves at leverandøren framlegger skatteattest. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra frist for innlevering av tilbudet. Dersom det er restanse må dette begrunnes. 2.Merverdiavgift Det kreves at leverandøren framlegger attest for betalt merverdiavgift,. Attesten skal ikke være eldre enn 6 mnd. regnet fra tilbudsfrist. Dersom det er restanse må dette begrunnes. 3.Kredittvurdering Det kreves god soliditet, ranking A eller tilsvarende Attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra skattekontoret Skjema RF-1244 bør brukes. Attest på betalt merverdiavgift fra skattekontoret Skjema RF-1244 bør brukes. Fremlegge kredittvurdering for siste regnskapsår. Ratingen må utstedes av en godkjent kreditvurderingsinstitusjon som banker og kredittselskaper. Der Leverandøren har en akseptabel grunn til ikke å kunne fremlegge den dokumentasjon Oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som Oppdragsgiver kan akseptere. Dersom Leverandøren har en slik akseptabel grunn, skal han ta skriftlig kontakt med Oppdragsgiver for å få klarlagt hvilken annen dokumentasjon som kan aksepteres. 4.2 Organisatoriske og juridiske stilling Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav Dokumentasjon på at de stilte krav er oppfylt 1. Firmaattest Det kreves at leverandøren har et lovlig etablert foretak Firmaattest eller attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandør er etablert. Attesten skal ikke være eldre enn 6 mnd. regnet fra tilbudsfrist 2. Organisasjon og ledelse Oversikt over foretakets antall faste ansatte og antall ledere de 2 siste årene. 3. Bekreftelse på etisk og profesjonell forretningsførsel Bekrefte at tilbyder har ordnede arbeidsavtaler med sine ansatte, og at arbeidstakerne har lønns- og arbeidsvilkår uavhengig av nasjonalitet. Se ellers Generelle rammeavtalevilkår Sørum kommune punktet Krav til lønns- og arbeidsvilkår. Egenerklæring om oppfylte etiske krav. Bruk vedlegg 5 Side 7 av 13

8 4. HMS - egenerklæring Det kreves at leverandøren framlegger HMS-egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av avtale vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. 5. Kvalitetssikringssystem Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem (ISO 9001 eller tilsvarende). HMS egenerklæring. Bruk vedlegg 6 Redegjørelse vedrørende foretakets kvalitetssikringssystem / styringssystem. Eller: Kopi av sertifikat utsted av offentlig kvalitetskontrollinstitusjon dersom dette foreligger. 4.3 Tekniske og faglige kvalifikasjoner Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav Dokumentasjon på at de stilte krav er oppfylt 1. Kompetanse Alle tolker som benyttes skal ha gjennomgått en tolkeopplæring enten gjennom offentlig godkjente utdanningsinstitusjoner eller tilsvarende. Dokumentasjon må kunne fremvises på forespørsel fra Oppdragsgiver. 2. Erfaring Det kreves erfaring fra tilsvarende oppdrag og god gjennomføringsevne. Tidligere erfaringer må være av en slik størrelse at det ikke er tvil om gjennomføringsevnen. 3. Bruk av underleverandører Det kreves en erklæring om hvorvidt Leverandør har til hensikt å benytte underleverandør ved utføring av tjenesteleveransen, navn på eventuelle underleverandører og hvor mye av tjenesten som vil bli overlatt til disse Referanser fra lignende oppdrag de siste 3 årene med totalverdi pr oppdragsgiver pr år. Erklæring om bruk av underleverandør Bruk vedlegg 7 4. Uforutsette hendelser Det kreves en plan for å håndtere tjenesteleveransen ved uforutsette hendelser som hindrer/vanskeliggjør tjenesteleveransen for Leverandør. En kort beskrivelse av foretakets muligheter for å engasjere underleverandører for å håndtere leveransen ved uforutsette hendelser. 5 Kravspesifikasjon Se Vedlegg 8 Kravspesifikasjon og Vedlegg 9 Leverandørens svar på kravspesifikasjon Leverandør må gå nøye gjennom kravspesifikasjon, i vedlegg 9 må det krysses av for at kravene godtas og eventuelle kommentarer skrives inn. Kravspesifikasjonen er Oppdragsgivers krav til hvordan leveransen skal være, leverandøren kan komme med forslag på alternative måter å løse de enkelte oppgavene, men forslagene må ikke være av vesentlig grad. Forslag som i vesentlig grad avviker fra kravspesifikasjonen vil ikke bli godtatt. Utfylt kravspesifikasjon vedlegges tilbudet i henhold til Tilbudsdisposisjon i avsnitt 6. Side 8 av 13

9 6 Krav til tilbudet 6.1 Priser Tilbudets prisavsnitt skal settes opp i henhold til prisskjema gitt i vedlegg 3. NB! Priser skal kun oppgis i prisskjemaet. Tilbudet for øvrig skal ikke inneholde priser. 6.2 Språkkrav Tilbud med tilhørende dokumenter skal utformes på norsk. Alle dokumenter, eller annen kommunikasjon som omhandler dette tilbudet, skal være/foregå på norsk. Det gis imidlertid adgang til å benytte vedlegg på engelsk, svensk eller dansk hvor norsk dokumentasjon ikke forefinnes. Tilsvarende skal all formell muntlig og skriftlig kommunikasjon i gjennomføringen av kontrakten foregå på norsk. 6.3 Tilbudsdisposisjon Tilbyder skal besvare alle spørsmålene i anbudsdokumentene. Tilbudet skal leveres i en papirversjon i perm og to elektroniske versjoner på minnepinne. En av de elektroniske versjonene skal være sladdet for taushetsbelagte opplysninger (merkes sladdet tilbud ). Sladding bør slik at den ikke er reversibel. Dette sladdede tilbudet kan det bli gitt innsyn i. Minnepinnen skal legges i permen. Dokumentformat: MS Office eller pdf-format. Ved pdf-format må den usladdede versjonen ikke være et sammenhengende dokument da noen av dokumentene skal inngå i kontrakten. For perm: Dokumentene i tilbudet skal struktureres under nummererte skilleark tilsvarende tabellen under. Merk vedleggene med nummer som i tabellen. For minnepenn: Dokumentene nummereres i henhold til nummer som i tabellen under. Alle dokumentene legges i samme mappe. Eksempel på filnavn: 1. Tilbudsbrev.pdf 6.1 Firmaattest.pdf 6.2 Ansatte og ledere.pdf Vedlagt dokumentasjon som ikke er etterspurt i anbudet vil ikke bli tatt hensyn til ved evaluering av tilbudet. Side 9 av 13

10 Innholdsfortegnelse perm / nummerering av dokumenter på minnepinne Skilleark Innhold 1 1 Tilbudsbrev datert og signert / Eventuelle forbehold med begrunnelse. Bruk vedlegg Sjekkliste. Bruk vedlegg Tilbudsskjema / Prisskjema. Bruk vedlegg Kontaktdata Bruk vedlegg 4 5 Økonomisk og finansiell kapasitet Jfr pkt Attest for betalte skatter og arbeidsgiveravgift Ikke eldre enn 6 måneder 5.2. Attest for betaling av merverdiavgift Ikke eldre enn 6 måneder 5.3. Kredittvurdering for siste regnskapsår 6 Organisatorisk og juridisk stilling Jfr pkt Firmaattest Ikke eldre enn 6 måneder 6.2. Oversikt over foretakets antall faste ansatte og antall ledere de 2 siste årene 6.3. Egenerklæring om oppfylte etiske krav Bruk vedlegg HMS erklæring Bruk vedlegg Dokumentasjon av kvalitetssikringssystem eller kopi av sertifikat utstedt av offentlig kvalitetskontrollinstitusjon 7 Tekniske og faglige kvalifikasjoner. Jfr pkt Referanser fra lignende oppdrag de siste 3 årene 7.2. Erklæring om bruk av underleverandør(er) Bruk vedlegg Erklæring om foretakets mulighet for å engasjere underleverandører for å håndtere uforutsette tjenesten ved uforutsette hendelser. 8 8 Leverandørens svar på kravspesifikasjon Bruk vedlegg Innlevering av tilbudet Tilbudet kan leveres direkte til leveringsadressen eller sendes med post, men kan ikke leveres pr. e-post. Tilbudet skal: 1. Være datert og undertegnet av ansvarlig representant for Leverandør. 2. Leveres i nøytral, lukket forsendelse 3. Være tydelig merket med: "Anbud Sørum 12/05988 / Birgit Mortensen Aga Innleveringssted: Sørum kommune Postadresse: Postboks 113, 1921 Sørumsand Besøksadresse: Sørum rådhus, Kuskerudveien 11, 1920 Sørumsand Ved innlevering på Sørum rådhus skal resepsjonen utlevere kvittering på mottatt tilbud. 6.5 Tilbuds- og vedståelsesfrist Siste frist for innlevering av tilbud er mandag 20.august 2012 kl Side 10 av 13

11 Tilbudet skal være Oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet, jf pkt 4, før utløpet av tilbudsfristen. Ved postforsendelse er det Leverandørs ansvar at tilbudet er Oppdragsgiver i hende innen tilbudsfristens utløp. For sent innkomne tilbud må avvises, jfr FOA 11-11a og 20-13a Leverandøren er bundet av tilbudet i 3 tre måneder fra tilbudsfristens utløp. 6.6 Tilbakekalling eller endring av tilbud Tilbud som er mottatt av Oppdragsgiver, kan tilbakekalles og endres innenfor tilbudsfristen. Tilbakekallingen må gjøres skriftlig; pr brev eller e-post. Endring av tilbud er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes i samsvar med krav oppgitt i dette konkurransegrunnlag/vedlegg. Side 11 av 13

12 7 Avgjørelse av konkurransen 7.1 Tildelingskriterier Det totaløkonomiske mest fordelaktige tilbud velges etter en totalvurdering ut fra følgende tildelingskriterier Tildelingskriterier Hovedvekting 1. Pris 50 % 2. Språklig bredde og tolkenes kompetansenivå 50 % SUM 100 % 7.2 Beskrivelse av poengberegning for de ulike tildelingskriterier 1. Pris Samtlige pristilbud vil bli omregnet til poeng, fra 1 poeng til 10 poeng Poengene beregnes etter følgende formel: 10*Pb/Pe der Pb er beste pris (laveste) og Pe er prisen som evalueres. Dette gir at beste pris får 10 poeng. 2. Språklig bredde og tolkenes kompetansenivå Tilbud på språklig bredde og tolkenes kompetansenivå vil også bli regnet om til poeng fra 1 (0) poeng til 10 poeng, hvor det beste tilbudet får 10 poeng. For begge tildelingskriterier De beregnede poengene vil bli vektet. En detaljert oversikt over vektingen finnes i Vedlegg 3 Side 12 av 13

13 8 Vedlegg Disse vedleggene følger med konkurransegrunnlaget Vedlegg nr Vedlegg Skal fylles ut og legges ved tilbudet 1 Tilbudsbrev X 2 Sjekkliste X 3 Prisskjema inkl vektingsmodell X 4 Kontaktdata X 5 Erklæring om oppfylte etiske krav X 6 HMS-erklæring X 7 Forpliktelseserklæring angående bruk av underleverandør X 8 Oppdragsgivers kravspesifikasjon - 9 Leverandørens svar på kravspesifikasjon X 10 Yrkesetiske regler for tolker - 11 Utkast til kontrakt inkl generelle rammeavtalevilkår Sørum kommune - Dersom noen av de ovennevnte dokumenter skulle inneholde åpenbare feil, eller de nedlastede filene ikke kan leses slik de skal, er det Leverandørens plikt å ta kontakt med kontaktpersonen for å få feilen rettet. Side 13 av 13