RUNDSKRIV. Informasjonsstrategi utdyping av Vatlestraumen

Transkript

1 RUNDSKRIV Til: Fjell kommune Dato: 15/05/2011 Tittel: Informasjonsstrategi utdyping av Vatlestraumen Formål Etableringen av en informasjonsstrategi knyttet til utdypingstiltak i Vatlestraumen vil være et viktig verktøy for å ivareta målrettet og effektiv informasjon ut mot definerte målgrupper. Informasjonsstrategien etablerer retningslinjer for hvordan informasjonstiltakene i prosjektet skal utføres og hvem som har ansvar for å følge opp disse tiltakene. Informasjonsstrategien bygger på Kystverkets overordnede mål og prinsipper i Statens kommunikasjonspolitikk. Strategien blir et arbeidsdokument i prosjektet, og vil kunne endres og oppdateres ved behov. Mål Nå ut med nyttig informasjon for å imøtekomme informasjonsbehov og skape forståelse for utdypingstiltakene som skal finne sted. Øke kunnskapsnivået om utdypingstiltak for å unngå uønskede hendelser. Med utgangspunkt i Kystverkets overordnede mål om sikker seilas og vern av miljø, synliggjøre nytteverdien for utdypingstiltakene: o Bedre fremkommelighet o Økt sjøsikkerhet for å forhindre skipsulykker o Vern av miljøet i kystsonen Synliggjøre at tiltakene vil bli utført på en sikker og effektiv måte. Overordnede prinsipper Informasjonsstrategien for utdypingsprosjektet i Vatlestraumen er basert på prinsipper i Statens kommunikasjonspolitikk: Åpenhet: innbyggerne skal møte en åpen og tilgjengelig stat som er lyttende, imøtekommende og viser dem respekt. Medvirkning: staten skal gi berørte innbyggere mulighet til å fremme sine forslag og synspunkter på fysiske og elektroniske møteplasser. Nå alle: Staten skal sørge for at relevant informasjon når fram til alle berørte. Aktiv: statlige virksomheter skal til enhver tid gjøre aktuell informasjon tilgjengelig, og sørge for at innbyggerne har tilgang til informasjon om den enkelte virksomhets planer og aktiviteter. Sentral postadresse: Kystverket, postboks 1502, 6025 ÅLESUND Telefon: Telefaks: Internett: E-post: post@kystverket.no Telefon: Telefaks: Bankgiro: Org.Nr.:

2 Helhet: som statlig virksomhet skal Kystverket samordne sin informasjon og informasjonsvirksomhet med andre relevante statlige, kommunale og private virksomheter, slik at informasjonen fremstår helhetlig for mottakeren. Linje: kommunikasjonsansvaret følger saksansvaret. Budskap: Et tydelig, korrekt og enhetlig budskap er en viktig forutsetning for å oppnå de overnevnte mål. Skriftlig og muntlig informasjon i prosjektet bør derfor ha følgende fokus: - Fakta om utdypingstiltakene - Bakgrunn for planene en prioritert farlei i Nasjonal Transportplan - Forundersøkelser risiko vs. sikkerhet - Samfunnsnytte: - Bedre fremkommelighet - Økt sjøsikkerhet for å forhindre skipsulykker - Vern av miljøet i kystsonen Målgrupper Det er identifisert en rekke målgrupper som vil være viktige mottakere av informasjon som skal formidles før, under og ved sluttføring av prosjektet: Skipstrafikken som seiler i området Fjell kommune, med spesiell fokus på Bjorøy Sund kommune, med spesiell fokus på Tyssøy Bergen kommune Fritidsbåter som seiler i området Fritidsdykkere i området Forsvaret/Håkonsvern I Kystverket: Lostjenesten, samt Kvitsøy og Fedje trafikksentral Medier både som isolert målgruppe og som kanal for formidling av informasjon til relevante aktører og interessenter Relevante medier å henvende seg direkte til: o Fagblader/-tidsskrifter o Teknisk ukeblad o Aktuelle lokale/regionale medier o Ved milepæler rettes henvendelser også til NTB for bred distribusjon Prioriteringer Før oppstarten av prosjektet vil det være avgjørende å nå ut med informasjon til innbyggerne på Bjorøy og Tyssøy i Fjell og Sund kommune på grunn av periodevis stengning av Bjorøy tunellen. Det er viktig å synliggjøre at tiltakene vil utføres på en sikker og effektiv måte. Videre er det viktig at informasjon om prosjektet gjøres kjent for samarbeidspartnere som har konkrete roller/ansvar knyttet til gjennomføringen av prosjektet. Kystverkets prosjektledelse vil ha ansvar for å gjennomføre statusmøter mellom Kystverket og de berørte kommunene. Dette skal bidra til at kommunene opprettholder god kontakt med Kystverket og sikres oppdatert informasjon om fremdriften i prosjektet. Under anleggsperioden vil det være viktig å nå ut med informasjon til skipstrafikken som seiler gjennom Vatlestraumen, som et forebyggende tiltak for å forhindre alvorlige hendelser i arbeidsperioden. Fedje trafikksentral vil her spille en viktig rolle. Internt i Kystverket bør informasjon til lostjenesten som utfører oppdrag i området prioriteres. Utdypingsprosjektet vil finne sted i et område hvor det går fritidsbåter og forekommer 2

3 fritidsdykking. Det er derfor vesentlig å nå ut med informasjon også til disse målgruppene. Mediene er en viktig kanal for å ivareta overnevnte mål. Derfor er det vesentlig at informasjon om fakta og milepæler i prosjektet også når ut til/gjøres tilgjengelig for mediene. Spesielle hensyn Sprengning under vann Risiko- og sårbarhetsanalysen viser til viktigheten av god varsling og informasjon i relevante medier som viktige tiltak for å skape kunnskap om utdypingstiltakene i farleia, og dermed forhindre dykking og annen ferdsel i nærområdet mens sprengingsarbeidet pågår. Bjorøytunnelen Da Statens vegvesen fikk bygget Bjorøytunnelen var det en del utfordringer i forbindelse med innlekking av vann. Det viste seg å være en sone mot Bjorøysiden som lakk vann og det ble igangsatt store tiltak for å tette tunnelen i dette området. I dag benyttes en tredjedel av pumpekapasiteten. Vegvesenet har satt en grense for rystelser i tunnelen og det er et krav om at Kystverket skal måle rystelser og kontrollere innlekkingen, samt at tunnelen skal stenges ved sprenging og kontrolleres etter sprenging. Rocknes-ulykken Grunnflaket som skal utdypes har en spesiell forhistorie. I 2004 grunnstøtte lasteskipet Rocknes her. Fartøyet kantret og 18 personer omkom. Det vil være naturlig at det under utdypingsarbeidet kan komme spørsmål knyttet til denne ulykken. Det vil også være naturlig at Kystverket står som mottaker for henvendelser som omhandler sammenhengen mellom utdypingstiltak og Rocknes-ulykken. Kystverkets uttalelser bør i denne forbindelse også synliggjøre at utdypingstiltakene i Vatlestraumen vil bidra til økt sjøsikkerhet og vern av miljøet i de nærliggende kystområdene. Samhandling For å påse god kommunikasjon i utdypingsprosjektet i Vatlestraumen er man avhengig av en god dialog mellom alle parter som har konkrete ansvar i prosjektgjennomføringen, og/eller som må ivareta egne informasjonsbehov. Her er det viktig å presisere at Kystverket har ansvar for informasjon som omhandler eget myndighetsområde knyttet opp mot tiltak i sjø, sjøsikkerhet og vern mot akutt forurensing. Kystverket er i dialog med lokale myndigheter for å samordne informasjon om utdypingstiltak i sjø som formidles utad mot Kystverkets definerte målgrupper. Dette er i tråd med helhetsprinsippet i Statens kommunikasjonspolitikk og samordning av informasjon og med andre relevante statlige, kommunale og private virksomheter, slik at informasjonen fremstår helhetlig for mottakeren. All relevant informasjon om prosjektet vil gjøres tilgjengelig på Varsel om publisering av oppdatert informasjon sendes fortløpende til webansvarlige i kommunene og hos Bergen havnevesen og Statens vegvesen. Talspersoner Ved siden av mangelfull forståelse av hva som skal kommuniseres, er for mange talspersoner av de største utfordringene knyttet til formidling av et enhetlig budskap ut til ansatte, medier, interessenter og andre aktuelle. Kontaktpersoner og kontaktinformasjon til aktører som er tilknyttet prosjektet vil synliggjøres i en kontaktliste. Kontaktlisten utarbeides av Kystverket og oppdateres ved behov. Som prosjekteier er Kystverket ansvarlig for uttalelser knyttet til gjennomføring av 3

4 utdypingstiltak, deriblant tekniske og praktiske hensyn tilknyttet tiltak i sjø. I henhold til statlige føringer for kommunikasjon følger kommunikasjonsansvaret saksansvaret. Prosjektleder uttaler seg om faglige/tekniske detaljer i utdypingsprosjektet. Det er opp til prosjektledelsen å vurdere om man av praktiske hensyn eller begivenheter ønsker å delegere ansvaret for uttalelser til andre i Kystverket, eksempelvis til byggeleder på stedet eller havne- og farvannssjefen i regionen. Ved kriser eller uønskede hendelser skal ledelsen internt i Kystverket informeres umiddelbart. Dersom alvorlighetsgraden er betydelig, bør prosjektledelsen vurdere å løfte uttalelsesansvaret til regiondirektøren. Stabsenheten for kommunikasjon bør involveres ved eventuelle kriser og uønskede hendelser. Ved hendelser hvor det er fare for akutt forurensing vil Kystverkets overordnede beredskapsplan, som også spesifiserer varsling og uttalelsesansvar, være gjeldende. Henvendelser om Rocknes -ulykken som angår Kystverket henvises til regiondirektøren i Kystverket Vest. Ved forespørsler som ligger utenfor Kystverkets myndighetsområder henvises det til kontaktperson(er) hos den relevante myndighet. Kontaktdetaljer vil være oppført i kontaktlisten som utarbeides for prosjektet. Kanaler I henhold til statlige føringer for kommunikasjon skal elektronisk kommunikasjon skal være den primære kanalen for dialogen mellom innbyggerne og offentlige virksomheter. Med utgangspunkt i prosjektets fremdriftsplan vil det utarbeides en tiltaksplan som konkretiserer bruk av informasjonskanaler samt frister og ansvar for gjennomføring av tiltak. Tiltaksplanen vil være et internt arbeidsdokument som gjenspeiler fremdriftsplanen i prosjektet og oppdateres ved behov. Internett Kystverket.no er Kystverkets viktigste informasjonskanal utad. Erfaringer tilsier at kystverket.no også i stor grad er kanal for innhenting av redaksjonelle saker på nyhetsbaserte nettmedier. Saker hentes i sin helhet fra Kystverkets nettsider, og presenteres på andre nettsider. Dette tilsier at det bør vektlegges en lav terskel for formidling av nyheter fra prosjektet på kystverket.no Det vil etableres et eget menypunkt på hvor nyheter, nyhetsarkiv og generell informasjon om prosjektet vil være tilgjengelig. Publisering av relevant informasjon videreformidles til kontaktpersoner for informasjon/web hos de respektive kommuner/samarbeidspartnere. Intranett Intranett er den naturlige interne informasjonskanalen for et hvert prosjekt i Kystverket. For å nå ut med intern informasjon til lostjenesten og trafikksentraltjenesten vil Intranett benyttes. Intranett vil også henvise til ytterligere informasjon ved prosjektets hovedkanal for informasjon: Informasjonsmateriell Kystverket utarbeider informasjonsmateriell i prosjektet. Både papir- og webbasert informasjonsmateriell skal inkludere kontaktinformasjon og henvise til mer informasjon på Kystverkets hjemmeside. Medier/pressemeldinger Mediene er en av de sterkeste sprederne av budskap til publikum. Stikkordene under punktet Internett er også momenter som kan vekke medienes interesser. Kystverket vil i forbindelse 4

5 med store begivenheter/milepæler produsere og distribuere pressemeldinger og eventuelt presseinvitasjoner ved behov. Kystverket vil også videreformidle disse til relevante medier og samarbeidspartnere tilknyttet prosjektet. Bergen og omland havnevesen Bergen og omland havnevesen bør spille en viktig og aktiv rolle for å nå ut med informasjon til fritidsflåten og skipstrafikken som trafikkerer Bergensregionen, i form av godt synlig informasjon på havnevesenets webside. Kystverket videresender informasjon om prosjektet til publisering på havnevesenets webside. Fjell kommune, Sund kommune og Bergen kommune Det vil være naturlig for lokalbefolkningen i området rundt Vatlestraumen å se til de nærliggende kommunene for informasjon. Fjell kommune, Sund kommune og Bergen kommune bør derfor spille en viktig og aktiv rolle for å nå ut med informasjon til lokalbefolkningen på Bjorøy, Tyssøy og i de øvrige kommunene, i form av godt synlig informasjon på kommunenes websider. Kystverket videresender informasjon om prosjektet til publisering på kommunenes websider. Kystglimt Kystverkets etatsmagasin Kystglimt vil benyttes til å omtale prosjektet ved oppstart og ferdigstilling av arbeidet. Kystglimt kommer ut med fire utgivelser pr år. Informasjonsmøter Kystverkets prosjektledelse vil, før prosjektoppstart, arrangere et folkemøte for å informere innbyggere i lokalsamfunnet om arbeidet. Varsling Utdypingsprosjektet vil kunngjøres i lokale aviser og EFS (Etterretning for sjøfarende) før oppstart. Kystverket vil i tillegg iverksette en rekke varslingstiltak: Regulering av skipstrafikk I anleggsperioden vil entreprenøren bemanne en kontakttelefon som Fedje trafikksentral og eventuelt skipstrafikken kan kontakte for status knyttet til sprenging og øvrig anleggsarbeid. Kontaktinformasjon vil gjøres tilgjengelig på og i informasjonsfoldere. Fedje trafikksentral vil varsle og regulere skipstrafikken i det nærliggende området, basert på sprengingsvarsling fra entreprenør. Stenging av tunnel I prosjektet vil det utføres sprenging som vil medføre periodevis stengning av Bjorøy tunnelen. Kystverket vil utarbeide en trafikkplan som skal godkjennes av States Vegvesen. Kystverkets prosjektledelse etablerer kontakt med Bjorøy og Tyssøy velforening for å sikre en mest mulig smidig gjennomføring av sprengingene med hensyn til tidspunkt. Entreprenør vil varsle politi, brann og ambulanse samt vegtrafikksentralen om tidspunkt for stenging av tunnel. Meldinger som registreres hos vegtrafikksentralen videresendes til hvor de vil være tilgjengelige under menypunktet Trafikkmeldinger. Kystverket vil iverksette tiltak som begrensning av sprengingstidsrom og varsling av stengingstidspunkt av tunell opp mot publikum via en abonnementsbasert sms-tjeneste. Ved større hendelser som kan føre til langvarig stenging av tunnelen (eksempelvis som følge av for høye rystelser, kollisjon, brann, jordskjelv, osv) vil kommunale/fylkeskommunale 5

6 beredskapsplaner og varslingsrutiner være gjeldende. Varsling av fritidsbåter Før oppstart vil informasjonsfoldere distribueres til båtforeninger i området, samt nasjonale interesseorganisasjoner for fritidsbåter. Entreprenøren vil i forkant av hver sprenging sondere det nærliggende området for å stoppe trafikk eller personer som kan befinne seg innenfor sikkerhetssonen. Varsling til Forsvaret Kystverket vil utarbeide en prosedyre for varsling til Forsvaret. Informasjon under kriser Kystverkets myndighetsområde, herav krisekommunikasjon, er begrenset til hendelser knyttet opp mot tiltak i sjø, sjøsikkerhet og akutt forurensing. Ved tilfeller av større akutte hendelser, eksempelvis ved grunnstøtinger hvor det er fare for utslipp av farlig og/eller forurensende last, vil Kystverkets overordnede beredskapsplan være gjeldende. Kystverket skal så snart som mulig etter en ulykke eller uønsket hendelse som kommer inn under Kystverkets myndighetsansvar, gi faktainformasjon om hendelsen, hvilke tiltak Kystverket planlegger å sette i verk og når det vil bli gitt ytterligere informasjon. Kystverkets kommunikasjon under kriser skal synliggjøre ansvarsforholdet i etaten, og opplyse hvor berørte kan få ytterligere informasjon og eventuelt hjelp og støtte. Det er derfor viktig at det vektlegges presis, relevant, hyppig og empatisk informasjon i forbindelse med saken. I denne sammenhengen er det først og fremst viktig å presisere prinsippet Åpenhet i Statens kommunikasjonspolitikk. I dette prinsippet presiseres det at i sin kommunikasjon med innbyggerne skal staten være åpen, tydelig og tilgjengelig. Krisens omfang vil være avgjørende for hvilke ressurser og tiltak som settes i verk, og en egen strategi utarbeides. Prosjektleder har et overordnet ansvar for å iverksette en informasjonsberedskap dersom det oppstår alvorlige hendelser i tilknytning til prosjektets tiltak i sjø, i dialog med overordnet ledelse og kommunikasjonsstab. Ved hendelser hvor andre organisasjoner blir berørt bør det også, på et tidlig tidspunkt, etableres en dialog med relevante myndigheter for samhandling av informasjon, slik at informasjonen fremstår som helhetlig for mottakeren. Følgende momenter danner rammen for strategi og tiltak: 1) Krisen prioriteres tilgjengelighet presiseres 2) Faste kontaktpunkter og kanaler etableres for tilgang til og distribusjon av informasjon 3) Vurdere om en egen gruppe skal håndtere situasjonen 4) Samle sammen og kontrollere fakta 5) Definere målgruppe(r), og kommuniser direkte til dem 6) Det føres logg over respons fra involverte parter, media etc 7) Kommuniser i ord og handlinger; vise at noe gjøres med saken, og kommuniser dette utad. 6