Personalpolitikk i NPE

Transkript

1 Personalpolitikk i NPE April 2010 Oppdatert (status og tiltak) pr

2 Innholdsfortegnelse Personalpolitikk i NPE... 2 Arbeidsmiljø... 3 Medbestemmelse... 3 Medarbeidersamtaler... 4 Kompetanseutvikling... 5 Lederutvikling... 6 Livsfasepolitikk... 6 Sykefravær... 7 Lønnspolitikk... 8 Rekruttering... 8 Mangfold og likestilling... 9 Personalpolitikk i NPE Dette dokumentet er inndelt etter hovedtemaer innen HR-/personalområdet. Under hvert tema beskrives status og tiltak. Formålet er å gi en kortfattet oversikt over viktige elementer i NPEs personalpolitikk. Det foretas jevnlige gjennomganger av personalpolitikken. Dette skjer i samarbeid mellom arbeidstaker- og arbeidsgiversiden med en hovedsyklus på fem år. Ved behov for mindre endringer underveis, for eksempel ved regelendringer eller lignende, foretas disse av HR i samråd med tillitsvalgte. På noen områder, f.eks. lokal lønnspolitikk, er det utformet egne dokumenter. Disse inngår som en del av de overordnede dokumentene på HR-området. 2

3 Arbeidsmiljø Et godt arbeidsmiljø er en viktig forutsetning for trivsel og produktivitet. Målet er å skape trivsel, motivasjon og arbeidsglede som sikrer god måloppnåelse for NPE. Et godt arbeidsmiljø består av flere elementer: - fysiske arbeidsforhold, for eksempel tilrettelegging av arbeidsplassen, lysforhold og ventilasjon - psykososiale arbeidsforhold, for eksempel organisering, kommunikasjon, samspill, samhold og åpenhet. NPE er en IA-bedrift (inkluderende arbeidsliv) NPE er tilknyttet bedriftshelsetjeneste NPE driver et systematisk arbeid med helse, miljø og sikkerhet (HMS), blant annet: - Arbeidsmiljøutvalg (AMU) - AKAN (rus- og avhengighetsproblematikk) - Verneombudsordning - Regelmessige vernerunder (primært det fysiske arbeidsmiljøet) - Regelmessige arbeidsmiljøundersøkelser (primært det psykososiale arbeidsmiljøet) - Brannvern - Ergonomisk tilpasning av arbeidsplassen Interne varslingsrutiner Rutiner ved kontakt med vanskelige/ustabile pasienter Mulighet for hjemmekontor Mulighet for trening i arbeidstiden Intranett som informasjonskanal Velferdsgruppe, kostnader til arrangementer dekkes av NPE Lokale velferdstiltak, midler settes av på budsjettet Retningslinjer for påskjønnelser og gaver Subsidiert kantine Subsidiert julebord Årlig samling for alle ansatte ( NPE-seminar ). Medbestemmelse Det er viktig med et godt samarbeid mellom NPEs ledelse, de ansatte og deres representanter. NPE er omfattet av Hovedavtalen i staten. Det er utarbeidet en lokal tilpasningsavtale til Hovedavtalen som definerer hvordan den formelle medbestemmelsen skal utøves i NPE. Denne typen medbestemmelse utøves i det vesentlige gjennom tillitsvalgte. 3

4 I tillegg har vi flere arenaer hvor medbestemmelse utøves på mer uformell måte, for eksempel gjennom dialog mellom medarbeider og nærmeste leder, gjennom deltakelse i prosjektarbeid og i møtesammenheng m.v. Den viktigste arenaen for medbestemmelse for den enkelte i hverdagen er gjennom dialog med nærmeste leder om utviklingsbehov og -muligheter. Det er i nærmiljøet muligheter og utfordringer oppstår og det er der vi best kan håndtere dem. Alle ansatte har et selvstendig ansvar for å komme med synspunkter, forslag til forbedringer m.v. I de fleste tilfellene vil nærmeste leder være den naturlige å ta saken opp med. Lederen skal ta i mot forslagene på en konstruktiv måte og gi tilbakemelding om den videre prosessen rundt forslaget. Regelmessige informasjons-, drøftings og forhandlingsmøter (IDF-møter) mellom ledelse og tillitsvalgte etter fastsatt møteplan Årlige erfarings- og opplæringsseminarer med deltakelse fra ledelse og tillitsvalgte Partssammensatte arbeidsgrupper og prosjekter Dialog mellom medarbeider og nærmeste leder Engasjement i seksjonsmøter og på andre møteplasser "Endringsforslag/forbedringspunkter" er tema på seksjons-, driftsmøte m.v. Det skal gis tilbakemelding fra leder på hvordan endrings-/forbedringsforslag blir fulgt opp Seksjonsvise prosesser med innspill til årlige virksomhetsplaner Årlig samling hvor hele organisasjonen deltar ( NPE-seminar ) Spørsmål til ledelsen på intranettet Regelmessige allmøter Forslagskasse Lytteposten "Lederkroken" på intranettet. Medarbeidersamtaler En medarbeidersamtale er en planlagt, systematisk og personlig samtale mellom en medarbeider og den nærmeste overordnede. Den er et verktøy som kan gi hjelp til et godt arbeidsmiljø og en effektiv måloppnåelse. Samtalene er en del av ledelsesfunksjonen til ledere med personalansvar. Hensikten med medarbeidersamtaler: Avklare gjensidige forventninger til arbeidsforhold og resultater Utvikle tillit og åpenhet for å fremme kommunikasjon og samarbeid i det daglige Samtale om muligheten for, og legge forholdene til rette for, den ansattes faglige og personlige utvikling. 4

5 Det gjennomføres en årlig medarbeidersamtale. I tillegg gjennomføres det en oppfølgingssamtale om lag seks måneder etter medarbeidersamtalen. Det er utarbeidet et skjema for medarbeidersamtalen, som leder og medarbeider må gå igjennom i forkant av samtalen. Punktene skal være grunnlag for samtalen, og det bør nedtegnes stikkord. Skjema for oppfølging/konklusjoner skal underskrives av begge parter Den enkelte leder skal kvittere ut at medarbeidersamtalene er gjennomført til sin overordnede leder. Kompetanseutvikling Målet med kompetanseutvikling er å opprettholde og videreutvikle et høyt kompetansenivå i NPE og gi medarbeiderne mulighet for faglig og personlig utvikling. Kompetanseutvikling bidrar til trivsel og mestringsfølelse, noe som igjen er viktig for å motvirke høy turnover og dermed kompetansetap for NPE. Ansvaret for kompetanseutvikling ligger både hos medarbeider og leder. Medarbeidersamtalen er en vesentlig arena for å ivareta dette felles ansvaret. Felles introduksjonsprogram for alle nye medarbeidere Felles faglig opplæringsprogram for nye saksbehandlere og opplæringsopplegg i øvrige deler av organisasjonen Kurs- og kompetansemidler fordelt på seksjon/avdeling Samarbeid/utveksling med nordiske søsterorganisasjoner Kvalitetsrevisjoner Interne, faglige kurs Kompetanseutvikling for gruppeledere Tilrettelegging for større intern mobilitet, jobbrotasjon, hospitering m.v. Deltakelse på eksterne kurs/konferanser ut fra en vurdering av nytteverdi for den enkelte og NPE Medarbeidersamtaler, der kompetansebehov og -utvikling inngår som viktig tema Fortløpende oppdatering av intranettet som en kilde til kunnskap Mulighet for permisjon for relevant videre- og etterutdanning. 5

6 Lederutvikling NPE skal ha ledere som er bevisste sin lederrolle, som er lydhøre overfor tilbakemeldinger fra medarbeidere når det gjelder utøvelse av lederrollen, og som selv tar ansvar for å utvikle sine lederferdigheter. Ledelse med utøves med basis i Plattform for ledelse i staten, utarbeidet i regi av Fornyings- og administrasjonsdepartementet. Det gjennomføres en kombinasjon av lederutviklingsaktiviteter for ledergruppen som helhet og tiltak rettet mot enkeltledere etter situasjon og behov Ledelse settes på dagsordenen ved etablerte arenaer som lunsjmøter i utvidet ledergruppe, under driftsmøter m.v. Det vurderes å utarbeide en form for lederplakat med prinsipper for god ledelse i NPE Nye ledere tilbys skolering à la Ny i lederjobben Mellomledere tilbys, etter vurdering, deltakelse i program à la Difis mellomlederprogram. Det gjennomføres regelmessige lederevalueringer. Evalueringene gir mulighet for tilbakemelding fra ansatte og overordnede, gir bilde av status og endringsbehov samt danner grunnlag for videre utviklingstiltak. Livsfasepolitikk NPE skal føre en personalpolitikk som tar hensyn til medarbeidernes behov i ulike situasjoner og livsfaser. Målet er at medarbeiderne skal ha en sunn balanse mellom privat- og arbeidsliv og oppleve NPE som en god arbeidsplass. Livsfasepolitikken skal dekke alle ansatte i ulike livsfaser og situasjoner, for eksempel arbeidstakere med omsorgsforpliktelser for små barn, ansatte midt i yrkeslivet, eldre arbeidstakere, ansatte i krisesituasjoner eller andre vanskelige situasjoner i en periode. Fleksibel arbeidstid Sommer- og vinterarbeidstid (kl / ) 5 ukers ferie (6 uker fra 60 år) IA-bedrift Permisjonsordninger, deriblant mulighet for å jobbe redusert tid (jf. bestemmelsene i Arbeidsmiljøloven og Hovedtariffavtalen) Mulighet for forskjøvet arbeidstid i perioder Møter avholdes så langt det er mulig innenfor ordinær arbeidstid 6

7 Mulighet for trening i arbeidstiden Mulighet for hjemmekontorordning etter nærmere vurdering Avtalefestet pensjonsordning (AFP) Dekking av kostnader knyttet til pensjonsforberedende kurs Mulighet for nedtrapping av arbeidstid og endrede arbeidsoppgaver for seniormedarbeidere (for eksempel fra leder- til annen stilling). Mulighet for å ta ut 14 dager tjenestefri med lønn fra det kalenderåret man fyller 62 år (tilsvarer maksimalgrensene i Hovedtariffavtalen) Ytterligere tiltak rettet mot seniormedarbeidere vurderes. Sykefravær Det er ikke satt konkrete mål for sykefraværet i NPE, men dette vil bli løpende vurdert ut fra utviklingen i fraværstallene. Vi har fokus på forebyggende tiltak og på oppfølging av ansatte som blir sykemeldt. Tiltak av forebyggende karakter: Ergonomiske vurdering av kontorplassen til alle nyansatte og til ansatte som ber om det Opplæring i ergonomi ved bedriftshelsetjenesten Tilpasning av kontorplassen i form av tekniske hjelpemidler ved behov Mulighet til trening/aktivitet i arbeidstiden Mulighet for trening i gruppe under veiledning av fysioterapistudenter ved Høgskolen i Oslo Tidlig involvering av AMU og vernetjenesten i forebyggende tiltak og vurdering av mulige tiltak NPE er røykfri sone. Tiltak vedrørende oppfølging av sykemeldte: Tidlig kontakt og tett oppfølging fra nærmeste leder, inkludert utarbeidelse av oppfølgingsplan og kontakt med NAV Bruk av egenmeldinger som IA-bedrift Utarbeidelse av sykefraværsstatistikk som forelegges NPEs styre, inkludert vurdering av årsaker til endring i sykefraværet AMU som en arena for å drøfte årsaker til sykefravær og mulige oppfølgingstiltak. 7

8 Lønnspolitikk /status NPE har utarbeidet en lokal lønnspolitikk. Den skal: bidra til en mest mulig riktig og ensartet lønnsfastsettelse være et virkemiddel for å rekruttere, utvikle og beholde kvalifiserte, dyktige og motiverte medarbeidere bidra til et forsvarlig lønnsnivå og en rimelig lønnsutvikling lønne rettferdig basert på vurdering av både arbeidsoppgaver, utførelsen av disse og personlige egenskaper være konsekvent og kriterier for vurdering må være klart utformet og kjent i organisasjonen sikre lønnsmessig likestilling mellom kjønnene. Hovedtariffavtalen i Staten Lokal lønnspolitikk i NPE, se eget dokument. Dokumentet gjennomgås regelmessig i samarbeid mellom ledelse og tillitsvalgte. Det skal være åpenhet om lønnspolitiske spørsmål NPEs ledere skal ha kunnskap om de formelle reglene og praksis NPEs ledere skal ha fokus på lønnsspørsmål for den enkelte medarbeider, slik at de vurderinger som gjøres drøftes og kommuniseres Den enkelte medarbeider skal få en tilbakemelding etter at det er gjennomført lokale forhandlinger Tillitsvalgte skal bidra til at medlemmene har kunnskap om Hovedtariffavtalens bestemmelser og NPEs praksis. Rekruttering Arbeidsmiljøloven og tjenestemannsloven regulerer tilsettingsprosessene. I tillegg har NPE et eget personalreglement som blant annet inneholder regler for kunngjøring av stillinger, behandling av søknader og tilsetting av nye medarbeidere. To hovedutfordringer knyttet til rekruttering: 1. Tiltrekke oss og ansette de riktige personene, og 2. Gjøre tilsettingsprosessene mer profesjonelle NPE har tatt i bruk et web-basert verktøy for elektronisk søknadsbehandling Kontinuerlig vurdere medier/arenaer for rekruttering. 8

9 Vurdere andre arenaer, for eksempel besøk på universiteter og høgskoler og jobbsøkekonferanser Kontinuerlig arbeide med annonsetekstene, slik at vi tiltrekker oss aktuelle søkere Benytte npe.no for å vise frem NPE som en attraktiv arbeidsplass Videreutvikle kompetanse hos ledere og medlemmer av tilsettingsrådet Gi et realistisk bilde av NPE som arbeidsplass i intervjusituasjonen, blant annet når det gjelder fremstilling av krav til arbeidskapasitet og produktivitet Ved rekruttering av nye saksbehandlere er ansvaret for rekrutteringsprosessene organisert med et eget tilsettingsteam Utlysning av likeartede stillinger samles opp i større grad enn i dag. Mangfold og likestilling Alle medarbeidere i NPE er likeverdige, uavhengige av kjønn, alder, funksjonshemming, religion, kulturelle forskjeller eller seksuell legning. Alle skal behandles med respekt og verdsettes. Det er en målsetting at NPE skal ha en god balanse mellom kvinner og menn og ulike aldersgrupper i arbeidsstokken. Det skal jobbes aktivt med å rekruttere flere medarbeidere med innvandrerbakgrunn og legge til rette for medarbeidere med funksjonshemming. Tiltak Plan for rekruttering av personer med innvandrerbakgrunn til NPE Hovedavtalens bestemmelser om likestilling Hovedtariffavtalens bestemmelser om lønnsmessig likestilling mellom kjønnene Det skal tilstrebes en god balanse av kjønn og alder på alle nivåer i virksomheten. Ved oppnevning av medlemmer til prosjekter, arbeidsgrupper m.v. skal det tilstrebes en jevn fordeling av kjønn og alder Livsfasepolitikk, herunder seniorpolitiske tiltak, se punktet Livsfasepolitikk Tilrettelegging av arbeidsplassen for medarbeidere som har behov for det. 9