Personalpolitikk og personalstrategier i Telemark fylkeskommune

Transkript

1 Personalpolitikk og personalstrategier i Telemark fylkeskommune Skal en stor og sammensatt organisasjon som vår fungere må vi ha et felles rammeverk for alle som jobber i organisasjonen. Noen rammeverk er gitt gjennom lov. Arbeidsmiljølov og ferielov er eksempler på slike. Noe er utarbeidet gjennom avtaler mellom de sentrale partene i arbeidslivet. Her er Hovedavtalen og tariffavtaler helt sentrale. I tillegg har vi noe som er eget for oss som jobber i Telemark fylkeskommune. Det dokumentet er ett slikt eksempel. Dokumentet er ikke ment som et oppslagsverk hvor du finner svar på tenkelige og utenkelige spørsmål. Som individ er vi forskjellige og vi har forskjellig utfordringer og behov til ulike tider. Personalpolitikken hos oss er derfor individ basert. Det betyr at det må være mulig å finne løsninger på ulike utfordringer begrunnet i disse dokumentene. I et samspill mellom leder og ansatt gis det her et rom for å være kreativ og løsningsorientert, slik at den enkelte arbeidstaker opplever seg ivaretatt av sin arbeidsgiver og Telemark fylkeskommune får løst de oppgaver den skal løse. Personalpolitikk Telemark fylkeskommune skal være en verdsatt og stimulerende arbeidsgiver for sine dyktige medarbeidere. Derfor satser vi langsiktig og planmessig på rekruttering, kompetanseutvikling og trivsel. Personalpolitikken gjelder for alle ansatte og sikrer at Telemark fylkeskommune til enhver tid har best kompetanse i all vår virksomhet. Alle ansatte har ansvar for å utvikle organisasjonen og tjenestekvaliteten. Vi forventer at hver enkelt avdeling og virksomhet iverksetter personalpolitikken aktivt i det daglige arbeidet for å nå de mål som er satt.

2 Telemark fylkeskommune er en politisk styrt organisasjon som handler på vegne av befolkningen. Telemark fylkeskommune skal være en positiv samfunnsutvikler som søker resultater gjennom samhandling. Våre verdier Verdiene er vår guide i arbeidshverdagen. De forteller oss hvordan vi løser våre oppgaver og hvordan vi er i møte med andre. Vær modig Vi tør å prøve nye ideer og løsninger. Det er lov å gjøre feil. Vær imøtekommende Vi møter alle med raushet og respekt. Vi viser glede og nysgjerrighet på jobb. Vær troverdig Vi er til å stole på. Vi skaper tillit ved å være åpne og bruke vår kompetanse. Innen personalpolitikken ser vi at det er viktig å rekruttere rett person, gi den nyansatte en god innføring og oppstart i jobben slik at den aktive arbeidsfasen blir produktiv og lang. Når våre ansatte slutter, skal de ivaretas på en verdig måte. Vi har valgt å dele inn personalpolitikken i følgende faser: Rekruttering Oppstart i jobb Arbeidsfasen Når en ansatt slutter Mål for rekruttering Telemark fylkeskommune vinner kampen om de mest egnede medarbeiderne fordi vi er en anerkjent arbeidsplass med et godt omdømme. Rekrutteringen

3 gjennomføres med en profesjonalitet som gjør at alle søkerne føler seg sett og ivaretatt. Telemark fylkeskommune må ha et klart forhold til hvem man ønsker å være attraktive for og hva som kjennetegner disse. Omdømmet, eksternt og internt danner grunnlaget for å få de rette personene til å søke på ledige stillinger. Det er viktig å være kjent, men det er enda viktigere å være anerkjent. Anerkjente virksomheter får mange og gode søkere. Å oppnå anerkjennelse krever god profilering, et solid definert ståsted og oppfølging gjennom konkrete og synlige handlinger. Rekruttering og tilsetting av rett person betyr svært mye for Telemark fylkeskommune. Den enkelte må derfor tilbys vilkår som gjør at de ønsker nettopp Telemark fylkeskommune som arbeidsplass og at de er innstilt på å ta ansvar for å gjøre organisasjonen og seg selv attraktive. Mål for oppstart i jobb Nye medarbeidere tas imot og integreres på en slik måte at de føler seg sett, verdsatt og velkommen både faglig og sosialt. De opplever en god balanse mellom trivsel, trygghet og utfordringer. Dette er et resultat av respekt for hverandre, god kommunikasjon og gode rutiner for nyansatte. Den som ansettes i den ledige stillingen er en viktig person og vil alltid komplettere tidligere kompetanse. Førsteinntrykket av Telemark fylkeskommune og arbeidsplassen er viktig for å beholde og styrke motivasjonen. Vi skal være inkluderende og gi den nye medarbeideren lagfølelse fra første dag. Åpenhet, inkludering og god kommunikasjon er med på å sosialisere den nyansatte inn i Telemark fylkeskommune og vise hvordan vi tenker rundt lagfølelse, team og trivsel. Mål for arbeidsfasen Alle utfordres til faglig og personlig utvikling gjennom hele sin karriere i Telemark fylkeskommune.

4 Alle har fokus på kvalitet og på utnyttelse av egen kompetanse. Hver enkelt bidrar aktivt i å utvikle egen arbeidssituasjon og støttes aktivt i denne utviklingen. Alle har et ansvar for å bidra til at arbeidsmiljøet er trygt og godt. Lederne er aktive personalledere og tilrettelegger arbeidet best mulig utfra hvilken livsfase den ansatte er i. Telemark fylkeskommune legger avgjørende vekt på faglig kvalitet og kompetanse. Det er viktig at virksomheten/avdelingen har de kjennetegna den skal ha. Alle virksomheter og avdelinger skal jevnlig undersøke om de har nødvendig kompetanse til å løse oppgavene. Et godt arbeidsmiljø vil bidra til å nå målene som er satt. Det skal til enhver tid være systemer for å bearbeide, løse opp og eventuelt sette i gang større tiltak når arbeidsmiljøet ikke er bra. Ledelsen skal være inkluderende, motiverende, inspirerende og omsorgsfull. Ledere i Telemark fylkeskommune skal være aktive personalledere og se muligheter innenfor de rammene som eksisterer. Videre skal ledelsen uten opphold ta fatt i problemer rundt en enkelt ansatt eller en gruppe ansatte. Det skal i størst mulig grad tas hensyn til livsfasen og livssituasjonen den enkelte ansatte er i. Telemark fylkeskommune har et velfungerende system og samarbeid med de tillitsvalgte om arbeidsforhold og lønn. Kunnskap, kompetanse, innsats og faglig/administrativt ansvar er de sentrale elementene som legges til grunn for lønnsutviklingen. Når en ansatt slutter Alle som slutter i Telemark fylkeskommune skal vite at de har vært verdsatt for det arbeidet de har gjort. Dersom den ansatte ønsker å gå over i en annen jobb i en annen organisasjon er ikke dette nødvendigvis negativt, men viser at våre arbeidstakere er interessante på arbeidsmarkedet. Leder skal ha et så godt forhold til de ansatte at en oppsigelse ikke kommer uventet. Dersom en nøkkelperson ønsker å slutte, skal det så tidlig som mulig tas opp hva som kan gjøres for at den ansatte blir, slik at vi unngår en unødvendig fremtidig oppsigelse. Enhver arbeidstaker har gjennom sin ansettelse i

5 Telemark fylkeskommune tilegnet seg viktig kunnskap og viktige ferdigheter. Det er viktig at dette overføres til andre i Telemark fylkeskommune før vedkommende slutter. Dersom det dreier seg om overgang til pensjon, tas det opp om det er mulig å trekke på den ansattes kompetanse i spesielle tilfeller og om det er noe arbeidsgiver kan bidra med ved denne overgangen. Det legges vekt på at overgangen skal bli så smidig som mulig og tilpasset den enkelte. Den enkelte arbeidsplass ivaretar kontakten med pensjonistene. Å slutte i et arbeidsforhold er en spesiell anledning og dette skal markeres i tråd med den enkeltes ønsker. Utgangen av et ansettelsesforhold i Telemark fylkeskommune skal bidra til en god følelse og gode minner. Strategier Personalpolitikken gir overordnede føringer for personalforvaltningen og kompetanseutviklingen i Telemark fylkeskommune. Den legger grunnlaget for strategier, retningslinjer og rutiner innen personalområdet. Ut fra de utfordringene Telemark fylkeskommunen har, blir vår personalsatsing nærmere konkretisert gjennom tre personalstrategier: Rekruttere og beholde ansatte Ledelse Livsfasepolitikk Rekruttere og beholde Rekruttering og vedlikehold av arbeidsstokken er kanskje den viktigste enkeltoppgaven en organisasjon har. Arbeidsmarkedet vil svinge, men det vil alltid være like viktig å få tak i de rette personene. En ansettelse kan skape nye muligheter og styrke kompetansen. Telemark fylkeskommune er avhengig av et godt omdømme. Omdømmet må være slik at de potensielle søkerne får lyst til å arbeide i Telemark fylkeskommune. Det skal være spennende oppgaver, faglige utfordringer og mulighet for individuelle tilpasninger. Lønn er ikke vårt beste konkurransefortrinn, men vi må fokusere på

6 andre fordeler ved å jobbe i Telemark fylkeskommune som godt miljø og trygghet i jobben. På bakgrunn av dette satser Telemark fylkeskommune særlig på følgende tiltak for å rekruttere og beholde ansatte: Rekruttering Å rekruttere er et fag som bygger på kunnskap, erfaring, metodikk og engasjement. Enkelt beskrevet er rekruttering et arbeid der en mengde aktiviteter skal gjennomføres, samkjøres og samordnes på kort tid. I perioder der det er kamp om arbeidskraften eller der ønsket profil, bakgrunn og utdannelse er vanskelig å finne, vil Telemark fylkeskommune ta konsekvensen av dette ved ansettelse blant annet med tanke på lønn og andre virkemidler. Omdømme, arbeidsoppgaver og lønn er av stor betydning for å rekruttere de beste søkerne. Telemark fylkeskommune utarbeider egne rekrutteringsstrategier for ulike yrkesgrupper og for ulike geografiske områder når den arbeidskraften man trenger er vanskelig å skaffe til veie. Viktige punkter i denne prosessen er at stillingsannonser pirrer lysten og interessen, at informasjonen er lett tilgjengelig, at prosedyrene er riktige og raske. Mangfold er et mål for Telemark fylkeskommune. Intervjuer og referanseinnhenting benyttes aktivt. Leder kan benytte interne og eksterne ressurspersoner i de tilfellene dette vurderes som nødvendig. Administrasjonen benytter og kan være til hjelp for virksomhetene med rekrutteringsverktøy (for eksempel OPQ-personlighetstest). Der det er rekrutteringsproblemer, kan flere tiltak benyttes etter individuell vurdering. Innfasing på arbeidsplassen Den som ansettes er en viktig person. Førsteinntrykket av organisasjonen og arbeidsplassen er bestemmende for om motivasjonen beholdes og styrkes. For å få til dette er det mange viktige ting å ta hensyn til. En av de aller viktigste er hvordan

7 det kommuniseres og hvordan man føler seg ansett og inkludert. Alle skal føle seg velkommen på sin nye arbeidsplass i Telemark fylkeskommune. Det betyr at den personlige arbeidsplassen skal stå klar til bruk og at nærmeste leder skal møte den nyansatte og svare på spørsmål og avklare disse. I Telemark fylkeskommune skal det være tilpassede introduksjonsrutiner og en medarbeidersamtale etter noe tid slik at den nyansatte føler seg ivaretatt og får de nødvendige avklaringer. Alle nyansatte bør ha en kontaktperson som følger opp i det daglige og som det skal være lav terskel for å kunne henvende seg til. Dette gjelder i like stor grad i praktiske som i faglige spørsmål. Telemark fylkeskommune har utarbeidet sjekkrutiner for dette. Alt dette finnes i vårt kvalitets og avvikssystem. Beholde Arbeidsoppgaver og arbeidsmiljø vil være helt avgjørende for om den enkelte får anledning til å bidra med hele sitt repertoar og hele sitt potensial. Målet er å gi medarbeideren de rette utfordringene til rett tid og den rette kompetanseutviklingen (se strategi for kompetanseutvikling). Vi må unngå at organisasjonen blir for avhengig av enkeltpersoner og gjennom dette sårbar. Dette gjøres best ved å sikre at det er gode fagmiljøer. Alle har et ansvar for at det skjer, men det er særlig ledere som må sørge for at dette virkeliggjøres. Videre er det avgjørende viktig at det blir tatt nødvendig hensyn til livsfasene og livssituasjonen den enkelte ansatte er i (se egen strategi vedrørende dette). For å beholde kompetanse må det i spesielle tilfelle benyttes individuelle virkemidler. Dette kan være lønnsjusteringer og andre virkemidler. Kunnskap, kompetanse, innsats og faglig/administrativt ansvar må legges til grunn for lønnsutviklingen i Telemark fylkeskommune. Det legges særlig stor vekt på faglig kvalitet og kompetanse. Det er et lederansvar å kjenne sitt personale så godt at man tidlig kan be om en samtale med medarbeidere når det er fare for at vedkommende skal slutte. Lederen må i slike tilfelle vurdere om det skal gis tilbud om økt lønn eller brukes andre virkemidler, eller om det vil være riktigst å akseptere at vedkommende slutter. Det vises til hovedtariffavtalens bestemmelser om å beholde og rekruttere arbeidstakere.

8 Ledelse Verdiene skal ligge til grunn for hvordan medarbeidere opptrer og særlig hvordan ledere utøver sitt lederskap i Telemark fylkeskommune. Verdier skal være synlig i våre prioriteringer, i hvordan vi løser oppgaver og hvordan vi samhandler. Ledere i Telemark fylkeskommune skal være modige og de skal våge å prøve nye ideer og løsninger. I dette ligger blant annet at leder; Opptrer kreativt og dristig der det er formålstjenlig Er tilstedeværende og tilretteleggende i sitt lederskap Fremmer romslighet, takhøyde og frihet til å tenke annerledes- og gir nødvendig handlingsrom Fronter endring og er god på å få med medarbeidere også i motbakker Opptrer løsningsorientert, og ser egen enhet i sammenheng med resten av fylkeskommunen og med eksterne forhold Ledere i Telemark fylkeskommune skal være imøtekommende i sin atferd og møter alle med raushet og respekt; Søker aktivt dialog som metode for å finne løsninger. Ser, lytter og tar sine medarbeidere på alvor, men er også i stand til å ta avgjørelser når medarbeidere er hørt. Kommuniserer klart og jobber aktivt med å inspirere, motivere og gi konstruktive tilbakemeldinger Jobber aktivt med å gjøre medarbeidere best mulig ut fra sine forutsetninger Tilrettelegger for samarbeid med fokus på læring og å gjøre hverandre gode Utvikler og tar vare på et godt arbeidsmiljø, skaper begeistring, identitet og jobbglede Ledere i Telemark fylkeskommune er troverdige og skaper tillit ved å; Lede i tråd med Telemark fylkeskommunes verdier, mål, etiske retningslinjer og arbeidslivets bestemmelser. Verdsette kvalitet og fagkunnskap.

9 Utvikler seg selv og sine ansatte, og sørger for at nødvendig kompetanse er tilgjengelig. Er tydelig og opptrer med integritet og holder god kontakt med egen organisasjon. Søker tilbakemelding på egen lederpraksis og arbeider kontinuerlig med videreutvikling. Fastsetter mål og omsetter strategiske mål til handlinger. Har høy arbeidsmoral og er et godt eksempel. Deltar med synspunkter til beslutninger er tatt. Er lojal mot fattede vedtak. Delegerer oppgaver der det er riktig og naturlig. Ser, viser omsorg for og tar vare på sine medarbeidere, samtidig som det stilles krav til den enkelte innenfor det regelverk og de grenser som er tilstede Livsfase Alder blir stadig mindre egnet til å inndele mennesker i grupper. Det betyr at det er vanskeligere å skille ut klare livsfaser. Mennesker går gjennom forskjellige faser i livet på ulikt tidspunkt. Dette gjør det vanskeligere og mindre interessant med konkrete tiltak til faste tider i livet. Det er likevel hendelser i livet som utløser spesielle behov og ønsker. Det som er viktig er tilpasning og tilrettelegging for den enkelte. Det er bare den enkelte ansatte i samarbeid med sin leder som kan avgjøre hvilke behov som er knyttet til den situasjonen vedkommende befinner seg i på det enkelte tidspunkt. Da blir dialogen mellom ansatte og leder svært viktig. Det aller viktigste er at man leter etter muligheter og ikke begrensninger. Dette er et krav til alle ledere i Telemark fylkeskommune. De ansatte må på sin side være villig til å gå inn i en åpen dialog og til å akseptere endringer. Målet med livsfaseorientert personalstrategi er tilfredse medarbeidere som er trygge i jobben sin, har lavt sykefravær og høyere pensjonsalder enn nå. Dette vil skape større trivsel for den ansatte og fremme organisasjonens behov. Denne tilnærmingsmåten kan bety at folk må behandles forskjellig for å nå målene. Denne forskjellsbehandlingen skal kunne begrunnes ut fra den enkeltes behov og på en etisk forsvarlig måte.

10 Medarbeidersamtalen skal ligge til grunn for alt arbeid som har med livsfaseorientert personalstrategi å gjøre. Medarbeidersamtaler gjennomføres i henhold til personalreglementet og handlingsplan for HMS og IA. Alle ansatte har i tillegg krav på samtaler med sin leder når behovet oppstår eller når leder ønsker dette. Handlingsrommet er vanligvis større enn en skulle tro. For det første er det en rekke rettigheter og bestemmelser i gjeldende lover og forskrifter, og det er spesielle bestemmelser for Telemark fylkeskommune. Vi ønsker å benytte ordningene på en fleksibel måte for å kunne legge til rette for arbeidstakere som trenger det. Velferdspermisjon er permisjoner som kan gis når den enkelte har behov for arbeidsfri helt eller delvis i en periode. Dette er et verktøy Telemark fylkeskommune også vil benytte i livsfasearbeidet. Velferdspermisjoner innvilges i henhold til hovedtariffavtalen 14-1 og legger, ved siden av vekt på individuelle behov, også vekt på at «viktige velferdsgrunner foreligger». Telemark fylkeskommune skal benytte velferdspermisjoner aktivt i livsfasearbeidet etter individuell vurdering (for eksempel for seniorer). I helt spesielle tilfeller kan arbeidsgiver gå noe ut over reglene for denne typen permisjon, men dette må klareres med personalsjefen i hvert enkelt tilfelle. Andre eksempler kan være tilrettelegging for småbarnsforeldre, eller seniorer som for eksempel kan gå over i delvis AFP. I det hele tatt er listen over mulige tiltak og tilpasninger ganske lang, og det er opp til den enkelte i samarbeid med sin leder å benytte disse mulighetene til beste for organisasjonen og den ansatte. Selvsagt må det tas hensyn til helheten og alle de andre ansatte.