Nytt østfoldsykehus. Bilag A1 Orientering om prosjektet med mål og premisser for gjennomføring og sluttprodukt. Side 1 av 12

Transkript

1 Prosjekt: Nytt østfoldsykehus Tittel: Bilag A1 Orientering om prosjektet med mål og premisser for gjennomføring og sluttprodukt 05 Endret for å reflektere revidert entrepriseoppdeling STS ØYL DAB 04 Endret for å bli konsistent med bilag E STS ØYL DAB 03 For implementering, diverse justeringer ØYL NIK DAB 02 For implementering TOB ØYL DAB 01 For tilbud TOB ØYL DAB Rev. Beskrivelse Rev. Dato Utarbeidet Kontroll Godkjent Kontraktor/leverandørs logo: Bygg nr: Etasje nr.: Systemgr.: Antall sider: Side 1 av 12 Prosjekt: Kontrakt nr: Fag: Dok.type: Løpenr: Rev.nr.: Status: ØF 0000 Z SP G

2 for gjennomføring og sluttprodukt Side: 2 av 12 Innholdsfortegnelse 1 Formål Definisjoner Prosjektet Visjon Overordnede mål Generelt Resultatmål for prosjektet Prosjektorganisasjonen Samhandling med driftsorganisasjonen Sykehuset Østfolds prosjektorganisasjon Samarbeid prosjekt sykehus Modellbasert prosjektering og BIM Entreprisestrategi Generelt Kalnes Bygningsmessige entrepriser Entrepriser for tekniske anlegg Brukerutstyr Gjennomføring Planlegging Kvalitetssikring Sikkerhet, helse og arbeidsmiljø SHA Fremdrift Hovedfremdriftsplan Sluttfasen Prosjektets rådgivere... 12

3 for gjennomføring og sluttprodukt Side: 3 av 12 1 Formål Formålet med bilaget er å gi en kort informasjon om prosjektet, prosjektorganisasjonen og den valgte strategien for gjennomføring av Prosjekt nytt østfoldsykehus. 2 Definisjoner Følgende definisjoner og forkortelser vil være brukt i dette dokumentet og i alle andre Bilag og kontraktsdokumenter: Eier: Helse Sør-Øst RHF (HSØ). Det regionale helseforetak som har iverksatt utbyggingen, og fastlagt rammer og forutsetninger for realiseringen. Nytt østfoldsykehus: Betegnelsen som benyttes for å omtale det nye sykehuset som er under etablering. Prosjekt nytt østfoldsykehus (PNØ): Betegner prosjektorganisasjon som er etablert for å gjennomføre prosjektet i henhold til de rammer og forutsetninger som er gitt av styret i Helse Sør-Øst RHF. Prosjektorganisasjon rapporterer til et prosjektstyre, som er gitt eget mandat av styret i Helse Sør-Øst RHF. Byggherre: Helse Sør-Øst RHF, utøvet av prosjektorganisasjonen Prosjekt nytt østfoldsykehus. Sykehuset Østfold HF (SØ): Helseforetaket som eier og er ansvarlig for driften av dagens sykehus og som skal overta det nye bygget. Entreprenør / Leverandør: En virksomhet (organisasjon) som har en spesifisert leveranse (tjeneste eller produkt) i henhold til en kontrakt med prosjektorganisasjonen. Når det er nødvendig for forståelsen, brukes begrepene de prosjekterende og de utførende (rådgivende ingeniører, arkitekter, utstyrsleverandører, entreprenører mv.). Ansatte: Samlebetegnelse på alle som inngår i organisasjonen SØ og som ivaretar medisinsk/klinisk virksomhet, forsknings- og utdanningsvirksomhet og teknisk og administrativ drift. Begrepet inkluderer vernetjeneste og tillitsvalgte. Medvirkning fra ansatte, også kalt medarbeidermedvirkning, bidrar til å sikre gode og funksjonelle løsninger, samt at prosjektet får en god forankring i driftsorganisasjon. Medvirkningen vil også omfatte deltagelse under testing og utprøving, forberedelser til drift mv. Brukere: Brukere av sykehusets tjenester (pasienter, pårørende eller pasientorganisasjoner). Representanter fra brukerne vil bli trukket inn i prosjektarbeidet for å medvirke til premissavklaringer, universell utforming mv for å sikre at løsningene er tilpasset brukernes behov. 3 Prosjektet Nytt østfoldsykehus skal etableres etter en to-strukturmodell. Dette innebærer bygging av et nytt sykehus på Kalnes i Sarpsborg kombinert med fortsatt drift ved Moss sykehus. Funksjonsdelingen mellom de to sykehusene er tilpasset oppgave- og funksjonsdelingen i Helse Sør-Øst RHF.

4 for gjennomføring og sluttprodukt Side: 4 av 12 Nytt østfoldsykehus er dimensjonert for å dekke behovet for spesialisthelsetjenester til en befolkning på ca innbyggere. Prosjektet har en brutto arealramme på ca m 2, hvorav ca m 2 er knyttet til bygging av et nytt sykehus på Kalnes. Ombygging og rehabilitering av Moss sykehus gjennomføres i regi av SØ mens PNØ har ansvar for gjennomføring av alle arbeider knyttet til bygging av nytt sykehus på Kalnes. Tomten på Kalnes ligger ca 7 km nordvest for Sarpsborg sentrum. Det nye sykehuset på Kalnes vil omfatte både psykisk helsevern og somatikk. Trinnvis ibruktagelse av nytt østfoldsykehus på Kalnes vil starte våren 2015 og sykehuset vil være i full drift i løpet av høsten 2015/våren Figur 1 Situasjonsplan 4 Visjon Visjonen for nytt østfoldsykehus er formulert slik (HSØ sin visjon): Gode likeverdige helsetjenester til alle som trenger det, når de trenger det, uavhengig av alder, bosted, etnisk bakgrunn, kjønn og økonomi

5 for gjennomføring og sluttprodukt Side: 5 av 12 5 Overordnede mål 5.1 Generelt Et vellykket prosjekt innebærer god måloppnåelse i både prosjekt- og driftsfase. Entreprenører, leverandører og rådgivere som engasjeres i prosjektgjennomføringen forplikter seg således til å utvise holdninger og adferd som reflekterer samarbeidsvilje, løsningsorientering og god innsikt og forståelse for prosjektets mål. 5.2 Resultatmål for prosjektet Prosjektets resultatmål er å gjennomføre og ferdigstille prosjektet til rett tid og innenfor budsjett med den ytelse, funksjonalitet og kvalitet som er forutsatt. Det skal tilstrebes å velge løsninger som totalt sett gir de laveste drifts- og vedlikeholdskostnader for driftsorganisasjonen. Det er forutsatt at sykehuset skal etableres med en nøktern og robust standard, basert på kjent teknologi. Nybygget skal tilfredsstille energiklasse B. Hensyn til sikkerhet, helse og arbeidsmiljø skal, i alle faser og på alle nivåer ved utbyggingen, prioriteres på lik linje med funksjonelle, tekniske og økonomiske hensyn, og innarbeides i all planlegging og utførelse. Selve utbyggingsarbeidene skal planlegges og gjennomføres uten alvorlige ulykker, skader, eller tap på person, materiell eller miljø. Som mål på dette skal det oppnås en H-verdi mindre enn 2 (H = antall ulykker med fraværskader lenger enn 1 dag pr. million arbeidede timer). 6 Prosjektorganisasjonen Det er etablert en egen prosjektorganisasjon med ansvar for å planlegge og styre prosjektet i henhold til gitte rammer og forutsetninger gjennom alle faser, frem til sykehuset er klart for overlevering til driftsorganisasjon. Prosjektorganisasjon ledes av en prosjektdirektør som rapporterer til et prosjektstyre oppnevnt av Helse Sør-Øst RHF. Prosjektorganisasjonen består av de operative områdene prosjektering, bygg, teknikk, IKT og utstyr. I tillegg kommer områdene samhandling og prosjektstøtte som ivaretar stabsfunksjoner. De ulike områdene ledes av en prosjektsjef som inngår i prosjektets ledergruppe.

6 for gjennomføring og sluttprodukt Side: 6 av 12 Figur 2 Organisasjon PNØ 7 Samhandling med driftsorganisasjonen 7.1 Sykehuset Østfolds prosjektorganisasjon Sykehuset Østfold HF skal utvikle organisasjonen slik at den tilpasses det nye bygget, ny teknologi og nytt utstyr. For å forestå arbeidet med utvikling av driftsorganisasjonen har sykehuset etablert et eget ansvarsområde for Organisasjonsutviklingsprosjektet SØ 2015 med egen direktør. OU-enheten skal bidra til å utvikle konkrete planer for den nye sykehusorganisasjonen, tilpasset de funksjonsløsninger, medisinsk teknisk utstyr og tekniske løsninger som skal etableres. Formålet er at en gjennom dette finner de beste løsningene for framtidsrettet pasientbehandling og gode arbeidsmåter. I tillegg skal SØ delta i planlegging av innflytting, opplæring og utprøving. Videre fristiller sykehuset ressurser i egen organisasjon slik at det sikres nødvendig deltakelse i arbeidet med prosjektet (ansattmedvirkning). OU-prosjektet SØ 2015 er et tidsbegrenset prosjekt med oppstart november 2009 og varighet til ny sykehusstruktur er etablert med nytt bygg. Direktøren for OU prosjektet er underlagt administrerende direktør og jobber nært opp mot Prosjekt nytt østfoldsykehus. 7.2 Samarbeid prosjekt sykehus Samarbeidet mellom SØ og PNØ om planlegging og etablering av nytt østfoldsykehus har som formål å oppnå: 1. mest mulig funksjonsdyktige, pasientvennlige og driftsøkonomiske løsninger i sykehuset 2. engasjement, forankring og eierskapsfølelse hos driftsorganisasjonen som grunnlag for god og vellykket opplæring, organisasjonsutvikling og drift

7 for gjennomføring og sluttprodukt Side: 7 av 12 Dette ved at de ansatte på sykehuset tilfører kunnskap og erfaringer til prosjektet gjennom deltagelse i utviklingen av forprosjektet og tilhørende kravspesifikasjoner tilføres kunnskap om de løsningsvalg som foretas og det totalproduktet som utvikles, slik at det etableres gode systemer og rutiner for forvaltning av det nye bygget gjennom kunnskap om det nye sykehuset kan tilrettelegge og organisere en kvalitativ god og effektiv drift av sykehusets tjenester Medvirkningen skal også legge grunnlaget for at det tilrettelegges og organiseres et opplegg for samarbeid mellom prosjektet og sykehuset i forbindelse med uttesting og idriftsettelse. Sykehusets ressurser vil inngå i en felles plan for sluttfasen. 8 Modellbasert prosjektering og BIM Modellbasert prosjektering innebærer at BygningsInformasjonsModeller (BIM) brukes aktivt i prosjekteringsarbeidet for å oppnå bedre oppgaveforståelse, prosjektering, koordinering, kommunikasjon og kvalitetssikring i prosjektet og ikke bare til tegningsproduksjon. Det er lagt til grunn at modellbaserte verktøy tas i bruk og benyttes aktivt i alle faser av prosjektet, både når det gjelder ansattmedvirkning, prosjektering, dokument- og tegningsproduksjon, anbudsprosesser bygging og overføring til drift. Målsettingen er at en gjennom bruk av BIM effektiviserer arbeidsprosessene, både i prosjekterings-, gjennomførings- og driftsfasen. Videre at en også etablerer en bedre basis for overlevering av FDVU-data til driftsorganisasjonen. BIM skal benyttes som basis for gjennomgang og avklaring av ulike løsningsalternativ, slik at bygningsmessige og kostnadsmessige konsekvenser raskt kan analyseres. BIM skal også benyttes som basis for grensesnittsplanlegging og kontroll. Det er lagt til grunn at de tre grunnelementene for åpen BIM (lagringsformat, terminologi og prosess) skal benyttes som grunnlag for effektiv digital informasjonsutveksling mellom byggherre, prosjekterende, entreprenør, driftsorganisasjon og andre aktører. Prosjekt nytt østfoldsykehus vil sikre at modellen er oppdatert til en hver tid, og gjøre den tilgjengelig for entreprenører og leverandører slik at de kan benytte den til å optimalisere sine leveranser. Det er utarbeidet en egen prosedyre som regulerer samhandlingen mellom ulike aktører i prosjektet knyttet til oppdatering og bruk av BIM-modellen. 9 Entreprisestrategi 9.1 Generelt Det er fastlagt en entreprise- og kontraktsstrategi med formål å legge grunnlag for en gjennomføringsmodell som gir trygghet for å oppfylle resultatmålene for prosjektet (kostnader, kvalitet og tid). Modellen er tilrettelagt med den nødvendige fleksibilitet for å kunne gjøre tilpasninger av pakkestørrelser og sammensetning på grunn av markedsmessige, fremdriftsmessige eller organisatoriske forhold.

8 for gjennomføring og sluttprodukt Side: 8 av Kalnes For nytt sykehus på Kalnes er det som hovedmodell valgt en tradisjonell modell, med relativt få og store entrepriser, i en kombinasjon av hovedentrepriser for bygningsmessige arbeider og fagvise totalentrepriser for teknikk og IKT. Entreprisene deles opp geografisk per bygg der slik inndeling er hensiktsmessig, både for bygningsmessige og delvis også for tekniske fag. Enkelte gjennomgående systemleveranser kontraheres av byggherren og tiltransporteres aktuelle entreprenører der dette er formålstjenlig. Når det gjelder koordineringsansvar for grensesnitt og fremdrift mellom bygg og teknikk/utstyr legges det opp til at dette ivaretas av byggherren som utarbeider og vedlikeholder en felles omforent styringsplan for prosjektet. *) evt. sammenslåing flere bygg Figur 3 Entreprisestrategi Bygningsmessige entrepriser De bygningsmessige entreprisene gjennomføres i hovedsak som tradisjonelle byggherrestyrte utførelsesentrepriser. Det vil imidlertid være aktuelt å tillegge entreprenørene prosjekteringsansvar innenfor deler av hver enkelt entreprise. For råbygg legges det opp til en felles råbyggsentreprise for behandlings- og sengebygg, og tilsvarende felles entreprise for tett hus for de samme byggene. For psykiatri og servicebygg er råbygg og tett hus slått sammen til en entreprise for hvert av byggene.

9 for gjennomføring og sluttprodukt Side: 9 av 12 Bygningsmessige innredningsarbeider er samlet i en entreprise for psykiatri- og servicebygg og egne entrepriser for behandlings- og sengebygg. Graving, pæling, fundamenterings- og utomhusarbeider blir gjennomført som gjennomgående byggherrestyrte entrepriser for hele prosjektet Entrepriser for tekniske anlegg For tekniske fag legges det opp til hovedsaklig å benytte gjennomgående totalentrepriser hvor totalentreprenøren ved kontraktsinngåelse påtar seg ansvaret for prosjekteringen, i tillegg til utførelsen. Modellen tar sikte på å utnytte de fordeler som ligger i at totalentreprenørene med dette skal ta ansvar og eierskap for gjenværende detaljprosjektering, funksjon og fremdrift, og at de i utstrakt grad får god anledning til å optimalisere prosjektets økonomi, løsninger og funksjoner ved å påvirke og benytte egne løsninger, systemer og kompetanse. Dette hele tiden under hensyntagen til prosjektets overordnede målsetting, samt de mer detaljerte funksjons- og ytelseskrav som fremkommer av byggherrens spesifikasjoner og kravdokumenter. Bruk av tekniske totalentrepriser skal sikre at entreprenøren tar ansvar og eierskap for å levere forutsatt funksjon. Ansvaret for leveransen skal føres helt frem til den er verifisert i full drift. Det er en målsetting å kontrahere disse tidlig, slik at grensesnitt mot bygg kan ivaretas på en god måte. Røranlegg, gassanlegg og sprinkleranlegg gjennomføres imidlertid som byggherrestyre utførelsesentrepriser hvor byggherren står ansvarlig for prosjekteringen. Entreprisene for gassanlegg og sprinkleranlegg er tverrgående, men røranlegg splittes i egne entrepriser for hvert bygg. Tekniske grensesnitt og integrasjon av disse håndteres som følger: Tekniske entrepriser er ansvarlig for grensesnitt og integrasjon av løsninger innenfor eget leveranseområde for å ferdigstille funksjonalitet i egen leveranse. De tekniske entreprenørene er også ansvarlig for grensesnitt og integrasjon mot andre entreprenører/ leverandører som er nødvendig for å ferdigstille funksjonalitet innenfor eget leveranseområde. Funksjonell koordinering mellom de tekniske entreprisene ivaretas av PNØ. I dette ligger utvikling av planverk, samordne funksjonalitet på tvers av leveranser og gjennomføre integrerte tester. Byggherren vil også inngå rammeavtaler på utstyr som entreprenørene vil bli forpliktet til å benytte der det er relevant. Det er Byggherrens intensjon, der det er hensiktsmessig, å inngå opsjonsavtaler for drift med totalentreprenørene. Dette for ytterligere å trekke fordeler av totalentreprisemodellen med hensyn til ansvarliggjøring av leverandøren i forhold til løsning, funksjon og totaløkonomi.

10 for gjennomføring og sluttprodukt Side: 10 av Brukerutstyr Brukerutstyr inndeles i tverrgående, byggherrestyrte innkjøpspakker. Utstyrspakkene er fordelt på hovedgruppene bildediagnostisk utstyr, medisinsk teknisk utstyr, laboratorieutstyr, grunnutrustning, medisinsk IKT og inventar. Innen de fleste anskaffelsespakkene, spesielt innen medisinsk teknikk og laboratoriefag, er det sannsynlig å inngå flere kontrakter. Sammensetningen av pakkene er basert på funksjonell samhørighet, utvalg av tilbydere, markedssituasjon, leverandørkompetanse og kapasitet, samt behov og ønske om mest mulig standardisering. Tilsvarende som for de bygningsmessige og de tekniske entreprisene legges det også for utstyranskaffelsene opp til å beholde nødvendig fleksibilitet i forhold til de til enhver tid situasjonsbestemte forhold med hensyn til markedet, aktuelle leverandører og den fremdriftsmessige status i prosjektet. På områder der det finnes regionale eller nasjonale rammeavtaler, vil disse bli benyttet. Anslagsvis 27,5 % av utstyrsparken i det nye sykehuset vil overflyttes fra eksisterende sykehus eller anskaffes av SØ i perioden frem til innflytting. Medvirkning fra SØ vil nærmere klarlegge innhold og omfang av overflyttbart utstyr i forhold til behov for nyanskaffelser. Prosjektorganisasjonen har ansvaret for å koordinere alle nyanskaffelser av utstyr til nytt østfoldsykehus. 10 Gjennomføring 10.1 Planlegging Byggherren vil legge vekt på at Entreprenøren utfører og prioriterer god og praktisk fremdriftsplanlegging og rapportering, og implementerer god forståelse og bruk av planverktøyet i sin organisasjon. Entreprenøren er ansvarlig for planlegging av egne arbeider. Han skal delta på møter i Planforum hvor hans arbeider koordineres mot arbeider for andre entreprenører. I planene skal det fremgå hvordan kontraktens arbeidsomfang fullt ut er reflektert i fremdriftsaktiviteter som også hensyntar grensesnitt og andre entreprenørers planer og behov. Dette slik at aktivitetenes varigheter, ressursbehov og bemanning klart gjenspeiler aktivitetens innhold og arbeidsomfang. Fremdriften vil bli fulgt opp i periodiske fremdriftsmøter på byggeplass og gjennom månedlig rapportering basert på faktisk utførte mengder, oppnådde mål og virkelig bemanning. Systemer for pålitelig og verifiserbar rapportering skal etableres for alle disipliner, for detaljprosjektering og for underentreprenører. Krav til entreprenørens planlegging og rapportering er nedfelt i Bilag E Kvalitetssikring Entreprenøren skal arbeide planmessig, strukturert og systematisk og etablere et praktisk kvalitetssystem med tilhørende Kvalitetsplan, der fokus er lagt på god planleggig av utførelsen, med løpende egenkontroll før, under og etter kritiske arbeidsoperasjoner. Vanskelige og kritiske arbeidsoppgaver der feil utførelse får konsekvenser tidsmessig, økonomisk eller bruksmessig skal ha prioritet i planlegging og kontroll.

11 for gjennomføring og sluttprodukt Side: 11 av 12 I tillegg til Kvalitetsplan vil Byggherren ha særlig fokus på entreprenørens organisasjon, spesielt hva gjelder personell i ledende stillinger og deres kompetanse- og ansvarsområder. Byggherren forbeholder seg retten til å godkjenne og eventuelt skifte ut sentrale personer som ikke fyller stillingene tilstrekkelig godt Sikkerhet, helse og arbeidsmiljø SHA Prosjektet har ambisiøse mål for SHA og vil kreve at entreprenøren implementerer passende og enkle rutiner, samt har høy oppmerksomhet i både ledelsen og blant de ansatte for å nå målene. Byggherren anser at gode holdninger, god planlegging og en ryddig byggeplass er viktigste tiltak for å nå SHA-målene. Rent og tørt bygg skal stå i fokus i alle faser av byggingen. 11 Fremdrift 11.1 Hovedfremdriftsplan Oppstart av de fysiske arbeidene på byggetomten på Kalnes skjer høsten Hovedtyngden av prosjektering og kontrahering vil pågå i 2011 og Grunn og fundamenter, råbygg og tett hus vil foregå i perioden januar 2012 til våren Tekniske installasjoner vil foruten føringer i grunnen utføres fra slutten av 2012 til årsskiftet 2014/2015. Bygningsmessige innredninger vil pågå i perioden desember 2012 til 3. kvartal IKTinstallasjoner gjennomføres fra høsten For brukerutstyr vil hovedtyngden av anskaffelser gjennomføres i Brukerutstyr leveres og installeres fra medio med hovedtyngden mot slutten av perioden. Det er i planen avsatt ca 10 mnd fra årsskiftet 2014/2015 til testing, innregulering, prøvedrift, virksomhetstester og klinisk drift i avgrensede område. I innrednings- og uttestingsfasen må det påregnes å ivareta behov knyttet til ansattmedvirkning og utstyrsinstallasjoner med tilhørende tilpasninger i utførelsen. I fremdriftsplanleggingen må dette hensyntas ved at det avsettes tid og rom for slike arbeider. Gradvis innfasing av driften er planlagt fra våren 2015, og innfasing for full drift planlegges gjennomført fra november Sentrale milepæler i planen er følgende: Milepæl Start klargjøring og graving Oktober 2011 Start veianlegg Vår 2012 Start grunn og fundamenter Januar 2012 Start råbyggarbeider Mai 2012 Start tett hus arbeider Oktober 2012 Start innvendige arbeider Desember 2012 Avsluttet Site Acceptance Test for tekniske leveranser Start prøvedrift og virksomhetstester Jan 2015 Start flytting og gradvis drift Mai 2015

12 for gjennomføring og sluttprodukt Side: 12 av 12 Sykehuset i full drift November Sluttfasen Det er etablert en overordnet strategi for å sikre en god overgang fra utbygging til klinisk drift. For å redusere risikoen i forbindelse med overgang til drift, legges en trinnvis ibruktagelse til grunn. Dette også for å avdekke eventuelle forhold som må rettes før etablering av full drift på Kalnes. Det skal etableres en helhetlig plan som definerer alle aktørers aktiviteter, ansvar og roller i sluttfasen, slik at det sikres et bredt og strukturert samspill i overgangsfasen fra utbygging til drift. Et tilhørende styringsopplegg for dette vil også bli etablert, for å sikre en planmessig overgang fra utbygging til drift. Dette innebærer blant annet: kontrollert igangkjøring og ibruktagelse fram mot klinisk drift definering og beskrivelse av et hierarki for test og idriftsettelse som viser entreprenørenes og leverandørenes ansvar (SAT/Integrerte tester), PNØs ansvar for integrerte tester og totale tester av fløyer og bygninger, samt SØ sitt ansvar for gjennomføring av virksomhetstester på teknikk, utstyr og bygg mot prosedyrer og rutiner. Planverket skal sikre en kontrollert prosess for ferdigstilling, overlevering, eierskifte og teknisk drift av bygg, tekniske anlegg, utstyr og IKT. 12 Prosjektets rådgivere Prosjekteringsgruppen (PG) er sammensatt av arkitekter og rådgivende ingeniører med felles administrativ og faglig ledelse (PGL). Prosjektet har i tillegg egne utstyrsrådgivere som ikke er en del av PG. Prosjektets rådgivere er: Firma Arkitektgruppen for nytt østfoldsykehus: Eliassen Lambertz-Nilsen AS Arkitema AS Aart AS Cowi AS Nosyko AS Fag Arkitekt (ARK) Interiørarkitekt (IARK) Prosjekteringsgruppeledelse Rådgivende ingeniører (RI) Landskapsarkitekt (LARK) Utstyrsrådgiver (UR)