Møteinnkalling. Organisasjonsutvalget. Dagsorden. Orienteringer. Utvalg: Møtested: Blåsalen Dato: Tidspunkt: 08:00

Transkript

1 Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Organisasjonsutvalget Blåsalen Dato: Tidspunkt: 08:00 Forfall med angivelse av forfallsgrunn bes meddelt politisk sekretariat, telefon , e-post: så tidlig at varamedlem kan innkalles med rimelig varsel. Varamedlemmer møter kun etter særskilt innkalling. Dagsorden Godkjenning av innkalling, saksliste, protokoll fra forrige møte. Orienteringer 1) Ibedrift 2) Loveendring i AML virkning fra 1 jan ) Erfaringer med ledertrening og organisasjonsmålinger - mulighetsrom Side1

2 Saksliste Saksnr Innhold PS 14/1 Organisasjonsutvalget - møteplan 2014 PS 14/2 Saker til behandling i Organisasjonsutvalget PS 14/3 Opprettelse av utredningsprosjekt, kommunalt eiendomsforetak RS 14/1 Organisatorisk overføring av Biblioteket til Kulturkontoret RS 14/2 Status - Prosess bemanningstilpasning i Bodø kommune Bodø, 27. januar 2014 Ingrid Lien leder Torill E. Kristiansen sekretær Side2

3 Politisk sekretariat Saksframlegg Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv / /537 Saksnummer Utvalg Møtedato 14/1 Organisasjonsutvalget Organisasjonsutvalget - møteplan 2014 Forslag til vedtak Utvalg Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Org. utvalg 28 Saksbehandler: Torill E. Kristiansen Trykte vedlegg: Møteplan 2014 Side3

4 Møteplan 2014 Utvalg Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Bystyre Formannskap og og Komitemøter Organisasjonsutv. Klagenemnda Kontrollutvalget Ruspolitisk råd Eldrerådet Råd for funksjonsh Kommunedelsutv: Skjerstad Saltstrumen Tverlandet Jan. Feb. Mars April Mai Juni Juli Aug. Sep. Okt. Nov. Des. Salten Regionråds møteplan 2014 (AU): Salten Regionråds møteplan 2014 (SR): Fylkestingets møteplan 2014: Skoleruta 2014: ferie påske 2.,29. og ferie 18.skolestart ferie 21.elevfri 19.juleferie Side4

5 Politisk sekretariat Saksframlegg Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv / /537 Saksnummer Utvalg Møtedato 14/2 Organisasjonsutvalget Saker til behandling i Organisasjonsutvalget Saker til Organisasjonsutvalget: Ansvarlig: Behandling Orientering Praksisen ved overgang til AFP - i - - ledersjiktet Juridisk vurdering av seniortiltak ift. deltids- og midlertidig ansatte Sammen om en bedre kommune HR Fellesskolering - Hovedavtalen HR Systematisering av lederopplæring HR Hvordan jobbe som likestillingsutvalg Jevnlige orienteringer Sykefravær/nærværsjobbing HR x Rekruttering hvordan arbeides det Heltid/deltid HR x x Omdømme som arbeidsgiver HR x Kompetanseutvikling HR x Side5

6 HR-kontoret Saksframlegg Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv / / Saksnummer Utvalg Møtedato Organisasjonsutvalget /3 Organisasjonsutvalget /4 Formannskapet Bystyret Opprettelse av utredningsprosjekt, kommunalt eiendomsforetak Forslag til vedtak 1. Det opprettes et prosjekt, hvor bystyret er prosjekteier og rådmannen er prosjektansvarlig, som skal utrede hvordan et kommunalt eiendomsforetak skal opprettes under de beste forutsetninger. Prosjektoppstart settes til Prosjektet skal sikre helhetlige vurderinger av sentrale innsatsfaktorer som bl.a. styringslogikk, finansielle verktøy, organisering, rollefordeling, FDVU-systemer, ledelse og husleieavtaler. 3. Prosjektet skal sørge for at alt nødvendig grunnlagsmateriale for opprettelse av foretaket er til stede, herunder formulering av vedtektene. Bystyret får forslag til vedtekter forelagt innen oktober Det kommunale eiendomsforetaket stiftes og etableres innen utgangen av Prosjektet skal sikre en god oppstart og igangsettelse av foretaket, samt hensiktsmessig kompetanseoverføring fra prosjekt til drift. Prosjektet sluttes innen utgangen av Administrasjonen søker å finne prosjektfinansiering innen driftsbudsjettet. Dersom dette ikke lar seg løse finansieres prosjektet ved bruk av tomteutbyggingsfondet. Sammendrag For at det kommunale eiendomsforetaket skal opprettes under de beste forutsetninger må det gjøres et arbeid ut over selve valget av organisasjonsmodell. Organisasjonsmodellen er kun en av forutsetningene som har betydning for å nå målsettinger rundt den kommunale eiendomsforvaltningen. Opprettelsen og etableringen av det kommunale eiendomsforetaket vil kreve et grundig arbeid rundt flere innsatsfaktorer, bl.a.: styringslogikk, finansielle verktøy, organisering, rollefordeling, FDVU-systemer, ledelse og husleieavtaler. Dette arbeidet bør organiseres som et prosjekt. Hensikten med prosjektet vil være å sikre kunnskapssamling og formidling, involvering av de aktuelle aktørene og helhetlige vurderinger i opprettelsen av det kommunale eiendomsforetaket. Et økt fokus på forvaltning, drift, vedlikehold og Side6

7 utvikling av eiendomsmassen vil legge føringer for dette arbeidet. Øvrige resultatmål og forventet effekt er nærmere beskrevet i prosjektmandatet. Side7

8 Saksopplysninger Bystyret i Bodø kommune har i PS 13/142 vedtatt opprettelse av kommunalt eiendomsforetak og et eget prosjekt for utredning: 1. Det opprettes et kommunalt eiendomsforetak (KF) med formål om å forvalte og utvikle hele eller deler av kommunens bygnings- og eiendomsmasse etter forretningsmessige prinsipper. 2. En organisatorisk endring av ansvarsforholdene rundt eiendomsforvaltningen gjennom opprettelse av KF må ses i sammenheng med andre viktige rammevilkår for god eiendomsforvaltning. Det opprettes et prosjekt, hvor bystyret er prosjekteier og rådmannen er prosjektansvarlig, som skal utrede hvordan et kommunalt eiendomsforetak kan opprettes under de beste forutsetninger. 3. Rådmannen utarbeider endelig prosjektmandat som fremlegges bystyret for avgjørelse innen utgangen av Rådmannen har nå utarbeidet et prosjektmandat som tar høyde for arbeidets omfang og kompleksitet. Prosjektmandatet følger som vedlegg til denne saken. Det vil være ulike fordeler og ulemper knyttet til ulike organisasjonsformer innenfor eiendomsforvaltningen. Reglene om KF er utformet med sikte på å være en mulig organisering av mer forretningsmessig virksomhet, og flere kommuner organiserer eiendomsforvaltningen som et KF. De kommunene som er fornøyd med etablering av KF synes å ha fått en rapporteringslinje inn til politisk nivå som gir en bedre synliggjøring av fagområdet og vedlikeholdsbehov, enn en etatsorganisering gjør. Ulempene ved KF-modellen kan knyttes til bl.a. opprettelse, styring og drift. Rådmannen mener derfor at det er sentralt i opprettelsen av det kommunale eiendomsforetaket å se på de rammevilkårene som har avgjørende betydning. Opprettelse av et kommunalt eiendomsforetak vil kreve et grundig arbeid rundt følgende innsatsfaktorer: Eierstyring, hensiktsmessige vedtekter for et kommunalt eiendomsforetak (KF) Finansielle verktøy, økonomiske rammer og beregninger av ekstra vedlikeholdstiltak. System for planlegging, styring og utvikling av eiendomsforvaltningen (FDVU-system) Innføring av prinsippet med kostnadsdekkende husleie Kompetanse og samling av kompetansemiljø (bl.a. renholdere og vaktmestre) Rollefordeling og forståelse, samt kommunikasjon aktørene imellom Dette omfatter også å samle fagkompetansen i ett fagmiljø og foreslå hensiktsmessig beslutningsog rapporteringsstruktur i den nye organisasjonen. I opprettelsen av et kommunalt eiendomsforetak vil nøkkelen til suksess ligge i de verktøy og det handlingsrommet som bystyret gir foretaket, kombinert med hvordan rådmannen skaper rom for foretaket. I tillegg er det selvfølgelig viktig hvordan foretaket selv forvalter sine verktøy og sitt handlingsrom. Veilederen «Kommunal eiendomsforvaltning - En veileder/verktøykasse for folkevalgte og administrasjon i etablering, drift og utvikling av kommunale eiendomsforetak» tegner følgende bilde av sammenhengene mellom disse innsatsfaktorene: Side8

9 Prosjektet skal i tråd med veilederen både utrede, gi innspill til og utarbeide grunnlaget for opprettelsen av det kommunale eiendomsforetaket, men også gi støtte i etableringen av dette. Hensiktsmessig støtte i en oppstartsfase vil være viktig for å sikre kompetanseoverføring og målrettet fokus på kritiske suksessfaktorer. Man ser derfor for seg følgende hovedfaser i prosjektet: Fase Tidsrom Hovedaktivitet Beskrivelse 1 3/2014 Prosjektoppstart Prosjektplanlegging 2 3/ / / /2015 Utarbeide grunnlag for etablering. Kunnskapssamling. Vurderinger og konklusjoner Støtte i oppstartsfasen. Kunnskapsoverføring. Prosjektet skal sørge for at alt nødvendig grunnlagsmateriale for opprettelse av foretaket er til stede. Bystyret får forslag til vedtekter forelagt innen oktober Prosjektet skal sikre helhetlige vurderinger av sentrale innsatsfaktorer. Driftsmodell skal være klar innen utgangen av Prosjektet støtter foretaket i opprettelse og i oppstartsfase, og avsluttes innen utgangen av Side9

10 Vurderinger Opprettelsen og etableringen av det kommunale eiendomsforetaket vil kreve et grundig arbeid rundt flere innsatsfaktorer. Det synes hensiktsmessig å organisere dette arbeidet som et prosjekt for å sikre nødvendig kompetanse, ledelse og tidsressurser. Kommunen må sannsynligvis kjøpe prosjektledelse hos et anerkjent konsulentselskap, tidsperspektivet og kompetansebehovet tatt i betraktning. Et slikt kjøp må følge lov om offentlige anskaffelser og gjennomgå vanlige anbudsrutiner. Under følger et grovt overslag over forventede prosjektkostnader: Anskaffelsesprosessen Prosjektledelse, -bistand og driftskostnader 2014 Prosjektledelse, -bistand og driftskostnader 2015 Egne ressurser, ca. 100 timer Ca timer + utgifter = ca. 2 mill. kr. Ca timer + utgifter = ca. 3 mill. kr. Det er avsatt anslagsvis kr ,- som kun vil dekke deler av kostnaden ved prosjektet. Det knytter seg foreløpig usikkerhet til finansiering ut over dette. Administrasjonen søker å finne prosjektfinansiering innen driftsbudsjettet. Dersom dette ikke lar seg løse finansieres prosjektet ved bruk av tomteutbyggingsfondet. Endelig budsjett for prosjektet vil kunne fremlegges i tertial 1/2014. Konklusjon og anbefaling En av målsettingene for opprettelse av det kommunale eiendomsforetaket vil være et økt fokus på forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling av eiendomsmassen. KF som organisasjonsform tar sikte på å være en forretningsmessig virksomhet i større grad enn dagens organisering. Ulempene ved KF-modellen kan knyttes til bl.a. opprettelse, styring og drift. Nøkkelen til suksess vil ligge i de verktøy og det handlingsrommet foretaket får. Prosjektet skal sørge for kunnskap, involvering og helhetlige vurderinger slik at det kommunale eiendomsforetaket opprettes under de beste forutsetninger. Rådmannen anbefaler at prosjektet etableres slik det fremgår av vedlagte prosjektmandat. Saksbehandler: Eirik Lie Rolf Kåre Jensen Rådmann Per Gunnar Pedersen HR-sjef Trykte vedlegg: Prosjektmandat Referat fra informasjons-/drøftingsmøte Utrykte vedlegg: «Kommunal eiendomsforvaltning - En veileder/verktøykasse for folkevalgte og administrasjon i etablering, drift og utvikling av kommunale eiendomsforetak» Utarbeidet av de etablerte kommunale eiendomsforetakene i Norge med råd fra eksterne fagmiljøer og med midler fra Statens Bygningstekniske etat ved KoBE (Kompetanse for Bedre Eiendomsforvaltning). Side10

11 Prosjektmandat for prosjekt "Opprettelse av kommunalt eiendomsforetak" 1. Bakgrunn og hensikt med prosjektet Bystyret i Bodø kommune har i PS 13/142 vedtatt opprettelse av kommunalt eiendomsforetak: 1. Det opprettes et kommunalt eiendomsforetak (KF) med formål om å forvalte og utvikle hele eller deler av kommunens bygnings- og eiendomsmasse etter forretningsmessige prinsipper. 2. En organisatorisk endring av ansvarsforholdene rundt eiendomsforvaltningen gjennom opprettelse av KF må ses i sammenheng med andre viktige rammevilkår for god eiendomsforvaltning. Det opprettes et prosjekt, hvor bystyret er prosjekteier og rådmannen er prosjektansvarlig, som skal utrede hvordan et kommunalt eiendomsforetak kan opprettes under de beste forutsetninger. 3. Rådmannen utarbeider endelig prosjektmandat som fremlegges bystyret for avgjørelse innen utgangen av Prosjekteier Bystyret 3. Prosjektansvarlig Rådmann 4. Prosjektets overordnede målsetting Resultatmål: Basert på bedriftsøkonomiske prinsipper: o Utarbeide mål, rammer og prioriteringer som ny eiendomsforvaltning skal styres etter. o Etablere de nødvendige fullmakter for at foretaket skal kunne nå målene. Samle fagkompetansen i ett fagmiljø og foreslå hensiktsmessig beslutnings- og rapporteringsstruktur. Legge til rette for et økt fokus på forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling av eiendomsmassen. Side11

12 Sørge for hensiktsmessig støtte og kompetanseoverføring i eiendomsforetakets etableringsfase. Forventet effekt: Tilby gode og hensiktsmessige bygg Verdibevarende vedlikeholdsinnsats Omfordeling av pengebruk. Optimalisere bruk av areal. Redusere løpende driftsutgifter til fordel for økt vedlikehold av bygningsmassen. Forvalte: Drifte: Vedlikeholde: Utvikle: Redusere "overhead" kostnader Redusere kostnader til løpende drift Øke kostnader til vedlikehold av bygninger Øke kostnader til byggutvikling (oppdatering av bygg) 5. Oppgavebeskrivelse og avgrensning Prosjektet skal Kartlegge kommunens totale eiendomsmasse (eid og leid). Kartlegge tilstandsgrad på eiendomsmassen. Identifisere og beskrive kostnader knyttet til FDVU. Identifisere vedlikeholdsetterslep. Avklare hvem (ansatte) og hva (hvilken bygningsmasse) som skal inngå foretaket. o Vaktmestere, renholdere, dagens eiendomskontor o Boliger, tjenestebygg, bygg i andre KF eller AS, m.m. Foreslå intern organisering Beskrive finansieringsmodellen av det nye kommunale eiendomsforetaket, herunder: o Gjeldsgrad o Driftskostnader o Åpningsbalanse Utarbeide husleieprinsipper og -policy. Husleieberegninger, fastsette husleie for hver eiendom. Utarbeide forslag til mål og vedtekter for det kommunale eiendomsforetaket. Gjennomføre risiko- og sårbarhetsanalyser av organisasjonsendring/ arbeidsmiljøkonsekvenser, samt for gjennomføringsfasen. 6. Budsjettrammer herunder estimater Kommunen må sannsynligvis kjøpe prosjektledelse hos et anerkjent konsulentselskap, tidsperspektivet og kompetansebehovet tatt i betraktning. Et slikt kjøp må følge lov om offentlige anskaffelser og gjennomgå vanlige anbudsrutiner. Under følger et grovt overslag over forventede prosjektkostnader: Side12

13 Anskaffelsesprosessen Prosjektledelse, -bistand og driftskostnader 2014 Prosjektledelse, -bistand og driftskostnader 2015 Egne ressurser, ca. 100 timer Ca timer + utgifter = 2 mill. kr. Ca timer + utgifter = 3 mill. kr. Det er avsatt anslagsvis kr ,- som kun vil dekke deler av kostnaden ved prosjektet. Det knytter seg foreløpig usikkerhet til finansiering ut over dette. Endelig budsjett for prosjektet vil kunne fremlegges i tertial 1/ Overordnede faser og milepæler BEHANDLING FRA TIL Drøftingsmøte med tillitsvalgte Drøfting 21. januar 2014 Foreløpig godkjenning av prosjektmandat Formannskap 29. januar 2014 Informasjon til ansatte Januar 2014 Behandling i partssammensatt utvalg Organisasjonsutvalget 28. januar 2014 Behandling i utvalg for arbeidsmiljø SAMU Januar/ februar 2014 Endelig godkjenning av prosjektmandat Bystyret 13. februar 2014 Prosjektleder på plass mars 2014 Kartlegginger, beregninger og analyse mars 2014 mai 2014 Beskrive mål, rammer, prioriteringer, fullmakter og mai 2014 september 2014 vedtekter. Organisering og finansiering. Konsekvensvurderinger og ROS-analyser Oktober 2014 Drøftinger med tillitsvalgte Oktober 2014 Informasjon til ansatte/ SAMU formell behandling Organisasjonsutvalget Oktober 2014 Rapport leveres Bystyret November 2014 Valg av styremedlemmer Bystyret Desember 2014 Driftsmodell klar 1.januar 2015 Implementeringsstøtte og kunnskapsoverføring Januar desember 2015 Side13

14 Dette må betraktes som en foreløpig plan, med muligheter for større endringer. Overstående plan er laget under forutsetning av bl.a. at det er mulig å rekruttere prosjektleder forholdsvis raskt. Mye tyder på at kompleksiteten rundt dette prosjektet er stor, og at det vil kreve særskilt kompetanse i gjennomføringen. Prosjektet utarbeider detaljerte prosjekt- og milepælsplaner. 8. Prosjektorganisering og ansvarsfordeling Prosjektet organiseres med; Prosjekteier: bystyret Prosjektansvarlig: rådmann Styringsgruppe: økonomi og finansdirektør, HR-sjef, eiendomssjef, tillitsvalgt Prosjektleder nn (må engasjeres eksternt, ev. kjøp av tjeneste) Prosjektgruppe: Representanter fra Eiendomskontoret Representant, Økonomikontoret Representant, HR-kontoret Representant fra vaktmestre HVO og HTV Styringsgruppen er oppdragsgiver og representerer eieren av prosjektet, og har det totale ansvar forprosjektets gjennomføring. Styringsgruppen skal: Fastsette mål Beslutte planer (milepæler og ressurser) Foreta overordnede prioriteringer mht. innsats og resultater Regelmessig følge opp prosjektet og tilpasse planer, milepeler og delresultater Prosjektleders ansvar er å forestå den daglige og direkte arbeidet med utredningen, jf. målsettinger i dette dokument. Delta i styringsgruppen. Forberede saker til politisk behandling. Prosjektleder må kunne bestille interne eller eksterne bidrag for å kunne gjennomføre oppgavene beskrevet i pkt Prinsipper for planlegging, oppfølging og statusrapportering. Prosjektet har interne oppfølgingsmøter minimum hver måned. Styringsgruppen orienteres fortløpende, månedlig rapportering fra prosjektleder. Styringsgruppen rapporterer jevnlig til bystyret om fremdrift i prosjektet. Milepælsplan godkjennes av formannskapet. Endelig rapport fremlegges bystyret 19. november Dokumentasjon og resultatkrav Prosjektet dokumenterer arbeidet gjennom referat fra møter i styringsgruppe og prosjektgrupper samt gjennom andre dokumenter som utarbeides. Resultatet skal presenteres og endelig godkjennes av bystyret. Det opprettes saker i ephorte for lagring av dokumenter elektronisk. Side14

15 11. Administrative rutiner Arkivet skal omfatte: Prosjektmandat i oppdaterte versjoner Prosjektadministrative dokumenter Referater fra møter Månedlige statusrapporter til styringsgruppen Sluttrapport 12. Kontrakter og avtaler Det forutsettes kjøp av eksterne rådgivertjenester. 13. Kritiske suksessfaktorer Forankring hos involverte medarbeidere og tillitsvalgte. Sikre at de som skal bidra har tilstrekkelig tid til å medvirke. Prosjektet tangerer mot tilnærmet alle virksomheter i kommunen det må derfor sikres en god forventningsavklaring med disse og tilstrekkelig informasjonsflyt. Side15

16 Dato Løpenr. Arkivsaksnr. Arkiv / / Referat HR-kontoret Referat fra informasjons-/ drøftingsmøte Dato: 21/ Møtestart: Sted: Møterom 1, HR-kontoret Til stede: Tom Solli (Akademikerne), Mona Eilertsen (YS-kommune), Anita Karlsen (UNIO), Wenche Høyforslett (LO-kommune) Thor Arne Tobiassen (eiendomssjef), Marianne Bjørklund (HR-rådgiver), Eirik Lie (fagleder OU) UNIO: hvorfor innkalles Lederne? Forslag fra UNIO om å velge enten hovedsammenslutninger eller HTV. Arbeidsgiver: Lederne er et frittstående forbund med de samme rettighetene som alle andre arbeidstakerorganisasjoner, det være seg sammenslutning eller ikke, og arbeidsgiver behandler alle likt. Hvorfor er ikke NITO invitert? NITO er en del av Akademikerne. Fra arbeidsgivers side foreligger en likelydende invitasjon til alle, uavhengig av hvorvidt medlemmene er direkte berørt av saken eller ikke, der hvert forbund/sammenslutning selv vurderer deltagelse og av hvem. Arbeidsgiver forutsetter at sammenslutning og underforbund samkjører seg/utveksler informasjon, evt blir enig om hvem som skal ivareta hvilke saker. Marianne sender over navn på NITOs representant slik at Tom kan ta direkte kontakt. Kort beskrivelse av bystyrets vedtak om opprettelse av kommunalt eiendomsforetak og utkast til prosjektmandat. Til informasjon/ drøfting. Bystyret ble gjort klar over at saken ikke var drøftet under behandlingen. Arbeidsgiver bekrefter at saken ikke ble drøftet før politisk behandling og beklager dette. Saken burde også ha vært behandlet i Organisasjonsutvalget. UNIO: Det er gjort omfattende vurderinger rundt vaktmestertjenesten tidligere. De omfattende høringsuttalelser fra den prosessen bør følge diskusjonen rundt vaktmestre og renholdere også i dette prosjektet. UNIO: Kritisk til bruk av midler til ekstern bistand. Kompetanse eksisterer i organisasjonen i dag. Ekstern prosjektleder bør ikke tilsettes ut fra dagens økonomiske situasjon. YS-kommune støtter dette. Også andre aktører kan kontaktes for erfaringer, ikke bare Fauske kommune. Akademikerne: Se til Vågan kommune for erfaringer. Har forståelse for at prosjektlederkompetanse må kjøpes. Side16

17 YS-kommune: Ønsker en representant i prosjektgruppen fra vaktmestrene. Støttes av LO-kommune. UNIO: Ikke inntektsgrunnlag for et kommunalt eiendomsforetak ut over internhusleie. Risiko for å miste kontroll på pengestrømmen? UNIO mener at det er viktig å synliggjøre de økonomiske konsekvenser av vedtaket. Stiller spørsmålstegn ved bestiller/ utførermodellens hensiktsmessighet. YS-kommune: Ser utfordringer mht. økonomi og kvalitet hvis vaktmestre omorganiseres og oppgavene endres. Det vil påløpe økte kostnader for virksomheter når vaktmestrene trekkes ut. Se på tidligere sak om vaktmesterorganisering. Kritisk til en ny runde for vaktmestrene. UNIO: Forslag om at styringsgruppen er den samme som det faste drøftingsmøte rundt rådmannen, alternativt at styringsgruppen har drøftingsmyndighet. Dette avvises av arbeidsgiver. Enighet om at styringsgruppenes rolle og mandat bør beskrives nærmere. Arbeidsgiver: hovedsammenslutningene må i utgangspunktet bli enige seg imellom om en representant i prosjektgruppen. Enighet om å ta med en vaktmester i prosjektgruppen. Hovedsammenslutningene blir enige om ev. andre som skal representere berørte arbeidstakere. Hovedsammenslutningene foreslår sine representanter, og arbeidsgiver sender skriftlig svar på dette. Eirik Lie referent Referat fra informasjons-/ drøftingsmøte 2 av 2 Side17

18 Fellesadministrasjonen, avdeling for oppvekst og kultur Saksframlegg / referatsak Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv / / Saksnummer Utvalg Møtedato 14/1 Organisasjonsutvalget Organisatorisk overføring av Biblioteket til Kulturkontoret Sammendrag I notat av ber kommunaldirektøren for OK om at det gjennomføres en OU-prosess i to faser i forbindelse med utvikling av Stormen bibliotek og litteraturhus, (SBL). Første trinn er å legge Biblioteket som en virksomhet under Kulturkontoret, mens fase to er å utvikle ny organisasjonsmodell for SBL. Denne referatsaken gjelder kun første fase. Saksopplysninger Biblioteket har i alle år ligget som en egen virksomhet underlagt kommunaldirektøren. Når SBL nå etableres, vil det medføre en annen måte å arbeide på, og tjenestetilbudet blir langt mer komplekst, basert på samhandling med andre aktører. Kulturkontoret har en viktig rolle i utvikling av innholdet av SBL. For å gjøre SBL bedre i stand til å nå definert visjon og mål i fellesskap, ber kommunaldirektøren i notat av om at Biblioteket legges organisatorisk inn som en virksomhet under Kulturkontoret, på lik linje med Bratten Aktivitetspark. Dette vil kunne gi grunnlag for bedre utnyttelse av den mer kompletterende kompetansen som da fremstår. Bibliotekmedarbeiderne fikk utdelt kommunaldirektørens notat, og det ble holdt et prosessmøte der følgende deltok: Sonja Osnes, biblioteksjef Arne Vinje, kultursjef Sissel Hughes, Fagforbundet Hege Ness Grøtterud, rådgiver Kulturkontoret Elin J. Fosnes, Bibliotekarforbundet Harald Thinn, rådgiver OK/felles Det ble foretatt en grundig identifisering av fordeler og muligheter ved endringen, samt hvilke forhold det vil være viktig å være oppmerksom på for å unngå uheldige effekter. Konklusjon fra møtet: 1. Biblioteket legges inn som en virksomhet under Kulturkontoret med virkning fra 1. februar Kommunaldirektøren innkaller alle medarbeidere som får noe med Stormen bibliotek og litteraturhus til informasjonsmøte 15. januar. 3. I informasjonsmøtet gis det en presentasjon av matrisemodellen som er brukt i Sølvberget i Stavanger. Dessuten skisseres en fremdriftsplan på den videre utviklingen av SBL. 4. Ytterligere fellesmøter/-dager utover våren berammes. Målet med møtene er at alle skal ha en god forståelse for det de skal inn i. Saksbehandler: Harald Thinn Rolf Kåre Jensen rådmann Arne Øvsthus kommunaldirektør Trykte vedlegg: Utfylt sjekkliste ved organisasjonsendringer Side18

19 E.L. Sjekkliste ved organisasjonsendringer Denne sjekklisten skal gjennomgås ved organisasjonsendringer i Bodø kommune, så tidlig som mulig i prosessen. Begrepet organisasjonsendringer omfatter strategiske endringer, omorganisering og omstilling, ikke vanlig utviklingsarbeid og mindre justeringer av driften. Sjekklisten skal brukes både ved planlagte og pålagte endringer. Myndighetsforhold knyttet til planlegging og gjennomføring av organisasjonsendringer bør være avklart på forhånd. Sjekklisten sendes til kommunaldirektør eller rådmann i løpet av planleggingsfasen (før beslutning/før gjennomføring), og arkiveres i kommunens saksbehandlersystem (p.t. ephorte). Kort beskrivelse av endringens innhold: ephorte saksnr. 214/215 Avdeling(er): OK Virksomhet(er): Biblioteket Organisatorisk flytting av Biblioteket fra kommunaldirektøren til Kulturkontoret 1 Hvilke forhold ligger til grunn for endring (endringsbehov)? Myndighetskrav Brukerbehov Kvalitetsmessige Personellmessige Strukturelle Økonomiske Andre Merknader: 2 Hva er formålet/ mål med endringen(e)? Tettere kobling mellom bibliotek og kulturkontor for å nå definert visjon og mål. Bedre samordning av de aktiviteter den nye Stormen bibliotek og litteraturhus skal gi. Bedre ressursutnyttelse. 3 Hvor mange medarbeidere blir berørt av endringen(e)? A Ca. 15 medarbeidere Merknader: B Hvordan blir de berørt? Endret tjenestested medarb. Merknader: Omlegging arbeidsform Merknader: Bemanningsendring Merknader: Endring av org. struktur 15 Merknader: Biblioteksjefen får ny leder og ledergruppe de øvrige medarbeiderne forholder seg til biblioteksjefen som før. Sjekkliste ved organisasjonsendring i Bodø kommune Side19 side 1 av 5

20 4 Endret ansvarsområde Merknader: Annet Merknader: Informasjon og drøftingsplikt jf. Arbeidsmiljøloven og Hovedavtalen AML Hovedavtalen Informasjons og drøftingsplikten ved omstilling/omorganisering er omhandlet både i Arbeidsmiljøloven (AML) og i den kommunale Hovedavtalen. Arbeidsmiljøloven: 4 2 Krav til tilrettelegging, medvirkning og utvikling (3) «Under omstillingsprosesser som medfører endring av betydning for arbeidstakernes arbeidssituasjon, skal arbeidsgiver sørge for den informasjon, medvirkning og kompetanseutvikling som er nødvendig for å ivareta lovens krav til et fullt forsvarlig arbeidsmiljø» 8-1 Plikt til informasjon og drøfting (1) «I virksomhet som jevnlig sysselsetter minst 50 arbeidstakere skal arbeidsgiver informere om og drøfte spørsmål av betydning for arbeidstakernes arbeidsforhold med arbeidstakernes tillitsvalgte». 8 2 Gjennomføring av plikten til informasjon og drøfting (1) «Plikten til informasjon og drøfting etter 8-1 omfatter: a) Informasjon om den aktuelle og forventede utvikling av virksomhetens aktiviteter og økonomiske situasjon. b) Informasjon om og drøfting av den aktuelle og forventede bemanningssituasjon i virksomheten, inkludert eventuelle innskrenkninger og de tiltak arbeidsgiver vurderer i den forbindelse. c) Informasjon om og drøfting av beslutninger som kan føre til vesentlig endring i arbeidsorganisering eller ansettelsesforhold. (2) Informasjon etter første ledd bokstav a skal skje på et passende tidspunkt. Informasjon og drøfting etter første ledd bokstavene b og c skal skje så tidlig som mulig. (3) Informasjonen skal gis slik at det er mulig for de tillitsvalgte å sette seg inn i saken, foreta en passende undersøkelse, vurdere saken og forberede eventuell drøfting. Drøftingen skal bygge på informasjon fra arbeidsgiver, finne sted på det nivå for ledelse og representasjon som saken tilsier og skje på en måte og med et innhold som er passende. Drøftingen skal gjennomføres slik at det er mulig for de tillitsvalgte å møte arbeidsgiveren og få et grunngitt svar på uttalelser de måtte avgi. Drøfting etter første ledd bokstav c skal ta sikte på å oppnå en avtale. (4) Bestemmelsene i denne paragraf kan fravikes ved tariffavtale». Hovedavtalen: 1-1 Formål Hovedavtalen skal innenfor rammen av det lokalpolitiske demokrati bidra gjennom godt samarbeid, medbestemmelse og medinnflytelse til en omstillingsdyktig og serviceinnstilt kommunesektor til beste for innbyggerne. Målet er gjennom videreutvikling av kommunesektoren å gi tjenester av høy kvalitet, skape trygge arbeidsplasser med meningsfylt arbeid og et godt arbeidsmiljø. Partene er enige om at godt samarbeid mellom arbeidsgiver og de til satte og deres organisasjoner er en forutsetning for å få dette til. Evnen til åpen dialog og vilje fra begge parter vil i stor grad være avgjørende for om man lykkes. 1-4 Omstilling og utvikling Målsettingen med omstillingsarbeid er å gi innbyggerne best mulig service ved å oppnå høyest mulig kvalitet og forbedret faglig standard på tjenestene ved riktig bruk av økonomiske, menneskelige og politiske ressurser. Det er partenes forutsetning at omstillingsarbeid tar utgangspunkt i virksomhetens behov for utvikling og skal medvirke til å gjøre offentlig virksomhet konkurransedyktig så vel faglig som økonomisk. Dette stiller krav til ledere på alle nivå om et særlig ansvar og til medarbeiderne om å ta et Side20 side 2 av 5

21 medansvar for videreutvikling av virksomheten Omorganisering Arbeidsgiver skal så tidlig som mulig informere, drøfte og ta de tillitsvalgte med på råd når det gjelder: omorganisering/omlegging av driften, rasjonalisering/driftsinnskrenkning som kan få sysselsettingsmessige konsekvenser informasjonsprosedyrer, sammensetningen av ad hoc-grupper, bestemmelser om tidsplan, prosedyrer ved nedbemanning/oppsigelse, prosedyrer ved utlysning/kunngjøring av nye stillinger og mulige alternative løsningsmodeller ved avgang (som f.eks. bruk av AFP, utdanningspermisjon/stipend, etterlønnsordning) Konkurranseutsetting a) Arbeidstakerorganisasjonene eller forhandlingssammenslutningene skal være representert i administrative ad hoc-grupper som utreder mulig konkurranseutsetting. b) Før vedtak om å konkurranseutsette en eller flere tjenester, skal den enkelte arbeidstakerorganisasjon/forhandlingssammenslutning gis anledning til å uttale seg skriftlig for besluttende organ. c) Det vises til lov om offentlige anskaffelser med forskrifter og ILO-konvensjon nr Arbeidsgivers plikter i forhold til de tillitsvalgte Ved endringer og omstillinger i kommunen/fylkeskommunen/bedriften mellom kommuner/fylkeskommuner ved oppfølging og implementering av nasjonale reformer som vil få betydning for arbeidstakerne skal arbeidsgiver på et tidligst mulig tidspunkt informere, drøfte og ta de tillitsvalgte med på råd. Arbeidstakernes behov for trygghet skal ivaretas gjennom åpne planprosesser hvor mål og konsekvenser så langt som mulig gjøres kjent. Se også 3-2 Tillitsvalgtes rettigheter og plikter A Er endringen(e) gjort kjent for de berørte arbeidstakere? Ja Nei Dokumentasjon: Referat fra møte , samt planlagt infomøte B Hvordan involveres arbeidstakerorganisasjonene? Organisasjon Tillitsvalgte Drøfting Råd Deltar Info Bibliotekarforbundet Elin J. Fostvedt Fagforbundet Sissel Hughes C Er det/ vil det bli utarbeidet en fremdriftsplan for endringsprosessen? Ja Nei Dokumentasjon: D Er det/ vil det bli utarbeidet en plan for informasjon? Ja Nei Dokumentasjon: Møte for alle medarbeidere E Er det/ vil det bli utarbeidet en plan for kompetanseutvikling? Side21 side 3 av 5

22 Ja Nei Dokumentasjon: 5 Involverte fra verneorganisasjonen Verneombudet er arbeidstakernes valgte representant i HMS-spørsmål og skal ivareta deres interesser i saker som angår arbeidsmiljøet. Instans Representant Involveres slik HVO Verneombud Bedriftshelsetjeneste Ingen (ikke arbeidsmiljørelatert) Merknader: 6 Hovedansvarlig og bidragsytere A Hvem har hovedansvaret? Kommunaldirektør Arne Øvsthus B Andre bidragsytere: Virksomhetsleder (e) Rådgiver/ saksbehandlere Eksterne konsulenter Andre: Økonomikontoret IKT-kontoret Kommunikasjonsenheten Eiendomskontoret Samfunnskontoret HR-kontoret 7 Er det foretatt risikovurdering? Ved enhver endring på organisasjon eller virksomhetsnivå skal det i forkant av beslutningen foretas risikovurdering/ konsekvensutredninger som omfatter alle berørte virksomheter, arbeidsmiljø og personer. Risikovurderingen skal også omfatte gjennomføringen av prosjektet hendelser som kan påvirke gjennomføringen. Det skal utarbeides rutiner som sikrer at enkeltansatte blir ivaretatt før, under og etter omstillingen. Rutinene skal sikre at nødvendige planer blir utarbeidet og tiltak iverksatt for å unngå eller redusere uheldige belastninger for de ansatte. Jf. HMS-håndboka. Ja Nei Dokumentasjon: 8 Har saken vært eller vil bli behandlet i arbeidsmiljøutvalg (AMU/SAMU)? Ja Nei Møtedato: februar 2014 Merknader: foreløpig ikke berammet Side22 side 4 av 5

23 9 Har saken vært/ vil bli behandlet i Organisasjonsutvalget? Organisasjonsutvalget er kommunens hovedorgan i personal- og organisasjonsspørsmål. Organisasjonsutvalget er et partssammensatt utvalg for behandling av saker som gjelder forholdet mellom kommunen som arbeidsgiver og de ansatte. Behandling Orientering Nei Møtedato: ikke berammet Merknader: 10 Vil saken bli behandlet i Formannskapet / Bystyret? Formannskapet Behandling Orientering Nei Møtedato: Merknader: Bystyret Behandling Orientering Nei Møtedato: Merknader: 11 Hvilke alternativer har vært vurdert? A Kort oversikt over hvilke endringsalternativ som har vært vurdert/ vurderes/ skal vurderes: Alternativ A: Biblioteket legges inn som egen virksomhet under Kulturkontoret Alternativ B: B Er null-alternativet (å ikke foreta endring) vurdert? Ja Nei Merknader: Skjema utfylt av: Harald Thinn Dato: Side23 side 5 av 5

24 Side24

25 Side25

26 Side26