Nytt delegasjonsreglement - Forslag til organisering og prosjektmandat for styrings- og arbeidsgruppe

Transkript

1 E? Nytt delegasjonsreglement - Forslag til organisering og prosjektmandat for styrings- og arbeidsgruppe I 5 I):= KOHHUNEFORLAGET _.,...mw...;n,..9...sl Delegeringsreglement Bystyret í "" "" *' " Bodø kommune f Ovganisasjunsutvalg Komite for levekår Komité for plan, næring og miljø å Klngenemnd Kontrollutvalg Ordfører I Rådmann Kommunaldirektør Økonomi og finansavdehnqen I Politxsk sekretariat I Kommunikasjon N Arkiv I :...,.,.m.. Lenke: HER Bodø kommune har tegnet abonnement hos Kommuneforlaget for en digital plattform for kommunale delegasjonsreglement. Den web baserte plattformen skal blant annet gjøre delegasjonsreglementet mer tilgjengelig, og gjøre det lettere à ajourføre delegasjonsreglementet i tråd med fremtidige lovendringer og eventuelle endringsvedtak fra Bystyret. Kommunens egne delegeringer legges inn i lovoversikten i KF lnfoserie, som igjen betyr en brukervennlig nettløsning som kan legges på Internett. I nettløsningen vil enhver leser kunne klikke seg inn pà kommunens politiske og administrative organisasjonskart. og se hvilke lovparagrafer som er delegert til de forskjellige funksjonene. Plattformen er tenkt tatt i bruk når nytt delegasjonsreglement er vedtatt av Bystyret etter kommunevalget. Arbeidet med revisjon av delegeringsreglementet er omfattende, og krever bred involvering av de forskjellige kommunale avdelingene. Det vil også være behov for en sentral koordinering av arbeidet, herunder en grundig juridisk gjennomgang av nytt delegasjonsreglement. Det foreslås derfor opprettelse av en sentral styringsgruppe (heretter «Styringsgruppen») med underliggende arbeidsgrupper fra hver avdeling (Heretter Arbeidsgruppen») Status er at den 11. mars ble det avholdt et oppstartsmøte og gitt opplæring i bruk av dette verktøyet fra Kommuneforlaget. Pà denne opplæringen var det deltakere fra HR-kontoret, Helse- og omsorgsavdelingen, Teknisk avdeling, Oppvekst- og Kulturavdelingen og kommuneadvokaten. Den 25. mars ble det avholdt et oppfølgingsmøte for deltakere fra de respektive avdelingene og politisk sekretariat, der formålet var å fà klarlagt hvem som skal gjøre hva og når i forbindelse med arbeidet med à få digitalisert og revidert delegeringsreglementet til Bodø kommune. 1

2 Q3 bodø En gjennomgang av eksisterende delegeringsreglement i Bodø kommune har allerede avdekket at det er en rekke awik og mangler som vil kreve mye arbeid og ressurser for å få rettet opp i. Dette arbeidet vil involvere hele organisasjonen i ulik art og omfang. HR sjef HR-kontoret ved advokat Arne Myrland blir prosjektleder og får hovedansvaret for fremdrift, rapportering, nødvendig oppfølging, påkrevd koordinering ut i mot arbeidsgruppene og utarbeidelse av saksfremlegget til Bystyret. Jurist Marianne Bjørklund ved HR-kontoret får et definert medansvar når det gjelder forvaltning av oppgaver og ansvarsområder som dette prosjektet generer. Kommuneadvokaten blir etter vår vurdering en sentral aktør i dette arbeidet og underveis i prosessen. Forslaget er derfor at delegeringsreglementet som skal til politisk behandling i desember undergis en grundig juridisk gjennomgang/kvalitetssikring, og at dette arbeidet gjøres i et samarbeid mellom HR-kontoret og Kommuneadvokaten. Det tas høyde for at dette omfattende revisjonsarbeidet med tilhørende tidsfrist kan genere et behov for innleie av eksterne. Hovedmålet er at Bodø kommune får vedtatt et ajourført delegeringsreglement den desember, og der det fremkommer tydelig hva, hvorfor, hvordan og hvem som har fått overført myndighet. I samsvar med dagens delegeringsreglement bør en sørge for at myndighet fortsatt skal delegeres av følgende hensyn; o Ressurseffektiv utnyttelse av den politiske så vel som den administrative del av kommunen. Avlastning av politisk nivå slik at den folkevalgte styringen kan konsentreres om overordnede prosesser og mål. Avlastning av administrativt nivå slik at ressursene kan konsentreres om kvaliteten på tjenestene. Adekvat utnyttelse av fagkunnskap. l Praktiske hensyn; myndighet og ansvar bør korrespondere. Hensynet til brukerne krever raske prosesser. Det vil ikke foreligge en egen budsjettramme for dette prosjektet, og ressurser med tilhørende kompetanse fra Iinjeorganisasjonen må frigjøres ved behov. Ãrlige abonnementskostnader på kr ,- for KF Delegeringsreglement inkludert utgifter på kr 8000,- forbundet med oppstart (opplæring) belastes HR-kontoret. Styringsgruppen Det opprettes en sentral styringsgruppe for arbeidet med nytt delegasjonsreglement. Styringsgruppen har det overordnede ansvaret for gjennomgang av eksisterende reglement, og har det praktiske ansvaret for å forberede sak til Bystyret vedrørende nytt delegeringsreglement. Det nye delegeringsreglementet utarbeides i den webbaserte plattformen kommunen har gått til anskaffelse av fra KF-forlaget. 2

3 Efibedé Forslag til nytt delegeringsreglement tar utgangspunkt i Arbeidsgruppenes gjennomgang av eksisterende delegasjonsreglement. Styringsgruppen har ansvar for koordinering og kvalitetssikring av forslag til nytt delegeringsreglement. Styringsgruppen skal innhente nødvendig juridisk bistand fra kommuneadvokatkontoret i henholdt til kommunens rettsinstruks. Styringsgruppens arbeid skal resultere i saksfremlegg til Bystyret med forslag om nytt delegasjonsreglement pà ny digital plattform. Arbeidsgruppene l hver avdeling opprettes arbeidsgrupper med ansvar for gjennomgang av delegasjonsreglementet pà sitt ansvarsområde. Arbeidsgruppene rapporterer inn til styringsgruppen i henhold til nærmere fastsatte frister. Arbeidsgruppen skal gjennomgå relevante delegeringer pà sitt ansvarsområde for à kunne gi uttalelse/anbefaling til styringsgruppen. Arbeidsgruppen skal vurdere hvorvidt eksisterende delegeringer bør opprettholdes eller endres. Det mà vurderes om virksomheten i avdelingen er tilstrekkelig fundert i gjeldende delegasjonsreglement. Arbeidsgruppen skal vurdere om eksisterende reglement er uklart eller mangelfullt. Arbeidsgruppen mà også vurdere behov for nye delegasjonsvedtak, og melde fra til Styringsgruppen dersom det forekommer myndighetsutøvelse som ikke har tilstrekkelig hjemmel i delegasjonsreglementet Skisse for prosjektorganisering Ansvarsfordeling: 3

4 3 59?? VVVVVV V VVVV i: 'klingsa-vdelingen fliséfisav6élingéh" Prosjekteier HR sjef Per Gunnar Pedersen Styringsgruppe Rådmann, Rolf Kàre Jensen HR sjef, Per Gunnar Pedersen Kommuneadvokaten, Mona Negård Leder av politisk sekretariat, Berit Skaug Prosjektleder HR-kontoret/Kommuneadvokaten Arbeidsgrupper i avdefingene (koordinatorer) Harald Thinn, Oppvekst- og Kulturavdelingen Dag-Christer Røberg, Helse- og omsorgsavdelingen Tor Åseng, Teknisk avdeling Thor-Arne Tobiassen, Nærings- og utviklingsavdelingen Kornelija Rasic, Økonomi- og finansavdelingen, Rune Braseth, Sentraladministrasjonen 4

5 5WC? HR sjefer oppdragsgiver og benytter styringsgruppen for à representere eieren av prosjektet, og har det totale ansvar for prosjektets gjennomføring. Styringsgruppen skal: - Fastsette mål - Beslutte planer (milepæler og ressurser) - Foreta overordnede prioriteringer mht. innsats og resultater - Regelmessig følge opp prosjektet og tilpasse planer, milepæler og delresultater Prosjektleders ansvar er ledelsen av prosjektet, og stàr ansvarlig for à nå prosjektets hovedmål med tilhørende utarbeidelse av saksfremlegg til Bystyret i desember. Prosjektleder deltar i styringsgruppen og forbereder framlegging av alle saker til behandling. Prosjektleder sørger for at arbeidsgruppene kommer med sine bidrag innen fastsatte frister og melder tilbake dersom det er oppfølgingspunkter. Fagkoordinatorene sørger for at arbeidet med gjennomgang av dagens reglement iverksettes i sin avdeling innen fastsatte frister og at skriftlige bidrag til prosjektleder blir effektuert. MP. Nr. Start Slutt Milepælstekst feb 11.mars 23.mars 11.feb 11.mars 23.mars Kontrakt pà KF Delegeringsreglement for Bodø kommune signert. Opplæring i digitalt verktøy fra Kommuneforlaget Oppfølgingsmøte med deltakere fra de respektive avdelinger O7.mai 11.mai 12.mai 15. sept O7.mai 11.mai 14.sept 15.sept Utkast til prosjektmandat overlevert til HR-sjef som prosjekteier Prosjektrnandatet vedtatt i strategisk lederrnøte Oppretting av arbeidsgrupper med ansvar for gjennomgang av delegasjonsreglementet pà sitt ansvarsområde. Frist for à komme med skriftlige uttalelser/anbefalinger fra avdelingene til prosjektleder på endringer, opprettholdelse og tilføyelser til delegeringsreglementet sept 15.okt Gjennomgang av tilbakemeldingene fra avdelingene med tilhørende styringsgruppemøte O1.nov 17.nov 13.nov 17.nov Utkast til delegeringsreglement sendes ut for høring i hele organisasjonen Drøftingsmøte med hovedsammenslutningene - Hovedavtalen nov 10des 25.nov 11des Politisk skrivefrist til Bystyret. Saksfremlegg. Bystyrebehandling des 15jan Gjennomgang av bystyrevedtak og iverksetting av Web-basert plattform for Bodø kommune sitt delegeringsreglement jan 01.okt Ajourføring, vedlikehold og oppdatering i samsvar med lovendringer og bystyrevedtak Dato Per Gunnar Pedersen HR sjef Bodø kommune 5