Møteinnkalling. Organisasjonsutvalget. Dagsorden

Transkript

1 Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Dato: Tidspunkt: 10:00 Organisasjonsutvalget Møterom Skjærstad i Postgården Forfall med angivelse av forfallsgrunn bes meddelt politisk sekretariat, telefon , e-post: pol.sek@bodo.kommune.no så tidlig at varamedlem kan innkalles med rimelig varsel. Varamedlemmer møter kun etter særskilt innkalling. Dagsorden Godkjenning av innkalling, saksliste, protokoll fra Orienteringer Heltidsprosjektet HR-strategier Faste orienteringer: o Sykefravær/nærværsjobbing o Rekruttering o Omdømme som arbeidsgiver o Kompetanseutvikling 1

2 Saksliste Saksnr PS 16/12 PS 16/13 RS 16/4 Innhold Revisjon II av organisasjonsutvalgets mandat og reglement Referatsaker Organisasjonsendring Oppvekst- og kulturavdelingen Bodø, 7. september 2016 Ingrid Lien Leder Benedikte Kosmo Nordhaug Utvalgssekretær 2

3 HR-kontoret Saksframlegg Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv / / Saksnummer Utvalg Møtedato 16/12 Organisasjonsutvalget Revisjon av Organisasjonsutvalgets og Likestillings- og Diskrimineringsutvalgets mandat og reglement Rådmannens forslag til vedtak Reglement for Organisasjonsutvalg og Likestillings- og Diskrimineringsutvalg vedtas. Sammendrag Organisasjonsutvalgets reglement ble språklig revidert høsten Materielle endringer ble utsatt i påvente av Bystyrets politiske delegeringer våren Bystyret vedtok sine politiske delegeringer den 16. juni Organisasjonsutvalgets reglement foreslås nå endret slik at det korresponderer med Bystyrets delegering. Forslag til endringer innebærer også en utdyping av innholdet i eksisterende reglement. Saksopplysninger Den 31. august 2015, sak 15/7 vedtok Organisasjonsutvalget en revidert utgave av utvalgets mandat og reglement. Endringene besto i det alt vesentlige av språklige justeringer, med noen mindre endringer. Utvalget utsatte å ta stilling mandatets materielle innhold til etter at Bystyret hadde vedtatt delegeringsreglementet. Bystyret vedtok sine delegeringer den 16. juni 2016, sak 16/91. Bystyrets delegering til Organisasjonsutvalget utdyper og presiserer lovgivers mandat til kommunenes administrasjonsutvalg (kommuneloven 25). I tillegg til å være kommunens administrasjonsutvalg er Organisasjonsutvalget kommunens Likestillings- og Diskrimineringsutvalg, en rolle det kan være grunn til å få bedre frem. Vurderinger Organisasjonsutvalgets mandat er satt i kommunelovens 25: «1. Det skal i alle kommuner og fylkeskommuner opprettes ett eller flere partssammensatte utvalg administrasjonsutvalg for behandling av saker som gjelder forholdet mellom kommunen eller fylkeskommunen som arbeidsgiver og de ansatte. Utvalg etter første punktum kan erstattes med andre ordninger dersom dette får tilslutning fra minst tre fjerdedeler av de ansatte.» 3

4 I Bodø kommune heter Administrasjonsutvalget Organisasjonsutvalget. Utover kommunelovens bestemmelser om Organisasjonsutvalgets oppgaver kan Bystyret delegere til utvalget de oppgaver Bystyret bestemmer, med de begrensinger som ellers fremkommer av lov. I Bystyrets vedtak i sak 16/91 om delegeringsreglementet sier Bystyret følgende om Organisasjonsutvalgets mandat: Organisasjonsutvalget er kommunens administrasjonsutvalg (koml 25). Organisasjonsutvalgets mandat etter loven er å behandle saker som har med kommunen som arbeidsgiver og de ansatte å gjøre. Myndighetsområde utover dette fastsettes i eget reglement. Utover kommunelovens bestemmelse har bystyret besluttet at organisasjonsutvalget er kommunens likestillingsutvalg og fungerer som godtgjøringsutvalg. Utvalget skal se til at kommunens forpliktelser etter likestillingsloven og diskrimineringslovgivningen etterleves. Som likestillingsutvalg delegeres til organisasjonsutvalget følgende myndighet: Vedta planer innenfor området til nevnte lover. Pålegge rapporteringsplikt rundt iverksatte tiltak og arbeid som drives for å fremme likestilling og mangfold i kommunen. Ovennevnte mandat foreslås tatt inn i utvalgets reglement i sin helhet. I tillegg til dette foreslås reglementet utdypet ved at utvalget presiserer det konkrete innholdet i følgende formulering: «behandle saker som har med kommunen som arbeidsgiver og de ansatte å gjøre». De formuleringer som foreslås inntatt i reglementet er følgende: «vedta reglement for ansatte i kommunen, herunder arbeidsreglement, etiske retningslinjer o.l. vedta personalpolitiske prinsipper så som seniorpolitikk, livfasepolitikk, rekrutteringspolitikk, lønnspolitikk o.l.» Ovennevnte tekst bidrar til å klargjøre utvalgets oppgave- og myndighetsområde samtidig som reglementets ordlyd gir både utvalg og administrasjon en viss fleksibilitet i forhold til hvilke saker som kan behandles av utvalget. Ut over dette foreslår Rådmannen en obligatorisk orientering på følgende sentrale HR-områder i de faste og berammede møtene for Organisasjonsutvalget; sykefravær, rekruttering, kompetanseutvikling og omdømmerelaterte saker. I forslag til endringer er Organisasjonsutvalgets rolle som kommunens Likestillings- og Diskrimineringsutvalg fremhevet, i samsvar med Bystyrets delegeringsvedtak. I forslag til endringer er Organisasjonsutvalgets rolle som kommunens Arbeidsgiverutvalg fremhevet, i tråd med mandatet slik det fremkommer av pkt

5 I saksfremlegget til sak 15/7 ble det påpekt at denne saken kunne utløse drøftingsplikt etter Hovedavtalen. Det er rådmannens vurdering at forslag til endringer ikke har slik betydning for de ansatte at saken må drøftes. Rådmannen vil likevel informere hovedsammenslutningene om saken i møte Konklusjon og anbefaling Rådmannen anbefaler at forslag til mandat og reglement vedtas slik det er lagt frem. Rolf Kåre Jensen Rådmann Anna Margrethe Welle Ass. rådmann Saksbehandler: Marianne Bjørklund Vedlegg: Forslag til reglement <Vennligst ikke slett noe etter denne linjen> 5

6 Bodø Kommune Organisasjonsutvalget Likestillings- og Diskrimineringsutvalget Arbeidsgiverutvalget Reglement Vedtatt av Organisasjonsutvalget , sak 16/x (Ephorte 2015/5026) Dokumentansvarlig: Politisk sekretariat 6

7 INNHOLD 1 Formål og mandat Hjemmel Mandat Sammensetning Sammensetning Arbeidsgiverrepresentanter Ansatterepresentanter Observatører Valg av representanter Valg av arbeidsgiverrepresentanter Valg Funksjonstid Valg av ansatterepresentanter Valg Funksjonstid Utvalgets virksomhet Saksområde Hovedoppgave Høringsorgan Uttalerett/innstillingsrett Sekretariat Møteinnkalling Saksdokumenter Møteledelse Stemmegivning/Beslutningsdyktighet Behandling av arbeidsgiversaker Anke Likestillingsutvalg Godtgjøringsutvalg Årsrapport Lov- og avtalehjemler Kommuneloven Hovedavtalen Partssammensatte utvalg...6 Forslag til reglement for Organisasjonsutvalget av 8 7

8 1 Formål og mandat 1.1 Hjemmel Administrasjonsutvalget er et lovfestet organ med hjemmel i Kommunelov av 25. september 1992, 25 og 26 og avtalefestet i Hovedavtalens del B Mandat Administrasjonsutvalget skal i Bodø kommune hete Organisasjonsutvalg, og er kommunens hovedorgan i HR-relaterte saker. Administrasjonsutvalget Organisasjonsutvalget er et partssammensatt utvalg for behandling av saker som gjelder forholdet mellom kommunen som arbeidsgiver og de ansatte. 2 Sammensetning 2.1 Sammensetning Administrasjonsutvalget Organisasjonsutvalget består av 7 medlemmer, 5 velges av Bystyret blant formannskapets medlemmer og 2 velges av og blant de ansattes fagforeninger, jfr. Hovedavtalens del B Arbeidsgiverrepresentanter Arbeidsgiverrepresentantene (de 5 som utgår av Bystyret) skal ivareta arbeidsgivers interesser gjennom sitt arbeid i utvalget Ansatterepresentanter Ansatterepresentantene (de 2 som velges blant de ansatte) representerer samtlige ansatte i kommunen uavhengig av organisasjonstilhørighet, og skal ivareta interessene til disse gjennom sitt arbeid i utvalget. 2.2 Observatører Tillitsvalgte for lokale forhandlingssammenslutninger som ikke er fast representert i Administrasjonsutvalget Organisasjonsutvalget, kan stille med observatører med talerett. Det skal legges til rette for at også andre observatører kan overvære møtene i Organisasjonsutvalget, enten fra arbeidsgiver- eller arbeidstakersiden, da uten talerett. 3 Valg av representanter 3.1 Valg av arbeidsgiverrepresentanter Valg Valg av de politiske medlemmene - inkludert leder og nestleder foretas av Bystyret, og velges blant Formannskapets medlemmer. Valget gjennomføres som forholdsvalg såfremt noen krever det. Bystyret velger personlige varamedlemmer til alle medlemmene. Forslag til reglement for Organisasjonsutvalget av 8 8

9 Det bør ikke velges representanter som er ansatt i Bodø kommune Funksjonstid Arbeidsgiverrepresentantene velges for bystyreperioden. Dersom en representant fratrer vervet, velger Bystyret et nytt medlem for resten av perioden selv om det er valgt varamedlemmer. Fratrer lederen, velger bystyret ny leder for resten av perioden selv om det er valgt nestleder. 3.2 Valg av ansatterepresentanter Valg Ansatterepresentantene velges av og blant arbeidstakerorganisasjonene etter forholdstallsprinsippet. Som delingstall benyttes kvotienten 1,4 og deretter oddetall 3, oddetall 5 osv. Fagforeningene velger personlige vararepresentanter til ansatterepresentantene Funksjonstid Ansatterepresentanter velges for perioder på 2 år av gangen. Vararepresentantene overtar fast plass ved varig forfall av de faste representantene. 4 Utvalgets virksomhet 4.1 Saksområde Det partssammensatte utvalget foreslår og behandler overordnede retningslinjer for kommunens personalpolitikk, herunder tiltak for likestilling, livsfasepolitikk og inkluderende arbeidsliv. I halvårlige møter drøftes dessuten kvalitets-, fornyings- og utviklingstiltak, oppfølging og implementering av nasjonalt vedtatte reformer, resultater fra KS` kontakt med statlige myndigheter samt oppfølging av saker fra sentralt kontaktmøte Hovedoppgave Bystyret vedtok gjeldende politisk delegeringsreglement den 16. juni 2016, sak 16/91, og sier dette om Organisasjonsutvalgets myndighetsområde: Organisasjonsutvalget er kommunens administrasjonsutvalg (koml 25). Organisasjonsutvalgets mandat etter loven er å behandle saker som har med kommunen som arbeidsgiver og de ansatte å gjøre. Myndighetsområde utover dette fastsettes i eget reglement. Utover kommunelovens bestemmelse har bystyret besluttet at organisasjonsutvalget er kommunens likestillingsutvalg og fungerer som godtgjøringsutvalg. Utvalget skal se til at kommunens forpliktelser etter likestillingsloven og Forslag til reglement for Organisasjonsutvalget av 8 9

10 diskriminerings-lovgivningen etterleves. Som likestillingsutvalg delegeres til organisasjonsutvalget følgende myndighet: Vedta planer innenfor området til nevnte lover. Pålegge rapporteringsplikt rundt iverksatte tiltak og arbeid som drives for å fremme likestilling og mangfold i kommunen. «behandle saker som har med kommunen som arbeidsgiver og de ansatte å gjøre» betyr her at Organisasjonsutvalget skal treffe vedtak i de saker hvor utvalget er delegert vedtaksmyndighet, jfr kommunens delegeringsreglement. Organisasjonsutvalget skal arbeide for å fremme generelle og spesielle personalpolitiske mål i samsvar med de til enhver tid gjeldende Bystyrevedtak. Utvalget skal følge med i kommunens administrative og organisatoriske utvikling, ta initiativ til undersøkelser og utredningsarbeid, og forøvrig behandle saker som formannskap og/eller rådmannen bestiller via vanlig saksbehandlerprosedyre. Organisasjonsutvalget skal virke for samordning av tiltak som angår rekruttering, introduksjon, utdannelse og vernearbeid, jfr arbeidsmiljøloven. vedta reglement for ansatte i kommunen, herunder arbeidsreglement, etiske retningslinjer, tilsettingsreglement o.l. vedta personalpolitiske prinsipper så som seniorpolitikk, livfasepolitikk, rekrutteringspolitikk, lønnspolitikk o.l. Utvalget treffer ikke vedtak i saker som gjelder enkeltpersoner Høringsorgan Organisasjonsutvalget skal fortløpende orienteres og gis mulighet til uttalelse om pågående prosesser i organisasjonen innenfor Organisasjonsutvalgets saksområde Uttalerett/innstillingsrett Organisasjonsutvalget har innstillingsrett i tilsettingssaker hvor Bystyret er beslutningsmyndighet. Organisasjonsutvalget skal forelegges større organisasjonsendringer som berører flere avdelinger til uttalelse og/eller innstilling før saken forelegges Bystyret. Utvalget skal forelegges saker om organisatoriske endringer innenfor de enkelte avdelinger til orientering. Vedkommende kommunaldirektør har ansvar for framlegging Forslag til reglement for Organisasjonsutvalget av 8 10

11 av saken. Rådmannen har ansvar for framlegging av saker om organisatoriske endringer i sentraladministrasjonen. Rådmannen skal sørge for at de som har interesse i saken får uttale seg, og at dette framkommer i saksdokumentene. På hvert møte skal Rådmannen orientere utvalget om status på følgende HR-områder: Sykefravær Rekruttering Kompetansetiltak Saker som gjelder kommunens omdømme Utvalget kan kreve at administrasjonen orienterer utvalget om pågående prosesser. Rådmannen avgjør hvem som skal uttale seg. 4.2 Sekretariat Politisk sekretariat er sekretariat for Organisasjonsutvalget. HR-sjefen har ansvar for saksforberedelsene til utvalget. 4.3 Møteinnkalling Organisasjonsutvalget har møter så ofte som utvalgets leder bestemmer, men ikke sjeldnere enn to ganger per halvår. Rådmannen kan be om at leder innkaller til møte. Utvalgets sekretær forestår innkalling til møte når leder ber om det, etter vedtatt møteplan eller når et flertall av utvalgets medlemmer forlanger det. Det innkalles normalt med to en ukes varsel. I spesielle tilfeller kan det innkalles på kortere varsel dersom leder, rådmann eller et flertall av medlemmene finner det nødvendig. Varamedlemmer innkalles ved forfall. 4.4 Saksdokumenter Utvalgets sekretær sørger for at saksdokumenter utsendes til medlemmer og varamedlemmer senest 5 virkedager før møte finner sted. 4.5 Møteledelse Utvalgets leder forestår møteledelse. Nestleder leder møtene ved leders forfall. 4.6 Stemmegivning/Beslutningsdyktighet Organisasjonsutvalget er beslutningsdyktig når mer enn halvparten av utvalgets medlemmer er tilstede og deltar i avstemmingen. Beslutning fattes ved alminnelig flertall. Ved stemmelikhet er leders stemme avgjørende. 4.7 Behandling av arbeidsgiversaker Ansatterepresentantene fratrer Administrasjonsutvalget Organisasjonsutvalget ved behandling av arbeidsgiverrelaterte saker. Utvalget benevnes Arbeidsgiverutvalget. Slike møter lukkes også for observatører. Forslag til reglement for Organisasjonsutvalget av 8 11

12 4.8 Anke Rådmann og ordfører kan anke Organisasjonsutvalgets avgjørelser til Bystyret. Krav om anke må framlegges før møtet er slutt, og protokollføres. HR-sjefen kan be om at utvalget tar pause i møtet for å orientere Rådmannen om vedtak for vurdering av anke, dersom Rådmannen selv ikke er tilstede på møtet. 5 Likestillingsutvalg Organisasjonsutvalget er kommunens likestillingsutvalg. 6 Godtgjøringsutvalg De politiske medlemmene i Organisasjonsutvalget er kommunens godtgjøringsutvalg. 7 Årsrapport Organisasjonsutvalget fører kontroll med at vedtak innenfor dets arbeidsområde blir gjennomført, og at det blir utarbeidet årsrapport. Bystyret kan gi retningslinjer for rapporten. 8 Lov- og avtalehjemler 8.1 Kommuneloven Partssammensatte utvalg - administrasjonsutvalg. 1. Det skal i alle kommuner og fylkeskommuner opprettes ett eller flere partssammensatte utvalg - administrasjonsutvalg - for behandling av saker som gjelder forholdet mellom kommunen eller fylkeskommunen som arbeidsgiver og de ansatte. Utvalg etter første punktum kan erstattes med andre ordninger dersom dette får tilslutning fra minst tre fjerdedeler av de ansatte. 2. Administrasjonsutvalget sammensettes av representanter for kommunen eller fylkeskommunen og de ansatte. De ansattes representanter velges av og blant de ansatte for to år av gangen. Flertallet i utvalget skal bestå av representanter for kommunen eller fylkeskommunen. Kommunestyret og fylkestinget velger selv kommunens eller fylkeskommunens representanter og utvalgets leder og nestleder blant disse. 3. For de ansattes representanter gjelder de vanlige valgbarhetsregler, bortsett fra bostedskravet. 4. For øvrig gjelder de samme bestemmelser som for andre faste utvalg. 8.2 Hovedavtalen 4 4 Partssammensatte utvalg Det skal i alle kommuner og fylkeskommuner opprettes et eller flere partssammensatte utvalg for behandling av saker som gjelder forholdet mellom kommunen eller fylkeskommunen som arbeidsgiver og de ansatte med mindre partene avtaler at slike saker skal behandles på en annen måte. Det vises til kommunelovens 25. Forslag til reglement for Organisasjonsutvalget av 8 12

13 Det partsammensatte utvalget foreslår og behandler overordnede retningslinjer for kommunens personalpolitikk, herunder tiltak herunder tiltak for likestilling og inkluderende arbeidsliv. I halvårlige møter drøftes dessuten kvalitets-, fornyings- og utviklingstiltak, oppfølging og implementering av nasjonalt vedtatte reformer, resultater fra KS sine kontakter med statlige myndigheter samt oppfølging av saker fra sentralt kontaktmøte De tilsatte skal være representert i dette/disse utvalg med minst to representanter utpekt av arbeidstakerorganisasjonene/forhandlingssammenslutningene etter forholdstallsprinsippet. Som delingstall benyttes kvotienten 1,4 og deretter oddetall 3, oddetall 5 osv. Nærmere retningslinjer for utvalget(ene) fastsettes gjennom reglement lokalt. Forhandlingssammenslutninger lokalt som ikke er representert i utvalget bør delta med en observatør med møte- og talerett. Forslag til reglement for Organisasjonsutvalget av 8 13

14 PS 16/13 Referatsaker 14

15 Fellesadministrasjonen, avdeling for oppvekst og kultur Saksframlegg / referatsak Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv / /4814 Saksnummer Utvalg Møtedato 16/4 Organisasjonsutvalget Organisatoriske endringer i Oppvekst- og kulturavdelingen Rådmannens forslag til vedtak Redegjørelse om organisatoriske endringer i Oppvekst- og kulturavdelingen tas til orientering. Sammendrag Pedagogene i Åpen Barnehage var opprinnelig organisert under Barnehagekontoret. De utgjør to årsverk fordelt på fire 50 % stillinger. 1. januar 2016 ble stillingene overført til Barne- og familieenheten. Tre årsverk som jobber med IP (Individuell plan) har vært organisert i Helsesøster- og jordmortjenesten. Siden dette er et viktig systemarbeid på tvers av tjenesteområdene, er dette løftet ut og direkte underlagt leder for Barne- og familieenheten, med virkning fra 1. august Saksopplysninger I samarbeid med Barnehagekontoret, etter ønske fra arbeidstakerne og i forståelse med deres organisasjon, er pedagogene i Åpen Barnehage overført til Barne- og familieenheten. Overføringen fikk virkning fra 1. januar Dette gjelder to årsverk fordelt på fire stillinger à 50 %. De fire medarbeiderne er Laura Hammer, Lisbeth Sletten, Nina Bakkejord Lundteppen og Hildur Bergundhaugen. Leder for Barne- og familieenheten har personalansvar for pedagogene, mens koordinator for familiesentrene ivaretar det faglige ansvaret. Videre er det gjort en endring når det gjelder organisatorisk tilhørighet for medarbeiderne som arbeider med IP (Individuell plan). Dette er et viktig systemarbeid på tvers av tjenesteområdene, og hører derfor ikke naturlig inn under Helsesøster- og jordmortjenesten. Derfor er de tre årsverkene dette gjelder flyttet over til Barne- og familieenheten og lagt direkte under leder for denne. Virkningstidspunkt er 1. august De tre medarbeiderne dette gjelder er Greta Jensen, Tone Kjerkreit og Lise Grepperud. Denne endringen oppfattes som klart mest hensiktsmessig og er gjort i tråd med medarbeidernes ønsker og i forståelse med deres organisasjon. 15

16 Vurderinger Bakgrunnen for de organisatoriske endringene er et behov for en mer hensiktsmessig organisering etter etableringen av Barne- og familieenheten. Endringene har ingen økonomiske eller personellmessige konsekvenser. Konklusjon Saken anbefales tatt til orientering. Saksbehandler: Harald Thinn Rolf Kåre Jensen rådmann Arne Øvsthus kommunaldirektør Trykte vedlegg: Ingen vedlegg 16