Prosjektmandat - reduksjon av uønsket deltid

Transkript

1 Personal- og organisasjonskontoret Saksframlegg Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv / 2010/ Saksnummer Utvalg Møtedato 14/113 Formannskapet /8 Organisasjonsutvalget /90 Bystyret Prosjektmandat - reduksjon av uønsket deltid Forslag til innstilling 1. Det opprettes et forprosjekt i tråd med sakens opplysninger og vedlagte prosjektmandat 2. Prosjektet skal utvikle, dokumentere, og anbefale et komplett system for bemanningsplanlegging for pleie og omsorgsenhetene, herunder optimaliserte turnusløsninger og etablering av bemanningskontor. Formannskapets behandling i møte den : Forslag Svein Olsen, Rødt fremmet følgende forslag til alternativt punkt 2: Prosjektet skal utvikle, dokumentere og anbefale konkrete tiltak, gjennomføringsplan og finansiering. Målsettinga er å avskaffe uønska deltid. Votering Innstillingen punkt 1 enstemmig tiltrådt. Innstillingens punkt 2 tiltrådt mot 3stemme avgitt for Rødts forslag (1R og 2AP). Formannskapets innstilling 3. Det opprettes et forprosjekt i tråd med sakens opplysninger og vedlagte prosjektmandat. 4. Prosjektet skal utvikle, dokumentere, og anbefale et komplett system for bemanningsplanlegging for pleie og omsorgsenhetene, herunder optimaliserte turnusløsninger og etablering av bemanningskontor. Side421

2 Sammendrag Bystyret har som målsetning at uønsket deltid ikke skal forekomme i vår kommune. Bystyret har gjennom verbalforslag i budsjettbehandlingen i 2013 bedt rådmannen utrede nye alternative driftsmodeller som i større grad åpner for hele stillinger. Bystyret ønsker et prosjektmandat for et forprosjekt som skal se nærmere på mulighetsrommet, både lokalt og nasjonalt. Det er mange årsaker til at flere skal jobbe heltid: Arbeidskraftbehov, økt behov for arbeidskraft i framtiden Rettigheter, oppsparing av pensjonsrettigheter, kompetanseutvikling Likestilling, redusere kjønnsforskjellene i arbeidslivet Drift, administrativ ressursbruk og myndiggjorte medarbeidere Kvalitet, faglig kompetanse, forutsigbarhet, stabilitet, kjennskap til brukeren Kun 387 av 1639 ansatte innenfor hjemmetjenester og institusjoner går i 100 % stilling pr Det er derfor behov for å se nærmere på de sentrale spørsmålene rundt deltidsproblematikken på nytt. Dette arbeidet bør organiseres som et prosjekt. Av hensyn til effektiv fremdrift synes det hensiktsmessig å dele prosjektet inn i et mindre forprosjekt og et større gjennomføringsprosjekt. Mulighetsrommet for endring må utforskes i forprosjektet og presenteres for bystyret. Deretter etableres et gjennomføringsprosjekt for implementering av de valgte virkemiddel. Side422

3 Saksopplysninger Det har vært et langvarig ønske om å redusere andelen av ansatte som har en uønsket deltidsstilling/ stillingsbrøk. Det har tidligere vært gjennomført prosjekter rundt samme problematikk, både nasjonalt og innenfor Bodø kommune. Bodø kommune har hatt stort fokus på deltidsproblematikken i de siste år, bl.a. gjennom «prosjekt uønsket deltid» Dette prosjektets overordnede mål var å avskaffe uønsket deltid i Bodø kommune innen Flere tiltak har vært utprøvd i kommunen, noen er fortsatt i drift og noen er avsluttet. Vikartjeneste 16 faste stillinger gikk inn som vikarer i alle enheter ved korttids fravær (nå avsluttet) Vikarpool et kontor ved lønnseksjonen sto for innleie av vikarer for Sentrum sykehjem - (nå avsluttet) Langvakter knyttet til helg forsøkt i Kongensgt. bokollektiv (nå avsluttet) Følgende tiltak er i drift/ i oppstart: Lange vakter boliger Vollsletta. Langturnus med vakter opp i 11 timer har gitt ansatte en bedre turnus og lengre friperioder, mens brukere har fått en mer helhetlig tjeneste har også bolig med langvakter kun i helg. Ønsketurnus Hovdejordet sykehjem/ Hj.tj. Øvre Nedre Rønvik. Ønsketurnus gir mulighet for faste og vikarer til å sette sin egen turnus i en 6 ukersperiode også for å dekke opp fravær har gitt større fleksibilitet og økte stillinger. Økt grunnbemanning Sentrum Sykehjem finansiert av ekstravaktbudsjett (startet opp 3.2.). Likevel er situasjonen i dag slik at de aller fleste ansatte i Bodø kommune innenfor hjemmetjenester og institusjoner går i deltidsstillinger. Kun 387 av 1639 ansatte går i 100 % stilling pr Stillingsstørrelse Institusjon Hjemmetjeneste Mindre enn 30% ,88 % ,65 % % Over 80 under 100 % % Sum antall ansatte Hjemmetjenesten (inkl. oppfølgingstjeneste, bokollektiv, omsorgsboliger, dagsenter, avlastning, legevakt, krisesenter) Sykehjem (inkl. rehabiliteringsavdelingen) Side423

4 Det er derfor behov for å se nærmere på de sentrale spørsmålene rundt deltidsproblematikken: Hva er uønsket deltid? Hvordan burde «det store bildet» se ut? Hvilke heltidsløsninger kan kommunen tilby? Hvem styrer «retten» til stillingsstørrelse? Hvorfor går «kabalen opp» innenfor industrien? Er dette i det store og hele et samfunnsspørsmål? Tiltak kan koste hva kan spares inn av slike investeringer på sikt? Hvilke kompensasjonsløsninger for de ansatte kan eventuelt være aktuelle? Hvilke løsninger legger best til rette for gode tjenester for brukerne? Prosjektet skal støtte HO-avdelingens overordnede målsettinger: Helse- og omsorgsavdelingen skal levere tjenester av god kvalitet innenfor gjeldende lovverk og økonomiske rammebetingelser. Tjenestene har som overordnet mål å forebygge, behandle og legge til rette for mestring av sykdom, skade, lidelse og nedsatt funksjonsevne. Tjenestene skal bidra til økonomisk og sosial trygghet, at den enkelte får mulighet til å bo selvstendig og bistå i overgang til arbeid og aktiv deltakelse i samfunnet. Prosjektet «Framtida vårres» (PFV v.2) har behandlet problematikken som en del av den økonomiske innsparingspakken i HO-avdelingen, og er verdt å se i sammenheng med dette prosjektmandatet. Her har bystyret i møte den 7. mai fattet følgende vedtak rundt relevante prioriterte tiltak: 3. Det iverksettes en prosess for standardisering av vakttyper, reglement for innleie av vikarer samt en behovsanalyse for rekrutteringsstillinger i HO-avdelingen. 4. Det iverksettes en utredning for opprettelse av et sentralt bemanningskontor i HOavdelingen. Det er behov for et prosjekt som samler alle tråder, diskusjoner og forståelse av deltidsproblematikken før kommunen iverksetter ytterligere tiltak. Det er skissert følgende kostnader rundt prosjektet: og kostnader og kostnader og kostnader 2016 og kostnader 2017 Nyansettelse Ansettelsesprosessen, egne ressurser, ca. 20 timer ,- Anskaffelse Anskaffelsesprosessen, egne ressurser, ca. 50 timer Ca. 200 timer + utgifter = ,- Side424

5 Vurderinger Drøye tre av fire ansatte innenfor hjemmetjenester og institusjoner i Bodø kommune jobber deltid til tross for vedvarende oppmerksomhet rundt problematikken både på nasjonalt og lokalt nivå. Det er derfor behov for å se nærmere på de sentrale spørsmålene rundt deltidsproblematikken i et forprosjekt. Spørsmålene krever minst ett års utforskning for å kunne finne svar som adresserer kjerneproblematikken. Når resultatet av forprosjektet foreligger bør det igangsettes et grundig arbeid med implementering av løsninger dersom økonomiske og personalpolitiske hensyn skulle tilsi det. Anslagsvis vil dette omfatte to års gjennomføringsarbeid. Konklusjon og anbefaling Av hensyn til effektiv fremdrift synes det hensiktsmessig å dele prosjektet inn i et mindre forprosjekt og et større gjennomføringsprosjekt. Forprosjektet må beskrive hva som allerede er utprøvd, hva som er igangsatt og hva som allerede er i drift. Mulighetsrommet for endring må utforskes i forprosjektet og presenteres for bystyret. Det må så foretas valg av foretrukne virkemiddel og ressursinnsats for å redusere deltidsproblematikken. Rådmannen anbefaler at det etableres et forprosjekt for å utvikle, dokumentere og anbefale et komplett system for bemanningsplanlegging for pleie og omsorgsenhetene. I tråd med bystyrevedtaket i sak om «Framtida vårres» (PFV v.2) konsentreres dette arbeidet rundt optimaliserte turnusløsninger og etablering av bemanningskontor. Prosjektperioden anbefales til ett år for forprosjektet (ytterligere to år for gjennomføringsprosjektet). Prosjektet beskrives i vedlagte prosjektmandat. Saksbehandler: Eirik Lie Rolf Kåre Jensen Rådmann Per Gunnar Pedersen HR-sjef Trykte vedlegg: Prosjektmandat forprosjekt Utrykte vedlegg: Ingen Side425

6 Mandat for prosjekt "reduksjon av uønsket deltid " 1. Bakgrunn og hensikt med prosjektet Det har vært et langvarig ønske om å redusere andelen av ansatte som har en uønsket deltidsstilling/stillingsbrøk. Det har tidligere vært gjennomført prosjekter rundt samme problematikk, både nasjonalt og innenfor Bodø kommune. Enkelte tiltak er iverksatt og noen resultater er oppnådd. Likevel er situasjonen i dag slik at de aller fleste ansatte i Bodø kommune innenfor hjemmetjenester og institusjoner går i deltidsstillinger. Kun 387 av 1639 ansatte går i 100 % stilling pr Forskning på feltet heltid/deltid innenfor pleie- og omsorgssektoren viser at et høyt omfang av små stillinger fører til svekket tjenestekvalitet og en ineffektiv tjeneste, samt uverdige arbeidsforhold for mange arbeidstakere (FAFO 2013). Ønsket deltid i et arbeidstakerperspektiv kan oppfattes som uønsket deltid fra et brukerperspektiv. Det er mange årsaker til at flere skal jobbe heltid: Arbeidskraftbehov, økt behov for arbeidskraft i framtiden Rettigheter, oppsparing av pensjonsrettigheter, kompetanseutvikling Likestilling, redusere kjønnsforskjellene i arbeidslivet Drift, administrativ ressursbruk og myndiggjorte medarbeidere Kvalitet, faglig kompetanse, forutsigbarhet, stabilitet, kjennskap til brukeren Prosjektet «Framtida vårres» (PFV v.2) har behandlet problematikken som en del av den økonomiske innsparingspakken i HO-avdelingen. Her har bystyret i møte den 7. mai fattet følgende vedtak av relevante prioriterte tiltak: Det iverksettes en prosess for standardisering av vakttyper, reglement for innleie av vikarer samt en behovsanalyse for rekrutteringsstillinger i HO-avdelingen. Det iverksettes en utredning for opprettelse av et sentralt bemanningskontor i HOavdelingen. Av hensyn til effektiv fremdrift synes det hensiktsmessig å dele prosjektet inn i et mindre forprosjekt og et større gjennomføringsprosjekt. Forprosjektet må beskrive hva som allerede er utprøvd, hva som er igangsatt og hva som allerede er i drift. Mulighetsrommet for endring må utforskes i forprosjektet, forankres hos ledelsen og presenteres for bystyret. Det må så foretas valg av foretrukne virkemiddel og ressursinnsats for å redusere deltidsproblematikken. Deretter etableres et gjennomføringsprosjekt for implementering av de valgte virkemiddel. Side426

7 2. Prosjekteier Rådmann 3. Prosjektansvarlig Kommunaldirektør HO 4. Prosjektets overordnede målsetting Hovedmål: Utvikle, dokumentere, anbefale og iverksette et komplett system for bemanningsplanlegging for pleie og omsorgsenhetene, herunder optimal (1) turnusløsning, (2) planprosess og (3) organisatorisk tilpasning gjennom etablering av et bemanningskontor. For øvrig skal prosjektet støtte HO-avdelingens målsettinger: Helse- og omsorgsavdelingen skal levere tjenester av god kvalitet innenfor gjeldende lovverk og økonomiske rammebetingelser. Tjenestene har som overordnet mål å forebygge, behandle og legge til rette for mestring av sykdom, skade, lidelse og nedsatt funksjonsevne. Tjenestene skal bidra til økonomisk og sosial trygghet, at den enkelte får mulighet til å bo selvstendig og bistå i overgang til arbeid og aktiv deltakelse i samfunnet. Overordnede resultatmål: Skape forståelse og aksept blant berørte medarbeidere for at noe må gjøres Utarbeide og dokumentere en samlet handlingsplan for varige tiltak Utarbeide og dokumentere en plan for gjennomføring Utarbeide og klargjøre sak med prosjektrapport for bystyret Utarbeide og klargjøre sak for gjennomføring for bystyret Overholde prosjektets økonomiske og tidsmessige betingelser Utarbeide et prosjektbudsjett som også inneholder ekstern finansiering Effektmål: Økt grad av indre motivasjon blant berørte medarbeidere Forbedret arbeidsmiljø. Øke gjennomsnittlig stillingsbrøk med 30 %. Sikre ressursstyring som reduserer sykefraværet med 10 %. Redusere dagens vikarbehov med minimum 70 %. Økt attraktivitet i arbeidsmarkedet Øke avdelingssykepleiernes tilstedeværelse (fag/personal) på avdelingen med 50 %. Etablere bemanningskontor med arbeidsgiverfunksjon og sentralt bemanningsansvar Etablere to-veis digital kommunikasjon med ansatte ift ressursstyring. Side427

8 5. Oppgavebeskrivelse og avgrensning Forprosjektet skal utforske mulighetsrommet for endringer. Dette innebærer aktiviteter på følgende områder (listen er ikke uttømmende): Definere «uønsket deltid» Definere unntak fra hovedregel om 100 % stilling Kartlegging av uønsket deltid og optimal sammensetning av stillinger (herunder rekrutteringsstillinger) Beskrive kompetansekrav og strategier for å dekke ev. gap Beskrive historisk oversikt/ evalueringer Statusbeskrivelse/ dagens situasjon Beskrivelse av mulighetsrommet Utforske litteratur og ev. beste praksis Besøk hos andre virksomheter for å lære Avklare arbeidsrettslige rammer Økonomiske kalkulasjoner og avklaringer, hva tiltak vil koste og hva som kan spares inn Avklare hvilke løsninger som legger best til rette for gode tjenester for brukerne Avklare policy mht. hva som skal være frivillig og hva som kan pålegges Avklare hvilke kompensasjonsløsninger som kan være aktuelle Anbefale prioriterte gjennomføringsprosjekt Foreslå målsettinger, rammer og organisering for gjennomføringsprosjekt Økonomistyring Innkjøp av tjenester iht FOA/LOA samt innkjøpspolicy 6. Budsjettrammer/ estimater Kommunen må enten bruke kommunalt ansatt prosjektleder, ansette ny prosjektleder eller kjøpe prosjektledelse hos et anerkjent konsulentselskap. Et eventuelt kjøp må følge lov om offentlige anskaffelser og gjennomgå vanlige anbudsrutiner. Ansettelse av egen prosjektleder anbefales av hensyn til både økonomi og kommunens kompetansebehov. Under følger et grovt overslag over forventede prosjektkostnader ved de ulike alternativene: og kostnader og kostnader og kostnader 2016 og kostnader 2017 Nyansettelse Ansettelsesprosessen, egne ressurser, ca. 20 timer ,- Anskaffelse Anskaffelsesprosessen, egne ressurser, ca. 50 timer Ca. 200 timer + utgifter = ,- Side428

9 7. Overordnede faser og milepæler FRA TIL Beslutning om igangsettelse/ prosjektoppstart Forprosjekt Bystyrebehandling av forprosjekt og opprettelse av gjennomføringsprosjekt Juni Gjennomføringsprosjekt, implementering Prosjektavslutning Dette må betraktes som en foreløpig plan. Prosjektet utarbeider detaljerte prosjekt- og milepælsplaner. Følgende milepæler settes for forprosjektet: MP nr. Start Slutt Forprosjekt 1 19.jun Prosjektmandat overlevert fra prosjekteier og akseptert av prosjektleder Prosjektgruppen etableres, roller og forventninger ferdig avklart Fremdriftsplan utarbeidet med ansvarskart og ressursdisponering Kravspesifikasjon for anbefalt turnussystem med regler og løsning for bemanningskontor ferdig dokumentert og beslutningsgrunnlag klargjort for behandling Drøftingsmøter av beslutningsgrunnlag (politisk sak) 6 Mai Juni Beslutning av løsning (Bystyret) 8. Prosjektorganisering og ansvarsfordeling Prinsippskisse, prosjektorganisering: Rådmann Styringsgruppe Prosjektleder Prosjektgruppe Side429

10 Ansvarsfordeling: Prosjekteier Rådmann Prosjektansvarlig Styringsgruppe Prosjektleder Prosjektgruppe Kommunaldirektør HO-avdelingen Kommunaldirektør HO-avdelingen Økonomi/finansdirektør HR-sjef En representant fra hovedsammenslutningene (Prosjektleder) Må ansettes/ engasjeres Representanter fra HO-ledelse Representanter fra HO-virksomheter Representanter fra HR-kontoret Representanter fra økonomikontoret/ RAMS Representanter fra tre hovedsammenslutninger Referansegruppe Avdelingsledere i HO (kap 5) HO ledergruppe Styringsgruppen er oppdragsgiver og representerer eieren av prosjektet, og har det totale ansvar forprosjektets gjennomføring. Styringsgruppen skal: Fastsette mål Beslutte planer (milepæler og ressurser) Foreta overordnede prioriteringer mht. innsats og resultater Regelmessig følge opp prosjektet og tilpasse planer, milepæler og delresultater Prosjektleders ansvar er den daglige og direkte ledelsen av prosjektet, og står ansvarlig for å nå prosjektets resultatmål. Prosjektleder deltar i styringsgruppen og forbereder saker til politisk behandling. Prosjektleder må kunne bestille interne eller eksterne bidrag for å kunne løse oppgaver tilknyttet prosjektgjennomføringen, og har koordineringsansvar for de ulike delprosjektene. Delprosjektene skal forestå detaljplanlegging og gjennomføring av aktiviteter. Side430

11 9. Prosjektoppdraget innebærer følgende aktiviteter Reiseaktivitet til relevante virksomheter og kommuner Møteaktivitet Workshops medarbeidere Dokumentasjonsarbeid Personalarbeid Forhandlinger Beslutningsaktivitet Informasjon og kommunikasjonsarbeid Kontortilpasninger Ombygging av kontorlokaler Opplæring Simulering og analysearbeid Utarbeidelse av prosedyrer Kjøp av konsulentoppdrag Innkjøp av programvare Tilpasning av programvare Utarbeidelse av rapporter og statistikk Rapportering Annet 10. Administrative rutiner Prosjektet har interne oppfølgingsmøter minimum hver måned. Styringsgruppen orienteres fortløpende, månedlig rapportering fra prosjektleder. Styringsgruppen rapporterer jevnlig til rådmannen om fremdrift i prosjektet. Milepælsplan godkjennes av rådmannen. Prosjektet dokumenterer arbeidet gjennom referat fra møter og gjennom andre dokumenter som utarbeides. Det opprettes saker i ephorte for elektronisk lagring av dokumenter. Arkivet skal minimum omfatte: Prosjektmandat i oppdaterte versjoner Prosjektadministrative dokumenter Referater fra møter Månedlige statusrapporter til styringsgruppen Sluttrapport 11. Kritiske suksessfaktorer Forankring i HO-avdelingen Tilstrekkelige ressursrammer 100 % stilling som prosjektleder Enighet og samarbeid med arbeidstakerorganisasjonene Side431