Møteprotokoll. Til stede: Følgende fra administrasjonen møtte: Orientering:

Transkript

1 Møteprotokoll Utvalg: Organisasjonsutvalget Møtested: Formannskapssalen, Rådhuset Dato: Tidspunkt: 10:00 13:50 Til stede: Navn Funksjon Medl. Varamedl. for Ingrid Lien Leder SP Hans Petter Horsgaard Nestleder H Astrid Olsen Varamedlem SV Svein Olsen Morten Melå Medlem AP Ida Gudding Johnsen Medlem V Anita Karlsen Medlem Unio Stig Andreassen Varamedlem LOK Ann-Merethe Larsos Kristensen Følgende fra administrasjonen møtte: Navn Anna Welle Stephan Skjelvan Gunnar Sveen Benedikte Kosmo Nordhaug Stilling Assisterende rådmann HR-sjef Analysesjef Utvalgssekretær Innkalling, saksliste og møteprotokoll fra ble godkjent. Orientering: Planstrategi AA, 30 minutters verksted. Gjennomgang av Styrhuset, ved Gunnar Sveen. Faste orienteringer, ved HR-sjef Stephan Skjelvan.

2 Saksliste Saksnr PS 16/7 PS 16/8 PS 16/9 PS 16/10 PS 16/11 RS 16/3 Innhold Heltidskultur i Bodø kommune Endringer i arbeidsreglementet - ytringsfrihet og varsling Demokratiprosjektet - mandat, nedsettelse av arbeidsgruppe og styringsgruppe Revidert politisk delegeringsreglement Referatsaker Revidert administrativt delegeringsreglement Bodø, 9. september 2016 Ingrid Lien Leder Benedikte Kosmo Nordhaug Utvalgssekretær

3 PS 16/7 Heltidskultur i Bodø kommune Forslag enstemmig vedtatt. 1. Heltidskultur omfatter hele Bodø kommune, men i en implementeringsfase vil en ha fokus på forbedringer innen helse og omsorgssektoren. 2. Heltidskultur er en organisatorisk tilstand, men i en implementeringsfase organiseres dette som et prosjekt. Prosjektorganiseringen omfatter en prosjektgruppe (jfr opprettet arbeidsgruppe) med de samme prosjektdeltagere og prosjektleder som er etablert. Prosjektgruppen styrkes med hovedvernombud. 3. Det opprettes en styringsgruppe med følgende medlemmer: a. Kommunalsjef Ingunn Mosti (leder av styringsgruppen) b. HR-sjef Stephan Skjelvan c. Områdeleder institusjon Kirsten Willumsen d. Områdeleder hjemmetj. Liv-Bente Sælø e. Virksomhetsleder miljøtj. Randi Huus f. Representant fra OK g. Representanter fra hovedsammenslutningene 4. Nå-situasjonen må kartlegges for å avdekke forbedringsmuligheter innenfor dagens rammebetingelser. Dette gjennomføres med ekstern bistand. Målsettingen er at en slik kartlegging er fullført til oktober Innkjøpsrutinene for dette følges og tilbyder vurderes snarlig. 5. Det utvikles og opprettes måleindikatorer i styringssystemet til Bodø kommune Styrhuset. Effektindikatorene danner grunnlaget for løpende oppfølging av heltidskultur i Bodø kommune. 6. Prosjektgruppen legger frem en tidsplan for det videre prosjektforløpet etter at nåsituasjonen er kartlagt. 7. Det antas at prosjektet i 2016 trenger en kostnadsramme på kroner Finansiering er ikke avklart og vil bli vurdert i 1. tertialrapport For 2017 og 2018 må det være avsatt budsjettmidler. Dette må innarbeides i økonomiplanen Det vil også bli søkt om eksterne midler til prosjektet. 9. Det etterstrebes å ansette i faste hele stillinger i Bodø kommune 10. Gjennomføre tiltak for å styrke arbeidsgiver kompetansen innen arbeidstidsplanlegging i Bodø kommune.

4 PS 16/8 Endringer i arbeidsreglementet - ytringsfrihet og varsling Forslag Forslag fra Stig Andreassen (LOK): Avsnitt tre under punkt 6. Ansattes ytringsfrihet, strykes: «Det er bare ytringer som påviselig skader eller påviselig kan skade Bodø kommune sine interesser på en unødvendig måte som kan anses som illojale.» Forslag fra Ida G. Johnsen (V): Avsnitt tre under punkt 6. Ansattes ytringsfrihet, a. Varsling iht. arbeidsmiljøloven 2-4 og 2-5, endres til: «Ansatte plikter ikke å varsle internt i ethvert tilfelle. Ekstern varsling kan benyttes når dette må anses som mer hensiktsmessig, for eksempel ved kriminelle forhold, når det er grunn til å frykte gjengjeldelser, eller av hensynet til allmenn interesse.» Forslag fra LOK enstemmig vedtatt. Forslag fra venstre enstemmig vedtatt. Innstillingen med de to endringsforslagene enstemmig vedtatt. Rådmannens forslag til endringer i arbeidsreglementet hva angår ytringsfrihet, lojalitetsplikt og varsling vedtas. Rådmannen gis fullmakt til å korrigere etiske retningslinjer og skriftlig kommunikasjonsstrategi slik at disse blir språklig forenlig med vedtatt arbeidsreglement. Bystyret orienteres om dette vedtaket. Følgende endringer innarbeides i reglementet: Avsnitt tre under punkt 6. Ansattes ytringsfrihet, strykes: «Det er bare ytringer som påviselig skader eller påviselig kan skade Bodø kommune sine interesser på en unødvendig måte som kan anses som illojale.» Avsnitt tre under punkt 6. Ansattes ytringsfrihet, a. Varsling iht. arbeidsmiljøloven 2-4 og 2-5, endres til: «Ansatte plikter ikke å varsle internt i ethvert tilfelle. Ekstern varsling kan benyttes når dette må anses som mer hensiktsmessig, for eksempel ved kriminelle forhold, når det er grunn til å frykte gjengjeldelser, eller av hensynet til allmenn interesse.»

5 PS 16/9 Demokratiprosjektet - mandat, nedsettelse av arbeidsgruppe og styringsgruppe Forslag Felles tilleggsforslag fra organisasjonsutvalget: Punkt 2. To fra administrasjon tiltrer styringsgruppa. Punkt 3. Punkt 4. Mandat: Demokratiprosjektet skal kartlegge og fortløpende foreslå tiltak og endringer som kan styrke demokratiet og medvirkning. To faser for demokratiprosjektets arbeid: Fase 1. Kartlegge demokratiutfordringene i Bodø kommune og vurdere hvilke områder som bør gis særskilt oppmerksomhet i det videre arbeidet. Forslag til tidsplan fremmes styringsgruppa innen 1. oktober. Fase 2. Arbeidsgruppens mandat kan presiseres etter fase 1. Fase 2 følger opp de områdene som bør gis særskilt oppmerksomhet og arbeidsgruppen skal fortløpende fremme konkrete forslag til hvordan demokratiet og medvirkning kan styrkes i kommunen. Punkt 1: Enstemmig vedtatt. Punkt 2 med tilleggsforslag: Enstemmig vedtatt. Punkt 3: Enstemmig vedtatt. Punkt 4: Enstemmig vedtatt. 1. Arbeidsgruppen for det videre arbeidet med demokratiprosjektet består av to fra Nord universitet, tre tillitsvalgte, en fra politisk sekretariat, en fra kommunikasjonsavdelinga og en fra rådmannen. 2. Organisasjonsutvalget fungerer som styringsgruppe for arbeidsgruppen, to fra administrasjonen tiltrer styringsgruppa. 3. Mandat: Demokratiprosjektet skal kartlegge og fortløpende foreslå tiltak og endringer som kan styrke demokratiet og medvirkning. 4. To faser for demokratiprosjektets arbeid: Fase 1. Kartlegge demokratiutfordringene i Bodø kommune og vurdere hvilke områder som bør gis særskilt oppmerksomhet i det videre arbeidet. Forslag til tidsplan fremmes styringsgruppa innen 1. oktober.

6 Fase 2. Arbeidsgruppens mandat kan presiseres etter fase 1. Fase 2 følger opp de områdene som bør gis særskilt oppmerksomhet og arbeidsgruppen skal fortløpende fremme konkrete forslag til hvordan demokratiet og medvirkning kan styrkes i kommunen. PS 16/10 Revidert politisk delegeringsreglement Enstemmig vedtatt. Reglement for delegering av myndighet fra bystyre til formannskap, ordfører, underliggende politiske organer og rådmann vedtas. PS 16/11 Referatsaker RS 16/3 Revidert administrativt delegeringsreglement Vedtak Enstemmig tatt til orientering.