Faste medlemmer som ikke møtte: Navn Funksjon Representerer Olav Christopher Marrable MEDL Kine Lorentzen Andreassen MEDL

Transkript

1 1 Møteprotokoll Utvalg: Administrasjonsutvalg Møtested: Møterom 2, Administrasjonsbygget Dato: Tid: 09:00 Faste medlemmer som møtte: Navn Funksjon Representerer Kjetil Torp Leder KRF Lars Espeland Medlem H Ragnhild Nærdal Medlem Kirsten Helen Myren Medlem SP Ingunn Landberg Rønningen Medlem H Kjersti Fossing Medlem AP John Geir Smeland Medlem AP Ragnar Ettestøl Medlem SP Faste medlemmer som ikke møtte: Navn Funksjon Representerer Olav Christopher Marrable MEDL Kine Lorentzen Andreassen MEDL Varamedlemmer som møtte: Navn Møtte for Representerer Anne Merete Torgersen Kine Lorentzen Andreassen Fra administrasjonen møtte: Navn Ole Petter Skjævestad Anne-Grete Glemming Stilling Rådmann Kommunalsjef

2 2 Saksnr Innhold PS 7/13 GODKJENNING AV SAKLISTE PS 8/13 Godkjenning av protokoll for møte PS 9/13 Sykefraværskartlegging, hovedfunn og videre oppfølging

3 3 PS 7/13 GODKJENNING AV SAKLISTE Saksprotokoll i Administrasjonsutvalg Administrasjonen beklaget mangler i utsendelsen av saksdokumenter. Administrasjonsutvalgets vedtak PS 7/ Saksliste godkjennes. PS 8/13 Godkjenning av protokoll for møte Rådmannens innstilling Protokoll for møte godkjennes. Saksprotokoll i Administrasjonsutvalg Administrasjonsutvalgets vedtak PS 8/ Protokoll fra forrige møte godkjennes.

4 PS 9/13 Sykefraværskartlegging, hovedfunn og videre oppfølging Rådmannens innstilling Alternativ Styringsgruppa / kommunestyret tar rapport fra Vestmar BHT om sykefraværskartlegging i Vegårshei kommune til etterretning. 2. Styringsgruppa / kommunestyret ber prosjektledelsen fremlegge forslag til justert prosjektplan hvor funnene i kartleggingen danner grunnlaget for videre arbeid i prosessen. 3. Styringsgruppa / kommunestyret vedtar at prosjektet skal begynne med følgende prioritering: Sammenhengen mellom organisering og opplevelse av underbemanning Bakgrunn: Vikarbruk, sammen med omfanget av små deltidsstillinger antas å være en viktig årsak til medarbeidernes opplevelse av underbemanning. Faste, kjente og erfarne kolleger å samarbeide med vurderes som viktig for at vaktene skal oppleves som mindre belastende. Det vurderes derfor å være behov for en omorganisering av VBO med sikte på betydelig reduksjon av små deltidsstillinger og all vikarbruk. Rapporten fra BHT tyder også på at kontrollspennet til enhetsleder er for stort med dagens organisering, noe som vanskeliggjør kvalitet i arbeidet med HMS, oppfølging av sykemeldte, og daglig ledelse av enhetens ansatte. Administrasjonsutvalget som styringsgruppe og kommunestyret som prosjekteier for sykefraværsprosjektet, ønsker at omorganisering skal legge følgende suksesskriterier til grunn for måloppnåelse: Delegert personalansvar til avdelingsnivå for å oppnå bedre oppfølging og tilhørighet Reduksjon av vikarbruk til et absolutt minimum Hovedregel for minimum stillingsstørrelse bør være mellom % Stillinger under 60 prosent skal kun benyttes unntaksvis, og primært brukes som rekrutterings- eller retrettstillinger Så mange 100 % stillinger som vurderes som hensiktsmessig Omorganiseringen skal gjennomføres innenfor dagens økonomiske ramme Arbeidsgruppa bes å utarbeide forslag til fremdriftsplan/ tidsplan for gjennomføring av tiltak hvor omorganisering er et av flere tiltak. Det vil være naturlig at ny HR- og organisasjonsrådgiver / prosjektleder for sykefraværsprosjektet har en sentral støttefunksjon ved gjennomføring av omorganisering. Det anbefales derfor at større organisatoriske endringer avventer til vedkommende er på plass. Antakelig til høsten. Rådmannens innstilling Alternativ 2 1. Styringsgruppa / kommunestyret tar rapport fra Vestmar BHT om sykefraværskartlegging i Vegårshei kommune til etterretning. 2. Styringsgruppa / kommunestyret ber prosjektledelsen fremlegge forslag til justert prosjektplan hvor funnene i kartleggingen danner grunnlaget for videre arbeid i prosessen. 3. Styringsgruppa / kommunestyret mener at prosjektet skal begynne med følgende prioritering: Sammenhengen mellom organisering og opplevelse av underbemanning Prosjektet utarbeider selv forslag til løsninger og tiltak for å nå prosjektets mål innenfor dagens økonomiske ramme.

5 Saksprotokoll i Arbeidsmiljøutvalg AMU tar saken til orientering. 5 Saksprotokoll i Administrasjonsutvalg Administrasjonsutvalget påpekte viktigheten av å peke på konkrete ting som det skal jobbes med. Rådmannen foreslo at adm. utvalg evt. vurderte om det burde være representanter fra andre enheter eller politikere med i prosjektets videre arbeid. Ordfører fremmet følgende tilleggsforslag til innstilling alternativ 1: De tre siste setningene i siste kulepunkt strykes slik at punktet ble som følger: Arbeidsgruppa bes å utarbeide forslag til fremdriftsplan/ tidsplan for gjennomføring av tiltak hvor omorganisering er et av flere tiltak. I diskusjonen ble det enighet i utvalget om at det kan være fornuftig med politiske representanter i arbeidsgruppa. Votering: Rådmannens alternativ 1 ble satt opp mot ordførers tilleggsforslag: Ordførers forslag vedtatt mot 2 stemmer (John Geir Smeland og Kjersti Fossing, AP) Tilleggsforslag om politiske representanter ble også tatt med. Administrasjonsutvalgets vedtak PS 9/ Administrasjonsutvalgets innstilling: 1. Styringsgruppa / kommunestyret tar rapport fra Vestmar BHT om sykefraværskartlegging i Vegårshei kommune til etterretning. 2. Styringsgruppa / kommunestyret ber prosjektledelsen fremlegge forslag til justert prosjektplan hvor funnene i kartleggingen danner grunnlaget for videre arbeid i prosessen. 3. Styringsgruppa / kommunestyret vedtar at prosjektet skal begynne med følgende prioritering: Sammenhengen mellom organisering og opplevelse av underbemanning Bakgrunn: Vikarbruk, sammen med omfanget av små deltidsstillinger antas å være en viktig årsak til medarbeidernes opplevelse av underbemanning. Faste, kjente og erfarne kolleger å samarbeide med vurderes som viktig for at vaktene skal oppleves som mindre belastende. Det vurderes derfor å være behov for en omorganisering av VBO med sikte på betydelig reduksjon av små deltidsstillinger og all vikarbruk. Rapporten fra BHT tyder også på at kontrollspennet til enhetsleder er for stort med dagens organisering, noe som vanskeliggjør kvalitet i arbeidet med HMS, oppfølging av sykemeldte, og daglig ledelse av enhetens ansatte. Administrasjonsutvalget som styringsgruppe og kommunestyret som prosjekteier for sykefraværsprosjektet, ønsker at omorganisering skal legge følgende suksesskriterier til grunn for måloppnåelse: Delegert personalansvar til avdelingsnivå for å oppnå bedre oppfølging og tilhørighet Reduksjon av vikarbruk til et absolutt minimum Hovedregel for minimum stillingsstørrelse bør være mellom %

6 6 Stillinger under 60 prosent skal kun benyttes unntaksvis, og primært brukes som rekrutterings- eller retrettstillinger Så mange 100 % stillinger som vurderes som hensiktsmessig Omorganiseringen skal gjennomføres innenfor dagens økonomiske ramme Arbeidsgruppa bes å utarbeide forslag til fremdriftsplan/ tidsplan for gjennomføring av tiltak hvor omorganisering er et av flere tiltak. Administrasjonsutvalget anbefaler at kommunestyret oppnevner 2 representanter til å delta i det videre arbeidet i sykefraværsprosjektet.