Vedlegg: Retningslinjer for selskapsmeldinger via Internett. Retningslinjer for selskapsmeldinger via Internett. Versjon 2.0 /

Transkript

1 Vedlegg: Retningslinjer for selskapsmeldinger via Internett Retningslinjer for selskapsmeldinger via Internett Versjon 2.0 /

2 Innholdsfortegnelse 1. Innledning Programvare Tilgang til systemet Navigering Selskapsmelding Selskap Omhandler Tittel på selskapsmelding Børsmelding Pressemelding Vedlegg Oversend Eksempel - delårsrapport Årsrapport Meldepliktig handel Oversendt melding Oversikt over børsmeldinger Endre passord Ved feil Side 5

3 Innledning Utgangspunktet for oversendelse av selskapsmeldinger til Oslo Børs er selskapets oppfyllelse av informasjonsplikten. Det henvises i denne forbindelse til: Børsloven 4-7 Børsforskriften kapittel 5 om «Informasjonsplikt overfor børsen og offentliggjøring», Børsforskriften kapittel 6 om «Årsoppgjør og delårsrapporter» Børsforskriften kapittel 10 «Informasjonsplikt overfor børsen» (obligasjoner) Børsforskriften 23-2 «Offentliggjøring av opplysninger». Oslo Børs ser at bruken av Internett har et stort potensiale både når det gjelder kommunikasjon med selskapene og når det gjelder å spre informasjon fra selskapene til markedet Hensikten med dokumentet er å beskrive hvordan de børsnoterte selskapene kan sende selskapsmeldinger til Oslo Børs via Internett. Programvare Forutsetningene for å kunne bruke systemet er følgende: 1. PC en som benyttes må ha en Internett-tilknytning 2. Det må være installert en nettleser («WEB-browser») på denne maskinen Brukerne av systemet benytter denne nettleseren for å legge inn meldingene. Den samme nettleseren benyttes for å spørre på tidligere registrerte meldinger. For at systemet skal fungere må en av følgende WEB-lesere brukes: Netscape Communicator versjon 4.01 eller nyere Microsoft Internet Explorer versjon 4.0 eller nyere NB! Det er viktig at disse versjonene benyttes fordi systemet bruker funksjoner som ikke er støttet i eldre versjoner av disse nettleserne. Hvis man er i tvil om hvilken versjon som er installert på din maskin, kan dette sjekkes ved å velge menypunkt «Hjelp» og «Om Internet Explorer» (Microsoft Internet Explorer) eller «Om Communicator» (Netscape): Side 6

4 Figur Feil! Ukjent bryterargument. - sjekking av nettleserversjon (Netscape) Tilgang til systemet For å få tilgang til systemet må selskapet benytte bruker-id og passord som blir tildelt av Oslo Børs, Trading Office. Selskapet må rette skriftlig henvendelse til Oslo Børs om dette på en av følgende måter: 1) Postadresse: Oslo Børs, Trading Office, Boks 460 Sentrum,0105 Oslo 2) Mail-adresse: tradingoffice@ose.no 3) Fax nr.: Man blir kun autorisert til å legge inn selskapsmeldinger for eget selskap. Dersom man bruker et eksternt selskap til å formidle informasjon til markedet, må det børsnoterte selskapet søke om bruker-id og passord på dette selskapets vegne, eventuelt opplyse om at både selskapet selv og det eksterne selskapet skal ha tilgang til systemet. Oslo Børs' meldingssystem har adresse: NB! For at meldingen skal sendes krypert, slik at den ikke enkelt kan avleses av uvedkommende før den er offentliggjort, skal https: benyttes. Når man går inn på denne adressen får man opp et "påloggingsbilde" hvor bruker-id og passord må tastes inn. Navigering Side 7

5 Det er alltid mulig å komme tilbake til hovedmenyen ved å "klikke" på Oslo Børs ikonet oppe i venstre hjørne. Etter pålogging får man et bilde med følgende valg: Hjelp Ny selskapsmelding Oversikt over selskapsmeldinger Endre passord. Man kommer til ønsket funksjon ved å "klikke" på det ønskede valg. Selskapsmelding En selskapsmelding består av en Børsmelding (som er obligatorisk), og eventuelt en Pressemelding, og/eller et Vedlegg. Disse er beskrevet i mer detalj nedenfor. Oversendelse av selskapsmeldinger kan skje som beskrevet i kapittel 3 i dette dokumentet. Oppbyggingen av selskapsmeldingene skal være den samme uavhengig om meldingen sendes pr. telefax eller via Internett. Hvis selskapet ønsker det, kan man sende en selskapsmelding med både norsk og engelsk tekst. I så fall skal den engelske versjonen sendes som en separat selskapsmelding etter at den norske er sendt. Bildet "Ny selskapsmelding" inneholder følgende felter: Selskap Omhandler Tittel på selskapsmelding Børsmelding Pressemelding Vedlegg Oversend Selskap Man velger først selskap. Man kan kun velge selskap man er autorisert til å legge inn selskapsmeldinger for. Når man klikker på «Selskap» vil børssymbolet (tickerkoden) på de verdipapirene man er autorisert for, komme frem. Noen vil ha børssymbol for A- og B-aksjer, andre vil bare ha ett symbol her. Man klikker på ett symbol, fortrinnsvis A-aksjen Dette symbolet vil automatisk komme opp først i feltet «Tittel på selskapsmelding». Side 8

6 Omhandler Hvis selskapsmeldingen også omhandler andre børsnoterte verdipapirer enn det/de man er autorisert for skal man også markere disse ved å «klikke» på «omhandler også selskap». Deretter velger man børssymbol for de aktuelle selskapene. Flere børssymbol kan velges ved å holde ned ctrl-tasten. På grunn av begrensninger i dagens handelssystem kan man maksimalt angi totalt 5 børssymboler. (På en Macintosh må man holde inne "Apple-tasten", den ved siden av "Space"/mellomrom - tasten). "Vis forklaring" gir en liste over samtlige selskaper med deres respektive børssymboler. Tittel på selskapsmelding Dette er det feltet som vil bli presentert som tittelen på selskapsmeldingen både i handelssystemet og på Internett. Feltet har en begrenset lengde på totalt 36 tegn. Tittelen skal alltid begynne med selskapets børssymbol, som regel A-aksjen dersom selskapet har flere aksjeklasser. Deretter en tankestrek før selve tittelen kommer. Tittelen på selskapsmeldingen bør være betegnende for meldingens innhold. Eksempler: NHY - RESULTAT PR. 30/9 AKE - KONTRAKT MED SMEDVIG DNB -MELDEPLIKTIG HANDEL Børsmelding Her legges selve børsmeldingen inn. Det er plass til 20 linjer a 38 karakterer i børsmeldingen. Det er svært viktig at den delen av informasjonen som kan ha betydning for kursen på selskapets verdipapirer kommer med i børsmeldingen. Utfyllende og forklarende informasjon kan sendes i pressemeldingen og/eller vedlegget. Dersom det ikke er mulig å få med all kurssensitiv informasjon i børsmeldingen, kan selskapet eventuelt dele selskapsmeldingen i «temaer» og sende flere børsmeldinger. Det kan være hensiktsmessig å skrive meldingen i et vanlig teksbehandlingsprogram (f.eks. Word) og deretter lime den inn i feltet for børsmelding. Man kan eventuelt bruke en mal med 38 karakterer i bredden. Tittelen og børsmeldingen offentliggjøres i Oslo Børs' handelssystem, og kan leses av alle børsmeglere. Den offentliggjøres også på Tekst-TV i enkelte TV-kanaler, hos flere nyhetsbyråer, samt på Oslo Børs' Internett-sider. Side 9

7 Pressemelding Dersom man ønsker å sende med utfyllende informasjon i tillegg til selve børsmeldingen, kan dette legges inn i feltet for pressemelding. Det kan også her være hensiktsmessig å skrive teksten i et tekstbehandlingsprogram, og deretter lime den inn i feltet for pressemelding. Børsmeldingens begrensninger på linjer og karakterer gjelder ikke i feltet for pressemelding. Pressemeldingen er et rent tekstfelt, og det kan ikke benyttes tekstbehandlingsfunksjoner, som f.eks. tabulatorstoppere og tabeller, eller å inkludere grafikk (f.eks. logo). Tabeller og presentasjonsmateriale kan oversendes i vedlegget, se nedenfor. Pressemeldingen overføres til Oslo Børs' hjemmesider på Internett og vil være offentlig tilgjengelig der sammen med tittelen og børsmeldingen. Vedlegg Dersom man ønsker å legge ved et dokument i tillegg til/eventuelt istedenfor pressemeldingen, må dette være i Word 95, Word 97 eller Acrobat format. Når man trykker på knappen "BROWSE", får man opp en dialogboks hvor man kan finne og velge det aktuelle dokumentet i filsystemet. Ved å klikke på "Åpne", legges dokumentet inn som vedlegg til selskapsmeldingen. Navnet på dokumentet og dets plassering i filsystemet vil bli vist i feltet til venstre for "BROWSE" knappen. Oversend Når selskapsmeldingen er ferdig, klikker man på "Oversend". Man får opp et kvitteringsbilde, se punkt 0. Eksempel - delårsrapport Ved utarbeidelse av børsmelding i f.m. rapportering av resultater kan nedenforstående mal tas som et utgangspunkt for sammendraget. Det er normalt konserntallene som skal fremgå, og det er normalt regnskapstallene hittil i år som skal gjengis (ikke siste delårsperiode) og med sammenlignbare tall for tilsvarende periode foregående regnskapsår i parentes i andre kolonne. Eksempel: Side 10

8 Hovedtall pr. 30/9, NOK 1000: Driftsinntekter (40.000) Driftsresultat ( 8.000) Resultat før finans ( 7.000) Resultat før skatt ( 6.000) Periodens resultat ( 5.500) Omløpsmidler (18.000) Sum eiendeler (60.000) Kortsiktig gjeld (10.000) Egenkapital (45.000) Dette utgjør 10 linjer og de neste 10 linjene kan da brukes til forklarende tekst. De vesentligste kommentarer og forklaringer til utviklingen i konsernets resultater og finansielle stilling bør med i børsmeldingen, likeledes vesentlige hendelser som har inntruffet. Ekstraordinære poster som ikke er uvesentlige må kommenteres. Har det vært endringer i konsernets regnskapsprinsipper må børsmeldingen også inneholde opplysninger om dette. Gir selskapet informasjon om konsernets fremtidsutsikter må dette gjengis i børsmeldingen. I slike tilfelle kan kommentarene sendes som flere børsmeldinger med tittel som f.eks. NHY - VESENTLIGE HENDELSER NHY - VIRKSOMHETSOMRÅDER NHY - FREMTIDSUTSIKTER Fullstendig delårsrapport eller foreløpig årsresultat forutsettes utarbeidet som tidligere, og oversendes som pressemelding. Fullstendig delårsrapport må inneholde de nødvendige regnskapstall og opplysninger i henhold til foreløpig norsk regnskapsstandard om delårsrapportering. Årsrapport Når selskapets fullstendige årsrapport er ferdig, bør den sendes til Oslo Børs som Vedlegg til en vanlig selskapsmelding. Vedlegget må være i Word95, Word97 (begge med extension ".doc") eller Acrobat (extension ".pdf") format. Meldepliktig handel Ved rapportering av meldepliktig handel skal det lages en Børsmelding i henhold til følgende mal (det som står innenfor [...] er obligatorisk og skal fylles ut med riktig verdi; det som står innenfor {...} skal tas med i noen tilfeller): Tittel Børsmelding Børsmelding på [Ticker] - Primærinnsiderhandel {Nærstående av} [primærinnsiderens navn] har den [dato] [kjøpt/solgt] {opsjon på} [antall] [aksjer/grunnfondsbevis] i [Ticker] til kurs [kurs]. Ny beholdning er [antall] Side 11

9 Eksempel: Tittel på SNOG - PRIMÆRINNSIDERHANDEL Børsmelding Børsmelding Nærstående av N.N har den kjøpt 1000 grunnfondsbevis i SNOG til kurs 254,-. Ny beholdning er Side 12

10 Oversendt melding Etter å ha klikket på "Oversend"-knappen ved registrering av selskapsmeldingen, får man opp en side om viser hvordan meldingen er registert av meldingssystemet.. Her kan man kontrollere at meldingen ser slik ut som man hadde tenkt seg. Hvis alt er i orden klikker man på "Registrer selskapsmelding". Hele selskapsmeldingen blir da overført til Oslo Børs Velger man "Tilbake"-knappen kommer man tilbake til det forrige bildet hvor selskapsmeldingen ble registrert. Endringer kan foretas før selskapsmeldingen sendes på ny. NB(1)! Det anbefales å benytte "Tilbake"-knappen nederst i bildet. Bruk av nettleserens "Tilbake" (eller "Back") funksjon kan medføre at meldingen blir lagret to ganger. NB(2)! Hvis man bruker Explorer blir henvisningen til et vedlagt dokument borte etter at "Tilbake"-knappen er benyttet. Dokumentet må i så fall legges inn som vedlegg på ny (se punkt 0 foran). Når meldingen er mottatt av Oslo Børs, blir børsmeldingen gjennomgått av medarbeidere i Trading Office før offentliggjøring. Oversikt over børsmeldinger Dette skjermbildet gjør det mulig å gjenfinne selskapsmeldinger som selskapet har oversendt til Oslo Børs. De nyeste meldingene ligger øverst. Det er meldingens tittel som kommer frem i listen, videre når meldingen ble registrert og hvilken status den har. Status kan være en av følgende: Status «Klargjort selskap» «Under arbeid» «Offentliggjort» «Refusert» fra Betydning Selskapsmeldingen er overført til Oslo Børs' meldingssystem, men er ikke behandlet eller offentliggjort. Selskapsmeldingen blir behandlet på Oslo Børs, men er ikke offentliggjort Selskapsmeldingen er ferdigbehandlet og offentliggjort Selskapsmeldingen er refusert av Oslo Børs. Selskapet må ta kontakt med Trading Office. Selskapet kan ikke gjøre endringer på meldinger som er oversendt Oslo Børs. Mindre endringer kan i nødsfall foretas av Oslo Børs' medarbeidere etter avtale med selskapet. Side 13

11 Dersom endringene er omfattende vil meldingen bli refusert, og ny melding må oversendes. Oversikten over selskapsmeldinger blir automatisk oppdatert med ca. 20 sekunders mellomrom. For å lese en av meldingene i oversikten, kan man "klikke" på meldingens tittel. Endre passord Selskapet får ved første gangs bruk oppgitt bruker-id og passord av Oslo Børs. Vi anbefaler at man selv endrer det oppgitte passordet. Man går inn på valget "Endre passord". Deretter må man registrere det nye passordet og verifisere det. Når man klikker på feltet for «oppdater» er det nye passordet registrert, og må benyttes ved neste gangs pålogging. Ved feil Ved feil på linjer, system e.l. skal meldingene sendes på fax nr Side 14