Retningslinjer for børsmeldinger via Internett

Transkript

1 Retningslinjer for børsmeldinger via Internett Versjon 3.2 /

2 Innholdsfortegnelse 1. Innledning Programvare Tilgang til systemet Navigering Børsmelding Velg selskap Omhandler Tittel på børsmeldingen Børsmelding Vedlegg Oversendelse Oversendt melding Oversikt over børsmeldinger Endre passord Ved feil...9 Oppdatert dato: Retningslinjer for børsmeldinger via Internett versjon 3.2.doc Side 2 av 9

3 1. Innledning Utgangspunktet for oversendelse av børsmeldinger til Oslo Børs er selskapets oppfyllelse av informasjonsplikten. Det henvises i denne forbindelse til: Børsloven 5-7 Børsforskriften kapittel 5 om «Informasjonsplikt overfor børsen og offentliggjøring», Børsforskriften kapittel 6 om «Årsoppgjør og delårsrapporter» Børsforskriften kapittel 10 «Informasjonsplikt overfor børsen» (obligasjoner) Børsforskriften 23-2 «Offentliggjøring av opplysninger». Oslo Børs ser at bruken av Internett har et stort potensiale både når det gjelder kommunikasjon med selskapene og når det gjelder å spre informasjon fra selskapene til markedet Hensikten med dokumentet er å beskrive hvordan de børsnoterte selskapene kan sende børsmeldinger til Oslo Børs via Internett. 2. Programvare Forutsetningene for å kunne bruke systemet er følgende: 1. PC en som benyttes må ha en Internett-tilknytning 2. Det må være installert en nettleser («WEB-browser») på denne maskinen Brukerne av systemet benytter denne nettleseren for å legge inn meldingene. Den samme nettleseren benyttes for å spørre på tidligere registrerte meldinger. For at systemet skal fungere må en av følgende WEB-lesere brukes: Netscape Communicator versjon 4.01 eller nyere, men ikke versjon 6,0 Microsoft Internet Explorer versjon 5.50 eller nyere NB! Det er viktig at disse versjonene benyttes fordi systemet bruker funksjoner som ikke er støttet i eldre versjoner av disse nettleserne. Hvis man er i tvil om hvilken versjon som er installert på ens maskin, kan dette sjekkes ved å velge menypunkt «Hjelp» og «Om Internet Explorer» (Microsoft Internet Explorer) eller «Om Communicator» (Netscape): Oppdatert dato: Retningslinjer for børsmeldinger via Internett versjon 3.2.doc Side 3 av 9

4 Figur 1 - sjekking av nettleserversjon (Netscape) 3. Tilgang til systemet For å få tilgang til systemet må selskapet benytte brukernavn og passord som blir tildelt av Oslo Børs, Markedsadministrasjon. Selskapet må rette skriftlig henvendelse til Oslo Børs om dette på en av følgende måter: 1) Postadresse: Oslo Børs, Markedsadministrasjon, Boks 460 Sentrum,0105 Oslo 2) Mail-adresse: MA@ose.no 3) Fax nr.: , eventuelt telefon Man blir kun autorisert til å legge inn børsmeldinger for eget selskap. Dersom man bruker et eksternt selskap til å formidle informasjon til markedet, må det børsnoterte selskapet søke om brukernavn og passord på dette selskapets vegne, eventuelt opplyse om at både selskapet selv og det eksterne selskapet skal ha tilgang til systemet. Oslo Børs' meldingssystem har adresse: NB! For at meldingen skal sendes kryptert, slik at den ikke enkelt kan avleses av uvedkommende før den er offentliggjort, skal https: benyttes. Når man går inn på denne adressen får man opp et "påloggingsbilde" hvor brukernavn og passord må tastes inn. Oppdatert dato: Retningslinjer for børsmeldinger via Internett versjon 3.2.doc Side 4 av 9

5 Hvis man har glemt brukernavn eller passord, eller eventuelt en ny bruker, kan man finne telefonnummeret tilgjengelig på denne siden. 4. Navigering Det er alltid mulig å komme tilbake til hovedmenyen ved å "klikke" på Oslo Børs ikonet oppe i venstre hjørne. Etter pålogging får man et bilde med følgende valg: Ny børsmelding Oversikt over børsmeldinger Endre passord. Avslutt Man kommer til ønsket funksjon ved å "klikke" på det ønskede valg. 5. Børsmelding En børsmelding består av selve meldingen som offentliggjøres i handelssystemet og eventuelt et eller flere Vedlegg som er tilgjengelige via Internett. Disse er beskrevet mer detaljert nedenfor. Bildet "Ny børsmelding" inneholder følgende felter: Velg selskap Omhandler Tittel på børsmelding Børsmelding Velg vedlegg Neste 5.1 Velg selskap Man velger først selskap. Man kan kun velge selskap man er autorisert til å legge inn børsmeldinger for. Når man klikker på «Velg selskap» vil børssymbolet (tickerkoden) på de verdipapirene man er autorisert for, komme frem. Noen vil ha børssymbol for A- og B-aksjer, andre vil bare ha ett symbol her. Man klikker på tickeren, fortrinnsvis A-aksje tickeren (f.eks NYA) Dette symbolet vil automatisk komme opp først i feltet «Tittel på selskapsmelding». Oppdatert dato: Retningslinjer for børsmeldinger via Internett versjon 3.2.doc Side 5 av 9

6 5.2 Omhandler Hvis børsmeldingen også omhandler andre børsnoterte verdipapirer enn det/de man er autorisert for skal man også markere disse ved å «klikke» på «omhandler». Deretter velger man børssymbol for de aktuelle selskapene. Flere børssymbol kan velges ved å holde ned ctrl-tasten og klikke på tickersymbolet. På grunn av begrensninger i dagens handelssystem kan man maksimalt angi totalt 5 børssymboler. (På en Macintosh må man holde inne "Apple-tasten", den ved siden av "Space"/mellomrom - tasten). "Vis forklaring" gir en liste over samtlige selskaper med deres respektive børssymboler. 5.3 Tittel på børsmeldingen Dette er det feltet som vil bli presentert som tittelen på børsmeldingen både i handelssystemet og på Internett. Feltet har en begrenset lengde på totalt 36 tegn. Tittelen skal alltid begynne med selskapets børssymbol, som regel A-aksjen dersom selskapet har flere aksjeklasser. Deretter en tankestrek før selve tittelen kommer. Systemet vil automatisk konvertere små bokstaver til store i tittelfeltet. Tittelen på børsmeldingen skal være betegnende for meldingens innhold og kan gjerne gjenspeile de meldingskategorier Oslo Børs benytter. Eksempler på overskrifter: NHY - RESULTAT PR. 30/9 AKE - KONTRAKT MED SMEDVIG DNB -MELDEPLIKTIG HANDEL Eksempler på kategorier: DELÅRSRESULTAT MELDEPLIKTIG HANDEL KAPITALENDRINGER GENERALFORSAMLINGSINFO FLAGGING 5.4 Børsmelding I motsetning til tidligere kan informasjon som kan ha betydning for kursen på selskapets verdipapirer nå enten gis i vedlegg til selve meldingen/børsmeldingsfeltet eller i selve meldingsfeltet som tidligere. I dagens versjon av systemet inneholder børsmeldingsfeltet en tellefunksjon som viser hvor mange tegn som gjenstår før man overskrider feltets begrensning på tegn. Hvis informasjonen sendes i vedlegg, må en henvise til vedlegget i børsmeldingsfeltet med følgende tekst: Vedlegg følger på Det kreves at meldinger som gis i vedlegg innledes med et kort sammendrag som omfatter de opplysningene som må antas å være av ikke uvesentlig betydning for kursen på selskapets aksjer. Oppdatert dato: Retningslinjer for børsmeldinger via Internett versjon 3.2.doc Side 6 av 9

7 Børsmeldingssfeltet er et rent tekstfelt og det kan ikke benyttes tekstbehandlingsfunksjoner, som f.eks tabulatorstoppere og tabeller, eller å inkludere grafikk (f.eks. logo). Tabeller og presentasjonsmateriale kan oversendes i vedlegget, se nedenfor. 5.5 Vedlegg Vedlegg må være i Word 95 eller nyere versjoner, eller Acrobat format. Man kan også legge ved Power Point filer eller Excel i 95 eller nyere versjon. Det er mulighet for å legge ved inntil 4 vedlegg i en melding. Dersom man legger ved to eller flere vedlegg med samme dokumentnavn og filtype vil man få en advarsel om dette, men systemet aksepterer to eller flere vedlegg med samme navn. Når man trykker på knappen "BROWSE", får man opp en dialogboks hvor man kan finne og velge det aktuelle dokumentet i filsystemet. Ved å klikke på "Åpne" og deretter Legg til vedlegg knappen, legges dokumentet inn som vedlegg til meldingsfeltet. Navnet på dokumentet og dets plassering i filsystemet vil bli vist i feltet til venstre for "BROWSE" knappen. Dersom man ønsker å fjerne vedlegg man allerede har lagt til meldingsfeltet, gjøres dette ved å trykke slett knappen rett til venstre for linken til vedlagte fil. 5.6 Oversendelse Når børsmeldingen er ferdig, klikker man på pilen som det står Neste på. Man får opp et kvitteringsbilde, se punkt 6. Overskrift og tekst i meldingsfeltet offentliggjøres i Oslo Børs' handelssystem. På Oslo Børs' hjemmesider på Internett offentliggjøres børsmelding med vedlegg. 6. Oversendt melding Etter å ha klikket på pilen med Neste, får man opp ett verifiseringsbilde som viser hvordan meldingen vil bli registrert i meldingssystemet. Her kan man kontrollere at meldingen ser slik ut som man hadde tenkt seg. Hvis alt er i orden klikker man på pilen med teksten Send til Oslo Børs. Hele børsmeldingen blir da overført til Oslo Børs Velger man "Tilbake"-knappen kommer man tilbake til det forrige bildet hvor børsmeldingen ble registrert. Endringer kan foretas før børsmeldingen sendes på ny. Oppdatert dato: Retningslinjer for børsmeldinger via Internett versjon 3.2.doc Side 7 av 9

8 NB! Det anbefales å benytte "Tilbake"-knappen nederst i bildet. Bruk av nettleserens "Tilbake" (eller "Back") funksjon kan medføre at meldingen blir lagret to ganger. Når meldingen er mottatt av Oslo Børs, blir børsmeldingen gjennomgått av medarbeidere i Markedsadministrasjonen før offentliggjøring. 7. Oversikt over børsmeldinger Dette skjermbildet gjør det mulig å gjenfinne børsmeldinger som selskapet har oversendt til Oslo Børs. De nyeste meldingene ligger øverst. Det er meldingens tittel som kommer frem i listen, videre når meldingen ble registrert og hvilken status den har. Status kan være en av følgende: Status «Klargjort fra selskap» «Under arbeid» «Offentliggjort» «Refusert» Betydning Børsmeldingen er overført til Oslo Børs' meldingssystem, men er ikke behandlet eller offentliggjort. Børsmeldingen blir behandlet på Oslo Børs, men er ikke offentliggjort Børsmeldingen er ferdigbehandlet og offentliggjort Børsmeldingen er refusert av Oslo Børs. Selskapet må ta kontakt med Markedsadministrasjon. Selskapet kan ikke gjøre endringer på børsmeldinger som er oversendt Oslo Børs. Mindre endringer kan i nødsfall foretas av Oslo Børs' medarbeidere etter avtale med selskapet før børsmeldingen er offentliggjort av Oslo Børs. Dersom endringene er omfattende vil børsmeldingen bli refusert, og ny børsmelding må oversendes. Oversikten over børsmeldinger blir automatisk oppdatert med ca. 20 sekunders mellomrom. For å lese en av børsmeldingene i oversikten, kan man "klikke" på børsmeldingens tittel. 8. Endre passord Selskapet får ved første gangs bruk oppgitt brukernavn og passord av Oslo Børs. Vi anbefaler at man selv endrer det oppgitte passordet. Oppdatert dato: Retningslinjer for børsmeldinger via Internett versjon 3.2.doc Side 8 av 9

9 Man går inn på valget "Endre passord". Deretter må man registrere det nye passordet og verifisere det. Når man klikker på feltet for «oppdater» er det nye passordet registrert, og må benyttes ved neste gangs pålogging. 9. Ved feil Ved feil på linjer, system e.l. skal meldingene sendes på til eller eventuelt fax nr Oppdatert dato: Retningslinjer for børsmeldinger via Internett versjon 3.2.doc Side 9 av 9