Tertialrapport 2. tertial 2016

Transkript

1 Tertialrapport 2. tertial 2016

2 Grimstad kommune Postadresse: Postboks Grimstad Besøksadresse: Arendalsveien 23 Telefon Side 2 Grimstad kommune tertialrapport for 2. tertial 2016

3 SAMMENDRAG... 5 ØKONOMISK HOVEDOVERSIKT... 6 OVERSIKT SEKTORENE... 8 DRIFTSRISIKO BUDSJETTENDRINGER DRIFT MEDARBEIDERE STATUS FOR DE STORE INVESTERINGSPROSJEKTENE PROSJEKTSTATUS PROSJEKTRISIKO FLYKTNINGER - BOSETTING OG INTEGRERING KULTUR- OG OPPVEKSTSEKTOREN HELSE- OG OMSORGSSEKTOREN SAMFUNNS- OG MILJØSEKTOREN SELVFINANSIERENDE TJENESTER STØTTEFUNKSJONER TI HYPOTESER OM MERFORBRUKET I HELSE- OG OMSORGSSEKTOREN Grimstad kommune tertialrapport for 2. tertial 2016 Side 3

4 Side 4 Grimstad kommune tertialrapport for 2. tertial 2016

5 Sammendrag Prognose for året per 2. tertial er at Grimstad kommune går i balanse i forhold til budsjett samlet sett ved årets utgang. Årsaken til denne prognoseendringen er at kommunen forventer å få betydelige skatteinntekter fra enkelte skatteytere i løpet av 3. tertial. Det forventes videre at sektorene og helse- og omsorgssektoren spesielt vil ha et merforbruk og en overskridelse tilsvarende merinntekten. Sykefraværet for 2. tertial 2016 er på 7,6 prosent, noe som er en nedgang fra samme periode i Samlet sett har alle sektorene (sum netto driftsutgifter) et avvik i forhold til periodisert budsjett på -19,0 mill. kroner. Det er i hovedsak helse- og omsorgssektoren som bidrar til resultatforverringen med et avvik på -16,6 mill. kroner. I tillegg har samfunns- og miljøsektoren og støttefunksjonene negative budsjettavvik. Kultur- og oppvekstsektoren og fellesområdet har positive budsjettavvik, mens trossamfunn er i økonomisk balanse per 2. tertial. I 1. tertial ble helse- og omsorgssektoren budsjettjustert med 12 nye årsverk og 9,1 mill. kroner. I denne tertialrapporten foreslår rådmannen at helse- og omsorgssektoren blir budsjettjustert med 6,5 mill. kroner og 5,3 årsverk. Denne budsjettjusteringen forklarer ca. 2,5 mill. kroner av helse og omsorgssektoren avvik på -16,6 mill. kroner. Når det gjelder det øvrige merforbruket vises det til ti hypoteser om merforbruket i helse- og omsorgssektoren. Per 2. tertial har kommunen et avvik i forhold til budsjett på -5,0 mill. kroner. Det er faste årsverk per 2. tertial i kommunen, en økning på 47 i forhold til samme periode i fjor. Antall totale (brutto) årsverk er per 2. tertial og det er en økning på 99 i forhold til samme periode i fjor. Grimstad kommune tertialrapport for 2. tertial 2016 Side 5

6 Økonomisk hovedoversikt Resultat hittil i år per 2. tertial Budsjett hittil i år per 2. tertial Tall i 1000 kroner Endring % Periodisert Avvik % Rammetilskudd , ,0 Inntektsutjevning , ,8 Skatteinntekter , ,9 Eiendomsskatt , ,5 Driftsinntekter , ,7 Sum inntekter , ,5 Netto lønn , ,8 Driftsutgifter , ,0 Sum utgifter , ,6 Brutto driftsresultat , ,0 Finanskostnader , ,2 Resultat , ,3 Prognose for året per 2. tertial er at Grimstad kommune går i balanse i forhold til budsjett samlet sett ved årets utgang. Årsaken til denne prognoseendringen er at kommunen forventer å få betydelige skatteinntekter fra enkelte skatteytere i løpet av 3. tertial. Det forventes videre at sektorene og helse- og omsorgssektoren spesielt vil ha et merforbruk og en overskridelse tilsvarende merinntekten. Grimstad kommune har et resultat på -35,7 mill. kroner per 2. tertial På samme tid i fjor var resultatet +23,9 mill. kroner. Det er i samme periode i år budsjettert med et resultat på -30,7 mill. kroner. Per 2. tertial har kommunen et avvik i forhold til budsjett på -5,0 mill. kroner. Rammetilskudd, inntektsutjevning og skatteinntekter utgjør kommunens frie inntekter. Per 2. tertial 2016 utgjorde dette 740,5 mill. kroner. Dette er en økning på 51,3 mill. kroner i forhold til samme periode i fjor. Årsaken til denne økningen på 7,5 %, er økning i innbyggertall (2 %), innbyggertilskudd som følge av dette, samt lønn-s og prisstigning (deflator) på 2,6 % og økte skatteinntekter på 2,9 %. Kommunens samlede frie inntekter har et avvik i forhold til periodisert budsjett på +15,0 mill. kroner per 2. tertial. Rammetilskuddet er 349,7 mill. kroner per 2. tertial. Dette er en økning på 8,7 mill. kroner og 2,5 % i forhold samme periode i fjor. Dette er i henhold til periodisert budsjett. Inntektsutjevningen er 17,6 mill. kroner per 2. tertial. Dette er en økning på 1,7 mill. kroner i forhold til samme periode i fjor. Avvik i forhold til budsjett er -2,6 mill. kroner. Side 6 Grimstad kommune tertialrapport for 2. tertial 2016

7 Skatteinntektene er 373,2 mill. kroner per 2. tertial. Dette er en økning på 40,9 mill. kroner i forhold til samme periode i fjor, eller 12,3 %. Avvik i forhold til periodisert budsjett er +17,5 mill. kroner. Per 2. tertial ligger Grimstad på 92,9 % av landsgjennomsnittlige skatteinntekter. På samme tid i fjor lå Grimstad på 90,6 % av landsgjennomsnittet. Det er bokført 16,1 mill. kroner i netto finanskostnader og avsetninger per 2. tertial. Det er en økning i forhold til samme periode i fjor på 6,9 mill. kroner. Det er i hovedsak utbytte, renteutgifter og renteinntekter som er bokført. Beløpene er ført etter kontantprinsippet og vil bli avstemt i årsoppgjøret. I forhold til periodisert budsjett er avviket på 5,7 mill. kroner. Eiendomsskatten er 44,2 mill. kroner per 2. tertial. Dette er en økning på 0,5 mill. kroner eller 1,1 % i forhold til samme periode i fjor. Avvik i forhold til periodisert budsjett er -0,2 mill. kroner. Andre driftsinntekter er 264,9 mill. kroner per 2. tertial. Det er en økning på 17,4 mill. kroner eller 7,0 % i forhold til samme periode i fjor. Avvik i forhold til periodisert budsjett er +21,1 mill. kroner. Dette avviket knyttes direkte til driftsenhetene og sektorene, og må ses i sammenheng med positive avvik innenfor lønn og andre driftsutgifter. Det vises forøvrig til sektorenes kommentarer for ytterligere forklaringer. Netto lønnsutgifter er 679,1 mill. kroner per 2. tertial. Det er en økning på 18,7 % i forhold til samme periode i fjor. Denne økningen forklares med lønnsøkning fra 2015 til 2016 på 2,5 %, samt en økning i antall ansatte på 99 brutto årsverk, en endring på +6,7 % (se eget kapittel om medarbeidere). I tillegg er pensjonskostnaden høyere enn i Dette utgjør 9,5 % av lønnskostnadsøkningen. Avvik i forhold til budsjett er -24,6 mill. kroner. Det vises til sektorenes kommentarer for ytterligere forklaringer. Andre driftsutgifter utgjør 389,9 mill. kroner per 2. tertial. Det er en økning på 3,9 % i forhold til samme periode i fjor. Avvik i forhold til periodisert budsjett er -22,0 mill. kroner. Det vises til sektorenes kommentarer for ytterligere forklaringer. Grimstad kommune tertialrapport for 2. tertial 2016 Side 7

8 Oversikt sektorene Resultat hittil i år per 2. tertial Budsjett hittil i år per 2. tertial Tall i 1000 kroner Endring % Periodisert Avvik % Støttefunksjoner , ,0 Fellesområdet , ,7 Helse og omsorg , ,3 Kultur og oppvekst , ,4 Samfunn og miljø , ,2 Kirke og trossamfunn , ,0 Sum netto drift , ,6 Finans , ,8 Resultat eks selvfinans , ,6 Selvfinansierende , ,3 Resultat , ,3 Samlet sett har alle sektorene (sum netto driftsutgifter) et avvik i forhold til periodisert budsjett på -19,0 mill. kroner. Det er i hovedsak helse- og omsorgssektoren som bidrar til resultatforverringen med et avvik på -16,6 mill. kroner. I tillegg har samfunns- og miljøsektoren og støttefunksjonene negative budsjettavvik. Kultur- og oppvekstsektoren og fellesområdet har positive budsjettavvik, mens trossamfunn er i økonomisk balanse per 2. tertial. Støttefunksjonene har et avvik på -0,7 mill. kroner. Merforbruket er knyttet til rekruttering av ny rådmann til kommunen. Det forventes et merforbruk på 0,7 mill. kroner ved årets utgang. Fellesområdet er i budsjettbalanse per 2. tertial. Det forventes også budsjettbalanse ved årets utgang. Helse- og omsorgssektoren har et avvik på -16,6 mill. kroner per 2. tertial (5,3 %). Sektoren forventer å ha et merforbruk på 20 mill. kroner i forhold til budsjett ved årets slutt. Helse- og omsorgssektoren har en kostnadsøkning 27,7 mill. kroner i forhold til samme periode i fjor. Dette utgjør 9,1 % i kostnadsvekst. Lønnskostnadene i helse- og omsorgssektoren har økt med 13,5 % i forhold til i fjor. Denne økningen forklares med lønnsøkning fra 2015 til 2016 på 2,5 %, samt en økning i antall ansatte på 70,9 brutto årsverk, en endring på 11,0 %. Det er i første rekke hjemmetjenesten, boveiledertjenesten, helsetjenesten og Frivolltun innenfor pleie og omsorg som har de største økonomiske utfordringene i kommunen. I tillegg er det finansieringsproblemer ved ordningen kommunal øyeblikkelig hjelp (KØH). Det er noe usikkert hva merforbruket i forhold til budsjett blir ved årets slutt, men etter sektorens estimater kan dette komme til å ligge på -20. mill. kroner for Kultur- og oppvekstsektoren har et avvik i forhold til budsjett på +0,6 mill. kroner. Sektoren forventer å gå i budsjettbalanse ved årets slutt. Det er Side 8 Grimstad kommune tertialrapport for 2. tertial 2016

9 usikkerhet rundt dette, og det avhenger av hvor mange enslige mindreårige flyktninger (EM) kommunen tar imot i løpet av Samfunns- og miljøsektoren har et avvik i forhold til budsjett på -2,9 mill. kroner per 2. tertial. Merforbruket knyttes til svikt i parkeringsinntektene i forhold til budsjett, samt utgifter til en rettssak som motparten tapte. Grimstad kommune tertialrapport for 2. tertial 2016 Side 9

10 Driftsrisiko Det gjennomføres regelmessige risikoanalyser for å avdekke risikoen knyttet til kommunens drift. Dette har kommunen gjennomført systematisk gjennom flere år. Hensikten med analysen er å fremskaffe bedre grunnlag for beslutninger. På bakgrunn av analysen gjennomføres det risikoreduserende tiltak. Dette er en del av kommunens risikostyring. Sannsynlighet 4 Mottak av flyktninger Driftsoppfølging 1 Risikoanalysen bygger på: Ressurskrevende brukere oppfølging og adm 3 1. Hva kan gå galt? 2. Hva er sannsynligheten for at hendelsen inntreffer? 3. Hvilke konsekvenser kan hendelsene medføre? Risikoanalysen er en frittstående analyse og en del av kommunens totale risikostyring. Det er benyttet en kvalitativ analyse og vurdering, hvor frekvensene og konsekvensene av hendelsene klassifiseres i høy, middels og lav i en risikomatrise. 7 Økte pensjonskostnader 6 Lønnsoppgjøret Omstilling i H&O I første omgang etableres det et enkelt opplegg knyttet til risiko for hver sektor, og for kommunen totalt sett. Økt innsikt om risiko i hele organisasjonen er også et mål som har betydning for hvordan risikobildet håndteres totalt sett. 5 Svikt i frie inntekter Finansielle forhold 8 Konsekvens Denne risikovurderingen er forankret i organisasjonen og er en del av kommunens internkontroll. Lav risiko - I henhold til plan og målsetninger, tiltak ikke nødvendig Middels risiko - Ikke i henhold til plan, det er iverksatt tiltak for å nå målene Høy risiko - Ikke i henhold til plan, mål nås ikke Forklaringer og tiltak til risikoelementene i figuren over: 1. Det er en stor risiko for at enkelte enheter og avdelinger kan gå med underskudd i Dette gjelder spesielt innenfor helse- og omsorgssektoren. Dette kan i noen grad forebygges ved en tettere driftsoppfølging spesielt innenfor håndtering av ansatte, nyansettelser og avtaleinngåelse som erstatter kommunal tjenesteproduksjon. Side 10 Grimstad kommune tertialrapport for 2. tertial 2016

11 Kommunen har et opplegg der alle ledere har månedlige oppfølgingsmøter med sin overordnet. Tiltak: Strukturert månedlig oppfølging og virksomhetsgjennomgang (business review) av alle sektorer og enkelte enheter er iverksatt, og risikoen er redusert. Rådmannen har en særskilt oppfølging av boveiledertjenesten. Tiltak: Sterkere fokus på bemanningsplaner og turnusoppfølging innenfor helse- og omsorgssektoren. 2. Omstilling i helse- og omsorgssektoren til mer aktiv omsorg startet våren 2014, og ble avsluttet i desember Prosjektet fokuserte på hverdagsrehabilitering, og flere korttidsavdelinger etableres i kommunen. Driften er lagt om fra langtidsplasser til korttidsplasser med et innsatsteam for hverdagsrehabilitering. Reduksjon av langtidsplasser har direkte konsekvenser for hjemmetjenesten og heldøgnsomsorgstilbudet i kommunen. Prosjektet er i sluttfasen, og det arbeides med å normalisere dette arbeidet i den ordinære driften. Tiltak: Oppfølging av hverdagsrehabiliteringen i forhold til resultater 3. Budsjettrammene for kultur- og oppvekstsektoren og helse- og omsorgssektoren er presset. Økning av tjenestebehovet for enkelte brukere eller brukergrupper kan bli vanskelig å håndtere for disse sektorene innenfor vedtatt budsjett. Det vil bli arbeidet mer med tildelingspraksisen, beslutningsstrukturen, administrative rutiner, internt ansvar og organisering av ressurskrevende brukere. Tiltak: Overvåking av endringer i behov for de enkelte brukergruppene 4. Mottak av flyktninger. Kommunen øker sitt mottak av flyktninger og spesielt innenfor gruppen enslige mindreårige. Det er noe uklart når flyktningene vil komme til kommunen. Det arbeides tverrfaglig og tverrsektorielt for å planlegge dette økte mottaket. Tiltak: Etablere og drive et prosjekt for økt flyktningmottak Tiltak: Intensivere arbeidet med tilgang og organisering av enslige mindreårige flyktninger. 5. Skatteinngangen og rammetilskuddet (frie inntekter) blir vesentlig bedre enn budsjett. Dette skyldes økte skatteinntekter. 6. Tariffoppgjøret og lønnsoppgjøret for Det er et hovedoppgjør i I statsbudsjettet for 2016 la regjeringen opp til en årslønnsvekst på 2,7 % for kommunene. Dette anslaget ble justert ned i kommuneøkonomiproposisjonen til 2,4 %. Dette samsvarer med forhandlingsresultatet. De lokale forhandlingene er nå ferdig, og det er brudd i forhandlingene med to fagforeninger. 7. Det er kontroll på utviklingen i kommunens pensjonskostnader. Det forventes lavere avkasting på pensjonsmidlene i framtiden. Dette kan føre til høyere pensjonskostnader. Dette må ses i sammenheng med kommunens samlede finanskostnader. 8. Den samlede finansielle risikoen til kommunen anses som lav per 2. tertial. Tiltak: Gjennomgang at rutinene og praksisen knyttet til vedtak, utførelse og tildeling av ressurser til ressurskrevende brukere. Grimstad kommune tertialrapport for 2. tertial 2016 Side 11

12 Budsjettendringer drift I budsjett 2016 ble det lagt til grunn at IMÅS-hallen ved Landvik skole skulle stå ferdig høsten Det viser seg nå at hallen ikke vil bli tatt i bruk for skolen i 2016, men i Kulturtenestens budsjett kan derfor reduseres med kroner. I forbindelse med kommunestyrets behandling av budsjett for 2016 ble øremerkede bevilgninger benyttet som tilleggsfinansiering i forbindelse med en satsing på økt lærertetthet i 1. til 4. skoletrinn. Det viser seg at dette øremerkede tilskuddet som var en del av budsjettforliket i Stortinget ikke kan benyttes til denne lokale satsingen. Skolenes budsjett må derfor styrkes med kroner. I regjeringens forslag til statsbudsjett for 2017 foreslås det å øke innslagspunktet for ressurskrevende brukere med kr kroner per bruker. Det forventes at helse- og omsorgssektoren har 20 ressurskrevende brukere ved utgangen av Det nye innslagspunktet foreslåes til kroner per bruker og vil bli benyttet ved avlegging av regnskapet for Det blir da en inntektssvikt på kroner som bør budsjettjusteres. Innenfor Sosialtjenesten er det nå to ressurskrevende brukere innen for et døgntilbud. Dette fører til en inntektssvikt innenfor refusjonsordningen til ressurskrevende brukere på kroner, som bør budsjettjusteres. Hjemmetjenesten har en avlastningsordning som utgjør 1,55 årsverk. Denne ordningen er ikke budsjettert, og hjemmetjenesten må få styrket sitt budsjett med kroner. Rådmannen har godkjent 3,72 årsverk til boveiledertjenesten. Dette er til pasientrettede tiltak. Boveiledertjenesten bør få justert sitt budsjett med kroner Side 12 Grimstad kommune tertialrapport for 2. tertial 2016

13 Medarbeidere Grimstad - en åpen, innovativ kommune Grimstad kommune er en kunnskapsbedrift hvor medarbeiderne utgjør en viktig ressurs. Kommuneplanen setter mål for hvordan Grimstad kommune skal kunne tilby effektive tjenester av høy kvalitet til brukerne. Grimstad skal utvikles gjennom målbevisst satsing på kunnskap og skaperkraft for å møte framtidens behov. Dette styrer også arbeidet med utviklingen av organisasjonen og kommunens arbeidsgiverpolitikk gjennom arbeid med ledelse, lederutvikling, visjon og verdier. Kommunens arbeidsgiverpolitikk skal fremme likeverdige arbeids, lønnsog utviklingsmuligheter uavhengig av kjønn, funksjonsevne, seksuell orientering, alder, etnisitet og religion. Grimstad kommune søker å tilby likeverdige muligheter for våre medarbeidere og aktivt arbeide for å fremme likeverd, inkludering og mangfold på alle nivå i organisasjonen. Ulikheter og mangfold ses på som en måte å oppnå kvalitet, nyskaping og innovasjon. Grimstad kommune tertialrapport for 2. tertial 2016 Side 13

14 Administrativ organisering Organisasjonskartet viser kommunens overordnede struktur, med sektorer, enheter og administrative støtteenheter. Grimstad kommune har en desentrali sert organisasjonsstruktur, hvor enhetslederne har et helhetlig personal -, økonomi -, fagansvar. Side 14 Grimstad kommune tertialrapport for 2. tertial 2016

15 Rådmannens ledergruppe består av rådmannen, kommunalsjefer og kommunikasjonssjef, mens rådmannens strategiske ledergruppe inkluderer også økonomisjef, HR-sjef og kvalitetssjef. Bjørn Kristian Pedersen har vært konstituert som rådmann frem til Tone Marie Nybø Solheim startet i stillingen 1. oktober Tone Merethe Mikalsen startet i stilling som kommunalsjef for helse- og omsorgssektoren 1. mai Årsverksutvikling Lønnsutgiftene utgjør en stor andel av kommunens løpende driftsutgifter. For kommunen som helhet er den ca. 60 prosent av løpende kostnader, for enkelte enheter utgjør lønnskostnadene over 90 prosent av den totale økonomiske rammen. Personalbudsjett for 2016 var basert på 1240 årsverk, i tillegg kommer budsjetterte årsverk til innleie til vikar innen pleie- og omsorg med 37 årsverk. Dette er en økning på 34 faste årsverk i forhold budsjett for Økningen kommer som følge av aktivitetsøkning, og konsekvenser av politiske vedtak som ble iverksatt i løpet av Økning er rapportert i tertialrapporter i Grafikken under viser utvikling av vedtatt årsverk som ligger til grunn for personal budsjett til fast ansatte fra 2015 til og med 1. tertial I tertialrapport for 1. tertial 2016 ble det opprettet 12 faste nye årsverk som følge av aktivitetsøkning, og konsekvenser av politiske vedtak. I tertialrapport for 2. tertial 2016 legges det frem budsjettjusteringer knyttet til økning av årsverk. Justering kommer som følge av aktivitetsøkning og enkeltvedtak innen avlastning i Hjemmetjenesten med 1,5 årsverk og boveiledertjenesten med 3,72 årsverk. Som følge av mottak av flyktninger og enslige mindreårige er det blitt opprettet stillinger i henhold til K-sak 157/15. Som følge av dette er Barneverntjenesten tilført 10,2 årsverk til bolig for enslige mindreårige og NAV kommune 60% stilling som saksbehandler og stilling tilknyttet Boligkontor. Kvalifiseringstjenesten er også blitt styrket som følge av økt aktivitet. Utbetalte årsverk I tertial- og årsrapportering brukes begrepet brutto årsverk for å synliggjøre hvor mange årsverk kommunen utlønner i løpet av den gitte perioden. Tabellen under viser utvikling av hva som er utbetalt av faste årsverk og brutto årsverk i perioden, for Grimstad kommune totalt og i de ulike sektorene. Tabellen viser også hva som er lagt til grunn for personalbudsjett for faste årsverk. Sykefravær påvirker i stor grad utvikling av årsverk. Ved sykefravær må det i de fleste av kommunens enheter benyttes vikar ved sykefravær. Grimstad kommune tertialrapport for 2. tertial 2016 Side 15

16 Antall årsverk Brutto årsverk viser hva som er ulønnet av årsverk til fast ansatte, midlertidig ansatte (vikarer og prosjekter) og til timelønnete. Brutto årsverk tar ikke høyde for refusjoner tilknyttet til sykefravær, foreldrepermisjoner el. Antall brutto årsverk er per 2. tertial som er en økning på 99 årsverk i forhold til Brutto årsverk vil ved sykefravær inneholde både den fast ansatte og vikaren. Brutto årsverk vil derfor være høyere enn hva som legges til grunn i personalbudsjettet. Totalt har brutto årsverk hatt en større økning i løpet av 2015 og i 2. tertial 2016, enn det aktivitetsøkningen tilsier. Økningen skyldes økt antall faste stillinger, men også en større bruk av timelønnet vikar. Økningen av årsverk har hatt en kraftigst økning innen Helse- omsorgssektoren. Sektoren har hatt en økning av aktivitet og enkelte akutte situasjoner hvor det har vært behov for å øke bemanning for å ivareta forsvarlighet i tjenestene og et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. Sektoren har gjennom budsjett og tertialrapport fått økt antall årsverk. Enkelte enheter har benyttet årsverk utover hva som er lagt til grunn i budsjett for Tiltak for å tilpasse drift til budsjett er iverksatt Brutto årsverk jan feb mar apr mai jun jul aug sep okt nov des Faste årsverk viser hva som er utlønnet til ansatte med fast ansettelsesavtale. Tallet inkluderer også sykemeldte innenfor Side 16 Grimstad kommune tertialrapport for 2. tertial 2016

17 sykepengeåret og ved lønnet permisjon. Det er til enhver tid vakante faste stillinger, som følge av bla. turnover. I perioden hvor stillingen er vakant benyttes midlertidige ansatte på tidsavgrenset kontakt mens rekrutteringsprosess pågår. Dette er grunnen til at fast ansatte er lavere enn det tall som legges til grunn i personalbudsjettet. Det er utbetalt faste årsverk per 2. tertial i kommunen, en økning på 47 årsverk i forhold til samme periode i fjor. Økningen av faste årsverk fra 2.tertial 2015 er stor og skyldes ansettelser i nyopprettete som er opprettet som følge av nye tiltak eks. flyktninger/enslige mindreårige og aktivitetsøkning. Faste årsverk er betydelig høyere enn i samme periode tidligere år. Dette kommer som følge av vedtak om økte stillinger. Faste årsverk vil i perioder kunne være bemannet med vikarer og timelønnet, som følge av sykefravær, permisjoner eller vakant stilling. Faste årsverk vil derfor alltid være lavere enn hva som er lagt til grunn for faste årsverk i personalbudsjettet. Faste årsverk jan feb mar apr mai jun jul aug sep okt nov des Grimstad kommune har til enhver ansatte på tidsavgrensete kontrakter (midlertidige ansettelser), knyttet til lengre fravær som sykefravær og foreldrepermisjon. Midlertidig ansettelse brukes også ved vakante stillinger, mens det pågår en rekrutteringsprosess. Tidsavgrensede årsverk viser alle ansatte med midlertidig ansettelsesavtaler i en gitt stillingsbrøk. Dette vil være vikarer for ansatte ved bla. sykdom, permisjon, prosjekt- og engasjementstillinger, samt lærlinger. Dette kan også være stillinger som er finansiert via statlige midler Tidsavgrensede årsverk Variable årsverk: Dette er utbetalte timer hittil i år omgjort til årsverk. Det vil si både timelønnede omregnet til årsverk, og overtidstimer omregnet til årsverk. Med andre ord all utbetalt variabel lønn fra kommunen. For å kunne sammenligne både tidsavgrensede stillinger og timer i forhold til faste stillinger på en riktigst mulig måte, er disse omregnet til årsverk. Dette et i stor grad tilkallingsvikarer som blir kalt inn ved f.eks korttidsfravær og ferieavvikling. Ferieavvikling er årsak til den økningen av timelønnet årsverk i juni, juli og august, og avtar etter ferieavvikling er gjennomført. Grimstad kommune tertialrapport for 2. tertial 2016 Side 17

18 Variable årsverk Nærvær og helsefremmende arbeidsplasser Grimstad kommune inngikk i 2015 ny intensjonsavtale for inkluderende arbeidsliv (IA-avtale). Avtalen har et økt fokus på forebygging og inkludering. IA-avtalens overordnede mål er: Å bedre arbeidsmiljøet, styrke jobbnærværet, forebygge og redusere sykefravær og hindre utstøting og frafall fra arbeidslivet. Grimstad kommune arbeider for å oppnå målene i IA-avtalen. Det pågår jevnlig mye godt arbeid på de ulike arbeidsplassene. Oppfølging av ansattes fravær er et linjeansvar og dermed nærmeste leders ansvar. Gjennom et godt aktivt samarbeid med bedriftshelsetjenesten, NAV Arbeidslivssenter og de tillitsvalgte jobbes det systematisk ed ulike nærværs- og helsefremmende tiltak på de ulike enhetene. Arbeidsmiljøutvalget har vedtatt mål for Grimstad kommunes IA arbeide. Målene er i tråd med nasjonale mål for IA-abeidet. Detaljer i årsverksendringer finnes under den enkelte sektor og enhet, også hvilke tiltak som må iverksettes for Lærlinger Grimstad Kommune har i sine budsjetter tatt høyde for 30 løpende lærekontrakter pr år etter følgende fordeling: ca. 20 helsefagarbeidere, 8 barne- og ungdomsarbeidere og 2 lærlinger til kjøkken. Dette skal dekkes av en sentral pott. Årlig inntak etter denne fordelingsnøkkelen vil være 10 på helsefag og 4 på barne - og ungdomsarbeidere samt 1 på kjøkken. Virksomhetsstyring sørger for inntaket av lærlinger i helsefag samt barne - og ungdomsarbeider i samarbeid med opplæringskontoret. Våren 2016 vedtok kommunestyret at administrasjonen skulle innarbeide en økning i antall lærlingplasser. Dette vil legges frem i budsjett for Grimstad kommune har som mål om å redusere sykefraværet med 20% innen utløpet av Dette innebærer et mål om at samlet sykefravær ikke skal overstige: 2016: 7,6 prosent 2017: 7,4 prosent 2018: 7,2 prosent Dette er en reduksjon på 20% fravær fra IA-avtalens oppstart i Virksomhetsstyring har ansvaret for både å utarbeide og sikre gode interne rutiner, og for samarbeid med eksterne aktører slik som bedriftshelsetjenesten, NAV Grimstad, NAV Arbeidslivssenter og Arbeidstilsynet. Sammen med disse og i tråd med føringer fra Arbeidsmiljøutvalget har det vært gjennomført kartlegginger, risikoanalyser Side 18 Grimstad kommune tertialrapport for 2. tertial 2016

19 og iverksatt målrettet tiltak i arbeidet med nærvær tog helsefremmende arbeidsplasser. grunn til å tro at ved fortsatt godt og forsterket oppfølgingsarbeid vil kommunen greie å stabilisere og forhåpentligvis holde sykefraværet på et Sykefraværet for 2. tertial 2016 er på 7,6 prosent som er en nedgang fra Sykefraværet er noe høyere i februar, og avtar deretter. Undersøkelser viser at uke 8 er den uken i året med høyest sykefravær. Det kan se ut til at sykefraværet har stabilisert seg, under de rådende konjunkturer. Det oppfattes fremdeles som for høyt, samtidig er det viktig å se til sammenlignbare kommuner, og kommunal sektor for øvrig. Sykefraværsstatistikken for 1. tertial 2016 viser at korttidsfraværet, det vil si både egenmeldt og legemeldt fravær innenfor arbeidsgiverperioden på 16 dager, er 2 prosent. Langtidsfraværet, etter 16 dager og inn til 50 uker, er 12,00 10,00 8,00 6,00 4,00 2,00 0, korttid langtid Totalt sykefravær pr mnd. Totalt Støtte- og stab Helse- og omsorg Samfunn- og miljø forholdsmessig lavt nivå. Kultur- og oppvekst Alle kommuner rapporter sykefravær til KS. Tallene for KS er noe forsinket sammenlignet med våre rapporteringsrutiner, slik at siste oppdaterte tall er for perioden 2. kvartal kvartal Tallene fra KS viser er samlet sykefravær for alle kommuner på 9,96%. Tallet for Grimstad kommune er 9% på deres rapportering. Sammenlignet har Arendal kommune 9,71% fravær, Kristiansand kommune har 9,48%, mens Mandal kommune som ofte bli trukket frem i forbindelse med sykefraværsarbeid ligger på 7,69%. på 5,5 prosent Sykefraværsstatistikken viser at korttidsfraværet, står for om lag ¼ del av fraværet. Det er det lange fraværet som er til størst bekymring. Det er Det er fokus på tett oppfølging av sykemeldte og ansatte som står i fare for å bli sykemeldt. Dialogplassen og den tette kontakten enhetsledere og fagledere står for er en viktig del av oppfølgingsarbeidet. Hensikten med Dialogplassen er at man så tidlig som mulig kan sette i verk tiltak for å forhindre sykemelding, få den sykemeldte tilbake i jobb raskest mulig eller over i andre tiltak. Dialogplassen bidrar til raskere avklaringer og færre medarbeidere som går over på arbeidsavklaringspenger etter endt sykepengeår. Dette betyr at folk er raskere tilbake i jobb. Dialogplassen Grimstad kommune tertialrapport for 2. tertial 2016 Side 19

20 behandler også saker før sykemelding som en del av det forebyggende arbeidet. Hvert år deler IA-rådet (partene i arbeidslivet) i Aust-Agder ut IA-prisen til den virksomhet som har utmerket seg i arbeidet med inkluderende arbeidsliv. Prisen tildeles en virksomhet som har oppnådd gode resultater i arbeidet med å inkludere flere personer med nedsatt funksjonsevne, tilrettelegge for eldre arbeidstakere, redusere sykefraværet, tilrettelegge og gi mulighet for ansatte til å stå i jobb og ikke minst ha et godt forankret partsamarbeid. tiltak og fokus på IA arbeidet bidratt til høy trivsel på jobben, lavere fravær enn tidligere og et mangfold i staben som enheten er veldig stolte av. Fraværet gikk ned fra 13,27 % i 2014 til 8,43 % i IA rådets begrunnelse for prisen: «Det vært jobbet bredt med å inkludere og tilrettelegge for personer med nedsatt funksjonsevne, eldre arbeidstakere og flyktninger. Det spesialinnredes når det er nødvendig, personer gjennomfører sin senkarriere i enheten flere er rundt 70 år, og det er 16 forskjellige nasjonaliteter ansatt og det i en bedrift med bare 42 ansatte. Det gjennomføres aktiviteter på mange hold både for enkeltindividet og fellesskapet, og alt er solid forankret i partssamarbeidet i enheten. Det har også gitt gode effekter på fraværet. Vinneren har vist at systematisk arbeid over tid gir effekter og åpner muligheter for å inkludere alle som vil og kan arbeide.» I år gikk denne prisen til Renholdstjenesten i Grimstad kommune. Renholdstjenesten har over tid jobbet systematisk for å oppnå gode resultater med dette arbeidet, og de har lykkes. I sum har alle iverksatte Side 20 Grimstad kommune tertialrapport for 2. tertial 2016

21 Status for de store investeringsprosjektene Arresten - Parkering i fjell Kommunestyret vedtok i møte 27. august 2012 at parkeringshuset i Vardeheia skal bygges ut og driftes i kommunal regi. Arresten ble offisielt åpnet 1 juli Arbeidene har gått i henhold til fremdrift og innenfor budsjett. Parkeringsteknisk anlegg (bomanlegg) er installert og tatt i bruk. Prosjektet avsluttes sommeren Nytt bibliotek I februar 2014 gjorde kommunestyret vedtak om kjøp av post/politigården, Storgata 3. I møte den 1. september 2014 vedtok kommunestyret totalrammen til nytt bibliotek på 75 millioner kroner. Rivningsarbeidene er nå godt i gang og bygget forventes ferdig oktober Økonomien i prosjektet er svært stram. Langemyr skole basseng Anbudskonkurranse er gjennomført. Etter forhandlingene fikk Grimstad kommune et tilbud på kr. 10,8 mill. inkl. mva. Kostanden går over investeringsrammen. Styringsgruppa besluttet i august 2016 at prosjektet ikke kan igangsettes før en har dekning på faktiske prosjektkostnadene. Dermed utsettes prosjektet til 2017 og behandling av ny investeringsramme tas opp i Handlingsprogrammet i desember Småhus Fra bostedsløs til sjef i egen bolig Kommunestyret vedtok i budsjett 2015 at det skulle avsettes midler til planlegging og gjennomføring av fire boliger etter den såkalte Nøtterøymodellen. Det er ført opp to boliger på Langemyr og to på Landvik som vedtatt. Prosjektet er ferdigstilt i henhold til fremdrift og innenfor budsjett. Alternativ energi, Levermyr Kommunestyret vedtok i møte at det skal brukes flis til oppvarming av kunstgressbanen, Grimstad skole og Jappa skole. Fjernvarmerør er etablert til Jappa skole, kunstgressbanen og Grimstad skole. Grunn- og betongarbeider er ferdigstilt, kun tømrerarbeider som gjenstår for komplett fyrhus. Tekniske installasjoner vil pågå i oktober og november. Det tas sikte på å igangsette anlegget i slutten av november Landvik skole nybygg Kommunestyret vedtok i budsjett 2015 at det skulle avsettes midler til planlegging og gjennomføring av rehabilitering/nybygg av skolens eldste del. Investeringsrammen for Landvik skole økes med 2 mill kroner til 51 mill. kroner ink mva, ref formannskapet i møtet 1 juli Arbeidene startet i sommer og går som planlagt. Nybygget planlegges ferdigstilt til skolestart i august Mens arbeidene pågår er halve skolen (5-7 trinn) midlertidig på gamle Uia i Grooseveien. Myrsvingen - flyktningeboliger Kommunestyret vedtok i budsjett 2015 at det skulle avsettes midler til bygging av flyktningeboliger i Myrsvingen som inneholder både familieleiligheter og hybler. Prosjektet er ferdigstilt og overlevert til Grimstad kommune. Feviktun 6 Det ble gjort vedtak plassering og bygging av boliger for mennesker med nedsatt funksjonsevne på tomten bak Feviktun i kommunestyret mai Det er skrevet kontrakt med entreprenør. Reguleringsplanen er endelig Grimstad kommune tertialrapport for 2. tertial 2016 Side 21

22 godkjent, og det er sendt inn søknad om byggetillatelse. Foreløpig fremdrift er oppstart i løpet av høsten I budsjettet 2015 ble det vedtatt å kutte prosjektets budsjett med 10%, slik at endelig budsjett ble 13,5 mill. Etter anbudskonkurransen viser det seg at dette budsjettet ikke holder, og må økes til 15 mill. Det ble gitt en orientering i formannskapet 18 februar, om økning av budsjettet. Dette skyldes også prisøkning siden første vedtak på bygging av boligene i budsjett/handlingsprogrammet Sentrumsbarnehage Kommunestyret vedtok 22 juni 2015 at ny kommunal sentrumsbarnehage skal plasseres på fagskoletomta. Reguleringsplanen for området er ferdig behandlet. Prosjektet er i startfasen med planlegging entrepriseform, prosjektering, utredelser (rivningsarbeider,), plassering etc. Arkitekt er engasjert for å bistå kommunen med konkurransebeskrivelse. 6 småhus Prosjektet er i startfasen ved at tomteplasseringer vurderes. Bemannede boenheter for sosial Prosjektet er i startfasen ved at tomteplassering vurderes. Side 22 Grimstad kommune tertialrapport for 2. tertial 2016

23 Prosjektstatus Mandat og omfang Bibliotek Landvik skole - nybygg Nytt kloakrenseanlegg Langemyr skole - basseng Ny sentrumsbarnehage Bemannede boenheter for sosial 6 småhus Boliger - Feviktun 6 Småhus - bostedsløse Myrsvingen - flyktningboliger Flisfyring på levermyr IKT-prosjekter Vann og avløpsinvesteringer Avtaler Ressurser og kompetanse Fremdrift Økonomi I henhold til plan og målsetninger, tiltak ikke nødvendig Ikke i henhold til plan, det er iverksatt tiltak for å nå målene Ikke i henhold til plan, mål nås ikke Ikke relevant Grimstad kommune tertialrapport for 2. tertial 2016 Side 23

24 Prosjektrisiko Hensikten med risikostyring av prosjekter er å sikre bedre og mer effektiv prosjektgjennomføring. Dette for å prioritere ressursene riktig, og bidra til økt verdiskapning og gode prosjektresultater. Dette gjøres ved blant annet å holde oversikt og identifisere kritiske risikoområder. Økt innsikt om risiko i hele organisasjonen er også et mål som har betydning for hvordan risikobildet håndteres totalt sett. Prosjektleder har totalansvaret for rapporteringen på sine prosjekter. På bakgrunn av dette gjør rådmannen en overordnet risikovurdering som er presentert i risikomatrisen under. Dette baseres på en vurdering av overordnede risikoelementer med konsekvenser og sannsynlighet. Risikomatrise: Sannsynlighet 6 Tomter og plasering av kommunale boliger 1 4 kompliserte prosjekter Prosjektkompetanse 2 Forprosjekt og foranalyser 5 Oppdragsbeskrivelser og bestillinger Prosjektorganisering 3 Konsekvens Lav risiko - I henhold til plan og målsetninger, tiltak ikke nødvendig Middels risiko - Ikke i henhold til plan, det er iverksatt tiltak for å nå målene Høy risiko - Ikke i henhold til plan, mål nås ikke Side 24 Grimstad kommune tertialrapport for 2. tertial 2016

25 Forklaringer og tiltak til risikoelementene i matrisen: 1. Prosjektkompetanse Kommunen har tilstrekkelig prosjektkompetanse og prosjektlederkapasitet både innenfor bygningsområdet og innenfor prosjekter knyttet til VA og kommunalteknikk. 2. Forprosjekt og foranalyser Det arbeides kontinuerlig med at det enkelte prosjekt beskrives og dokumenteres bedre før beslutning. Tiltak: Mer bevisst holdning i forhold til å dele opp prosjekter i nye hovedprosjekter og delprosjekter. Sikre nødvendig fagkompetanse inn i prosjektene. Sikre gode medvirkningsprosesser og informasjon. 5. Oppdragsbeskrivelser og bestillinger Prosjektbestillingene må være presise for at leveransen skal være i henhold til oppdraget. Tiltak: Øke forståelsen i kommunen for at kompliserte prosjekter krever tid til planlegging og analyse. Nytt renseanlegg vil være et prosjekt der godt forarbeid vil være vesentlig. 3. Prosjektorganisering Det er etablert styringsgrupper og prosjektgrupper med egne prosjektledere for alle større investeringsprosjekter. 4. Kompliserte prosjekter Kommunen har flere store prosjekter gående der det er knyttet risiko til økonomiske rammer og fremdrift. Av de pågående prosjektene er biblioteket og utbygging av Landvik skole de største nå. Kommunen har også prosjekter med høy kompleksitet, uten at de nødvendigvis har en stor økonomisk ramme. Grimstad kommune tertialrapport for 2. tertial 2016 Side 25

26 Flyktninger - bosetting og integrering Asylsøkere til Norge i 2015 Situasjonen i Syria, Afghanistan og flere andre land medførte at antallet asylsøkere til Europa økte kraftig høsten Norge mottok mer enn søknader om beskyttelse. Det er det høyeste antallet søkere til Norge noen gang. Det høyeste antallet på ett år tidligere var i Det var flest søkere fra Syria med over søknader, etterfulgt av afghanere (7 000), irakere (3 000) og eritreere (2 900). Totalt kom det barn i Halvparten av disse oppga at de kom uten foreldre eller noen med foreldreansvar. Det var først og fremst søkere fra Afghanistan som kom som enslige mindreårige. Til sammen kom det personer som oppga at de var enslige mindreårige flyktninger under 18 år. Dette er det høyeste antallet enslige mindreårige søkere i Norge noen gang. Justert bosettingsbehov i 2016 og 2017 Det opprinnelige bosettingsbehovet for 2016 var på over Senere er bosettingsbehovet justert ned til i 2016 og fra til i Også behovet for å bosette enslige mindreårige flyktninger er mindre enn først antatt. Nye prognoser for behovet er i 2016 og i Opprinnelige prognose for 2016 og 2017 var Nedgangen i behovet for å bosette enslige mindreårige flyktninger skyldes flere forhold: Det har tatt tid å for sentrale myndigheter å behandle søknadene til alle som kom i Det kommer nå vesentlig færre enslige mindreårige asylsøkere til Norge enn før. Det gis i større grad midlertidigog begrenset oppholdstillatelse for enslige mindreårige over 16 år. Disse skal ikke bosettes, men får midlertidig opphold på grunn av mangel på forsvarlig omsorg, fram til de fyller 18 år. Bosettingsbehovet for 2017 blir oppdatert i anmodningsbrevet som kommunen vil motta fra IMDi medio oktober. Slik det ser ut vil Grimstad kommune blir anmodet om å ta imot 80 flyktninger i 2017 hvorav ti enslige mindreårige. Kommunestyrets vedtak 14. desember 2015 Det store antallet asylsøkere som kom til Norge høsten 2015, medførte et betydelig økt behov for bosetting av flyktninger generelt og enslige barn og unge flyktninger spesielt. IMDi anmodet Grimstad kommune om å øke bosettingsantallet betydelig for Kommunestyret drøftet saken i møte 14. desember 2015 og vedtok følgende: 1) Grimstad kommunestyre vedtar, i henhold til anmodningen fra IMDi av 17. november 2015, å bosette 90 flyktninger i 2016, hvorav 35 enslige barn og unge under 18 år, og minst ti av disse under 15 år. Vedtaket inkluderer ikke familiegjenforente. 2) Grimstad kommunestyre vil arbeide for å bosette minst 100 flyktninger i 2017, i henhold til foreløpig anmodning fra IMDi, hvorav minst 45 enslige barn og unge under 18 år, og minst 15 av disse er under 15 år. Dette inkluderer ikke familiegjenforente. 3) Kommunestyret forutsetter at den samlede innsatsen for bosetting og mottak av flyktninger lar seg gjennomføre innenfor rammen av de tilskudds- og finansieringsordninger som staten stiller til rådighet. Formannskapet holdes løpende oppdatert. De ulike inntekter og utgifter innarbeides i kommunens budsjett i tilknytning til behandlingen av regnskapsrapporten for 1. tertial ) Kommunestyret gir rådmannen fullmakt til kjøp og tilrettelegging av Side 26 Grimstad kommune tertialrapport for 2. tertial 2016

27 egnede boliger i markedet for bosetting av flyktninger innenfor en bruttoramme på 30 mill. kroner. 5) Kommunestyret forutsetter at anskaffelse av utleieboliger blir finansiert ved tilskudd og lån fra Husbanken og med husleie via integreringstilskuddene slik at netto kapitalkostnader ikke belaster kommunens budsjett. 6) Kommunestyret ber rådmannen om å gjennomføre en rask kartlegging med forslag til prioritering og anskaffelse av utleieboliger til flyktninger ved bruk av følgende strategier: 1) Gjennomgang av potensielle kommunale boliger/bygninger/tomter som kan tilrettelegges for bosetting av flyktninger, i samarbeid med Grimstad tomte- og boligutvikling KF. 2) Ferdigstilling av ny, vedtatt flyktningebolig i Myrsvingen 11 så snart som mulig 3) Samarbeid med private aktører som har tilgjengelig tomt og interesse for å bygge bolig som kommunen kan leie til flyktningbolig 4) Kjøpe aktuelle boliger i markedet som passer til formålet/kan tilrettelegges som bolig til flyktninger. 5) Kjøp av tomter fra private aktører og bygge ut i kommunal regi 6) Fortsatt bosette flyktninger i det private leiemarkedet Forslag til prioritering og anskaffelse legges fram for politisk behandling senest i forbindelse med behandlingen av regnskapsrapporten for 1. tertial Kommunens regnskapstall for 2014 og 2015 viser at det begge årene var mulig å avsette midler fra flyktningområdet til fond for senere bruk i bosettingsarbeidet. I 2014 ble det avsatt drøyt 4 mill. kroner og i 2015 drøyt 9 mill. kroner. Det er sannsynlig at kommunens samlede inntekter fra integreringstilskuddet vil gjøre det mulig å avsette noe midler til fond også i Et betydelig antall flyktninger på familiegjenforening vil gi økte inntekter i forhold til budsjett. Til tross for betydelig usikkerhet m.h.t utgiftene ved bosetting av enslige mindreårige flyktninger, vil økte inntekter mest sannsynlig kompensere for de økt utgifter for flyktningeområdet samlet. Foreløpig har det ikke vært hensiktsmessig eller reelt sett mulig, å justere enhetenes budsjettrammen etter endringene som ble vedtatt av kommunestyret i desember Dette arbeides det videre med. Det er etablert en arbeidsgruppe for flyktningøkonomien som vurderer ulike modeller for å få best mulig oversikt samtidig som det gis nødvendig fleksibilitet til å håndtere de endringene som oppstår. Organisering av flyktningarbeidet i 2016 Flere tjenesteenheter i kommunen er direkte og indirekte involvert i flyktningarbeidet. Kvalifiseringstjenesten består av flyktningtjenesten og voksenopplæringen og har ansvaret for bosetting, integrering og opplæring av flyktninger. NAV kommune har hovedansvar for introduksjonsprogrammet for nyankomne flyktninger og for sosialhjelp for flyktninger innenfor femårsperioden. Barneverntjenesten har ansvaret for enslige mindreårige flyktninger under 18 år. Jappa skole og Holviga ungdomskole har egne velkomstklasser for flyktninger og innvandrere som har behov for ekstra norskopplæring. Grimstad kommune tertialrapport for 2. tertial 2016 Side 27

28 Storgata barnehage er kommunens Fokusbarnehage og har tett samarbeid med NAFO (Nasjonalt Senter for Flerkulturell Opplæring). Bygg- og eiendomstjenesten har ansvar for bygging og vedlikehold av kommunens utleieboliger. måned. De øvrige arbeidsgruppene møtes ved behov. Arbeidsgruppen for asylmottak er ikke aktiv da det ikke er etablert asylmottak i Grimstad. Tidlig i 2016 var det sannsynlig at det ville bli opprettet ett eller to asylmottak i kommunen. Helsetjenesten med bl.a migrasjonshelsetjenesten, Grimstad familiesenter og Jobbsentralen har en viktig rolle i forhold til å fremme flyktningenes fysiske, psykiske og sosiale helse. For mer informasjon om Jobbsentralen vises til eget tema i tertialrapporten. Diagrammet under viser den ordinære organiseringen av flyktningarbeidet i Grimstad. For å sikre tilstrekkelig koordinering og samarbeid i en situasjon med store endringer i flyktningsituasjonen, har rådmannen etablert en prosjektorganisasjon til støtte for linjeorganisasjonen. Diagrammet under viser arbeidsgruppene som er etablert på tvers i organisasjonen. Rådmannens ledergruppe har møte hver uke. Koordineringsgruppa for flyktningarbeidet har i så langt i år hatt møter hver én til to ganger per Bosetting per 2. tertial (flyktningtjenesten) I 2015 ble det bosatt til sammen 98 flyktninger Grimstad. Av disse var det seks enslige mindreårige og 26 som kom på familiegjenforening. Flyktningene i 2015 kom hovedsakelig fra Afghanistan, Eritrea og Syria. 20 av flyktningene kom som overføringsflyktninger mens 52 kom fra asylmottak i Norge. Diagrammet under viser antall bosatte flyktninger i Grimstad fra 2006 til Side 28 Grimstad kommune tertialrapport for 2. tertial 2016

29 kapittel om medarbeidere i denne rapporten. Arbeid og kvalifisering (NAV Grimstad) Kommunedelplanen for flyktningeområdet , En ny hverdag gjennom mestring og integrering, har et mål om at 80 % av flyktningene som har gjennomført introduksjonsprogrammet skal være selvforsørget innen fem år fra bosettingsdato. Ved utgangen av 2. tertial 2016 har Grimstad tatt imot til sammen 61 flyktninger. Av disse er det én enslig mindreårig. 28 (av de 61) er kommet på familiegjenforening. I september er det planlagt bosetting av ytterligere 24 flyktninger. Flyktningene kommer i hovedsak fra Syria, Eritrea og Afghanistan og har ulik bakgrunn m.h.t utdanning, jobberfaring og flukthistorie. De fleste som er kommet er enslige voksne, noe som er utfordrende når det gjelder å skaffe bolig. Per 2. tertial er flyktningene utelukkende bosatt i det private leiemarkedet. Ny kommunal bolig i Myrsvingen 11 sto ferdig i september med to familieleiligheter og to hybler. Boligen ble tatt i bruk umiddelbart etter ferdigstilling. For ytterligere informasjon vises til enhetens regnskapsrapport og til NAV Grimstad hadde ved utgangen av august 170 deltakere i introduksjonsprogrammet. Det er en vesentlig økning i forhold til samme periode i Ved utgangen av 2014 var det 68 deltakere i programmet. Ved utgangen av 2015 var antall deltakere 120. Andelen deltakere i introduksjonsprogrammet som i 2015 gikk ut av programmet til arbeid eller utdanning var på 82 %. Dette er det beste resultatet NAV Grimstad har hatt. På grunn av økningen i introduksjonsdeltakere og for å kunne opprettholde den gode kvalitet i programmet fikk NAV fått en ekstra stilling fra april/mai. Arbeidet med introduksjonsprogrammet i Grimstad har et utadrettet fokus og går over tre til fire semestre i tillegg til alle skolens ferier. For ytterligere informasjon vises til enhetens regnskapsrapport og til kapittel om medarbeidere i denne rapporten. Enslige mindreårige flyktninger (barneverntjenesten) Enslige mindreårige flyktninger er barn og ungdom som søker tilflukt i Norge uten å ha følge av foreldre eller andre som utøver foreldreansvar for dem, og som oppgir å være under 18 år. De som kommer er ulike, men alle er sårbare ved at de kommer alene til landet, uten omsorgspersoner. Alle trenger omsorg, trygghet og Grimstad kommune tertialrapport for 2. tertial 2016 Side 29

30 oppfølging. Det er et mål at alle enslige mindreårige flyktninger skal bli trygge voksne som blir integrert i det norske samfunnet. De siste årene har Grimstad tatt imot fem enslige mindreårige flyktninger per år. I år anmodet IMDi Grimstad kommune om å ta imot 35 enslige mindreårige flyktninger. Kommunestyret vedtok å ta imot det antallet som ble anbefalt. For første gang skal vi også ta imot enslige mindreårige under 15 år. Oppdaterte prognoser fra IMDi innebærer at kommunene må bosette færre enslige mindreårige flyktninger i 2016 og 2017 enn tidligere antatt. IMDi har i brev til kommunene informert om at det antallet enslige mindreårige flyktningene som kommunene er klar til i ta imot i løpet av høsten, vil bli tildelt de aktuelle kommunene. For Grimstad vil dette mest sannsynlig innebære at vi i 2016 vil bosette seks enslige mindreårige flyktninger over 15 år i eksisterende bofellesskap i Reddalsveien i tillegg til fire stykker fordelt på to gruppefosterhjem. I tillegg vil vi ta imot fem enslige mindreårige flyktninger under 15 år i nyetablert, kommunalt drevet bofelleskap i Ankerveien. Her har kommunen kjøpt bolig og tilsatt medarbeidere for å bemanne boligen på døgnbasis fra medio oktober. Til sammen er det tilsatt åtte årsverk til boligen i Ankerveien. Kommunen har også gjennomført en konkurranse for etablering av et privat drevet bofelleskap for åtte enslige mindreårige flyktninger over 15 år. Per 2. kvartal er det uavklart om det vil bli inngått avtale med en av tilbyderne, eller om konkurransen vil bli avlyst på grunn av de usikre prognosene for bosetting av enslige mindreårige flyktninger. Prognose for bosetting av enslige mindreårige flyktninger i 2016 er at Grimstad vil ta imot enten 15 eller 23 flyktninger i løpet av året. For ytterligere informasjon vises til enhetens regnskapsrapport og til kapittel om medarbeidere i denne rapporten. Migrasjonshelsetjenesten (kommunehelsetjenesten) Helsetjenesten har fra 1. mars etablert en egen helsetjeneste for mottak av flyktninger, arbeidsinnvandrere og familiegjenforente, som er gitt betegnelsen migrasjonshelsetjenesten. Tjenesten er fysisk plassert på Dømmesmoen, og er bemannet med ett årsverk psykisk helsearbeider, og to halve årsverk helsesøster. For ytterligere informasjon vises til tjenesteenhetens regnskapsrapport. For ytterligere informasjon vises til enhetens regnskapsrapport og til kapittel om medarbeidere i denne rapporten. Grunnskole og barnehage Særskilt opplæring for flerspråklige barn starter i barnehager og skoler. Storgaten barnehagehage har vært NAFO-barnehage siden Det betyr at barnehagen har og har hatt nært samarbeid med Nasjonalt senter for flerspråklig opplæring (forkortet til NAFO). Det flerkulturelle perspektivet og språklig mangfold er en naturlig ressurs og viktig del av enhetens pedagogiske arbeid. Målet er at barnehagen skal ha ca 60 % flerspråklige barn. På skolenes barnetrinn (1.-7. klasse) har Jappa egen velkomstklasse for nyankomne flyktninger, på ungdomstrinnet har Holviga skole samme rolle. Målet med velkomstklassene er at elever med annen språkbakgrunn enn norsk skal lære seg norsk raskest mulig, og at de skal ha like muligheter som alle andre barn til å utvikle seg ut i fra sine egne forutsetninger. Overføring fra velkomstklassene til ordinære klasser på nærskolene skjer etter vurdering av elevenes kompetanse i norsk i henhold til læreplanen. Side 30 Grimstad kommune tertialrapport for 2. tertial 2016