Prosjektevaluering fra Knutepunkt Hordaland

Transkript

1 Prosjektevaluering fra Knutepunkt Hordaland 1. juli

2 Innholdsfortegnelse Innledning Etablering a. Planverk b. Prosjektmandat c. Effekt- og resultatmål... 5 I. Kartlegging... 7 II. Kompetansebygging... 8 III. Rådgiving... 9 IV. Synliggjøring... 9 V. Samarbeid VI. Erfaringsutveksling d. Evaluering av etableringsfasen Planlegging a. Handlingsplan b. Omfang og milepæler c. Andre planer d. Organisering e. Målgruppeanalyse f. Kommunikasjonsplan g. Forankring h. Evaluering av planleggingsfasen Gjennomføring a. Risikostyring b. Omfangsstyring c. Gjennomføring av handlingsplaner d. Rapportering e. Formidlingsstrategi f. Evaluering av gjennomføringsfasen Avslutning a. Læringspunkter b. Sentral styring c. Sluttrapport d. Evaluering av avslutningsfasen Oppsummering av knutepunktsprosjektet Vedlegg A. Brev fra Miljøverndepartement m.fl. av B. Prosjektmandat C. Handlingsplan D. Aktivitetsplan E. Oversikt over offentlige virksomheter i Hordaland F. Nettverksbase Knutepunkt Hordaland 1. juli

3 Innledning Denne sluttevalueringen fra Knutepunkt Hordaland er inndelt i 4 hovedpunkter i henhold til prosjektfasene. 1. Etablering 2. Planlegging 3. Gjennom- 4. Avslutning føring Sluttevalueringen inngår som del av sluttrapporten. Hva: Roller: Prosjektet Knutepunkt Hordaland inngår som en regional støttetjeneste for miljø og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser. Knutepunkt Hordaland er prosjektnavnet på støttetjenesten i Hordaland fylke. Regionalt: Prosjekteier: Fylkesmannen i Hordaland, leder av styringsgr. Styringsgruppe: 10 medlemmer, se pkt. 2d. Prosjektansvarlig: Bergen kommune, Innkjøpsseksjonen (BK) Prosjektleder: Diana Snibsøer (BK) Nasjonalt: Prosjekteier: Iverksatt ved Handlingsplan for miljø og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser v/ Miljøverndep., Fornyings- og administrasjonsdep. og Barne- og likestillingsdep. Prosjektansvarlig: Direktoratet for forvaltning og IKT (DIFI) Prosjektleder: Vibeke Engeseth, DIFI Knutepunkt Hordaland (KH) har i prosjektperioden jobbet bredt med temaet "miljø og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser". Målgruppen for Knutepunkt Hordaland sitt arbeid har vært alle offentlige virksomheter i fylket. I tillegg har Hordaland inkludert leverandørmarkedet og studenter i aktuelle læringsmiljøer. Knutepunkt Hordaland merker målbare resultater av sitt arbeid gjennom økt oppslutning om seminarer, økt interesse for emnet, etterspørsel etter veiledning og etablering av nettverk mellom offentlige virksomheter i fylket. Med en bred tilnærming til målet, og kontinuerlig arbeid har Knutepunkt Hordaland registrert at faglig påfyll gjennom knutepunktets tilbud har ført til ønskede effekter for prosjektet. De gode resultatene har spesielt vist seg i siste fase av prosjektperioden. Dette understreker viktigheten av at satsingen innen miljø og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser bør være langsiktig, både nasjonalt og regionalt. 1. juli

4 1. Etablering 1. Etablering 1a. Planverk Knutepunkt Hordaland inngår i den nasjonale målsettingen om å etablere regionale støttetjenester for implementering av Regjeringens handlingsplan for miljø og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser. Knutepunkt Hordaland er ett av 19 knutepunkt som er etablert / under etablering i det nasjonale prosjektet som startet under navnet "Nasjonalt nettverk for offentlige anskaffelser". Bakgrunnen for opprettelsen av knutepunktene er en anbefaling fra Nasjonalt panel for miljøbevisste innkjøp 1, anbefaling nr 6/ Den 11. juli 2008 sendte regjeringen ved miljøverndepartementet, kommunal- og regionaldepartementet og fornyings- og administrasjonsdepartementet et brev til alle statlige virksomheter, kommuner og fylkeskommuner, KS og fylkesmennene med overskriften Iverksetting av Regjeringens handlingsplan for miljø og samfunnsansvar for offentlige anskaffelser. I brevet anmodes Fylkesmannsembetet i hvert fylke om å påta seg en pådriverrolle i etableringen av regionale knutepunkt. I brevet fremgår blant annet følgende: "I hvert fylke/region vil det bli etablert en faglig støttetjeneste som skal stå til rådighet for både statlige og kommunale virksomheter." De regionale knutepunktene, deriblant Knutepunkt Hordaland, er å anse som en slik "støttetjeneste". Figur 1 viser en skjematisk fremstilling av prosjektutøvelsen på henholdsvis sentralt, regionalt og lokalt nivå. Sentralt Regjering + DIFI Regionalt Det enkelte fylke Lokalt Den enkelte offentlige virksomhet i fylket Det nasjonale planprosjektet Figur 1 Knutepunkt Hordaland Utøvelse av aktiviteter overfor den enkelte virksomheten i regionen. 1 Etablert av Miljøvernsdepartementet høsten Hjemmeside 2 Anbefaling 6/2006: Grønt kompetanseløft i offentlige anskaffelser Hvordan sikre optimal oppbygging av kompetanse i de lokale innkjøpsmiljøene 1. juli

5 Det nasjonale prosjektet ledes av Direktoratet for forvaltning og IKT (DIFI). DIFI har et utøvende ansvar på nasjonalt nivå, og er bindeledd mellom de enkelte knutepunktene og Regjeringen. Videre har DIFI en sentral rolle i den operative oppfølgingen av Regjeringens handlingsplan ved å støtte knutepunktene faglig, samt følge opp arbeidet i knutepunktene gjennom innrapportering og tildeling av midler. Våren 2009 ble de seks første knutepunktene etablert, og Hordaland var blant disse. DIFi har siden oppstarten av prosjektet gjort kjent at de ikke vil gi føringer for hvordan det enkelte knutepunkt velger å gjennomføre oppgaven. Dette innebærer at DIFI ikke har sagt noe om hva de enkelte knutepunktene skal hete, hvilke mål, formål og delmål de bør ha, hvilke profil de skal ha, hvilke typer samfunnsansvar som skal prioriteres, hvilke logo, maler, etc. som skal brukes. Dette går også klart frem i e-post fra DIFI (ved Camilla Gramstad) (sitat): Vi understreker at knutepunktene skal være lokalt forankrede prosjekter, og det er opp til hvert fylke å definere sine prosjekter og målgrupper. Knutepunkt Hordaland har i prosjektplanleggingen og -utførelsen lagt vekt på å finne en plass og en form som passer vårt fylke og målgruppens behov, innenfor rammene av Regjeringens handlingsplan Miljø og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser. 1b. Prosjektmandat Knutepunkt Hordaland har utarbeidet og vedtatt et eget prosjektmandat (vedlegg B). Prosjektmandatet ble vedtatt av styringsgruppen den , og er oversendt DIFI og publisert på Knutepunkt Hordaland sin nettside 1c. Effekt- og resultatmål I Knutepunkt Hordaland sin handlingsplan (vedlegg C), som ble vedtatt av styringsgruppen 7. okt. 2009, fremgår det hvilke delmål, mål og formål som prosjektet skal styres etter. Målet operasjonaliseres gjennom de ulike delmålene, mens formålet - den effekten som ønskes ut av prosjektet - angir hvilke fremtidig tilstand som ønskes oppnådd. Forskjellen mellom delmål, mål og formål er illustrert i figur juli

6 Delmål 1 Delmål 2 Delmål 3 Delmål 4 Delmål 5 M Å L FORMÅL Delmål 6 Figur 2 Formål Formålet med Knutepunkt Hordaland er at samfunnsansvar skal implementeres hos offentlige aktører og leverandørmarkedet i fylket, og på denne måten bidra til at offentlige anskaffelser blir mer bærekraftige. Mål Prosjektet skal sørge for at offentlige virksomheter som sogner til Knutepunkt Hordaland innen utgangen av 2011 skal stille krav til miljø og samfunnsansvar i sine anskaffelser. Delmål Knutepunkt Hordaland har definert 6 delmål for sitt arbeid, og hvert av delmålene er inndelt i milepæler. I vurderingen av oppnåelse benyttes "trafikklyssymbol", der = Oppnådd = Delvis oppnådd = Ikke oppnådd 1. juli

7 I. Kartlegging Pkt. Milepæl Tiltak Resultat a Kartlegge hvilke offentlige institusjoner som sogner til knutepunktet Oversikt som omfatter statlige virksomheter, kommuner og fylkeskommune er b Kartlegge den enkelte institusjon sin status og behov hva angår miljø og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser utarbeidet. - Studentoppgave - Spørreundersøkelse - Besøkt virksomheter - Invitasjon til å melde behov Resultat delmål 1: Oppnådd 1. juli

8 II. Kompetansebygging Pkt. Milepæl Tiltak Resultat a - overfor offentlige virksomheter i fylket - Jevnlig utsendelse av infoskriv - invitasjoner til seminarer (KOS-seminarer) - invitasjoner til uformelle møter om aktuelle miljøtema (MMM) - Tilbud om veiledning i enkeltsaker - Invitasjon til dialog - Møte med virksomheter - Info på hjemmesiden - Gjort verktøy, veiledere og regelverk tilgjengelig gjennom seminarer, distribusjon, infoskriv og nettside - innlegg på konferanser b c - overfor leverandører som gir tilbud til det offentlige - overfor studenter i aktuelle fagområder d - overfor virksomhetsledere / politikere i offentlig virksomhet e - prosjektlederes kompetanse innen fagfeltet og seminarer - KOS-seminar - Gjennom konkurranser - Informasjon på hjemmesiden - Deltagelse i styringsgruppe - Holde gjesteforelesninger - Inngå i pensum og eksamen - Bistå studenter ved spørsmål - Kontaktperson i avsluttende oppgaver - Infoskriv - Invitasjon til KOSseminarer - Deltagelse i styringsgruppe - Kurs - Konferanser - Seminarer - Erfaringsutveksling med egen faggruppe i Bergen kommune Resultat delmål II: Oppnådd 1. juli

9 III. Rådgiving Pkt. Milepæl Tiltak Resultat a Rådgivning overfor aktuelle innkjøpere - råd i enkeltsaker - Erfaringsutveksling - Formidlet erfaringer og råd fra konkrete anskaffelsesområder - Konkrete råd knyttet til tilgjengelige verktøy fra b c Rådgivning overfor aktuelle ledere, herunder også rådmenn / ordførere Rådgivning overfor aktuelle leverandører Anskaffelsesportalen. - Bred invitasjon til KOS seminar om strategi. - Samhandling med Leverandørutviklingsprosjektet Resultat delmål III: Delvis a b IV. Synliggjøring Milepæl Tiltak Resultat Gjøre KH kjent overfor - informasjonsbrev offentlige innkjøpere i fylket - Invitasjon til seminar og møter - Felles foilsett for styrings-gruppens medlemmer til bruk i aktuelle fora Gjøre KH kjent overfor leverandører som gir tilbud til det offentlige - Nettside - gjennom anskaffelser - Innlegg på konferanser, seminar, etc. - Felles foilsett for styringsgruppens medlemmer til bruk i aktuelle fora - Nettside c Lage nettside - egen hjemmeside - egen fane på DIFI sin anskaffelsesportal Resultat delmål 3: Oppnådd 1. juli

10 V. Samarbeid Pkt. Milepæl Tiltak Resultat a DIFI - Bruk av samhandlingsrommet - Styrende dokumenter og løpende referater gjort tilgjengelig - Aktuelle avklaringer/ spørsmål - Rapportering - Invitasjon til å bidra faglig på seminarer - Deltagelse på møter og samlinger i regi av DIFI b øvrige knutepunkt - Deltagelse på samlinger - Utveksling av erfaringer, dokumenter og foiler - Innlegg på konferanser c interesseorganisasjoner / faggrupper d Delta i faggrupper, referansegrupper, etc. - Kartlagt - Samarbeid med Fremtidens byer - Deltagelse i faggrupper både internt og eksternt - Leverandørutviklingsprosjektet - Intern arbeidsgruppe etablert på Innkjøpsseksjonen, Bergen kommune - DIFI - referansegruppe knyttet til etisk forsvarlige innkjøp - NHO sitt nasjonale program for leverandørutvikling Resultat delmål V: Oppnådd 1. juli

11 VI. a b Erfaringsutveksling Milepæl Tiltak Resultat Dele erfaringer, dokumenter og - Samhandlingsrommet lignende med øvrige - Etter henvendelse knutepunkt - Samlinger Legge ut informasjon og lenker på egen nettside Kontinuerlig oppdatert med - Fagstoff - Tilgjengelige verktøy - Aktuelle lenker - Invitasjon til seminar - Kontaktinfo c Avholde informasjonsmøter - Møter med utvalgte større virksomheter / innkjøpssamarbeid d e Arrangere kurs, temadager, seminar, eller lignende Foredra på aktuelle konferanser, og lignende - KOS-seminarer - Mingle møter miljø (MMM) om aktuelle tema - Ulike bidrag Resultat delmål VI: Oppnådd For nærmere beskrivelse av delmålene med milepæler vises det til Aktivitetsplan, vedlegg D. En oppsummering av de 6 delmålene viser at 5 av dem er "Oppfylt". # Delmål Resultat Fargekode 1 Kartlegging Oppfylt 2 Kompetansebygging Oppfylt 3 Rådgiving Delvis oppfylt 4 Synliggjøring Oppfylt 5 Samarbeid Oppfylt 6 Erfaringsutveksling Oppfylt 1. juli

12 1d. Evaluering av etableringsfasen Knutepunkt Hordaland har funnet sin plass i fylket og har etablert en form tilpasset målgruppens ønsker og behov, innenfor rammene av regjeringens Handlingsplan Miljø og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser. At Knutepunkt Hordaland har hatt et prosjektmandat har bidratt til en klar rolleog ansvarsfordeling, med tydelige rammer for alle involverte. Den vedtatte Handlingsplanen med definerte mål, formål, og ikke minst delmål med definerte milepæler og tiltaksformer har bidratt til en konsis, strukturert og målrettet arbeid. Vurdering av de 6 delmålene viser at 5 av dem er "Oppfylt". Kun delmål 3 (Rådgiving) er "Delvis oppfylt". Det har sammenheng med at det i liten grad er utført rådgiving overfor rådmenn og leverandører. Dersom Knutepunkt Hordaland hadde hatt en lengre prosjektperiode ville rådgivning overfor denne gruppen vært et prioritert område. For å kunne vurdere hvorvidt Knutepunkt Hordaland sitt definerte mål og formål er oppfylt må det gjøres en kartlegging av de offentlige virksomhetene i Hordaland, det vil si målgruppen for knutepunktets arbeid. Etter at Knutepunktene i pulje 1 var etablert gjennomførte DIFI en kartlegging av status for de offentlige virksomhetene i Hordaland i uke (Statusundersøkelse for knutepunktsprosjektet). Undersøkelsen ble sendt ut til det enkelte knutepunktet sitt nettverk. Det enkelte knutepunkt (hver region) ble vurdert for seg, men innholdet av undersøkelsen var identisk for alle knutepunktene. I DIFIs statusundersøkelse ble følgende tema innen miljø og samfunnsansvar berørt: - Miljøhensyn - Etisk handel - Innovasjon - Universell utforming Det er planlagt en tilsvarende undersøkelse for hvert knutepunkt (hver region) i etterkant av prosjektet. Resultatet av denne undersøkelsen vil avdekke i hvor stor grad "målet" for knutepunktet sitt arbeid er oppfylt. Knutepunkt Hordaland ber om at denne undersøkelsen foretas så tett opp mot prosjektavslutning som mulig. I tillegg til "målet" kan "formålet" med et prosjektet, det vil si den effekten som ønskes ut av prosjektet i fremtiden, måles. Det er ikke realistisk at et prosjektformål er oppfylt idet prosjektet avsluttes. For å vurdere om formålet er oppfylt anbefales det at en slik undersøkelse først gjøres om noen år. 1. juli

13 2. Planlegging 2. Planlegging 2a. Handlingsplan Knutepunkt Hordaland har utarbeidet en egen handlingsplan, og denne ble vedtatt av styringsgruppen 7. okt Vedlegg C. Handlingsplanen er et statisk dokument, hvor evt. endringer må godkjennes av styringsgruppen. Handlingsplanen har ikke vært endret i prosjektperioden. I prosjektutøvelsen har prosjektleder fulgt handlingsplanen, og jobbet med ulike tiltak for å nå de definerte milepælene og delmålene. Underveis i perioden har prosjektleder rapportert til styringsgruppen om aktiviteter og resultater. DIFI har vært holdt løpende informert om prosjektets arbeidsmetoder, tiltak og erfaringer, blant annet gjennom styrende dokumenter, møtereferater og rapporteringer. DIFI har underveis støttet vår tilnærming til målgruppen og vår arbeidsform. I møtereferatet fra fremgår følgende (sitater): Difi er tilfreds med at det er stort engasjement rundt miljø og samfunnsansvar i Bergen kommune. Difi gir sin tilslutning til at det jobbes videre med KOS seminarene og det nettverket som Knutepunktet etablerer rundt disse. 2b. Omfang og milepæler Prosjektperioden har vært 2 år fra sommeren 2009 til I møte den mellom prosjekteier KH, prosjektansvarlig KH og DIFI ble det enighet om avslutte prosjektet "Knutepunkt Hordaland" Det er ikke krevet prosjektmidler for 6 uker høsten Dette har sammenheng med at prosjektleder, som er medlem av kommunens krisestab, ble rekvirert til arbeid med pandemisk influensa. Det er definert milepæler for hvert av de 6 delmålene. Det vises til vedlegg D - Aktivitetsplan knyttet til sluttevaluering. Ved vurdering av de 19 milepælene anses 17 som oppfylt. 2c. Andre planer Knutepunkt Hordaland har utarbeidet en egen aktivitetsplan, og denne har fortrinnsvis vært prosjektleders arbeidsdokument. Aktivitetsplanen tar 1. juli

14 utgangspunkt i handlingsplanens delmål, og foreslår blant annet milepæler og ulike fremgangsmåter for å nå milepælene. Aktivitetsplanen har blitt oppdatert jevnlig, og er behandlet kontinuerlig i møter med styringsgruppen. 2d. Organisering 24. februar 2009 inviterte Fylkesmannen utvalgte ledere og mellomledere fra aktuelle virksomheter i Hordaland. Møtet resulterte i at en styringsgruppe ble dannet. Samtidig ble det bestemt at Bergen kommune v/ innkjøpsseksjonen skulle være prosjektansvarlig. Styringsgruppen var frem til april 2011 ledet av ass. Fylkesmann Rune Fjeld, og ble deretter ledet av direktør Svein Kornerud ved Fylkesmannen i Hordaland. Styringsgruppen i Knutepunkt Hordaland består av 10 medlemmer fra følgende 8 virksomheter i Hordaland: - Fylkesmannen i Hordaland - Hordaland fylkeskommune - Bergen kommune - Helse Bergen - UiB - KS - NHH - NHO Styringsgruppen har holdt følgende møter i prosjektperioden: 2009: 4 møter; , , og : 2 møter; og : 2 møter; og Diana Snibsøer tiltrådte stillingen som prosjektleder sommeren 2009, og hun er ansatt i Bergen kommune, Innkjøpsseksjonen. Diana har flere års erfaring med offentlige anskaffelser, og har jobbet spesielt mye med samfunnsansvar relatert til anskaffelser. I perioden 2005 til 2009 deltok hun i det nasjonale panelet for miljøbevisste innkjøp 3. Diana har blant annet utdannelse innen ressursforvaltning og økonomi, og har erfaringer med prosjektledelse. Det var en styrke ved oppstart av Knutepunkt Hordaland at prosjektleder hadde solid kunnskap om miljø og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser. 3 Opprettet av Miljøverndepartementet v/ miljøvernminister Knut Arild Hareide. 1. juli

15 2e. Målgruppeanalyse Ved etableringen av knutepunktene i pulje 1 ble det klart uttalt at de skulle stå til rådighet for både statlige og kommunale virksomheter i sitt fylke. Knutepunkt Hordaland innrettet sitt arbeid og strategi etter dette. Hordaland er et fylke med ca innbyggere, fordelt på 33 kommuner. For å få oversikt over målgruppen til Knutepunkt Hordaland ble det i starten av prosjektet gjort en kartlegging av offentlige virksomheter i fylket for å kunne definere hvilke institusjoner som sogner til Knutepunkt Hordaland. Resultatet fremgår av vedlegg E. Av figur 3 fremgår skjematisk oversikt over virksomhetene som ble kartlagt: Innkjøpssamarbeid ; 4 Offentlige bedrifter; 5 Statlige etater; 28 Kommuner; 33 Fylkeskommune; 1 Figur 3 Handlingsplanarbeidet ble rettet mot virksomhetene som ble kartlagt, og omfatter fylkeskommune, kommunene, helseforetak, utdannelsesinstitusjoner, statlige etater og interesseorganisasjoner. På DIFIs samling på Gardermoen 27.januar 2010 fremkom nye opplysninger knyttet til målgrupper. Nasjonal prosjektleder (DIFI) poengterte at de fylkesvise knutepunktene skulle ha regionens fylkeskommune og kommuner som primær målgruppe, mens sekunder målgruppe skulle være leverandørene. I etterkant av samlingen sendte Knutepunkt Hordaland et notat til DIFI med spørsmål om dette skulle forstås som en reduksjon av målgruppen fra at Knutepunktene skal stå til rådighet for både statlige og kommunale virksomheter til primært å stå til rådighet for fylkeskommune og kommuner i vår region. I svaret (e-post av ) fra DIFI fremgår det at (sitat): Vi har derfor lagt opp til at det er frivillig å jobbe mot statlige virksomheter som ligger i regionen. Som vi ser i Hordalands handlingsplan kan det se ut til at det hos dere har vært mer fokus rettet mot statlige virksomheter enn hva er tilfelle i noen av de andre fylkene. Det er helt i orden om dere vil fortsette med det. 1. juli

16 Styringsgruppen i Knutepunkt Hordaland besluttet i etterkant av denne avklaringen å opprettholde opprinnelig målgruppe, jf. Handlingsplanen vedtatt 7. oktober 2009 (vedlegg C). Senere i prosjektperioden har DIFI igjen gitt signaler om at knutepunktene skal rette sin virksomhet og sine aktiviteter mot både statlige og kommunale virksomheter i fylket. Knutepunkt Hordaland har rettet alle sine tilbud og aktiviteter i hele prosjektperioden mot både statlige og kommunale virksomheter i fylket. I februar 2010 gjennomførte 3 studenter fra Logistikkstudiet ved Høgskolen i Bergen et kartleggingsarbeid for Knutepunkt Hordaland. Formålet var å kartlegge den enkelte virksomhet i Hordaland sin status og behov knyttet til miljø og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser. Oppgaven belyste spesielt områdene miljø, etisk forsvarlige innkjøp og universell utforming, og hadde følgende problemstilling: På hvilke måte og i hvilke stadier i den offentlige anskaffelsesprosessen benyttes de nasjonale retningslinjene for samfunnsansvar? Funn 1: Funn 2: Funn 3: De nasjonale retningslinjene/verktøyene innen miljø, etisk forsvarlige innkjøp og universell utforming er ikke mye i bruk til tross for at innkjøperne uttrykker et behov for kompetanseheving. Mange sier at de kjenner til nasjonale verktøy, men anvender dem ikke. Kompetanseheving ønskes i form av praktisk veiledning Det kan virke som om en vedtatt innkjøpsstrategi ikke har så mye å si for om virksomhetens anskaffelser ivaretar samfunnshensyn. Det kan for eksempel være at det eksisterer en kultur i virksomheten slik at samfunnsansvar ivaretas uavhengig av ledelsesforankring. DIFI gjennomførte i mars 2010 en "Statusundersøkelse for knutepunktsprosjektet", og denne sier også noe om målgruppens status og behov. Svarandelen var 53 %, og ga blant annet følgende funn: % kjenner til regjeringens handlingsplan Miljø og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser % kjenner til Knutepunkt Hordaland % ønsker tilgang på kurs / verktøy I forbindelse med valg av prioritetsområder innenfor samfunnsansvar ble det gjort en analyse for å avdekke hvilke områder som "var modne", blant annet med hensyn til tilgjengelige verktøy, veiledere og leverandørmarkedets mulighet til å respondere. Denne analysen resulterte i at Knutepunkt Hordaland valgte å prioritere områdene miljø, universell utforming og sosialt ansvar som fokusområder for sin prosjektutøvelse. Miljø Universell utforming Sosialt ansvar 1. juli

17 2f. Kommunikasjonsplan Knutepunkt Hordaland sin kommunikasjonsplan må sees i sammenheng med delmål I og IV, henholdsvis kartlegging og synliggjøring. Knutepunkt Hordaland gjorde i starten av prosjektet en kartlegging for å få oversikt over hvilke offentlige virksomheter som sogner til knutepunktet. Denne oversikten utgjør i hovedsak Knutepunkt Hordaland sitt nettverk, og samsvarer med målgruppen for knutepunktets arbeid og tilbud. I nettverksoversikten er de ulike virksomhetene oppført med virksomhetens e- postadresser. I tillegg har prosjektleder lagt til personlige e-postadresser etter hvert. Eksempelvis er alle som har vært i kontakt med Knutepunkt Hordaland eller deltatt på seminarer, og lignende, oppført med personlige e-poster i nettverksoversikten. Ved utsendelse av invitasjoner, infoskriv, og lignende er samtlige i nettversoversikten mottakere. Nettversoversikten utgjør nå over 200 e- poster til offentlige virksomheter i fylket, og ansatte med sammenfallende interesseområde som Knutepunkt Hordaland. Nettversoversikten er en sentral del av Knutepunkt Hordaland sin portefølje, og brukes bevisst i kommunikasjonsplanleggingen. For "Nettverksbase Knutepunkt Hordaland" se vedlegg F. Skjematisk fremstilling av nettverket: Figuren viser antall personlige kontakter fordelt på kategorier Kommunale virksomheter Statlige 81 Leverandører Studenter 35 Styringsgruppe Figur 4 2g. Forankring Forankring nasjonalt: - Anbefaling 6/2006 fra Nasjonalt panel for miljøbevisste innkjøp - Handlingsplan for miljø og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser - Brev datert 11. juli Iverksetting av Regjeringens handlingsplan for miljø og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser (vedlegg A) Forankring lokalt (Knutepunkt Hordaland): - Prosjektmandat av 7. oktober 2009 (vedlegg B) - Handlingsplan av 7. oktober 2009 (vedlegg C) 1. juli

18 2h. Evaluering av planleggingsfasen I planleggingen av prosjektet har Knutepunkt Hordaland innrettet sitt arbeid og strategi slik at det best mulig skulle være en støttetjeneste for målgruppen. Styringsgruppen er også sammensatt slik at den best mulig gjenspeiler målgruppen, og består av både kommunal virksomhet, statlige virksomheter, utdanningsinstitusjoner, og gjennom NHO representeres leverandørmarkedet. I planleggingsfasen har de styrende dokumentene som ble vedtatt i etableringsfasen vært sentrale. Prosjektleder har fulgt handlingsplanen og jobbet aktivt med aktivitetsplanen for å nå de definerte milepælene og delmålene. Dette har vist seg å være en god tilnærming, og sluttevalueringen viser at 17 av de 19 milepælene er oppfylt. Det er gjennomført en kartlegging av hvilke virksomheter som er i målgruppen for Knutepunkt Hordaland sitt arbeid, og 71 virksomheter/nettverk ble registrert. Dette har resultert i en omfattende nettverksbase, som er brukt bevisst i prosjektutøvelsen. Knutepunkt Hordaland har innenfor Miljø og samfunnsansvar fokusert på områdene miljø, universell utforming og sosialt ansvar, da dette er modne områder som også er sentrale i Regjeringens handlingsplan. Prosjektperioden har vært 2 år, fra sommeren 2009 til sommeren I denne perioden har styringsgruppen holdt jevnlige møter, der prosjektleder har rapportert om aktiviteter og resultater. I hvert møte har det vært lagt opp til en evaluering av de tiltak som er iverksatt. Flere av styringsgruppens medlemmer har gjennom egen bruk av knutepunktet gitt konstruktive innspill til forbedringstiltak. DIFI har vært holdt løpende informert om prosjektets arbeidsmetoder, tiltak og erfaringer, blant annet gjennom styrende dokumenter, møtereferater og rapporteringer. Knutepunkt Hordaland vurderer at det arbeidet som ble lagt ned i planleggingsfasen var av en slik kvalitet, at det har gitt et godt grunnlag for en stø kurs gjennom prosjektet. 1. juli

19 3. Gjennomføring 3. Gjennomføring 3a. Risikostyring Prosjektleder startet i 80 % stilling, og dette ble redusert til 50 % fra juni Hensikten var å gjøre prosjektet mindre sårbart ved å prioritere teamarbeid og i større grad bruke eksterne ressurser som foredragsholdere i seminarer. Dette var også i samsvar med innspill og ønske fra prosjektleder. En slik dreiningen av prosjektutøvelsen medførte økte kostnader til gjennomføring av seminarer og utbetaling av honorar til foredragsholdere. Seminarene har vært gjennomført uten kostnader for deltakerne. At prosjektleder er den eneste som jobber i prosjektet gjør prosjektet meget sårbart. For at prosjektet ikke skal bli skadelidende ved evt fravær av prosjektleder har prosjektansvarlig etablert et team tilknyttet Knutepunkt Hordaland. Teamet har bestått av 3 personer, i tillegg til prosjektleder, og har hatt ukentlige møter. I tillegg har prosjektleder benyttet merkantile ressurser ved innkjøpsseksjonen. Prosjektansvarlig har vært Birgitte Gullestad, innkjøpssjef i Bergen kommune. Hun har bidratt aktivt i prosjektet, blant annet med veiledning i prosjektledelsen og - gjennomføringen. Den tette oppfølgingen prosjektansvarlig har hatt i prosjektet har vært en viktig og god støtte for prosjektleder. Samarbeidet har også bidratt til å sikre kontinuitet og legitimitet i prosjektarbeidet, samt gitt tilgang til informasjon og ressurser. Det er gjort en risikovurdering for å kartlegge hva som utgjør størst risiko for å ikke nå målet. Disse elementene fremgår av risikologgen (tabell 1): 1. juli

20 # Beskrivelse Tiltak Prosjektet i stor grad avhengig av prosjektleder, og hennes tilstedeværelse. Utvidelse av antall tiltak overfor målgruppen. Manglende legitimitet som "ny funksjon" i fylket 4 Fagkunnskap hos prosjektleder Tabell 1 - Etablere en intern faggruppe som skal jobbe sammen om prosjektet - Bruke eksterne foredragsholdere - Tett oppfølging fra prosjektansvarlig - infoskriv - besøk - seminarer - nettside - uformelle samlinger - Forankring gjennom ledere i statlige, kommunale og fylkeskommunal innkjøpsorganisasjon, i tillegg kommer utdanningsinstitusjoner, næringslivet (NHO) og KS. - vektleggelse av erfaring og utdannelse ved ansettelse - løpende oppdateringer gjennom DIFIsamlinger, kurs og samarbeid i intern faggruppe. Figur 5 viser en risikomatrise hvor de mest fremtredende risikoene, jf. Tabell 1, er fremstilt Figur 5 1. juli

21 3b. Omfangsstyring Da styringsgruppen ble sammensatt var det et mål at denne skulle gjenspeile målgruppen for Knutepunkt Hordaland sitt arbeid. Styringsgruppen er derfor bredt representert med statlige, kommunale og fylkeskommunal innkjøpsorganisasjon, i tillegg til utdanningsinstitusjoner, næringslivet (NHO) og KS. Knutepunkt Hordaland fikk tidlig i prosjektperioden vedtatt prosjektmandat, handlingsplan og aktivitetsplan. Disse dokumentene ble arbeidet frem etter en grundig prosess, gjennomført i samarbeid mellom styringsgruppens medlemmer, og prosjektleder. Det har vært jobbet systematisk med de mål og delmål som ble satt, og det har ikke vært behov for å endre disse i prosjektperioden. 3c. Gjennomføring av handlingsplaner I oppstarten av prosjektet ble handlingsplan og aktivitetsplan laget. Prosjektleder har styrt etter dette, og gjennomført aktiviteter og tiltak som beskrevet i dokumentene. Ultimo mars 2010, omtrent et halvt år etter oppstart av Knutepunkt Hordaland, ble det gjennomført en enkel vurdering av prosjektet, basert på resultater av undersøkelsen utført av studenter ved Høgskolen i Bergen. Undersøkelsen viste at målgruppen ønsket korte fagseminarer knyttet til områdene miljø, universell utforming og sosialt ansvar. Styringsgruppen besluttet å supplere prosjektet med et nytt tiltak i form av korte fagseminarer hver 4-6 uke. Hele målgruppen ble invitert til seminarene, og leverandørmarkedet ble inkludert ved at de kunne bidra i aktuelle seminarer etter behov. De tidligere tilbudene til målgruppen ble opprettholdt, herunder muligheten for besøk av prosjektleder og direkte rådgiving i enkeltsaker. Videre ble tilbudet og satsingen overfor studenter ved Høgskolen og UiB opprettholdt. 3d. Rapportering To ganger i året har det vært rapportert til DIFI, og denne rapporteringen har vært prosjektansvarlig sitt ansvar. Fylkesmannen har et definert ansvar for å rapportere til sentralnivået om resultater og framdrift i fylket. 1. juli