KONKURRANSEGRUNNLAG FOR ANSKAFFELSE AV RAMMEAVTALE FOR BEDRIFTSHELSETJENESTE VED SUNNAAS SYKEHUS HF

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG FOR ANSKAFFELSE AV RAMMEAVTALE FOR BEDRIFTSHELSETJENESTE VED SUNNAAS SYKEHUS HF TILBUDSFRIST: kl Side 1 av 13

2 1 Informasjon om anskaffelsen Oppdragsgiver Anskaffelsens formål og omfang Anskaffelsesprosedyre/kunngjøring Spørsmål vedrørende anskaffelsen Rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Betingelser for gjennomføring av konkurransen Etiske krav til leverandørene i kontraktsperioden Offentlig innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll Omkostninger Kontraktsvilkår Forbehold til kontraktsvilkår Priser Fakturering Statistikk Forsikring Tilbuds konferanse/befaring Bruk av underleverandører Generell info til konkurransen Planlagt fremdrift Adresse og leveringssted for tilbudet Kravspesifikasjon Utforming av tilbudet Format Tilbudsbrev Redegjørelse for kvalifikasjoner Redegjørelse for leveranse som tilbys Språkkrav Kvalifikasjonskrav til tilbyder Organisering Skatteattest HMS-erklæring (gjelder tjeneste- og bygg og anleggskontrakter) Innsynskrav (ny offentlighetslov ) Finansiell og økonomisk stilling Tekniske/faglige kvalifikasjoner Faglig etikk, korrupsjon/bedrageri m.v Miljøledelse Kvalitetssikringssystem Tildelingskriterier Avslutning av konkurransen Avlysning Meddelelse om valgt tilbyder VEDLEGG Konkurransegrunnlag i sak nr 14/ Rammeavtale for Bedriftshelsetjenester Side 2 av 13

3 1 Informasjon om anskaffelsen 1.1 Oppdragsgiver Sunnaas sykehus HF er et spesialsykehus i medisinsk rehabilitering, og er ett av 11 helseforetak i Helse Sør-Øst. Sykehuset har hovedsakelig regionale men også nasjonale oppgaver, og er et sykehus med universitetsfunksjoner. Sykehusets målgrupper er pasienter med behov for rehabilitering etter ryggmargsskader, alvorlige hodeskader, andre alvorlige multitraumer, alvorlige brannskader, og andre nevrologiske sykdommer. Sunnaas sykehus HF innbefatter kliniske avdelinger på Nesodden, i Askim og i Oslo. Klinikken bruker storparten av sine ressurser til innlagte pasienter, men har også polikliniske tilbud og ambulante tjenester. Våre behandlingsprogrammer er akkreditert i henhold til internasjonale standarder (CARF). Sykehuset har egen forskningsavdeling et kompetansesenter for sjeldne diagnoser (TRS), og Lærings- og mestringssenter. Gjennom Regional koordinerende enhet for rehabilitering har foretaket også oversikt over rehabiliteringstilbud innen spesialisthelsetjenesten. For ytterligere informasjon, se Anskaffelsens formål og omfang Sunnaas sykehus HF vurderer å kjøpe bedriftshelsetjenester av ekstern tilbyder. I den sammenheng inviteres det til å sende inn tilbud basert på konkurransegrunnlaget rammeavtale vedrørende bedriftshelsetjeneste. Sykehuset vurderer å inngå avtaler for hovedvirksomheten på Nesodden og for noen mindre enheter i Oslo (lokaliteter i tidligere Aker sykehus). Dersom sykehuset beslutter å kjøpe tjenester, vil det bli inngått rammeavtale med varighet i 2 år fra avtaleinngåelse, med opsjon på forlengelse i år. Oppdragsgiver har intensjonen om å inngå rammeavtale med en leverandør for alle enkeltoppdrag under kroner ,-. Oppdragene skal utføres på eiendommer underlagt Oppdragsgiver, hovedsakelig beliggende på: Sunnaas sykehus HF, 1450 Nesoddtangen Sunnaas sykehus HF, 0586 Oslo For alle enkeltoppdrag over kroner ,- vil oppdragsgiver avholde en konkurranse i hele markedet. 1.3 Anskaffelsesprosedyre/kunngjøring Konkurransen avholdes som en åpen anbudskonkurranse i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl. res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA) del II. Utlysningen er kunngjort i DOFFIN/TED-databasen, se med referansenummer: Det er i henhold til FOA ikke anledning til å forhandle om innleverte tilbud. Av denne grunn henstilles tilbyderne til å inngi sine beste betingelser i tilbudene. Konkurransegrunnlag i sak nr 14/ Rammeavtale for Bedriftshelsetjenester Side 3 av 13

4 1.4 Spørsmål vedrørende anskaffelsen Alle spørsmål vedrørende konkurransegrunnlaget må være sendt per e-post til vår kontaktperson. Kontaktperson: Frank Lunde E-postadresse: Mobil: Spørsmålene vil bli gjennomgått og besvart på en generell og anonymisert måte til alle interessenter for konkurransen. 1.5 Rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige fram til 6 dager før tilbudsfristens utløp. Ved endringer etter dette vil tilbudsfristen bli forlenget. Eventuelle endringer i konkurransegrunnlaget vil bli sendt til alle interessenter for konkurransen. 1.6 Betingelser for gjennomføring av konkurransen Det aksepteres ikke at det foregår kommunikasjon mellom aktuell tilbyder/tilbyders ansatte og oppdragsgiver/oppdragsgivers ansatte på annen måte en forutsatt i konkurransegrunnlaget og i henhold til FOA. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller avvise aktuell tilbyder dersom det blir gjort forsøk på å påvirke utfallet. 1.7 Etiske krav til leverandørene i kontraktsperioden Offentlig sektor er landets største kunde og forbruker, og er en del av den globale handelen med varer og tjenester. Etiske retningslinjer i Helse Sør-Øst vil derfor bli lagt til grunn ved inngåelse av kontrakt. Dersom leverandøren bruker underleverandører for å oppfylle denne kontrakten, er leverandøren forpliktet til å videreføre og bidra til etterlevelse av kravene hos sine underleverandører. 1.8 Offentlig innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll Tilbud og anskaffelsesprotokoll kan unntas offentlighet, jf. offentleglova 23 tredje ledd inntil valg av leverandør er bestemt. Fra dette tidspunkt kan det begjæres innsyn i disse dokumentene, likevel slik at det skal gjøres unntak for opplysninger som er underlagt lovhjemlet taushetsplikt. Typiske taushetsbelagte opplysninger er informasjon om personlige forhold og konkurransesensitive driftseller forretningsforhold (f. eks. produksjonsmetoder, produkter under utvikling, kundelister, strategier, analyser, prognoser, enhetspriser, men vanligvis ikke totalpriser). I denne konkurransen ber oppdragsgiver om at tilbyder leverer sammen med tilbudet, en versjon av tilbudet hvor de taushetsbelagte opplysningene er sladdet (ikke slettet fra dokumentet, men strøket over). Dersom tilbyder ikke anser noen opplysninger i tilbudet som taushetsbelagt, bes dette bekreftet i tilbudsbesvarelsen. Konkurransegrunnlag i sak nr 14/ Rammeavtale for Bedriftshelsetjenester Side 4 av 13

5 1.9 Omkostninger Samtlige omkostninger, inkl. eventuelle reise- og møteomkostninger m.v. som påløper i forbindelse med å utarbeide og innlevere tilbudet, må bæres av tilbyder. Tilbudet blir ikke returnert tilbyder Kontraktsvilkår Kontrakter som inngås vil baseres på vedlagte kontraktsmal og de krav og vilkår som fremgår av øvrige vedlagte dokumenter. Det vises særlig til Prisskjema, Standard rammeavtalevilkår for kjøp av tjenester RAT og Alminnelige innkjøpsvilkår Helse Øst tjenester AIT. Ved motstrid vil spesielle vilkår og krav gå foran generelle standardvilkår, jf dokumentrang i kontraktsmal Forbehold til kontraktsvilkår Vedlagte kontraktsvilkår legges til grunn. Det er ikke anledning til å ta vesentlig forbehold til kontraktsvilkårene. Dersom tilbyder ønsker å ta forbehold til noen av kontraktsvilkårene i vedlagte kontraktsforslag, skal forbeholdene sammen med prismessige konsekvenser presiseres i tilbudsbrevet Priser Oppdrag skal utføres etter gjeldende takster. Prisene skal være faste i avtaleperioden (de to første avtaleårene). Enhetsprisene kan reguleres en gang årlig i prolongerings perioden(e). Prisene kan maksimalt reguleres i samsvar med indeksregulering for konsumprisindeks. Basis vil være tallene for måneden hvor avtalen inngås. Eventuelle ønskede endringer må varsles tre måneder før endringen trer i kraft. o Tilbyder skal prise sitt tilbud i samsvar med vedlagte prisskjema. o Priser skal være i NOK, eks. merverdiavgift o Valutaklausuler aksepteres ikke Fakturering Det er viktig at det alltid spesifiseres på faktura hvilken lokasjon det gjelder (Nesodden / Askim) eventuelt om det opprettes egne kundenummer på hver lokasjon og at det sendes separate fakturaer. Faktura post adresse er alltid: Sunnaas sykehus HF, 1450 Nesoddtangen Faktura kan sendes på epost (fakturamottak@sunnaas.no) i hvilket som helst format som.pdf,.tif,.jpg,.bmp, mv. Leverandør skal kunne levere EHF faktura, men inntil får beskjed, så ønsker vi elektronisk faktura på e-post. Konkurransegrunnlag i sak nr 14/ Rammeavtale for Bedriftshelsetjenester Side 5 av 13

6 1.14 Statistikk Tilbyder skal levere månedlige statistikk til Oppdragsgiver. Vi ber om at tilbyder viser eksempel på dette 1.15 Forsikring Leverandøren skal tegne forsikring mot skader som kan påføres tredjemann eller hans eiendom. Leverandøren bærer risiko for sine arbeider. Kopi av forsikringspolise vedlegges tilbudet Tilbuds konferanse/befaring Det avholdes ingen tilbuds konferanse eller befaring Bruk av underleverandører Tilbyder skal i tilbudet opplyse om hvor stor del av kontrakten som eventuelt skal tildeles underleverandør(er), samt hvilke(n) underleverandør(er) som foreslås benyttet. Opplysningene får ikke virkning for tilbyders (hovedleverandørens) kontraktsansvar. Konkurransegrunnlag i sak nr 14/ Rammeavtale for Bedriftshelsetjenester Side 6 av 13

7 2 Generell info til konkurransen Konkurransegrunnlaget består av dette dokument med vedlegg. I dette dokumentet gis informasjon om konkurranseprosessen frem til inngåelse av kontrakt, krav til hva tilbudet skal innholde og hvordan det skal utformes. Vedlagte dokumenter danner grunnlag for kontrakt med valgt tilbyder/leverandør, og oppstiller således krav som er relevant for tilbyder ved utforming av tilbud. 2.1 Planlagt fremdrift Frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget Alle spørsmål vedrørende konkurransegrunnlaget må være sendt per e-post til vår kontaktperson innen , med tittelen «Navn på konkurransen» Tilbudsfrist Tilbudsfrist : , kl. 10:00. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Leverandøren har selv risikoen for at tilbudet kommer frem innen tilbudsfristens utløp Tilbudsåpning Tilbudsåpning vil finne sted på Sunnaas sykehus HF den To representanter for oppdragsgiver vil være til stede ved åpningen. Tilbudsåpningen er ikke offentlig Vedståelsesfrist Tilbudet må være bindende i 6 (seks) måneder fra tilbudsdato. 2.2 Adresse og leveringssted for tilbudet Post- og besøksadresse: Sunnaas sykehus HF, 1450 Nesoddtangen Tilbudet skal legges i lukket konvolutt / pakke merket Anbud 14/00594 Rammeavtale for Bedriftshelsetjenester v/ Frank Lunde samt med avsenders firmanavn. Tilbudet kan ikke sendes pr. e-post eller telefaks. Konkurransegrunnlag i sak nr 14/ Rammeavtale for Bedriftshelsetjenester Side 7 av 13

8 3 Kravspesifikasjon - Se eget vedlegg! Forespørselen gjelder for områdene som henvist i 1.2. Tilbyder må presisere hvilke område tilbudet gjelder. Ved endring i partenes virksomheter eller endringer av lover, regler, løyveområder osv. forbeholder vi oss retten til å endre kontraktene. Det forutsettes en gjensidig oppsigelsestid på 3 (tre) måneder ved slike endringer. Alle oppdrag skal utføres med gyldig intern rekvisisjon/bestilling fra ordresystemet utstedt av Sunnaas sykehus HF. Konkurransegrunnlag i sak nr 14/ Rammeavtale for Bedriftshelsetjenester Side 8 av 13

9 4 Utforming av tilbudet 4.1 Format Tilbud skal leveres i 1 eksemplar på A4-format papir innsatt i ringperm, systematisert med eget skilleark for de ulike kapitlene. Tilbudet må signeres av person med fullmakt til å forplikte selkskapet. Av miljø og lagringshensyn henstilles tilbyder om i størst mulig grad å levere tosidig dokumentasjon. I tillegg skal det leveres 1 eksemplar elektronisk på minnepenn i word- og excelformat (ikke pdf-format). Papirversjonen anses som originalversjonen. Som følge av ny offentlighetslov skal alle leverandører levere inn et komplett tilbud elektronisk i pdfformat som ikke er unntatt offentligheten. Det vil si at tilbudet skal være sladdet for alle forretningshemmeligheter slik at det kan gjøres offentlig for alle potensielle leverandører. Tilbudet skal være merket Offentlig tilbud navn på tilbudet - firmanavn. 4.2 Tilbudsbrev Tilbyder skal utarbeide et tilbudsbrev i henhold til vedlagte mal. I tilbudsbrevet gis en klar og entydig beskrivelse av eventuelle forbehold mot kontraktsvilkårene, med prismessige konsekvenser. Dersom tilbudet avviker fra krav i kravspesifikasjonene, oppgis dette. Tilbudsbrevet skal inneholde informasjon om følgende forhold Priser som i prisskjemaet/produktliste økonomiske tillegg som kan forekomme kvalitet/referanser responstid, kapasitet og leveringsgaranti 4.3 Redegjørelse for kvalifikasjoner Tilbyder skal redegjøre for og dokumentere sine kvalifikasjoner i samsvar med kvalifikasjonskravene. 4.4 Redegjørelse for leveranse som tilbys I tilbudet skal det redegjøres for leveransen som tilbys. Redegjørelsen skal angi minst de forhold som fremgår av kravspesifikasjonen. Forhold som etterspørres er relatert til tildelingskriteriene som tilbudet vil bli evaluert etter. 4.5 Språkkrav Tilbud og andre dokumenter i forbindelse med konkurranseprosessen skal være på norsk. Konkurransegrunnlag i sak nr 14/ Rammeavtale for Bedriftshelsetjenester Side 9 av 13

10 5 Kvalifikasjonskrav til tilbyder Tilbyder skal ha en organisasjon som er egnet til å sikre at kontraktsforpliktelsene oppfylles i hele kontraktsperioden. Av denne grunn stilles krav til tekniske kvalifikasjoner og økonomisk og finansiell styrke. Tilbyder skal i sitt tilbud beskrive og dokumentere sine kvalifikasjoner i den rekkefølge og på den måte som etterspørres nedenfor. De tilbydere som oppfyller de nevnte kvalifikasjonskrav, vil få sine tilbud vurdert. Tilbud med manglende dokumentasjon kan bli avvist. 5.1 Organisering Tilbyder skal være et lovlig etablert foretak. o Det skal opplyses om tilbyders selskapsform, organisasjon, eierstruktur og aksjonærer. Det skal fremlegges organisasjonskart for tilbyders firma, med navn og funksjoner på adm.dir. / daglig leder og nærmeste ansatte. o Norsk tilbyder skal fremlegge oppdatert firmaattest. o Utenlandsk tilbyder skal fremlegge attest(er) for lovbestemt registrering i etableringslandet. 5.2 Skatteattest o Norsk tilbyder skal fremlegge skatteattester, ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. Attest for skatt fås fra kemner/kommunekasserer, attest for merverdiavgift fås fra skattefogden o Tilbyder skal redegjøre for eventuelle restanser. 5.3 HMS-erklæring (gjelder tjeneste- og bygg og anleggskontrakter) o Tilbyder skal fremlegge HMS-erklæring. Benytt gjerne vedlagte mal. 5.4 Innsynskrav (ny offentlighetslov ) Allmennheten har rett til innsyn i tilbud og protokoll etter at valg av leverandør er gjort, se lov 19.mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentlig virksomhet (offentlighetsloven) 23 tredje avsnitt, jf. forskrift av 7.april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA) 3-5. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentlighetsloven 11. Tilbyder skal i tilbudet angi i eget dokument, med tydelig referanse til hvor aktuelle opplysninger er plassert i tilbudet, hvilke opplysninger i tilbudet tilbyder mener er underlagt taushetsplikt, etter FOA 3-6,eller som av andre grunner skal være unntatt for innsyn. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at informasjon fra tilbyder bare er veiledende, da oppdragsgiver er forpliktet til å gjøre en selvstendig vurdering av innsynskrav opp mot lovverket, jf. Offentlighetsloven. Konkurransegrunnlag i sak nr 14/ Rammeavtale for Bedriftshelsetjenester Side 10 av 13

11 5.5 Finansiell og økonomisk stilling Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell soliditet til å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene. o Tilbyder skal fremlegge årsregnskap for de to siste regnskaps år, sammen med revisors årsberetning. Dersom det er elementer i denne dokumentasjonen som gjør at oppdragsgiver kan bli usikker på om tilbyder er i stand til å betjene avtalen, er det tilbyders ansvar å dokumentere dette. 5.6 Tekniske/faglige kvalifikasjoner Tilbyder skal ha svært gode kvalifikasjoner og kapasitet, relatert til kontraktsforpliktelsene. o Tilbyder skal fremlegge liste over de viktigste leveranser eller utførte tjenester de siste tre år med opplysninger om verdi, tidspunkt, navn og telefonnummer til mottaker. o Tilbyder skal redegjøre for bemanningssituasjonen i foretaket siste 3 år. o Tilbyder skal redegjøre for utdanning og yrkespraksis hos foretakets administrative ledelse og særlig hos personer som har ansvar for kontrakten. Attester vedlegges. o Tilbyder skal angi om han har til hensikt å bruke underleverandører for oppfyllelse, og i så fall for hvor stor del av kontrakten. Dersom tilbyder vil støtte seg på andre foretaks kapasitet, skal det legges fram en forpliktelseserklæring som viser at tilbyder vil ha rådighet over nødvendige ressurser i hele kontraktsperioden. 5.7 Faglig etikk, korrupsjon/bedrageri m.v. o Dersom tilbyders organisasjon, ledere i organisasjonen eller eiere av organisasjonen er dømt for korrupsjon, bedrageri, hvitvasking av penger eller lignende, skal dette opplyses om. I så fall bes redegjort for aktuelle dommer og saksforholdet. Forholdene vil bli vurdert i henhold til avvisningsreglene i FOA og o Tilbyder skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos eventuelle underleverandører/samarbeidsparter ikke har dårligere lønns- og arbeidsforhold enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som er normalt for vedkommende sted og yrke. (ILO-konvensjon nr Mot sosial dumping, se pkt. 4.5 i AIT/HØ-03/07). Tilbyder skal bekrefte at denne etterleves. Konkurransegrunnlag i sak nr 14/ Rammeavtale for Bedriftshelsetjenester Side 11 av 13

12 6 Miljøledelse Tilbyder skal beskrive sitt HMS arbeid og vedlegge eventuelle miljø-sertifikater. Det stilles som krav for inngåelse av avtalen at tilbyder har innført miljøstyring tilsvarende ISO eller Miljøfyrtårn med bransjekrav for gjeldende fagområder, eventuelt at bedriften forplikter seg til innføring av tilsvarende miljøstyring i løpet av avtaleperioden. 7 Kvalitetssikringssystem Tilbyder skal beskrive og legge med dokumentasjon for kvalitetssikringssystem (f.eks. ISOstandardisering) og redegjøre for metoder for kvalitetssikring. 8 Tildelingskriterier Dersom foretaksledelsen beslutter å sette ut tjenesten vil tildeling av kontrakt skje på basis av hvilket tilbud som er det mest økonomisk fordelaktige for helseforetaket, vurdert på bakgrunn av følgende kriterier. Nr Kriterier Vekt 1 Pris Totalkostnader for sykehuset 35 % 2 Kvalitet Kvalitet på tilbudt tjeneste, erfaring og kompetanse 35 % 3 Levering Kundeservice, responstid ved henvendelse, kapasitet og 20 % tilgjengelighet 4 Miljø Miljøledelse 10 % 100 % 9 Avslutning av konkurransen 9.1 Avlysning Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom SunHF beslutter å beholde tjenesten internt, ved bortfall av planlagt finansiering eller annen saklig grunn. 9.2 Meddelelse om valgt tilbyder Valg av tilbyder(e) vil bli meddelt samtlige deltakere innen rimelig tid før kontrakt inngås, med en begrunnelse for valget og en frist for å påklage beslutningen. Konkurransegrunnlag i sak nr 14/ Rammeavtale for Bedriftshelsetjenester Side 12 av 13

13 VEDLEGG Vedlegg 1 - Kravspesifikasjon Vedlegg 2 - Produktliste / Pris skjema Vedlegg 3 - Tilbudsbrevmal Vedlegg 4 - Standard rammeavtalevilkår for kjøp av tjenester - RAT/HSØ Vedlegg 5 - Alminnelige innkjøpsvilkår for kjøp av tjenester - AIT/HSØ Vedlegg 6 - Taushetserklæring Sunnaas Vedlegg 7 - HMS-Egenerklæring Vedlegg 8 - Innsynsrett, jf Offentlighetsloven Vedlegg 9 - Etiske retningslinjer Konkurransegrunnlag i sak nr 14/ Rammeavtale for Bedriftshelsetjenester Side 13 av 13