Konkurransegrunnlag. for. Bistand til videreutvikling av Sykehuspartner HF sin HP ITPS (BTO) portefølje

Transkript

1 Konkurransegrunnlag for Bistand til videreutvikling av Sykehuspartner HF sin HP ITPS (BTO) portefølje Saksnummer: 15/03360 Tilbudsfrist: fredag 5. februar 2016 kl Versjon 1.0

2 Innhold 1 Informasjon om anskaffelsen Oppdragsgiver Anskaffelsens formål og omfang Anskaffelsesprosedyre/kunngjøring Spørsmål vedrørende anskaffelsen Rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Etiske betingelser for gjennomføring av konkurransen Lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter Offentlig innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll Omkostninger Planlagt fremdrift Krav til leverandørens kvalifikasjoner Obligatoriske krav Finansielle kvalifikasjoner Tekniske/faglige kvalifikasjoner Utforming av tilbudet Språk Tilbudsformat Strukturering av tilbudet Alternative tilbud Tilbud på deler av omfanget Leveringsfrist og -sted Vedståelsesfrist Informasjon om prissetting Avgjørelse av konkurransen Tildelingskriterier med vekting Utdyping av tildelingskriterier Avlysning og avvisning Informasjon om kontrakt Avtaleform og avtaleperiode Forbehold til kontraktsvilkår Vedlegg

3 1 Informasjon om anskaffelsen 1.1 Oppdragsgiver Helse Sør-Øst RHF er den statlige helseforetaksgruppen som har ansvar for spesialisthelsetjenestene i Østfold, Akershus, Oslo, Hedmark, Oppland, Buskerud, Vestfold, Telemark, Aust-Agder og Vest-Agder. Virksomheten er organisert i et morselskap, Helse Sør-Øst RHF (regionalt helseforetak), med 11 underliggende datterselskaper som er organisert som selvstendige helseforetak med eget resultatansvar og med arbeidsgiveransvar for sine medarbeidere. Helse Sør-Øst er landets største helseregion med ansvar for spesialisthelsetjenester til en befolkning på 2,85 millioner mennesker. Regionen har omlag medarbeidere (inkl vikarer). Omsetning er ca. 77 milliarder kroner. Hovedkontoret for Helse Sør-Øst RHF ligger på Hamar, samt et administrasjonssted i Skien. For ytterligere informasjon, se Sykehuspartner ble etablert i oktober 2003 som en egen enhet i Helse Sør, og fra 1. juni 2007 en egen enhet i Helse Sør-Øst RHF. 1. januar 2015 ble Sykehuspartner etablert som et eget HF med hovedkontor i Drammen. Sykehuspartner HF leverer i dag fellestjenester innen IKT, HR, Prosjekt og Innkjøp og Logistikk til alle helseforetak i Helse Sør-Øst, og er med sine 1300 ansatte en av Nordens største virksomheter på dette området. Virksomhetsområdet Innkjøp og Logistikk i Sykehuspartner HF koordinerer og samordner den operasjonelle innkjøpsvirksomheten i helseregionen. For ytterligere informasjon, se Anskaffelsens formål og omfang Sykehuspartner har etablert bred verktøystøtte for våre implementerte ITIL arbeidsprosesser, blant annet gjennom installasjon av en rekke produkter i HP ITPS (BTO) porteføljen. Dette inkluderer blant annet HP Service Manager, HP Asset Manager, HP ucmdb, HP ALM, HP Executive Scorecard, HP OMi, HP Site Scope, HP NNM, HP NA, HP Operation Orchestration. Sykehuspartner har behov for bistand knyttet til systemmessig videreutvikling, oppgradering, integrasjon, konfigurasjon og tilpasninger av løsningene etter hvert som forbedringspotensialer identifiseres og løsningene breddes i større grad. Behovet for bistand løses etter oppdragsgivers vurdering best ved en parallell rammeavtale med leverandører som har kompetanse på ett eller flere produkter i HP ITPS (BTO) porteføljen. Dette vil sikre Sykehuspartner tilgang til konsulenter med riktig kompetanse, til riktig pris, når Sykehuspartner trenger det. Tilbydere, uavhengig av størrelse, som har kompetanse på ett eller flere av de nevnte produktene oppfordres til å inngi tilbud i konkurransen. Det anslås at omfanget for disse tjenestene vil ligge mellom MNOK over en fireårsperiode. 2

4 1.3 Anskaffelsesprosedyre/kunngjøring Konkurransen avholdes som en åpen anbudskonkurranse i henhold til lov om offentlig anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) med tilhørende forskrift av 7. april 2006 nr. 402 (FOA) del III. Utlysningen er kunngjort i DOFFIN/ TED-databasen, se Det er i henhold til FOA ikke anledning til å forhandle om innleverte tilbud. Av denne grunn henstilles leverandørene til å inngi sine beste betingelser i tilbudene. 1.4 Spørsmål vedrørende anskaffelsen Alle spørsmål vedrørende konkurransegrunnlaget må være sendt per e-post til vår kontaktperson innen mandag 25. januar 2015 kl , med tittelen Saks nr. 15/03360 Teknisk bistand HP ITSM. Kontaktperson E-postadresse Kate-Mari Hagen Innkjop-sp@sykehuspartner.no Spørsmålene vil bli gjennomgått og besvart på en generell og anonymisert måte, og vil bli gjort tilgjengelige via Doffin.no. 1.5 Rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige fram til og med 26. januar Endringer vil bli gjort tilgjengelig via Doffin.no. 1.6 Etiske betingelser for gjennomføring av konkurransen Det aksepteres ikke at det foregår kommunikasjon mellom aktuell tilbyder/tilbyders ansatte og oppdragsgiver/oppdragsgivers ansatte på annen måte en forutsatt i konkurransegrunnlaget og i henhold til FOA. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller avvise aktuell leverandør dersom det blir gjort forsøk på å påvirke utfallet. 1.7 Lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter Forskrift av 8. februar 2008 nr. 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter gjelder ved kjøp av tjenester eller bygg- og anlegg som overstiger 1,6 million kroner eks. mva., jf. forskriften 4. Forskriften gjelder også for kontrakter som omfatter både varer og tjenester (blandede kontrakter) dersom verdien av de aktuelle tjenestene overstiger 1,6 million kroner eks. mva. Formålet med reguleringen er å bidra til at ansatte i virksomheter som utfører tjenester og bygge- og anleggsarbeider for offentlige oppdragsgivere, ikke har dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke, jf. forskriften 1. 3

5 Tilbyder og eventuelle underleverandører skal på forespørsel fra Oppdragsgiver kunne dokumentere lønns- og arbeidsvilkår til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre nødvendige sanksjoner dersom leverandøren eller dennes underleverandører ikke etterlever kravene til lønns- og arbeidsvilkår. Se vedlagte mal i vedlegg 8 (erklæring om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter). 1.8 Offentlig innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll Tilbud og anskaffelsesprotokoll kan unntas offentlighet inntil valg av leverandør er bestemt, jf. offentleglova 23 tredje ledd. Etter tildeling kan det begjæres innsyn i disse dokumentene, jf. offentleglova 3. Dersom det foreligger hjemmel i lov vil imidlertid enkelte opplysninger unntas offentlighet, for eksempel taushetsbelagte opplysninger jf. offentleglova 13 jf. forvaltningsloven 13. Typiske taushetsbelagte opplysninger er informasjon om personlige forhold og konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold (f. eks. produksjonsmetoder, produkter under utvikling, kundelister, strategier, analyser, prognoser, enhetspriser, men vanligvis ikke totalpriser). I denne konkurransen ber oppdragsgiver om at tilbyder senest 1 uke etter tilbudsfrist sender en versjon av tilbudet hvor tilbyder sladder (ikke sletter fra dokumentet, men stryker over) de opplysningene man mener bør unntas offentlighet. Dette sendes per epost til innkjopsp@sykehuspartner.no. Det bes om at sladdet tilbud leveres i åpne filformater (eks. Word, Excel) slik at oppdragsgiver kan bearbeide dokumentet hvis det blir nødvendig. Det sladdede tilbudet vil bli gjort om til et låst dokument i PDF før det eventuelt blir gitt innsyn. I tillegg ber vi tilbyder om å levere et eget dokument med rettslig begrunnelse, for alle punkt i tilbudet som ønskes sladdet, for hvorfor disse opplysningene kan være taushetsbelagte samt henvisning til lovhjemmel). Dersom tilbyder ikke anser noen opplysninger i tilbudet som taushetsbelagt, bes dette bekreftet i tilbudsbrevet. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at informasjon fra tilbyder bare er veiledende, da oppdragsgiver er forpliktet til å gjøre en selvstendig vurdering av innsynskrav opp mot lovverket, jf. offentleglova. Dersom det etter tildeling blir bedt om innsyn i tilbudet vil oppdragsgiver vurdere tilbyders sladdede versjon av tilbudet og begrunnelse for sladdingen før det gis innsyn i tilbudet. 1.9 Omkostninger Samtlige omkostninger, inkl. eventuelle reise- og møteomkostninger som påløper i forbindelse med å utarbeide og innlevere tilbudet, må bæres av tilbyder. Tilbudet blir ikke returnert tilbyder. 4

6 1.10 Planlagt fremdrift Tidsplanen er kun ment som et utkast som informasjon til tilbyder og er ikke bindende for oppdragsgiver Frist for spørsmål: 25. januar 2016 kl Tilbudsfrist: 5. februar 2016 kl Informasjon om kontraktstildeling: 22. februar 2016 (tentativt) 2 Krav til leverandørens kvalifikasjoner Tilbyder skal ha en organisasjon som er egnet til å sikre at kontraktsforpliktelsene oppfylles i hele kontraktsperioden. Av denne grunn stilles krav til tekniske kvalifikasjoner og økonomisk og finansiell styrke. Tilbyder skal i sitt tilbud beskrive og dokumentere sine kvalifikasjoner i den rekkefølge og på den måte som etterspørres nedenfor. De tilbydere som oppfyller de nevnte kvalifikasjonskrav, vil få sine tilbud vurdert. 2.1 Obligatoriske krav Kvalifikasjonskrav Tilbyder skal fremlegge attest for merverdiavgift og skatt. Dokumentasjon o Attest for skatt og merverdiavgift. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder. Evt. restanser må forklares/begrunnes. o Utenlandsk tilbyder må fremlegge tilsvarende bekreftelse på at offentlige skatter og avgifter er betalt i landet hvor tilbyder har forretningssted. Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Leverandøren skal ha forsvarlig yrkesmessig vandel o Dersom tilbyder siste 5 år er rettskraftig dømt for korrupsjon, bedrageri eller hvitvasking av penger, eller skyldig i straffbare forhold som angår den yrkesmessige vandel, må det i så fall redegjøres for dom og saksforhold. Tilbyder skal være et lovlig etablert foretak. o Norsk tilbyder skal fremlegge oppdatert firmaattest. o Utenlandsk tilbyder skal fremlegge attest(er) for lovbestemt registrering i etableringslandet. 2.2 Finansielle kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell soliditet til å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene. Oppdragsgiver vil vurdere tilbyders oppfyllelse av kvalifikasjonskravet basert på følgende dokumentasjon som tilbyder må legge ved tilbudet: 5

7 o o o o Siste avlagte årsregnskap med noter inkludert revisorerklæring. Resultatregnskap og balanse siste halvår dersom det er mer enn seks måneder siden siste årsregnskap. Tilbyder står fritt til å godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling ved ethvert annet dokument, herunder for eksempel ved en morselskapsgaranti. Oppdragsgiver vil selv ta ut ratingrapport på (levert av Bisnode Credit AS) for å verifisere at tilbyder har tilstrekkelig økonomisk og finansiell evne. Oppdragsgiver vil i vurdering av om tilbyder har tilstrekkelig økonomisk og finansiell soliditet til å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsen, bl.a. vektlegge om tilbyder har lønnsom drift, positiv kontantstrøm siste år, og positiv egenkapital. 2.3 Tekniske/faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav o Dokumentasjon Tilbyder skal ha gode kvalifikasjoner og kapasitet relatert til kontraktsforpliktelsene. o En kort og generell beskrivelse av tilbyder og tilbyders organisasjon og faglige kvalifikasjoner, herunder personell. o Liste med en kort beskrivelse av de viktigste og mest relevante leveransene relatert til dette konkrete oppdraget de siste tre år, herunder opplysninger om verdi og tidspunkt, samt navnet på den offentlige eller private oppdragsgiver. o Dersom tilbyder vil støtte seg på underleverandører skal det legges fram en forpliktelseserklæring som viser at tilbyder vil ha rådighet over nødvendige ressurser i hele kontraktsperioden (se vedlegg 7) 3 Utforming av tilbudet 3.1 Språk Tilbud og andre dokumenter i forbindelse med konkurranseprosessen skal være på norsk, svensk eller dansk. Brosjyrer og vedlegg som kun finnes på engelsk kan leveres på engelsk. 3.2 Tilbudsformat Tilbudet skal leveres i 1 - ett - eksemplar på papir innsatt i ringperm, systematisert med eget skilleark for de ulike kapitlene. Tilbudet må signeres av person med fullmakt til å forplikte selskapet. Av miljø og lagringshensyn henstilles leverandørene om i størst mulig grad å levere tosidig dokumentasjon. I tillegg skal det leveres 1 - ett - eksemplar elektronisk på minnepenn. 6

8 3.3 Strukturering av tilbudet Tilbudsbesvarelsen skal ha følgende inndeling: Inndeling Papirversjon Elektronisk versjon Kapittel 1 Kapittel 2 Kapittel 3 Bilag 2 i rammeavtalen Tilbudsbrev: Skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for tilbyder. Se vedlegg 1 Redegjørelse for kvalifikasjonskrav: Utdypning og dokumentasjon av kvalifikasjonskravene. Se kapittel 0 i konkurransegrunnlaget Pris: Utfylt og signert prisskjema vedlegges. Se vedlegg 4. <leverandørens navn_tilbudsbrev.pdf> <Leverandørens navn_kvalifikasjonskrav.pdf> <Leverandørens navn_bilag X_prisinformasjon.doc> Kapittel 4 Bilag 1 i rammeavtalen Kapittel 5 Redegjørelse for leveransen som tilbys: Utdypning og dokumentasjon av de øvrige tildelingskriteriene foruten pris (se punkt 4.1 og 4.2), samt besvarelse av kravspesifikasjonen, vedlegg 3. Eventuelt produktinformasjon/brosjyrer <Leverandørens navn_bilag X_kravspesifkasjon.doc> <Leverandørens navn_bilag X_Vedlegg Y.pdf> 3.4 Alternative tilbud Alternative tilbud aksepteres ikke. 3.5 Tilbud på deler av omfanget Det skal inngås parallelle rammeavtaler med de leverandører som samlet sett best vil dekke oppdragsgivers behov for bistand på områdene nevnt i pkt Oppdragsgiver ønsker derfor tilbud fra leverandører med kompetanse på ett eller flere av områdene i ITPS (BTO) porteføljen nevnt i pkt Hvilke(t) område(r) tilbudet omfatter, skal angis i pkt. F2 i kravspesifikasjonen. 3.6 Leveringsfrist og -sted Tilbudet skal være Sykehuspartner i hende innen fredag 5. februar 2016 kl Postadresse: Leveringsadresse: Sykehuspartner Innkjøp v/ Kate-Mari Hagen Postboks Drammen Sykehuspartner Innkjøp v/ Kate-Mari Hagen Vektergården 2. etasje, Grønland Drammen (Kontortid ) 7

9 Tilbudet skal legges i lukket konvolutt / pakke merket Saksnr. 15/03360 Teknisk bistand HP ITSM - Åpnes kun av adressat. Tilbudet kan ikke sendes pr. e-post eller telefaks. Fristen for innlevering av tilbud er absolutt og for sent innkomne tilbud vil bli avvist. Dette gjelder også forsinkelser som skyldes tredjepart. Leverandøren har selv risikoen for at tilbudet kommer frem til adressen ovenfor innen tilbudsfristens utløp. 3.7 Vedståelsesfrist Tilbudet er bindende for tilbyder frem til og med 31. mars Informasjon om prissetting Tilbyder skal prise sitt tilbud i samsvar med vedlagte prisskjema, vedlegg 4. 4 Avgjørelse av konkurransen 4.1 Tildelingskriterier med vekting Tildeling av kontrakt vil skje på basis av hvilket tilbud som er det mest økonomisk fordelaktige for oppdragsgiver, vurdert på bakgrunn av kriteriene angitt nedenfor. Det vil bli benyttet en tildelingsmatrise med vekting hvor tilbyderne gis karakterscore 1-6, med karakter 6 som beste score for det enkelte kriterium. Nr Kriterier Vekt Vurderes på grunnlag av a Kvalitet på tjenesten 40 Kravspesifikasjon, vedlegg 3 b Timepriser 40 Prisskjema, vedlegg 4 c Tilgjengelighet 20 Kravspesifikasjon, vedlegg For at oppdragsgiver skal kunne gjøre en objektiv vurdering av tilbudene må leverandøren gi fyldig informasjon i tilknytning til hvert tildelingskriterium i sitt tilbud. Manglende informasjon kan medføre avvising av tilbudet samt påvirke utfallet av kontraktstildelingen. 4.2 Utdyping av tildelingskriterier Det vil bli lagt vekt på forhold som er vesentlige for nevnte tildelingskriterier og momentene listet under tildelingskriteriene er til veiledning for tilbyder, men ikke uttømmende for det enkelte tildelingskriterium. a) Kvalitet på tjenesten, herunder tilbudte ressursers kompetanse og erfaring Vurdert spesielt ut ifra tilbudte ressursers erfaring og kompetanse knyttet til de forespurte områder. b) Timepriser Vurdert ut ifra oppgitte timepriser. I evalueringen vil timeprisene på rådgivernivå telle mer enn timeprisene på konsulentnivå. 8

10 c) Tilgjengelighet Vurdert ut ifra hvordan leverandøren vil gjøre ressurser tilgjengelig for oppdragsgiver, herunder tilgjengelighet målt ut ifra antall dedikerte ressurser med relevant kompetanse som stilles til oppdragsgivers rådighet. 4.3 Avlysning og avvisning Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud eller avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, jf. FOA Avlysning kan for eksempel skje ved bortfall av finansiering. Alle avvik og forbehold til konkurransegrunnlaget skal klart fremgå av tilbudsbrevet, være presise, entydige og kunne prisberegnes. Ethvert avvik eller forbehold i forhold til konkurransegrunnlaget, kontrakt eller kravspesifikasjon innebærer en risiko for at tilbyder eller tilbud må avvises. 5 Informasjon om kontrakt 5.1 Avtaleform og avtaleperiode Oppdragsgiver ønsker å inngå rammeavtale med flere leverandører. Forutsatt at det er et tilstrekkelig antall egnede leverandører og tilbud, ønskes det rammeavtale med totalt 4-7 leverandører. Tildeling av kontrakter (avrop) vil skje etter gjennomført minikonkurranse, jfr. Bilag 3 til rammeavtalen. Gjennomføringen av minikonkurranse vil følge reglene i FOA 15-5 (3), 3-1 og LOA 5. Aktuelle tildelingskriterier i minikonkurransene vil være tilbudt(e) konsulent(er)s kompetanse, erfaring og egnethet, priser og tilgjengelighet. Hvilke av nevnte tildelingskriterier som vil bli benyttet og vektingen av disse vil avhenge av det konkrete behovet (avropet). Som kontraktsvilkår vil vedlagte rammeavtale bli benyttet, jfr. vedlegg 2, bli benyttet. Som bilag til rammeavtalen følger: Bilag 1 Leverandørens svar på kravspesifikasjonen (vedlegg 3 til konkurransegrunnlaget) Bilag 2 Priser (vedlegg 4 til konkurransegrunnlaget) Bilag 3 Administrative bestemmelser (vedlegg 5 til konkurransegrunnlaget) Bilag 4 Skjema for tildeling av avtale (vedlegg 6 til konkurransegrunnlaget) Bilag 5 Endringer etter avtaleinngåelse For rammeavtalen er avtaleperioden 2 år, med mulighet for prolongering i ytterligere 2 år (1+1). Oppdragsgiver forplikter seg ikke til å kjøpe noe bestemt volum innenfor det enkelte område i avtaleperioden. 9

11 5.2 Forbehold til kontraktsvilkår Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene, vesentlige forbehold vil medføre avvisning, jf. FOA og (1) d. Andre forbehold kan medføre avvisning. Dersom tilbyder ønsker å ta forbehold til noen av kontraktsvilkårene i vedlagte kontraktsforslag, skal forbeholdene sammen med prismessige konsekvenser presiseres i tilbudsbrevet, jfr. vedlegg 1. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 6 Vedlegg Vedlegg 1 - Tilbudsbrev Vedlegg 2 - Rammeavtale Vedlegg 3 - Kravspesifikasjon Vedlegg 4 - Prisskjema Vedlegg 5 - Administrative bestemmelser Vedlegg 6 - Skjema for tildeling av kontrakt Vedlegg 7 - Mal forpliktelseserklæring Vedlegg 8 Mal egenerklæring om lønns og arbeidsvilkår 10