KONKURRANSEGRUNNLAG. Om kjøp av. Tjenester for oppgradering, service og vedlikehold av sentralt økonomisystem KONKURRANSE MED FORHANDLINGER

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Om kjøp av Tjenester for oppgradering, service og vedlikehold av sentralt økonomisystem KONKURRANSE MED FORHANDLINGER SAK NR.: Godkjent av: Dokumentdato 20. februar 2008 Side 1 av 8

2 1 OPPDRAGSGIVER Sykehuset Innlandet HF (SI) er et selvstendig helseforetak under det regionale helseforetaket Helse Sør-Øst RHF. SI består av 6 somatiske og to psykiatriske sykehus og totalt 41 geografiske enheter i Hedmark og Oppland. SI har om lag 7500 ansatte, en bygningsmasse på kvm og et budsjett på om lag 4,8 milliarder kroner. SI sitt formål er å yte gode og likeverdige spesialisthelsetjenester til alle som trenger det når de trenger det, samt å legge til rette for forskning og undervisning. Gjennom sine innkjøp skal SI sørge for at offentlige ressurser blir brukt på en samfunnstjenlig måte. SI baserer sine innkjøp på konkurranse, forretningsmessighet og likebehandling av leverandører. For ytterligere informasjon se 2 INNBYDELSE TIL KONKURRANSE SI (Oppdragsgiver) inviterer med dette til konkurranse om å bli tjenesteleverandør på vårt økonomisystem Oracle Financials. Anskaffelsen avholdes som konkurranse med forhandling i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl. res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA) del II. Konkurransen gjennomføres som Konkurranse med forhandlinger ett trinns prosedyre. Konkurransen er kunngjort i DOFFIN/TED-databasen, se 3 KONKURRANSEGRUNNLAGET Konkurransegrunnlaget består av dette dokument med vedlegg. I dette dokumentet gis informasjon om - konkurranseprosessen frem til inngåelse av kontrakt - krav til hva tilbudet skal innholde og - hvordan det skal utformes Vedlagte dokumenter danner grunnlag for kontrakt med valgt tilbyder/leverandør, og oppstiller således krav som er relevant for tilbyder ved utforming av tilbud. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget fram til 7 dager før tilbudsfristens utløp. Eventuelle endringer i konkurransegrunnlaget vil bli publisert på Doffin-database. For å få tilsendt informasjon om endringer i konkurransegrunnlaget direkte pr. epost, må tilbyderne registrere sine kontaktopplysninger på Konkurransegrunnlag i sak nr Tjenesteleverandør Oracle Side 2 av 8

3 4 GENERELL INFORMASJON OM KONKURRANSEN 4.1 Saksbehandler for Oppdragsgiver Alle henvendelser og spørsmål vedrørende konkurransen, rettes til: Saksbehandler: Karl Løkken Telefon: Telefaks: E-post: 4.2 Tilbudsbefaring / Tilbudskonferanse Ingen planlagt tilbudsbefaring. 4.3 Frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget Alle henvendelser og spørsmål vedrørende konkurransegrunnlaget må være forelagt skriftlig til vår saksbehandler senest 10 dager før utløpet av tilbudsfristen. Anonymiserte spørsmål og svar vil bli sendt til samtlige tilbydere pr. e-post via Adresse for tilbud Postadresse: Sykehuset Innlandet HF Innkjøpsavdelingen v/karl Løkken Postboks Brumunddal Leveringsadresse: Sykehuset Innlandet HF Innkjøpsavdelingen v/karl Løkken Furnesveien Brumunddal Tilbudet skal legges i lukket konvolutt / pakke merket Tjensteleverandør Oracle Financials - Karl Løkken - åpnes kun av adressat. Tilbudet kan ikke sendes pr. e-post eller telefaks. 4.5 Tilbudsfrist Tilbudsfrist : kl For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Leverandøren har selv risikoen for at tilbudet kommer frem til adressen i punkt 4.4. innen tilbudsfristens utløp. Konkurransegrunnlag i sak nr Tjenesteleverandør Oracle Side 3 av 8

4 4.6 Tilbudsåpning Tilbudsåpning vil finne sted på SI s administrasjonssenter i Brumunddal den kl. 13:00 To representanter for Oppdragsgiver vil være til stede ved åpningen. Tilbudsåpningen er ikke offentlig. 4.7 Vedståelsesfrist Tilbudet er bindende for tilbyder i 120 dager. 4.8 Språkkrav Tilbud og andre dokumenter i forbindelse med konkurranseprosessen skal være på norsk. 4.9 Kostnader Samtlige omkostninger, inkl. eventuelle reise- og møteomkostninger m.v. som påløper i forbindelse med å utarbeide og innlevere tilbudet, må bæres av tilbyder. Tilbudet blir ikke returnert tilbyder Etiske retningslinjer Det aksepteres ikke at det foregår kommunikasjon mellom aktuell tilbyder/tilbyders ansatte og Oppdragsgiver/Oppdragsgivers ansatte på annen måte en forutsatt i konkurransegrunnlaget og i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen, dersom det blir gjort forsøk på å påvirke utfallet. 5 ORIENTERING OM OPPDRAG OG KONTRAKT 5.1 Oppdraget Planlagt dato for tildeling av kontrakt er Oppdraget består av: Oppgradering av vårt økonomisystem Oracle Financials fra versjon til Påfølgende service og vedlikehold av økonomisystemet i tre år med opsjon om forlengelse i år. NB! Datadrift og vedlikehold av hardware inngår ikke i oppdraget. Oppstart av arbeidet vil bli snarest etter kontraktsinngåelse. Oppdragsgiver vil forhandle om leveransen og forbeholder seg retten til å gjennomføre deler av prosjektet dersom dette viser seg å være økonomisk mest fordelaktig. 5.2 Kontrakten SIHF vil benytte følgende standardvilkår ved dette kjøp: - SSA Statens standardavtale for vedlikehold (SSA-V Den lille vedlikeholdsavtalen) Konkurransegrunnlag i sak nr Tjenesteleverandør Oracle Side 4 av 8

5 Det vises til vedleggene i pkt Forbehold til kontraktsvilkår Vedlagte kontraktsvilkår legges til grunn. Det er ikke anledning til å ta vesentlig forbehold til kontraktsvilkårene. Dersom tilbyder ønsker å ta forbehold til noen av kontraktsvilkårene i vedlagte kontraktsforslag, skal forbeholdene sammen med prismessige konsekvenser presiseres i tilbudsbrevet. 6 UTFORMING AV TILBUDET Komplett tilbud med alle vedlegg skal leveres i 2 eksemplar i A4-format, innbundet eller innsatt i ringperm, med eget skilleark for de ulike tema og systematisert i henhold til punktene nedenfor. 1. Følgebrev signert av person med nødvendig fullmakt. Brevet skal inneholde en kort presentasjon av firmaet, med beskrivelse av firmaets kvalifikasjoner for nevnte oppdrag, referanser til lignende oppdrag og annen relevant informasjon. 2. Tilbyder skal redegjøre for og dokumentere sine kvalifikasjoner i samsvar med kvalifikasjonskravene som følger av punkt 7 nedenfor. Herunder dokumentasjon av kompetanse, CV-er, på ansvarlige personer og referanseprosjekter med mer. 3. Ferdig utfylte tilbudsskjema. 4. Besvarelse på vedlegg B1 med minimum beskrivelse av: - tentativ plan med viktigste aktiviteter for å gjennomføre oppgraderingen - estimert timeforbruk på oppdraget - organisering med bemanning og roller i oppdraget - kritiske suksessfaktorer for en vellykket implementering 5. Besvarelse på vedlegg B2, med minimum beskrivelse av: - bemanning og roller ift. service og bistand i 2. linje support - hvordan feil / avvik og behov for bistand meldes inn til leverandør - responstider på innmeldte saker - oppmøtetider på oppdragsgivers site - kritiske suksessfaktorer for et godt samarbeid med 1 linje (brukersupport) og 2 linje (Datadrift) hos oppdragsgiver Oppdragsgiver vil ikke tillate alternative tilbud. 7 KVALIFIKASJONSKRAV 7.1 Generelt Tilbyder skal ha en organisasjon som er egnet til å sikre at kontraktsforpliktelsene oppfylles i hele kontraktsperioden. Av denne grunn stilles krav til tekniske kvalifikasjoner og økonomisk og finansiell styrke. Konkurransegrunnlag i sak nr Tjenesteleverandør Oracle Side 5 av 8

6 Tilbyder skal i sine tilbud beskrive og dokumentere sine kvalifikasjoner i den rekkefølge og på den måte som etterspørres nedenfor. De tilbydere som oppfyller de nevnte kvalifikasjonskrav, vil få sine tilbud vurdert. 7.2 Organisering Tilbyder skal være et lovlig etablert foretak. o Norsk tilbyder skal fremlegge oppdatert firmaattest. o Utenlandsk tilbyder skal fremlegge attest(er) for lovbestemt registrering i etableringslandet. Det kreves at leverandøren har de nødvendige godkjenninger og forsikringer for utøvelse av sine tjenester o Forsikringsbevis, godkjenninger og attester 7.3 Skatteattest o Norsk tilbyder skal fremlegge skatteattester, ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. Attest for skatt fås fra kemner/kommunekasserer, attest for merverdiavgift fås fra skattefogden o Tilbyder skal redegjøre for eventuelle restanser. 7.4 HMS-erklæring (gjelder tjeneste- og bygg og anleggskontrakter) o Tilbyder skal fremlegge HMS-erklæring i samsvar med vedlagte mal. 7.5 Finansiell og økonomisk stilling Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell soliditet til å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene. o Tilbyder skal fremlegge utdrag av årsregnskap for siste regnskaps år, sammen med revisors årsberetning. 7.6 Tekniske/faglige kvalifikasjoner Oppdragsgiverens kvalifikasjonskrav: Det kreves at tilbyder har kapasitet og kompetanse med de nødvendige tekniske og faglige egenskapene for de fagområdene som tiltaket krever. Dokumentasjon bevis for at de stilte krav er oppfylt: Dokumentasjon på kapasitet og kompetanse (CV) på personell som skal ha en sentral rolle i utførelsen av oppdraget. Oppdragsgiverens kvalifikasjonskrav: Det kreves at tilbyder har erfaring fra lignende oppdrag Dokumentasjon bevis for at de stilte krav er oppfylt: Konkurransegrunnlag i sak nr Tjenesteleverandør Oracle Side 6 av 8

7 Foretakets mest relevante oppdrag de siste årene, beskrivelse av oppdrag inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker Oppdragsgiverens kvalifikasjonskrav: Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem Dokumentasjon bevis for at de stilte krav er oppfylt: Redegjørelse for firmaets kvalitetssikringssystem Utvelgelsen vil skje etter en vurdering av ovennevnte krav. Tilbydere som etter en samlet vurdering ikke anses kvalifisert, vil bli avvist. 7.7 Faglig etikk, korrupsjon/bedrageri m.v. o Dersom tilbyders organisasjon, ledere i organisasjonen eller eiere av organisasjonen er dømt for korrupsjon, bedrageri, hvitvasking av penger eller lignende, skal dette opplyses om. I så fall bes redegjort for aktuelle dommer og saksforholdet. Forholdene vil bli vurdert i henhold til avvisningsreglene i FOA og TILDELINGSKRITERIER Tildeling av kontrakt vil skje på basis av hvilket tilbud som er det mest økonomisk fordelaktige for Oppdragsgiver, vurdert på bakgrunn av følgende kriterier, satt opp i prioritert rekkefølge: Tildelingskriterier Vekt (%) Priser 50 Samlede priser som SIHF skal betale for det arbeid som blir utført i henhold til avtalen. Oppdragsforståelse 25 Tilbyders besvarelse av og dokumentasjon på versjonsoppgraderingen vedlegg B1 vil legges til grunn. Leveringsevne 25 Gjennomføring av andre, løpende oppdrag og tjenester. Besvarelse av vedlegg B2 tjenester og service vil legges til grunn. Oppdragsgiver vil etter beste skjønn gi karakterer for tilbyders oppfyllelse av hvert enkelt forhold som står oppført i tabellen. Det vil tildeles karakter på en skala fra 1 til 6, der 1 er dårligste karakter og 6 er beste karakter. Deretter blir alle karakterer tillagt den vekt som står oppført i tabellen og regnet om til en poengsum. Tilbyder med høyest poengsum vil tildeles kontrakten. 9 FORHANDLINGER Det vil bli gjennomført forhandlinger på basis av gitte tilbud. Konkurransegrunnlag i sak nr Tjenesteleverandør Oracle Side 7 av 8

8 Oppdragsgiver vil invitere tre leverandører til forhandlinger, forutsatt at de gjennom sitt tilbud dokumenterer at de er kvalifisert til å delta og at de har reell mulighet til å få tildelt kontrakt. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta en reduksjon av antall tilbydere allerede i forkant av forhandlingene. Denne reduksjonen vil bli foretatt dersom det er mer enn tre kvalifiserte tilbydere. Reduksjonen vil bli foretatt på grunnlag av oppførte tildelingskriterier. Det vil bli forhandlet om endringer eller suppleringer av alle sider ved tilbudene, så som forretningsmessige vilkår, pris, innhold og tjenesteomfang. 10 AVSLUTNING AV KONKURRANSEN 10.1 Avlysning Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen ved bortfall av planlagt finansiering Meddelelse om valgt tilbyder Valg av tilbyder(e) vil bli meddelt samtlige deltakere innen rimelig tid før kontrakt inngås, med en begrunnelse for valget og en frist for å påklage beslutningen. 11 VEDLEGG A - Tilbudsskjema B1 - Beskrivelse og krav til oppgradering B2 - Krav til service og vedlikehold C - HMS-egenerklæring Konkurransegrunnlag i sak nr Tjenesteleverandør Oracle Side 8 av 8