KONKURRANSEGRUNNLAG FOR KJØP AV MRI-KOMPATIBELT NARKOSE- OG MONITORERINGSUTSTYR TIL MR-LAB

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG FOR KJØP AV MRI-KOMPATIBELT NARKOSE- OG MONITORERINGSUTSTYR TIL MR-LAB TIL SYKEHUSET INNLANDET HF TILBUDSFRIST: kl SAK NR Dokumentdato 5.august 2010 Side 1 av 10

2 INNBYDELSE TIL KONKURRANSE KONKURRANSEGRUNNLAGET GENERELL INFORMASJON OM KONKURRANSEN Saksbehandler for Oppdragsgiver Tilbudsbefaring / Tilbudskonferanse Frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget Adresse for tilbud Tilbudsfrist Tilbudsåpning Vedståelsesfrist Tentativ tidsplan for prosessen Språkkrav Kostnader Etiske retningslinjer ORIENTERING OM KONTRAKT Planlagte kontrakter Kontraktsvilkår Forbehold til kontraktsvilkår UTFORMING AV TILBUDET Format Tilbudsbrev Tilbuds- og prisskjema Redegjørelse for kvalifikasjoner Redegjørelse for leveranse som tilbys Muligheter for å gi tilbud på deler av oppdraget Prising Alternative tilbud KVALIFIKASJONSKRAV Generelt Organisering Skatteattest HMS-erklæring Finansiell og økonomisk stilling Tekniske/faglige kvalifikasjoner Faglig etikk, korrupsjon/bedrageri m.v TILDELINGSKRITERIER FORHANDLINGER OFFENTLIGHET AVSLUTNING AV KONKURRANSEN Avlysning Meddelelse om valgt tilbyder VEDLEGG...10 Side 2 av 10

3 OPPDRAGSGIVER Sykehuset Innlandet HF (SI) er et selvstendig helseforetak under det regionale helseforetaket Helse Sør-Øst RHF og består av 6 somatiske og to psykiatriske sykehus. Totalt har SI 41 geografiske enheter i Hedmark og Oppland og om lag ansatte. SI har en bygningsmasse på kvm og et budsjett på om lag 6 milliarder kroner. SI sitt formål er å yte gode og likeverdige spesialisthelsetjenester til alle som trenger det når de trenger det, samt å legge til rette for forskning og undervisning. Gjennom sine innkjøp skal SI sørge for at offentlige ressurser blir brukt på en samfunnstjenlig måte. SI baserer sine innkjøp på konkurranse, forretningsmessighet og likebehandling av leverandører. For ytterligere informasjon se INNBYDELSE TIL KONKURRANSE Sykehuset Innlandet HF (Oppdragsgiver) ved divisjon Lillehammer inviterer med dette til konkurranse for inngåelse av avtale vedrørende kjøp av narkose- og monitoreringsutstyr til MR-lab. Konkurransen avholdes som en konkurranse med forhandling i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl. res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA) del II. Konkurransen er kunngjort i DOFFIN, se 1 KONKURRANSEGRUNNLAGET Konkurransegrunnlaget består av dette dokumentet med vedlegg. I dette dokumentet gis informasjon om konkurranseprosessen frem til inngåelse av kontrakt, krav til hva tilbudet skal innholde og hvordan det skal utformes. Vedlagte dokumenter danner grunnlag for kontrakt med valgt tilbyder/leverandør, og oppstiller således krav som er relevant for tilbyder ved utforming av tilbud. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget fram til 10 dager før tilbudsfristens utløp. Eventuelle endringer i konkurransegrunnlaget vil bli publisert på Doffin-database. Det anbefales at interesserte tilbydere registrerer sin interesse på Doffin. På denne måten vil man få informasjon om endringer til den oppgitte epost-adressen. Side 3 av 10

4 2 GENERELL INFORMASJON OM KONKURRANSEN 2.1 Saksbehandler for Oppdragsgiver Alle henvendelser og spørsmål vedrørende konkurransen, rettes til: Saksbehandler: Eirik Haagensen Telefon: (+47) Telefaks: (+47) E-post: 2.2 Tilbudsbefaring / Tilbudskonferanse Det vil ikke bli avholdt tilbudsbefaring. 2.3 Frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget Alle henvendelser og spørsmål vedrørende konkurransegrunnlaget må være forelagt skriftlig til vår saksbehandler senest 3.september kl Anonymiserte spørsmål og svar vil bli publisert på Doffin senest 7.september kl Grunnet ferieavvikling kan det ikke forventes å få svar på spørsmål til konkurransegrunnlaget i uke Adresse for tilbud Postadresse: Sykehuset Innlandet HF Innkjøp- og kontraktsavdelingen v/eirik Haagensen Serviceboks 2629 Lillehammer Leveringsadresse: Sykehuset Innlandet HF Innkjøp- og kontraktsavdelingen v/eirik Haagensen Anders Sandvigs gate Lillehammer Tilbudet skal legges i lukket konvolutt / pakke merket Kjøp av narkose- /overvåkningsutstyr til MR-lab Lillehammer Eirik Haagensen - åpnes kun av adressat. Tilbudet kan ikke sendes pr. e-post eller telefaks. Side 4 av 10

5 2.5 Tilbudsfrist Tilbudsfrist : , kl For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Leverandøren har selv risikoen for at tilbudet kommer frem til adressen i punkt 2.4. innen tilbudsfristens utløp. 2.6 Tilbudsåpning Tilbudsåpning vil finne sted på Lillehammer To representanter for Oppdragsgiver vil være til stede ved åpningen. Tilbudsåpningen er ikke offentlig. 2.7 Vedståelsesfrist Tilbudet er bindende for tilbyder frem til , kl Tentativ tidsplan for prosessen Trinn Aktivitet Dato / frist 1 Konkurransegrunnlag kunngjort Frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget kl Frist for oppdragsgiver til å gi svar på spørsmål og gjøre endringer i konkurransegrunnlaget kl Tilbudsfrist kl Avklaring/forhandlinger med tilbydere og evaluering av tilbudene Uke 40 og 41 6 Valg av tilbud og utsendelse av tildelingsbrev Kontraktsinngåelse Språkkrav Tilbud og andre dokumenter i forbindelse med konkurranseprosessen skal være på norsk, likevel slik at brosjyrer og vedlegg som kun finnes på svensk/dansk/engelsk kan leveres på dette språket Kostnader Samtlige omkostninger, inkl. eventuelle reise- og møteomkostninger m.v. som påløper i forbindelse med å utarbeide og innlevere tilbudet, må bæres av tilbyder. Tilbudet blir ikke returnert tilbyder. Side 5 av 10

6 2.11 Etiske retningslinjer Det aksepteres ikke at det foregår kommunikasjon mellom aktuell tilbyder/tilbyders ansatte og Oppdragsgiver/Oppdragsgivers ansatte på annen måte enn forutsatt i konkurransegrunnlaget og i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen, dersom det blir gjort forsøk på å påvirke utfallet. 3 ORIENTERING OM KONTRAKT 3.1 Planlagte kontrakter Målet med konkurransen er inngåelse av følgende avtaler: 1. Enkeltkontrakt Det vil bli inngått 1 eller 2 avtale(r) om kjøp av narkose- og monitoreringsustyr. 2. Vedlikehold/service: Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å inngå en vedlikeholds- /servicekontrakt med grunnlag i tilbudet 3.2 Kontraktsvilkår Kontrakter som inngås vil baseres på de krav og vilkår som fremgår av vedlagte dokumenter. Det vises særlig til Vedlegg 1 kravspesifikasjon, og videre vedlegg 4-7. Ved motstrid vil spesielle vilkår og krav gå foran generelle standardvilkår. 3.3 Forbehold til kontraktsvilkår Vedlagte kontraktsvilkår legges til grunn. Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold til kontraktsvilkårene. Dersom tilbyder ønsker å ta forbehold til noen av kontraktsvilkårene i vedlagte kontraktsforslag, skal forbeholdene sammen med prismessige konsekvenser presiseres i tilbudsbrevet, i henhold til punkt UTFORMING AV TILBUDET 4.1 Format Komplett tilbud med alle vedlegg skal leveres i 2 eksemplarer i A4-format, innsatt i ringperm, med eget skilleark for de ulike tema og systematisert i henhold til punkt nedenfor. I tillegg skal tilbudet leveres elektronisk på CD i word- og excel-format (ikke pdf-format). Papirversjonen anses som originalversjonen. 4.2 Tilbudsbrev Tilbyder skal utarbeide et kort tilbudsbrev. I tilbudsbrevet gis en oppsummering av tilbudets innhold og en klar og entydig beskrivelse av eventuelle forebehold mot kontraktsvilkårene, med prismessige konsekvenser. Dersom tilbudet avviker fra krav i kravspesifikasjonen, oppgis dette. I tilbudsbrevet skal det klart fremgå hvem som er kontaktperson for tilbudet, inkludert e-postadresse for senere korrespondanse. Side 6 av 10

7 4.3 Tilbuds- og prisskjema Tilbudsskjema fylles ut i henhold til mal i vedlegg Redegjørelse for kvalifikasjoner Tilbyder skal redegjøre for og dokumentere sine kvalifikasjoner i samsvar med kvalifikasjonskravene som følger av punkt 5 nedenfor. 4.5 Redegjørelse for leveranse som tilbys I tilbudet skal det redegjøres for leveransen som tilbys. Redegjørelsen skal angi minst de forhold som fremgår av vedlagte kravspesifikasjonen se vedlegg 1. Forhold som etterspørres er relatert til tildelingskriteriene som tilbudet vil bli evaluert etter, jf. punkt 6 nedenfor. 4.6 Muligheter for å gi tilbud på deler av oppdraget Det er mulig å gi tilbud på deler av oppdraget. Oppdragsgiver er åpen for å splitte oppdraget i inntil tre enkeltkontrakter samt en rammeavtale, dersom dette er hensiktsmessig basert på de innkomne tilbudene. 4.7 Prising Tilbyder skal prise sitt tilbud i samsvar med vedlagte tilbudsskjema, se vedlegg 2. Priser skal være i NOK, eks. merverdiavgift, inkl. emballasje, toll, skatter og avgifter og fritt levert. Prisene kan tidligst reguleres , og kun etter spesielle regler, se tilbudsskjema. Leverandøren skal gi tilbud på vedlikehold/service av instrumentet, se spesifikasjoner i vedlegg 6. Leverandøren skal vise hvordan man kommer frem til totalprisen, ved å oppgi de enkelte priselementer (timepris, reisekostnader, deler, mv.). 4.8 Alternative tilbud Det er anledning til å gi alternative tilbud som innebærer andre løsninger enn de som framgår av Oppdragsgivers tekniske beskrivelse, eventuelt mer miljøvennlige løsninger, dersom det alternative tilbudet ivaretar Oppdragsgivers overordnede krav i kravspesifikasjonen. Alternative tilbud skal prises slik at de uten videre lar seg sammenligne med øvrige tilbud. 5 KVALIFIKASJONSKRAV 5.1 Generelt Tilbyder skal ha en organisasjon som er egnet til å sikre at kontraktsforpliktelsene oppfylles i hele kontraktsperioden. Av denne grunn stilles krav til tekniske kvalifikasjoner og økonomisk og finansiell styrke. Side 7 av 10

8 Tilbyder skal i sitt tilbud beskrive og dokumentere sine kvalifikasjoner i den rekkefølge og på den måte som etterspørres nedenfor. De tilbydere som oppfyller de nevnte kvalifikasjonskrav, vil få sine tilbud vurdert. 5.2 Organisering Tilbyder skal være et lovlig etablert foretak. o Det skal opplyses om tilbyders selskapsform, organisasjon, eierstruktur og aksjonærer. o Norsk tilbyder skal fremlegge oppdatert firmaattest. o Utenlandsk tilbyder skal fremlegge attest(er) for lovbestemt registrering i etableringslandet. 5.3 Skatteattest o Norsk tilbyder skal fremlegge skatteattester, ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. Attest for skatt fås fra kemner/kommunekasserer, attest for merverdiavgift fås fra skattefogden o Tilbyder skal redegjøre for eventuelle restanser. 5.4 HMS-erklæring o Tilbyder skal fremlegge HMS-erklæring i samsvar med vedlagte mal. 5.5 Finansiell og økonomisk stilling Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell soliditet til å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene. o Tilbyder skal fremlegge utdrag av årsregnskap for siste regnskapsår, sammen med revisors årsberetning. 5.6 Tekniske/faglige kvalifikasjoner Tilbyder skal ha relevant erfaring og kapasitet relatert til kontraktsforpliktelsene, samt gode rutiner for kvalitetssikring o Tilbyder skal fremlegge liste over de viktigste relevante leveranser eller utførte tjenester de siste to år med opplysninger om verdi, tidspunkt og navn på mottaker o Tilbyder skal redegjøre for metoder for kvalitetssikring. o Tilbyder skal redegjøre for innholdet i HMS-policy 5.7 Faglig etikk, korrupsjon/bedrageri m.v. o Dersom tilbyders organisasjon, ledere i organisasjonen eller eiere av organisasjonen er dømt for korrupsjon, bedrageri, hvitvasking av penger eller lignende, skal dette opplyses om. I så fall bes redegjort for aktuelle dommer og saksforholdet. Forholdene vil bli vurdert i henhold til avvisningsreglene i FOA og Side 8 av 10

9 6 TILDELINGSKRITERIER Tildeling av kontrakt vil skje på basis av hvilket tilbud som er det mest økonomisk fordelaktige for Oppdragsgiver, vurdert på bakgrunn av følgende kriterier: Tildelingskriterier Vekt (%) Maksimalt antall poeng Kostnader - Samlede levetidskostnader for leveransen Systemets egnethet, funksjonalitet og kvalitet - Tilbyders besvarelse av vedlegg 1 og 3 vil legges til grunn for vurderingen av hvordan tilbudt løsning best møter formålet med anskaffelsen og de oppgaver utstyret skal løse Tjenester, service og samarbeid - Service, opplæring og gjennomføring I tabellen er det angitt hvilken prosentvis vekt de enkelte tildelingskriterier vil få i den totale vurderingen. Oppdragsgiver vil etter beste skjønn gi karakterer for tilbyders oppfyllelse av hvert enkelt forhold som står oppført i tabellen. Det vil tildeles karakter på en skala fra 1 til 6, der 1 er dårligste karakter og 6 er beste karakter. Deretter blir alle karakterer tillagt den vekt som står oppført i tabellen og regnet om til en poengsum. 7 FORHANDLINGER Oppdragsgiver vil invitere inntil fire leverandører til forhandlinger, forutsatt at de gjennom sitt tilbud dokumenterer at de er kvalifisert til å delta og at de har reell mulighet til å få tildelt kontrakt. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta en reduksjon av antall tilbydere allerede i forkant av forhandlingene. Denne reduksjonen vil bli foretatt dersom det er mer enn fire kvalifiserte tilbydere. Reduksjonen vil bli foretatt på grunnlag av oppførte tildelingskriterier. Det vil bli forhandlet om endringer eller suppleringer av alle sider ved tilbudene, så som forretningsmessige vilkår, pris, kvalitet og omfang. 8 OFFENTLIGHET Av hensyn til de grunnleggende kravene til offentlighet i anskaffelsesprosesser, praktiserer Sykehuset Innlandet hovedprinsippene i Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova). Unntak for offentlighet i tilbud og anskaffelsesprotokoll går frem av offentleglova med forskrift, men i hovedsak kan unntak fra offentliggjøring listes opp slik: Side 9 av 10

10 Dokumentasjon som er underlagt taushetsplikt Dokumentasjon som skal verne om privatøkonomiske interesser Som følge av dette bes tilbydere tydelig merke de deler av tilbudet som ikke ønskes offentliggjort, alternativt levere to dokumenter hvorav ett dokument kun inneholder informasjon som kan offentliggjøres. 9 AVSLUTNING AV KONKURRANSEN 9.1 Avlysning Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen ved bortfall av planlagt finansiering. 9.2 Meddelelse om valgt tilbyder Valg av tilbyder vil bli meddelt samtlige deltakere innen rimelig tid før kontrakt inngås, med en begrunnelse for valget og en frist for å påklage beslutningen. Oppdragsgiver vil ikke returnere innleverte tilbud. Ikke antatte tilbud vil bli makulert. 10 VEDLEGG Vedlegg 1: Kravspesifikasjon (besvares) Vedlegg 2: Tilbudsskjema (besvares) Vedlegg 3: Teknisk Spesifikasjon AKS 2003 (besvares) Vedlegg 4: Generelle innkjøpsvilkår for kjøp av varer - GIV/HSØ 05/08 Vedlegg 5: Serviceavtale medisinskteknisk utstyr Vedlegg 6: Avtale om utstyrskjøp_mtu Vedlegg 7: HMS Egenerklæring Side 10 av 10