Konkurransegrunnlag. Åpen anbudskonkurranse, del III om kontrakt for levering av. brune- og hvitevarer og småelektrisk utstyr

Transkript

1 Konkurransegrunnlag Åpen anbudskonkurranse, del III om kontrakt for levering av brune- og hvitevarer og småelektrisk utstyr til Sykehuset Innlandet HF Sak nr.: 16/05958 Tilbudsfrist: kl. 12:00.

2 Innholdsfortegnelse 1 OPPDRAGSGIVER INNBYDELSE TIL KONKURRANSE KONKURRANSEGRUNNLAGET ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget Saksbehandler for Oppdragsgiver Adresse for tilbud Tilbudsfrist Vedståelsesfrist Tidsplan Språkkrav Kostnader Offentlighet Taushetsplikt Etiske retningslinjer ORIENTERING OM KONTRAKT Planlagte kontrakter og kontraktsperiode Bruk av elektronisk handel Bruk av elektronisk faktura Kontraktsvilkår Forbehold til kontraktsvilkår UTFORMING AV TILBUDET Tilbudsbrev Besvarelse av kvalifikasjonskrav Besvarelse av kravspesifikasjon Priser Alternative tilbud Endre og tilbakekalle tilbud KVALIFIKASJONSKRAV Generelt Organisering Skatteattest Finansiell og økonomisk stilling Tekniske/faglige kvalifikasjoner Miljø Faglig etikk, korrupsjon/bedrageri m.v Kvalitetssikringssystem TILDELINGSKRITERIER AVSLUTNING AV KONKURRANSEN Avlysning og totalforkastelse Avvisning pga. av forhold ved leverandør eller tilbud Meddelelse om valg av tilbyder og karensperiode før inngåelse av kontrakt VEDLEGG Konkurransegrunnlag i sak nr 16/05958 Side 2 av 10

3 1 OPPDRAGSGIVER Sykehuset Innlandet HF (SI) er et selvstendig helseforetak under det regionale helseforetaket Helse Sør-Øst RHF og består av 6 somatiske og to psykiatriske sykehus. Totalt har SI 41 geografiske enheter i Hedmark og Oppland og om lag ansatte. SI har en bygningsmasse på kvm og et budsjett på om lag 8 milliarder kroner. SI sitt formål er å yte gode og likeverdige spesialisthelsetjenester til alle som trenger det når de trenger det, samt å legge til rette for forskning og undervisning. Gjennom sine innkjøp skal SI sørge for at offentlige ressurser blir brukt på en samfunnstjenlig måte. SI baserer sine innkjøp på konkurranse, forretningsmessighet og likebehandling av leverandører. Sykehuset Innlandet skal være i fremste rekke innenfor miljøvennlig sykehusdrift. Foretaket er miljøsertifisert etter ISO standarden. Foretakets miljømål omfatter bl.a. reduksjon i CO2 utslipp, avfall og energiforbruk. Helseforetaket vil sette fokus på relevante miljøkrav under planleggingen av den enkelte anskaffelse ved å ta hensyn til livssykluskostnader, universell utforming og miljømessige konsekvenser av anskaffelsen. For mer informasjon se Mer informasjon om foretakets miljøarbeid finnes på våre nettsider ved å søke på «grønt sykehus». Offentlig sektor er landets største kunde og forbruker, og er en del av den globale varehandelen som påvirker arbeidsforhold i tredjeland. Leverandører til Sykehuset Innlandet HF må arbeide for å ha systemer som sikrer god kontroll med at varene som tilbys er produsert lovlig i henhold til FNs menneskerettighetserklæring, ILOs kjernekonvensjoner og produsentlandets lover om lønns- og arbeidsvilkår. For informasjon om Helse Sør Øst, se 2 INNBYDELSE TIL KONKURRANSE Sykehuset Innlandet HF inviterer med dette til konkurranse for inngåelse av rammeavtale vedrørende kjøp av brune- og hvitevarer og småelektriske utstyr. Konkurransen avholdes som en åpen anbudskonkurranse i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl. res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA) del III. Det presiseres at forhandlinger ikke er tillatt. Konkurransen er kunngjort i DOFFIN/TED-databasen, se 3 KONKURRANSEGRUNNLAGET Konkurransegrunnlaget består av dette dokument med vedlegg. I dette dokumentet gis informasjon om konkurranseprosessen frem til inngåelse av kontrakt, krav til hva tilbudet skal inneholde og hvordan det skal utformes. Konkurransegrunnlag i sak nr 16/05958 Side 3 av 10

4 Vedlagte dokumenter danner grunnlag for kontrakt med valgt tilbyder/leverandør, og oppstiller således krav som er relevant for tilbyder ved utforming av tilbud. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget fram til 7 dager før tilbudsfristens utløp. Eventuelle endringer i konkurransegrunnlaget vil bli publisert på Doffin-database. Alle publiseringer blir sendt til den e-postadressen som oppgis ved registrering og nedlasting av konkurransegrunnlaget på Doffin. 4 ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 4.1 Frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget Alle henvendelser og spørsmål vedrørende konkurransegrunnlaget må være forelagt skriftlig per e-post til vår saksbehandler senest 9 dager før utløpet av tilbudsfristen. 4.2 Saksbehandler for Oppdragsgiver Alle henvendelser og spørsmål vedrørende konkurransen, rettes til: Saksbehandler: Tor Faukald Telefon: / E-post: tor.fauklad@sykehuset-innlandet.no 4.3 Adresse for tilbud Tilbudet skal legges i lukket konvolutt / pakke: Leveringsadresse: Sykehuset Innlandet HF Innkjøp- og kontraktavdelingen Att: Tor Faukald Kyrre Grepps gate 11, 2819 Gjøvik Konvolutten/pakkes merkes: 16/05958 konkurranse på rammeavtale for levering av brune- og hvitevarer og småelektrisk utstyr Tor Faukald - Åpnes kun av adressat. Postadresse: Sykehuset Innlandet HF Innkjøp- og kontraktavdelingen Att: Tor Faukald Kyrre Grepps gate 11, 2819 Gjøvik Tilbudet kan ikke sendes pr. e-post eller telefaks. Konvolutten/ pakken merkes: 16/05958 konkurranse på rammeavtale for levering av brune- og hvitevarer og småelektrisk utstyr Tor Faukald - Åpnes kun av adressat. Konkurransegrunnlag i sak nr 16/05958 Side 4 av 10

5 4.4 Tilbudsfrist Frist for innlevering av tilbud er kl. 12:00. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Leverandøren har selv risikoen for at tilbudet kommer frem til adressen i punkt 4.3. innen tilbudsfristens utløp. Tilbudets innhold vil ikke bli undersøkt av oppdragsgiver før fristen har løpt ut. 4.5 Vedståelsesfrist Tilbudet er bindende for tilbyder i 3 mnd. fra tilbudsfrist. 4.6 Tidsplan Prosess etter innlevering av tilbud vil bli kjørt etter følgende plan: Trinn Aktivitet Uke / frist 1. Avklaring med tilbydere og evaluering av tilbudene Uke Valg av tilbud og utsendelse av tildelingsbrev Uke Kontraktsinngåelse Uke 2, Oppstart kontrakt Uke 3, Språkkrav Tilbud og andre dokumenter i forbindelse med konkurranseprosessen skal være på norsk, likevel slik at brosjyrer og vedlegg som kun finnes på engelsk kan leveres på engelsk. 4.8 Kostnader Samtlige omkostninger, inkl. eventuelle reise- og møteomkostninger m.v. som påløper i forbindelse med å utarbeide og innlevere tilbudet, må bæres av tilbyder. Tilbudet blir ikke returnert tilbyder. 4.9 Offentlighet Av hensyn til de grunnleggende kravene til offentlighet i anskaffelsesprosesser, praktiserer Sykehuset Innlandet hovedprinsippene i Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova). Unntak for offentlighet i tilbud og anskaffelsesprotokoll går frem av offentleglova med forskrift, men i hovedsak kan unntak fra offentliggjøring listes opp slik: Dokumentasjon som er underlagt taushetsplikt Dokumentasjon som skal verne om privatøkonomiske interesser Som følge av dette bes tilbydere tydelig merke de deler av tilbudet som ikke ønskes offentliggjort, alternativt levere to dokumenter hvorav ett dokument kun inneholder informasjon som kan offentliggjøres Taushetsplikt Både Sykehuset Innlandets og leverandørens ansatte har taushetsplikt slik at ikke andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og Konkurransegrunnlag i sak nr 16/05958 Side 5 av 10

6 forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, av hensyn til den opplysningen angår Etiske retningslinjer Det aksepteres ikke at det foregår kommunikasjon mellom aktuell tilbyder/tilbyders ansatte og Oppdragsgiver/Oppdragsgivers ansatte på annen måte en forutsatt i konkurransegrunnlaget og i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avvise tilbyder, dersom det blir gjort forsøk på å påvirke utfallet. 5 ORIENTERING OM KONTRAKT 5.1 Planlagte kontrakter og kontraktsperiode Målet med konkurransen er inngåelse av følgende avtaler: Rammeavtale Det vil bli inngått rammeavtale om kjøp av brune- og hvitevarer, samt småelektriske utstyr med varighet i to (2) år fra avtaleinngåelse, med opsjon på forlengelse i ett (1) + ett (1) år. Årlig ytelsesvolum antas å ligge rundt NOK (beløp eks. mva.). Beløpet er basert på historiske tall. 5.2 Bruk av elektronisk handel Elektronisk handel er et satsningsområde for Helse Sør-Øst og E-handelsplattformen er valgt som markedsplassportal. Les mer om elektroniske bestillinger på tema Elektronisk handel (E-handel) For denne anskaffelsen stilles det krav om at leverandør(er) som får tildelt kontrakt inngår Elektronisk samhandlingsavtale, se vedlegg Bruk av elektronisk faktura Elektronisk faktura er tatt i bruk av Sykehuset Innlandet HF og er et krav for leverandør på denne kontrakten. Leverandør må produsere fakturaer på Elektronisk handelsformat (EHF) fra eget fakturasystem, eller benytte en nettbasert fakturaportal. Les mer om elektronisk faktura på tema Elektronisk handel (E-handel). Egen veiledning for bruk av elektronisk faktura blir utlevert til leverandør(er) som får tildelt kontrakt. 5.4 Kontraktsvilkår Kontrakter som inngås vil baseres på de krav og vilkår som fremgår av vedlegg til konkurransegrunnlaget. 5.5 Forbehold til kontraktsvilkår Vedlagte kontraktsvilkår legges til grunn. Det er ikke anledning til å ta vesentlig forbehold til kontraktsvilkårene. Vesentlige forbehold vil medføre avvisning, jf. FOA (1) d. Dersom tilbyder ønsker å ta forbehold til noen av kontraktsvilkårene, skal forbeholdene sammen med prismessige konsekvenser presiseres i tilbudsbrevet. Konkurransegrunnlag i sak nr 16/05958 Side 6 av 10

7 Leverandørens henvisning til egne leveringsvilkår eller andre standardiserte leveringsvilkår vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra oppdragsgivers kontraktsvilkår. 6 UTFORMING AV TILBUDET Tilbudet skal oppstilles slik: 1. Tilbudsbrev 2. Besvarelse av kvalifikasjonskrav 3. Besvarelse av kravspesifikasjon 4. Priser 5. Produktdatablader, brosjyrer og annen tilleggsdokumentasjon Komplett tilbud med alle vedlegg skal leveres i ett (1) eksemplar. Kopi av tilbudet leveres elektronisk på USB minnepinne i pdf-format. Prisskjema og evt. prislister skal leveres i excel-format. Papirversjonen anses som originalversjonen 6.1 Tilbudsbrev I tilbudsbrevet gis en klar og entydig beskrivelse av eventuelle forbehold mot kontraktsvilkårene, med prismessige konsekvenser. Dersom tilbudet avviker fra kravspesifikasjonene, oppgis dette. Tilbyder skal bekrefte at det er inngått eller vil bli inngått avtale med Markedsplassen e-handel.no. 6.2 Besvarelse av kvalifikasjonskrav Tilbyder skal redegjøre for og dokumentere sine kvalifikasjoner i samsvar med kvalifikasjonskravene som følger av punkt 7 nedenfor. 6.3 Besvarelse av kravspesifikasjon I tilbudet skal det redegjøres for leveransen som tilbys. Dokumentet skal besvare de krav og spørsmål som fremgår av vedlagte kravspesifikasjon se vedlegg Priser Tilbyder skal prise sitt tilbud i samsvar med vedlagte prisskjema, se vedlegg 1, fane 3. Tilbyder skal benytte vedlagte prisutfyllingsskjema for utfylling av priser. Prisene skal angis i NOK og eks. mva. Samtlige kostnader skal være inkludert, dette innbefatter emballasje, toll, skatter, gebyrer, forsikringer, avgifter, levering og montering m.m. Det skal ikke gjøres endringer i oppsettet på prisutfyllingsskjemaet. Alle ytelser og tjenester som tilbys regnes som innkalkulert i prisen dersom ikke annet er spesifikt angitt. 6.5 Alternative tilbud Alternative tilbud aksepteres ikke. 6.6 Endre og tilbakekalle tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes iht. konkurransegrunnlaget. Konkurransegrunnlag i sak nr 16/05958 Side 7 av 10

8 7 KVALIFIKASJONSKRAV 7.1 Generelt Tilbyder skal ha en organisasjon som er egnet til å sikre at kontraktsforpliktelsene oppfylles i hele kontraktsperioden. Av denne grunn stilles krav til tekniske kvalifikasjoner og økonomisk og finansiell styrke. Tilbyder skal i sine tilbud beskrive og dokumentere sine kvalifikasjoner i den rekkefølge og på den måte som etterspørres nedenfor. De tilbydere som oppfyller de nevnte kvalifikasjonskrav, vil få sine tilbud vurdert. 7.2 Organisering Tilbyder skal være et lovlig etablert foretak. Det skal opplyses om tilbyders selskapsform, organisasjon, eierstruktur og aksjonærer. Det skal fremlegges organisasjonskart for tilbyders firma, med navn og funksjoner på adm.dir./ daglig leder og nærmeste ansatte. Norsk tilbyder skal fremlegge oppdatert firmaattest. Utenlandsk tilbyder skal fremlegge attest(er) for lovbestemt registrering i etableringslandet. 7.3 Skatteattest Norsk tilbyder skal fremlegge skatteattest (attest for skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift) ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. Attest bestilles og hentes ut i Altinn. Hvis dette ikke er mulig kan den bestilles hos skatteoppkrever eller Skatteetaten. Attesten er elektronisk godkjent og er derfor ikke signert. Tilbyder skal redegjøre for eventuelle restanser. 7.4 Finansiell og økonomisk stilling Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell soliditet til å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene. Tilbyder skal fremlegge utdrag av årsregnskap for 2015, sammen med revisors årsberetning. 7.5 Tekniske/faglige kvalifikasjoner Tilbyder skal ha gode kvalifikasjoner og kapasitet, relatert til kontraktsforpliktelsene. Tilbyder skal gi en oversikt over nøkkelpersoner med relevante kvalifikasjoner som skal ha ansvar for eventuell kontraktutførelse. 7.6 Miljø Tilbyder skal på tidspunktet for innlevering av tilbud minimum være i ferd med å etablere metoder for miljøstyring samt vare medlem i en returordning. Tilbyder beskriver eget system som ivaretar krav om lav miljøpåvirkning eller fremlegge dokumentasjon på ISO sertifisering eller tilsvarende. Hvis norsk tilbyder (produsent eller importør) benytter emballasje, skal det senest ved tilbudsfrist fremlegges dokumentasjon for at tilbyder er medlem i en returordning eller oppfyller forpliktelsen gjennom egen returordning med egn ordning for sluttbehandling hvor emballasje blir tatt hånd om på en miljømessig forsvarlig måte. Bevis på medlemskap i returordning (Grønt Punkt Norge eller tilsvarende returordning) vedlegges. Konkurransegrunnlag i sak nr 16/05958 Side 8 av 10

9 7.7 Faglig etikk, korrupsjon/bedrageri m.v. Dersom tilbyders organisasjon, ledere i organisasjonen eller eiere av organisasjonen er dømt for korrupsjon, bedrageri, hvitvasking av penger eller lignende, skal dette opplyses om. I så fall bes redegjort for aktuelle dommer og saksforholdet. Forholdene vil bli vurdert i henhold til avvisningsreglene i FOA Kvalitetssikringssystem Tilbyder skal dokumentere sitt kvalitetssikringssystem 8 TILDELINGSKRITERIER Tildelingskriterium Vekting Score Poeng Tildelingskriterium Vekting 1. Pris 40 % 2. Sortiment 30 % 3. Besvarelse av kravspesifikasjonen 30 % Sum 100 % Ved evalueringen sammenligner vi de innkomne tilbud og gir den beste tilbyder under hvert kriterium, høyeste score. De andre tilbudene blir karaktersatt i henhold til dette. Den angitte score blir så multiplisert med vektingen for det enkelte kriteriet og vi får da en poengsum. Eksempel: En score på 4 og vekting 30 % gir 4 x 30 = 120 poeng. Nærmere om tildelingskriteriene: 1. Pris: Oppdragsgiver vil her vurdere prisene i prisutfyllingsskjemaet (vedlegg 1, fane 3). 2. Sortiment: Oppdragsgiver vil her vurdere bredden og dybden i leverandørens sortiment. Det ønskes en leverandør som tilbyr et bredt utvalg av produkter innenfor kategoriene brune- og hvitevarer og småelektrisk utstyr. Videre er det ønskelig at det finnes ulike varianter av samme produkt. Med det menes at samme produkttype tilbys med enkle funksjoner og mer avanserte funksjoner. Tilbyder bes legge ved opplysninger som er relevante for dette kriteriet. Sortimentet bør også illustreres ved produktkataloger. 3. Besvarelse av kravspesifikasjonen : Oppdragsgiver vil her vurdere leveringstid, kundeserviceløsning og garantiordning. 9 AVSLUTNING AV KONKURRANSEN 9.1 Avlysning og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen ved bortfall av planlagt finansiering og/eller det foreligger en saklig grunn, jf. FOA 22-1(1). Oppdragsgiver kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det, jf. FOA 22-1(2). Konkurransegrunnlag i sak nr 16/05958 Side 9 av 10

10 9.2 Avvisning pga. av forhold ved leverandør eller tilbud Sykehus Innlandets plikter og rettigheter mht. avvisning av leverandør framkommer av FOA Sykehus Innlandets plikter og rettigheter mht. avvisning av tilbud framkommer av FOA og FOA Dersom en leverandør ønsker å påklage oppdragsgivers beslutning om avvisning må klagen fremsettes innen 15 dager fra meddelelsen om avvisning er sendt. 9.3 Meddelelse om valg av tilbyder og karensperiode før inngåelse av kontrakt Valg av tilbyder(e) vil bli meddelt elektronisk til samtlige deltakere i konkurransen senest 10 dager før kontrakt inngås, regnet fra dagen etter at meddelelsen er sendt. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget, jfr. FOA (1) og endelig frist for å påklage beslutningen, jfr Oppdragsgiver vil ikke returnere innleverte tilbud. Ikke antatte tilbud vil bli makulert. 10 VEDLEGG Vedlegg 1) Kravspesifikasjon med prisskjema Vedlegg 2) Standard rammeavtalevilkår for kjøp av varer og tjenester - RA/SI-06/08 Vedlegg 3) Generelle innkjøpsvilkår for kjøp av varer - GIV/HSØ 05/08 Vedlegg 4) Samhandlingsavtale, krav til e-handel, varekatalog, logistikk og statistikkrapportering Vedlegg 5) Adresseliste Konkurransegrunnlag i sak nr 16/05958 Side 10 av 10