KONKURRANSEGRUNNLAG. For konkurranse på inngåelse av rammeavtale vedrørende kjøp av utvalgte grupper av matvarer i Helse Sør-Øst RHF

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG For konkurranse på inngåelse av rammeavtale vedrørende kjøp av utvalgte grupper av matvarer i Helse Sør-Øst RHF Mineralvann Iskrem TILBUDSFRIST: kl SAK NR Konkurransegrunnlag datert Konkurransegrunnlag i sak nr matvarer HSØ Side 1 av 9

2 1 INNBYDELSE TIL KONKURRANSE OMFANG OPPDRAGSGIVER KONKURRANSEN KONTRAKTSTYPE/VILKÅR KVALIFIKASJONSKRAV ELEKTRONISK HANDEL TILDELINGSKRITERIER UTFORMING AV TILBUDET AVKLARENDE MØTER FRISTER ADRESSE OG LEVERINGSSTED FOR TILBUDET OFFENTLIG INNSYN I TILBUD OG ANSKAFFELSESPROTOKOLL BEGRUNNELSE FOR VALG AV LEVERANDØR VEDLEGG INNBYDELSE TIL KONKURRANSE Sykehus Innlandet HF (heretter kalt SIHF) innbyr på vegne av Helse Sør-Øst RHF til konkurranse på inngåelse av rammeavtale vedrørende kjøp av utvalgte grupper av matvarer: Mineralvann og iskrem. - se vedlegg 1 Kravspesifikasjon 2 OMFANG Anslått totalverdi av årlig kjøp er ca. kr. 7 millioner. Fordeling av volum etter varegruppe: Mineralvann 5,2 millioner NOK Iskrem 1,8 millioner NOK De anslåtte volum er kun estimat basert på historiske data og er ikke bindende for Oppdragsgiver. 3 OPPDRAGSGIVER Rammeavtaler vil bli inngått med Helse Sør-Øst RHF. Følgende Helseforetak i Helse Sør-Øst RHF med underliggende virksomheter skal inngå kjøp under rammeavtalene: Sykehuset Østfold HF Akershus Universitetssykehus HF Oslo Universitetssykehus HF Sykehuset Innlandet HF Vestre Viken HF Sykehuset Telemark HF Sykehuset i Vestfold HF Psykiatrien i Vestfold HF Sørlandet sykehus HF Følgende Helseforetak har eksiterende avtaler og vil tiltre avtalene på følgende tidspunkt: Konkurransegrunnlag i sak nr matvarer HSØ Side 2 av 9

3 Sørlandet sykehus HF, Psykiatrien i Vestfold HF, Sykehuset i Vestfold HF, Sykehuset Telemark HF, Vestre Viken HF vil tiltre for mineralvann fra 1/7-10. Sørlandet sykehus HF, Psykiatrien i Vestfold HF, Sykehuset i Vestfold HF, Sykehuset Telemark HF, Vestre Viken HF vil tiltre for iskrem fra 1/9-10. Helse Sør-Øst RHF har driftsavtaler med fem ikke-kommersielle sykehus (ideelle / stiftelser) som også skal kunne benytte avtalene: Betanien Hospital Diakonhjemmet sykehus Lovisenberg Diakonale sykehus Martina Hansens hospital Revmatismesykehuset Sykehuset Innlandet HF er sekretariat for konkurransen. Saksbehandler: Innkjøpssjef Roger Linnerud SIHF Telefon: (+ 47 ) Telefaks: (+ 47 ) E-post: roger.linnerud@sykehuset-innlandet.no All kommunikasjon skal være skriftlig og kun gå gjennom oppgitt saksbehandler. Ytterligere informasjon om Helse Sør-Øst RHF finnes på internettside: 4 KONKURRANSEN Tildelingen av kontrakt vil skje etter åpen anbudskonkurranse iht. lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr 69 (LOA), og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl. res. 7. april 2006 nr 402 (FOA) del III (over terskelverdien). Dette innebærer at alle interesserte leverandører kan gi tilbud, og at det ikke er tillatt med forhandlinger. Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen, se samt i TED-databasen. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget fram til 7 dager før tilbudsfristens utløp. Opplysninger om dette vil bli lagt ut via Doffin.no. 5 KONTRAKTSTYPE/VILKÅR Rammeavtale Oppdragsgiver har til hensikt å inngå en rammeavtale for HSØ innenfor hver varegruppe av hhv. mineralvann og iskrem med varighet i 3 år fra avtaleinngåelse, med opsjon på forlengelse i 1 år. Forventet oppstart av kontraktsperioden vil være ca Opsjonen kommer kun til anvendelse hvis Helse Sør-Øst RHF har gitt skriftlig varsel om dette 3 måneder før rammeavtalen utløper. Leverandørene skal i avtaleperioden melde fra Konkurransegrunnlag i sak nr matvarer HSØ Side 3 av 9

4 om endringer av produktene, gi dokumentasjon om dette og skriftlig innhente godkjennelse av oppdragsgiver. For øvrige kontraktsvilkår henvises det til Vedlegg 4, Standard rammeavtalevilkår varer (RAV) og vedlegg 5 Generelle innkjøpsvilkår for helseforetak i Helse Øst RHF - kjøp av varer (GIV), samt de særskilte avtalte vilkårene som fremgår av kravspesifikasjonen. Det legges til grunn at Leverandøren aksepterer de vedlagte generelle og spesielle vilkårene. Eventuelle forbehold, og deres økonomiske virkning, må klart fremgå av tilbudet (se punkt 9). Det er ikke anledning til å ta vesentlig forbehold mot det vedlagte avtaleutkastet eller de alminnelige innkjøpsvilkårene. Alle helseforetak tilhørende oppgitte sykehusområdene skal som nevnt under punkt 3 benytte inngåtte rammeavtaler. Det er opp til det enkelte sykehus/hf om de ser behovet for å utarbeide egne avtaler for sin bestilling. Dersom det enkelte sykehus utarbeider egne avtaler for sin bestilling er de bundet av kontraktsvilkårene nevnt ovenfor. 6 KVALIFIKASJONSKRAV Leverandører som oppfyller de nedenfor nevnte krav til tekniske kvalifikasjoner, finansielle og økonomiske stilling, vil få tilbudet vurdert. For å dokumentere sine kvalifikasjoner skal Leverandøren levere dokumenter som nevnt nedenfor senest ved tilbudsfristens utløp i følgende rekkefølge. 6.1 Skatteattest Skatteattester som ikke er eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp: Skatteattest for skatt fra kemner/kommunekasserer Skatteattest for merverdiavgift fra skattefogdkontoret Det skal redegjøres for eventuelle skatterestanser. 6.2 HMS-erklæring Egenerklæring om at tilbyder oppfyller lovfestede krav innen helse, miljø og sikkerhet (HMS). 6.3 Økonomisk og finansiell soliditet Leverandøren skal ha tilstrekkelig soliditet til å kunne oppfylle sine forpliktelser i hele kontraktsperioden. Leverandør skal levere sitt årsregnskap for det siste 2 regnskaps år. Årsregnskapet skal inneholde revisors beretning. 6.4 Organisatorisk og juridisk stilling Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Norsk leverandør skal fremlegge firmaattest utstedt av Brønnøysundregisteret. Attesten skal foreligge innen tilbudsfristens utløp, og skal være oppdatert og ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Utenlandsk leverandør skal fremlegge attest(er) for registrering i faglige registre bestemt ved lovgiving i det landet hvor Tilbyderen er etablert. Konkurransegrunnlag i sak nr matvarer HSØ Side 4 av 9

5 6.5 Miljøkrav Hvis norsk leverandør (produsent eller importør) benytter emballasje, skal det senest ved kontraktsinngåelse fremlegges dokumentasjon for at leverandøren er medlem i en returordning eller oppfyller forpliktelsen gjennom egen returordning med egen ordning for sluttbehandling hvor emballasjen blir tatt hånd om på en miljømessig forsvarlig måte (Grønt Punkt Norge eller tilsvarende returordning). 6.6 Referanser Leverandøren skal vise til minst tre tilsvarende referanser de siste tre år. Det være referanser innen servering (hotell, restaurant og kantine). Hver referanse skal inneholde et kort skriv med kontaktinformasjon til referansen. 6.7 Faglig etikk, korrupsjon/bedrageri m.v. Dersom tilbyders organisasjon, ledere i organisasjonen eller eiere av organisasjonen er dømt for korrupsjon, bedrageri, hvitvasking av penger eller lignende, skal dette opplyses om. I så fall bes redegjort for aktuelle dommer og saksforholdet. Forholdene vil bli vurdert i henhold til avvisningsreglene i FOA og ELEKTRONISK HANDEL Elektronisk handel er et satsningsområde for Helse Sør-Øst, og Markedsplassen ehandel.no er valgt som markedsplassportal, se Oppdragsgiver planlegger å ta i bruk denne portalen for kjøp av de produkter som denne planlagte rammeavtalen omfatter. Dette for å effektivisere transaksjonshåndtering mellom Oppdragsgiver og de aktuelle leverandører. Videre er det et mål at nytteverdien av inngåtte avtaler skal øke både for Oppdragsgiver og den enkelte leverandør. For denne anskaffelsen, stilles som krav at de(n) leverandør(er) som får tildelt kontrakt har inngått avtale med operatøren av Markedsplassen ehandel.no innen 14 dager etter kontraktssignering, da Oppdragsgiver planlegger å ta i bruk Markedsplassen for denne aktuelle (ramme)avtale. Egen kontrakt med Oppdragsgiver hva gjelder e-handel fremgår av samhandlingsavtale på ehandel.no. Link: IBX Integrated Business Exchange AS er tildelt kontrakt som operatør av Markedsplassen ehandel.no, etter internasjonal konkurranse. Kontaktinformasjon: IBX Integrated Business Exchange AS Mustadsvei Oslo. Kostnader Prisliste for leverandører finnes under: rtikkel Konkurransegrunnlag i sak nr matvarer HSØ Side 5 av 9

6 Leverandøraktiveringsprosessen Informasjon og veiledning om prosessen for å bli aktivert som leverandør, avtaledokumenter for å tegne abonnement på Markedsplassen ehandel.no, samt retningslinjer for katalogproduksjon: 8 TILDELINGSKRITERIER Tildeling av kontrakt vil skje på basis av hvilket tilbud som er det mest økonomisk fordelaktige for Oppdragsgiver, vurdert på bakgrunn av følgende kriterier: Tildelingskriterium Vekting Score Poeng a) Pris 65 % b) Leveringskvalitet og kvalitetssikring 20 % c) Logistikk 15 % Sum 100 % Ved evalueringen sammenligner vi de innkomne tilbud og gir den beste tilbyder under hvert kriterium, høyeste score; dvs 5. De andre tilbudene blir karaktersatt i henhold til dette. Den angitte score blir så multiplisert med vektingen for det enkelte kriteriet og vi får da en poengsum. Eksempel: En score på 4 og vekting 15 % gir 4 x 15 = 60 poeng. 8.1 Utdyping av tildelingskriteriene: a) Pris Tilbyder skal i sin tilbudsbesvarelse følge oppsett gitt i vedlagte tilbudsskjema pr varegruppe, se vedlegg 2. Tilbyder skal på forespørsel fra oppdragsgiver kunne levere vareprøver. b) Leveringskvalitet og kvalitetssikring Under leveringskvalitet inngår servicegrad for leveranser levert i tide. Tilbyder skal dokumentere servicegrad, samt hvilke temperaturkrav tilbyder har til egne biler samt evt. innleid transportkapasitet. Under kvalitetssikring, inngår rutiner for avvik, sporing og tilbaketrekking av produkter, samt dokumentasjon innenfor gjeldende forskrifter for området. c) Logistikk Under logistikk inngår vurdering av bestilling og leveringsrutiner, samt rutiner for rest/hasteleveranser og håndtering av reklamasjoner etc. Oppfølging og service overfor oppdragsgiver. Utdypningen av tildelingskriteriene er ikke utfyllende. Konkurransegrunnlag i sak nr matvarer HSØ Side 6 av 9

7 9 UTFORMING AV TILBUDET Tilbudet skal leveres i 2 originale versjoner i A4-format, innsatt i ringperm med inndeling i vedlegg som beskrevet nedenfor. Det skal i tillegg leveres et fullstendig tilbud i elektronisk kopi på CD-ROM inneholdende samtlige av tilbudets dokumenter. Attester, referanser, brosjyrer m.v. ønskes levert i pdfformat. Tilbudsskjema vedlegg 2 skal i tillegg leveres i excelformat slik at det er mulig for oppdragsgiver å bearbeide prisinformasjon elektronisk. 1. Tilbudsbrev Tilbudsbrevet skal være datert og underskrevet av en person med nødvendig fullmakt. Tilbudsbrevet skal inneholde følgende informasjon: Tilbyders navn og adresse Tilbyders organisasjonsnummer Kontaktperson med e-postadresse og tlf.nr. En beskrivelse av eventuelle forebehold, med prismessige konsekvenser. 2. Redegjørelse og dokumentasjon i henhold til punkt 8 - kvalifikasjonskrav 3. Redegjørelse og dokumentasjon i henhold til vedlegg 1 kravspesifikasjon 4. Tilbyder skal redegjøre for hvilke regioner tilbudet gjelder for ref. pkt 4 5. Priser Redegjørelse for tilbudets priser ihht vedlegg 2 tilbudsskjema. Tilbyder bærer selv alle utgifter som han pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av tilbudet. Tilbudet skal pakkes i lukket konvolutt, og forsendelsen skal merkes: Konkurranse nr på utvalgte grupper av matvarer til Helse Sør-Øst innkjøpssjef Roger Linnerud åpnes kun av adressat». 10 AVKLARENDE MØTER Oppdragsgiver har lagt opp til en strukturert gjennomgang og evaluering av tilbud og vil kunne innkalle til avklarende møter (ref FOA 21-1 (2)) med tilbyderne ved behov. Konkurransegrunnlag i sak nr matvarer HSØ Side 7 av 9

8 11 FRISTER 11.1 Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget Alle henvendelser og spørsmål må være fremsatt skriftlig til vår saksbehandler senest 10 dager før utløpet av tilbudsfristen. Anonymiserte spørsmål og svar vil bli lagt ut via Doffin.no Tilbudsfrist Tilbudsfrist: , kl For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Leverandøren har selv risikoen for at tilbudet kommer frem til adressen nevnt i punkt 11 innen tilbudsfristens utløp Tilbudsåpning Tilbudsåpning vil finne sted på Sykehuset Innlandet HF , kl Tilbudsåpningen er ikke offentlig Vedståelsesfrist Tilbyder skal vedstå seg tilbudet frem til kl ADRESSE OG LEVERINGSSTED FOR TILBUDET Adresse: Sykehus Innlandet HF (postforsendelser) v/ Innkjøpssjef Roger Linnerud Postboks Brumunddal Leveringsadresse: Sykehus Innlandet HF v/ Innkjøpssjef Roger Linnerud Furnesveien Brumunddal Tilbyder har ansvar for at tilbudet kommer frem innen tilbudsfristens utløp. 13 OFFENTLIG INNSYN I TILBUD OG ANSKAFFELSESPROTOKOLL I henhold til Lov om rett til innsyn i dokument i offentlig verksemd (offentlighetsloven) gjeldende fra 1. januar 2009, kan anskaffelsesprotokollen og innkomne tilbud skjermes for offentlig innsyn frem til leverandøren er valgt. Deretter er disse dokumentene offentlig tilgjengelige. Det skal imidlertid gjøres unntak fra offentlig innsyn for opplysninger som er underlagt lovbestemt eller lovhjemlet taushetsplikt. Typiske taushetsbelagte opplysninger er informasjon om personlige forhold og konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold eks. produksjonsmetoder, produkter under utvikling, kundelister, strategier, analyser, prognoser, men vanligvis ikke totalpriser). I denne konkurransen ber oppdragsgiver om at tilbyder etter tilbudsfristen lager en versjon av tilbudet hvor de taushetsbelagte opplysningene er sladdet. Denne versjonen må være Konkurransegrunnlag i sak nr matvarer HSØ Side 8 av 9

9 tilgjengelig for oppdragsgiver senest på tidspunktet for kontraktstildeling. Oppdragsgiver vil be om denne versjonen dersom behovet oppstår. Dersom tilbyder ikke anser noen opplysninger i tilbudet som taushetsbelagt, bes dette bekreftet i tilbudsbesvarelsen. 14 BEGRUNNELSE FOR VALG AV LEVERANDØR Tilbyder(e) som ikke blir valgt vil, innen kontrakt inngås, få tilsendt en begrunnet tilbakemelding om Oppdragsgivers innstilling, samt en frist for å påklage beslutningen. Med hilsen Karl Løkken Kst. Avdelingssjef 15 VEDLEGG Vedlegg 1: Kravspesifikasjon Vedlegg 2: Tilbudsskjema Vedlegg 3: Rammeavtale forside Vedlegg 4: Standard rammeavtalevilkår varer/tjenester (RAV) Vedlegg 5: HSØ Generelle innkjøpsvilkår for varer GIV-HSØ Vedlegg 6: HMS skjema Vedlegg 7: Kjøpende virksomheter Konkurransegrunnlag i sak nr matvarer HSØ Side 9 av 9