KONKURRANSEGRUNNLAG FOR KJØP AV PASIENTREISER

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG FOR KJØP AV PASIENTREISER TIL SYKEHUSET INNLANDET HF TILBUDSFRIST: kl SAK NR Dokument godkjent av Avdelingssjef for innkjøp og kontraktsavdelingen

2 1 OPPDRAGSGIVER 2 2 INNBYDELSE TIL KONKURRANSE 2 3 KONKURRANSEGRUNNLAGET 2 4 GENERELL INFORMASJON OM KONKURRANSEN SAKSBEHANDLER FOR OPPDRAGSGIVER FRIST FOR SPØRSMÅL TIL KONKURRANSEGRUNNLAGET INFORMASJONSMØTE OM KONKURRANSEN ADRESSE FOR TILBUD TILBUDSFRIST TILBUDSÅPNING VEDSTÅELSESFRIST SPRÅKKRAV KOSTNADER ETISKE RETNINGSLINJER ORIENTERING OM KONTRAKT PLANLAGTE KONTRAKTER STATISTIKK: ANSLAG YTELSESVOLUM PR KOMMUNE VARIGHET KONTRAKTSVILKÅR FORBEHOLD TIL KONTRAKTSVILKÅR KRAV OM ETISK HANDEL OG SAMFUNNSANSVAR UTFORMING AV TILBUDET FORMAT TILBUDSBREV REDEGJØRELSE FOR KVALIFIKASJONER REDEGJØRELSE FOR TILDELINGSKRITERIENE ALTERNATIVE TILBUD GENERELLE KVALIFIKASJONSKRAV GENERELT ORGANISERING SKATTEATTEST HMS-ERKLÆRING (GJELDER TJENESTE- OG BYGG OG ANLEGGSKONTRAKTER) FINANSIELL OG ØKONOMISK STILLING TEKNISKE/FAGLIGE KVALIFIKASJONER FAGLIG ETIKK, KORRUPSJON/BEDRAGERI M.V TILDELINGSKRITERIER PRIS GJENNOMFØRINGSEVNE MILJØLEDELSE AVSLUTNING AV KONKURRANSEN AVLYSNING MEDDELELSE OM VALGT TILBYDER VEDLEGG 9 Konkurransegrunnlag for kjøp av pasientreiser sak Side 1 av 9

3 1 OPPDRAGSGIVER Sykehuset Innlandet HF (SI) er et selvstendig helseforetak under det regionale helseforetaket Helse Sør- Øst RHF. SI består av totalt 41 geografiske enheter, herav 6 somatiske sykehus og 2 psykiatriske sykehus i Hedmark og Oppland. SI har om lag 8500 ansatte, og et budsjett på om lag 6 milliarder kroner. SI sitt formål er å yte gode og likeverdige spesialisthelsetjenester til alle som trenger det når de trenger det, samt å legge til rette for forskning og undervisning. Gjennom sine innkjøp skal SI sørge for at offentlige ressurser blir brukt på en samfunnstjenlig måte. SI baserer sine innkjøp på konkurranse, forretningsmessighet og likebehandling av leverandører. For ytterligere informasjon se 2 INNBYDELSE TIL KONKURRANSE SI (Oppdragsgiver) ved divisjon Prehospitale tjenester inviterer med dette til konkurranse for inngåelse av rammeavtaler vedrørende pasientreiser. Anskaffelsen gjelder pasientreiser for Sykehuset Innlandet HF sitt opptaksområde i fylkene Oppland og Hedmark. Konkurransen omfatter også transport av innliggende pasienter (intern transport) eller pårørende mellom driftsenhetene i SI. I forbindelse med oppgjør og fakturering skal denne transporten skilles ut fra pasientreiser. Konkurransen avholdes som en åpen anbudskonkurranse i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl. res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA) del III. Konkurransen er kunngjort i DOFFIN/TED-databasen, se med referansenummer dokument-id Hvem kan gi tilbud Næringsdrivende som oppfyller kravene til løyve for persontransport utenfor rute (turvognløyve eller drosjeløyve), eller selskaper som opptrer på vegne av slike, kan gi tilbud. 3 KONKURRANSEGRUNNLAGET Konkurransegrunnlaget består av dette dokument med vedlegg. I dette dokumentet gis informasjon om: - konkurranseprosessen frem til inngåelse av kontrakt - krav til hva tilbudet skal innholde og - hvordan det skal utformes Vedlagte dokumenter danner grunnlag for kontrakt med valgt tilbyder/leverandør, og oppstiller således krav som er relevant for tilbyder ved utforming av tilbud. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget fram til 6 dager før tilbudsfristens utløp. Konkurransegrunnlag for kjøp av pasientreiser sak Side 2 av 9

4 4 GENERELL INFORMASJON OM KONKURRANSEN 4.1 Saksbehandler for Oppdragsgiver Alle henvendelser og spørsmål vedrørende konkurransen, rettes til: Saksbehandler: Morten Endresen Telefon: E-post: 4.2 Frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget Alle henvendelser og spørsmål vedrørende konkurransegrunnlaget må være forelagt skriftlig til vår saksbehandler senest 8 dager før utløpet av tilbudsfristen. Anonymiserte spørsmål og svar vil bli sendt til samtlige tilbydere pr. e-post via Informasjonsmøte om konkurransen Sykehuset Innlandet HF inviterer til informasjonsmøte om konkurransen mandag 14. september kl Sted: SI Lillehammer, auditoriet. 4.4 Adresse for tilbud Postadresse: Hanne Røstøen Sykehuset Innlandet HF, Innkjøp og kontraktsavdelingen PB Brumunddal Leveringsadresse: Hanne Røstøen Sykehuset Innlandet HF Avdeling: Innkjøp og kontraktsavdelingen Adresse: Furnesveien 26, 2380 Brumunddal Tilbudet skal legges i lukket konvolutt / pakke merket saksnummer Anbud for kjøp av pasientreiser Hanne Røstøen - åpnes kun av adressat. Tilbudet kan ikke sendes pr. e-post eller telefaks. 4.5 Tilbudsfrist Tilbudsfrist: mandag , kl For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Leverandøren har selv risikoen for at tilbudet kommer frem til adressen i punkt 4.4. innen tilbudsfristens utløp. 4.6 Tilbudsåpning Tilbudsåpning vil finne sted på Brumunddal tirsdag To representanter for Oppdragsgiver vil være til stede ved åpningen. Tilbudsåpningen er ikke offentlig. 4.7 Vedståelsesfrist Tilbudet er bindende for tilbyder frem til , kl. 12. Konkurransegrunnlag for kjøp av pasientreiser sak Side 3 av 9

5 4.8 Språkkrav Tilbud og andre dokumenter i forbindelse med konkurranseprosessen skal være på norsk. 4.9 Kostnader Samtlige omkostninger, inkl. eventuelle reise- og møteomkostninger m.v. som påløper i forbindelse med å utarbeide og innlevere tilbudet, må bæres av tilbyder Etiske retningslinjer Det aksepteres ikke at det foregår kommunikasjon mellom aktuell tilbyder/tilbyders ansatte og Oppdragsgiver/Oppdragsgivers ansatte på annen måte en forutsatt i konkurransegrunnlaget og i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen, dersom det blir gjort forsøk på å påvirke utfallet. 5 ORIENTERING OM KONTRAKT 5.1 Planlagte kontrakter Målet med konkurransen er inngåelse av rammeavtaler i følgende kategorier pr kommune: Kategori 1: Liten bil kommuneintern og kommunekryssende transport Kategori 2: Stor bil kommuneintern og kommunekryssende transport Definisjon av liten bil, stor bil og kommuneintern transport og kommunekryssendetransport er beskrevet i kravspesifikasjon vedlegg 1 pkt 2. Tilbyder kan legge til grunn at oppdragsgiver skal inngå kontrakt med kun en tilbyder pr kategori innenfor de enkelte kommunene. I tilfeller hvor en tilbyder får tildelt kontrakt for flere kategorier innenfor en kommune eller flere kommuner vil oppdragsgiver forbeholde seg rette til å samle kontraktene til et kontraktsdokument. 5.2 Statistikk: Anslag ytelsesvolum pr kommune Anslått ytelsesvolum pr kommune pr år er presentert i vedlegg 5. Oppdragsgiver presiserer at statistikken er anslag, og gir ingen forpliktelser til volum mot tilbyder. 5.3 Varighet Det vil bli inngått rammeavtaler om kjøp av pasientreiser med varighet i 3 år gjeldende fra , med opsjon på forlengelse i 1 år. 5.4 Kontraktsvilkår Kontrakter som inngås vil baseres på de krav og vilkår som fremgår av vedlagte dokumenter. Det vises til vedleggene i punkt Forbehold til kontraktsvilkår Vedlagte kontraktsvilkår legges til grunn. Det er ikke anledning til å ta vesentlig forbehold til kontraktsvilkårene. Dersom tilbyder ønsker å ta forbehold til noen av kontraktsvilkårene i vedlagte kontraktsforslag, skal forbeholdene sammen med prismessige konsekvenser presiseres i tilbudsbrevet, i henhold til konkurransegrunnlagets punkt 6.2. Konkurransegrunnlag for kjøp av pasientreiser sak Side 4 av 9

6 5.6 Krav om etisk handel og samfunnsansvar Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å stille krav om etiske hensyn og samfunnsansvar i sin virksomhet for å oppfylle gjeldende kontraktsvilkår. Det vises til vedleggene i punkt 10 om kontraktsvilkår. Krav om egenrapportering kan bli benyttet ved kontraktsinngåelse og senere oppfølging av kontraktsforholdet. 6 UTFORMING AV TILBUDET 6.1 Format Komplett tilbud med alle vedlegg skal leveres i 2 eksemplar i A4-format, innsatt i ringperm, med eget skilleark for de ulike tema og systematisert i henhold til punkt nedenfor. I tillegg skal tilbudet leveres elektronisk på CD/lagringspinne. Papirversjonen anses som originalversjonen. 6.2 Tilbudsbrev Tilbyder skal utarbeide et kort tilbudsbrev. I tilbudsbrevet gis en oppsummering av tilbudets innhold og en klar og entydig beskrivelse av eventuelle forebehold mot kontraktsvilkårene, med prismessige konsekvenser. I tilbudsbrevet gis også en klar og tydelig beskrivelse av om tilbudet gjelder for en eller flere avtaleområder. Dersom tilbudet avviker fra krav i kravspesifikasjonene, skal dette oppgis og redegjøres for i tilbudsbrevet. 6.3 Redegjørelse for kvalifikasjoner Tilbyder skal redegjøre for og dokumentere sine kvalifikasjoner i samsvar med kvalifikasjonskravene som følger av punkt 7 nedenfor. 6.4 Redegjørelse for tildelingskriteriene Tilbyder skal redegjøre for pris, gjennomføringsevne og miljøledelse på den måte og i den rekkefølge som er etterspurt under punkt 8. Punkt 8 oppstiller de kriterier som tilbudene vil bli evaluert etter, og det er viktig, for å kunne sammenlikne tilbudene, at de aktuelle kriteriene er beskrevet tilstrekkelig utfyllende, tydelig og i samsvar med etterspurt systematikk. Tilbyder skal prise sitt tilbud i samsvar med vedlagte tilbudsskjema, se vedlegg 3. I den grad det legges inn tilbud for flere kategorier og/eller kommuner, skal det framgå hvilke priser som gjelder for hver enkelt kontrakt, jfr. tilbudsskjema. 6.5 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud. Konkurransegrunnlag for kjøp av pasientreiser sak Side 5 av 9

7 7 GENERELLE KVALIFIKASJONSKRAV 7.1 Generelt Tilbyder skal ha en organisasjon som er egnet til å sikre at kontraktsforpliktelsene oppfylles i hele kontraktsperioden. Av denne grunn stilles krav til tekniske kvalifikasjoner og økonomisk og finansiell styrke. Tilbyder skal i sine tilbud beskrive og dokumentere sine kvalifikasjoner i den rekkefølge og på den måte som etterspørres nedenfor. De tilbydere som oppfyller de nevnte kvalifikasjonskrav, vil få sine tilbud vurdert. 7.2 Organisering Tilbyder skal være et lovlig etablert foretak. o Norsk tilbyder skal fremlegge oppdatert firmaattest. o Utenlandsk tilbyder skal fremlegge attest(er) for lovbestemt registrering i etableringslandet. 7.3 Skatteattest o Norsk tilbyder skal fremlegge skatteattester, ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. Attest for skatt fås fra kemner/kommunekasserer, attest for merverdiavgift fås fra skattefogden o Tilbyder skal redegjøre for eventuelle restanser. 7.4 HMS-erklæring (gjelder tjeneste- og bygg og anleggskontrakter) o Tilbyder skal fremlegge HMS-erklæring i samsvar med vedlagte mal. 7.5 Finansiell og økonomisk stilling o Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell soliditet til å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene. o Tilbyder skal fremlegge årsregnskap for de to siste regnskaps år, sammen med revisors beretning dersom virksomheten er revisjonspliktig. 7.6 Tekniske/faglige kvalifikasjoner Tilbyder skal ha nødvendig teknisk og faglig kvalifikasjoner relatert til kontraktsforpliktelsene. o Som dokumentasjon skal tilbyder gi en oversikt over sin organisasjon og nøkkelpersoner som skal ha ansvar for eventuell kontraktsutførelse. o Dersom en tilbyder ikke har løyve på tilbudstidspunktet, må tilbyder ha ervervet slikt løyve innen Som grunnlag for å kvalifiseres tilbydere under etablering skal følgende dokumentasjon framlegges: tilbyder skal dokumentere at de har kvalifikasjonene som trengs ihht Lov om yrkestransport med motorvogn og fartøy (yrkestransportloven med forskrifter) for å få slik løyve. Tilbyder skal i tillegg presentere en handlingsplan for hvordan de skal være klare til kontraktens oppstartsdato. Den skal vise plan for å søke løyve, anskaffelse av kjøretøy og opprettelse registreringsenhet og rekruttering av tilstrekkelig personell. Konkurransegrunnlag for kjøp av pasientreiser sak Side 6 av 9

8 o Dersom tilbyder vil støtte seg på andre foretaks kapasitet, skal det legges fram en forpliktelseserklæring som viser at tilbyder vil ha rådighet over nødvendige ressurser i hele kontraktsperioden. 7.7 Faglig etikk, korrupsjon/bedrageri m.v. Dersom tilbyders organisasjon, ledere i organisasjonen eller eiere av organisasjonen er dømt for korrupsjon, bedrageri, hvitvasking av penger eller lignende, skal dette opplyses om. I så fall bes redegjort for aktuelle dommer og saksforholdet. Forholdene vil bli vurdert i henhold til avvisningsreglene i FOA og Konkurransegrunnlag for kjøp av pasientreiser sak Side 7 av 9

9 8 TILDELINGSKRITERIER Tildeling av kontrakt vil skje på basis av hvilket tilbud som er det mest økonomisk fordelaktige for Oppdragsgiver, vurdert på bakgrunn av følgende kriterier: Tildelingskriterier Vekt i % 8.1 Pris Priser oppgis og spesifiserer ihht vedlagt tilbudsskjema. Vedlegg 3. Pris pr km for liten bil vil bli vurdert med følgende undervekting: - KK-kjøring vektes med 75% og KI- kjøring vektes med 25%. Pris pr km for stor bil vil bli vurdert med følgende undervekting: - KK- kjøring vektes med 50% og KI- kjøring vektes med 50% 8.2 Gjennomføringsevne Oppdragsgiver skal evaluere de ulike tilbyderne mhp gjennomføringsevne ihht kravspesifikasjonen. Som dokumentasjon til evaluering av dette punkt ønskes en beskrivelse av: 70 % 25 % A) Disponibelt bilpark: Dokumentere antall disponible kjøretøy spesifisert på liten bil og stor bil pr kommune. Beskrive standarden på bilparken gjennom for eksempel å redegjøre for tilbyders interne krav til kjøretøyenes alder og km- stand før utskiftning påkreves. For tilbydere som er under etablering skal det beskrives tilsvarende ihht planlagt disponibelt materiell. B) Organisering av bilpark Beskrivelse av hvordan tilbyder vil utnytte, disponere og planlegge sin kapasitet for å sikre levering ihht kravspesifikasjon. For eksempel gjennom å beskrive fleksibiliteten i bilparken. C) Organisasjon og administrasjon Beskrivelse av administrative rutiner og kvalitetssystemer som tilbyder har for å sikre en leveranse av god kvalitet. For eksempel gjennom en beskrivelse av rutiner for opplæring av personell, bestillingsmottak, rapportering, avvikshåndtering og lignende Alternativt for tilbydere under etablering; beskrivelse av planlagt organisering og administrasjon for å sikre en leveranse av god kvalitet. 8.3 Miljøledelse Tilbyder skal beskrive sine rutiner og sin kompetanse for å sikre lav miljøbelastning ved utførelse av tjenesten. 5 % Dette kan dokumenteres gjennom presentasjon av tilbyders miljøledelsestiltak / miljøledelsessystem Sum 100 % Konkurransegrunnlag for kjøp av pasientreiser sak Side 8 av 9

10 Kriteriene er vektet. Oppdragsgiver vil etter beste skjønn gi tilbyder karakterer for hvert kriterium på en skala fra 1 til 5, der 1 er dårligst og 5 er beste karakter. 9 AVSLUTNING AV KONKURRANSEN 9.1 Avlysning Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen ved bortfall av planlagt finansiering. 9.2 Meddelelse om valgt tilbyder Valg av tilbyder(e) vil bli meddelt samtlige deltakere innen rimelig tid før kontrakt inngås, med en begrunnelse for valget og en frist for å påklage beslutningen. Etter at konkurransen er avsluttet vil alle tilbud som ikke når opp i konkurransen bli makulert. 10 VEDLEGG Vedlegg 1: Kravspesifikasjon Vedlegg 2: Spesielle kontraktsvilkår Vedlegg 3: Prisskjema / Tilbudsskjema Vedlegg 4. Rammeavtaleforside Vedlegg 5: Statistikk: Anslag ytelsesvolum pr område Vedlegg 6: HMS skjema Konkurransegrunnlag for kjøp av pasientreiser sak Side 9 av 9