Dato: 13/12/11 Ref. nummer: 11023

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG RAMMEAVTALE REVISJONSTJENESTER ÅPENT ANBUD Dato: 13/12/11 Ref. nummer: 11023

2 1 OPPDRAGSGIVER INNBYDELSE TIL KONKURRANSE ANSKAFFELSENS OMFANG KONKURRANSEFORM KONKURRANSEGRUNNLAGET GENERELL INFORMASJON OM KONKURRANSEN SAKSBEHANDLER FOR OPPDRAGSGIVER FRIST FOR SPØRSMÅL TIL KONKURRANSEGRUNNLAGET ADRESSE FOR TILBUD TILBUDSFRIST TILBUDSÅPNING: OFFENTLIGHETSLOVEN VEDSTÅELSESFRIST SPRÅKKRAV KOSTNADER ETISKE RETNINGSLINJER ORIENTERING OM KONTRAKT RAMMEAVTALE KONTRAKTSVILKÅR FORBEHOLD TIL KONTRAKTSVILKÅR UTFORMING AV TILBUDET FORMAT REDEGJØRELSE FOR LEVERANSE SOM TILBYS PRISING KVALIFIKASJONSKRAV GENERELT ORGANISERING SKATTEATTESTER HMS-EGENERKLÆRING FINANSIELL OG ØKONOMISK STILLING FAGLIG ETIKK, KORRUPSJON, BEDRAGERI MED MER LØNNS- OG ARBEIDSVILKÅR STATSAUTORISERING TILDELINGSKRITERIER AVSLUTNING AV KONKURRANSEN AVLYSNING MEDDELELSE OM VALGT TILBYDER VEDLEGG

3 1 OPPDRAGSGIVER Den Norske Opera & Ballett ( DNO&B ) er landets største musikk- og scenekunstinstitusjon. Hovedvirksomheten i DNO&B er produksjon og formidling av opera og ballett av høy kvalitet til et bredt publikum. Organisasjonen består av omtrent 600 medarbeidere fordelt på ca. 50 forskjellige yrkesgrupper. Virksomheten omfatter sangere, ballettdansere, musikere, snekkere, malere, modister, syersker, skomakere, fotografer, i tillegg til tekniske fagarbeidere og ansatte i støttefunksjoner. Den totale omsetningen i 2010 var kr. 589 millioner kroner. Totale bokføringstransaksjoner i 2010 var på bilag fordelt på 5000 bank, 2000 utgående fakturaer, 2500 diverse poster og inngående fakturaer av de inngående fakturaene bokføres elektronisk. Volum på lønns- og trekkoppgaver i 2010 var 2000 oppgaver. For mer informasjon om DNO&B, se Alle henvisninger til Leverandøren forstås som henvisning til aktuelle tilbydere. Alle henvisninger til Leveransen skal forstås som den tjenesten Oppdragsgiver etterspør iht. dette konkurransegrunnlaget. 2 INNBYDELSE TIL KONKURRANSE DNO&B inviterer med dette til konkurranse for etablering av rammeavtale for revisjonstjenester. 1.1 Anskaffelsens omfang I henhold til krav om jevnlig konkurranse ønsker DNO&B nå og utlyse konkurranse vedrørende kjøp av revisjonstjenester. 1.2 Konkurranseform Konkurransen avholdes som en åpen anbudskonkurranse i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl. res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA) del III. Det presiseres at forhandlinger ikke er tillatt i prosedyren åpent anbud. Konkurransen er kunngjort i DOFFIN/TED-databasen, se 3 KONKURRANSEGRUNNLAGET Konkurransegrunnlaget består av dette dokument med vedlegg. I dette dokumentet gis informasjon om konkurranseprosessen frem til inngåelse av kontrakt, krav til hva tilbudet skal innholde og hvordan det skal utformes. 3

4 Vedlagte dokumenter danner grunnlag for kontrakt med valgt tilbyder/leverandør, og oppstiller således krav som er relevant for tilbyder ved utforming av tilbud. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget fram til 7 dager før tilbudsfristens utløp. Eventuelle vesentlige endringer i konkurransegrunnlaget vil bli publisert på Doffin-databasen. 4 GENERELL INFORMASJON OM KONKURRANSEN 4.1 Saksbehandler for Oppdragsgiver Alle henvendelser og spørsmål vedrørende konkurransen, rettes til: Saksbehandler: E-post: Kjærsti Theodorsen kt@operaen.no 4.2 Frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget Alle henvendelser og spørsmål vedrørende konkurransegrunnlaget må være forelagt skriftlig til vår saksbehandler senest 10 dager før utløpet av tilbudsfristen. Anonymiserte spørsmål og svar vil bli distribuert via Doffin.no senest tre dager etter at spørsmålet er mottatt. 4.3 Adresse for tilbud Postadresse: Kjærsti Theodorsen Den Norske Opera & Ballett Postboks 785 Sentrum 0106 Oslo Leveringsadresse: Kjærsti Theodorsen Den Norske Opera & Ballett Kirsten Flagstadsplass Oslo Tilbudet skal legges i lukket konvolutt / pakke merket Anbud revisjonstjenester Kjærsti Theodosren - åpnes kun av adressat. Tilbudet kan ikke sendes pr. e-post eller telefaks. 4.4 Tilbudsfrist Tilbudsfrist: torsdag 15. mars 2012 kl

5 For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Leverandøren har selv risikoen for at tilbudet kommer frem til adressen i punkt 4.4. innen tilbudsfristens utløp. 4.5 Tilbudsåpning: Tilbudsåpning vil finne sted i Oslo torsdag 15. mars 2012 kl To representanter for Oppdragsgiver vil være til stede ved åpningen. Tilbudsåpningen er ikke offentlig. 4.6 Offentlighetsloven DNO&B er statlig eid og derfor underlagt Offentlighetsloven. Denne sier at tilbud og protokoll skal i hovedsak være offentlige etter at valg av leverandør er tatt. Reglene sikrer at allmennheten, herunder politikere og presse, kan få mulighet til å kontrollere anskaffelsesprosedyrene. Dersom tilbudene eller protokollen inneholder opplysninger som er underlagt taushetsplikt, for eksempel forretningshemmeligheter, skal det ikke på noe tidspunkt gis innsyn i slike opplysninger, jf. Offentlighetsloven 13. Leverandører vil ha muligheten til å levere et sladdet tilbud i tillegg til det fullverdige tilbudet, men det gjøres oppmerksom på at det er DNO&B som vil vurdere hva som er underlagt taushetsplikten. Vedlegg 3 skal fylles ut dersom leverandør mener at deler av anbudet skal unndras offentligheten 4.7 Vedståelsesfrist Tilbudet er bindende i 5 måneder fra leveringsfrist for konkurransen. Dette da avgjørelsen skal vedtas av generalforsamlingen som avholdes 29. mai Språkkrav Tilbud og andre dokumenter i forbindelse med konkurranseprosessen skal være på norsk, likevel slik at brosjyrer og vedlegg som kun finnes på engelsk kan leveres på engelsk. 4.9 Kostnader Samtlige omkostninger, inkl. eventuelle reise- og møteomkostninger m.v. som påløper i forbindelse med å utarbeide og innlevere tilbudet, må bæres av tilbyder. Tilbudet blir ikke returnert tilbyder Etiske retningslinjer Det aksepteres ikke at det foregår kommunikasjon mellom aktuell tilbyder/tilbyders ansatte og Oppdragsgiver/Oppdragsgivers ansatte på annen måte en forutsatt i konkurransegrunnlaget og i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser. Oppdragsgiver forbeholder seg rett en til å avlyse konkurransen, dersom det blir gjort forsøk på å påvirke utfallet. 5

6 DNO&B legger til grunn at leverandøren overholder arbeidsmiljøloven og lover og regler for arbeidstid ovenfor sine ansatte, herunder gjelder lønnspolitikk i henhold til gjeldende tariffer og kjøre/hviletider i henhold til gitt reglement. 5 ORIENTERING OM KONTRAKT 5.1 Rammeavtale Målet med konkurransen er inngåelse av følgende avtaler: Rammeavtale kjøp av revisjonstjenester. Avtalen har en varighet på 4 år med mulighet for forlengelse i 2 år, til sammen 6 år. Avtalen inkluderer halvårlig og årlig revisjon av DNO&Bs regnskap og regnskaper for Den norske opera og balletts barnekor AS. I tillegg inkluderer det revidering av noen mindre regnskap for fond og legater (disse faktureres separat direkte til fondene/legatene). Totale bokføringstransaksjoner i 2010 var på ca bilag fordelt på 5000 bank, 2000 utgående fakturaer, 2500 diverse poster og inngående fakturaer av de inngående fakturaene bokføres elektronisk. Volum på lønns- og trekkoppgaver i 2010 var 2000 oppgaver. DNO&Bs virksomhet inkluderer produksjoner innen forskjellige kunstneriske sjangere, først og fremst opera og ballett. Hver produksjon består av en til mange forestillinger. Virksomhetsstyringen er i endring. Utvikling og gjennomføring av en produksjon skal i tiden som kommer være prosjektorganisert. Linjeorganisasjonen skal på ulikt vis være leverandører inn til prosjektorganisasjonen. Som følge av omlegging av styringsmodell må også økonomimodell endres gjennom Endringen kan inkludere arbeidsprosesser, organisasjon, dimensjonsstruktur og system. En særegenhet med vår organisasjon er at vi er underlagt en lovpålagt, ytelsesbasert pensjonsordning som også innebærer særaldersgrense for ballettdansere og sangere. I tillegg til ytelsesbasert pensjon er vi del av den private AFP-ordningen. Avtalen kan i tillegg til revisjon innebære faglig bistand innen pensjon, skatt, mva og kvalitetssikring av de endringer som foretas ifm endringer i økonomimodell, i tillegg til revidering og rådgivning ved offentlige anskaffelser. DNO&B har til hensikt at valgte leverandør skal revidere fra og med årsoppgjøret for regnskapsåret Oppstart og eventuelt overgang vil koordineres etter avtaleinngåelse. Eventuelle avklaringsmøter vil i hovedsak avholdes fredag 13. april

7 5.2 Kontraktsvilkår Kontrakter som inngås vil baseres på de krav og vilkår som fremgår av vedlagte dokumenter. Det vises særlig til Vedlegg 2 Kravspesifikasjon. Ved motstrid vil spesielle vilkår og krav gå foran generelle standardvilkår. 5.3 Forbehold til kontraktsvilkår Vedlagte kontraktsvilkår legges til grunn. Det er ikke anledning til å ta vesentlig forbehold til kontraktsvilkårene. Dersom tilbyder ønsker å ta forbehold til noen av kontraktsvilkårene i vedlagte kontraktsforslag, skal dette tydeliggjøres i tilbudsbrevet. Kontraktsforslaget ligger som vedlegg 4 til dette dokument. 6 UTFORMING AV TILBUDET 6.1 Format Tilbudet skal leveres innbundet eller i ringperm med inndeling / disposisjon som beskrevet nedenfor. Tilbudet skal leveres på norsk. Tilbudet skal være komplett. Tilbudet skal besvares i henhold til følgende disposisjon: 1. Følgebrev med en kort orientering om tilbudets innhold og hvilke deler av konkurransen det leveres inn tilbud på. Brevet skal være signert av person med nødvendig fullmakt. Tilbudsbrevet skal inneholde følgende informasjon. Tilbudets innhold, kategori og utstyrsgruppe(r) Tilbyders navn og adresse Tilbyders organisasjonsnummer Kontaktperson med e-postadresse og tlf.nr. 2. Besvarelse av kvalifikasjonskrav a. Obligatoriske dokumenter (attest på skatt og mva) b. HMS-erklæring c. Leverandørens soliditet d. Organisatorisk og juridisk stilling e. Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner f. Etikk 3. Ferdig utfylt tilbudsskjema, ref vedlegg 1 - prisskjema. 4. Besvarelse av kravspesifikasjoner a. Tilbyder skal besvare vedlagte kravspesifikasjon. Tilbyder skal gi utfyllende dokumentasjon av løsninger (vedlegg 2). 7

8 5. Beskrivelse av eventuelle forbehold med konsekvens og økonomisk virkning a. Dersom det tas forbehold om endring i valuta, må tilbyder angi valuta, kurs og hvordan dette påvirker pris gitt i tilbudet. Tilbudet skal leveres i 1 eksemplar, samt en fullstendig elektronisk kopi på minnebrikke eller CD-ROM inneholdende samtlige av tilbudets dokumenter. Det gis ikke anledning til å levere tilbud via . Attester, referanser, brosjyrer m.v. ønskes levert i pdf-format. Tilbyder bærer selv alle utgifter som han pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av tilbudet. 6.2 Redegjørelse for leveranse som tilbys I tilbudet skal det redegjøres for leveransen som tilbys. Redegjørelsen skal angi minst de forhold som fremgår av vedlagte kravspesifikasjon se vedlegg 2. Forhold som etterspørres er relatert til tildelingskriteriene som tilbudet vil bli evaluert etter, jf. punkt 9 nedenfor. 6.3 Prising Tilbyder skal prise sitt tilbud i samsvar med vedlagte prisskjema, se vedlegg 1. Priser skal være i NOK, eks. merverdiavgift, inkl. emballasje, toll, skatter og avgifter og fritt levert. Prisene skal være faste i første avtaleår, deretter aksepteres kun dokumenterte prisøkninger, relatert til konsumprisindeksen (SSB) og eventuelt vesentlige endringer i råvarepriser eller valutaendringer. Se vedlegg 1 prisdokument og vedlegg 2 kravspesifikasjon. Betalingsbetingelser er netto per 30 dager etter mottatt faktura og levert vare/tjeneste. Alle fakturaer skal referere til kontaktperson hos DNO&B, avdeling og eventuelt produksjon eller saksnummer. 7 KVALIFIKASJONSKRAV 7.1 Generelt Tilbyder skal ha en organisasjon som er egnet til å sikre at kontraktsforpliktelsene oppfylles i hele kontraktsperioden. Av denne grunn stilles krav til tekniske kvalifikasjoner og økonomisk og finansiell styrke. Tilbyder skal i sine tilbud beskrive og dokumentere sine kvalifikasjoner i den rekkefølge og på den måte som etterspørres nedenfor. De tilbydere som oppfyller de nevnte kvalifikasjonskrav, vil få sine tilbud vurdert. 8

9 7.2 Organisering Tilbyder skal være et lovlig registrert foretak. o Det skal opplyses om tilbyders selskapsform, organisasjon, eierstruktur og aksjonærer. Det skal fremlegges organisasjonskart for tilbyders firma, med navn og funksjoner på adm.dir./ daglig leder og nærmeste ansatte. o Norsk tilbyder skal fremlegge oppdatert firmaattest. o Utenlandsk tilbyder skal fremlegge attest(er) for lovbestemt registrering i etableringslandet. 7.3 Skatteattester Virksomheten skal ikke ha restanser knyttet til betaling av skatter og avgifter til det offentlige. 7.4 HMS-egenerklæring Tilbyder skal bekrefte å oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS) 7.5 Finansiell og økonomisk stilling Tilbyder skal dokumentere at de har en sunn økonomi som ikke inngir tvil om fortsatt drift i avtaleperioden. o Norsk tilbyder skal fremlegge skatteattester, ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. Attest for skatt fås fra kemner/kommunekasserer, attest for merverdiavgift fås fra skattefogden o Tilbyder skal redegjøre for eventuelle restanser. Vedlegg 4: Utfylt egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet o Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell soliditet til å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene. o Tilbyder skal legge frem kredittrating fra en godkjent 3. 9

10 7.6 Faglig etikk, korrupsjon, bedrageri med mer. part (for eksempel Dun&Bradstreet eller S&P). Dersom tilbyders organisasjon, ledere i organisasjonen eller eiere av organisasjonen er dømt for korrupsjon, bedrageri, hvitvasking av penger eller lignende, skal dette opplyses om. Forholdene vil bli vurdert i henhold til avvisningsreglene i FOA og Lønns- og arbeidsvilkår Tilbyder skal bekrefte at forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter blir fulgt under denne avtalen. Forskriften finnes her 7.8 Statsautorisering Tilbyder skal bekrefte at DNO&Bs hovedkontakt/kundeansvarlig til enhver tid er statsautorisert revisor med erfaring og kompetanse innenfor området. Gjør rede for eventuelle dommer og saksforholdet i eget vedlegg til tilbudet. Skriftlig bekreftelse signert av person med fullmakt. Skriftlig bekreftelse. 8 TILDELINGSKRITERIER Tildeling av kontrakt vil skje på basis av hvilket tilbud som er det mest økonomisk fordelaktige for Oppdragsgiver, vurdert på bakgrunn av følgende kriterier: Nr Kriterier Vekt (%) a Pris 45 % b Kompetanse 35 % c Leveringsdyktighet 20 % I tabellen er det angitt hvilken prosentvis vekt de enkelte tildelingskriterier vil få i den totale vurderingen. Oppdragsgiver vil etter beste skjønn gi karakterer for tilbyders oppfyllelse av hvert enkelt forhold som står oppført i tabellen. Det vil tildeles karakter på en skala fra 1 til 6, der 1 er dårligste karakter og 6 er beste 10

11 karakter. Deretter blir alle karakterer tillagt den vekt som står oppført i tabellen og regnet om til en poengsum. Tilbydere med best poengsum tildeles kontrakt. Tildelingskriteriene er utdypet i vedlegg 2 kravspesifikasjon. 9 AVSLUTNING AV KONKURRANSEN 9.1 Avlysning Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen ved bortfall av planlagt finansiering. 9.2 Meddelelse om valgt tilbyder Valg av tilbyder(e) vil bli meddelt samtlige deltakere innen rimelig tid før kontrakt inngås, med en begrunnelse for valget og en frist for å påklage beslutningen. 10 VEDLEGG Vedlegg 1: Prisdokument Vedlegg 2: Kravspesifikasjon Vedlegg 3: Innsynsrett Vedlegg 4: Kontraktsvilkår 11