KONKURRANSEGRUNNLAG. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III for anskaffelse av: Anbudsfrist: kl

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III for anskaffelse av: LEASING OG DRIFT AV MULTIFUNKSJONSSKRIVERE Anbudsfrist: kl Ref. nummer: 16006

2 1 GENERELL BESKRIVELSE OPPDRAGSGIVER ANSKAFFELSENS FORMÅL - OMFANG OM MASKINENES SPESIFIKASJONER AVTALEPERIODE KUNNGJØRING VIKTIGE DATOER REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD ANSKAFFELSESPROSEDYRE KRAV TIL ARBEIDS- OG LØNNSVILKÅR TAUSHETSPLIKT OG OFFENTLIGHETSLOVEN FORBEHOLD OG AVVIK VEDSTÅELSESFRIST OPPDATERING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET TILLEGGSOPPLYSNINGER SPRÅKKRAV KOSTNADER ORIENTERING OM KONTRAKT AVTALEN DOKUMENTASJON KVALIFIKASJONSKRAV SKATTEATTESTER LEVERANDØRENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING LEVERANDØRENS FINANSIELLE OG ØKONOMISKE STILLING LEVERANDØRENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER, ETIKK TILDELINGSKRITERIER PRIS TEKNISK LØSNING INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING INNLEVERING AV TILBUD TILBUDSSTRUKTUR VEDLEGG

3 1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver Den Norske Opera & Ballett ( DNO&B ) er landets største musikk- og scenekunstinstitusjon. Hovedvirksomheten i DNO&B er produksjon og formidling av opera og ballett av høy kvalitet til et bredt publikum. Organisasjonen består av omtrent 630 medarbeidere fordelt på ca. 40 forskjellige yrkesgrupper. Virksomheten omfatter sangere, ballettdansere, musikere, snekkere, malere, modister, syersker, skomakere, fotografer, i tillegg til tekniske fagarbeidere og ansatte i støttefunksjoner. Den totale omsetningen i 2015 var på ca 740 millioner kroner. For mer informasjon om DNO&B, se Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: innkjøpssjef Jørn Eirik Pettersen Postadresse: Postboks 785 Sentrum, 0106 Oslo E-post: jep@operaen.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos DNO&B hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. Alle henvisninger til Leverandøren forstås som henvisning til aktuelle tilbydere. Alle henvisninger til Leveransen skal forstås som den tjenesten DNO&B etterspør iht. dette konkurransegrunnlaget. 1.2 Anskaffelsens formål - omfang Den Norske Opera & Ballett (heretter betegnet som DNO&B) har et multifunksjonsmaskinmiljø vi opplever å fungere bra, og ønsker kunne fortsette å bruke en tilsvarende eller en bedre løsning. DNO&B har i dag en leaset maskinpark med 14 multifunksjonsmaskiner hvor alle er tilknyttet follow me -systemet, og som brukes av ca 400 PC brukere, totalt 630 ansatte. Alle disse multifunksjonsmaskinene skal nå erstattes med nyere multifunksjonsmaskiner. 1.3 Om maskinenes spesifikasjoner DNO&B ønsker en rammeavtale for nye multifunksjonsmaskiner med minst tilsvarende løsning som vi i dag bruker. Maskinparken vi bruker nå i dag er beskrevet i vedlegg 2 og 3. Vær spesielt oppmerksom på maskinen på notearkivet som i dag er en Kyocera 8000i. DNO&B må ta forbehold om at det er plass til maskinene som blir valgt, da vi har egne rom til multifunksjonsmaskinene. DNO&B er kun interessert i å inngå en leasingavtale med ny leverandør. 3

4 1.4 Avtaleperiode Avtaleperioden er fra til og med , med opsjon på forlengelse. For perioden etter kan kontrakten forlenges med inntil 1 år, dersom begge parter ønsker dette. Leverandøren er ansvarlig for at partene tar stilling til slik forlengelse - skriftlig - innen I forlengelsesperioden har partene seks måneders gjensidig oppsigelse. 1.5 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i Doffin-databasen og i TED-databasen se Viktige datoer Aktivitet Dato Kunngjøring i Doffin/TED Frist for spørsmål og svar til konkurransegrunnlag Anbudsfrist frist for å levere anbud (Kl. 1200) Anbudsåpning (ikke offentlig åpning) Anbudet vedståelsesfrist (90 dager) Anbudsevaluering / Gjennomføre avklaringer Uke Kontraktstildeling - meddelelse om valg Karenstid - kontraktsinngåelse Kontraktsstart Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser (LOA) av 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402 del I og III. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren "Åpen anbudskonkurranse", jfr. FOA 14 1 (1). Bare de leverandørene som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. 4

5 I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter FOA (1). Leverandøren oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter pr e-post til DNO&Bs kontaktperson. 2.2 Krav til arbeids- og lønnsvilkår Ved kjøp av tjenester vil kontrakten inneholde krav om lønns- og arbeidsvilkår, dokumentasjon og sanksjoner i samsvar med forskrift om lønns- og arbeidsvilkår av 8. februar 2008 nr Taushetsplikt og Offentlighetsloven Informasjon som partene blir kjent med i forbindelse med konkurransen og gjennomføringen av kontrakten skal behandles konfidensielt, og ikke gjøres tilgjengelig for utenforstående uten samtykke fra den andre part. Taushetsplikten er likevel ikke mer omfattende enn det som følger av Forvaltningslover, jf. Lov av 10. februar 1967 eller tilsvarende sektorspesifikk regulering, samt etter Offentleglova, se pkt. nedenfor. DNO&B og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessige betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. Forvaltningsloven 13. DNO&B er statlig eid og derfor underlagt Offentleglova. Denne sier at tilbud og protokoll i hovedsak skal være offentlige etter at valg av leverandør er tatt. Reglene sikrer at allmennheten, herunder politikere og presse, kan få mulighet til å kontrollere anskaffelsesprosedyrene. Dersom tilbudene eller protokollen inneholder opplysninger som er underlagt taushetsplikt, for eksempel forretningshemmeligheter, skal det ikke på noe tidspunkt gis innsyn i slike opplysninger, jf. Offentleglova 13. Leverandører vil ha muligheten til å levere et sladdet tilbud i tillegg til det fullverdige tilbudet, men det gjøres oppmerksom på at det er DNO&B som vil vurdere hva som er underlagt taushetsplikten. Vedlegg 3 skal fylles ut dersom leverandør mener at deler av anbudet skal unndras offentligheten. 2.4 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/kravspesifikasjonen/kontrakt eller andre 5

6 konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at DNO&B kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA Leverandørens henvisninger til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontrakts-bestemmelser. På generelt grunnlag vil vi minne om at leverandørene ved anbudskonkurranser hvor det ikke er anledning til å forhandle bør være varsomme med å ta forbehold til konkurransegrunnlaget da de må avvises dersom det ikke er mulig å evaluere hva forbeholdene vil innebære for leveransen. 2.5 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til det tidspunktet som er angitt i pkt. 1.5 ovenfor. 2.6 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på doffin.no. 2.7 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos DNO&B ved navngitte kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget eller tilhørende dokumenter, bes det om at dette formidles skriftlig til DNO&Bs kontaktperson så raskt som mulig. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: "Anbudskonkurranse, ref saksnummer: 16006" og sendes til kontaktperson pr. e-post. 2.8 Språkkrav Tilbud og andre dokumenter i forbindelse med konkurranseprosessen skal være på et skandinavisk språk, likevel slik at brosjyrer og vedlegg som kun finnes på engelsk kan leveres på engelsk. 2.9 Kostnader Samtlige omkostninger, inkl. eventuelle reise- og møteomkostninger m.v. som påløper i forbindelse med å utarbeide og innlevere tilbudet, må bæres av tilbyder. Tilbudet blir ikke returnert tilbyder. 6

7 3 ORIENTERING OM KONTRAKT 3.1 Avtalen Målet med konkurransen er inngåelse av følgende avtaler: Avtale for leasing og drift av multifunksjonsskrivere. Avtalen har en varighet på 3 år med opsjon på forlengelse i inntil 1 år 3.2 Dokumentasjon Det vises særlig til Vedlegg 2 kravmatrise og vedlegg 3 teknisk kravspesifikasjon. For hver ny modell som levers oppdragsgiver etter inngåelse av avtalen, skal egendeklarasjonsskjema fylles ut av leverandør og vedlegges leveransen eller gjøres tilgjengelig elektronisk. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å be om dokumentasjon for å verifisere innholdet i egendeklarasjonsskjemaet (for eksempel miljømerke eller annen teknisk dokumentasjon). For alt utstyr skal det vedlegges dokumentasjon (for bruker og driftsansvarlig) som viser hvordan utstyret skal brukes og med hvilke oppsett for å minimere miljøbelastning (for eksempel tosidig kopiering og strømsparing). Når det er mulig skal utstyr leveres allerede satt opp med et miljøeffektivt oppsett. 4 KVALIFIKASJONSKRAV 4.1 Skatteattester Kvalifikasjonskrav Leverandøren skal ikke ha restanser knyttet til betaling av skatter og avgifter til det offentlige. Dokumentasjonskrav Skatteattester ikke eldre enn 6 måneder regnet fra kvalifikasjonsfristen. Med skatteattester menes: Ny skatteattest fra 14.oktober 2014 Skatteattestene som nå skrives ut er en felles attest for skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift. (Skatteattest på skjema RF 1244 skrives ikke lenger ut.) Attesten bestilles og hentes ut i Altinn, se ev. Hvis dette ikke er mulig kan den bestilles hos skatteoppkrever eller Skatteetaten. Attesten er elektronisk godkjent og er derfor ikke signert. For utenlandske leverandører: 7

8 Kvalifikasjonskrav Leverandøren skal ha et fungerende HMS-system. Dokumentasjonskrav Utenlandske leverandører må fremlegge tilsvarende attester fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i det aktuelle landet ikke utsteder slike attester, skal leverandøren fremlegge en erklæring som stadfester at alle skatter og avgifter er blitt betalt. Erklæringen skal være godkjent og signert av leverandørens økonomidirektør/økonomiansvarlige. HMS egenerklæring 4.2Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Kvalifikasjonskrav Leverandøren skal være et lovlig etablert og registrert foretak som er kan levere ønskede produkter og tjenester innenfor norske regler og lovverk. Dokumentasjonskrav Norske leverandører: o Oppdatert firmaattest Utenlandske leverandører: o Bekreftelse på at leverandøren er registrert i henhold til bransjeregisteret iht. lovgivning i det land hvor leverandøren er etablert. 4.3Leverandørens finansielle og økonomiske stilling Kvalifikasjonskrav Leverandøren skal ha tilstrekkelig finansiell styrke til å kunne oppfylle kontrakten. Dokumentasjonskrav Årsregnskap inkludert noter med styreog revisjonsberetning fra de siste to årene. Kredittrating fra en godkjent 3. part, ikke eldre enn 3 måneder, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon DNO&B har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokuments om DNO&B kan akseptere. Leverandøren bes om å henvende seg skriftlig til kontaktperson for avklaringer. 4.4Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner, etikk. Kvalifikasjonskrav Leverandøren må dokumentere god Dokumentasjonskrav Liste over selskapets viktigste leveranser og 8

9 Kvalifikasjonskrav erfaring fra tilsvarende oppdrag innenfor offentlige anskaffelser. Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem for ytelsene som skal leveres. Dokumentasjonskrav utførte tjenester de siste 3 år, herunder opplysninger om oppdragets art, tidspunkt og navn på den offentlige kunden. Redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem/- styringssystem eller Kopi av systemsertifikat utstedt av akkrediterte sertifiseringsorganer eller tilsvarende dokumentasjon. Lønns- og arbeidsvilkår Dersom tilbyders organisasjon, ledere i organisasjonen eller en eller flere eiere av organisasjonen er dømt for korrupsjon, bedrageri, hvitvasking av penger eller lignende, skal dette opplyses om. Forholdene vil bli vurdert i henhold til avvisningsreglene i FOA og Ansatte hos leverandør eller underleverandør skal ikke ha dårligere lønns- eller arbeidsvilkår enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtaler eller det som ellers er normalt for vedkommende sted eller yrke. Jfr Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter fastsatt ved kgl. res , med ikrafttredelse Gjør rede for eventuelle dommer og saksforholdet i eget vedlegg til tilbudet, se skjema vedlegg 5 5 TILDELINGSKRITERIER Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget, herunder kontraktsforslag og kravspesifikasjonen, vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildeling av kontrakt vil skje på basis av hvilket tilbud som er det mest økonomisk fordelaktige for Oppdragsgiver, vurdert på bakgrunn av følgende kriterier: Nr Kriterier Vekting (%) 1 Pris 40 % 2 Teknisk løsning vedlegg 1, 2 og 3 60 % 9

10 I tabellen er det angitt hvilken prosentvis vekt de enkelte tildelingskriterier vil få i den totale vurderingen. Oppdragsgiver vil etter beste skjønn gi karakterer for tilbyders oppfyllelse av hvert enkelt forhold som står oppført i tabellen. Det vil tildeles karakter på en skala fra 1 til 6, der 1 er dårligste karakter og 6 er beste karakter. Deretter blir alle karakterer tillagt den vekt som står oppført i tabellen og regnet om til en poengsum. Tilbydere med best poengsum tildeles kontrakt. 5.1 Pris Priser oppgis i konkurransegrunnlagets vedlegg 4 prismatrise. Prisene er faste i det første avtaleåret, men kan deretter justeres 1 gang årlig i henhold til dokumenterte endringer i konsumprisindeksen (SSB: Ønsket prisregulering skal dokumenteres/begrunnes og oversendes DNO&B v/kontaktperson for vurdering/skriftlig aksept. Tilbyder skal prise sitt tilbud i samsvar med vedlagte prismatrise, se vedlegg 4. Priser skal være i NOK, eks. merverdiavgift, inkl. emballasje, toll, skatter og avgifter og fritt levert. Betalingsbetingelser er netto per 30 dager etter mottatt faktura og levert vare/tjeneste. Alle fakturaer skal referere til kontaktperson hos DNO&B, avdeling og eventuelt produksjon eller saksnummer. 5.2 Teknisk løsning Dette er nærmere beskrevet i vedlegg 1, 2 og 3. 10

11 6 INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING 6.1 Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres til: Postadresse: Jørn Eirik Pettersen Den Norske Opera & Ballett Postboks 785 Sentrum 0106 Oslo Leveringsadresse: Jørn Eirik Pettersen Den Norske Opera & Ballett Kirsten Flagstadplass 1 v/personalinngang 0106 Oslo Tilbudet skal legges i nøytral, lukket konvolutt / pakke merket Anbud printere / multifunksjonsmaskiner. Tilbudet kan ikke sendes pr. e-post eller telefaks. Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør. Tilbudet skal leveres i to 2 eksemplarer i ringperm, plastlomme eller lignende. I tillegg skal tilbudet leveres i elektronisk form på minnepenn. Det forventes at tilbudet blir levert på både Microsoft Word og Excel format i tillegg til formater som DIFI sin referansekatalog definerer for utveksling av tekstdokumenter, dette bl.a for gjenbruk/bearbeiding av innsendt besvarelse i evalueringsfasen. Videre skal tilbudet leveres i én samlet PDF-fil; i én fullstendig og én sladdet versjon, dette for hensiktsmessig arkivering og oppfølging. 11

12 6.2 Tilbudsstruktur Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlag. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet skal besvares i henhold til følgende disposisjon: 1. Tilbudsbrev signert av ansvarlig representant for leverandøren. Tilbudsbrevet må inneholde følgende: a. En aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og eventuelt i vedlegg. Eventuelle forbehold må fremkomme her og være angitt i henhold til de bestemmelser som er gitt om forbehold og avvik i dette konkurransegrunnlaget. b. Navn og kontaktinformasjon til leverandørens kontaktperson. c. Bekreftelse på vedståelsesfrist d. Forpliktende underskrift fra person med myndighet til å signere på vegne av leverandøren. 2. Skatteattest / Mva-attest 3. Egenerklæringer: HMS-egenerklæring og Etikk/korrupsjonsskjema (se vedlegg 6 og 7) 4. Firmaattest 5. Årsrapport, revisorbekreftet årsregnskap og oversikt over de siste års omsetning. 6. Kredittvurdering med nøkkeltall. 7. Beskrivelse av leverandørens egen virksomhet, med mer (ref Kvalifikasjonskrav pkt 3) 8. Redegjørelse av kvalitetsstyringssystem eller kopi av systemsertifikat. 9. Utfylt kravspesifikasjon/kravmatriser/pris (se vedlegg 1-4) VEDLEGG Vedlegg 1: Vedlegg 2: Vedlegg 3: Vedlegg 4: Vedlegg 5: Vedlegg 6: Vedlegg 7: Kundens kravspesifikasjon (Multifunksjonsskrivere) Kravmatrise (Multifunksjonsskrivere) Teknisk kravspesifikasjon (Multifunksjonsskrivere) Prismatrise (Multifunksjonsskrivere) Innsynsrett Egenerklæring HMS Faglig etikk, korrupsjon mm 12