TILBUDSFRIST: kl

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG SAK NR FORRETNINGSFØRSEL OG TJENESTEYTING FOR VESTRE TOTEN KOMMUNALE BOLIGSTIFTELSE TILBUDSFRIST: kl Dokumentdato Side 1 av 9

2 1 OPPDRAGSGIVER INNBYDELSE TIL KONKURRANSE KONKURRANSEGRUNNLAGET GENERELL INFORMASJON OM KONKURRANSEN Saksbehandler for Oppdragsgiver Frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget Adresse for levering av tilbud Tilbudsfrist Tilbudsåpning Vedståelsesfrist Planlagt fremdrift Endring og tilbakekalling av tilbud Språkkrav Kostnader Etiske retningslinjer Plikt til å gjøre seg kjent med konkurransegrunnlaget ORIENTERING OM KONTRAKT Planlagt kontrakt Forbehold til kontraktsvilkår UTFORMING AV TILBUDET Format Tilbudsbrev Redegjørelse for kvalifikasjoner Redegjørelse for leveranse som tilbys Prising KVALIFIKASJONSKRAV Generelt Organisering Skatteattest HMS-erklæring Finansiell og økonomisk stilling Tekniske/faglige kvalifikasjoner Faglig etikk, korrupsjon/bedrageri m.v Miljøledelse Kvalitetssikringssystem TILDELINGSKRITERIER Beregningsmodell OFFENTLIGHET AVVISNING Avvisning av leverandør Avvisning av tilbud AVSLUTNING AV KONKURRANSEN Avlysning Meddelelse om valgt tilbyder VEDLEGG...9 Forespørsel nr Forretningsførsel og tjenesteyting for VTKB Side 2 av 9

3 1 OPPDRAGSGIVER Oppdragsgiver for denne kontrakten er Vestre Toten Kommunale Boligstiftelse, org. nr Oppdragsgiver ble opprettet ved at boligmasse fra Vestre Toten kommune ble samlet i egen stiftelse. Fra og med ble også stiftelsen Raufoss ungdomsboliger fusjonert inn i stiftelsen. Utøvelse av oppdragsgivers virksomhet skjer i dag gjennom forretningsfører kontrakt med Gjøvik og Omegn Boligbyggelag (GOBB). Denne kontrakten gjelder til og med , og ny kontrakt skal etableres fra og med Oppdragsgiver har engasjert Anskaffelsesenheten for kommunene i Gjøvikregionen til å gjennomføre denne konkurransen 2 INNBYDELSE TIL KONKURRANSE Aktuelle tilbydere inviteres til å delta i konkurransen Foretningsførsel og tjenesteyting for Vestre Toten Kommunale Boligstiftelse. Nærmere beskrivelse av omfang er presentert i vedlegg 1 Kontraktsformular med bilag. Konkurransen avholdes som en åpen anbudskonkurranse i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 sist endret fra (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser FOR sist endret fra (FOA) del I og del III. Denne anskaffelsesprosedyren tillater at alle interesserte gir tilbud, men den tillater ikke forhandling med tilbyderne. Konkurransen er kunngjort i DOFFIN/TED-databasen, se 3 KONKURRANSEGRUNNLAGET Konkurransegrunnlaget består av dette dokument med vedlegg. I dette dokumentet gis informasjon om konkurranseprosessen frem til inngåelse av kontrakt, krav til hva tilbudet skal innholde og hvordan det skal utformes. Vedlagte dokumenter danner grunnlag for kontrakt med valgte tilbyder, og oppstiller således krav som er relevant for tilbyder ved utforming av tilbud. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget fram til og med Eventuelle svar på mottatte spørsmål og endringer i konkurransegrunnlaget vil bli publisert på Doffin-database. 4 GENERELL INFORMASJON OM KONKURRANSEN 4.1 Saksbehandler for Oppdragsgiver Oppdragsgiver har engasjert Anskaffelsesenheten for kommunene i Gjøvikregionen til å gjennomføre denne konkurransen. Alle henvendelser og spørsmål vedrørende konkurransen skal rettes til: Saksbehandler: Hanne Røstøen Telefon: / E-post: hanne.rostoen@gjovik.kommune.no 4.2 Frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget Alle henvendelser og spørsmål vedrørende konkurransegrunnlaget må være forelagt skriftlig til vår saksbehandler senest Anonymiserte spørsmål og svar vil bli sendt til samtlige tilbydere via Doffin. Forespørsel nr Forretningsførsel og tjenesteyting for VTKB Side 3 av 9

4 4.3 Adresse for levering av tilbud Postadresse: Gjøvik kommune Att: Anskaffelser Fellesenhet Gjøvikregionen v/ Hanne Røstøen Postboks Gjøvik Leveringsadresse: Gjøvik kommune Avdeling: Anskaffelser Fellesenhet Gjøvikregionen v/ Hanne Røstøen Bygg: Rådhuset Adresse: Kauffeldsplass 1 Rådhuset er åpent på hverdager mellom kl Tilbudet skal legges i lukket konvolutt / pakke merket Forretningsførsel og tjenesteyting for Vestre Toten Kommunale Boligstiftelse Hanne Røstøen - åpnes kun av adressat. Tilbudet kan ikke sendes pr. e- post eller telefaks. 4.4 Tilbudsfrist Tilbudsfrist : kl For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Leverandøren har selv risikoen for at tilbudet kommer frem til adressen i punkt 4.3 innen tilbudsfristens utløp. 4.5 Tilbudsåpning Tilbudsåpning vil finne sted kl To representanter for Oppdragsgiver vil være til stede ved åpningen. Tilbudsåpningen er ikke offentlig. 4.6 Vedståelsesfrist Tilbudet er bindende for tilbyder til Planlagt fremdrift Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN / TED Uke Frist for å levere tilbud kl Tilbudsåpning kl Evaluering Uke Valg av leverandør og meddelelse til leverandører Uke Karensperiode Uke Kontraktsinngåelse Uke Antatt virkningsdato kontrakt Endring og tilbakekalling av tilbud Leverandøren kan ved skriftlig henvendelse til Oppdragsgiver tilbakekalle eller endre innsendt tilbud inntil tilbudsfristens utløp. Anmodningen må fremsettes til rett adresse, slik som beskrevet i punktet om henvendelser for å være gyldig. Etter tilbudsfristens utløp kan ikke leverandøren tilbakekalle eller endre sitt tilbud. 4.9 Språkkrav Tilbud og andre dokumenter i forbindelse med konkurranseprosessen skal være på norsk. Forespørsel nr Forretningsførsel og tjenesteyting for VTKB Side 4 av 9

5 4.10 Kostnader Samtlige omkostninger, inkl. eventuelle reise- og møteomkostninger m.v. som påløper i forbindelse med å utarbeide og innlevere tilbudet, må bæres av tilbyder. Tilbudet blir ikke returnert tilbyder Etiske retningslinjer Det aksepteres ikke at det foregår kommunikasjon mellom aktuell tilbyder/tilbyders ansatte og Oppdragsgiver/Oppdragsgivers ansatte på annen måte en forutsatt i konkurransegrunnlaget og i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser Plikt til å gjøre seg kjent med konkurransegrunnlaget Leverandør må kontrollere at det mottatte konkurransegrunnlaget inneholder alle de tekstsider og vedlegg som er angitt. Leverandør skal sette seg inn i konkurransegrunnlagets innhold, og gi svar på alle krav og spørsmål som er stilt. Tilbudet skal omfatte komplette ytelser i henhold til konkurransegrunnlagets formål, selv om ikke alle underliggende ytelser for å oppnå dette er omtalt i konkurransegrunnlaget. For øvrig er det leverandørs eget ansvar å gjøre seg kjent med forhold som har betydning for Oppdraget ut over det som er angitt i konkurransegrunnlaget. Leverandør må også ta høyde for at han ikke har rett til tilleggsvederlag eller fristforlengelse for forhold som leverandøren kunne eller burde ha tatt i betraktning før innlevering av tilbudet. 5 ORIENTERING OM KONTRAKT 5.1 Planlagt kontrakt Målet med konkurransen er inngåelse av avtale med en leverandør på forretningsførsel og tjenesteyting for Vestre Toten Kommunale Boligstiftelse med varighet i 4 år med ensidig opsjon for oppdragsiver på ytterligere 1 år. Kontrakten vil inngås etter Statens standardavtale Oppdragsavtalen (SSA-O). Øvrige krav og vilkår fremgår av vedlagte dokumenter. 5.2 Forbehold til kontraktsvilkår Vedlagte kontraktsvilkår legges til grunn. Det er ikke anledning til å ta vesentlig forbehold til kontraktsvilkårene. Dersom tilbyder ønsker å ta forbehold til noen av kontraktsvilkårene i vedlagte kontraktsforslag, skal forbeholdene sammen med prismessige konsekvenser presiseres i tilbudsbrevet, i henhold til punkt UTFORMING AV TILBUDET 6.1 Format Komplett tilbud med alle vedlegg skal leveres i 2 eksemplarer hvor en er original og merkes med original, og en er kopi og merkes med kopi. Tilbudet skal leveres med skilleark for de ulike tema og systematisert i henhold til punkt nedenfor. I tillegg skal tilbudet leveres elektronisk på enten CD/minnepinne i pdfformat. Papirversjonen anses som originalversjonen. 6.2 Tilbudsbrev I tilbudsbrevet gis en klar og entydig beskrivelse av eventuelle forbehold mot kontraktsvilkårene, med prismessige konsekvenser. Dersom tilbudet avviker fra kravspesifikasjonene, oppgis dette i tilbudsbrevet. Tilbudet skal være signert av bemyndiget person. Forespørsel nr Forretningsførsel og tjenesteyting for VTKB Side 5 av 9

6 6.3 Redegjørelse for kvalifikasjoner Tilbyder skal redegjøre for og dokumentere sine kvalifikasjoner i samsvar med kvalifikasjonskravene som følger av punkt 7 nedenfor. 6.4 Redegjørelse for leveranse som tilbys I tilbudet skal det redegjøres for leveransen som tilbys. Redegjørelsen skal angi de forhold som fremgår av vedlagte kontrakt med vedlegg som for eksempel bekreftende aksept av avtalevilkårene og krav til leveransen. Videre skal forhold som etterspørres i tildelingskriteriene, jf. punkt 8 nedenfor, redegjøres for. 6.5 Prising Tilbyder skal prise sitt tilbud i samsvar med vedlagte prisskjema, se vedlegg 2. Prisene er oppgitt eksl. mva og inkluderer alle kostnader tilknyttet utførelse av leveransen. 7 KVALIFIKASJONSKRAV 7.1 Generelt Tilbyder skal ha en organisasjon som er egnet til å sikre at kontraktsforpliktelsene oppfylles i hele kontraktsperioden. Tilbyder skal i sitt tilbud beskrive og dokumentere sine kvalifikasjoner i den rekkefølge og på den måte som etterspørres nedenfor. De tilbydere som oppfyller de nevnte kvalifikasjonskrav, vil få sitt tilbud vurdert. 7.2 Organisering Tilbyder skal være et lovlig etablert foretak. o Norsk tilbyder skal fremlegge oppdatert firmaattest. o Utenlandsk tilbyder skal fremlegge attest(er) for lovbestemt registrering i etableringslandet. 7.3 Skatteattest Tilbyder skal ha ordnede forhold hva gjelder innbetaling av skatter og avgifter. o Norsk tilbyder skal fremlegge skatteattest for skatt og merverdiavgift, ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. Attest for skatt fås fra kemner/kommunekasserer, attest for merverdiavgift fås fra skattefogden. o Utenlandske tilbydere skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. o Tilbyder skal redegjøre for eventuelle restanser. Dersom leverandør støtter seg på underleverandører for kontraktsoppfyllelse skal det vedlegges en forpliktende erklæring om at tilbyder har den nødvendige råderett over underleverandørens kapasitet. Dersom underleverandørs utførelse forventes å overstige kr eks mva av omsetningen skal det også vedlegges attester for betalt skatt og mva på aktuell(e) underleverandør(er). 7.4 HMS-erklæring Leverandøren skal oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Utfylt og undertegnet HMS egenerklæring. Skjemaet er vedlegg 3 i konkurransegrunnlaget. Forespørsel nr Forretningsførsel og tjenesteyting for VTKB Side 6 av 9

7 7.5 Finansiell og økonomisk stilling Leverandøren skal ha tilstrekkelig og god økonomisk og finansiell soliditet til å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene. o Tilbyder skal fremlegge årsregnskap for de tre (3) siste regnskapsår, sammen med revisors årsberetning. o Tilbyder bes redegjøre for eventuelle nødvendige forhold (som for eksempel underskudd og lav egenkapitalandel) 7.6 Tekniske/faglige kvalifikasjoner Tilbyder skal ha gode kvalifikasjoner og kapasitet relatert til kontraktsforpliktelsene. Leverandøren skal ha erfaring fra tilsvarende oppdrag. Tilbyder skal for den beskrevne leveransen fremlegge en erklæring med liste over de viktigste leveranser eller utførte tjenester de siste tre år, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt, samt navnet på mottaker. For at oppdragsgiver skal kunne verifisere leverandørens kvalifikasjoner og kapasitet skal det oppgis kontaktperson/ referanse på disse leveransene. Oppdragsgiver står fritt til å kontakte disse. - Dersom tilbyder støtter seg på andre firma for å ha nødvendig kapasitet og teknisk utstyr, må det fremlegges en erklæring fra vedkommende firma som bekrefter at de er forpliktet til å stille den beskrevne kapasitet til disposisjon. 7.7 Faglig etikk, korrupsjon/bedrageri m.v. Dersom tilbyders organisasjon, ledere i organisasjonen eller eiere av organisasjonen er dømt for korrupsjon, bedrageri, hvitvasking av penger eller lignende, skal dette opplyses om. I så fall bes redegjort for aktuelle dommer og saksforholdet. Forholdene vil bli vurdert i henhold til avvisningsreglene i FOA og Miljøledelse Tilbyder skal ha rutiner for å ivareta miljøhensyn. o Tilbyder skal dokumentere sine miljøledelsestiltak / miljøledelsessystem. Som eksempel på tilstrekkelig dokumentasjon er sertifikat på ISO Kvalitetssikringssystem Tilbyder skal ha implementert og ha et fungerende kvalitetssikringssystem og kontrollrutiner tilpasset kontraktens innhold. Attest for firmaets kvalitetssystem/styringssystem utstedt av uavhengige organer som bekrefter at leverandøren oppfyller visse kvalitetssikringsstandarder, eksempelvis ISO 9001:2002 Oppdragsgiver godtar også annen dokumentasjon som beskriver metoder for kvalitetssikring. Her må det minimum gis en overordnet beskrivelse av innholdet i systemet slik som for eksempel oversikt over kontrollplaner og sjekklister som er relevant for denne kontrakten. Forespørsel nr Forretningsførsel og tjenesteyting for VTKB Side 7 av 9

8 8 TILDELINGSKRITERIER Tildeling av kontrakt vil skje på basis av hvilket tilbud som er det mest økonomisk fordelaktige for Oppdragsgiver, vurdert på bakgrunn av følgende kriterier: Kriterier Oppdragsforståelse / Kvalitet Vekt 50 % Tilbyder skal beskrive / redegjøre for sin forståelse av oppdraget, samt hvordan man planlegger at dette oppdraget vil bli utført. Det er blant annet ønskelig med en beskrivelse av: o hvordan leverandør ser for seg å løse sine forpliktelser overordnet/ planmessig for hele kontrakten. Tilbyder bes redegjøre for hvordan man planlegger å organisere oppdraget - gjennom en presentasjon av nøkkelpersonell som vil utføre tjenesten, tilgjengelighet etc. o hvordan leverandør ser for seg å planlegge og utføre beskrevne hoved- og tilleggsoppgaver. Totalkostnad 50 % Beskrivelsene under hvert tildelingskriterium er ikke uttømmende. 8.1 Beregningsmodell For hvert kriterium rangeres det enkelte tilbud på en poengskala fra en (1) fem (5), der fem (5) er høyest / best. Poeng pr. kriterium multipliseres med kriteriets vekt. Det tilbud som oppnår høyest totalscore, defineres som det økonomisk mest fordelaktige tilbudet og er vinner av konkurransen. 9 OFFENTLIGHET Oppdragsgiver tar forbehold om å unnta hele eller deler av dokumenter som er knyttet til konkurransen fra offentlighet. Offentlighetsloven gir offentlige Oppdragsgivere pålegg om meroffentlighet. Dette betyr at Oppdragsgiver skal vurdere hvilke opplysninger som ikke skal / kan offentliggjøres i forbindelse med konkurransen. Dersom tilbudet inneholder opplysninger som Oppdragsgiver ikke kan offentliggjøre ber Oppdragsgiver om oversikt over dette i en egen sladdet versjon av tilbudet. Oppdragsgiver vil føre protokoll i henhold til anskaffelsesforskriften og ellers følge de regler og prosedyrer som sikrer en rettferdig konkurranse. Så lenge konkurransen pågår vil protokollen være unntatt offentlighet. 10 AVVISNING Ethvert avvik, uklarhet eller forbehold innebærer en risiko for at Leverandøren eller tilbudet må avvises. Oppdragsgiver foretar slike vurderinger gjennom evalueringsperioden på bakgrunn av informasjon som foreligger og tilkommer. Nedenfor er det angitt noen tilfeller der avvisning er aktuelt Avvisning av leverandør Oppdragsgiver skal avvise leverandør som: Ikke oppfyller krav som er satt for deltakelse i konkurransen, jf. Konkurransegrunnlagets punkt 7. Oppdragsgiver kan også avvise Leverandør dersom noen av de øvrige vilkårene i Anskaffelsesforskriften er til stede. Forespørsel nr Forretningsførsel og tjenesteyting for VTKB Side 8 av 9

9 10.2 Avvisning av tilbud Oppdragsgiver skal avvise tilbudet når det: Ikke er levert innen fastsatt tilbudsfrist. Inneholder vesentlig avvik fra konkurransegrunnlaget med vedlegg. Inneholder vesentlig forbehold mot kontraktsvilkårene. På grunn av avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter eller lignede i en anbudskonkurranse kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene. Oppdragsgiver kan avvise tilbudet når det: Virker unormalt lavt i forhold til ytelsene som tilbys. Ikke er undertegnet. Oppdragsgiver kan også avvise tilbud dersom noen av de øvrige vilkårene i Anskaffelsesforskriften er til stede. 11 AVSLUTNING AV KONKURRANSEN 11.1 Avlysning Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn Meddelelse om valgt tilbyder Valg av tilbyder(e) vil bli meddelt samtlige deltakere innen rimelig tid før kontrakt inngås, med en begrunnelse for valget. Oppdragsgiver vil ikke returnere innleverte tilbud. 12 VEDLEGG Vedlegg 1: Vedlegg 2: Vedlegg 3: Kontraktsformular SSA-O med bilag Tilbudsskjema HMS - egenerklæring Forespørsel nr Forretningsførsel og tjenesteyting for VTKB Side 9 av 9