KONKURRANSEGRUNNLAG FOR. Kjøp av barnevernvakt for Gjøvik kommune

Transkript

1 Anskaffelser Fellesenhet Gjøvikregionen KONKURRANSEGRUNNLAG FOR Kjøp av barnevernvakt for Gjøvik kommune TILBUDSFRIST: kl SAK NR. 14/2382 Gjøvik kommune I Søndre Land kommune I Nordre Land kommune I Østre Toten kommune I Vestre Toten kommune Kauffeldsplass 1 Telefon: Banknr.: E-postadresse: Foretaksnr.

2 2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. OPPDRAGSGIVER INNBYDELSE TIL KONKURRANSE KONKURRANSEGRUNNLAGET GENERELL INFORMASJON OM KONKURRANSEN Saksbehandler for Oppdragsgiver Frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget Adresse for tilbud Tilbudsfrist Tilbudsåpning Vedståelsesfrist Planlagt fremdrift Endring og tilbakekalling av tilbud Språkkrav Kostnader Etiske retningslinjer ORIENTERING OM KONTRAKT Kontrakter Opsjoner: Kontraktsvilkår Forbehold til kontraktsvilkår UTFORMING AV TILBUDET Format Tilbudsbrev Redegjørelse for kvalifikasjoner Redegjørelse for leveranse som tilbys Prising KVALIFIKASJONSKRAV/MINSTEKRAV Generelt Lovlig godkjent foretak Økonomi Skatteattest, merverdiavgiftsattest Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens faglige kvalifikasjoner Faglig etikk, korrupsjon/bedrageri m.v TILDELINGSKRITERIER BEREGNINGSMODELL AVKLARINGER OFFENTLIGHET AVVISNING Avvisning av leverandør Avvisning av tilbud AVSLUTNING AV KONKURRANSEN Avlysning Meddelelse om valgt tilbyder...12

3 3 1. OPPDRAGSGIVER Oppdragsgiver for denne konkurransen er Gjøvik kommune. Gjøvik kommune ligger i Oppland fylke, og kommunesenteret Gjøvik er lokalisert på vestsiden av Mjøsa. Kommunen har ca innbyggere og et areal på 681 km2. Kommunen er ledende innen industri,teknologi, handel og tjenesteyting i innlandet, og er et høgskolesenter med over 2000 heltidsstudenter. For ytterligere informasjon om oppdragsiver kan følgende internettside benyttes: 2. INNBYDELSE TIL KONKURRANSE Gjøvik kommune inviterer til konkurranse hvor formålet er å inngå en avtale for levering av barnevernvakt. Barnevernvakten er barnevernets akuttberedskap utenom ordinær kontortid og tjenesten skal være tilgjengelig på flg. tidspunkter: o Kl på hverdager o Kl fra fredag til lørdag morgen o Kl fra lørdag til søndag o Kl fra søndag kveld Bevegelige helligdager og hverdag i forkant følger åpningstidene for helg ( som angitt fra fredag til søndag ovenfor). Hovedoppgaven er å hjelpe barn og familier i krise som trenger hjelp raskt. Barnevernvakten skal gi hjelp til barn og unge under 18 år og deres pårørende i akutt krisesituasjoner. Oppgavene som følger tjenesten: Ta i mot henvendelser fra o Politiet o Andre nødetater o Fra private Drøfte, gi rådgivning og kunne bistå politiet i utrykking. Kunne oppsøke stedet der barnet oppholder seg Vurdere å iverksette tiltak Rapportere til og kunne overlappe barneverntjenesten Kunne vurdere og om nødvendig sende bekymringsmelding Oppdragsgiver, Gjøvik kommune, har i kommunestyrevedtak 42/14 vedtatt å kjøpe denne tjenesten utenom kommunen. Anskaffelsen omfattes av Lov om offenlige anskaffelser og Forsikrift om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 sist endret fra (LOA) og Forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl. res. 26. oktober 2012 nr. 996 (FOA). Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen, som en del II anskaffelse og som nasjonal kunngjøring. Se

4 4 Prosedyre for anskaffelsen er konkurranse med forhandling, jfr. Forskriftens 5.1. Rent praktisk vil det foregå slik at de leverandører eller tilbud som ikke er avvist, men funnet kvalifisert (Pkt. 7), vil bli evaluert ihht oppsatte tildelingskriterier (Pkt. 8). Ved behov vil det deretter enten via møte, pr brev eller bli foretatt førstegangs oppklaringer av leverandørens tilbud. Etter første evaluering av tildelingskriteriene og evt. etter (1) oppklarende runde vil de leverandører som er i stand til å kunne vinne kontrakten bli kalt inn til videre oppklaringer / forhandlinger. De leverandører som ikke blir tatt ut videre vil få beskjed med begrunnelse. Antall leverandører som går videre til forhandlinger angis ikke, men det vil tilstrebes et antall som er tilstrekkelig for å sikre en reell konkurranse. De leverandører som da går videre vil få anledning til å forbedre sitt tilbud. Oppdragsgiver forbeholder seg deretter retten til å gi en siste og felles anledning for de tilbydere som er blitt invitert videre til å forbedre sitt tilbud. Endringer skal dokumenteres som revideringer av tilbudet. 3 KONKURRANSEGRUNNLAGET Konkurransegrunnlaget består av dette dokument med vedlegg. I dette dokumentet informeres det om konkurranseprosessen frem til inngåelse av kontrakt, krav til hva tilbudet skal innholde og hvordan det skal utformes, krav til tilbyder av denne tjenesten og hvilke tildelingskriterier oppdragsgiver vil bruke ved valg av leverandør. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget fram til 8 dager før tilbudsfristens utløp. Eventuelle svar på mottatte spørsmål og endringer i konkurransegrunnlaget vil bli publisert på Doffin-database. 4. GENERELL INFORMASJON OM KONKURRANSEN 4.1 Saksbehandler for Oppdragsgiver Alle henvendelser og spørsmål vedrørende konkurransen, rettes til: Saksbehandler: Marie Ø.Nordheim Telefon: +47 marie-o.nordheim@gjovik.kommune.no 4.2 Frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget Alle henvendelser og spørsmål vedrørende konkurransegrunnlaget må være forelagt skriftlig til vår saksbehandler senest 10 dager før utløpet av tilbudsfristen. Anonymiserte spørsmål og svar vil bli sendt til samtlige tilbydere pr. e-post. 4.3 Adresse for tilbud

5 5 Gjøvik kommune Att: Anskaffelser fellesenhet Gjøvikregionen v/ Marie Ø.Nordheim Postboks Gjøvik Leveringsadresse: Gjøvik kommune Anskaffelser fellesenhet Gjøvikregionen v/ Marie Ø.Nordheim Rådhuset, Kauffeldsplass 1, 2801 Gjøvik Tilbudet skal legges i lukket konvolutt / pakke merket Forespørsel Marie Ø.Nordheim. Tilbudet kan ikke sendes pr. e-post eller telefaks. 4.4 Tilbudsfrist Tilbudsfrist : , kl For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Leverandøren har selv risikoen for at tilbudet kommer frem til adressen i punkt 4.3 innen tilbudsfristens utløp. 4.5 Tilbudsåpning Tilbudsåpning vil finne sted på kl To representanter for Oppdragsgiver vil være til stede ved åpningen. Tilbudsåpningen er ikke offentlig. 4.6 Vedståelsesfrist Tilbudet er bindende for tilbyder 90 dager etter tilbudsfristens utløp. 4.7 Planlagt fremdrift Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN Uke Frist for å levere tilbud Tilbudsåpning Evaluering Uke Valg av leverandør og meddelelse til tilbydere Uke Klagefrist for tilbydere Uke Kontraktsinngåelse Uke Antatt virkningsdato kontrakt

6 6 4.8 Endring og tilbakekalling av tilbud Leverandøren kan ved skriftlig henvendelse til Oppdragsgiver tilbakekalle eller endre innsendt tilbud inntil tilbudsfristens utløp. Anmodningen må fremsettes til saksbehandler for Oppdragsgiver, ref.pkt. 4.1.for å være gyldig. Etter tilbudsfristens utløp kan ikke leverandøren tilbakekalle eller endre sitt tilbud 4.9 Språkkrav Tilbud og andre dokumenter i forbindelse med konkurranseprosessen skal være på norsk Kostnader Samtlige omkostninger, inkl. eventuelle reise- og møteomkostninger m.v. som påløper i forbindelse med å utarbeide og innlevere tilbudet, må bæres av tilbyder. Tilbudet blir ikke returnert tilbyder Etiske retningslinjer Det aksepteres ikke at det foregår kommunikasjon mellom tilbyder/tilbyders ansatte og Oppdragsgiver/Oppdragsgivers ansatte på annen måte enn forutsatt i konkurransegrunnlaget og anskaffelsesregelverket. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen, dersom det blir gjort forsøk på å påvirke utfallet. Tilbyder må kontrollere at det mottatte konkurransegrunnlaget inneholder alle de tekstsider og vedlegg som er angitt. Tilbyder skal sette seg inn i konkurransegrunnlagets innhold, og gi svar på alle krav og spørsmål som er stilt. For øvrig er det tilbyders eget ansvar å gjøre seg kjent med forhold som har betydning for Oppdraget ut over det som er angitt i konkurransegrunnlaget. Tilbyder må også ta høyde for at han/hun ikke har rett til tilleggsvederlag eller fristforlengelse for forhold som tilbyder kunne eller burde ha tatt i betraktning før innlevering av tilbudet. 5 ORIENTERING OM KONTRAKT 5.1 Kontrakter Målet med konkurransen er inngåelse av en kontrakt for levering av barnevernvaktjenester gjeldende fra og med , med ett år om gangen. 5.2 Opsjoner: Oppdragsgiver har ensidig opsjon på følgende: Årlig forlengelse av kontrakten inntil totalt 3 (tre) år etter utløpet av første driftsår : Ett(1)+Ett(1)+Ett(1)

7 7 5.3 Kontraktsvilkår Kontrakten som inngås vil baseres på de krav og vilkår som fremgår av vedlagte dokumenter. Det vises særlig til Vedlegg SSA-B Statens standardavtale, Bistandsavtalen og valgte leverandørs tilbud, samt vedlegg AIS-89: Det vil bli inngått en gjensidig bebyrdende avtale med leverandør som blir valgt. Det er kun signert kontrakt som er gyldig. Kontrakten blir bygget opp på følgende vis: 1. Kontraktsformularet 2. Del I- Spesielle vilkår 3. Del II- Alminnelige vikår Ved motstrid vil spesielle vilkår og krav gå foran generelle standardvilkår. 5.4 Forbehold til kontraktsvilkår Vedlagte kontraktsvilkår legges til grunn. Det er ikke anledning til å ta vesentlig forbehold til kontraktsvilkårene. Dersom tilbyder ønsker å ta forbehold til noen av kontraktsvilkårene i vedlagte kontraktsforslag, skal forbeholdene sammen med prismessige konsekvenser presiseres i tilbudsbrevet, i henhold til punkt 6.2 Tilbudsbrev. 6 UTFORMING AV TILBUDET 6.1 Format Komplett tilbud med alle vedlegg skal leveres i 2 eksemplarer hvor en er original og en er kopi. Tilbudet skal leveres med skilleark for de ulike tema og systematisert i henhold til punkt nedenfor. I tillegg skal tilbudet leveres elektronisk på enten CD/DVD/minnepinne i pdf-format, samt at det for evalueringens del skal innleveres prisfiler i excel-format. Papirversjonen anses som originalversjonen. 6.2 Tilbudsbrev I tilbudsbrevet gis en klar og entydig beskrivelse av eventuelle forebehold mot kontraktsvilkårene, med prismessige konsekvenser. Dersom tilbudet avviker fra kravspesifikasjonene, oppgis dette. Tilbudet skal være signert. 6.3 Redegjørelse for kvalifikasjoner Tilbyder skal redegjøre for, bekrive rutiner og dokumentere sine kvalifikasjoner i samsvar med kvalifikasjonskravene som følger av punkt 7 nedenfor og vedlegg.

8 8 6.4 Redegjørelse for leveranse som tilbys I tilbudet skal det redegjøres for leveransen som tilbys. Redegjørelsen skal angi de forhold som fremgår av vedlagte kontrakt med vedlegg. Videre skal forhold som etterspørres i tildelingskriteriene, jf. punkt 8 nedenfor, redegjøres for. 6.5 Prising Ref. vedlegg 5: Prisen på tjenesten skal være enhetspris ekskl. mva pr. innbygger i kommunen multiplisert med antall innbyggere : ( tall hentet fra SSB befolkningsoversikt pr kommune pr ). Ved opsjon år 2,3,4 brukes hhv tall fra , , og KVALIFIKASJONSKRAV/MINSTEKRAV 7.1 Generelt Tilbyder skal ha en organisasjon som er egnet til å sikre at kontraktsforpliktelsene oppfylles i hele kontraktsperioden. Av denne grunn stilles krav til tekniske kvalifikasjoner, og økonomisk og finansiell gjennomføringsevne. Oppdragsgiver krever at tilbyder har maks reise/responstid på inntil 1 time fram til Gjøvik sentrum. Tilbyder skal i sine tilbud beskrive og dokumentere sine kvalifikasjoner i den rekkefølge og på den måte som etterspørres nedenfor. De tilbydere som oppfyller de nevnte kvalifikasjonskrav, vil få sine tilbud vurdert. Tilbyder kan levere alternativt tilbud som avviker fra kravene i konkurransegrunnlaget, men oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avvise tilbudet.

9 9 7.2 Lovlig godkjent foretak Krav Dokumentasjonskrav Lovlig etablert foretak Oppdatert firmaattest 7.3 Økonomi Krav Finansiell og økonomisk stilling Dokumentasjonskrav Godkjent årsregnskap for de siste 2 år. 7.4 Skatteattest, merverdiavgiftsattest,hms Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Leverandøren skal ha et fungerende HMSsystem. Dokumentasjonskrav Skatteattest Merverdiavgiftsattest En attest for skatt og en attest for betalt avgift (ikke eldre enn 6 måneder) utstedt av henholdsvis det lokale skattekontoret og skatteoppkreverkontoret der leverandøren har sitt hovedkontor. Se: HMS-egenerklæring (Se bilag 4 til konkurransegrunnlaget). 7.5 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal ha kapasitet til å gjennomføre oppdraget Dokumentasjonskrav Tilbyderen skal gi en kortfattet beskrivelse av sin organisasjon og ansatte. 7.6 Leverandørens faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal i sitt tilbud tilby personer med erfaring fra barnevernsfaglig oppdrag, inneha barnevernfaglig kompetanse og tilby personer med relevant høyskoleutdanning. Dokumentasjonskrav Leverandøren skal vedlegge en liste over de viktigste leveransene og CV til personell som engasjeres til oppdraget. Referanser kan bli kontaktet.

10 Faglig etikk, korrupsjon/bedrageri m.v. Krav Dersom tilbyders organisasjon, og ledere i organisasjonen eller eiere av organisasjonen er dømt for korrupsjon, bedrageri, hvitvasking av penger eller lignende, skal dette opplyses om. Tjenesteutøver skal ha gyldig politiattest ihht. lov om barneverntjenester. Dokumentasjon Det henvises til aktuelle dommer og saksforholdet. Forholdene vil bli vurdert i henhold til avvisningsreglene i FOA og Gyldig politiattest. 8 TILDELINGSKRITERIER Tildeling av kontrakt vil skje på basis av hvilket tilbud som er det mest økonomisk fordelaktige for oppdragsgiver, vurdert på bakgrunn av følgende kriterier: Kriterier Totalkostnad 35-55% Vedlegg 5 Prisskjemaet. Ref pkt. 6.5 i konkurransegrunnlaget Gjennomføringsevne 40-60% Herunder blir flg. punkter evaluert Utrykking Rapportering til barnevernet Responstid Øvrige forhold som har betydning for gjennomføring av oppdraget 9 BEREGNINGSMODELL For hvert kriterium rangeres det enkelte tilbud på en poengskala fra en (1) fem (5), der fem (5) er høyest / best. Beste tilbud innenfor hvert kriterium oppnår fem (5) poeng. Hvor stor del av poengskalaen som benyttes ved poenggivning avhenger av hvor store forskjeller det er mellom tilbudene på de enkelte kriteriene. Poeng pr. kriterium multipliseres med kriteriets vekt. Det tilbud som oppnår høyest totalscore, defineres som det økonomisk mest fordelaktige tilbudet og er vinner av konkurransen. 10 AVKLARINGER Anskaffelsesprosedyren for denne konkurransen er åpen anbudskonkurranse og gjennomføres etter FOA Del I og Del II

11 11 Rent praktisk vil det foregå slik at de leverandører eller tilbud som ikke er avvist, men funnet kvalifisert, vil bli evaluert ihht oppsatte tildelingskriterier. Ved behov vil det gjøres avklaringer enten via møte eller OFFENTLIGHET Kommunen tar forbehold om å unnta hele eller deler av dokumentet som er knyttet til konkurransen fra offentlighet. Offentlighetsloven gir offentlige Oppdragsgivere pålegg om meroffentlighet. Dette betyr at Oppdragsgiver skal vurdere hvilke opplysninger som ikke skal / kan offentliggjøres i forbindelse med konkurransen. Dersom tilbudet inneholder opplysninger som Oppdragsgiver ikke kan offentliggjøre ber Oppdragsgiver om oversikt over dette i en egen sladdet versjon av tilbudet. Kommunen vil føre protokoll i henhold til anskaffelsesforskriften og ellers følge de regler og prosedyrer som sikrer en rettferdig konkurranse. Så lenge konkurransen pågår vil protokollen være unntatt offentlighet. 12 AVVISNING Ethvert avvik, uklarhet eller forbehold innebærer en risiko for at leverandøren eller tilbudet må avvises. Oppdragsgiver foretar slike vurderinger gjennom evalueringsperioden på bakgrunn av informasjon som foreligger og tilkommer. Nedenfor er det angitt noen tilfeller der avvisning er aktuelt Avvisning av leverandør Oppdragsgiver skal avvise leverandør som: Ikke oppfyller krav som er satt for deltakelse i konkurransen, jf. Konkurransegrunnlagets punkt 7. Har unnlatt å innlevere skatteattester. Har unnlatt å innlevere HMS egenerklæring. Oppdragsgiver kan også avvise leverandør dersom noen av de øvrige vilkårene i Anskaffelsesforskriften ikke er hensyntatt Avvisning av tilbud Oppdragsgiver skal avvise tilbudet når det: Ikke er levert innen fastsatt tilbudsfrist. Inneholder vesentlig avvik fra konkurransegrunnlaget med vedlegg Inneholder vesentlig forbehold mot kontraktsvilkårene

12 12 På grunn av avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter eller lignede i en anbudskonkurranse kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene. Oppdragsgiver kan avvise tilbudet når det: Ikke tilfredsstiller kravene til tilbudets utforming. Virker unormalt lavt i forhold til ytelsene som tilbys. Ikke er undertegnet. 13 AVSLUTNING AV KONKURRANSEN 13.1 Avlysning Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn Meddelelse om valgt tilbyder Valg av leverandør vil bli meddelt samtlige deltakere innen rimelig tid før kontrakt inngås, med en begrunnelse for valget og en frist for å påklage beslutningen. Oppdragsgiver vil ikke returnere innleverte tilbud. 1. VEDLEGG Vedlegg 1: SSA-B med bilag ( link nettadresse, pkt 5.3) Vedlegg 2: AIS-89 Endres i pkt. 8. Tvister til at verneting er Gjøvik tingrett (link nettadresse, pkt 5.3) Vedlegg 3: Kvalifikasjonskrav Vedlegg 4: HMS- egenerklæring Vedlegg 5: Tilbudsskjema ( Pris og Tilgjengelighet) Med vennlig hilsen Marie Nordheim rådgiver