Konkurransegrunnlag. Konkurranse med forhandling, del II ett trinns prosedyre. om kontrakt for. «Aggregater Sykehuset Innlandet Elverum»

Transkript

1 Konkurransegrunnlag Konkurranse med forhandling, del II ett trinns prosedyre om kontrakt for «Aggregater Sykehuset Innlandet Elverum» Sak nr:

2 Innholdsfortegnelse 1 OPPDRAGSGIVER INNBYDELSE TIL KONKURRANSE KONKURRANSEGRUNNLAGET ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Regler for konkurransen Offentlighet Frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget Saksbehandler for Oppdragsgiver Adresse for tilbud Tilbudsfrist Tidsplan Språkkrav Kostnader Taushetsplikt Etiske retningslinjer ORIENTERING OM KONTRAKT Planlagte kontrakter Kontraktsvilkår Forbehold til kontraktsvilkår UTFORMING AV TILBUDET Tilbudsbrev Besvarelse av kvalifikasjonskrav Besvarelse av spesifikasjoner Priser Endre og tilbakekalle tilbud KVALIFIKASJONSKRAV Generelt Obligatoriske og ufravikelige kvalifikasjonskrav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Finansiell og økonomisk stilling Tekniske/faglige kvalifikasjoner Faglig etikk, korrupsjon/bedrageri m.v TILDELINGSKRITERIER AVSLUTNING AV KONKURRANSEN Avlysning og totalforkastelse Avvisning av tilbud Meddelelse om valgt tilbyder VEDLEGG Konkurransegrunnlag - sak nr Side 2 av 10

3 1 OPPDRAGSGIVER Sykehuset Innlandet HF (SI) er et selvstendig helseforetak under det regionale helseforetaket Helse Sør-Øst RHF og består av 6 somatiske og to psykiatriske sykehus. Totalt har SI 41 geografiske enheter i Hedmark og Oppland og om lag ansatte. SI har en bygningsmasse på kvm og et budsjett på om lag 8 milliarder kroner. SI sitt formål er å yte gode og likeverdige spesialisthelsetjenester til alle som trenger det når de trenger det, samt å legge til rette for forskning og undervisning. Gjennom sine innkjøp skal SI sørge for at offentlige ressurser blir brukt på en samfunnstjenlig måte. SI baserer sine innkjøp på konkurranse, forretningsmessighet og likebehandling av leverandører. For mer informasjon se For informasjon om Helse Sør Øst, se 2 INNBYDELSE TIL KONKURRANSE Sykehuset Innlandet, divisjon Eiendom og internservice ved Prosjektavdelingen ønsker tilbud på Komplet nødgenerator anlegg iht. ISO 8528 (veldig kort avbrudd < 0,5s), generator anlegget skal foreløpig benyttes som reservestrømforsyning (stand-by-system) i.h.t definisjon i NEK 400:2014. Generator anlegget kan senere bli benyttet som nødstrømsgeneratorer. Generator anlegget skal monteres i nytt aggregat bygg i tilknytning til eksisterende rom 1FY1, hvor det skal settes inn 2 stk aggregat hver på ca. 800 kva, rommets størrelse kan tilpasses. Aggregat leverandør/entreprenør (heretter benevnt med AE) skal levere og montere et komplett generator anlegg med aggregat og tavler med omkoblingsautomatikk Eksisterende buffertank på l benyttes. Det skal medtas nye hoved tavler for nød kraft og nødvendige strømskinner mellom aggregat og hoved tavler. Eksos, skal om mulig føres inn i eksisterende stålpiper. AE er ansvarlig søker iht. plan- og bygningslov. Sykehuset vil være i full drift døgnet rundt i hele ombyggingsperioden. Omkoblingsarbeider i forbindelse med fra og tilkobling av provisorisk aggregat, må planlegges nøye med SIE for minst mulig strømbrudd. Demontering og avhending av eksisterende aggregater 2x242 kva og tilhørende tavler, diesel anlegg m.m, skal være en del av AE`s leveranse. Plan for arbeidet koordineres med SIE og forelegges for godkjennelse i rimelig tid før arbeidet påbegynnes. Grunninstallasjoner Elektro arbeider for grunninstallasjoner i rom blir utført av elektro entreprenør som har rammeavtale med SIHF (heretter benevnt EE). AE skal koordinere nødvendige elektroarbeider med EE. Elkraft Lys og stikk, samt tilkobling av eksisterende stigeledninger til nye avganger i nødkraft hovedfordelinger Konkurransegrunnlag - sak nr Side 3 av 10

4 Ombygging av fordeling GR. "U". Tele- og automatisering Eksisterende infrastruktur for tele- og automatisering videreføres. Punkt for tel- og data, brannalarm og adgangskontroll og utvides i nødvendig grad. Eksisterende toppsystem / SD-anlegg fra Siemens, tilpasses utvides. Nødstrømsaggregatene skal tilkobles intranett / nettverk via TCP / IP grensesnitt for fjerndrift og overvåkning. Bygningsmessige hjelpearbeider Bygningsmessige hjelpearbeider, som muring, tømrerarbeid, og større hulltak, vil bli utført av bygg entreprenør som har rammeavtale med SIHF (heretter benevnt med BE). AE skal koordinere nødvendige bygningsmessige hjelpearbeider med BE. Se vedlegg for ytterligere informasjon. 3 KONKURRANSEGRUNNLAGET Konkurransegrunnlaget består av dette dokument med vedlegg. I dette dokumentet gis informasjon om konkurranseprosessen frem til inngåelse av kontrakt, krav til hva tilbudet skal inneholde og hvordan det skal utformes. Vedlagte dokumenter danner grunnlag for kontrakt med valgt tilbyder/leverandør, og oppstiller således krav som er relevant for tilbyder ved utforming av tilbud. Eventuelle endringer i konkurransegrunnlaget vil bli publisert på Doffin. Alle publiseringer blir sendt til den e-postadressen som oppgis ved registrering og nedlasting av konkurransegrunnlaget på Doffin. Tilbudet skal returneres digitalt i pdf-format i tillegg til papirformatet. Evt. forbehold skal fremkomme i tilbudsbrevet. 4 ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 4.1 Regler for konkurransen Anskaffelsen er omfattet av Lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr 69 (LOA) og forskrift om offentlig anskaffelser av 7 april 2006 (FOA). For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og II. Konkurransen gjennomføres som konkurranse med forhandling i 1 trinn, jfr. FOA 11-8, 5-1(1) og 4-2 d (anskaffelser under EØS/WTO terskelverdier, FOA 2-2). Denne konkurransen gjennomføres som konkurranse med forhandling i 1 trinn, jfr. FOA 11-8, 5-1(1) og 4-2 d (anskaffelser under EØS/WTO terskelverdier, FOA 2-2). Etter mottak av gyldige tilbud fra kvalifiserte tilbydere, vil Sykehuset Innlandet etter en evaluering av tilbudene invitere de tilbydere som har reell mulighet til å få kontrakt til forhandlinger (se tidsplan pkt.4.7). Forhandlingene kan være i flere former (møter, pr. tlf, pr. e-post og lignende.) og de kan forløpe i flere faser. Antall tilbud som det skal forhandles om kan reduseres underveis. Reduksjon vil skje på bakgrunn av de oppgitte tildelingskriterier, og en første reduksjon vil skje i forkant av forhandlingene. Konkurransegrunnlag - sak nr Side 4 av 10

5 Utspill fra Oppdragsgiver i forhandlingene skal ikke anses som avslag på det opprinnelige tilbudet, slik at samtlige tilbydere er bundet av sine tilbud frem til vedståelsesfristen. 4.2 Offentlighet Av hensyn til de grunnleggende kravene til offentlighet i anskaffelsesprosesser, praktiserer Sykehuset Innlandet hovedprinsippene i Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova). Unntak for offentlighet i tilbud og anskaffelsesprotokoll går frem av offentleglova med forskrift, men i hovedsak kan unntak fra offentliggjøring listes opp slik: Dokumentasjon som er underlagt taushetsplikt Dokumentasjon som skal verne om privatøkonomiske interesser Som følge av dette bes tilbydere levere to dokumenter hvorav ett dokument kun inneholder informasjon som kan offentliggjøres. Alternativt tydelig merke de deler av tilbudet som ikke ønskes offentliggjort. 4.3 Frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget Dersom tilbyderen finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, tilstrekkelige opplysninger eller på annen måte er uklart, kan det skriftlig bes om tilleggsopplysninger per e-post (jf.4.4). Spørsmål vedrørende konkurransegrunnlaget merkes Tilleggsopplysninger og må være mottatt senest iht. tidsplanen i punkt 4.7. Innen utløp av tilbudsfristen har Sykehuset Innlandet rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av grunnlaget som ikke er vesentlige. 4.4 Saksbehandler for Oppdragsgiver Sykehuset Innlandets kontaktpersoner for konkurransen er: Kontaktperson 1: Thomas Aaseth Kontaktperson 2: Stig Anders Stensby Postadresse: N-2381 Brumunddal Sentralbord: E-post: thomas.aaseth@sykehuset-innlandet.no 4.5 Adresse for tilbud Tilbudet skal legges i lukket konvolutt / pakke: Leveringsadresse: Sykehuset Innlandet HF Innkjøp- og kontraktsavdelingen Furnesveien BRUMUNDDAL Konkurransegrunnlag - sak nr Side 5 av 10

6 Postadresse: Sykehuset Innlandet HF Innkjøp- og kontraktsavdelingen Att: Thomas Aaseth Postboks BRUMUNDDAL Konvolutten/pakkes merkes: Konkurranse Åpnes kun av adressat. Tilbudet kan ikke sendes pr. e-post eller telefaks. 4.6 Tilbudsfrist Tilbudsfrist er iht. tidsplan i punkt 4.7. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Leverandøren har selv risikoen for at tilbudet kommer frem til adressen i punkt 4.5. innen tilbudsfristen. 4.7 Tidsplan Prosess etter innlevering av tilbud vil bli kjørt etter følgende plan: Trinn Aktivitet Dato- uke 1 Konkurransegrunnlag kunngjort Befaring ved SI Elverum kl Kirkeveien 31, 2409 Elverum Oppmøte: Servicetorg 3 Frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget Tilbudsfrist kl Avklaring med tilbydere og evaluering av tilbudene Uke Valg av tilbud og utsendelse av tildelingsbrev Uke 18 6 Kontraktsinngåelse Uke 20 7 Vedståelsesfrist Tilbudet er bindende for tilbyder frem til kl Språkkrav Tilbud og andre dokumenter i forbindelse med konkurranseprosessen skal være på norsk, likevel slik at brosjyrer og vedlegg som kun finnes på engelsk kan leveres på engelsk. 4.9 Kostnader Samtlige omkostninger, inkl. eventuelle reise- og møteomkostninger m.v. som påløper i forbindelse med å utarbeide og innlevere tilbudet, må bæres av tilbyder. Tilbudet blir ikke returnert tilbyder Taushetsplikt Både Sykehuset Innlandets og leverandørens ansatte har taushetsplikt slik at ikke andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, av hensyn til den opplysningen angår. Konkurransegrunnlag - sak nr Side 6 av 10

7 4.11 Etiske retningslinjer Det aksepteres ikke at det foregår kommunikasjon mellom aktuell tilbyder/tilbyders ansatte og Oppdragsgiver/Oppdragsgivers ansatte på annen måte en forutsatt i konkurransegrunnlaget og i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avvise tilbyder, dersom det blir gjort forsøk på å påvirke utfallet. 5 ORIENTERING OM KONTRAKT 5.1 Planlagte kontrakter Inngåelse av kontrakt iht. NS Kontraktsvilkår Betalingsbetingelser vil være iht. NS Kontrakter som inngås vil baseres på de krav og vilkår som for øvrig fremgår av vedlegg til konkurransegrunnlaget. 5.3 Forbehold til kontraktsvilkår Vedlagte kontraktsvilkår legges til grunn. Det er ikke anledning til å ta vesentlig forbehold til kontraktsvilkårene. Vesentlige forbehold vil medføre avvisning, jf. FOA (1) d. Dersom tilbyder ønsker å ta forbehold til noen av kontraktsvilkårene, skal forbeholdene sammen med prismessige konsekvenser presiseres i tilbudsbrevet. Leverandørens henvisning til egne leveringsvilkår eller andre standardiserte leveringsvilkår vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra oppdragsgivers kontraktsvilkår. 6 UTFORMING AV TILBUDET Tilbudet skal oppstilles slik: 1. Tilbudsbrev 2. Besvarelse av kvalifikasjonskrav 3. Besvarelse på spesifikasjoner 4. Priser 5. Evt. produktdatablader, brosjyrer og annen tilleggsdokumentasjon Komplett tilbud med alle vedlegg skal i papirversjon leveres i 1 eksemplar. Komplett tilbud skal også leveres elektronisk på CD, DVD eller minnepinne. Papirversjonen anses som originalversjonen. 6.1 Tilbudsbrev I tilbudsbrevet gis en klar og entydig beskrivelse av eventuelle forebehold mot kontraktsvilkårene, med prismessige konsekvenser. Dersom tilbudet avviker fra kravspesifikasjonene, oppgis dette. Konkurransegrunnlag - sak nr Side 7 av 10

8 6.2 Besvarelse av kvalifikasjonskrav Tilbyder skal redegjøre for og dokumentere sine kvalifikasjoner i samsvar med kvalifikasjonskravene som følger av punkt 7 nedenfor. 6.3 Besvarelse av spesifikasjoner I tilbudet skal det redegjøres for leveransen som tilbys. Dokumentet skal besvare de krav og spørsmål som fremgår av vedlegg. 6.4 Priser Tilbyder skal prise sitt tilbud iht. vedlegg B 6.5 Endre og tilbakekalle tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes iht. konkurransegrunnlaget. 7 KVALIFIKASJONSKRAV 7.1 Generelt Tilbyder skal ha en organisasjon som er egnet til å sikre at kontraktsforpliktelsene oppfylles i hele kontraktsperioden. Av denne grunn stilles krav til tekniske kvalifikasjoner og økonomisk og finansiell styrke. Tilbyder skal i sine tilbud beskrive og dokumentere sine kvalifikasjoner i den rekkefølge og på den måte som etterspørres nedenfor. De tilbydere som oppfyller de nevnte kvalifikasjonskrav, vil få sine tilbud evaluert. 7.2 Obligatoriske og ufravikelige kvalifikasjonskrav Dokumentasjon - skal vise at stilte krav er oppfylt Skatteattest for skatt Skatteattest for merverdiavgift HMS egenerklæring ved tjenestekjøp (link for nedlastning av skjema) Norske leverandører skal framlegge skatteattester for merverdiavgift fra skattefogden (fylkesskattekontoret) og skatteattest for skatt utstedt av kemner/kommunekasserer. 7.3 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Sykehuset Innlandets Dokumentasjon - skal vise at stilte krav er oppfylt kvalifikasjonskrav Lovlig etablert foretak Firmaattest Utenlandsk tilbyder skal fremlegge attest(er) for lovbestemt registrering i etableringslandet. Konkurransegrunnlag - sak nr Side 8 av 10

9 7.4 Finansiell og økonomisk stilling Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell soliditet til å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene. Sykehuset Innlandets kvalifikasjonskrav Dokumentasjon skal vise at stilte krav er oppfylt Tilfredsstillende økonomi Resultatregnskap og balanse m/ noter, samt årsberetning og revisors beretning for de to siste årene. I tillegg kreves kontantstrømoppstilling for de selskap som plikter å sette opp dette. Resultatregnskap og balanse siste halvår dersom det er mer enn seks måneder siden siste årsregnskap. Eventuelle andre opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall. 7.5 Tekniske/faglige kvalifikasjoner Tilbyder skal ha tilstrekkelige kvalifikasjoner og kapasitet, relatert til kontraktsforpliktelsene. Sykehuset Innlandets kvalifikasjonskrav 1. Tilbyders erfaring med relevante oppdrag. 2. Kvalitetssikringssystem 3. Godkjenning 4. Lønns- og arbeidsvilkår Dokumentasjon skal vise at de stilte kravene er oppfylt 1. Beskrivelse av relevante oppdrag 2. Redegjør for kvalitetssikringssystem med rutiner for dokumentasjon og rapportering. 3. Fremlegg sentral godkjenning - alternativt må lokal godkjenning være klar innen utførelse og tilbyder må her sannsynliggjøre at kravene(veiledning til byggesak HO-1/2011) til godkjenning vil oppfylles. 4. Dokumentasjon av lønns- og arbeidsvilkår til ansatte hos leverandør og underleverandører som skal medvirke til å oppfylle kontrakten. Ansatte hos leverandør eller ev. underleverandører skal ikke ha dårligere lønns- eller arbeidsvilkår enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtaler eller det som ellers er normalt for vedkommende sted eller yrke. 7.6 Faglig etikk, korrupsjon/bedrageri m.v. Dersom tilbyders organisasjon, ledere i organisasjonen eller eiere av organisasjonen er dømt for korrupsjon, bedrageri, hvitvasking av penger eller lignende, skal dette opplyses om. I så fall bes redegjort for aktuelle dommer og saksforholdet. Forholdene vil bli vurdert i henhold til avvisningsreglene i FOA Konkurransegrunnlag - sak nr Side 9 av 10

10 8 TILDELINGSKRITERIER Tildeling av kontrakt vil skje på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige for Oppdragsgiver, evaluert på bakgrunn av følgende kriterier: Nr Kriterier 1. Pris iht. prisoppsettet 2. Kvalitet 3. Gjennomføring Leveringstid Fremdriftsplan og kapasitet Evt. underpunkter pr tildelingskriterie er ikke uttømmende. 9 AVSLUTNING AV KONKURRANSEN 9.1 Avlysning og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen ved bortfall av planlagt finansiering og/eller det foreligger en saklig grunn, jf. FOA 13-1(1). Oppdragsgiver kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det, jf. FOA 13-1(2). 9.2 Avvisning av tilbud Sykehus Innlandets plikter og rettigheter mht. avvisning av tilbud framkommer av FOA 11-10,11-11 og Meddelelse om valgt tilbyder Valg av tilbyder(e) vil bli meddelt samtlige deltakere innen rimelig tid før kontrakt inngås, med en begrunnelse for valget og en frist for å påklage beslutningen. Oppdragsgiver vil ikke returnere innleverte tilbud. Ikke antatte tilbud vil bli makulert. 10 VEDLEGG Vedlegg A Bok 0 Vedlegg B Tilbudsskjema og Beskrivelse (PDF) Vedlegg C Dokument og distribusjonsliste (PDF) Vedlegg D Tegninger (Zippet mappe) Konkurransegrunnlag - sak nr Side 10 av 10