Konkurransegrunnlag for kjøp av. Reisebyråtjenester ved behandlingsreiser til utlandet. til

Transkript

1 Konkurransegrunnlag for kjøp av Reisebyråtjenester ved behandlingsreiser til utlandet til Seksjon for behandlingsreiser / Oslo universitetssykehus HF Saksnummer 2016/06588 Tilbudsfrist: 11. november 2016, kl.10.00

2 Innhold 1 Informasjon om anskaffelsen Oppdragsgiver Anskaffelsens formål og omfang Anskaffelsesprosedyre/kunngjøring Spørsmål vedrørende anskaffelsen Rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Etiske betingelser for gjennomføring av konkurransen Informasjonsplikt om sykehusets policy vedrørende korrupsjon Lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter Offentlig innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll Omkostninger Krav til Tilbyderens kvalifikasjoner Obligatoriske krav Finansielle kvalifikasjoner Tekniske/faglige kvalifikasjoner Krav til tilbudet Språk Tilbudsformat Strukturering av tilbudet Alternative tilbud Tilbud på deler av oppdraget Adresse og leveringssted for tilbudet Vedståelsesfrist Informasjon om prissetting Avgjørelse av konkurransen Tildelingskriterier med vekting Utdyping av tildelingskriterier Avlysning og avvisning Informasjon om kontrakt Avtaleform og avtaleperiode Forbehold til kontraktsvilkår Vedlegg

3 1 Informasjon om anskaffelsen 1.1 Oppdragsgiver Oslo universitetssykehus (OUS) eies av Helse Sør-Øst og består av de tidligere helseforetakene Aker, Rikshospitalet og Ullevål. Sykehuset leverer spesialisthelsetjenester og ivaretar lands- og regionsfunksjoner. Oslo universitetssykehus har også lokalfunksjoner for Oslos befolkning. Universitetssykehuset er landets største med ca ansatte, og står for en betydelig andel av medisinsk forskning og utdannelse av helsepersonell i Norge. Du kan lese mer om Oslo universitetssykehus på Ordningen med behandlingsreiser til utlandet ble av Stortinget etablert som en fast ordning fra Helse- og omsorgsdepartementet har det overordnede ansvaret. Det faglige ansvaret og daglig administrativt ansvar er delegert til Oslo universitetssykehus HF, Seksjon for Behandlingsreiser. Norske helsemyndigheter har siden 1976 arrangert behandlingsreiser til utlandet for visse pasientgrupper. I dag omfatter ordningen: Barn med ledsager, ungdom og voksne pasienter med inflammatorisk revmatisk leddsykdom Barn med ledsager, ungdom og voksne pasienter med psoriasis Barn med ledsager og ungdom med kronisk lungesykdom og/eller atopisk eksem Voksne med senskader etter poliomyelitt/postpolio syndrom. Uttak av pasienter skjer ved Oslo universitetssykehuset HF, Seksjon for Behandlingsreiser etter søknad fra pasienten. Kostnadene ved reise Oslo behandlingsstedet tur/retur, opphold og behandling dekkes over Behandlingsreiser sitt budsjett. Reiseutgifter innenlands refunderes av pasientens helseforetak. Voksne pasienter og ledsagere for barn betaler per dags dato en egenandel på kr.116 per døgn. Du kan lese mer om Seksjon for behandlingsreiser på: Anskaffelsens formål og omfang OUS ved innkjøpsavdelingen inviterer med dette til konkurranse for inngåelse av avtale vedrørende kjøp av reisebyråtjenester ved behandlingsreiser til utlandet. Disse tjenestene vil innebære blant annet å bestille og utstede flybilletter, gi informasjon til og besvare henvendelser fra de reisende og Behandlingsreiser, bistå ved utreise og hjemreise på Gardermoen, inngå avtaler med samarbeidspartnere og ha stedlig representant der eget charterfly benyttes. Per dags dato vil ca pasienter; barn med ledsager, ungdom og voksne delta på behandlingsreise til utlandet. Eksakt antall grupper, pasienter og ledsagere avhenger av det årlige statsbudsjettet og antall søkere. 2

4 Avtalen gjelder selve reisebyråtjenesten (administrasjonsgebyr). Flybillettpriser skal ikke inkluderes i tilbudet. Se for øvrig kravspesifikasjon (vedlegg 2) og prisskjema (vedlegg 4). Avtalen gjøres under forutsetning av tildeling av økonomiske midler. 1.3 Anskaffelsesprosedyre/kunngjøring Konkurransen avholdes som en konkurranse med forhandling i henhold til lov om offentlig anskaffelser av 16. juli 1999 nr.69 (LOA) med tilhørende forskrift av 7. april 2006 nr. 402 (FOA) del I og del II. Reisebyråtjenester er en uprioritert tjeneste. Det innebærer at selv om den anslåtte verdi på anskaffelsen overstiger EØS/WTO-terskelverdiene angitt i anskaffelsesforskriften del I 2-2, jf. anskaffelsesforskriften del I 2-1(5), gjelder anskaffelsesforskriften del II for uprioriterte tjenester. Utlysningen er kunngjort i DOFFIN/ TED-databasen, se Spørsmål vedrørende anskaffelsen Alle spørsmål vedrørende konkurransegrunnlaget må være sendt per e-post til vår kontaktperson innen 27. oktober 2016 kl med tittelen «2016/ Reisebyråtjenester ved behandlingsreiser til utlandet». Kontaktperson E-postadresse Anne Sofie Ringdal Valskar avalsk@ous-hf.no Spørsmålene vil bli gjennomgått og besvart på en generell og anonymisert måte, og vil bli gjort tilgjengelige via Doffin.no. 1.5 Rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget fram til og med 2. november 2016 kl Etiske betingelser for gjennomføring av konkurransen Det aksepteres ikke at det foregår kommunikasjon mellom aktuell Tilbyder/Tilbyders ansatte og oppdragsgiver/oppdragsgivers ansatte på annen måte en forutsatt i konkurransegrunnlaget og i henhold til FOA. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller avvise aktuell Tilbyder dersom det blir gjort forsøk på å påvirke utfallet. 1.7 Informasjonsplikt om sykehusets policy vedrørende korrupsjon Oslo universitetssykehus HF har et verdigrunnlag der vi ønsker å framstå som en åpen og ansvarlig institusjon. Sykehuset vil ha ledere og medarbeidere som tar ansvar for verdiene kvalitet, trygghet og respekt i sitt daglige arbeid. Klarhet, åpenhet og etterrettelighet er en viktig 3

5 del av sykehusets omdømme. Kontraktsparter skal bli møtt med respekt, forståelse og kunnskap og bli behandlet upartisk og rettferdig fra sykehusets ansatte. Oslo universitetssykehus HF har opprettet en varslingskanal for å gjøre det enkelt og trygt å varsle om kritikkverdige, uetiske eller ulovlige forhold i virksomheten. Eks. på dette er økonomiske misligheter, korrupsjon, mobbing, trakassering. Oslo universitetssykehus HF tar avstand fra korrupsjon og arbeider for å motvirke korrupsjonshandlinger. Alle våre kontrakter inneholder derfor en varslingsplikt ved mistanke eller kunnskap om korrupsjon. Korrupsjon er misbruk av tillit for å oppnå egne fordeler. Korrupsjon er at noen krever, mottar eller aksepterer et tilbud om utilbørlige fordeler eller belønning i anledning av den stilling, det verv eller oppdrag de innehar. Både den som gir og den som mottar slike ytelser kan straffes for korrupsjon. Alle former for korrupsjon er forbudt. Straffeloven har tre bestemmelser som er særlig viktige i kampen mot korrupsjon. Disse er 276a om korrupsjon, 276b om grov korrupsjon og 276c om påvirkningshandel. Korrupsjon straffes med fengsel i inntil 3 år og i tilfeller av grov korrupsjon er strafferammen inntil 10 år. 1.8 Lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter Forskrift av 8. februar 2008 nr. 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter gjelder ved kjøp av tjenester eller bygg- og anlegg som overstiger 1,6 million kroner eks. mva., jf. forskriften 4. Forskriften gjelder også for kontrakter som omfatter både varer og tjenester (blandede kontrakter) dersom verdien av de aktuelle tjenestene overstiger 1,6 million kroner eks. mva. Formålet med reguleringen er å bidra til at ansatte i virksomheter som utfører tjenester og bygge- og anleggsarbeider for offentlige oppdragsgivere, ikke har dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke, jf. forskriften 1. Tilbyder og eventuelle underleverandør(er) skal på forespørsel fra Oppdragsgiver kunne dokumentere lønns- og arbeidsvilkår til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre nødvendige sanksjoner dersom Tilbyderen eller dennes underleverandør(er) ikke etterlever kravene til lønns- og arbeidsvilkår. 1.9 Offentlig innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll Tilbud og anskaffelsesprotokoll kan unntas offentlighet, jf. offentlighetsloven 23, tredje ledd inntil valg av Tilbyder er bestemt. Fra dette tidspunkt kan det begjæres innsyn i disse dokumentene, likevel slik at det skal gjøres unntak for opplysninger som er underlagt lovhjemlet taushetsplikt. Typiske taushetsbelagte opplysninger er informasjon om personlige forhold og konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold (f. eks. produksjonsmetoder, produkter under utvikling, kundelister, strategier, analyser, prognoser, enhetspriser, men vanligvis ikke totalpriser). 4

6 Sammen med originaltilbudet skal Tilbyder levere en elektronisk versjon (CD, minnebrikke, e. l.) hvor de taushetsbelagte opplysningene er sladdet (ikke slettet fra dokumentet, men strøket over). Dersom Tilbyder ikke anser noen opplysninger i tilbudet som taushetsbelagt, bes dette bekreftet i tilbudsbesvarelsen Omkostninger Samtlige omkostninger, inkl. eventuelle reise- og møteomkostninger m.v. som påløper i forbindelse med å utarbeide og innlevere tilbudet, må bæres av Tilbyder. Tilbudet blir ikke returnert Tilbyder. 5

7 2 Krav til Tilbyderens kvalifikasjoner Tilbyder skal ha en organisasjon som er egnet til å sikre at kontraktsforpliktelsene oppfylles i hele kontraktsperioden. Av denne grunn stilles krav til tekniske kvalifikasjoner og økonomisk og finansiell styrke. Tilbyder skal i sitt tilbud beskrive og dokumentere sine kvalifikasjoner i den rekkefølge og på den måte som etterspørres nedenfor. De Tilbydere som oppfyller de nevnte kvalifikasjonskrav, vil få sine tilbud vurdert. 2.1 Obligatoriske krav Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Tilbyder skal fremlegge attest for skatt og merverdiavgift. o Attest for skatt og merverdiavgift. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder. Evt. restanser må forklares/begrunnes. o Utenlandsk Tilbyder må fremlegge tilsvarende bekreftelse på at offentlige skatter og avgifter er betalt i landet hvor Tilbyder har forretningssted. Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Tilbyderen skal ha etisk forsvarlig virksomhet o Dersom Tilbyder siste 5 år er rettskraftig dømt for korrupsjon, bedrageri eller hvitvasking av penger, eller skyldig i straffbare forhold som angår den yrkesmessige vandel, må det i så fall redegjøres for dom og saksforhold. Tilbyder skal være et lovlig etablert foretak. o Norsk Tilbyder skal fremlegge oppdatert firmaattest. o Utenlandsk Tilbyder skal fremlegge attest(er) for lovbestemt registrering i etableringslandet. 2.2 Finansielle kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Tilbyderen skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell soliditet til å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene. o o o o Tilbyder skal fremlegge årsregnskap for de to siste regnskaps år, sammen med revisors årsberetning. Tilbyder vil evt. bli kredittvurdert. For nystartede selskaper skal det leveres regnskap og revisjonsberetning for den tiden selskapet har vært i drift. Det kan inngis bankgaranti som gir en tilsvarende sikkerhet for gjennomføringsevnen. 6

8 2.3 Tekniske/faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav o Dokumentasjon Tilbyder skal ha gode kvalifikasjoner og kapasitet relatert til kontraktsforpliktelsene. o Kort beskrivelse av Tilbyderens personell som Tilbyderen disponerer over til oppfyllelse av kontrakten. o Dokumentasjon om utdanning og faglige kvalifikasjoner for firmaet generelt. o Dersom Tilbyder vil støtte seg på undertilbyder skal det legges fram en forpliktelseserklæring som viser at Tilbyder vil ha rådighet over nødvendige ressurser i hele kontraktsperioden. o Redegjørelse vedrørende Tilbyderens kvalitetssikringssystem/- styringssystem. 7

9 3 Krav til tilbudet 3.1 Språk Tilbud og andre dokumenter i forbindelse med konkurranseprosessen skal være på norsk. 3.2 Tilbudsformat Komplett tilbud med alle vedlegg skal leveres i 2 eksemplarer i A4-format innsatt i ringperm, systematisert med eget skilleark for de ulike kapitlene. Tilbudet må signeres av person med fullmakt til å forplikte selskapet. Av miljø og lagringshensyn henstilles Tilbyderne om i størst mulig grad å levere tosidig dokumentasjon. I tillegg skal tilbudet leveres elektronisk i pdf-format på CD/minnepenn. Det forutsettes at elektronisk mottatt dokumentasjon er fri for virus og annen ondsinnet kode. Ved uoverensstemmelse mellom papirversjonen og den elektroniske versjonen skal papirversjonen ha forrang. NB! Elektronisk prisskjema skal leveres i Excel format, eller tilsvarende format som takles av Excel. Brosjyrer kan leveres i PDF format. Tilbyder skal sammen med tilbudet levere en elektronisk utgave av tilbudet hvor det som anses å være forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette å vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. 3.3 Strukturering av tilbudet Tilbudsbesvarelsen skal ha følgende inndeling: Inndeling Papirversjon Elektronisk versjon Kapittel 1 Kapittel 2 Kapittel 3 Tilbudsbrev: Skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for Tilbyder. Se vedlegg 3. Redegjørelse for kvalifikasjonskrav: Utdypning og dokumentasjon av kvalifikasjonskravene. Se kapittel 2 i konkurransegrunnlaget Pris: Utfylt og signert prisskjema vedlegges. Se vedlegg 4. Prising gjøres i henhold til 3.8. <Tilbyderens navn_tilbudsbrev.pdf> <Tilbyderens navn_kvalifikasjonskrav.pdf> <Tilbyderens navn_bilag X_prisinformasjon.xls> Kapittel 4 Kapittel 5 Redegjørelse for leveransen som tilbys: Utdypning og dokumentasjon av de øvrige tildelingskriteriene foruten pris (se punkt 4.1 og 4.2), samt besvarelse av kravspesifikasjonen. Eventuelt produktinformasjon/brosjyrer <Tilbyderens navn_bilag X_kravspesifkasjon.pdf> <Tilbyderens navn_bilag X_Vedlegg Y.pdf> 8

10 3.4 Alternative tilbud Alternative tilbud aksepteres ikke. 3.5 Tilbud på deler av oppdraget Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av oppdraget. 3.6 Adresse og leveringssted for tilbudet Tilbudet skal være Oslo universitetssykehus i hende innen 11. november 2016, kl Postadresse: Leveringsadresse: Anne Sofie R. Valskar Innkjøpsavdelingen Oslo universitetssykehus Postboks 4950 Nydalen 0424 Oslo Anne Sofie R. Valskar Innkjøpsavdelingen Oslo universitetssykehus Forskningsveien 2B, 3. etg Oslo Kontortid Tilbudet skal legges i lukket konvolutt / pakke merket 2016/06588 Reisebyråtjenester ved behandlingsreiser til utlandet - Anne Sofie R. Valskar - Åpnes kun av adressat. Tilbudet kan ikke sendes pr. e-post eller telefaks. Fristen for innlevering av tilbud er absolutt og for sent innkomne tilbud vil bli avvist. Dette gjelder også forsinkelser som skyldes tredjepart (Posten, budfirma, o.s.v.). Tilbyderen har selv risikoen for at tilbudet kommer frem til adressen ovenfor innen tilbudsfristens utløp. 3.7 Vedståelsesfrist Tilbudet er bindende for Tilbyder til , kl Informasjon om prissetting Priser skal være i NOK, eks. merverdiavgift, inkl. skatter og avgifter. Prisene skal angis som nettopris til oppdragsgiver. Pris for flybilletter og eventuell navneendring på flybilletter skal ikke inngå i tilbudet. Dette faktureres separat. Det er kun administrasjonsgebyr for gjennomføring av oppdraget som skal oppgis. Tilbyder skal prise sitt tilbud i samsvar med vedlagte prisskjema, vedlegg 4. Papirversjonen av prisskjemaet skal være datert, underskrevet og stemplet med firmaets navn. Prisen(e) skal være faste i avtaleperioden (2 år). Prisene kan kun forhandles ved forlengelse av kontrakten. Valutaklausuler aksepteres ikke. Tilbud med valutaklausul vil bli avvist. 9

11 4 Avgjørelse av konkurransen 4.1 Tildelingskriterier med vekting Tildeling av kontrakt vil skje på basis av hvilket tilbud som er det mest økonomisk fordelaktige for oppdragsgiver, vurdert på bakgrunn av kriteriene angitt nedenfor. Det vil bli benyttet en tildelingsmatrise med vekting hvor Tilbyderne gis karakterscore 1-10, med karakter 10 som beste score for det enkelte kriterium. Nr Kriterier Vekting 1 Pris 50 % 2 Kvalitet 50 % For at Oppdragsgiver skal kunne gjøre en objektiv vurdering av tilbudene må Tilbyderen gi fyldig informasjon i tilknytning til hvert tildelingskriterium i sitt tilbud. Manglende informasjon kan medføre avvising av tilbudet samt påvirke utfallet av kontraktstildelingen. 4.2 Utdyping av tildelingskriterier Det vil bli lagt vekt på forhold som er vesentlige for nevnte tildelingskriterier og momentene listet under tildelingskriteriene er til veiledning for Tilbyder, men ikke uttømmende for det enkelte tildelingskriteriet. a) Pris: Administrasjonsgebyr, forsikring og buss. Vi vil også se på faktureringsbetingelsene. b) Kvalitet: Gjennomføring av tjenesten, service overfor pasienter og Behandlingsreiser samt referanser. Vi vil også vurdere tilbyder ut fra egne erfaringer. 4.3 Avlysning og avvisning Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud eller avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, jf. FOA Avlysning kan for eksempel skje ved bortfall av finansiering. Alle avvik og forbehold til konkurransegrunnlaget skal klart fremgå av tilbudsbrevet, men da dette er en konkurranse med forhandling, vil vi kunne forhandle om betalingsbetingelsene, faktureringsbetingelser, m.v. 10

12 5 Informasjon om kontrakt 5.1 Avtaleform og avtaleperiode Som kontraktsvilkår vil Utkast til avtale», vedlegg nr. 2 bli benyttet. For avtalen er avtaleperioden 2 år, med mulighet for årlig prolongering i inntil 2 år. Det vil ikke bli tildelt flere kontrakter. 5.2 Forbehold til kontraktsvilkår Vedlagte kontraktsvilkår legges til grunn. Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene, vesentlige forbehold vil medføre avvisning, jf. FOA (1) d. og (1) d. Andre forbehold kan medføre avvisning. Dersom Tilbyder ønsker å ta forbehold til noen av kontraktsvilkårene i vedlagte kontraktsforslag, skal forbeholdene sammen med prismessige konsekvenser, konsekvenser for evt. ytelser eller andre forbehold, presiseres i tilbudsbrevet, i henhold til vedlegg 3. Forbehold og avvik skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med Tilbyderne. Forbehold og avvik skal referere til relevante punkt i konkurransegrunnlaget og tas inn i tilbudsbrevet. Vesentlige forbehold og/eller avvik vil føre til at tilbudet avvises. 6 Vedlegg Vedlegg 1 - Kravspesifikasjon Vedlegg 2 - Utkast til avtale Vedlegg 3 - Tilbudsbrev Vedlegg 4 - Prisskjema Vedlegg 5 - Kontraktsvilkår for etisk handel Vedlegg 6 - Egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår Vedlegg 7 - Forpliktelseserklæring underleverandør Vedlegg 8 - Morselskapsgaranti 11