Konkurransegrunnlag for kjøp av. Transportvogner til kjøkkenet ved Ullevål sykehus. til. Oslo universitetssykehus HF

Transkript

1 Konkurransegrunnlag for kjøp av Transportvogner til kjøkkenet ved Ullevål sykehus til Oslo universitetssykehus HF Saksnummer 2014/12384 Tilbudsfrist: kl. 10:00

2 Innhold 1 Informasjon om anskaffelsen Oppdragsgiver Anskaffelsens formål og omfang Anskaffelsesprosedyre/kunngjøring Spørsmål vedrørende anskaffelsen Rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Etiske betingelser for gjennomføring av konkurransen Etiske krav til Tilbyder i kontraktsperioden Informasjonsplikt om sykehusets policy vedrørende korrupsjon Offentlig innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll Omkostninger Befaring Utprøving Krav til Tilbyderens kvalifikasjoner Obligatoriske krav Finansielle kvalifikasjoner Tekniske/faglige kvalifikasjoner Krav til tilbudet Språk Tilbudsformat Strukturering av tilbudet Alternative tilbud Tilbud på deler av oppdraget Adresse og leveringssted for tilbudet Vedståelsesfrist Informasjon om prissetting Avgjørelse av konkurransen Tildelingskriterier med vekting Utdyping av tildelingskriterier Avlysning og avvisning Informasjon om kontrakt Avtaleform og avtaleperiode Forbehold til kontraktsvilkår Vedlegg

3 1 Informasjon om anskaffelsen 1.1 Oppdragsgiver Oslo universitetssykehus (OUS) eies av Helse Sør-Øst og består av de tidligere helseforetakene Aker, Rikshospitalet og Ullevål. Sykehuset leverer spesialisthelsetjenester og ivaretar lands- og regionsfunksjoner. Oslo universitetssykehus har også lokalfunksjoner for Oslos befolkning. Universitetssykehuset er landets største med ca ansatte, og står for en betydelig andel av medisinsk forskning og utdannelse av helsepersonell i Norge. Du kan lese mer om Oslo universitetssykehus på Hovedkjøkkenet Ullevål leverer måltider og kolonialvarer til Ullevål, Radiumhospitalet, Aker og Dikemark. Vi sender ut ca middag daglig til ca 80 avdelinger, og kolonialvarer til ca 200 avdelinger. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang OUS ved innkjøpsavdelingen inviterer med dette til konkurranse for inngåelse av rammeavtale vedrørende kjøp av transportvogner til kjøkkenet ved Ullevål sykehus. Rammeavtalen gjøres under forutsetning av tildeling av økonomiske midler. 1.3 Anskaffelsesprosedyre/kunngjøring Konkurransen avholdes som en konkurranse med forhandling i henhold til lov om offentlig anskaffelser av 16. juli 1999 nr.69 (LOA) med tilhørende forskrift av 7. april 2006 nr. 402 (FOA) del I og del II. Utlysningen er kunngjort i DOFFIN, se Spørsmål vedrørende anskaffelsen Alle spørsmål vedrørende konkurransegrunnlaget må være sendt per e-post til vår kontaktperson innen , kl. 10:00, med tittelen 2014/12384 Transportvogner til kjøkkenet ved Ullevål sykehus. Kontaktperson E-postadresse Jan Sterk jaster@ous-hf.no Spørsmålene vil bli gjennomgått og besvart på en generell og anonymisert måte, og vil bli gjort tilgjengelige via Doffin.no. 1.5 Rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget fram til og med

4 1.6 Etiske betingelser for gjennomføring av konkurransen Det aksepteres ikke at det foregår kommunikasjon mellom aktuell Tilbyder/Tilbyders ansatte og oppdragsgiver/oppdragsgivers ansatte på annen måte en forutsatt i konkurransegrunnlaget og i henhold til FOA. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller avvise aktuell Tilbyder dersom det blir gjort forsøk på å påvirke utfallet. 1.7 Etiske krav til Tilbyder i kontraktsperioden Offentlig sektor er landets største kunde og forbruker, og er en del av den globale handelen med varer og tjenester. Mange av de varene som kjøpes inn kan være produsert under kritikkverdige forhold og Helse Sør-Øst vil derfor stille krav til Tilbyderne om at de varene som skaffes er produsert på en lovlig og etisk forsvarlig måte. Dersom Tilbyderen bruker underleverandør(er) for å oppfylle denne kontrakten, er Tilbyderen forpliktet til å videreføre og bidra til etterlevelse av kravene hos sin(e) underleverandør(er). Avtalevilkårene i Vedlegg 02 vil derfor bli lagt til grunn ved inngåelse av kontrakt. 1.8 Informasjonsplikt om sykehusets policy vedrørende korrupsjon Oslo universitetssykehus HF har et verdigrunnlag der vi ønsker å framstå som en åpen og ansvarlig institusjon. Sykehuset vil ha ledere og medarbeidere som tar ansvar for verdiene kvalitet, trygghet og respekt i sitt daglige arbeid. Klarhet, åpenhet og etterrettelighet er en viktig del av sykehusets omdømme. Kontraktsparter skal bli møtt med respekt, forståelse og kunnskap og bli behandlet upartisk og rettferdig fra sykehusets ansatte. Oslo universitetssykehus HF har opprettet en varslingskanal for å gjøre det enkelt og trygt å varsle om kritikkverdige, uetiske eller ulovlige forhold i virksomheten. Eks. på dette er økonomiske misligheter, korrupsjon, mobbing, trakassering. Oslo universitetssykehus HF tar avstand fra korrupsjon og arbeider for å motvirke korrupsjonshandlinger. Alle våre kontrakter inneholder derfor en varslingsplikt ved mistanke eller kunnskap om korrupsjon. Korrupsjon er misbruk av tillit for å oppnå egne fordeler. Korrupsjon er at noen krever, mottar eller aksepterer et tilbud om utilbørlige fordeler eller belønning i anledning av den stilling, det verv eller oppdrag de innehar. Både den som gir og den som mottar slike ytelser kan straffes for korrupsjon. Alle former for korrupsjon er forbudt. Straffeloven har tre bestemmelser som er særlig viktige i kampen mot korrupsjon. Disse er 276a om korrupsjon, 276b om grov korrupsjon og 276c om påvirkningshandel. Korrupsjon straffes med fengsel i inntil 3 år og i tilfeller av grov korrupsjon er strafferammen inntil 10 år. 1.9 Offentlig innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll Tilbud og anskaffelsesprotokoll kan unntas offentlighet, jf. offentlighetsloven 23, tredje ledd inntil valg av Tilbyder er bestemt. Fra dette tidspunkt kan det begjæres innsyn i disse dokumentene, likevel slik at det skal gjøres unntak for opplysninger som er underlagt lovhjemlet taushetsplikt. Typiske taushetsbelagte opplysninger er informasjon om personlige forhold og konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold (f. eks. produksjonsmetoder, produkter 3

5 under utvikling, kundelister, strategier, analyser, prognoser, enhetspriser, men vanligvis ikke totalpriser). Sammen med originaltilbudet skal Tilbyder levere en elektronisk versjon (CD, minnebrikke, e. l.) hvor taushetsbelagte opplysningene er sladdet (ikke slettet fra dokumentet, men strøket over). Dersom Tilbyder ikke anser noen opplysninger i tilbudet som taushetsbelagt, bes dette bekreftet i tilbudsbesvarelsen Omkostninger Samtlige omkostninger, inkl. eventuelle reise- og møteomkostninger, vareprøver m.v. som påløper i forbindelse med å utarbeide og innlevere tilbudet, må bæres av Tilbyder. Tilbudet blir ikke returnert Tilbyder Befaring Det vil bli avholdt befaring med samtlige Tilbydere for besiktigelse av eksisterende kjøkkenvogner , kl 14:00-15:30 på følgende adresse: Hovedkjøkkenet Ullevål sykehus Bygg 12 Kirkeveien Oslo Ytterligere innkalling til befaring vil ikke bli gitt, og vi ber derfor Tilbyderne om å notere seg denne datoen og adressen for besiktigelsen. Referat fra befaringen vil bli sendt ut til samtlige som har fått tilsendt / lastet ned anbudsdokumentene fra oppdragsgiver. Vi oppfordrer samtlige Tilbydere til å delta på besiktigelsen. Referat fra befaringen vil bli lagt ut på Doffin. Utgifter i forbindelse med befaringen dekkes av den enkelte Tilbyder Utprøving Evalueringen av innkomne tilbud vil foregå i perioden fra tilbudsfrist til informasjon om kontraktstildeling. Ved behov for utprøvning av produkter i denne perioden vil Tilbydere bli kontaktet av Oppdragsgiver for å levere dette til spesifikke mottakere på sykehusene på kort varsel. Det er derfor ønskelig at Tilbyder kan levere 1 stk. kjøkkenvogner til utprøving. Dersom Tilbyder ikke kan levere en kjøkkenvogn til utprøving, forbeholder Oppdragsgiver seg retten til å besiktige kjøkkenvognene som tilbys et annet sted. Demonstrasjon og testing vil skje på en slik måte at kravene til likebehandling, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet ivaretas. Referansesteder for en eventuell besiktigelse skal angis i tilbudet. 4

6 2 Krav til Tilbyderens kvalifikasjoner Tilbyder skal ha en organisasjon som er egnet til å sikre at kontraktsforpliktelsene oppfylles i hele kontraktsperioden. Av denne grunn stilles krav til tekniske kvalifikasjoner og økonomisk og finansiell styrke. Tilbyder skal i sitt tilbud beskrive og dokumentere sine kvalifikasjoner i den rekkefølge og på den måte som etterspørres nedenfor. De Tilbydere som oppfyller de nevnte kvalifikasjonskrav, vil få sine tilbud vurdert. 2.1 Obligatoriske krav Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Tilbyder skal fremlegge skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt. o Skatteattest for skatt o Attest for innbetalt merverdiavgift Attestene skal være utstedt på skjema RF-1244 fra kemner og kommunekasserer. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder. Evt. restanser må forklares/begrunnes. o Utenlandsk Tilbyder må fremlegge tilsvarende bekreftelse på at offentlige skatter og avgifter er betalt i landet hvor Tilbyder har forretningssted. Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Tilbyderen skal ha etisk forsvarlig virksomhet o Dersom Tilbyder siste 5 år er rettskraftig dømt for korrupsjon, bedrageri eller hvitvasking av penger, eller skyldig i straffbare forhold som angår den yrkesmessige vandel, må det i så fall redegjøres for dom og saksforhold. Tilbyder skal være et lovlig etablert foretak. o Norsk Tilbyder skal fremlegge oppdatert firmaattest. o Utenlandsk Tilbyder skal fremlegge attest(er) for lovbestemt registrering i etableringslandet. 2.2 Finansielle kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Tilbyderen skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell soliditet til å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene. o o o o Tilbyder skal fremlegge årsregnskap for de to siste regnskaps år, sammen med revisors årsberetning. Tilbyder vil evt. bli kredittvurdert. For nystartede selskaper skal det leveres regnskap og revisjonsberetning for den tiden selskapet har vært i drift. Det kan inngis bankgaranti som gir en tilsvarende sikkerhet for gjennomføringsevnen. 5

7 2.3 Tekniske/faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Tilbyder skal ha gode kvalifikasjoner og kapasitet relatert til kontraktsforpliktelsene. o Kort beskrivelse av Tilbyderens personell og tekniske enheter som Tilbyderen disponerer over til oppfyllelse av kontrakten. o Liste over de viktigste og mest relevante leveransene de siste 3 år, herunder opplysninger om verdi og/eller tidspunkt, samt navnet på den offentlige eller private mottaker. o Beskrivelse av Tilbyders metoder for kvalitetssikring. o Dersom Tilbyder vil støtte seg på undertilbydere skal det legges fram en forpliktelseserklæring som viser at Tilbyder vil ha rådighet over nødvendige ressurser i hele kontraktsperioden. 6

8 3 Krav til tilbudet 3.1 Språk Tilbud og andre dokumenter i forbindelse med konkurranseprosessen skal være på norsk/svensk/dansk. Brosjyrer og vedlegg som kun finnes på engelsk kan leveres på engelsk. 3.2 Tilbudsformat Komplett tilbud med alle vedlegg skal leveres i 2 eksemplarer i A4-format innsatt i ringperm, systematisert med eget skilleark for de ulike kapitlene. Tilbudet må signeres av person med fullmakt til å forplikte selskapet. Av miljø og lagringshensyn henstilles Tilbyderne om i størst mulig grad å levere tosidig dokumentasjon. I tillegg skal tilbudet leveres elektronisk i pdf-format på CD/minnepenn. Det forutsettes at elektronisk mottatt dokumentasjon er fri for virus og annen ondsinnet kode. Ved uoverensstemmelse mellom papirversjonen og den elektroniske versjonen skal papirversjonen ha forrang. NB! Elektronisk prisskjema skal leveres i Excel format, eller tilsvarende format som takles av Excel. Brosjyrer kan leveres i PDF format. Tilbyder skal sammen med tilbudet levere en elektronisk utgave av tilbudet hvor det som anses å være forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette å vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. 3.3 Strukturering av tilbudet Tilbudsbesvarelsen skal ha følgende inndeling: Inndeling Papirversjon Elektronisk versjon Kapittel 1 Kapittel 2 Kapittel 3 Kapittel 4 Kapittel 5 Tilbudsbrev: Skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for Tilbyder. Se vedlegg 3. Redegjørelse for kvalifikasjonskrav: Utdypning og dokumentasjon av kvalifikasjonskravene. Se kapittel 2 i konkurransegrunnlaget Pris: Utfylt og signert prisskjema vedlegges. Prising gjøres i henhold til punkt 4.2 nedenfor. Redegjørelse for leveransen som tilbys: Utdypning og dokumentasjon av de øvrige tildelingskriteriene foruten pris (se punkt 4.1 og 4.2), samt besvarelse av kravspesifikasjonen. Eventuelt produktinformasjon/brosjyrer <Tilbyderens navn_tilbudsbrev.pdf> <Tilbyderens navn_kvalifikasjonskrav.pdf> <Tilbyderens navn_bilag X_prisinformasjon.xls> <Tilbyderens navn_bilag X_kravspesifkasjon.pdf> <Tilbyderens navn_bilag X_Vedlegg Y.pdf> 7

9 3.4 Alternative tilbud Alternative tilbud aksepteres ikke. 3.5 Tilbud på deler av oppdraget Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av oppdraget. 3.6 Adresse og leveringssted for tilbudet Tilbudet skal være Oslo universitetssykehus i hende innen , kl. 10:00. Postadresse: Leveringsadresse: Jan Sterk Innkjøpsavdelingen Oslo universitetssykehus Postboks 4950 Nydalen 0424 Oslo Jan Sterk Innkjøpsavdelingen Oslo universitetssykehus Forskningsveien 2B, 3. etg Oslo Kontortid Tilbudet skal legges i lukket konvolutt / pakke merket 2014/12384 Transportvogner til kjøkkenet ved Ullevål sykehus - Jan Sterk - Åpnes kun av adressat. Tilbudet kan ikke sendes pr. e-post eller telefaks. Fristen for innlevering av tilbud er absolutt og for sent innkomne tilbud vil bli avvist. Dette gjelder også forsinkelser som skyldes tredjepart (Posten, budfirma, o.s.v.). Tilbyderen har selv risikoen for at tilbudet kommer frem til adressen ovenfor innen tilbudsfristens utløp. 3.7 Vedståelsesfrist Tilbudet er bindende for Tilbyder til 15. desember 2014, kl 15: Informasjon om prissetting Priser skal være i NOK, eks. merverdiavgift, inkl. emballasje, toll, skatter og avgifter og fritt levert Ullevål sykehus. Prisene skal angis som nettopris til Oppdragsgiver. Prisen(e) skal være faste i avtaleperioden. Valutaklausuler aksepteres ikke. Tilbud med valutaklausul vil bli avvist. 8

10 3.8.1 Forbruksmateriell/tilleggsutstyr/reservedeler Eventuelt forbruksmateriell, tilleggsutstyr og/eller reservedeler skal fremkomme av tilbyders prisskjema. Tilbyder må oppgi priser på anbefalte reservedeler Service- og vedlikeholdsavtaler Oppdragsgivers krav til service- og vedlikeholdsavtaler fremkommer av kravspesifikasjonen og alternativene skal prises i prisskjemaet (Oppdragsgiver har ikke bestemt om vi vil inngå serviceavtale) Garanti Tilbyder må oppgi garantitiden for de tilbudte kjøkkenvognene. 9

11 4 Avgjørelse av konkurransen 4.1 Tildelingskriterier med vekting Tildeling av kontrakt vil skje på basis av hvilket tilbud som er det mest økonomisk fordelaktige for oppdragsgiver, vurdert på bakgrunn av kriteriene angitt nedenfor. Det vil bli benyttet en tildelingsmatrise med vekting hvor Tilbyderne gis karakterscore 1-10, med karakter 10 som beste score for det enkelte kriterium. Nr Kriterier Vekting 1 Pris 30 % 2 Kvalitet 40 % 3 Service 20 % 4 Leveringstid 10 % For at Oppdragsgiver skal kunne gjøre en objektiv vurdering av tilbudene må Tilbyderen gi fyldig informasjon i tilknytning til hvert tildelingskriterium i sitt tilbud. Manglende informasjon kan medføre avvising av tilbudet samt påvirke utfallet av kontraktstildelingen. 4.2 Utdyping av tildelingskriterier Det vil bli lagt vekt på forhold som er vesentlige for nevnte tildelingskriterier og momentene listet under tildelingskriteriene er til veiledning for Tilbyder men ikke uttømmende for det enkelte tildelingskriteriet. 1) Pris: Pris på kjøkkenvognene, reservedeler og service 2) Kvalitet: Oppdragsgivers oppfatning av brukervennlighet, materialkvalitet m.m. 3) Service: Responstid ved tilkalling, reservedelslager m.m. 4) Leveringstid: Antall dager / uker leveringstid 4.3 Avlysning og avvisning Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud eller avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, jf. FOA Avlysning kan for eksempel skje ved bortfall av finansiering. Alle avvik og forbehold til konkurransegrunnlaget skal klart fremgå av tilbudsbrevet, være presise, entydige og kunne prisberegnes. Ethvert avvik eller forbehold i forhold til konkurransegrunnlaget, kontrakt eller kravspesifikasjon innebærer en risiko for at Tilbyder eller tilbud må avvises. 10

12 5 Informasjon om kontrakt 5.1 Avtaleform og avtaleperiode Som kontraktsvilkår vil avtalen i henhold til vedlegg 2 bli benyttet. Oppdragsgiver forplikter seg ikke til å kjøpe noe bestemt volum. 5.2 Forbehold til kontraktsvilkår Vedlagte kontraktsvilkår legges til grunn. Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene, vesentlige forbehold vil medføre avvisning, jf. FOA (1) d. og (1) d. Andre forbehold kan medføre avvisning. Dersom Tilbyder ønsker å ta forbehold til noen av kontraktsvilkårene i vedlagte kontraktsforslag, skal forbeholdene sammen med prismessige konsekvenser, konsekvenser for evt. ytelser eller andre forbehold, presiseres i tilbudsbrevet, i henhold til vedlegg 3. Forbehold og avvik skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med Tilbyderene. Forbehold og avvik skal referere til relevante punkt i konkurransegrunnlaget og tas inn i tilbudsbrevet. Vesentlige forbehold og/eller avvik vil føre til at tilbudet avvises. 6 Vedlegg Vedlegg 1 - Kravspesifikasjon Vedlegg 2 Utkast til avtale Vedlegg 3 - Tilbudsbrev Vedlegg 4 - Kontraktsvilkår for etisk handel Vedlegg 5 Etiske retningslinjer for innkjøp og Tilbyderkontakt i Helse Sør-Øst 11