Kommunikasjonsanlegg på Rikshospitalet

Transkript

1 Konkurransegrunnlag for kjøp av Kommunikasjonsanlegg på Rikshospitalet til Oslo universitetssykehus HF Saksnummer 2015/15478 Tilbudsfrist: , kl Befaring: , kl.10.00

2 Innhold 1 Informasjon om anskaffelsen Oppdragsgiver Anskaffelsens formål og omfang Fremdrift Anskaffelsesprosedyre/kunngjøring Spørsmål vedrørende anskaffelsen Rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Etiske betingelser for gjennomføring av konkurransen Informasjonsplikt om sykehusets policy vedrørende korrupsjon Lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter Offentlig innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll Omkostninger Tilbudsbefaring Oppdragsansvarlig Gjennomføring Avtaleperiode og ramme Sted for utførelse Poster som ikke er prissatt Entrepriseform og kontraktstype Krav til Tilbyderens kvalifikasjoner Obligatoriske krav Finansielle kvalifikasjoner Tekniske/faglige kvalifikasjoner Krav til tilbudet Språk Tilbudsformat Strukturering av tilbudet Alternative tilbud Tilbud på deler av oppdraget Forbehold og avvik Adresse og leveringssted for tilbudet Vedståelsesfrist Avgjørelse av konkurransen Tildelingskriterier med vekting Avlysning og avvisning Informasjon om kontrakt Avtaleform og avtaleperiode Forbehold til kontraktsvilkår Vedlegg

3 1 Informasjon om anskaffelsen 1.1 Oppdragsgiver Oslo universitetssykehus HF (OUS) eies av Helse Sør-Øst RHF og består av de tidligere helseforetakene Aker, Rikshospitalet og Ullevål. Sykehuset leverer spesialisthelsetjenester og ivaretar lands- og regionsfunksjoner. OUS har også lokalfunksjoner for Oslos befolkning. Universitetssykehuset er landets største med ca ansatte, og står for en betydelig andel av medisinsk forskning og utdannelse av helsepersonell i Norge. Du kan lese mer om Oslo universitetssykehus på Anskaffelsens formål og omfang OUS inviterer med dette til konkurranse for inngåelse av avtale vedrørende nytt kommunikasjonsanlegg for Rikshospitalet. Rikshospitalet skal skifte sitt eksisterende intercomanlegg. Anlegget skal i hovedsak tilfredsstille tre brukerfunksjoner: - Heisalarm for ca 40 heiser med overvåket to-veis kommunikasjon - Porttelefon for ca 90 dører - tradisjonell Intercom inkludert IP54 apparater ca 400 Det er ønskelig at disse tre funksjonene er integrert i anlegg som også skal ha grensesnitt mot personsøk, telefonsentral, pasientsignal og feilmeldinger til sykehusets SD anlegg. Eksisterende kabling skal gjenbrukes. Brukerterminalene er i dag kablet med cat 5e kabling fra nærmeste kommunikasjonsrom. Kommunikasjonsrommene er bundet sammen med singelmodus fiber. Oppstart er planlagt ca januar 2016 og ferdigstillelse i ca mai Byggherre ber ifbm dette tilbud på basis av NS 8405:2008 og vedlagte beskrivelse. 1.3 Fremdrift Følgende hovedfremdriftsplan legges til grunn for prosjektet: Tilbudsbefaring Tilbudsfrist Kontrahering/Oppstartsmøte Ferdigstillelse/System fysisk ferdig Integrert systemtest Totaltest 1 ferdigstilt 2

4 Prøvedriftsperiode/overtakelsesforretning Entreprenøren skal i tilbudet levere en overordnet tidsplan for arbeidene. Ved avtaleinngåelse skal Entreprenøren i samarbeid med byggherre sette opp en detaljert fremdriftsplan som vil være bindende og dagmulktbelagt. Det tas forbehold om at entreprisekostnad er innenfor budsjettrammene for at byggestart skal kunne realiseres. 1.4 Anskaffelsesprosedyre/kunngjøring Konkurransen avholdes som en konkurranse med forhandling i henhold til lov om offentlig anskaffelser av 16. juli 1999 nr.69 (LOA) med tilhørende forskrift av 7. april 2006 nr. 616 (FOA) del I og del II. Dette er en anskaffelsesprosedyre som tillater forhandlinger. Konkurransen gjennomføres i ett trinn. Det vil si at alle leverandører som ønsker å delta i konkurransen skal levere dokumentasjon på kvalifikasjonskravene, samt ferdigstilt tilbud ved første forsendelse. 1.5 Spørsmål vedrørende anskaffelsen Alle spørsmål vedrørende konkurransegrunnlaget må være sendt per e-post til vår kontaktperson innen , kl. 12:00 med tittelen: Kommunikasjonsanlegg på Rikshospitalet Saksnr. 2015/ Kontaktperson E-postadresse Bjørn Håkon Holmesland bjhhol@ous-hf.no Spørsmålene vil bli gjennomgått og besvart på en generell og anonymisert måte, og vil bli gjort tilgjengelige via Doffin.no. 1.6 Rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget fram til og med , kl. 10: Etiske betingelser for gjennomføring av konkurransen Det aksepteres ikke at det foregår kommunikasjon mellom aktuell Tilbyder/Tilbyders ansatte og oppdragsgiver/oppdragsgivers ansatte på annen måte en forutsatt i konkurransegrunnlaget og i henhold til FOA. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller avvise aktuell Tilbyder dersom det blir gjort forsøk på å påvirke utfallet. 1.8 Informasjonsplikt om sykehusets policy vedrørende korrupsjon Oslo universitetssykehus HF har et verdigrunnlag der vi ønsker å framstå som en åpen og ansvarlig institusjon. Sykehuset vil ha ledere og medarbeidere som tar ansvar for verdiene kvalitet, trygghet og respekt i sitt daglige arbeid. Klarhet, åpenhet og etterrettelighet er en viktig 3

5 del av sykehusets omdømme. Kontraktsparter skal bli møtt med respekt, forståelse og kunnskap og bli behandlet upartisk og rettferdig fra sykehusets ansatte. Oslo universitetssykehus HF har opprettet en varslingskanal for å gjøre det enkelt og trygt å varsle om kritikkverdige, uetiske eller ulovlige forhold i virksomheten. Eks. på dette er økonomiske misligheter, korrupsjon, mobbing, trakassering. Oslo universitetssykehus HF tar avstand fra korrupsjon og arbeider for å motvirke korrupsjonshandlinger. Alle våre kontrakter inneholder derfor en varslingsplikt ved mistanke eller kunnskap om korrupsjon. Korrupsjon er misbruk av tillit for å oppnå egne fordeler. Korrupsjon er at noen krever, mottar eller aksepterer et tilbud om utilbørlige fordeler eller belønning i anledning av den stilling, det verv eller oppdrag de innehar. Både den som gir og den som mottar slike ytelser kan straffes for korrupsjon. Alle former for korrupsjon er forbudt. Straffeloven har tre bestemmelser som er særlig viktige i kampen mot korrupsjon. Disse er 276a om korrupsjon, 276 b om grov korrupsjon og 276 c om påvirkningshandel. Korrupsjon straffes med fengsel i inntil 3 år og i tilfeller av grov korrupsjon er strafferammen inntil 10 år. 1.9 Lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter Forskrift av 8. februar 2008 nr. 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter gjelder ved kjøp av tjenester eller bygg- og anlegg som overstiger 1,6 million kroner eks. mva., jf. forskriften 4. Forskriften gjelder også for kontrakter som omfatter både varer og tjenester (blandede kontrakter) dersom verdien av de aktuelle tjenestene overstiger 1,6 million kroner eks. mva. Formålet med reguleringen er å bidra til at ansatte i virksomheter som utfører tjenester og bygge- og anleggsarbeider for offentlige oppdragsgivere, ikke har dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke, jf. forskriften 1. Tilbyder og eventuelle underleverandør(er) skal på forespørsel fra Oppdragsgiver kunne dokumentere lønns- og arbeidsvilkår til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre nødvendige sanksjoner dersom Tilbyderen eller dennes underleverandør(er) ikke etterlever kravene til lønns- og arbeidsvilkår Offentlig innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll Tilbud og anskaffelsesprotokoll kan unntas offentlighet, jf. offentlighetsloven 23, tredje ledd inntil valg av Tilbyder er bestemt. Fra dette tidspunkt kan det begjæres innsyn i disse dokumentene, likevel slik at det skal gjøres unntak for opplysninger som er underlagt lovhjemlet taushetsplikt. Typiske taushetsbelagte opplysninger er informasjon om personlige forhold og konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold (f. eks. produksjonsmetoder, produkter under utvikling, kundelister, strategier, analyser, prognoser, enhetspriser, men vanligvis ikke totalpriser). 4

6 Sammen med originaltilbudet skal Tilbyder levere en elektronisk versjon (CD, minnebrikke, e. l.) hvor de taushetsbelagte opplysningene er sladdet (ikke slettet fra dokumentet, men strøket over). Dersom Tilbyder ikke anser noen opplysninger i tilbudet som taushetsbelagt, bes dette bekreftet i tilbudsbesvarelsen Omkostninger Samtlige omkostninger, inkl. eventuelle reise- og møteomkostninger, vareprøver m.v. som påløper i forbindelse med å utarbeide og innlevere tilbudet, må bæres av Tilbyder. Tilbudet blir ikke returnert Tilbyder Tilbudsbefaring Det vil bli avholdt tilbyderbefaring med samtlige Tilbydere kl 13:00 på følgende adresse: Sognsvannsveien 20 Oppmøte: Rikshospitalet - Hovedinngang Ytterligere innkalling til befaringen vil ikke bli gitt, og vi ber derfor Tilbyderne om å notere seg denne datoen og adressen for konferansen. Referat fra konferansen vil bli sendt ut til samtlige som har fått tilsendt / lastet ned anbudsdokumentene fra oppdragsgiver. Vi oppfordrer samtlige Tilbydere til å delta på konferansen. Referat fra tilbyderbefaringen vil bli lagt ut på Doffin. Utgifter i forbindelse med tilbyderkonferansen/befaringen dekkes av den enkelte Tilbyder Oppdragsansvarlig Ansvarlig for oppdraget hos byggherren er direktør Oslo Sykehusservice Geir Teigstad som igjen har delegert ansvaret til Knut Neegaard i avdeling Investering og Prosjekt. Byggherrens representant er prosjektleder Espen Bye Gjennomføring Oppdraget gjennomføres etter avtale med byggherrens representant Avtaleperiode og ramme Avtaleperiode vil være fra signering av avtale til ferdigattest med idriftsatt anlegg og overtakelsesforretning Sted for utførelse Sted for utførelse vil være ved Oslo Universitetssykehus HF ved Rikshospitalet. 5

7 1.17 Poster som ikke er prissatt Tilbyder er ansvarlig for å identifisere og innkalkulere alle nødvendige arbeider for å fullføre prosjektet. Poster eller arbeider som ikke er priset i tilbudet vil anses innkalkulert i andre poster, med mindre annet er angitt i tilbudsbrevet Entrepriseform og kontraktstype Tilbudet skal leveres komplett basert på rådgivers beskrivelser og øvrig tilbudsgrunnlag. Det skal gis en fast pris på komplett leveranse på entreprise basert på NS Alle poster i beskrivelsene som har enhetspriser er å oppfatte som regulerbare mengder. Enhetspriser oppgitt i beskrivelser skal inneholde samtlige kostnader for utførelse av postbeskrevet arbeide. Ved eventuelle endrings- og tilleggsarbeider skal enhetspriser benyttes i første omgang. Administrasjonskostnader for utarbeidelse av evt. endrings- og tilleggsvarsel skal være inkludert i enhetsprisen. Om enhetspriser i beskrivelser ikke kan benyttes skal entreprenør gi tilbud eller på forhånd avtale å benytte regningsarbeidenes enhetsprisgrunnlag. Alle priser skal oppgis i NOK eks. mva. 6

8 2 Krav til Tilbyderens kvalifikasjoner Tilbyder skal ha en organisasjon som er egnet til å sikre at kontraktsforpliktelsene oppfylles i hele kontraktsperioden. Av denne grunn stilles krav til tekniske kvalifikasjoner og økonomisk og finansiell styrke. Tilbyder skal i sitt tilbud beskrive og dokumentere sine kvalifikasjoner i den rekkefølge og på den måte som etterspørres nedenfor. De Tilbydere som oppfyller de nevnte kvalifikasjonskrav, vil få sine tilbud vurdert. Det gjøres oppmerksom på at dersom tilbyderen støtter seg på andre foretaks kapasitet for oppfyllelse av kvalifikasjonskravene, må det fremlegges en forpliktelseserklæring eller annen dokumentasjon som viser at tilbyderen har rådighet over de ressursene som tilbyder påberoper seg å disponere. 2.1 Obligatoriske krav Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Tilbyder skal fremlegge attest for skatt og merverdiavgift. o Attest for skatt og merverdiavgift. o Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder. Evt. restanser må forklares/begrunnes. o Utenlandsk Tilbyder må fremlegge tilsvarende bekreftelse på at offentlige skatter og avgifter er betalt i landet hvor Tilbyder har forretningssted. Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Tilbyderen skal ha etisk forsvarlig virksomhet o Dersom Tilbyder siste 5 år er rettskraftig dømt for korrupsjon, bedrageri eller hvitvasking av penger, eller skyldig i straffbare forhold som angår den yrkesmessige vandel, må det i så fall redegjøres for dom og saksforhold. Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Tilbyder skal være et lovlig etablert foretak. o Norsk Tilbyder skal fremlegge oppdatert firmaattest. o Utenlandsk Tilbyder skal fremlegge attest(er) for lovbestemt registrering i etableringslandet. 7

9 2.2 Finansielle kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Tilbyderen skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell soliditet til å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene. o Tilbyder skal fremlegge årsregnskap for det siste regnskaps år, sammen med revisors årsberetning. Det påpekes at regnskapet skal leveres for det Foretaket som leverer tilbudet, med samme organisasjonsnummer. Ved bruk av morselskapsgaranti (vedlegg X)skal regnskapene leveres for morselskapet. o Tilbyder vil evt. bli kredittvurdert. o For nystartede selskaper skal det leveres regnskap og revisjonsberetning for den tiden selskapet har vært i drift. o Det kan inngis bankgaranti som gir en tilsvarende sikkerhet for gjennomføringsevnen. 2.3 Tekniske/faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav o Dokumentasjon Leverandøren skal ha et velfungerende kvalitetssystem, for eksempel i henhold til NS-EN ISO 9001:2002 eller tilsvarende nivå o Attest for firmaets kvalitetssystem/styringssystem utstedt av uavhengige organer som bekrefter at leverandøren oppfyller visse kvalitetssikringsstandarder, eksempelvis ISO 9001:2002 o Oppdragsgiver godtar også annen dokumentasjon som viser at leverandøren har likeverdige kvalitetssikringstiltak. Her må det minimum gis en overordnet beskrivelse av innholdet i systemet herunder en oversikt over kontrollplaner og sjekklister som er relevant for denne kontrakten. Kvalifikasjonskrav Tilbyder skal ha kapasitet relatert til kontraktsforpliktelsene. o Dokumentasjon o Kort beskrivelse av Tilbyderens personell og tekniske enheter som Tilbyderen disponerer over til oppfyllelse av kontrakten. 8

10 Kvalifikasjonskrav Det kreves erfaring fra oppdrag av tilsvarende størrelse og kompleksitet. o Dokumentasjon o Tilbyder skal oppgi referanseprosjekter fra de siste 3 år med opplysning om prosjektets størrelse, oppdragets verdi/art, tidspunktet for utførelse, mottaker (navn, telefon, e-post) 9

11 3 Krav til tilbudet 3.1 Språk Tilbud og andre dokumenter i forbindelse med konkurranseprosessen skal være på norsk. Brosjyrer og vedlegg som kun finnes på engelsk kan leveres på engelsk. 3.2 Tilbudsformat Komplett tilbud med alle vedlegg skal leveres i 2 eksemplarer i A4-format innsatt i ringperm, systematisert med eget skilleark for de ulike kapitlene. Tilbudet må signeres av person med fullmakt til å forplikte selskapet. Av miljø og lagringshensyn henstilles Tilbyderne om i størst mulig grad å levere tosidig dokumentasjon. I tillegg skal tilbudet leveres elektronisk i pdf-format på minnepenn/cd. Det forutsettes at elektronisk mottatt dokumentasjon er fri for virus og annen ondsinnet kode. Ved uoverensstemmelse mellom papirversjonen og den elektroniske versjonen skal papirversjonen ha forrang. NB! Elektronisk tilbudsskjema skal også leveres i Excel format, eller tilsvarende format som takles av Excel. Brosjyrer kan leveres i PDF format. Tilbyder skal sammen med tilbudet levere en elektronisk utgave av tilbudet hvor det som anses å være forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette å vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. 3.3 Strukturering av tilbudet Tilbudsbesvarelsen skal ha følgende inndeling: Inndeling Papirversjon Elektronisk versjon Kapittel 1 Kapittel 2 Kapittel 3 Tilbudsbrev Skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for Tilbyder. Se vedlegg 2.1. Redegjørelse for kvalifikasjonskrav: Utdypning og dokumentasjon av kvalifikasjonskravene. Se kapittel 2 i konkurransegrunnlaget Pris: Utfylte beskrivelser i konkurransegrunnlagets vedlegg 2.2 må vedlegges tilbudet. <Tilbyderens navn_tilbudsskjema.pdf> <Tilbyderens navn_kvalifikasjonskrav.pdf> <Tilbyderens navn_bilag X_prisinformasjon.xls> Kapittel 4 Redegjørelse for leveransen som tilbys: Utdypning og dokumentasjon av de øvrige tildelingskriteriene foruten pris, samt besvarelse av kravspesifikasjonen. <Tilbyderens navn_bilag X_kravspesifkasjon.pdf> 10

12 3.4 Alternative tilbud Hver tilbyder skal levere ett tilbud i henhold til konkurransegrunnlaget. Det er ikke adgang til å gi tilbud på alternative løsninger. For øvrig henvises til beskrivelsen. 3.5 Tilbud på deler av oppdraget Tilbud kun på deler av oppdraget vil bli avvist. 3.6 Forbehold og avvik Det er ikke adgang til å ta forbehold mot grunnleggende elementer i konkurransegrunnlaget. Tilbud som inneholder forbehold av denne art, vil bli avvist. Henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold i den grad de avviker fra foreliggende konkurranseregler og kontraktsbestemmelser. Slike forbehold vil etter all sannsynlighet medføre at tilbudet avvises. Forbehold om regulering av kontraktssum på annen måte enn angitt for den aktuelle kontrakt i Byggherrens sine kontraktsbestemmelser, herunder valutaforbehold, vil medføre avvisning. Forbehold om forskudd vil medføre avvisning. 3.7 Adresse og leveringssted for tilbudet Tilbudet skal være Oslo universitetssykehus i hende innen kl Postadresse: Leveringsadresse: Saksbehandler: Bjørn Håkon Holmesland Innkjøpsavdelingen Oslo universitetssykehus Postboks 4950 Nydalen 0424 Oslo Saksbehandler: Bjørn Håkon Holmesland Innkjøpsavdelingen Oslo universitetssykehus Forskningsveien 2B, 3. etg Oslo Kontortid Tilbudet skal legges i lukket konvolutt / pakke merket 2015/15478 Kommunikasjonsanlegg RH Bjørn Håkon Holmesland -Åpnes kun av adressat. Tilbudet kan ikke sendes pr. e-post eller telefaks. Fristen for innlevering av tilbud er absolutt og for sent innkomne tilbud vil bli avvist. Dette gjelder også forsinkelser som skyldes tredjepart (Posten, budfirma, o.s.v.). Tilbyderen har selv risikoen for at tilbudet kommer frem til adressen ovenfor innen tilbudsfristens utløp. 11

13 3.8 Vedståelsesfrist Tilbudet er bindende for Tilbyder til

14 4 Avgjørelse av konkurransen 4.1 Tildelingskriterier med vekting Tildeling av kontrakt vil skje på basis av hvilket tilbud som er det mest økonomisk fordelaktige for oppdragsgiver, vurdert på bakgrunn av kriteriene angitt nedenfor. Det vil bli benyttet en tildelingsmatrise med vekting hvor Tilbyderne gis karakterscore 1-10, med karakter 10 som beste score for det enkelte kriterium. A Tildelingskriteriene Pris Totalpris B C Vekt Informasjon som tilbudet skal inneholde: 70 % Utfylt tilbudsbrev og prisskjema (konkurransegrunnlagets vedlegg 2) [Opsjonspriser] Tilbudt personells kompetanse og erfaring - Spesielt vektlegges erfaring med tilsvarende prosjekter og anlegg i drift. 20 % Det skal leveres inn CV og referanseprosjekter for Prosjektleder Anleggsleder BAS Av CV skal fremkomme formell utdannelse, arbeidserfaring og referanseprosjekter. Se vedlegg 5. Leveringstid 10 % Angivelse av leveringstid fra undertegning av kontrakt til ferdigstillelse. For at Oppdragsgiver skal kunne gjøre en objektiv vurdering av tilbudene må Tilbyderen gi fyldig informasjon i tilknytning til hvert tildelingskriterium i sitt tilbud. Manglende informasjon kan medføre avvising av tilbudet samt påvirke utfallet av kontraktstildelingen. 4.2 Avlysning og avvisning Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud eller avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, jf. FOA Avlysning kan for eksempel skje ved bortfall av finansiering. Alle avvik og forbehold til konkurransegrunnlaget skal klart fremgå tilbudsskjema, være presise, entydige og kunne prisberegnes. Ethvert avvik eller forbehold i forhold til 13

15 konkurransegrunnlaget, kontrakt eller kravspesifikasjon innebærer en risiko for at Tilbyder eller tilbud må avvises. 5 Informasjon om kontrakt 5.1 Avtaleform og avtaleperiode Som kontraktsvilkår vil vedlagte utkast til kontrakt (vedlegg 3) bli benyttet. Kontrakten er basert på NS 8405:2008, med enkelte endringer. Avtaleperioden vil være fra signering av avtale til ferdigattest med idriftsatt anlegg og overtakelsesforretning. 5.2 Forbehold til kontraktsvilkår Vedlagte kontraktsvilkår legges til grunn. Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene, vesentlige forbehold vil medføre avvisning, jf. FOA (1) d. Andre forbehold kan medføre avvisning. 6 Vedlegg Vedlegg 1 Konkurransegrunnlag (dette dokument) Vedlegg 2 Tilbudsbrev og prisskjema Vedlegg 3 Utkast kontrakt Vedlegg 4 Kravspesifikasjon Vedlegg 5 Mal CV Vedlegg 6 Morselskapsgaranti Vedlegg 7 Forpliktelseserklæring Vedlegg 8 Egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår Vedlegg 9 Krav til etisk handel Vedlegg 10 Etiske retningslinjer for innkjøp og leverandørkontakt i Hels Sør-Øst 14