Konkurransegrunnlag. for. Evaluering og kunnskapsutvikling innen omstilling, styring og ledelse av helseforetak innen Helse Sør-Øst

Transkript

1 Konkurransegrunnlag for Evaluering og kunnskapsutvikling innen omstilling, styring og ledelse av helseforetak innen Helse Sør-Øst Saksnummer: 10/01232 Tilbudsfrist: mandag 7. mars 2011 kl

2 Innhold 1 Informasjon om anskaffelsen Oppdragsgiver Anskaffelsens formål og omfang Anskaffelsesprosedyre/kunngjøring Spørsmål vedrørende anskaffelsen Rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Etiske betingelser for gjennomføring av konkurransen Offentlig innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll Planlagt fremdrift Krav til leverandørens kvalifikasjoner Obligatoriske krav Finansielle kvalifikasjoner Tekniske/faglige kvalifikasjoner Krav til tilbudet Språk Tilbudsformat Strukturering av tilbudet Alternative tilbud Tilbud på deler av oppdraget Leveringsfrist og -sted Vedståelsesfrist Avgjørelse av konkurransen Tildelingskriterier med vekting Utdyping av tildelingskriterier Avlysning og avvisning Informasjon om kontrakt Avtaleform og avtaleperiode Forbehold til kontraktsvilkår Vedlegg

3 1 Informasjon om anskaffelsen 1.1 Oppdragsgiver Helse Sør-Øst RHF er den statlige helseforetaksgruppen som har ansvar for spesialisthelsetjenestene i Østfold, Akershus, Oslo, Hedmark, Oppland, Buskerud, Vestfold, Telemark, Aust-Agder og Vest-Agder. Virksomheten er organisert i et morselskap, Helse Sør-Øst RHF (regionalt helseforetak), med 11 underliggende datterselskaper som er organisert som selvstendige helseforetak med eget resultatansvar og med arbeidsgiveransvar for sine medarbeidere. Foretaksgruppen har omlag medarbeidere (inkl vikarer). Budsjettert omsetning er på om lag 58 milliarder kroner. Hovedkontoret for Helse Sør-Øst RHF ligger på Hamar, samt et administrasjonssted i Skien. For ytterligere informasjon, se Sykehuspartner ble etablert i oktober 2003 som en egen enhet i Helse Sør. Fra 1. juni 2007 er Sykehuspartner en enhet i Helse Sør-Øst RHF. Sykehuspartners innkjøpsavdeling koordinerer og samordner den operasjonelle innkjøpsvirksomheten i helseregionen. Oppdragsgiver for anskaffelsen og kontraktspart vil være Helse Sør-Øst RHF. Viseadministrerende direktør i Helse Sør-Øst vil være ansvarlige for den løpende oppfølging underveis i prosjektet, mens ledergruppen i Helse Sør-Øst vil fungere som styringsgruppe. I tillegg vil det bli etablert en ressursgruppe med representanter fra ansatte, vernetjeneste, brukerorganisasjoner, samt ledelse i de aktuelle helseforetakene. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang I styresak ble det besluttet å iverksette et omstillingsprogram i foretaksgruppen. Styret ønsket samtidig at kunnskapsgrunnlaget for denne typer omstillinger skulle økes, og det ble besluttet at det skulle øremerkes midler til å gjennomføre en følgeevaluering knyttet til gjennomføringen av de endringer som styret vedtok i sak 108. Det grunnleggende formålet er å få analysert om resultater/effekter er i samsvar med de mål som er satt for Omstillingsprogrammet og gjennomføre evalueringsprosessene på en måte som sikrer tilbakeføring av data og kunnskap om omstillingsprosessene til ledelse og styrende organer slik at kunnskapen kan brukes til korreksjon, forbedring og læring underveis i gjennomføring av Omstillingsprogrammet. Styret vektla særlig at evalueringen skal følge den kvalitative utviklingen i pasienttilbudet, samt effekter på arbeidsmiljøet i berørte helseforetak. Det er et ønske at evalueringen og kunnskapsutviklingen bidrar til å styrke forskningsinnsatsen i regionen. De mål og prinsipper som skal legges til grunn for evalueringen av omstillingsprosessen, samt hvilke krav som stilles til aktuelle leverandører, fremkommer i vedlegg 3 Kravspesifikasjon. Her finnes også link til nevnte styresak. 2

4 Oppdragsgiver vil være Helse Sør-Øst RHF. Det er satt av inntil 2,5 millioner NOK inkl. mva per år i tre år til gjennomføring av dette oppdraget. 1.3 Anskaffelsesprosedyre/kunngjøring Konkurransen avholdes som en åpen anbudskonkurranse i henhold til lov om offentlig anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) med tilhørende forskrift av 7. april 2006 nr. 616 (FOA) del III. Utlysningen er kunngjort i DOFFIN/ TED-databasen, se Det er i henhold til FOA ikke anledning til å forhandle om innleverte tilbud. Av denne grunn henstilles leverandørene til å inngi sine beste betingelser i tilbudene. 1.4 Spørsmål vedrørende anskaffelsen Alle spørsmål vedrørende konkurransegrunnlaget må være sendt per e-post til vår kontaktperson innen kl , med tittelen «Konkurranse: Evaluering av omstillingsprosessen i Helse Sør-Øst». Kontaktperson E-postadresse Kate-Mari Hagen Innkjop-sp@sykehuspartner.no Spørsmålene vil bli gjennomgått og besvart på en generell og anonymisert måte, og vil bli gjort tilgjengelige via Doffin.no. 1.5 Rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget fram til og med Etiske betingelser for gjennomføring av konkurransen Det aksepteres ikke at det foregår kommunikasjon mellom aktuell tilbyder/tilbyders ansatte og oppdragsgiver/oppdragsgivers ansatte på annen måte enn forutsatt i konkurransegrunnlaget og i henhold til FOA. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller avvise aktuell leverandør dersom det blir gjort forsøk på å påvirke utfallet. 1.7 Offentlig innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll Tilbud og anskaffelsesprotokoll kan unntas offentlighet, jf. offentleglova 23 tredje ledd inntil valg av leverandør er bestemt. Fra dette tidspunkt kan det begjæres innsyn i disse dokumentene, likevel slik at det skal gjøres unntak for opplysninger som er underlagt lovhjemlet taushetsplikt. Typiske taushetsbelagte opplysninger er informasjon om personlige forhold og konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold (f. eks. produksjonsmetoder, 3

5 produkter under utvikling, kundelister, strategier, analyser, prognoser, enhetspriser, men vanligvis ikke totalpriser). I denne konkurransen ber oppdragsgiver om at tilbyder etter tilbudsfristen lager en versjon av tilbudet hvor de taushetsbelagte opplysningene er sladdet (ikke slettet fra dokumentet, men strøket over). Denne versjonen må være tilgjengelig for oppdragsgiver senest på tidspunktet for kontraktstildeling, ref. punkt 1.8. Oppdragsgiver vil be om denne versjonen dersom behovet oppstår. Dersom tilbyder ikke anser noen opplysninger i tilbudet som taushetsbelagt, bes dette bekreftet i tilbudsbrevet, vedlegg Planlagt fremdrift Tidsplanen er kun ment som et utkast som informasjon til tilbyder og er ikke bindende for oppdragsgiver. 4

6 2 Krav til leverandørens kvalifikasjoner Tilbyder skal ha en organisasjon som er egnet til å sikre at kontraktsforpliktelsene oppfylles i hele kontraktsperioden. Av denne grunn stilles krav til tekniske kvalifikasjoner og økonomisk og finansiell styrke. Tilbyder skal i sitt tilbud beskrive og dokumentere sine kvalifikasjoner i den rekkefølge og på den måte som etterspørres nedenfor. De tilbydere som oppfyller de nevnte kvalifikasjonskrav, vil få sine tilbud vurdert. 2.1 Obligatoriske krav Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Tilbyder skal fremlegge skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt. o Skatteattest for skatt o Attest for innbetalt merverdiavgift Attestene skal være utstedt på skjema RF-1244 fra kemner og kommunekasserer. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder. Evt. restanser må forklares/begrunnes. o Utenlandsk tilbyder må fremlegge tilsvarende bekreftelse på at offentlige skatter og avgifter er betalt i landet hvor tilbyder har forretningssted. Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Leverandøren skal ha etisk forsvarlig virksomhet o Dersom leverandør siste 5 år er rettskraftig dømt for korrupsjon, bedrageri eller hvitvasking av penger, eller skyldig i straffbare forhold som angår den yrkesmessige vandel, må det i så fall redegjøres for dom og saksforhold. Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Tilbyder skal være en lovlig etablert virksomhet. o Norsk tilbyder skal fremlegge oppdatert firmaattest. o Utenlandsk tilbyder skal fremlegge attest(er) for lovbestemt registrering i etableringslandet. Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Tilbyder skal/vil oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. o HMS-egenerklæring i samsvar med forskriftens vedlegg 2 om at tilbyderen oppfyller, eller ved eventuell tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Egenerklæringen skal være medundertegnet av en fra de ansatte i bedriften. 5

7 2.2 Finansielle kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell soliditet til å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene. Dokumentasjon o Årsregnskap for 2009 o Omsetning de siste tre år, totalomsetning og andel av omsetningen med relevans for denne kontrakten 2.3 Tekniske/faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav o Dokumentasjon Tilbyder skal ha gode kvalifikasjoner og kapasitet relatert til kontraktsforpliktelsene. o En oversikt over leverandørens organisasjon inkludert antall ansatte og deres arbeidsområde. o Liste over de viktigste og mest relevante leveransene de siste tre år, samt navnet på den offentlige eller private mottaker. o Dersom tilbyder vil støtte seg på underleverandører/ samarbeidspartnere skal det legges fram en forpliktelseserklæring som viser at tilbyder vil ha rådighet over nødvendige ressurser i hele kontraktsperioden. o Redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem/- styringssystem 6

8 3 Krav til tilbudet 3.1 Språk Tilbud og andre dokumenter i forbindelse med konkurranseprosessen skal være på norsk eventuelt engelsk. 3.2 Tilbudsformat Tilbudet skal leveres i ett eksemplar på papir innsatt i ringperm, systematisert med eget skilleark for de ulike kapitlene, se pkt Tilbudet må signeres av person med fullmakt til å forplikte selskapet. Av miljø og lagringshensyn henstilles leverandørene om i størst mulig grad å levere tosidig dokumentasjon. I tillegg skal det leveres ett eksemplar elektronisk på CD/minnepenn. 3.3 Strukturering av tilbudet Tilbudsbesvarelsen skal ha følgende inndeling: Inndeling Papirversjon Elektronisk versjon Kapittel 1 Kapittel 2 Kapittel 3 Kapittel 4 Bilag 1 i avtalen Kapittel 5 Tilbudsbrev: Skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for tilbyder. Se vedlegg 1. Redegjørelse for kvalifikasjonskrav: Utdypning og dokumentasjon av kvalifikasjonskravene. Se kapittel 2 i konkurransegrunnlaget. Pris: Utfylt og signert prisskjema vedlegges. Se vedlegg 4. Prising gjøres i henhold til pkt. 4 i konkurransegrunnlaget. Redegjørelse for leveransen som tilbys: Utdypning og dokumentasjon av de øvrige tildelingskriteriene foruten pris (se punkt 4.1 og 4.2 i konkurransegrunnlaget), samt besvarelse av vedlegg 3 Kravspesifikasjon. Eventuelt øvrig informasjon <leverandørens navn_tilbudsbrev.pdf> <Leverandørens navn_kvalifikasjonskrav.pdf> <Leverandørens navn_prisinformasjon.xls> <Leverandørens navn_bilag 1_kravspesifkasjon.pdf> <Leverandørens navn_bilag tilleggsinformasjon.pdf> 3.4 Alternative tilbud Alternative tilbud aksepteres ikke. 7

9 3.5 Tilbud på deler av oppdraget Det er ikke anledning til å inngi tilbud kun på deler av oppdraget. Helse Sør-Øst RHF skal inngå kontrakt med en hovedansvarlig for leveransen, og oppfordrer til at det etableres samarbeid med flere fagmiljøer/institusjoner (dersom dette ikke allerede er etablert) som sikrer et best mulig totaltilbud. Det oppfordres også til samarbeid med internasjonale aktører. 3.6 Leveringsfrist og -sted Tilbudet skal være Sykehuspartner i hende innen mandag kl Postadresse: Sykehuspartner Innkjøp v/ Kate-Mari Hagen Postboks Drammen Leveringsadresse: Sykehuspartner Innkjøp v/ Kate-Mari Hagen Vektergården 2. etasje, Grønland Drammen (Kontortid ) Tilbudet skal legges i lukket konvolutt / pakke merket 10/01232 Evaluering/følgeforskning av omstillingsprosessen - Åpnes kun av adressat. Tilbudet kan ikke sendes pr. e-post eller telefaks. Fristen for innlevering av tilbud er absolutt og for sent innkomne tilbud vil bli avvist. Dette gjelder også forsinkelser som skyldes tredjepart. Leverandøren har selv risikoen for at tilbudet kommer frem til adressen ovenfor innen tilbudsfristens utløp. 3.7 Vedståelsesfrist Tilbudet er bindende for tilbyder til

10 4 Avgjørelse av konkurransen 4.1 Tildelingskriterier med vekting Tildeling av kontrakt vil skje på basis av hvilket tilbud som er det mest økonomisk fordelaktige for oppdragsgiver, vurdert på bakgrunn av følgende kriterier: Nr Kriterier Vekt a Oppdragsforståelse og fremgangsmåte 50 b Kompetanse/erfaring, kapasitet og gjennomføringsevne 40 c Økonomi 10 Totalt 100 Hvert av kriteriene vil bli vurdert og karaktersatt på en skala fra 1-6, der 6 er best. Karakter for hvert kriterie og vektingen vil til sammen gi en totalkarakter og den leverandøren med høyest totalkarakter vil bli tildelt oppdraget. 4.2 Utdyping av tildelingskriterier Det vil bli lagt vekt på forhold som er vesentlige for nevnte tildelingskriterier og momentene listet under tildelingskriteriene er til veiledning for tilbyder men ikke uttømmende for det enkelte tildelingskriteriet. Hva som vil bli evaluert under tildelingskriterie a) og b) fremkommer også i Vedlegg 3 Kravspesifikasjon. a) Oppdragsforståelse og fremgangsmåte Med bakgrunn i informasjonen som fremkommer i vedlegg 3 Kravspesifikasjon, skal leverandøren beskrive sin forståelse for hvordan oppdraget kan gjennomføres og komme best til nytte for Helse Sør-Øst. Leverandøren skal også beskrive sitt forslag til løsning av de nevnte problemstillinger i kravspesifikasjonen, redegjøre for hvilke data som må innhentes og hvordan få tilgang til disse og beskrive hvilken metodikk som vil bli benyttet i de ulike fasene av prosessen. Leverandøren skal redegjøre for hvordan kunnskapsoverføring tenkes gjennomført i ulike faser og foreslå et opplegg for en systematisk læringsprosess underveis og hvordan dette kan integreres i lederutviklingsprogrammer i de berørte helseforetak. Leverandøren skal også dokumentere sin deltakelse i forskningsprogrammer, evalueringer og mottatt forskningsfinansiering, samt levere et forslag til gjennomføringsplan. b) Kompetanse/erfaring, kapasitet og gjennomføringsevne Beskrivelsen skal bl.a. inkludere: - Dokumentasjon på egen forskning/ relevante utredningsarbeider - Erfaring med veiledning og forskningsformidling - Erfaring med forskningssamarbeid i nettverk Oppdaterte CV-er på aktuelle ressurser som vil bli benyttet til dette oppdraget skal vedlegges. Dette oppdraget har et stort omfang og strekker seg over flere år. Det er derfor ønskelig at leverandøren dokumenterer sin kapasitet og gjennomførinngsevne i hele avtaleperioden, både mhp. antall og type ressurser som vil bli benyttet, turnover, samt evne til å håndtere store prosjekter over tid. 9

11 c) Økonomi Leverandøren skal inngi en totalpris per år for oppdraget. Denne prisen skal omfatte alle kostnader ved gjennomføring av oppdraget, inkl. reise/oppholdskostnader. I tillegg skal det oppgis timepriser for de relevante ressurskategorier som inngår i tilbudet. Alle priser skal oppgis inkl. mva. 4.3 Avlysning og avvisning Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud eller avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, jf. FOA Avlysning kan for eksempel skje ved bortfall av finansiering. Alle avvik og forbehold til konkurransegrunnlaget skal klart fremgå av tilbudsbrevet, være presise, entydige og kunne prisberegnes. Ethvert avvik eller forbehold i forhold til konkurransegrunnlaget, kontrakt eller kravspesifikasjon innebærer en risiko for at tilbyder eller tilbud må avvises. 10

12 5 Informasjon om kontrakt 5.1 Avtaleform og avtaleperiode Som kontraktsvilkår vil kontrakt for oppdragsforskning bli benyttet, jfr. vedlegg 5. Avtale vil bli inngått så snart som mulig etter at klageperioden er utløpt og gjelde ut 2013, men med mulighet for forlengelse i 1 år eller inntil oppdraget er avsluttet. Opsjon: Det skal være mulighet for å kjøpe andre typer tjenester fra valgt leverandør enn det som omfattes av dette oppdraget, her vil de tilbudte timepriser blir lagt til grunn. 5.2 Forbehold til kontraktsvilkår Vedlagte kontraktsvilkår legges til grunn. Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene, vesentlige forbehold vil medføre avvisning, jf. FOA (1) d. og (1) d. Andre forbehold kan medføre avvisning. Dersom tilbyder ønsker å ta forbehold til noen av kontraktsvilkårene i vedlagte kontraktsforslag, skal forbeholdene sammen med prismessige konsekvenser presiseres i tilbudsbrevet, i henhold til vedlegg 1. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 6 Vedlegg Vedlegg 1 - Tilbudsbrev Vedlegg 2 - HMS- erklæring Vedlegg 3 - Kravspesifikasjon Vedlegg 4 - Prisskjema Vedlegg 5 - Kontrakt 11