Konkurransegrunnlag for kjøp av. Lagring av sensitive dokumenter. til. Oslo universitetssykehus HF

Transkript

1 Konkurransegrunnlag for kjøp av Lagring av sensitive dokumenter til Oslo universitetssykehus HF Saksnummer 2014/16148 Tilbudsfrist: 30. januar 2015 kl.10.00

2 Innhold 1 Informasjon om anskaffelsen Oppdragsgiver Anskaffelsens formål og omfang Anskaffelsesprosedyre/kunngjøring Spørsmål vedrørende anskaffelsen Rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Etiske betingelser for gjennomføring av konkurransen Informasjonsplikt om sykehusets policy vedrørende korrupsjon Lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter Offentlig innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll Omkostninger Krav til Tilbyderens kvalifikasjoner Obligatoriske krav Finansielle kvalifikasjoner Tekniske/faglige kvalifikasjoner Krav til tilbudet Språk Tilbudsformat Strukturering av tilbudet Alternative tilbud Tilbud på deler av oppdraget Adresse og leveringssted for tilbudet Vedståelsesfrist Informasjon om prissetting Avgjørelse av konkurransen Tildelingskriterier med vekting Utdypning av tildelingskriteriet Avlysning og avvisning Informasjon om kontrakt Avtaleform og avtaleperiode Forbehold til kontraktsvilkår Vedlegg

3 1 Informasjon om anskaffelsen 1.1 Oppdragsgiver Oslo universitetssykehus (OUS) eies av Helse Sør-Øst og består av de tidligere helseforetakene Aker, Rikshospitalet og Ullevål. Sykehuset leverer spesialisthelsetjenester og ivaretar lands- og regionsfunksjoner. Oslo universitetssykehus har også lokalfunksjoner for Oslos befolkning. Universitetssykehuset er landets største med ca ansatte, og står for en betydelig andel av medisinsk forskning og utdannelse av helsepersonell i Norge. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang OUS ved innkjøpsavdelingen inviterer med dette til konkurranse for inngåelse av rammeavtale vedrørende kjøp av Sikker lagring av sensitive dokumenter. Se vedlegg 1, Kravspesifikasjon. Rammeavtalen gjøres under forutsetning av tildeling av økonomiske midler. 1.3 Anskaffelsesprosedyre/kunngjøring Konkurransen avholdes som en åpen anbudskonkurranse i henhold til lov om offentlig anskaffelser av 16. juli 1999 nr.69 (LOA) med tilhørende forskrift av 7. april 2006 nr. 616 (FOA) del I og del III. Utlysningen er kunngjort i DOFFIN/ TED-databasen, se Det er i henhold til FOA ikke anledning til å forhandle om innleverte tilbud. Av denne grunn henstilles Tilbyderne til å inngi sine beste betingelser i tilbudene. 1.4 Spørsmål vedrørende anskaffelsen Alle spørsmål vedrørende konkurransegrunnlaget må være sendt per e-post til vår kontaktperson innen 19. januar med tittelen 2014/16148 Lagring av sensitive dokumenter. Kontaktperson E-postadresse Tore L. Syvertsen uxsyvt@ous-hf.no Spørsmålene vil bli gjennomgått og besvart på en generell og anonymisert måte, og vil bli gjort tilgjengelige via Doffin.no. 1.5 Rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget fram til og med 23. januar Etiske betingelser for gjennomføring av konkurransen Det aksepteres ikke at det foregår kommunikasjon mellom aktuell Tilbyder/Tilbyders ansatte og oppdragsgiver/oppdragsgivers ansatte på annen måte en forutsatt i konkurransegrunnlaget og i 2

4 henhold til FOA. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller avvise aktuell Tilbyder dersom det blir gjort forsøk på å påvirke utfallet. 1.7 Informasjonsplikt om sykehusets policy vedrørende korrupsjon Oslo universitetssykehus HF har et verdigrunnlag der vi ønsker å framstå som en åpen og ansvarlig institusjon. Sykehuset vil ha ledere og medarbeidere som tar ansvar for verdiene kvalitet, trygghet og respekt i sitt daglige arbeid. Klarhet, åpenhet og etterrettelighet er en viktig del av sykehusets omdømme. Kontraktsparter skal bli møtt med respekt, forståelse og kunnskap og bli behandlet upartisk og rettferdig fra sykehusets ansatte. Oslo universitetssykehus HF har opprettet en varslingskanal for å gjøre det enkelt og trygt å varsle om kritikkverdige, uetiske eller ulovlige forhold i virksomheten. Eks. på dette er økonomiske misligheter, korrupsjon, mobbing, trakassering. Oslo universitetssykehus HF tar avstand fra korrupsjon og arbeider for å motvirke korrupsjonshandlinger. Alle våre kontrakter inneholder derfor en varslingsplikt ved mistanke eller kunnskap om korrupsjon. Korrupsjon er misbruk av tillit for å oppnå egne fordeler. Korrupsjon er at noen krever, mottar eller aksepterer et tilbud om utilbørlige fordeler eller belønning i anledning av den stilling, det verv eller oppdrag de innehar. Både den som gir og den som mottar slike ytelser kan straffes for korrupsjon. Alle former for korrupsjon er forbudt. Straffeloven har tre bestemmelser som er særlig viktige i kampen mot korrupsjon. Disse er 276a om korrupsjon, 276b om grov korrupsjon og 276c om påvirkningshandel. Korrupsjon straffes med fengsel i inntil 3 år og i tilfeller av grov korrupsjon er strafferammen inntil 10 år. 1.8 Lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter Forskrift av 8. februar 2008 nr. 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter gjelder ved kjøp av tjenester eller bygg- og anlegg som overstiger 1,6 million kroner eks. mva., jf. forskriften 4. Forskriften gjelder også for kontrakter som omfatter både varer og tjenester (blandede kontrakter) dersom verdien av de aktuelle tjenestene overstiger 1,6 million kroner eks. mva. Formålet med reguleringen er å bidra til at ansatte i virksomheter som utfører tjenester og bygge- og anleggsarbeider for offentlige oppdragsgivere, ikke har dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke, jf. forskriften 1. Tilbyder og eventuelle underleverandør(er) skal på forespørsel fra Oppdragsgiver kunne dokumentere lønns- og arbeidsvilkår til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre nødvendige sanksjoner dersom Tilbyderen eller dennes underleverandør(er) ikke etterlever kravene til lønns- og arbeidsvilkår. 3

5 1.9 Offentlig innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll Tilbud og anskaffelsesprotokoll kan unntas offentlighet, jf. offentlighetsloven 23, tredje ledd inntil valg av Tilbyder er bestemt. Fra dette tidspunkt kan det begjæres innsyn i disse dokumentene, likevel slik at det skal gjøres unntak for opplysninger som er underlagt lovhjemlet taushetsplikt. Typiske taushetsbelagte opplysninger er informasjon om personlige forhold og konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold (f. eks. produksjonsmetoder, produkter under utvikling, kundelister, strategier, analyser, prognoser, enhetspriser, men vanligvis ikke totalpriser). Sammen med originaltilbudet skal Tilbyder levere en elektronisk versjon (CD, minnebrikke, e. l.) hvor de taushetsbelagte opplysningene er sladdet (ikke slettet fra dokumentet, men strøket over). Dersom Tilbyder ikke anser noen opplysninger i tilbudet som taushetsbelagt, bes dette bekreftet i tilbudsbesvarelsen Omkostninger Samtlige omkostninger, inkl. eventuelle reise- og møteomkostninger som påløper i forbindelse med å utarbeide og innlevere tilbudet, må bæres av Tilbyder. Tilbudet blir ikke returnert Tilbyder Besiktigelse Som et ledd i evalueringen av tilbudene forbeholder oppdragsgiver seg retten til å besiktige systemene, løsningene og lokalene som tilbys. En evt. besiktigelse vil skje på en slik måte at kravene til likebehandling, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet ivaretas. 4

6 2 Krav til Tilbyderens kvalifikasjoner Tilbyder skal ha en organisasjon som er egnet til å sikre at kontraktsforpliktelsene oppfylles i hele kontraktsperioden. Av denne grunn stilles krav til tekniske kvalifikasjoner og økonomisk og finansiell styrke. Tilbyder skal i sitt tilbud beskrive og dokumentere sine kvalifikasjoner i den rekkefølge og på den måte som etterspørres nedenfor. De Tilbydere som oppfyller de nevnte kvalifikasjonskrav, vil få sine tilbud vurdert. 2.1 Obligatoriske krav Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Tilbyder skal fremlegge skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt. o Skatteattest for skatt o Attest for innbetalt merverdiavgift Attestene skal være utstedt på skjema RF-1244 fra kemner og kommunekasserer. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder. Evt. restanser må forklares/begrunnes. o Utenlandsk Tilbyder må fremlegge tilsvarende bekreftelse på at offentlige skatter og avgifter er betalt i landet hvor Tilbyder har forretningssted. Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Tilbyderen skal ha etisk forsvarlig virksomhet o Dersom Tilbyder siste 5 år er rettskraftig dømt for korrupsjon, bedrageri eller hvitvasking av penger, eller skyldig i straffbare forhold som angår den yrkesmessige vandel, må det i så fall redegjøres for dom og saksforhold. Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Tilbyder skal være et lovlig etablert foretak. o Norsk Tilbyder skal fremlegge oppdatert firmaattest. o Utenlandsk Tilbyder skal fremlegge attest(er) for lovbestemt registrering i etableringslandet. Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Tilbyder skal/vil oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. o HMS-egenerklæring i samsvar med forskriftens vedlegg 2 om at Tilbyderen oppfyller, eller ved eventuell tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Egenerklæringen skal være medundertegnet av en fra de ansatte i bedriften. 5

7 2.2 Finansielle kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Tilbyderen skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell soliditet til å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene. o o o o Tilbyder skal fremlegge årsregnskap for de to siste regnskaps år, sammen med revisors årsberetning. Tilbyder vil evt. bli kredittvurdert. For nystartede selskaper skal det leveres regnskap og revisjonsberetning for den tiden selskapet har vært i drift. Det kan inngis bankgaranti som gir en tilsvarende sikkerhet for gjennomføringsevnen. 2.3 Tekniske/faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav o Dokumentasjon Tilbyder skal ha gode kvalifikasjoner og kapasitet relatert til kontraktsforpliktelsene. o Kort beskrivelse av Tilbyderens personell og tekniske enheter som Tilbyderen disponerer over til oppfyllelse av kontrakten. o Dokumentasjon om utdanning og faglige kvalifikasjoner for firmaet generelt. o Dokumentasjon med opplysninger om utdanning og faglige kvalifikasjoner hos den eller de personer som har ansvaret for å utføre tjenesten (CV vedlegges). o Det er ønskelig med politiattest for medarbeidere som skal håndtere dokumenter fra OUS. o Liste over de viktigste og mest relevante leveransene de siste tre år, herunder opplysninger om verdi og tidspunkt, samt navnet på mottaker. o Dersom Tilbyder vil støtte seg på undertilbyder skal det legges fram en forpliktelseserklæring som viser at Tilbyder vil ha rådighet over nødvendige ressurser i hele kontraktsperioden. o Redegjørelse for det tekniske utstyret som Tilbyderen disponerer over til gjennomføring av kontrakten/oppdraget. o For å være kvalifisert til å tilby, må Riksarkivarens krav til dokumenthåndtering og -lagring være oppfylt. o Det kreves også at fysisk lagring av dokumentene ikke skjer lenger unna enn at kravet til levering av ø-hjelp med bil til OUS kan skje med god tidsmargin. 6

8 3 Krav til tilbudet 3.1 Språk Tilbud og andre dokumenter i forbindelse med konkurranseprosessen skal være på norsk/svensk/dansk. Brosjyrer og vedlegg som kun finnes på engelsk kan leveres på engelsk. 3.2 Tilbudsformat Komplett tilbud med alle vedlegg skal leveres i 3 eksemplarer i A4-format innsatt i ringperm, systematisert med eget skilleark for de ulike kapitlene. Tilbudet må signeres av person med fullmakt til å forplikte selskapet. Av miljø og lagringshensyn henstilles Tilbyderne om i størst mulig grad å levere tosidig dokumentasjon. I tillegg skal tilbudet leveres elektronisk i pdf-format på CD/minnepenn. Det forutsettes at elektronisk mottatt dokumentasjon er fri for virus og annen ondsinnet kode. Ved uoverensstemmelse mellom papirversjonen og den elektroniske versjonen skal papirversjonen ha forrang. NB! Elektronisk prisskjema skal leveres i Excel format, eller tilsvarende format som takles av Excel. Brosjyrer kan leveres i PDF format. Tilbyder skal sammen med tilbudet levere en elektronisk utgave av tilbudet hvor det som anses å være forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette å vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. 3.3 Strukturering av tilbudet Tilbudsbesvarelsen skal ha følgende inndeling: Inndeling Papirversjon Elektronisk versjon Kapittel 1 Kapittel 2 Kapittel 3 Tilbudsbrev: Skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for Tilbyder. Se vedlegg 3 Redegjørelse for kvalifikasjonskrav: Utdypning og dokumentasjon av kvalifikasjonskravene. Se kapittel 2 i konkurransegrunnlaget. Pris: Utfylt og signert prisskjema vedlegges. (Tilbyder må lage dette selv.) <Tilbyderens navn_tilbudsbrev.pdf> <Tilbyderens navn_kvalifikasjonskrav.pdf> <Tilbyderens navn_bilag X_prisinformasjon.xls> Kapittel 4 Kapittel 5 Redegjørelse for leveransen som tilbys: Utdypning og dokumentasjon samt besvarelse av kravspesifikasjonen. Eventuelt produktinformasjon/brosjyrer <Tilbyderens navn_bilag X_kravspesifkasjon.pdf> <Tilbyderens navn_bilag X_Vedlegg Y.pdf> 7

9 3.4 Alternative tilbud Alternative tilbud aksepteres ikke. 3.5 Tilbud på deler av oppdraget Det er anledning til å gi tilbud på deler av oppdraget. Det kan tilbys på somatikk, psykiatri eller begge deler. 3.6 Adresse og leveringssted for tilbudet Tilbudet skal være Oslo universitetssykehus i hende innen 30. januar 2015 kl Postadresse: Leveringsadresse: Tore L. Syvertsen Innkjøpsavdelingen Oslo universitetssykehus Postboks 4950 Nydalen 0424 Oslo Tore L. Syvertsen Innkjøpsavdelingen Oslo universitetssykehus Forskningsveien 2B, 3. etg Oslo Kontortid Tilbudet skal legges i lukket konvolutt / pakke merket 2014/16148 Lagring av sensitive dokumenter Tore L. Syvertsen - Åpnes kun av adressat. Tilbudet kan ikke sendes pr. e-post eller telefaks. Fristen for innlevering av tilbud er absolutt og for sent innkomne tilbud vil bli avvist. Dette gjelder også forsinkelser som skyldes tredjepart (Posten, budfirma, o.s.v.). Tilbyderen har selv risikoen for at tilbudet kommer frem til adressen ovenfor innen tilbudsfristens utløp. 3.7 Vedståelsesfrist Tilbudet er bindende for Tilbyder til 30. april 2015 kl Informasjon om prissetting Priser skal være i NOK, eks. merverdiavgift, fritt levert Oslo universitetssykehus adresser. Prisene skal angis som nettopris til oppdragsgiver. Prisen(e) skal være faste i avtaleperioden (2 år). Valutaklausuler aksepteres ikke. Tilbud med valutaklausul vil bli avvist. 8

10 4 Avgjørelse av konkurransen 4.1 Tildelingskriterier med vekting Tildeling av kontrakt vil skje på basis av hvilket tilbud som er det mest økonomisk fordelaktige for oppdragsgiver, vurdert på bakgrunn av kriteriene angitt nedenfor. Det vil bli benyttet en tildelingsmatrise med vekting hvor Tilbyderne gis karakterscore 1-10, med karakter 10 som beste score for det enkelte kriterium. Nr Kriterier Vekting 1 Totalkostnad 80 % 2 Helhetsvurdering av Sikkerhet Tjenestenivå Rutiner 20 % For at Oppdragsgiver skal kunne gjøre en objektiv vurdering av tilbudene må Tilbyderen gi fyldig informasjon i tilknytning til tildelingskriteriet i sitt tilbud. Manglende informasjon kan medføre avvising av tilbudet samt påvirke utfallet av kontraktstildelingen. 4.2 Utdypning av tildelingskriteriet Totalkostnad Volumer som vil bli lagt til grunn ved vurdering av kostnader for OUS: 1) hyllemeter somatiske journaler. 2) hyllemeter psykiatriske journaler (spesifikasjon for hoveddelen vedlegg X). 3) 1 ordinær levering pr arbeidsdag, gjennomsnittlig 800 journaler pr måned. Alle typer kostnader må spesifiseres (kjøring, fremfinning etc). Tilbakesetting til arkivet må også spesifiseres. 4) Gjennomsnittlig én ø-hjelpslevering (2 timer) pr. arbeidsdag. 5) Vakttelefon/levering på vakttid (beredskap kveld, natt, helg, fri-/helligdager), 0-2 leveranser pr år. 6) nye journaler som skal katalogiseres og flyttes. Kostnaden vil regnes inn i år 1 for avtaleperioden. 7) Box-out kostnader for somatiske journaler ved dagens leverandør vil bli lagt til i prisen for andre tilbydere enn dagens leverandør. 8) Box-out kostnader i ny avtale skal være maks kr 1,- pr kartong/ kr 3,- pr hyllemeter, jfr. Del 4 i Kravspesifikasjonen 4.3 Avlysning og avvisning Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud eller avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, jf. FOA Avlysning kan for eksempel skje ved bortfall av finansiering. Alle avvik og forbehold til konkurransegrunnlaget skal klart fremgå av tilbudsbrevet, være presise, entydige og kunne prisberegnes. 9

11 Ethvert avvik eller forbehold i forhold til konkurransegrunnlaget, kontrakt eller kravspesifikasjon innebærer en risiko for at Tilbyder eller tilbud må avvises. 10

12 5 Informasjon om kontrakt 5.1 Avtaleform og avtaleperiode Som kontraktsvilkår vil vedlagte avtalevilkår, vedlegg 2 bli benyttet. For rammeavtalen er avtaleperioden 2 år, med mulighet for årlig prolongering i inntil 2 år. Oppdragsgiver forplikter seg ikke til å kjøpe noe bestemt volum innenfor det enkelte område i avtaleperioden. 5.2 Forbehold til kontraktsvilkår Vedlagte kontraktsvilkår legges til grunn. Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene, vesentlige forbehold vil medføre avvisning, jf. FOA (1) d. og (1) d. Andre forbehold kan medføre avvisning. Dersom Tilbyder ønsker å ta forbehold til noen av kontraktsvilkårene i vedlagte kontraktsforslag, skal forbeholdene sammen med prismessige konsekvenser, konsekvenser for evt. ytelser eller andre forbehold, presiseres i tilbudsbrevet, i henhold til vedlegg 3. Forbehold og avvik skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med Tilbyderne. Forbehold og avvik skal referere til relevante punkt i konkurransegrunnlaget og tas inn i tilbudsbrevet. Vesentlige forbehold og/eller avvik vil føre til at tilbudet avvises. 6 Vedlegg Vedlegg 1 - Kravspesifikasjon Vedlegg 2 - Utkast til rammeavtale Vedlegg 3 - Tilbudsbrev Vedlegg 4 - Kartlegging av psykiatri Vedlegg 5 - Egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår Vedlegg 6 - HMS- erklæring Vedlegg 7 - Etiske retningslinjer for innkjøp og Tilbyderkontakt i Helse Sør-Øst 11