Gå tilbake til leksjonen

Transkript

1 Dette bildet kan ikke vises for øyeblikket. Gå tilbake til leksjonen Live Preview AutoFocus Junglemap NanoLearning 2008 Du har fått et problem. Oppdragsgiver er misfornøyd, hevder han ikke har fått tabellene og vil ikke betale for oppdraget. Medarbeideren som utførte arbeidet er i Malawi og er utilgjengelig. Gruppen din har vært nøye med arkivering. Du er derfor sikker på at du vil finne den dokumentasjonen du trenger i WebSak. Leksjonen tar et par minutter å gjennomføre. Du vet at saksnummeret (arkivsaksid), er den enkleste måten å finne en sak på. Skriv saksnummeret i feltet «ArkivsakID» og trykk på Søk. Du husker ikke saksnummeret, og velger å søke på ord i tittel. Du kan søke på ord i sakstittel og i journalposttittel. + Et pluss som søketegn foran et ord gir treff på alt som inneholder dette ordet. En del av et ord kan gi bedre treff enn et helt ord. Du velger å sette inn flere ord etter hverandre med + foran hvert av dem. Det gir færre og mer relevante treff. Rekkefølgen for ordene spiller ingen rolle. Merk at + tegnet må stå helt inntil ordet og det må være et mellomrom mellom hvert ord. WebSak vil hente frem alle sakene som har disse ordene registrert i feltene. Uten søketegn, antar WebSak at det du har skrevet inn er tittelen. Bruk av store og små bokstaver har ingen betydning.

2 Får du mer enn 100 treff spør WebSak om du vil se alle. Svarer du nei gir Websak deg en treffliste på 100 treff. I denne listen finner du de nyeste registreringene valgt ut etter arkivsaksid og dokumentid. Leter du etter en ny journalpost i en eldre sak er det klokt å avgrense søket med dato. Se Avansert søk i en senere leksjon. Du kan på samme måte søke på navn i avsender/mottaker feltet. Da finner du frem også om du ikke husker hele navnet riktig. - Et minus foran et ord betyr at dette ordet ikke skal være med i navnet. Minus kan brukes på samme måte i sakstittel og i journalposttittel. Når du har fått opp en liste over søkeresultatet kan du se på hver enkelt post ved å dobbeltklikke på den. For å gå tilbake til søkeresultatet klikker du på knappen «Siste søk» på menyraden. Obs! Ikke bruk «Tilbake»-knappen. Den tar deg ut av WebSak, ikke tilbake til forrige bilde. I WebSak finner du at tabellene ble oversendt til avtalt tid og til den adressen oppdragsgiver hadde satt opp. Du ringer oppdragsgiver, tilbyr å sende tabellene på ny, og problemet er ute av verden. Leksjonen er nå ferdig, og du kan lukke vinduet. Du kan starte/repetere leksjoner fra listen under. Leksjon Hvordan søke i WebSak WebSak hjelper deg Hvordan overføre en e-post til WebSak Å motta post Hvordan opprette en ny saksmappe En sak - hva er det? Hva skal arkiveres? Hva kan arkivet gjøre for deg? Å svare på et brev Skrive et utgående brev

3 Hvordan skjerme opplysninger i WebSak Offentlig journal og krav om innsyn Statuskoder og merknader i WebSak Import og avansert søk i WebSak Leder og WebSak Vis leksjonsliste Skriv ut leksjonen Powered by Junglemap NanoLearning

4 Dette bildet kan ikke vises for øyeblikket. Gå tilbake til leksjonen Live Preview AutoFocus Junglemap NanoLearning 2008 Har du mange tidsfrister å holde rede på? Er du klar over at WebSak kan hjelpe deg med å takle disse? Leksjonen tar et par minutter å gjennomføre. Registreres det en tidsfrist i OBS-feltet på saksmappen, varsler WebSak deg med epostvarsling når denne datoen nærmer seg. Særlig nyttig når du har frister som er langt frem i tid. Send en e-post til arkivet@ssb.no om ønsket frist, eller du kan gjøre det selv. Du får frem et hjelpeskjermbilde hvor du kan skrive inn dato på formen dd.mm.åååå. Du kan også legge inn en forklarende kommentar. Står det allerede noe i feltene, send ønske om ønsket frist til arkivet@ssb.no. Ikke endre det som står der. Større bilde Du kan ta ut en liste over varsler som er registret på saksmapper som du er ansvarlig for, og bruke listen til å planlegge arbeidet fremover. Du velger selv tidsperioden du vil se på. For inngående brev settes det en forfallsdato i WebSak. Du kan registrere den dato som er avtalt og gjelder i saken. Alternativt setter WebSak inn en dato som er 21 dager frem i tid i samsvar med Forvaltningsloven.

5 Til venstre på arbeidsflaten i WebSak finner du arbeidskurvene dine. De vanligste er: Innboksen er en nyhetskurv og samler de brev som du er ansvarlig for å svare på. Brevene blir liggende i denne kurven i 30 dager. Restansekurven samler de brev som du er ansvarlig for å svare på. De blir liggende her frem til de er avskrevet. I Forfallskurven finner du de brevene du burde ha svart på, men hvor forfallsdatoen nærmer seg, eller er passert. Brevene blir liggende i denne kurven frem til de er avskrevet i WebSak. NB: Forfallskurven vises bare når det er noe i den. Konseptkurven inneholder de brevene du er i gang med å skrive, men som ikke er ferdige ennå. De forsvinner fra kurven når du setter journalposten i status F. Det kommer mer om bruk av journalstatus i en senere leksjon. Mine saker samler de sakene som du er ansvarlig for å følge opp. Sakene blir liggende i denne kurven frem til sakene er registrert som avsluttet. Favorittkurven kan du bruke til å samle de sakene og de journalpostene du er interessert i å ha lett tilgang til. Innholdet i favorittkurven styrer du selv. Du kan kopiere lenker til saker og journalposter som du har i andre kurver og legge disse i favorittkurven din ved å peke på lenken du vil kopiere, høyreklikke, og velge Legg til favoritter fra den menyen du da får frem. Tilsvarende kan du fjerne en lenke fra favorittkurven din ved å peke på den du vil fjerne, høyreklikke, og velge Fjern fra favoritter fra menyen du får frem. Du kan selv styre oppdatering av kurvene dine ved å peke på kurvområdet, høyreklikke, og velge Oppdatér tellere/kurvliste. Hvis du klikker på + tegnet foran en kurv, får du opp en liste over alt kurven inneholder. Velger du en linje i listen, henter WebSak frem

6 det innholdet den aktuelle linjen viser til. Noen kurver vises også om de er tomme. Andre kurver kan være satt opp slik at de bare synes når det er innhold i dem. Arkivet kan lage nye kurver om det er behov for det. Ta kontakt. Leksjonen er nå ferdig, og du kan lukke vinduet. Du kan starte/repetere leksjoner fra listen under. Leksjon Hvordan søke i WebSak WebSak hjelper deg Hvordan overføre en e-post til WebSak Å motta post Hvordan opprette en ny saksmappe En sak - hva er det? Hva skal arkiveres? Hva kan arkivet gjøre for deg? Å svare på et brev Skrive et utgående brev Hvordan skjerme opplysninger i WebSak Offentlig journal og krav om innsyn Statuskoder og merknader i WebSak Import og avansert søk i WebSak Leder og WebSak Vis leksjonsliste Skriv ut leksjonen Powered by Junglemap NanoLearning

7 Dette bildet kan ikke vises for øyeblikket. Gå tilbake til leksjonen Live Preview AutoFocus Junglemap NanoLearning 2008 Tror du at internkonvolutten, som du har liggende klar i en skuff i skrivebordet, er kjappeste vei til arkivering av e-post og elektroniske dokument, tar du feil. Den blå WebSak-pila i Outlook er kjappere enn det. Leksjonen tar et par minutter å gjennomføre. Slik gjør du det: 1. I Outlook markerer du meldingen du skal overføre til WebSak. 2. Velg arkfanen Tillegg og klikk på den blå pila som styrer overføring til WebSak. 3. Vinduet for Acos Enkelsak kommer opp. Enkelsak er programmet som gjør overføringen. Kryss av for Vis full versjon om du får få felter frem. Større bilde ArkivsakID skal fylles inn med saksnummer dersom det alt finnes en saksmappe for saken. Gjelder det et nytt saksforhold skal du ikke fylle inn saksnummer. Deretter kan du trykke på knappen nederst til høyre, merket "Kopier til WebSak", vente litt til du får bekreftet lagring i WebSak. Når dokument er overført til Websak lukkes dialogboksen automatisk. Normalt skal WebSak deretter startes automatisk direkte i journalposten du nettopp har opprettet. Større bilde

8 Her kan du sjekke at alle opplysninger er riktige og foreta nødvendige endringer. Dersom e-postmeldingen har vedlegg, er det viktig at du vurderer hvordan du vil at disse skal legges inn. For e-posten og for vedleggene finnes det avkryssingsbokser, to for hvert dokument. WebSak antar at e-postmeldingen skal være hoveddokument, og har derfor kryss for hoveddokument for denne. Dette kan du endre, men vær oppmerksom på at kun ett dokument kan være hoveddokument. Større bilde I utgangspunktet er det satt sett en hake for hvert dokument for at disse skal være med over i WebSak. Hvis du ikke ønsker at et eller flere dokument skal være med over, fjernes krysset for disse. Klikk på knappen Kopier til WebSak og e- postmeldingen med vedlegget kopieres til WebSak. Normalt skal WebSak deretter startes automatisk direkte i journalposten du nettopp har opprettet. Her kan du sjekke at alle opplysninger er riktige og foreta nødvendige endringer. Bruk Enkelsak både for e-post du får inn fra andre, og for e-post du sender ut. Brev du skal sende på papir kan du skanne på skriveren og bruke e-posten du får til å legge inn i WebSak. Sjekk også da at du har riktig verdi i felt 3 før du overfører til Websak. Leksjonen er nå ferdig, og du kan lukke vinduet. Du kan starte/repetere leksjoner fra listen under. Leksjon Hvordan søke i WebSak WebSak hjelper deg Hvordan overføre en e-post til WebSak Å motta post Hvordan opprette en ny saksmappe En sak - hva er det? Hva skal arkiveres? Hva kan arkivet gjøre for deg? Å svare på et brev Skrive et utgående brev

9 Hvordan skjerme opplysninger i WebSak Offentlig journal og krav om innsyn Statuskoder og merknader i WebSak Import og avansert søk i WebSak Leder og WebSak Vis leksjonsliste Skriv ut leksjonen Powered by Junglemap NanoLearning

10 Dette bildet kan ikke vises for øyeblikket. Gå tilbake til leksjonen Live Preview AutoFocus Junglemap NanoLearning 2008 WebSak varsler deg når du blir satt opp som saksbehandler på et dokument som nylig er mottatt i SSB. Varslingen kommer til deg i det dokumentet er ferdig registrert av arkivet, og du er blitt satt som saksbehandler. Meldingen sendes automatisk av WebSak, og forteller deg hvilken sak det gjelder og inneholder en lenke til den aktuelle journalposten i WebSak. Kopimottakere varsles også. Leksjonen tar et par minutter å gjennomføre. Alternativt varsles du idet seksjonssjef, eller en annen som har ansvar for og rettighet til å fordele oppgaver gjennom WebSak, setter deg opp som saksbehandler. Vær oppmerksom på at dersom inngående dokumenter har vært innom fagseksjonen før arkivet får dem, kan du risikere å få varsel på et dokument du allerede er kjent med. Større bilde Er du ikke rett mottaker av dokumentet, send e-post til arkivet. All inngående arkivverdig post til SSB blir registrert i WebSak før den videresendes for saksbehandling. Innkommet post registreres samme dag. Post som kommer på papir skannes og legges i WebSak i PDF-format. Har du mottatt brev direkte til deg på papir, og som burde vært registrert, må du alltid umiddelbart levere brevet til arkivet for registrering og skanning. Ikke vent til dagen etter eller til saken er ferdig behandlet. Haster det kan du også skanne brevet på

11 skriveren og sende e-posten du mottar til eller overfør e-posten til WebSak selv. Se leksjonen Hvordan overføre en e-post til WebSak som du finner i leksjonslisten på siste side. Send uansett originalen til arkivet. Leksjonen er nå ferdig, og du kan lukke vinduet. Du kan starte/repetere leksjoner fra listen under. Leksjon Hvordan søke i WebSak WebSak hjelper deg Hvordan overføre en e-post til WebSak Å motta post Hvordan opprette en ny saksmappe En sak - hva er det? Hva skal arkiveres? Hva kan arkivet gjøre for deg? Å svare på et brev Skrive et utgående brev Hvordan skjerme opplysninger i WebSak Offentlig journal og krav om innsyn Statuskoder og merknader i WebSak Import og avansert søk i WebSak Leder og WebSak Vis leksjonsliste Skriv ut leksjonen Powered by Junglemap NanoLearning

12 Dette bildet kan ikke vises for øyeblikket. Gå tilbake til leksjonen Live Preview AutoFocus Junglemap NanoLearning 2008 Er du en av dem som ringer arkivet for å få nytt saksnummer til en oppgave du skal jobbe med? Dette er noe du har lov til å opprette selv og enkelt kan ordne. Leksjonen tar et par minutter å gjennomføre. Slik gjør du det: 1. Trykk på knappen Ny sak på verktøylinjen. Saksfeltene blir tomme og WebSak er klar til å registrere en ny arkivsak. 2. Fyll ut feltet Tittel. Gi saken et navn/tittel som gir en god beskrivelse av hva saken gjelder. Men tenk over at journalinformasjon legges ut på offentlig journal. Ikke vær for konkret i de tilfeller hvor diskresjon er på sin plass. Det handler om å finne en god balanse mellom å gi en dekkende beskrivelse av saken uten samtidig å avdekke konfidensiell informasjon. 3. Lagre arkivsaken. Arkivsaken har nå fått et saksnummer (ArkivsakID), f. eks 09/403 og du får tilgang til å registrere journalposter og dokumenter i denne saken. Før du oppretter en ny saksmappe må du være helt sikker på at denne ikke eksisterer fra før. Sjekk dette ved å foreta et søk, se leksjon Søking i WebSak (se leksjonslisten neste side). Dersom det ikke finnes en saksmappe fra før, kan du opprette en ny mappe. Opprett gjerne en sak før du begynner å skrive brev i saken. Da har du riktig saksnummer (arkivsaksid) som du kan bruke som referanse.

13 Leksjonen er nå ferdig, og du kan lukke vinduet. Du kan starte/repetere leksjoner fra listen under. Leksjon Hvordan søke i WebSak WebSak hjelper deg Hvordan overføre en e-post til WebSak Å motta post Hvordan opprette en ny saksmappe En sak - hva er det? Hva skal arkiveres? Hva kan arkivet gjøre for deg? Å svare på et brev Skrive et utgående brev Hvordan skjerme opplysninger i WebSak Offentlig journal og krav om innsyn Statuskoder og merknader i WebSak Import og avansert søk i WebSak Leder og WebSak Vis leksjonsliste Skriv ut leksjonen Powered by Junglemap NanoLearning

14 Dette bildet kan ikke vises for øyeblikket. Gå tilbake til leksjonen Live Preview AutoFocus Junglemap NanoLearning 2008 Arkivet får ofte spørsmålet: Hva er en sak? Ordboka sier at begrepet sak brukes i offentlig saksbehandling om en oppgave som skal løses, en tvist som skal behandles i rettsapparatet eller en henvendelse som må besvares. I WebSak er en sak det redskapet du har til å holde digitale dokumenter samlet. På samme måte som du ville satt papirer i en mappe eller i en ringperm når du vet at de hører sammen. Leksjonen tar et par minutter å gjennomføre. En sak er en digital mappe som inneholder alle dokumentene som arkiveres om et bestemt forhold. Saken er dermed det verktøyet du har til å holde orden i dokumentmengden. Det er vanlig å lage en sak for et prosjekt, en høring eller et oppdrag. Snakk med dem du samarbeider med for å finne en god struktur som letter arbeidet. For statistiske undersøkelser som gjennomføres årlig, er det gjerne fornuftig å ha en ny sak hvert år. Det kan være klokt å fordele på flere saker dersom du vet at det samlede volum dokumentasjon blir stort. Mange lager en sak for hvert kvartal eller for hver måned for de undersøkelser hvor dette gir en god struktur på dokumentasjonen. Større bilde Metadata på saksnivå er viktige søkekriterier når du eller andre senere har behov for å hente saken frem igjen. Større

15 ArkivsaksID ( Saksnummer ) er en unik identitetskode WebSak tildeler saken når du oppretter en ny sak. Se leksjon Hvordan opprette en ny saksmappe. Du finner lenke til denne i leksjonslisten på siste side. bilde Sakstittel er det viktigste feltet for senere søking. Den skal beskrive saken og ha en kort og grei form, samtidig som den skal bidra til at du kan se forskjell på denne og andre saker. Ikke legg taushetspliktige opplysninger i sakstittelen. Saksansvarsfeltet forteller hvem som har ansvaret for saken. Dette innebærer et overordnet ansvaret for hele saken. I SSB er ofte saksansvarlig og saksbehandler den samme, men arbeidet med de enkelte dokumentene kan fordeles til andre medarbeidere. Se neste punkt. Tallkode for seksjon og initialer for saksansvarlig fremgår, og er viktig for senere søking. En sak kan inneholde en eller flere journalposter. En journalpost inneholder viktige metadata om et hoveddokument med eventuelle vedlegg. Journalposttittelen er viktig for søking og skal beskrive innholdet i dette brevet/notatet. Den skal ikke være en kopi av sakstittelen. Saksbehandler er den som har ansvaret for å behandle dette hoveddokumentet med vedlegg. I SSB er ofte saksansvarlig og saksbehandler den samme. Større bilde Andre viktige metadata for en journalpost er følgende: Brevdato som er den dato som fremgår av dokumentet. Avsender/mottaker er den som sender en henvendelse til SSB eller er mottaker av dokument SSB har sendt. Journalposter plasseres i WebSak i en av 4 hovedgrupper:

16 Inngående dokument (I): Dokumenter som er sendt til SSB av en ekstern avsender Utgående dokument (U): Dokumenter som sendes ut av SSB til en ekstern mottaker Notat til behandling (N): Internt dokument hvor det forventes at intern mottaker svarer. Brukes blant annet når faglig råd innhentes fra flere seksjoner før svar til ekstern mottaker skrives. Notat som ikke skal behandles (X): Internt dokument hvor det ikke forventes et svar. Brukes blant annet for referater og reiserapporter. Doktype S brukes ikke i SSB. En journalpost kan inneholde ett eller flere dokumenter. Når et brev har flere vedlegg regnes brevet som ett dokument (hoveddokument) og hvert vedlegg som egne dokumenter. Elektroniske dokumenter i WebSak er vanligvis pdf-, word-, excel- eller e-postfiler. Leksjonen er nå ferdig, og du kan lukke vinduet. Du kan starte/repetere leksjoner fra listen under. Leksjon Hvordan søke i WebSak WebSak hjelper deg Hvordan overføre en e-post til WebSak Å motta post Hvordan opprette en ny saksmappe En sak - hva er det? Hva skal arkiveres? Hva kan arkivet gjøre for deg? Å svare på et brev Skrive et utgående brev Hvordan skjerme opplysninger i WebSak Offentlig journal og krav om innsyn Statuskoder og merknader i WebSak Import og avansert søk i WebSak Leder og WebSak Vis leksjonsliste Skriv ut leksjonen Powered by Junglemap NanoLearning

17

18 Dette bildet kan ikke vises for øyeblikket. Gå tilbake til leksjonen Live Preview AutoFocus Junglemap NanoLearning 2008 Arkivloven med forskrifter regulerer hva som skal arkiveres. SSB må, som statlig virksomhet, følge de krav dette lovverket stiller. Det er krav om arkivering dersom: Dokumentet er gjenstand for saksbehandling. Dokumentet har verdi som dokumentasjon. Hvis ett av kriteriene er oppfylt har man plikt til å arkivere dokumentet. Leksjonen tar et par minutter å gjennomføre. SSBs egne behov for sporbarhet samfaller med lovverket. For å kunne følge opp saksforhold, trenger vi dokumentasjonen som er grunnlaget for, og resultatet av, de aktiviteter og transaksjoner vi deltar i. Vi må dokumentere hva vi gjør og hvorfor vi gjør det. Alle dokumenter som har betydning i slik sammenheng må arkiveres. Samtidig må vi unngå å ta vare på alt. Godt skjønn er viktig. I SSB har vi følgende ordning: Oppgaver som leveres til statistikkene, arkiveres i statistikksystemene. Dokumentasjon som gjelder administrasjon av undersøkelser samt oppfølging av avvik i forhold til oppgaveplikt skal arkiveres i WebSak. Dokumenter for øvrige saksforhold skal arkiveres i WebSak.

19 Arkivet anbefaler at seksjonene lager seg sjekklister for hva som skal arkiveres. For enkle oppdrag hvor SSB tilrettelegger eksisterende data etter oppdragsgivers behov kan listen være slik: Forespørsel om datauttrekk. Avklaring av hvilke behov oppdragsgiver har. Tilbud med forslag til datauttrekk med forklaring av variable. Bekreftelse på bestilling. Bekreftelse for at datauttrekk er sendt med kopi av tabeller. Større bilde Sjekklister setter minimumskrav til arkivering. Dokumenter som ikke står på listen, men som er viktige i saken, må også arkiveres. For noen områder er det laget sjekklister som er felles for hele SSB. Krav til arkivering når det gjelder opprettelse av nytt register er en av disse. For opprettelse av nytt register skal følgende arkiveres: Undertegnet meldeskjema for registeret/undersøkelsen. Informasjonsbrev til oppgavegiver/ intervjuobjekter. Ett eksempelbrev for alle brev skal være med. Spørreskjema for undersøkelsen. Ett eksempelskjema for alle skjema skal være med. Liste over registervariable. På noen områder stiller omverdenen konkrete krav til SSBs arkivering. Dette gjelder blant annet for anskaffelser til SSB. Som en stor statlig innkjøper er det viktig at vi kan dokumentere at vi opptrer i samsvar med gjeldende regelverk når det gjelder anskaffelser og innkjøp. Riksrevisjonen stiller klare krav til hva vi skal arkivere i anskaffelsessaker og følger opp slike forhold. Alle anskaffelsene som har avtaleverdi kr eller mer krever dokumentert konkurranse

20 eller en protokoll som forklarer direkte kjøp uten konkurranse. Alle konkurranser som krever dokumentasjon skal kjøres via SSBs nye konkurransegjennomføringsverktøy (KGV). KGV kontrollerer at nødvendig dokumentasjon foreligger. KGV er ikke et arkiv. Dokumentasjonen som er midlertidig lagret i KGV, må lastes ned og arkiveres i Websak. Tilbud skal som regel inneholde følgende: Dok 1 Signert tilbudsbrev med aksept på vilkår i konkurransegrunnlaget Dok 2 Kort beskrivelse av leverandøren Dok 3 Beskrivelse av leveransen Dok 4 Utfylt prisskjema Dok 5 Påbudt dokumentasjon iht. kvalifikasjonskrav (skatteattest, merverdiavgiftsattest, HMS-attest, kredittvurdering, egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår, kvalitestsikringssystem, miljøprofil, referanser,cver, andre tekniske og faglige kvalifikasjoner) Dok 6 Sladdet versjon av tilbudet i PDFformat hvor leverandøren har sladdet det som anses å være forretningshemmeligheter. Dokumentasjonen varierer etter type og størrelse på konkurransen. Konkurransegrunnlag, viktig korrespondanse, møtereferater, avtale,(+ sikkerhetsavtale) og protokoll skal også arkiveres. Leksjonen er nå ferdig, og du kan lukke vinduet. Du kan starte/repetere leksjoner fra listen under. Leksjon Hvordan søke i WebSak WebSak hjelper deg Hvordan overføre en e-post til WebSak Å motta post Hvordan opprette en ny saksmappe En sak - hva er det? Hva skal arkiveres? Hva kan arkivet gjøre for deg? Å svare på et brev Skrive et utgående brev Hvordan skjerme opplysninger i WebSak

21 Offentlig journal og krav om innsyn Statuskoder og merknader i WebSak Import og avansert søk i WebSak Leder og WebSak Vis leksjonsliste Skriv ut leksjonen Powered by Junglemap NanoLearning

22 Dette bildet kan ikke vises for øyeblikket. Gå tilbake til leksjonen Live Preview AutoFocus Junglemap NanoLearning 2008 SSB har elektronisk arkiv. Det gjør hverdagen lettere for deg. Du kan enkelt søke og hente frem saksdokumenter du har behov for å lese, og er ikke avhengig av åpningstider og hjelp fra andre. Du kan selv arkivere dokumenter i WebSak, få kontroll over hvilke dokumenter som lagres og hvordan sakene du er ansvarlig for er ordnet. Leksjonen tar et par minutter å gjennomføre. Når du har ansvaret for en sak, er du den som best kan vurdere om: Dokumentet er gjenstand for saksbehandling. Dokumentet har verdi som dokumentasjon. Arkivet og andre kan gi råd, men det er du som kjenner saken. SSB har utarbeidet klare krav til dokumentasjon på flere områder. Du finner lenke til leksjonen Hva skal arkiveres i leksjonslisten på siste side. Arkivet har ansvar for kvalitetssikring av metadata og arkiverte dokumenter. Vi kontrollerer og godkjenner registreringer gjort av andre. Vi kontakter deg om vi ser at det mangler dokumenter eller det er andre spørsmål om saken i forhold til registrering av denne. Kontakt arkivet på e-post eller på telefon. Vi er der for å hjelpe, og kan ofte gi svar eller rette opp det som er feil med en gang. Vi har også mulighet for å logge på WebSak

23 som deg, og slik finne ut hva som er problemet. Og vi følger opp videre for å finne en løsning. På Byrånettet finner du arkivet som en av tjenestene under Servicetorget. Veiledninger i bruk av Websak er også lagt ut der. Bruk av WebSak er en del av kurstilbudet på Byråskolen. Arkivet stiller gjerne på seksjonsmøter for å bidra til å finne gode løsninger for den dokumentasjonen seksjonen har ansvar for. Opplæring tilpasset seksjonens behov kan også avtales. Opplever du problemer med tilgang til WebSak skal du kontakte Kundeservice. Send gjerne kopi til arkivet slik at vi er orientert og kan følge opp. Tilgang til WebSak er en del av standardinstallasjonen for en PC som skal brukes i SSB. Større bilde WebSak er også del av det vanlige oppsettet for brukere på Citrix. SSB er i henhold til Offentlighetsloven pålagt å publisere offentlig journal. Du finner SSBs offentlige journal under Andre tjenester på forsiden til Arkivet har ansvaret for å legge ut offentlig journal og er også kontaktpunkt for innsynsforespørsler. Mer om innsyn kommer i en senere leksjon. Leksjonen er nå ferdig, og du kan lukke vinduet. Du kan starte/repetere leksjoner fra listen under. Leksjon Hvordan søke i WebSak WebSak hjelper deg Hvordan overføre en e-post til WebSak Å motta post Hvordan opprette en ny saksmappe En sak - hva er det? Hva skal arkiveres? Hva kan arkivet gjøre for deg?

24 Å svare på et brev Skrive et utgående brev Hvordan skjerme opplysninger i WebSak Offentlig journal og krav om innsyn Statuskoder og merknader i WebSak Import og avansert søk i WebSak Leder og WebSak Vis leksjonsliste Skriv ut leksjonen Powered by Junglemap NanoLearning

25 Dette bildet kan ikke vises for øyeblikket. Gå tilbake til leksjonen Live Preview AutoFocus Junglemap NanoLearning 2008 Skal du svare på et brev SSB har mottatt, kan WebSak hjelpe deg med dette. Du får skrevet svarbrevet og registrert det i WebSak i en samordnet prosess. Du gjenbruker metadata som alt er registrert, og sparer tid på det. Bruk brevet du skal svare på som utgangspunkt. Leksjonen tar et par minutter å gjennomføre. Søk frem journalposten for det brevet du skal svare på. Over journalposten finner du en menyknapp. Velg denne. Du får frem en meny med tre alternativ du kan bruke for svarbrev. Besvar og avskriv restanse er mest brukt i SSB. Da kobles svarbrevet mot det brevet som kom, slik at det i WebSak fremgår at du har svart. Skriver du et foreløpig svar skal du bruke alternativ 2. Avskriving og andre statuskoder vil bli bedre forklart i en senere leksjon. WebSak lager en ny journalpost for det brevet du skal skrive, og spør deg om du vil endre i denne journalposten. Svar ja. Da får du mulighet til å rette i metadataene for den nye journalposten senere.

26 WebSak har kopiert journalposttittelen for det brevet du svarer på til den nye journalposten. Du kan endre tittelen til det du synes er dekkende for brevet. Legg merke til at WebSak har lagt inn referanse til det brevet nå svarer på i feltet Svar på. Trykk på knappen for Lag dokument som du finner under Tekstdokumenter. Større bilde Vær oppmerksom på at det som står i journalposttittelen blir hentet over til tittelfeltet i brevet WebSak gjør klart for deg. Du får frem et hjelpeskjermbilde med oversikt over tilgjengelige maler du kan velge for å lage brevet. Bokmål, engelsk og nynorsk er de aktuelle. Velg den som passer best. De øvrige på listen er systeminterne. Velg ikke en av disse. WebSak klargjør brevet for deg med informasjon hentet fra metadataene i journalposten. Fyll inn sted, bruk Oslo eller Kongsvinger. Du må skrive selve brevteksten. Fyll også inn navn og tittel for den eller de som skal underskrive i feltene som fremgår av brevet. Når du er ferdig med å skrive, kan du gå tilbake til WebSak ved å trykke på rød boks med hvitt kryss i øverste høyre hjørne i Word. Websak spør deg da om du vil lagre. Svar ja på dette spørsmålet. Vil du jobbe videre med brevet kan du hente det frem senere for å gjøre det ferdig. WebSak spør om du er ferdig med journalposten. Svar nei om du ønsker å gjøre endringer i brevet på et senere tidspunkt, eller om du ønsker å endre noe i journalposten.

27 Du kan godt endre journalposttittelen nå for å få bedre søkemuligheter. Endringene du nå gjør føres ikke over til brevet om du ikke krysser av i feltet "flett på nytt" under Tekstdokumenter. Er du er ferdig med dette brevet og de tilhørende metadata i journalposten, sett status for journalposten til F. Denne journalposten dukker da opp i arkivets arbeidskurv for ferdigstilte journalposter. Husk at du må selv sørge for at brevet kommer med post som skal ut fra SSB. Leksjonen er nå ferdig, og du kan lukke vinduet. Du kan starte/repetere leksjoner fra listen under. Leksjon Hvordan søke i WebSak WebSak hjelper deg Hvordan overføre en e-post til WebSak Å motta post Hvordan opprette en ny saksmappe En sak - hva er det? Hva skal arkiveres? Hva kan arkivet gjøre for deg? Å svare på et brev Skrive et utgående brev Hvordan skjerme opplysninger i WebSak Offentlig journal og krav om innsyn Statuskoder og merknader i WebSak Import og avansert søk i WebSak Leder og WebSak Vis leksjonsliste Skriv ut leksjonen Powered by Junglemap NanoLearning

28 Dette bildet kan ikke vises for øyeblikket. Gå tilbake til leksjonen Live Preview AutoFocus Junglemap NanoLearning 2008 Det er praktisk å starte skrivingen av utgående brev i WebSak, også i de tilfellene det ikke er svar på et brev du har mottatt. Fordelen er at du registrerer metadata for journalposten som et ledd i arbeidet med å skrive brevet, og slipper å skrive det samme to ganger. Leksjonen tar et par minutter å gjennomføre. Har du allerede en sak som dette brevet skal inngå i, søker du frem den aktuelle saken. Hvis ikke må du opprette en ny sak. Se leksjonen Hvordan opprette en ny saksmappe som du finner i leksjonslisten på siste side i denne leksjonen. Velg Ny jpost (ny journalpost) på menylinja i WebSak. Du får frem en meny med flere muligheter. Velg Nytt utgående dokument. WebSak genererer en ny journalpost for et utgående brev, og fyller ut en del av metadatafeltene for deg. WebSak krever at journalposten får en tittel og en mottaker, før du lagrer og går videre. Større bilde Navn for mottaker skal registreres i navnefeltet merket 1. Du har 3 felter tilgjengelig for å registrere adresseinformasjon som avdelingsbetegnelse, gateadresse eller stedsnavn. Disse er merket med 2. Taster du norsk postnummer inn i feltet merket 3, henter WebSak frem poststedet.

29 Kjenner du ikke postnummeret, tast inn det du tror er riktig poststed i feltet merket 4, og trykk på søkeknappen til høyre for å få frem aktuelle postnummer. Velg det du skal bruke. Du kan legge mottakers referanse inn i feltet merket 5. Dersom du ønsker å legge inn en kontaktperson hos mottaker, kan du registrere navnet på vedkommende i feltet Att., merket 6. Du kan legge inn e-postadresse som skal brukes i kontakt med mottaker i feltet merket 7. Ofte legges kontaktpersonens e-postadresse her. De tre neste feltene, 8 10, brukes til utenlandske adresser. I SSB bruker vi feltet merket 8 til utenlandske postnummer. Feltene merket 9 og 10, brukes for å registrere land. Velg landekode i feltet merket 9. Da kommer landets navn opp i feltet merket 10. Er det andre dokumenter i saken, og det brevet du skriver er til en av adressatene lagt inn for disse, kan du kopiere adresseinformasjon som alt er registrert, og bruke den i det nye brevet. Velg knappen Mottakere som du finner nede til høyre i journalpostområdet. Du får frem et hjelpeskjermbilde. Velg her Avs/Mottak-knappen som du finner oppe til høyre i hjelpeskjermbildet. WebSak henter frem liste over de som allerede er registrert i denne saksmappen. Du kan kopiere data fra en av disse ved å markere den du vil kopiere. Velg Kopier. Da kopieres linjen du har valgt inn i det åpne feltet. Deretter velger du Lagre knappen som du finner nede til høyre i hjelpeskjermbildet. Større bilde Du kommer tilbake til journalposten. Adresseinformasjonen er nå kopiert inn i den journalposten du jobber med.

30 Ansatte og eksterne virksomheter SSB har mye kontakt med, er registrert med kortkoder. Skal du skrive til en adressat som har kortkode, er det lett å hente frem adresseinformasjonen du trenger. Bruk Mottaker knappen som du finner nede til høyre i journalpostbildet, slik at du får frem hjelpeskjermbildet til identitetsregisteret. Kjenner du kortkoden, kan du søke på denne. Søkeknappen finner du oppe til høyre. Husker du ikke koden, men vet at den du skriver til har slik kode, kan du søke i navnefeltet. Bruk gjerne +tegn og søkeord. Større bilde Kopier adresseinformasjon til journalposten ved å markere den mottakeren du vil bruke, og deretter knappene for å kopier og lagre, slik som tidligere beskrevet. Når du er ferdig med metadataene for brevet du skal skrive, og har lagret i disse, kan du be WebSak klargjøre brevet ved å velge Lag under Tekstdokument. Fortsett arbeidet med brevet slik som beskrevet i leksjonen Å svare på et brev som du finner i leksjonslisten på siste side. Leksjonen er nå ferdig, og du kan lukke vinduet. Du kan starte/repetere leksjoner fra listen under. Leksjon Hvordan søke i WebSak WebSak hjelper deg Hvordan overføre en e-post til WebSak Å motta post Hvordan opprette en ny saksmappe En sak - hva er det? Hva skal arkiveres? Hva kan arkivet gjøre for deg? Å svare på et brev Skrive et utgående brev Hvordan skjerme opplysninger i WebSak Offentlig journal og krav om innsyn Statuskoder og merknader i WebSak Import og avansert søk i WebSak Leder og WebSak Vis leksjonsliste Skriv ut leksjonen

31 Powered by Junglemap NanoLearning

32 Dette bildet kan ikke vises for øyeblikket. Gå tilbake til leksjonen Live Preview AutoFocus Junglemap NanoLearning 2008 Allmennheten har rett til innsyn i forvaltningens dokumentasjon. Dette er grunnleggende for vårt demokrati. Retten til innsyn gjelder også for den dokumentasjon som SSB ivaretar. For at SSB skal kunne unnta opplysninger eller hele dokumentet fra offentlighet, kreves det at det finnes lovhjemmel for å skjerme disse opplysningene. Leksjonen tar et par minutter å gjennomføre. Hovedregelen er at opplysninger ikke er unntatt. Du må registrere at opplysninger skal skjermes, hva som skal skjermes og hvorfor. Legg inn metadata om skjerming før du lager dokumentet. Gjør du det, jobber WebSak for deg. Informasjonen om skjerming og aktuell lovhjemmel, overføres til brevet på riktig sted, tas hensyn til på offentlig journal og ved søking. Velg Tilgang til høyre i journalposten. Du får frem et hjelpeskjermbilde for styring av skjerming. De unntak fra offentlighet som er vanlig brukt i SSB, er lagt inn som valg i WebSak. Du må registrere at det skal gjøres unntak fra offentlighet, hva som skal skjermes, og hjemmel for dette. Normalt brukes "U" som tilgangskode for de fleste forhold hvor det gjøres unntak fra offentlighet i SSB. Velg denne. "P" er for personalsaker og "XX" brukes sjelden.

33 Du må velge hva som skal skjermes. Du finner mer informasjon om dette på Byrånettet under Juridisk - Retningslinjer for offentlighet av dokumenter. Her finner du også en liste over unntak fra offentlighet som er vanlig brukt i SSB med forklaringer. Unntak må alltid begrunnes. Velg aktuell lovhjemmel. Om du er usikker på gjeldende regler for dette i SSB, sjekk på Byrånettet. Juridisk - Retningslinjer for offentlighet av dokumenter Når du har valgt lovhjemmel, kommer en kort forklarende tekst opp. Sjekk at du har brukt riktig hjemmel før du godkjenner registreringen. Du kan gå tilbake for å endre disse valgene, om du har gjort feil. Velg knappen OK om du vil at journalposten og dokumentene der skal ha denne skjermingen. Da kommer du tilbake til journalpostbildet og kan fortsette arbeidet med metadataene til journalposten eller starte med å lage dokumentet. Merk at unntaket du nå har registrert er markert på feltet Tilgang. Dersom du har laget et dokument i WebSak før du legger inn skjerming, kan du bruke "Flett på ny". Du finner avkryssingsboks for dette, under Tekstdokumenter. Skriver du brev utenfor WebSak, må du selv legge inn kode for at opplysninger er unntatt offentlighet, og riktig hjemmel for dette i brevet, før du overfører til WebSak. Leksjonen er nå ferdig, og du kan lukke vinduet. Du kan starte/repetere leksjoner fra listen under. Leksjon

34 Hvordan søke i WebSak WebSak hjelper deg Hvordan overføre en e-post til WebSak Å motta post Hvordan opprette en ny saksmappe En sak - hva er det? Hva skal arkiveres? Hva kan arkivet gjøre for deg? Å svare på et brev Skrive et utgående brev Hvordan skjerme opplysninger i WebSak Offentlig journal og krav om innsyn Statuskoder og merknader i WebSak Import og avansert søk i WebSak Leder og WebSak Vis leksjonsliste Skriv ut leksjonen Powered by Junglemap NanoLearning

35 Dette bildet kan ikke vises for øyeblikket. Gå tilbake til leksjonen Live Preview AutoFocus Junglemap NanoLearning 2008 SSB bidrar til en åpen og tilgjengelig forvaltning gjennom å legge ut offentlig journal på OEP (offentlig elektronisk postjournal) er regjeringens innsynstjeneste i offentlige dokumenter. Her kan du søke i postlistene fra departement, fylkesmenn, direktorat og tilsyn. De som ønsker innsikt i SSBs saksforhold, kan bruke for å finne frem til saker og dokumenter. Opplysninger som er unntatt offentlighet, fremkommer ikke på offentlig journal. Leksjonen tar et par minutter å gjennomføre. Hvem som helst kan be om innsyn. Metadata fra offentlig journal kan brukes til å be om innsyn i en bestemt sak eller et bestemt dokument. Den som ber om innsyn, må angi hvilken sak det gjelder. De fleste som ber om innsyn i SSBs saksforhold er journalister. SSB kan normalt ikke kreve betaling for å gi innsyn. Retten til innsyn er skjerpet gjennom kravet til meroffentlighet. Meroffentlighet betyr at innsyn alltid skal vurderes, selv om en etter loven kan unnta opplysningene. Meroffentlighet gjelder ikke for taushetsbelagte opplysninger. Unntak gjelder opplysninger, ikke nødvendigvis

36 hele dokumentet. Du finner mer informasjon på Byrånettet under Juridisk - Retningslinjer for offentlighet av dokumenter. Offentlig journal legger til rette for at almenheten kan finne informasjon om SSBs saksforhold og be om innsyn. Innsynsretten er ikke avgrenset til det som står i offentlig journal. Retten gjelder også for informasjon som er samlet i databaser og registre, dersom opplysningene ikke er taushetsbelagt. Alle SSBs statistikkregistre (grunndata) er taushetsbelagt, men enkle rapporter/aggregater fra registre kan kreves utlevert. Arkivet mottar krav om innsyn fra OEP. Arkivet videresender forespørselen til den som har ansvar for saken det gjelder, og med kopi til aktuell seksjonssjef. Får du slik forespørsel, skal du gi svar på om det gis innsyn eller ikke, innen 5 virkedager. Du skal sende svar på forespørsel om innsyn til arkivet. Ikke svar direkte til den som bestiller innsyn. Er svaret ja til innsyn, sender arkivet dokumentene til bestiller. Er svaret nei til innsyn, må du begrunne dette. Det skal vises til unntakshjemmel i offentleglova. Se Juridisk - Retningslinjer for offentlighet av dokumenter på Byrånettet for mer info. Det er arkivet som videresender avslaget med begrunnelse til bestiller. Alle krav om innsyn registreres av arkivet som merknader i WebSak, på de sakene det gjelder. Innsynskrav som ikke kommer fra OEPtjenesten, skal følge samme prosedyre. Leksjonen er nå ferdig, og du kan lukke vinduet. Du kan starte/repetere leksjoner

37 fra listen under. Leksjon Hvordan søke i WebSak WebSak hjelper deg Hvordan overføre en e-post til WebSak Å motta post Hvordan opprette en ny saksmappe En sak - hva er det? Hva skal arkiveres? Hva kan arkivet gjøre for deg? Å svare på et brev Skrive et utgående brev Hvordan skjerme opplysninger i WebSak Offentlig journal og krav om innsyn Statuskoder og merknader i WebSak Import og avansert søk i WebSak Leder og WebSak Vis leksjonsliste Skriv ut leksjonen Powered by Junglemap NanoLearning

38 Dette bildet kan ikke vises for øyeblikket. Gå tilbake til leksjonen Live Preview AutoFocus Junglemap NanoLearning 2008 Statuskoder i WebSak viser hvor langt arbeidet med saker og dokumenter har kommet og brukes til oppfølging av saksforhold. De er nyttige når du skal søke i WebSak og har behov for å skille mellom gammelt og nytt. Du kan legge inn merknader i WebSak for å få med tilleggsopplysninger. Leksjonen tar et par minutter å gjennomføre. Når du oppretter en sak får den status R (Reservert). Har saken status R, kan du endre sakstittel. Oppretter arkivet en sak for deg, får den status B, som står for under behandling. Arkivet endrer status fra R til B når de første dokumentene i saken er godkjent (journalført) av arkivet. Er status endret til B kan du ikke selv endre tittel for saken. Arkivet endrer status til A når saken er avsluttet. Status U betyr at saken utgår. Status X brukes ikke i SSB. Større bilde Oppretter du en journalpost for et utgående brev i WebSak får denne status R. Du får status R også når du lager denne journalposten ved å overføre e-post fra mappen Sendte elementer i Outlook. Arkivet får også status R når arkivet oppretter en journalpost for et utgående

39 dokument. Endre fra R til F når du er ferdig med: Å skrive brevet dersom du gjør det i WebSak. Har lagt inn alle vedlegg som skal med. Og har rettet metadataene for journalposten Status F forteller arkivet at journalposten for et nytt utgående brev er klar for kontroll. Har du endret R til F før du er ferdig, eller oppdager i etterkant at du må endre noe, kontakt arkivet på arkivet@ssb.no eller ring Du får status S når du lager en journalposten ved å overføre e-post fra mappen Innboks i Outlook. Når arkivet legger inn en journalpost for et inngående dokument får denne status M for midlertidig. Arkivet sette status for en journalpost til J når metadata og dokumenter er kontrollert og funnet i orden. Arkivet setter en journalpost til A når saken er avsluttet. U brukes dersom journalposten utgår. Et brev du har mottatt står som ubesvart i din restansekurv, frem til det er registrert som avskrevet i WebSak. Du kan avskrive det inngående dokumentet ved å søke frem den aktuelle journalposten, og velge Avskrivningsopplysninger under Diverse-menyen til høyre i journalpostområdet. Du får frem et hjelpeskjermbilde hvor du kan velge avskrivningsmåte. BU brukes dersom du har skrevet et svarbrev uten å bruke det inngående brevet som utgangspunkt. Bruker du BU, må du må lage en lenke til svarbrevet ved å velge dette i den listen som fremkommer i feltet Avskr. Jpost.

40 TLF brukes dersom du har svart på telefon. TE betyr tatt til etterretning, og brukes dersom henvendelsen ikke krever oppfølging fra SSB. Du kan legge inn merknader både på saker og journalposter. Søk først frem den saken eller den journalposten du vil legge inn merknad for. Velg deretter Merknad, som du finner som valg under Diverse på høyresiden både på saksnivå og på journalpostnivå. Skriv inn merknaden i tekstfeltet du finner nederst i skjermbildet. Lagre merknaden ved å velge lagre, diskettsymbol, oppe til venstre i hjelpeskjermbildet. Leksjonen er nå ferdig, og du kan lukke vinduet. Du kan starte/repetere leksjoner fra listen under. Leksjon Hvordan søke i WebSak WebSak hjelper deg Hvordan overføre en e-post til WebSak Å motta post Hvordan opprette en ny saksmappe En sak - hva er det? Hva skal arkiveres? Hva kan arkivet gjøre for deg? Å svare på et brev Skrive et utgående brev Hvordan skjerme opplysninger i WebSak Offentlig journal og krav om innsyn Statuskoder og merknader i WebSak Import og avansert søk i WebSak Leder og WebSak Vis leksjonsliste Skriv ut leksjonen Powered by Junglemap NanoLearning

41 Dette bildet kan ikke vises for øyeblikket. Gå tilbake til leksjonen Live Preview AutoFocus Junglemap NanoLearning 2008 Arkivet håper at denne leksjonen, sammen med de foregående i dette kurset, har gitt deg et bedre grep om bruk av WebSak. Ledere i SSB vil få en tilleggsleksjon om fordeling og oppfølging av saksforhold i WebSak. Leksjonen tar et par minutter å gjennomføre. Skal du arkivere dokumenter på en journalpost som alt er laget, kan du bruke importfunksjonen i WebSak. Nyttig når du har glemt et vedlegg. 1. Velg dokumentknappen i området tekstdokumenter. Du får frem Saksdokumentbildet. 2. Velg Importer i dette bildet. Maksimer Saksdokumentbildet før du velger import. Da er det lettere å hente inn dokumenter. Du får frem Utforsker og kan navigere frem til riktig fil på vanlig måte. 3. Importer dokumentet ved å bruke "Dra og slipp". Slipp dokumentet i venstre halvdel av Saksdokumentbildet. Du kan hente inn flere dokumenter ved å bli stående i Saksdokumentbildet og gjøre det samme om igjen. 4. Velge Lagre før du går ut av Saksdokumentbildet.

42 De fleste felt i WebSak er søkbare og kan brukes, alene eller sammen med andre. Bruk det du vet om saksforholdet til å sette opp et presist søk. Da slipper du å gjennomgå lange lister. Feltet Sakstype kan du bruke blant annet når du leter etter informasjon om en anskaffelse eller et oppdrag. Vet du hvem som har ansvaret for en sak, kan du avgrense ved å bruke seksjonsnummer og/eller initialer. Søker du etter journalposter, kan du bruke dokumenttype, begge delfelt, til å begrense antall treff. Du kan også bruke journalstatus samt seksjonsnummer og/eller initialer til å avgrense med. Du kan søke i alle datofelt i WebSak. Setter du inn < foran dato, får du alt som er forut for denne dato. Med > foran dato, får du alt som er etter denne dato. Du får frem til, men ikke inklusive den datoen du setter inn. Bruker du : mellom to datoer, får du alt som er i perioden mellom de to datoer. Kombiner datosøk med andre søkekriterier. Søk på dato som eneste kriterium, gir ofte for mange treff. Du kan søke på avsender/mottakers referanse om du kjenner denne, og den er registrert. Er en kontaktperson registrert i attentionfeltet, er også dette søkbart. Leksjonen er nå ferdig, og du kan lukke vinduet. Du kan starte/repetere leksjoner fra listen under. Leksjon Hvordan søke i WebSak WebSak hjelper deg Hvordan overføre en e-post til WebSak Å motta post Hvordan opprette en ny saksmappe

43 En sak - hva er det? Hva skal arkiveres? Hva kan arkivet gjøre for deg? Å svare på et brev Skrive et utgående brev Hvordan skjerme opplysninger i WebSak Offentlig journal og krav om innsyn Statuskoder og merknader i WebSak Import og avansert søk i WebSak Leder og WebSak Vis leksjonsliste Skriv ut leksjonen Powered by Junglemap NanoLearning

44 Dette bildet kan ikke vises for øyeblikket. Gå tilbake til leksjonen Live Preview AutoFocus Junglemap NanoLearning 2008 WebSak kan hjelpe deg som leder når du skal: Holde deg orientert om det som skjer på egen seksjon og i SSB. Fordele oppgaver mellom egne medarbeidere. Følge opp saksforhold og frister. Leksjonen tar et par minutter å gjennomføre. Nye henvendelser til SSB registreres med aktuell leder som saksansvarlig, når arkivet ikke vet hvem som skal jobbe med saken. Du kan som leder fordele oppgaven til en av dine medarbeidere ved å velge fra nedtrekksmenyen du finner under saksansvar. Du kan fordele oppfølging av enkeltdokumenter på samme måte. Bruk feltet for saksbehandler på journalposten. Du har nå fått en kurv i WebSak som viser deg ny post til din seksjon. Kurven viser siste 14 dagers post til seksjonen. Du kan bruke denne til få oversikt over hva som skjer på egen seksjon, og som utgangspunkt for omfordeling av oppgaver. Du vil om kort tid få en kurv som viser henvendelser som nærmer seg forfall, eller har forfalt, og som din seksjon ennå ikke har svart på. De som alt har forfalt vises i rødt. Du kan også hente ut en liste over forfall. Denne kan du skrive ut eller lagre som Wordfil for videresending eller bearbeiding. Velg forfallsliste som du finner under

45 Rapporter på hovedmenyen i WebSak. Sett datoer for perioden du vil se på, velg blank linje (ingen), slik at du får frem liste for hele seksjonen, og trykk OK. Restanseliste kan du bruke for å få oversikt over alle henvendelser som er ubesvarte for din seksjon. Denne fanger også opp de hvor forfall er et stykke frem i tid. Velg restanseliste fra listen av rapporter i WebSak, og fortsett som for forfall. Dersom en medarbeider ivaretar oppfølgingsog fordelingsansvaret for seksjonen, kan vedkommende settes opp med leders rettigheter i WebSak, også om vedkommende ikke er tilsatt i lederstilling. Det er viktig at ledere har en stedfortreder som kan ivareta disse oppgavene under leders fravær. Send melding om dette til arkivet. Leksjonen er nå ferdig, og du kan lukke vinduet. Du kan starte/repetere leksjoner fra listen under. Leksjon Hvordan søke i WebSak WebSak hjelper deg Hvordan overføre en e-post til WebSak Å motta post Hvordan opprette en ny saksmappe En sak - hva er det? Hva skal arkiveres? Hva kan arkivet gjøre for deg? Å svare på et brev Skrive et utgående brev Hvordan skjerme opplysninger i WebSak Offentlig journal og krav om innsyn Statuskoder og merknader i WebSak Import og avansert søk i WebSak Leder og WebSak Vis leksjonsliste Skriv ut leksjonen

46 Powered by Junglemap NanoLearning