BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU

Transkript

1 BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU 3 Saksframlegg til US via Web (og til andre styrer, utvalg og nemnder ved NMBU) Versjon/dato for revisjon: P360-klient: Web Utarbeidet av: Monica Blomli Dato: Ansvarlig: Arkivet/Dokumentsenteret Formålet til veiledningen: Målgruppe: Innhold: Arbeidsflyt: Andre relevante brukerveiledninger: Utdypende opplysninger: Hjelpe brukerne av P360 å få registrert saksframlegg til US (og andre styrer, utvalg eller nemnder) i påvente av Utvalgsmodulen Alle brukere som fremmer saker for US (og andre styrer, utvalg eller nemnder ved NMBU) Viser hvordan man registrerer saksframlegg via notat og hvilke opplysninger som skal registreres for at det skal komme fram til riktig mottaker Ingen arbeidsflyt kan benyttes ved ønske Ny sak Nytt internt notat/epost med oppfølging Disse brukerveiledningene forutsetter at du har lest de grunnleggende brukerveiledningene (grønne merket med 1). Samtidig vil det være behov for å lene seg på produksjonsveiledningene (blå merket med 2).

2 3 Saksframlegg til US via Web (og til andre styrer, utvalg og nemnder ved NMBU) US-saker skal registreres på saken det hele handler om. Gjelder det budsjett 2015, så skal USsaksframlegget registreres på saken som gjelder budsjett Søk frem saken du skal registrere US-saksframlegget i. Er det en helt ny sak hvor første dokument blir saksframlegget til US, så må du opprette ny sak. Sakens tittel skal være enkelt, kort og favne alt saken kan dreie seg om ikke nevn ordet US i saken! US-saker er korrspondanse! Eksempler på sakstitler er «Budsjett 2014 ILP», «Nytt økonomireglement 2015», «Studieprogram 2016/2017», «Rehabilitering av» osv. Nå skal du opprette notat med oppfølging ikke velg saksframlegg-malen da denne avhenger av at utvalgsmodulen er tatt i bruk av møtesekretær (NMBU venter litt med å ta i bruk utvalgsmodulen). Klikk på fanen «Dokumenter», «Nytt dokument» og «Importer fil/registrer». Du skal nå importere US-saksframlegg-malen (Mal US-saker) som ligger på US-mappa på Y-området. Klikk på «Browse», finn filen på din datamaskin og klikk til slutt på «Legg til» når filen vises i feltet. Da legger filen seg inn som egen linje under «Browseren». Følge samme prosedyre ved flere vedlegg! Klikk så på «Internt notat/e-post med oppfølging» og «OK» nederst.

3 Du får nå opp registreringsbildet klikk nederst i ruten «Vis alle felter» så ser du alle feltene. Husk å skjerme med tilgangskode og tilgangsgruppe dersom saksframlegget skal unntas offentlighet og/eller skjermes internt ved NMBU. Tittelfeltet fylles ut ved å bruke frasebibliotektet klikk på ikonet og finn US-tittelen langt nede på listen du får opp. Erstatt klammer og teksten i dem med korrekt tekst - legg merke til skrivemåten før du erstatter! Det er Lise Gorseth som er møtesekretær for US og hun som i realiteten skal motta disse saksframleggene, men legg de også på Y slik Aasbø har sendt ut rutine på slik at prosessene rundt US går knirkefritt. Dette er en overgangsordning inntil utvalgsmodulen er på plass. Når du er ferdig med din registrering, klikker du nederst i vinduet på «Fullfør».

4 Du kommer tilbake til saken din igjen og ser at din registrering er gjort, og vet du ikke har skrevet ferdig det du skal i saksframlegget. Klikk på dokumenttittelen i linjen så får du opp saksdokumentet/us-saksframlegg. Klikker du på fanen «Filer», så ser du filen du hentet inn ligger og venter. Ingenting er sendt eller ferdig og det er bare du som kan se og åpne fila (utenom din leder). Klikk på de tre små prikkene og velg «Rediger egenskaper» - filen må hete det det handler om og ikke «mal_us-saker.docx»! Endre i «Tittel»-linjen.

5 Nå kan du klikke på den blå tittellinjen på filen din for å åpne fila for redigering. Velg «Rediger» når du er innom egne filer det er fort gjort å ønske å redigere noe og det skaper vansker om du forsøker å redigere når du har åpnet i «Skrivebeskyttet» modus. Nå kommer du inn i wordfila og kan skrive i saksframlegget. Når du har skrevet det du skal, klikker du på krysset øverst til høyre i word og svarer bekreftende/positivt i alle de 3 boksene som popper opp du skal alltid lagre og sjekke inn! Nå er dokumentet fremdeles i status «Reservert» og ikke sendt mottakere! Dersom du skal legge til en fil/vedlegg, klikker du på «Ny fil» og velger «Importer filer» dersom den eksisterer utenfor P360. «Opprett ny fil ved hjelp av mal» dersom du skal påbegynne den i P360s notatmal. Da får du opp dette vinduet. Dra «rullgardinen» helt ned. Klikk deretter på feltet «Mal». Velg «NMBU Notat». Klikk «Produser».

6 Når du er helt ferdig og klar til å sende avgårde saksframlegget til US, klikker du på tittellinjen under «Saksdokument» /stor tekst og velger «Ekspeder». Du finner også muligheten via venstremenyens «Korrespondanse under arbeid» - marker linjen og klikk «Ekspeder» i feltet over. Det er allikevel unaturlig å gå dit dersom du allerede står i saken! Nå har mottakere og kopimottakere fått henvendelsen i P360 (samt epost om at de har fått den dersom de har slått på ansvarsvarslingen sin).